Закончилась трудовая книжка: как сделать запись на вкладыше и начать новую, можно ли переносить слова и пропускать строки или страницы

Перенос записи в вкладыш трудовой книжки

Перенос записи в вкладыш трудовой книжки прямо не урегулирован нормативными актами, в связи с чем у кадровых работников возникает множество вопросов о том, как осуществить данное действие. Подробнее о процедуре переноса записей из трудовой книжки во вкладыш расскажем в статье.

Законодательство, регламентирующее порядок заполнения вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку – это кадровый документ, необходимый в случае, когда место в книжке закончилось, а внести записи в нее требуется. Порядок заполнения вкладыша регламентирован следующими нормативными актами:

  1. ТК РФ. В нем прямо не урегулирован порядок использования вкладыша, однако он содержит сведения, касающиеся, в частности, порядка внесения записей об увольнении сотрудника.
  2. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Данный документ раскрывает вопросы о том, в каких случаях вкладыш применяется и описывает общие принципы его заполнения.
  3. Инструкция, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69. В документе раскрывается порядок заполнения трудовых книжек, который по аналогии применим и к вкладышам.

Основная проблема при заполнении вкладышей – отсутствие четкого и детального регулирования процедуры. В связи с этим, кадровые работники при возникновении спорных вопросов вынуждены обращаться к разъяснением Минтруда РФ, а также применять сложившуюся практику кадрового документооборота.

Можно ли полностью или частично внести в раздел «сведения о награждениях» запись, относящуюся к «сведениям о работе»?

Разделы о работе и награждениях должны включать в себя только относимые к каждому из них записи. Это значит, что в раздел «сведения о награждениях» не допускается внесение записей, подлежащих внесению в раздел «сведения о работе», и наоборот.

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

Если запись начата в одном разделе, но полностью в нем не помещается, переносить ее полностью или частично в другой раздел нельзя.

Многие кадровые сотрудники задаются двумя вопросами:

  1. Что делать, если по недосмотру запись начата, например, в разделе «сведения о работе», но не влезла в нее полностью? Самая распространенная ошибка – продолжать запись на неразмеченной области. Вторая распространенная ошибка – продолжать запись в другом разделе трудовой книжки. Допускать данные ошибки категорически нельзя в силу требований п. 11 Правил № 225. Согласно п. 38 Правил № 225, если книжка закончилась, в нее вшивается вкладыш, а его ведение и заполнение производится таким же образом, как ведение и заполнение книжки. Вкладыш – это часть книжки, без нее он недействителен. Запись, которая не влезла в книжку продолжается в соответствующем разделе вкладыша.
  2. Что делать, если в книжке заполнены страницы какого-либо из разделов, но осталось несколько строк, позволяющих внести часть записи, но не полную запись. В этом случае рекомендуется пустые поля перечеркнуть зигзагом «Z». Это связано с тем, что наличие пустых полей в книжке недопустимо, поскольку в них может быть внесена ложная информация злоумышленниками. Запись после перечеркивания пустых полей начинается во вкладыше. Второй вариант – начать запись в книжке и закончить ее во вкладыше. Поскольку оба варианта не противоречат ни одному нормативному акту, они имеют право на существование и активно применяются на практике.

Порядок переноса во вкладыш записи, полностью внести которую в трудовую книжку не удалось, ввиду ее значительного объема

Итак, запись полностью не влезла в трудовую книжку и ее требуется частично перенести во вкладыш. Для этого, необходимо:

  1. Заполнить титульный лист вкладыша. В нем указывается Ф.И.О. сотрудника; данные о его образовании; профессия или специальность; дата внесения сведений во вкладыш; подпись сотрудника; подпись кадрового работника.
  2. Поставить в трудовой книжке штамп «Выдан вкладыш», где указать его номер и серию. Штамп допускается проставить на титульном листе книжки.
  3. Подшить вкладыш в книжку. Рекомендуется подшивать его в конце документа. Вклеивать, закреплять на степлер, иным образом прикреплять вкладыш нельзя.
  4. Продолжить запись, которая не влезла в книжку во вкладыше. После внесения записи нумерация, применяемая в книжке продолжится (например, если последний номер был 12, следующий, вписываемый во вкладыш – 13, а не 1).

Таким образом у кадровых сотрудников возникает много проблем, связанных с тем, что порядок переноса записей во вкладыш трудовой книжки четко не регламентирован. Эти проблемы призвана разрешить практика кадрового документооборота и здравый смысл.

Заполнение трудовой книжки в 2021 году: правила и образец

Несмотря на постепенный перевод записей о трудовой деятельности в электронный формат, традиционная бумажная трудовая книжка сохраняет статус основного документа работника. Но отвечает за правильное оформление этого документа работодатель (организация или ИП). Не допустить ошибок при заполнении трудовой книжки в 2021 году поможет наша статья. В ней, в частности, рассказано, как оформить новую трудовую книжку, как правильно вносить сведения о работе, в каком порядке нужно исправить допущенную ошибку, выдать сотруднику копию книжки или сделать ее дубликат. Также приведены примеры корректных записей об увольнении.

  1. Основные требования при оформлении трудовой книжки
  2. Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу
  3. Изменение титульного листа
  4. Сведения о приеме на работу
  5. Заполнение трудовой книжки при увольнении
  6. Как исправить ошибку в трудовой книжке
  7. Как заверить копию
  8. Дубликат трудовой книжки

Основные требования при оформлении трудовой книжки

Общие правила установлены в статьях 66 и 84.1 ТК РФ. Детализация этих норм содержится в двух документах. Первый — Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением правительства РФ от 16.04.03 № 225; далее — Правила). Второй документ — Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69; далее — Инструкция).

С 1 сентября 2021 года начнет действовать новый порядок ведения трудовых книжек (утв. приказ Минтруда от 19.05.21 № 320н; далее — Порядок). С этой же даты утратит силу Инструкция. Но основные положения (за некоторым исключением), сохранятся. Перечислим общие требования, которые нужно учитывать при заполнении трудовой книжки.

Бесплатно составлять кадровые документы по готовым шаблонам и вести кадровый учет в веб‑сервисе

Во-первых, все записи вносятся ручкой. Она может быть шариковая, гелиевая или перьевая. Допускаются чернила синего, фиолетового или черного цвета. При этом н ужно следить, чтобы чернила не выцветали со временем, поскольку трудовая книжка должна служить работнику до самой пенсии. Есть одно исключение — первоначальную запись о работодателе в раздел «Сведения о работе» можно внести путем проставления соответствующего штампа (письмо Роструда от 19.08.15 № 1922-6-1).

Читайте также:
Образец оформления заявления на 1 день (отгул) в счет отпуска
Справка

Новый Порядок допускает использование при заполнении трудовой книжки принтеров, факсимиле и штампов, в том числе при внесении записей о приемах, переводах и увольнениях (п. 3 Порядка). Об этом и других изменениях, которые нужно учитывать при ведении трудовых книжек после 1 сентября, см. в статье « Утвержден новый порядок ведения трудовой книжки ».

Во-вторых, недопустимы сокращения (например, запрещено писать «прик.» вместо «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение»). При указании должностей работников и сокращенного названия организации можно использовать аббревиатуры, обозначающие организационно-правовую форму (ООО, АО, ФГУП и др.).

В-третьих, установлены единые правила отражения дат. Число и месяц указываются двузначными, а год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 24.10.2020). Но есть исключение. На титульном листе дата заполнения трудовой книжки вносится иначе: число и год — арабскими цифрами, а месяц — прописью. Аналогичным словесно-цифровым способом допустимо вписать дату рождения сотрудника. Объясняется это тем, что титульный лист не является разделом трудовой книжки и общее правило указания дат на него не распространяется.

В-четвертых, в каждом из разделов записи нумеруются отдельно, сквозным методом (1, 2, 3 и т.д.). Если все страницы раздела заполнены, оформляется вкладыш, в котором нужно продолжить нумерацию соответствующего раздела из трудовой книжки (п. 38 Правил).

Внимание

С 2020 года работникам дано право отказаться от привычных трудовых книжек, оформляемых на бумажном носителе. В таком случае сведения о работе будут «копиться» исключительно в базе данных ПФР, без дублирования в традиционной трудовой книжке. Сотрудник сможет получать выписки из этой базы, в том числе через работодателя. Подробнее см. « Как заполнить форму СТД‑Р и выдать ее работнику » и « Работник отказался от электронной трудовой: обязан ли работодатель выдать ему сведения по форме СТД‑Р? »

Работайте с электронными трудовыми книжками и готовьте всю сопутствующую отчетность Попробовать бесплатно

Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу

До 31 декабря 2020 года работодатель был обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства (п. 8 Правил). Однако с 1 января 2021 года эти положения не применяются. Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ, трудовые книжки на лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020 г., не оформляются. Все сведения о трудовой деятельности таких работников формируются исключительно в электронном виде.

Составить и распечатать трудовой договор

Изменение титульного листа

Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.

Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.

Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.

О том как исправить ошибки, допущенные при заполнении титульного листа, см. ниже в главке «Как исправить ошибку в трудовой книжке».

Сведения о приеме на работу

Информация о приеме на работу отражается в разделе «Сведения о работе».

Сначала указываются данные о работодателе, к которому трудоустраивается владелец книжки. Их надо отразить в виде заголовка по центру графы 3 раздела. Вписывается полное и, при наличии, сокращенное наименование организации, либо ФИО предпринимателя. Как уже отмечалось, допустимо использовать штамп, содержащий сведения о работодателе. Порядковый номер этой записи не присваивается.

Под заголовком вносится непосредственно запись о приеме на работу. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер (т.е. следующий за тем, который уже имеется в книжке). В графе 2 указывается дата издания приказа о приеме на работу (можно использовать унифицированную форму № Т-1; утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В графу 3 вносятся данные о том, на какую должность и в какое подразделение (если оно указано в приказе) принят сотрудник. А в графе 4 отражаются данные о самом приказе: наименование документа, а также его дата и номер.

Внимание

Напомним, что с 2020 года работодатели обязаны сдавать форму СЗВ-ТД, если произошло любое из следующих кадровых событий: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение, подача сотрудником заявления о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная). Также см. «Новая СЗВ‑ТД: как с 1 июля заполнять поле «код выполняемой функции»».

Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет

Заполнение трудовой книжки при увольнении

Информация об увольнении сотрудника вносится в раздел «Сведения о работе». Делается это следующим образом.

В графе 1 указывается номер записи (следующий по порядку после номера, присвоенного предыдущей записи). В графу 2 вносится дата увольнения, указанная в соответствующем приказе (можно использовать унифицированную форму № Т-8). Отметим, в некоторых случаях дата увольнения может не совпадать с датой издания приказа. Например, такое возможно при отпуске с последующим увольнением или при увольнении за прогул .

В графу 3 нужно вписать причину и основание увольнения. Все данные переносятся из приказа. Основание увольнения вносится так, как оно записано в ТК РФ или ином федеральном законе со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).

Читайте также:
Ротация кадров в организации на государственной и гражданской службу
Важно

В трудовой книжке допустимы следующие записи: «Уволен», «Трудовой договор прекращен» или «Трудовой договор расторгнут». Это связано с тем, что полное название унифицированной формы приказа звучит так: Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). А значит, термины «увольнение», «прекращение» и «расторжение» трудового договора являются равнозначными.

В графу 4 надо внести данные о реквизитах приказа об увольнении (наименование, номер и дату издания).

После того, как сделана отметка об увольнении, надо заверить все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы сотрудника. Для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» на строчке, следующей за той, в которой указана причина увольнения, проставляется подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием его должности. Если у организации или ИП есть печать, эта подпись заверяется соответствующим оттиском. На следующей строчке должен поставить свою подпись увольняемый работник.

Примеры записей об увольнении

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с сокращением штата работников индивидуального предпринимателя, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Как исправить ошибку в трудовой книжке

Порядок исправления ошибки зависит от того, где именно она допущена. Так, если ошибка совершена при заполнении титульного листа, то неверная запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху, снизу, сбоку) вносятся правильные данные. Реквизиты документа, ставшего основанием для этой правки, указываются слева, на внутренней стороне обложки. Данная запись на обложке заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью при ее наличии.

При выявлении ошибок в разделах «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» применяется другой порядок. Зачеркивания в этих разделах не допускаются, а все изменения вносятся путем признания записей недействительными (п. 1.2 Инструкции). Поэтому при обнаружении любой ошибки в данных о работе (в т.ч. неправильных сведений о переводе или об увольнении) или в данных о награждении нужно сделать следующее.

В графе 1 проставить очередной порядковый номер записи, а в графе 2 — текущую дату. В графу 3 внести такой текст: «Запись за № таким-то недействительна». И далее в этой же графе, через точку указать верные сведения, если таковые имеются. Например: «Запись за № 12 недействительна. Принят на должность слесаря». Если же запись была внесена ошибочно и менять ее не надо, то в графе 3 достаточно указать на недействительность сведений. Например, если под номером 12 была отражена ошибочная запись об увольнении (а на самом деле сотрудник не был уволен), то для ее исправления в графе 3 достаточно написать: «Запись за № 12 недействительна».

В графу 4 следует вписать данные о приказе или распоряжении, на основании которого в трудовую книжку внесены правильные сведения. Если новая запись только отменяет предыдущую, то графа 4 остается пустой.

Важно

Вносить исправления можно не только в отношении «своих» ошибок. В таком же порядке корректируются ошибки, допущенные предыдущими работодателями. При этом инициатором внесения исправлений должен быть сам работник. Действующий работодатель может указать ему на ошибку и обязан, в случае обращения работника, оказать ему необходимую помощь (п. 27 Правил).

Как заверить копию

Копия трудовой книжки выдается работнику на основании его письменного заявления. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после поступления заявления (ст. 62 ТК РФ).

Копия оформляется следующим образом. Осуществляется светокопирование всех заполненных страниц трудовой книжки, начиная с внутренней стороны обложки. При этом на каждой странице копии делается надпись (или проставляется штамп) о верности копии («Копия верна» или «Верно»). Эта надпись заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.

На копии той страницы, где содержится последняя запись трудовой книжки, сразу после этой строчки вносится фраза «Работает по настоящее время». Эта запись также заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Дубликат трудовой книжки

Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется в случае утраты трудовой книжки. Также его можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.).

Во всех этих случаях необходимо заполнить новый бланк трудовой книжки. При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат». После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата. Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа следующий.

Данные о работнике — фамилия, имя, отчество, а также дата рождения — берутся из паспорта. Дата рождения указывается цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ или словесно-цифровым способом в формате: ДД месяц ГГГГ; слово «года» при этом не пишется в обоих случаях. Из документов об образовании (диплома, аттестата, справки об обучении и т.п.) в титульный лист переносятся сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее), а также о профессии и специальности.

Читайте также:
Маршрутный лист: образец и бланк, скачать бесплатно, для командировки, торгового представителя, к путевому листу
Внимание

Записи нужно вносить точно так же, как они указаны в документе об образовании, без каких-либо сокращений.

Далее на титульном листе дубликата указывается дата заполнения (число и год цифрами, а месяц — прописью). После этого вносятся две подписи: работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Если работодатель использует печать, то нужно проставить ее оттиск.

Раздел «Сведения о работе» дубликата заполняется следующим образом.

В графу 3 без всякого заголовка, а также без присвоения номера и указания даты вносится запись об общем стаже сотрудника по состоянию на дату поступления на работу к действующему работодателю. То есть указывается общее количество лет, месяцев и дней, отработанных на всех предыдущих местах работы. Например: «Общий стаж работы 8 лет, 4 месяца 12 дней». Стаж подсчитывается на основании подтверждающих документов или прежней трудовой книжки, если она не утрачена.

Далее вносятся конкретные записи о работе — от старых к свежим. Здесь действуют те же правила, что и при внесении записей о работе в исходный вариант книжки: в графе 1 ведется последовательная нумерация, в графы 2 и 3 переносятся данные из соответствующих документов, а в графе 4 приводится информация о документах, на основании которых внесены записи.

После этого нужно сделать запись о текущей работе у того работодателя, который выдает дубликат. В итоге этот документ обретает ту же силу, что и первоначальная трудовая книжка, и его можно использовать в кадровом делопроизводстве.

Следование перечисленным выше требованиям позволит правильно заполнить трудовую книжку в 2021 году, составить ее копию или дубликат. А значит, в случае проверки работодателю не грозит штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. За нарушения, допущенные при заполнении трудовой книжки, или за ее отсутствие (в тех случаях, когда ее ведение обязательно) санкции могут составить: для организации — 50 000 руб., для ИП — 5 000 руб. Кроме того, корректное ведение трудовых книжек позволит избежать конфликтов с работниками, в том числе судебных разбирательств.

Заполняем вкладыш к трудовой книжке

Оформляем правильно

Е сли в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, далее – ­Правила). Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225. Объем вкладыша «Сведения о ­работе» – 9 ­разворотов, «Сведения о награждениях» – 8 разворотов.

В соответствии с п. 38 Правил вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил). Причем в Правилах речь идет именно о штампе, т.е. получается, что запись от руки не корректна.

В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и ­трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки ­недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Если при выдаче вкладыша указанная надпись будет написана от руки, то, по нашему мнению, это не может являться основанием для признания вкладыша недействительным. Однако обязанность работодателя иметь соответствующий штамп и, соответственно, ставить его при выдаче каждого вкладыша вытекает из требований ­вышеуказанных ­Правил.

Также в Правилах не указано конкретное место трудовой книжке, где следует поставить штамп со словами «Выдан вкладыш». При этом обычно его проставляют в правом верхнем углу титульного ­листа ­трудовой книжки (см. Пример 1).

Правила не устанавливают, где в трудовой книжке должен ставиться штамп с надписью «Выдан вкладыш». Однако на практике такой штамп всегда ставится не на обложке, а на первой странице трудовой книжки (титульном листе) таким образом, чтобы он не закрывал других заполненных записей на титульном листе, содержащих ­сведения о ­работнике.

Кроме того, в Правилах не указано конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, и качество используемых при этом ниток. Обычно вкладыш вшивают между последней ­страницей и задней обложкой трудовой книжки.

Правила не устанавливают, куда должен вшиваться вкладыш, – в начало, середину или конец трудовой книжки. Данный вопрос не имеет принципиального значения ни для работника, ни для работодателя, ни для надзорно­контрольных органов, однако чисто технически ­удобнее вшить вкладыш в середину трудовой книжки.

Отметим, что нумерация во вкладыше к трудовой книжке сквозная по каждому разделу и продолжает нумерацию, сделанную в ­трудовой книжке.

Нумерация записей во вкладыше не начинается сначала, а продолжает нумерацию записей в трудовой книжке. При этом возможны случаи, когда номер записи, например, о приеме на работу будет проставлен в трудовой книжке, а продолжение этой записи с указанием должности (профессии), места работы (структурного подразделения) в связи с тем, что в трудовой книжке уже заполнены все страницы ­соответствующего раздела, будет перенесено во вкладыш.

Верховный Суд в решении от 19.06.2007 г. № ГКПИ07­564 напомнил, что согласно пунктам 2, 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением «ГОЗНАК» Министерства финансов ­Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую ­книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем. При этом иной способ приобретения указанных бланков может рассматриваться как административное ­правонарушение в сфере трудовых отношений.

Читайте также:
Платятся ли алименты с пенсии по инвалидности, сколько высчитывают с инвалида 1, 2, 3 группы

Если запись о работе попала не в тот раздел

При заполнении трудовой книжки весьма распространена следующая ошибка, допускаемая по невнимательности: часть записи, которая должна быть в разделе «Сведения о работе», вносят в раздел «Сведения о награждениях». Данная неточность возникает, когда раздел «Сведения о работе» полностью заполнен, и кадровики, перелистывая страничку трудовой книжки, не замечают, что пишут уже в другом разделе. Между тем в соответствии с п. 30 Правил в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. При этом изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Соответственно, в нашем случае следует запись, ошибочно попавшую в раздел «Сведения о награждениях», признать недействительной. Далее надо оформить вкладыш к трудовой книжке, где в разделе «Сведения о работе» оформляется нужная запись (см. Пример 2).

В данном случае кадровик ошибся следующим образом: часть записи об увольнении («части первой статьи 77 Трудового кодекса ­Российской Федерации») попала в раздел «Сведения о награждениях»:

Запись о работе, попавшую в раздел «Сведения о награждениях», следует признать недействительной. В этом случае, по нашему мнению, нужно указанную запись пронумеровать. Ведь при необходимости изменения конкретной записи после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким­то недействительна» (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением ­Минтруда от 10.10.2003 г. № 69).

Здесь следует учесть, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью ­самого работника (п. 35 Правил).

Далее оформляем вкладыш, где в раздел «Сведения о работе» заносим ту часть записи, которая изначально попала не в тот раздел ­трудовой книжки.

Если у работника изменилась фамилия

Зачастую кадровики теряются, как поступить в следующей ситуации: у сотрудницы в связи с замужеством изменилась фамилия, при этом в трудовой книжке уже вшит вкладыш. Возникает вопрос: указанные изменения можно сделать только в трудовой книжке либо их следует внести и во вкладыш? Послушаем мнение Роструда.

Поскольку в соответствии с Правилами вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка, в случае изменения, например, фамилии работника соответствующие изменения должны быть внесены одновременно и в трудовую книжку, и во вкладыш. В соответствии с пунктом 2.3 постановления Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально ­уполномоченного им лица и ­печатью организации (или печатью кадровой службы).

На вкладыше отсутствует печать

Интересен и следующий вопрос: как поступить, если на предыдущем месте работы сотруднику забыли поставить печать на титульном листе во вкладыш к трудовой книжке?

Если на предыдущем месте работы при выдаче вкладыша работодателем не была поставлена на титульном листе вкладыша печать организации (или печать кадровой службы), то работнику необходимо обратиться к прежнему работодателю с просьбой поставить соответствующую печать, поскольку в соответствии с пунктом 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек первую страницу (титульный лист) вкладыша подписывает лицо организации, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), которая ­выдала работнику вкладыш и в которой вкладыш впервые заполнялся.

Как правильно заполнить трудовую книжку

Как заполнять трудовую книжку:

  1. Внести запись о трудоустройстве, переводе или увольнении.
  2. Поставить дату записи и события.
  3. Указать реквизиты документа, утверждающего совершенные действия.
  4. Заверить данные подписью уполномоченного лица и печатью (при наличии).

Правила ведения трудовых книжек упростили

Минтруд России обновил приказом № 320н от 19.05.2021 бланк бумажной трудовой книжки и порядок ее оформления. Утверждена обновленная инструкция по заполнению трудовой книжки вместо устаревшей, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003 . Новые правила заработали 01.09.2021.

Бланк стал объемнее — в обновленной форме предусмотрено не 10 разворотов, а целых 14. Общее содержание и разделы не изменились.

В правилах оформления есть существенные новации:

  1. Записи разрешено вносить с помощью технических средств, штампов (печатей), которые оставляют оттиск или переносят краситель.
  2. Сведения о работе по совместительству разрешено вносить как в хронологическом порядке, так и блоками, т. е. сразу о приеме и об увольнении.
  3. Разрешили не заверять запись при увольнении подписью работника.

Минтруд определился не только с тем, как сделать трудовую книжку, но и со сроком возврата документа работнику, который отказался от ведения бумажной книжки, — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. До сих пор в разъяснениях Минтруд указывал, что документ следует выдавать в день получения заявления о переходе на электронный формат.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить новую трудовую книжку. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какими нормативными актами руководствоваться

Заполнение трудовых книжек регулируется статьей 66 ТК РФ . Кроме того, действует новый приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021 . В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением правительства № 225 от 16.04.2003 , упразднены с 01.09.2021.

Кто в ответе за грамотность оформления

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. После заведения бланка запись в трудовую книжку о приеме на работу делается в организации, куда человек устроился.

Читайте также:
Квалификационные требования к бухгалтеру бюджетного учреждения: требования и набор функции для бухгалтера и главбуха

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправляет неточности работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала. Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве. Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Запутались в новых правилах по трудовым книжкам? Используйте бесплатно руководство от КонсультантПлюс, чтобы все делать правильно. Эксперты разобрали, как теперь работать с бумажными и электронными версиями.

Правила заполнения трудовой книжки в 2021 году

Правила устанавливают следующие обязанности работодателя:

  • оформить электронную ТК при первом трудоустройстве (бумажные для поступающих на работу впервые больше не предусмотрены);
  • вносить записи в строго установленный срок (5 дней), а при увольнении — в день увольнения;
  • использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них, если делается запись в трудовой книжке о переводе на другую должность или другие записи;
  • вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
  • вернуть книжку владельцу при увольнении в последний рабочий день, а если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
  • заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть);
  • уведомить работника о необходимости забрать ТК, если по каким-то причинам работник не смог ее получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
  • дополнить ТК вкладышем, если страницы закончатся;
  • вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ .

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

  • даты вписывают арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ;
  • используют перьевую, гелевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета, штампы (печати) или печатающую технику;
  • не применяют сокращений;
  • не зачеркивают записи при исправлении (это не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «Запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
  • Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
  • информацию о профессии и образовании указывают на основании соответствующих документов;
  • подпись работника теперь не обязательно должна заверить сведения.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Бланк состоит из трех частей:

  • титульная страница, содержащая основные сведения о работнике;
  • сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
  • сведения о награждениях.

Рассмотрим, как оформить трудовую книжку, поэтапно.

Заполнение титульного листа

Титульный лист оформляем особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк в негодность.

На этой странице должна содержаться следующая информация:

  • Ф.И.О. владельца;
  • дата его рождения;
  • образование (среднее, среднее специальное, высшее);
  • наименование профессии, как в дипломе;
  • дата открытия книжки;
  • подпись лица, заполнявшего бланк;
  • печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только на основании документов, которые предоставил работник: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Вот так выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки:

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

  1. Порядковый номер текущей записи.
  2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
  3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
  4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел включают в течение 5 рабочих дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и т. д. Вот так выглядит образец записи о приеме в трудовой книжке в 2021 году:

Реорганизация предприятия отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении, а от правильного заполнения трудовой книжки зависят размеры будущей пенсии и других социальных выплат работника.

При переводе

Переход с одной должности на другую отражается в разделе «Сведения о работе».

Различают два вида переводов:

  • внутренний — работник меняет должность, находясь в той же организации;
  • внешний — меняется работодатель, предыдущий договор разрывается, заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки пишут «Переведен на должность. » и указывают новую должность и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указываются номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях указываем должность работника.

При совместительстве

Сюда же вносят сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании предоставленных документов из другой организации, т. е. работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

  • полное и сокращенное название организации;
  • наименование должности работника;
  • дату принятия на работу;
  • реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, подтверждающего, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, кадровик предприятия, которое является основным местом работы, вносит сведения в ТК.

Пример заполнения трудовой книжки при увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третьей графе указываются основания увольнения, в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение договора.

Эти записи в трудовой книжке заверяют печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то это делает лично руководитель организации.

Читайте также:
Нотариальное обязательство о выделении доли по материнскому капиталу: документы, образец, цена

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом ТК, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

  • вручение государственных наград, присвоение почетных званий;
  • награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
  • поощрения, указанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

  • 1 графа — порядковый номер записи;
  • 2 графа — дата награждения;
  • 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
  • 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Внесение исправлений

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, изменяются. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).

При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

  1. Графы 1 и 2 остаются пустыми.
  2. В графе 3 фиксируется изменение названия организации. Указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
  3. В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №. считать недействительной». После этого должна следовать правильная запись.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

  • повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
  • указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

Вкладыш

После того как все чистые страницы ТК будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

  • заполняются личные данные сотрудника;
  • проставляется дата;
  • заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
  • записи заверяются подписью и печатью организации.

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера. Если на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.

Количество вкладышей для одного документа законодательно не установлено.

Как и к ТК, к оформлению вкладыша тоже есть отдельные требования:

  • неповрежденная обложка;
  • недопустимо исправление ошибок;
  • вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
  • если вносятся изменения в трудовую, они включаются в каждый вшитый бланк вкладыша.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ находился у работника, то для восстановления следует обращаться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, подайте соответствующее заявление, которое рассмотрят в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника запросят документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху делают надпись «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы указываются на основе предоставленных работником документов.

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, пишем заявление на имя работодателя. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

  • в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
  • по центру — слово «Заявление»;
  • далее текст (в нашем случае такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
  • дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок работодатель изготавливает и выдает работнику заверенную копию.

Чтобы сделать все правильно, придерживайтесь следующего алгоритма:

  1. Сделать односторонние копии всех заполненных листов.
  2. Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа скрепить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько листов включает сделанная копия.
  3. Заверить каждую скопированную страницу (если они не скрепляются в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверяет копии генеральный директор.
  4. Лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», указывает свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Ставим печать организации (если есть), но закон не обязывает это делать.
  5. Добавьте еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут, когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
  6. Иногда работник просит добавить фразу «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (требуется, как правило, для банков).

Заполнение трудовой книжки: основные правила

Кто должен быть ответственным за ведение трудовых книжек? Какие сложности возникают при заполнении титульного листа? Как внести запись путем переноса красителей? Попробуем разобраться в этих и других вопросах с учетом тех изменений, которые вступили в силу с 1 сентября.

До 31 декабря 2020 года у работников была возможность подать заявление работодателю о переходе на электронную трудовую. Для тех, кто решил не цифровизировать информацию о своей трудовой деятельности, книжку оставили в бумажном виде. Стоит отметить, что таких работников пока большинство. По данным Пенсионного Фонда РФ, лишь 6 млн человек выбрали электронную книжку взамен обычного формата.

Таким образом, у работодателей по-прежнему остается обязанность правильно вести и хранить бумажные трудовые.

Какой документ установил новые правила ведения трудовых

С 1 сентября 2021 года начал действовать Приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н (далее – Приказ Минтруда). Он утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Срок действия документа – до 1 сентября 2027 года.

В основном Приказ содержит положения Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которое утратило силу. При этом в новом документе появились важные изменения.

Читайте также:
Как рассчитать среднемесячный заработок работников: формулы расчета с примерами

Также утратило силу Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69, которое содержало инструкцию по заполнению трудовых книжек.

Когда использовать новую форму трудовой книжки

  • Трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2023 года. Но такая необходимость может возникнуть только в двух случаях – если книжка была утеряна или испорчена. Тем сотрудникам, которые впервые трудоустраиваются, нужно сразу заводить электронные трудовые.
  • Имеющиеся трудовые книжки старого образца остаются действительными и обмену на новые не подлежат.
  • Имеющиеся бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца могут использоваться без ограничения срока.

Ответственный за ведение трудовых книжек

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Приказа Минтруда уточняется, что уполномоченное лицо назначается приказом работодателя.

Приказ можно подготовить в произвольной форме. При этом в нем важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначено отдельным приказом. Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции. Но часто эту работу поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек. Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Учет трудовых книжек

На работодателе лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

С этой целью он должен самостоятельно разработать книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься.

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых.

В п. 40 Приказа Минтруда уточняется, что обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и печатью. При этом с 1 сентября 2021 года отменяются требования по сургутной печати и опломбированию.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Приложении 2 к Приказу Минтруда. В частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

  • допускается использование световодостойких чернил (паста, краска, гель);
  • цвет чернил — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются.

Запись в трудовой путем переноса красителей

Новый порядок ведения трудовых книжек предусматривает возможность внесения записи путем переноса красителей.

В Письме Минтруда РФ от 29.06.2021 № 14-6/ООГ-5976 уточняется, что имеется в виду под этим способом внесения записей. Это значит, что они могут производиться с использованием технических средств, например, принтера.

Запись в трудовой с помощью печати

Можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации?

До 1 сентября 2021 года такой способ внесения записей не соответствовал установленным требованиям. Хотя за это ГИТ, как правило, не привлекала работодателей к ответственности.

С 1 сентября 2021 года в правила заполнения трудовых книжек были внесены изменения. Теперь записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска печати.

Как заполнить титульный лист трудовой

ФИО и дата рождения заполняются на основании документа, удостоверяющего личность. Отчество указывается при его наличии.

Информация об образовании вносится на основании документа об образовании. Если в документе указаны магистратура или бакалавриат, то можно писать «Высшее – бакалавриат» или «Высшее – магистратура».

В строке «профессия, специальность» нужно указать профессию, специальность, квалификацию. Если в документе об образовании указано только направление, то сроку можно не заполнять.

Больше всего вопросов возникает о подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек. В практику прочно вошла привычка указывать ФИО. Эксперты Роструда считают, что именно так и надо делать: на титульном листе вписать фамилию лица, ответственного за ее ведение.

Однако если ориентироваться на ГОСТ р 7.0.97-2016, то подпись должна включать:

  • наименование должности лица, подписывающего документ;
  • его собственноручную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Но очевидно, что формат трудовой книжки не позволит уместить всю эту информацию в одну строчку.

Обратите внимание, что в новом бланке трудовой на титульном листе появляются указания, что печать нужна при ее наличии.

Сведения о работе в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности. Заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами, также вносится сокращенное наименование (при его наличии).

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер вносимой записи. В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

В графу 4 вносится информация о приказе (дата и номер), на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к».

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно.

Что делать, если сотрудник сменил фамилию?

Записи в трудовых о фамилии, имени, отчестве и дате рождения можно изменить только на основании соответствующих документов и со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ.

Читайте также:
Зарплата помощника машиниста и машиниста локомотива РЖД в 2021 году: сколько получают машинисты в среднем в месяц, заработная плата в электропоездах, ЗП машиниста в метро

В новых правилах подробно расписано, как именно это нужно делать:

  • изменения вносятся на титульный лист;
  • одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные;
  • ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или уполномоченного лица, а также печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).

Как вносить изменения об образовании и профессии

Способ внесения изменений и дополнений относительно образования отличается от поправок, которые работодатель делает, когда у сотрудника меняется фамилия.

В данном случае изменение тоже вносится на титульном листе трудовой. При этом ничего зачеркивать не нужно. Правила позволяют лишь дополнить имеющиеся записи или заполнить строки без зачеркивания ранее внесенных записей.

Заполнение сведений по дистанционному сотруднику

В новых правилах появились уточнения, как вносить записи по удаленщикам. Сведения об их трудовой деятельности вносятся:

  • по их желанию;
  • при условии, что для этого они предоставили трудовую (она может быть направлена по почте заказным письмом с уведомлением).

Сведения о переводах

Предыдущие правила предусматривали внесение в трудовую книжку записей только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадали.

В правилах, действующих с 1 сентября, прописано, как вносить записи в случае признания временного перевода постоянным.

Следует руководствоваться следующим алгоритмом:

В графе 1 раздела «Сведения о работе» — указываем порядковый номер записи.

В графе 2 — проставляем дату перевода, то есть фактического начала исполнения работником обязанностей.

В графе 3 — делаем запись наименования структурного подразделения с указанием должности (работы), специальности, профессии («Переведен(а) »). Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер).

Запись о времени военной службы

Согласно п. 14 Приказа Минтруда записи о военной службе и госслужбе иных видов вносятся по месту прохождения службы.

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Как это делать правильно, сформулировано в п. 15 Приказа Минтруда.

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения;
  • в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Работник уволен или трудовой договор расторгнут?

Ст. 84.1 ТК РФ, регламентирующая порядок оформления прекращения трудового договора. Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так:

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.

При этом п. 17 Приказа Минтруда обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ. Примеры: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие, и непонятно, как действовать на практике. Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Приказа Минтруда будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Приказ Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен».

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора.

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 17 Приказа Минтруда на этот счет есть разъяснение:

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ч. 1 ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 4 и 10 ч. 1 указанной статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью (п. 36 Приказа Минтруда). Подпись работника под записью об увольнении с 1 сентября 2021 года не требуется.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Трудовая книжка может быть дополнена вкладышем, если все страницы одного из ее разделов заполнены.

Вкладыш – неотъемлемая часть трудовой, поэтому без нее он недействителен. Его оформление так же регламентировано правилами, подобно трудовой.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой проставляется штамп с надписью «Выдан вкладыш», указывается его серия и номер.

Эту запись нужно делать на титульном листе трудовой. Но может случиться так, что место для записи о выдаче последующего вкладыша уже не будет. Тогда запись вносится на титульный лист первого вкладыша.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Закончилась трудовая книжка – порядок действий

Завершение страниц в одном из разделов трудовой книжки может застигнуть врасплох неопытного сотрудника отдела кадров. Окончание листов в трудовой – вовсе не такая редкость! Что делать, если закончилась трудовая книжка? На этот случай предусмотрен вкладыш – нужно завести его, оформить, подшить и пронумеровать, а вовсе не начинать новую, как кто-то мог подумать.

Читайте также:
Приказ №302н по проведению медицинских осмотров с приложениями

Окончание трудовой книжки

Записи в трудовую книжку вносятся без каких бы то ни было сокращений для лучшей читабельности – это обязательное условие. В результате место в одном из разделов может довольно быстро закончиться, после чего неопытные сотрудники отдела кадров не знают, что же с этим делать и как вносить следующую запись.

Нужно ли приобретать новую

Да, иногда этот вопрос звучит именно так. Но на деле такой необходимости нет – иначе у некоторых работников, особенно часто пополняющих свою книжку новыми записями, их было бы по три-четыре, а это крайне неудобно. Вместо этого, приобретается вкладыш – обычно организация покупает их, как и сами трудовые, сразу партиями. Именно в него будет заноситься та информация, что не поместилась в документ. Более того: приобретать вторую книжку и заводить её запрещено, законодательством предписывается применить именно вкладыш, и таким образом продолжить использовать оригинальную трудовую. Нельзя, разумеется, и подшивать чистые листы непосредственно в основной документ.

Оформление вкладыша

Как правило, его заводят из-за того, что в книжке оказался полностью заполнен раздел «Сведения о работе», или же более приятный – «Сведения о награждении». Отметим: если одного не хватило, свободно можно завести второй и так далее – их количество не ограничено законодательством. Чтобы получить вкладыш, нужен запрос сотрудника отдела кадров, на основании которого составляется приказ руководителя – после чего он выдаётся работнику.

Это происходит за плату, соответствующую понесённым на его приобретение расходам. Расчёт может производиться либо при помощи выплаты наличных в кассу предприятия, либо перечислением на счёт компании, или же делает вычет из заработной платы. Иногда в действующих на предприятии нормативных актах оговаривается, что трудовые и вкладыши выдаются бесплатно. Компания обязана выдать документ бесплатно взамен испорченного, если порча произошла по её вине.

Внесение записей

Оформляется он точно так же, как и сама трудовая, но всё же остановимся на некоторых важных деталях.

Заполнять вкладыш должны у того работодателя, при работе у которого один из разделов трудовой оказался заполнен.

На его титульном листе нужно поставить ту дату, в которую он начал заполняться – дело в том, что иногда вместо этого ставят дату, когда была заведена трудовая, но это ошибка.

Вносящиеся в него данные должны быть актуальными, а не копировать имеющиеся в трудовой – так, за прошедшее время сотрудник мог сменить ФИО или приобрести новое образование.

Сделав записи на титульный лист, ответственный за ведение трудовой работник должен поставить подпись, а также печать компании, чтобы заверить его. Сам сотрудник тоже должен поставить свою подпись. После этого документ будет готов, и в него можно свободно вносить все необходимые записи. Но останется ещё одна важная делать – его следует вшить.

Вшивание

На первом листе рабочей книжки должен быть проставлен штамп о выдаче вкладыша, на котором указаны его реквизиты. Расположить штамп необходимо так, чтобы он не перекрыл другие надписи (обычно вверху листа). Вместо этого, иногда он может ставиться на внутренней стороне листа – это также допустимо. Если штампа у организации нет, допускается сделать надпись о выдаче от руки, однако, штампом всё же нужно обзавестись – законодательство предписывает, что он должен быть.

Отдельно от книжки вкладыш не будет действителен, а потому подшить его строго обязательно. При этом нет жёсткой регламентации того, как его следует вшить: например, нет обязательных указаний о месте, в которое его следует помещать, то есть действительными будут любые книжки и вкладыши – как помещённые в начало документа, так и в конец или же в середину.

Чаще всего его помещают в конец документа, перед самой задней обложкой. Важно, чтобы он был вшит, а не помещён иным образом – не допускается вклеивание, прикрепление степлером и тому подобное. Важно, чтобы он был скреплен надёжно, и не мог быть изъят, а затем возвращён на место без видимых изменений. Обычно его пришивают при помощи суровой нитки.

Нумерация

Она должна продолжать прежнюю – по каждому разделу отдельно. К примеру, если раздел заканчивался записью под номером 95, то во вкладыше нужно начать с номера 96 – тут всё просто.

Если данные о сотруднике изменяются, то эти изменения вносятся как в основной документ, так и во вкладыш. Если данные были внесены неверные либо неточные, то запись следует исправить. При этом недопустимо зачёркивание, взятие в скобки, замазывание при помощи корректора. Вместо этого, следует сделать запись о том, что предыдущая запись является неверной, и после неё внести правильную.

Неправильно заполненный вкладыш

При приёме нового сотрудника на работу обязательно следует провести тщательную проверку его документов – в том числе трудовой книжки и вкладыша в неё, если он имеется. Со стороны начинающих сотрудников отдела кадров иногда бытует довольно лёгкое отношение к этим проверкам, и если основной документ ещё просматривают, то вкладыш могут и вовсе не удостоить вниманием, поскольку его считают откровенно второстепенным, а отведённое на проверку документов время имеет свойство истекать.

Однако на деле, если вы сотрудник отдела кадров, следует проверить его со всей тщательностью: в частности, нередко можно найти расхождение в данных в самой книжке и во вкладыше из-за халатного заполнения на предыдущем месте работы – и если вовремя не выявить это, то затем отвечать придётся уже представителям отдела кадров именно на новом месте!

Важно проверить печати. Если есть хоть какие-то нестыковки, то не нужно принимать документ – до принятия он не стал вашей заботой, и можно отправить работника в компанию, откуда произошло его увольнение, чтобы там внесли все соответствующие исправления либо же начать новую трудовую.

Другие ситуации

Рассмотрим распространённые ситуации, возникающие со вкладышами:

  • Запись занесена не в тот раздел – тогда она нумеруется, затем вносится запись о её недействительности, указывается ФИО и должность написавшего это, ставится подпись. После этого она заново заносится уже раздел, где её настоящее место.
  • Смена фамилии работником – запись об этом факте должна быть внесена как в саму трудовую, так и во вкладыш. Потребуются такие документы, как свидетельство о рождении, паспорт, свидетельство о браке, если фамилия была изменена именно из-за замужества. Прежняя фамилия перечёркивается, а новая заверяется печатью компании.
  • Были внесены исправления непосредственно в текст – как уже упоминалось, делать это нельзя и, если такое всё же случилось, составляется акт об этом, после чего вкладыш уничтожается. Его номер перед этим вырезается и вклеивается в журнал учёта, чтобы подтвердить факт утилизации.
Читайте также:
Больничный с последующим увольнением: как уйти во время или перед отпуском

Оформляя вкладыши по всем правилам, можно сэкономить время как себе, так и сотрудникам, потому стоит их соблюдать. Если же вы, будучи работником, обнаружили неточность, обязательно стоит обратить внимание специалистов кадрового отдела на неё, поскольку в ином случае затем вам же придётся заниматься переоформлением документов.

Как сделать запись в трудовой книжке, если закончились пустые страницы

Нередко у кадровиков встает вопрос о том, если закончилась трудовая книжка, как правильно продолжить запись. В этом случае используют специальный вкладыш. Но при этом важно придерживаться различных правил его ведения.

Оформление

У гражданина, трудящегося много, может так получиться, что страницы в трудовой книжке, где указывают информацию о работе, заканчиваются очень быстро. Это случается по разным причинам, к числу которых относятся следующие:

  • смена места работы;
  • рост по карьерной лестнице;
  • множество поощрений, вносимых в документ.

Чтобы не начинать новую книжку, используют специальный вкладыш, который защищен от подделок. При этом придерживаются следующих правил.

  1. Работодатель, у которого закончился какой-то раздел, должен завести вкладыш.
  2. Титул заполняется той датой, когда заводится, то есть отличной от даты заведения трудовой книжки.
  3. Во вкладыше указывают данные о сотруднике, являющиеся действительными в настоящее время.
  4. На титуле расписывается кадровик, который ведет запись, и проставляется печать организации.
  5. Количество вкладышей может быть столько, сколько нужно. Их форма и разделы определены Постановлениями Правительства. Документ ведется в аналогичном порядке, что и книжка. Более того, отдельно от последней, он считается недействительным.

Вшивание

Помимо того, как сделать запись, нужно знать и о вшивании. Его начинают тогда, когда заканчиваются разделы об информации о работе и/или о награждениях. Специальных правовых актов, регулирующих правила вшивания документа, нет. Так же не имеется указаний о месте, где должен находиться документ, какой нитью происходит вшивание и сколько для этого нужно проколов. К этим деталям органы контроля придираться не будут.

Если подойти к вопросу с технической стороны, то его удобнее вшивать всередину. Однако, в этом случае будут отделены какие-то записи. Поэтому чаще вкладыш в трудовую книжку вшивают вконце, делая от 4 до 5 проколов между обложкой и последней страницей документа.

Закрепление должно осуществляться с использованием вшивания. Простого вкладывания будет недостаточно. Неправильным является и вклеивание, фиксация с помощью степплера или иных способов, так как все они не сохранят документ так же, что делать сможет вшивание.

По закону, каждой компании следует иметь собственный штамп. А если он отсутствует, то надо заказать. Как в случае с трудовой, так и вкладыш выдается за определенную плату. Работник может заплатить за нее через кассу или перечислить деньги. Но, кроме того, данные бумаги могут выдаваться и бесплатно, если такой порядок предусмотрен в соответствующем правовом акте.

Возможные ошибки

Иногда бывает и так, что те сотрудники, которые заполняют соответствующие документы, делают ошибки. Исправления тогда являются недопустимыми. Если речь идет о вкладыше, то его лучше утилизировать. Так как имеется уникальный номер, его вырезают и вклеивают в журнал учета. Частая ошибка наблюдается тогда, когда сделать запись решают в «Сведения о награждениях», вместо вписывания в данных о работе.

Такую ошибку совершают тогда, когда «Сведения о работе» являются заполненными до конца, а в кадровой службе были слишком невнимательны. Тогда, согласно специальным Правилам, на страницы допускается зачеркивание. Правильная запись со следующим порядковым номером будет сделана во вкладыше. В то же время запрещается:

  • применение нового бланка книжки вместо заполнения вкладыша;
  • перечеркивание слова во фразе раздела «Сведения о награждениях», чтобы заменить на «работе»;
  • фиксация разными способами чистых листов.

При заполнении вкладыша следует придерживаться следующих моментов:

  • документ продолжается вестись, так же как и книжка;
  • он не имеет юр. силы без предъявления трудовой;
  • если в процессе деятельности у сотрудника изменилось имя, то эту информацию отражают, как в трудовой, так и во вкладыше.

Когда на странице не осталось места, а запись еще не заканчивается, то ее переносят на вкладыш, начиная с места, на котором пришлось оборваться.

Если вкладыш не заводился, и печать не ставилась, но работник трудится на постоянной основе, ему следует обратиться к нанимателю с просьбой, чтобы вкладыш велся должным образом.

Изменение фамилии

Работодателю следует информировать работника о тех нюансах, которые должны учитываться при смене ФИО. Правила хранят в соответствующих кадровых и бухгалтерских документах. Сотрудник с изменившейся фамилией вправе прийти к директору с соответствующим заявлением, указав замену фамилии. Затем предпринимается следующее:

  • руководитель визирует заявление работника;
  • на основании этого документа кадровик вносит на листы трудовой соответствующую запись;
  • после этого издают приказ о смене фамилии;
  • в конце работник, ответственный за изменения, выполняет остальные действия.

На титуле меняют фамилию. Для этого зачеркивают ту, которая была, и вписывают другую. Запись делают на внутр. стороне, обычно, на обложке, и указывают ссылки на иные бумаги. Свидетельством об окончании этого действия является подпись и печать компании. В аналогичном порядке вносят изменения в личную карту работника.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: