Журнал регистрации приказов по основной деятельности: реестр, образец, форма

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности является важным регистрационным документом в любой организации. В него заносятся все приказы, касающиеся деятельности всей организации в целом. В отличие от журнала приказов по личному составу, вносимая в регистр документация имеет неперсонифицированный характер.

Обязанности

Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.

Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять. Кроме того, его наличие:

  • Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
  • Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
  • Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.

Функционал

К приказам по основной деятельности имеют отношение:

  • Документы о назначении руководителя на свою должность.
  • Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
  • Документы относительно формирования штатного расписания.
  • Документы о трудовом распорядке.
  • Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.

Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.

Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом. Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.

Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:

  • Хозяйственной деятельности компании.
  • Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.
  • Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.

Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.

Элементы

Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы. На обложке обычно располагаются:

  • Наименование документа.
  • Наименование организации, сотрудники которой его ведут.
  • Если есть, то наименование структурного подразделения.
  • Номер дела по номенклатуре и номер тома.
  • Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
  • Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.

Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать. Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять.

Вложенные страницы содержат две таблицы.

  1. Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.
  2. Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.

Графы обеих следует заполнять. Они включают:

  • Порядковые номера регистрируемых документов.
  • Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.
  • Номера приказов по основной деятельности.
  • Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.
  • Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
  • ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).
Читайте также:
Претензия работодателю о невыплате заработной платы: образец, составление заявления, требования, письма

Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец. У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку. Это вопрос удобства.

Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация.

Возможно ли вести электронный журнал

В электронном виде этот журнал вести можно. Однако здесь есть нюансы:

  • Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.
  • Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.

Конечно, при ошибках, помарках, опечатках журнал приказов по основной деятельности придется перепечатывать и заново заверять подписями.

Если после закрытия журнала (при окончании года) в напечатанном бланке остаются пустые строки, то их необходимо перечеркнуть. В конце от руки записывается количество заполненных листов.

Срок хранения

Документация такого вида имеет постоянный срок хранения. В организации всегда должен присутствовать и вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности, иначе она не имеет права осуществлять какую-либо работу.

В некоторых случаях такие журналы передаются в государственный архив для использования их в качестве справочного материала.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности — внутренний документ организации, представляющий собой реестр всех распорядительных актов компании за какой-либо период. Ведут его как государственные, так и частные предприятия. Законодательно правила его оформления не закреплены, но на некоторые особенности важно обратить внимание.

  • Как заполнить декларацию госслужащих за 2021 год
  • Как составить заявление на материальную помощь к отпуску
  • Пособие по безработице в 2022 году: размер и порядок оформления выплаты
  • Убыток в декларации по налогу на прибыль
  • Каким будет прожиточный минимум в 2022 году

Нормативная база

Зачем нужен журнал распорядительных актов

Обязанность вести журнал приказов по основной деятельности в НПА не закреплена. Организация вправе сама определить необходимость и порядок учета образующейся в процессе деятельности документации, исходя из удобства и сложившейся практики делопроизводства. Но удобнее всего использовать реестр распоряжений. Он позволяет:

  • упорядочить нумерацию документов, избежать повторов;
  • в случае необходимости быстро найти требуемый акт;
  • в любой момент узнать общее количество распоряжений;
  • зафиксировать факт издания документа. Это полезно в случае возникновения спорных и конфликтных ситуаций.

Какие акты регистрируются в книге приказов? Все они подразделяются на три группы:

  • по основной деятельности;
  • по административно-хозяйственной деятельности;
  • по личному составу (кадрам).

К распоряжениям по основной деятельности относят следующие:

  • назначение руководителей организации;
  • создание, реорганизация, ликвидация подразделений и отделов, филиалов и представительств;
  • утверждение графика отпусков и других локальных нормативных актов;
  • расследование несчастного случая;
  • создание профсоюза и различных комиссий;
  • определение порядка финансирования;
  • назначение ответственных лиц;
  • наделение полномочиями (правом подписи и пр.);
  • порядок организации охраны труда, воинского учета и бронирования и пр.;
  • проведение организационных мероприятий;
  • другие, касающиеся профильной работы компании.
Читайте также:
Должностные обязанности аудитора: что должен знать, образец инструкции

Регистрировать их допускается все в одном реестре и по отдельности. Для крупных организаций чаще применяется второй способ, для мелких, где нет большого объема документации, — первый.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Поскольку ведение таких реестров не обязательно, то и стандартной формы их не установлено.

Так оформляется титульный лист:

по основной деятельности

Ответственный за ведение: ______________

Срок хранения журнала: ________________

А это образец книги регистрации приказов по основной деятельности в виде таблицы:

Как вести и хранить книгу приказов

Обычно регистр состоит из титульного листа и основной части, представляющей собой реестр документов. Включаются в него такие сведения:

  • на титульном листе:
    • наименование организации;
    • даты начала и окончания;
    • срок хранения;
    • Ф.И.О., должности и подписи ответственных за ведение лиц.
  • в основной части:
    • порядковый номер записи;
    • регистрационный номер приказа;
    • дата;
    • краткое содержание документа;
    • ответственные за исполнение лица;
    • отметка об исполнении;
    • примечания и комментарии.

Ко всем реестрам, в том числе и к журналу регистрации приказов, применяются одни и те же правила оформления:

  • используют типографские или самостоятельно изготовленные (распечатанные) бланки;
  • страницы обязательно нумеруются;
  • бумага прошивается и заверяется подписями ответственных лиц, а при наличии и печатью организации;
  • записи нумеруют по порядку, вносят без помарок;
  • исправления вносят согласно принятым на предприятии правилам.

Такие нюансы целесообразно закрепить в инструкции по делопроизводству или другом аналогичном локальном нормативном акте организации. Особое внимание следует уделить порядку исправления неверных записей, дабы избежать грязи и путаницы.

Вот образец заполнения журнал приказов по основной деятельности для наглядности:

В настоящее время многие организации используют программы автоматизации документооборота. В них обычно регистрация документов производится в автоматическом режиме, формируется их перечень, который в любой момент не составит труда распечатать. Рекомендуем делать это по окончанию года. Сформированный журнал прошивают и заверяют печатью.

Если используется какая-либо система электронного документооборота, вести бумажные реестры нет необходимости. Вся необходимая информация есть в системе. Ответственность за документ несет тот, чьей ЭЦП он подписан.

Сроки хранения журналов регистрации приказов определяются на основании перечня и содержания зарегистрированных документов:

  • по основной деятельности — постоянно;
  • по личному составу — 75 (50) лет;
  • по административно-хозяйственной деятельности — 5 лет.

Когда все распоряжения регистрируются в одном реестре, длительность его хранения определяют по самому «долгоиграющему» документу, т. е. постоянно.

Как вести журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал учета приказов по личному составу — это регистр, который используется для учета кадровых распоряжений, определяющих и изменяющих трудовые и должностные функции работников.

Для чего ведут журнал регистрации

Кадровые распоряжения учитываются отдельно от другой документации организаций (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). С этой целью ведется журнал регистрации приказов по кадрам — специальный регистр, используемый по следующим причинам:

  • часть распоряжений нуждается в длительном хранении — 50 или 75 лет;
  • содержание служит основанием для внесения сведений в учетные документы работников.
Читайте также:
Сроки и порядок проведения служебного расследования в организации по Трудовому кодексу

У крупных работодателей приказы вступают в силу только после регистрации — внесения в регистрационно-учетную форму и присвоения номера (п. 84 ГОСТ Р7.0.8-2013).

Что в нем регистрируют

На практике организации ведут несколько реестров по личному составу, распоряжения разделены по срокам хранения:

  • 50 лет — все о приме, перемещениях, переводах и совмещениях, увольнении, аттестации, всех видах оплаты, отпусках (декретных и в связи с вредными условиями), повышении квалификации, длительных командировках и пр.;
  • 5 лет — все о ежегодных и учебных отпусках, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках и пр.

При большом обороте документов такие распоряжения делят на внутренние группы с присвоением следующих индексов регистрации:

  • по движению личного состава — индекс ЛС;
  • отпускам — О;
  • учету больничных — Б;
  • командировкам — КМ.

Правила ведения журнала

Специальной утвержденной формы журнала учета приказов по личному составу не предусмотрено. Каждая организация может разработать удобную для себя со следующими графами.

  1. Порядковый номер распоряжения.
  2. Дата.
  3. Номер.
  4. Вид.
  5. Ф.И.О. работника.
  6. Основание издания.
  7. Должность и Ф.И.О. обработавшего документ работника службы персонала.
  8. Подпись ответственного.
  9. Примечания.

Книга, в которой ведется регистрация, как правило, имеет твердую обложку. На обложке — наименование документа, оформленное типографским способом с указанием индекса. На титульном листе:

по личному составу

На первой странице журнала перечисляются ответственные за регистрацию распоряжений в организации. Обязанность возлагается на работника, отвечающего за кадровую документацию (руководителя или специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря).

Кратко о том, как вести журнал учета приказов по личному составу в электронном виде, общий порядок следующий:

  • используется сплошная нумерация — на страницах проставляется порядковый номер регистрации и индекс, начиная с первого после титульного листа;
  • регистр сшивается и пломбируется — на последней странице располагается надпись, заверяющая количество листов в книге, заверенная руководителем (начальника кадровой службы) и печатью;
  • закрытие журнала отмечается на последнем листе — фиксируется дата окончания записей и передачи в архив, основание (дата и номер документа).

О правилах заполнения

Распоряжения по личному составу — юридически значимые документы. Требования при оформлении строгие:

  • не допускайте ошибок, помарок;
  • избегайте сокращений, если они неоднозначно трактуют запись;
  • имя-отчество вписывайте полностью, чтобы при чтении записи не было сомнений, какого сотрудника касается приказ;
  • номера записей проставляйте сплошной нумерацией по всей книге;
  • номера распоряжений отражайте по принятому в организации шаблону (чаще всего это индекс и цифровой номер);
  • рекомендуемый формат даты стандартный — «дд.мм.гггг»;
  • в графе «вид» указывайте управленческое действие: прием, увольнение, перевод, поощрение, взыскание, отпуск по уходу за ребенком, изменение фамилии и прочее;
  • укажите основание — документ, ставший причиной для издания распоряжения (трудовой договор (ТД), заявление сотрудника, допсоглашение к договору и т. д.).

На картинке образец реестра приказов по личному составу, заполненный в соответствии с требованиями кадрового делопроизводства.

Исправление ошибочных записей при регистрации выполняется в соответствии с правилами делопроизводства:

  • ошибки не удаляют и не подчищают с помощью корректирующих средств;
  • неверную запись зачеркивают одной линией, рядом вписывают верную либо фиксируют факт исправлений в графе «примечание».

Если журнал регистрации ведется в электронном варианте, компьютерный файл с регистрационной таблицей защищают от несанкционированного доступа и правок. В остальном требования к журналу приказов аналогичны предусмотренным для бумажного формата.

Читайте также:
Выписка из трудовой книжки: образец 2021 года, скачать заполненную форму в формате Word, как сделать и заверить, образец справки, получение для загранпаспорта, для чего нужна

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие в организации должны быть документы, а какие могут отсутствовать. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как и сколько хранить журнал

Регистрация кадровых документов ведется с начала деятельности. Досрочное окончание регистрационной формы не предусмотрено, новый регистр заводится, когда в предыдущем заканчивается место для записей. Закрытая книга передается в архив.

Нормативный срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу регулируется приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 (позиция 434).

Срок хранения, лет Вид приказов
50/75 О приеме, увольнении, перемещении, переводе, совмещении, ротации, совместительстве, оплате, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов, классных чинов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы
50/75 Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда
5 О ежегодных отпусках, учебных, дежурствах, не связанных с основной деятельностью
5 О направлении в командировку
5 О служебных проверках
3 О взысканиях дисциплинарных

Электронный журнал регистрации распечатывают с соблюдением всех требований, а также важны:

  • читаемость и сохранность данных;
  • качественная четкая печать на хорошей бумаге.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

  • Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности
  • Структура журнала регистрации приказов
  • Где скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности
  • Итоги

Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности

В таком журнале регистрируются приказы, которые устанавливают нормы, затрагивающие деятельность всех или большинства сотрудников фирмы — как рядовых специалистов, так и руководство (генерального директора, заместителей директора, главного бухгалтера). В этом их отличие от приказов по личному составу, которые значительно более персонифицированы.

Приказы по основной деятельности могут регулировать:

  • вопросы хозяйственной деятельности;
  • вопросы планирования;
  • порядок отчетности;
  • выстраивание стратегии продаж;
  • задачи по расширению бизнеса.

Сколько нужно хранить приказы по основной деятельности согласно новым правилам Росархива, вы можете узнать в справочнике от КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к системе и переходите в материал.

Типичными правовыми актами, регистрируемыми в рассматриваемом журнале, например, принято считать приказы:

  • о назначении директора;
  • создании филиала;
  • введении штатного расписания;
  • утверждении правил трудового распорядка;
  • обеспечении коммерческой тайны.

Таким образом, в перечне приказов по основной деятельности могут быть как нормативные, обязательные для всех сотрудников, так и персонифицированные локальные правовые акты (в этом случае их действие распространяется главным образом на представителей руководства, занимающих ведущие должности с точки зрения основной деятельности компании).

Обязательно ли ведение журнала регистрации таких приказов? Законодательством РФ для частных организаций и ИП подобная обязанность не установлена. Но, как показывает практика внутрикорпоративного документооборота в российских фирмах, использование журнала способствует повышению эффективности учета приказов по основной деятельности.

Структура журнала регистрации приказов

Унифицированная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности нормативно-правовыми актами не утверждена и разрабатывается фирмами самостоятельно. Чаще всего журнал состоит из таких элементов, как:

  • титульный лист;
  • раздел, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • основной раздел, служащий непосредственно для регистрации приказов по основной деятельности.

На титульном листе журнала может быть приведено:

  • наименование фирмы;
  • наименование документа;
  • дата начала заполнения журнала;
  • дата завершения заполнения журнала.

В разделе об ответственных сотрудниках могут быть зафиксированы:

  • Ф. И. О., должности ответственных лиц;
  • ссылки на документы, устанавливающие полномочия ответственных лиц;
  • подписи ответственных лиц, подтверждающие ведение ими журнала в определенный период времени;
  • даты, соответствующие периодам времени, в рамках которых ответственные лица ведут журнал.

В основном разделе журнала регистрации приказов по основной деятельности могут фиксироваться:

  • порядковые номера приказов;
  • даты, номера, наименования приказов;
  • количество листов в каждом приказе;
  • Ф. И. О. и должности сотрудников, на которых распространяется действие того или иного приказа.

Какие еще реквизиты целесообразно включить в форму журнала, узнайте из разъяснений эксперта. Получите пробный доступ к К+ и сможете посмотреть рекомендации.

Где скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности

Загрузить образец журнала приказов по основной деятельности, подготовленный нашими специалистами, вы можете на нашем сайте.

Итоги

Юрисдикция журнала регистрации приказов может распространяться на отдельные группы сотрудников, всех работников организации или же на ее руководство. Он необходим в первую очередь для упорядочения оборота данных локальных правовых актов и должен вестись ответственными сотрудниками фирмы.

Ознакомиться с особенностями других учетных кадровых регистров вы можете в статьях:

Приказы по кадрам и основной деятельности в компании

Подпишитесь на наш канал на YouTube!

Понятие приказа

Согласно Википедии:

Приказ — в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными.

В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе и приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:

— ГОСТ Р 7.0.8.-2013 “Делопроизводство и архивные дело”
— Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст “О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации” (вместе с “ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”)
— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 “Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”
— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”

В коммерческих организациях все немного проще. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ , в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились.

В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.
Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.
Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.
Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.

Какие папки приказов будем формировать?

1. Приказы по личному составу (по кадрам):
– о приеме на работу,
– о переводе на другую работу (перемещении)
– об увольнении
2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска
4. Приказы по основной деятельности компании
– о дисциплинарных взысканиях,
– о совмещении,
– о поощрении,
– об установлении надбавки к окладу,
– об изменении персональных данных работника,
– о присвоении разрядов, классности,
– об изменении условий труда,
– обязательные приказы.

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.

Какие же это приказы?

1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов.

Этот приказ издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:

1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты:
– Правила внутреннего трудового распорядка
– Положение о защите персональных данных
– Положение о заработной плате и премировании.

Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.
2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами.
3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами.

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением.
Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор. На мой взгляд удобнее работать с Актами, т. к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить.

3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания.

Тут все просто. Скорее всего, вы уже делали этот приказ. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее. Как мы уже говорили на наших занятиях по кадровому делопроизводству, обязанности вводить Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к Приказу — Штатное расписание.

4. Приказ об утверждении графика отпусков.

Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников.

Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.
Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».
Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах.

7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.

Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя? Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора. Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима.

8. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета.

Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязаных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности. Отсюда вытекает необходимость приказа.

Согласно нашему законодательству, все приказы, которые мы ведем, должны быть зарегистрированы. Форма регистрационного журнала может быть произвольной. Но нужно соблюсти обязательные разделы, а именно: номер по порядку, номер самого приказа, дату издания, краткое название приказа. Я бы еще предусмотрела раздел «Примечание». Для того, чтобы была возможность уточнить о каком человеке идет речь (для быстрого поиска). Если мы ведем делопроизводство в программе (например, 1С), то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы.

Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть?

В журнале регистрации приказов так и пишем «Приказы с № 3 по № 5 — отсутствуют».
А как быть, если издали два приказа за одним номером? Можно поставить дробь с дополнительным номером, но эти ситуации очень привлекают внимание проверяющих органов.
Какие еще приказы по основной деятельности мы оформляем в процессе работы?
— Если на сотрудника возлагают дополнительные обязательства по совмещению профессий или расширению зон обслуживания, то это требует оформления, с указанием причин такой необходимости, согласия работника и перечнем дел для исполнения;
— Приказы по дисциплинарным взысканиям. Самая частая ошибка в этих приказах – денежный штраф, накладываемый на работника. Это категорически запрещено законом. Как это оформить правильно? Приходите на мой курс – разберем подробно;
— Приказы о начислении премий сотрудникам;
— Приказы о работе в выходные и праздничные дни и так далее.

Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи.
Общее правило для всех приказов: печать на внутренние документы компании не ставится!
Еще очень важный момент: приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью. Факсимильная подпись на приказы не ставят!

Вы прочитали статью и поняли, что некоторых приказов в компании нет. Что делать? Издавать и подписывать задним числом? Точный ответ на этот вопрос не существует.
Я бы никакие документы задним числом в компании не оформляла. Вы можете упустить незначительные (на ваш взгляд) нюансы, которые могут перерасти в большие проблемы. Я считаю, что нужно делать документы с того момента, как вы обнаружили их отсутствие. В случае проверки вы будете говорить, что действительно, документы должны были сделаны ранее, но мы исправились и сделали их позднее. Это гораздо лучше, чем их отсутствие или при проверке всплывет поддельная подпись работника.

Успехов и помните, что каждый мастер когда-то был любителем!

Вы здесь:

Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров. К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.

Ведение журнала регистрации

Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Например:

  • “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
  • “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
  • “КМ” – приказы по командировкам работников.
  • “К” – кадровые.
  • “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Требования к оформлению журнала

  • Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
  • Номер приказа и его дата издания.
  • Вид приказа (Перемещение, Увольнение, прием сотрудников и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
  • ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
  • Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
  • Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.

Ведение журнала в электронном виде

В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде. Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически. Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив. Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.

Образцы журналов

Журнал регистрации приказов по личному составу образец скачать Word.

Скачать бланк журнала регистрации издаваемых приказов по личному составу, Word.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности Excel.

Журнал регистрации приказов работодателя

Правильная организация труда невозможна без ведения такого реестра, как журнал регистрации приказов работодателя. Ведь быстрый поиск нужных документов, в том числе при проверках по жалобам в трудовую инспекцию, Роспотребнадзор, и т.п., позволят защитить интересы организации. Проверяющих бизнес в нашей стране много. Поэтому журнал регистрации станет способом эффективного доступа к документам в сфере труда.

Помимо реестра приказов по личному составу (о работниках), организация может разработать журнал приказов по основной деятельности организации. Поэтому для удобства мы разместим примеры указанных журналов.

Журнал регистрации приказов – титульный лист

Журнал регистрации приказов – лист с ответственными за ведение

Журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Пример журнала регистрации приказов работодателя

Нужен ли журнал приказов работодателя

Регистрация приказа предполагает наличие определенного реестра, присвоение регистрационного номера и внесение этого номера в определенную форма. Собственно форма, которая содержит номер и дату приказа, и есть журнал.

Строгой формы журнала, как по личному составу, так и по основной деятельности, закон не устанавливает. Каждый работодатель вправе разработать и утвердить свою форму. При этом журнал можно вести в бумажном виде, а можно в электронном. Если работодатель закрепит в локальных актах, например, распоряжении, необходимость распечатать журнал, то его придется изготовить в бумажном виде, пронумеровать и сшить. Обычно такие обязанности возлагаются на отдел кадров.

Таким образом, правильная организация управления в организации, по нашему мнению, предполагает наличие журнала приказов работодателя.

Содержание журнала регистрации приказов работодателя

Стандартная форма журнала включает следующие графы:

  • порядковый номер записи
  • дата издания приказа
  • номер
  • наименование заголовка (краткое содержание)
  • Ф.И.О. (должность) подписанта
  • ответственный за исполнение
  • срок исполнения
  • сведения об ознакомлении
  • информация об исполнении

Журнал приказов по личному составу может быть изготовлен в усеченном формате. В нем ответственный сотрудник отражает сведения о приеме на работу, об увольнении, направлении в командировку, на обучение и т.п.

Как уже сказано выше, это примерная форма. Работодатель вправе сам разработать удобный ему реестр.

Сколько нужно хранить журнал приказов работодателя? В государственных органах установлен срок – постоянно. И многим работодателям рекомендуем поступать аналогично. Тогда в случае обращения в суд работников или поступления запросов журнал регистрации приказов работодателя может стать доказательством соблюдения трудовых и иных прав.

2 вопросов по теме

как регистрировать приказы по заработной плате?

Приказы об установлении заработной платы, ее изменении — приказы по личному составу. Если организация маленькая, все приказы можно заносить в журнал приказов по личному составу. А об изменении заработной платы (ведь это существенное условие трудового договора) — обязательно.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: