Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в 2021 году. Утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

Порядок уничтожения документов

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

  1. Отбор документов, более не нужных
  2. Даты отбираемых документов
  3. Акт составлен, что дальше?
  4. Как утилизировать документы?
  5. Срок не истек, но больше хранить нельзя
  6. Какие документы лучше сохранить!
  7. Уничтожение электронных архивов
  8. Ответственность несёт руководитель

Уничтожение документации – необратимое действие, направленное на избавление от документов, которые больше не участвуют в делопроизводстве и не несут необходимой к использованию информации. Уничтоженные документы, по умолчанию, не могут быть восстановлены. Необратимость данной процедуры требует особо ответственного отношения к отбору документов, подлежащих уничтожению, и к самой процедуре.

Закон разрешает уничтожать только те документы, для которых истек предписанный законодательством срок хранения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Рекомендуется выждать еще некоторое время после официального истечения срока хранения документов во избежание непредвиденных ситуаций, при которых эти бумаги могут потребоваться.

Налоговый Кодекс РФ регламентирует все вопросы, касающиеся бумаг, связанных с налоговой отчетностью. Порядок хранения и уничтожения документации описан в Законе о бухгалтерском учете N 129 от 21 ноября 1996 г. Перечень № 41, действующий еще с советских времен (утвержден главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г. и отредактирован Росархивом 06.10.2000 г.), содержит перечисление сроков хранения различных типов документации.

Документы, составленные после 2010 года, следует хранить в течение времени, обозначенного в приказе Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Соответствующие формы актов приведены в Правилах работы архивных подразделений.

Отбор документов, более не нужных

Оценка документации, подлежащей утилизации, проводится обычно ежегодно. Необходимо из всего архива выбрать те бумаги, хранить которые дольше уже нет необходимости, а этот срок может отличаться для разных типов документации. Одному человеку, даже в небольшой организации, справиться с такой работой очень сложно, велика вероятность ошибки. Поэтому правилами архивного дела рекомендуется назначать для проведения экспертизы специальную комиссию минимум из трех человек.

Рекомендуемый состав комиссии:

  • представитель руководителя;
  • бухгалтер;
  • юрист;
  • архивариус;
  • секретарь (кадровик);
  • один из сотрудников.

ВАЖНО! Акт о выделении к уничтожению документов от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Лица, включенные в состав комиссии, утверждаются специальным приказом руководства. Можно менять состав ежегодно, а можно утвердить экспертов раз и навсегда.

Задачи комиссии:

  • отобрать документы, не подлежащие дальнейшему хранению, установив факт истечения их срока хранения;
  • составить акт о предоставлении документации к уничтожению;
  • подготовить документы к утилизации.

ВАЖНО! Если на некоторых документах, отобранных для уничтожения, имеется гриф секретности, их нужно оформить отдельным актом.

Даты отбираемых документов

Комиссия рассматривает только документацию заявленного в приказе временного промежутка. При этом срок хранения документа должен истечь на 1 января указанного в приказе года. Например, если начальник дал указание оценить документацию по 2012 год, то архивная масса, датированная 2013 годом и позже, не рассматривается, хотя ее сроки могут уже закончиться. Бумага, на которой стоит 2014 год, имеющая срок хранения 3 года, не может быть утилизирована до 2018 года, поскольку на начало 2017 года 3 полных года еще не прошли.

Акт составлен, что дальше?

Акт составлен, подписан главной экспертной комиссии и согласовывается ее членами, визируется руководством.

ВНИМАНИЕ! Если часть документации фирмы принято передавать на хранение в фонды государственного архива, то акты нужно обязательно согласовывать с архивной экспертной комиссией.

Подготовка к уничтожению:

  • изъятие соответствующих документов из места их хранения;
  • освобождение бумаг от скрепок, брошюровки, других видов соединений;
  • упаковка для транспортировки к месту уничтожения (оно может производиться и на территории самой фирмы).

НЕЛЬЗЯ! Категорически запрещается использование «осужденных» на утилизацию документов в других целях, например, в качестве черновиков и т.п.

Как утилизировать документы?

Небольшой объем бумаг может быть уничтожен силами самой организации, например, с помощью измельчителя (шредера). Самостоятельно сжигать бумаги не рекомендуется во избежание проблем с пожарной инспекцией. При уничтожении своими силами нужно составить акт в свободной форме.

Крупные партии документов нужно доставить для уничтожения в специальные компании. При этом к акту присоединяется квитанция, выданная компанией-уничтожителем, о том, что документы приняты на утилизацию.

Некоторые организации пользуются услугами агентств по сбору макулатуры, это значительно дешевле, но в таком случае не исключена нежелательная утечка информации.

Срок не истек, но больше хранить нельзя

Иногда приходится уничтожать документы, которые еще должны были бы храниться, но стали непригодными к прочтению и дальнейшему хранению. Такое случается, если хранимые бумаги были необратимо испорчены или повреждены. Причины повреждений могут быть различными – от банального несоблюдения правил хранения до чрезвычайных ситуаций и катастроф.

Читайте также:
Нормы списания ГСМ и формулы для расчета: образец таблицы

При оценке таких бумаг в акте надо отметить причину невозможности дальнейшего хранения документации.

Какие документы лучше сохранить!

Существуют обстоятельства, когда не стоит избавляться от документов даже с истекшим сроком. Сохранить во что бы то ни стало стоит такие бумаги:

  • документы, по которым идет или намечается судебное разбирательство;
  • финансовые документы, если в компании регистрировался убыток: их срок хранения увеличивается пропорционально убыточному периоду.

Бухгалтерские документы имеют свои особенности касательно сроков хранения. Несмотря на то, что законодательно их уничтожение регламентируется теми же законодательными актами, что и для других бумаг, в отношении данных бухучета действуют дополнительные законодательные нормы, прописанные в Налоговом кодексе и ФЗ «О бухгалтерском учете»:

  • все документы, касающиеся вычисления и уплаты налогов, нужно хранить не менее 4 лет (ст.23 НК РФ);
  • первичную бухгалтерскую документацию нужно сохранять в неприкосновенности в течение минимум 5 лет (ст. 29 ФЗ).

Уничтожение электронных архивов

Часто значительная часть документооборота ведется в электронной форме. Своевременная очистка электронного ресурса столь же необходима, как избавление от бумажной макулатуры.

С точки зрения закона, разницы в виде носителя не существует (ст. 5 ФЗ-125). Процесс уничтожения и актирования аналогичен тому, что проводится с бумагами.

Нюанс состоят в следующем: документ необходимо уничтожить вместе с носителем (диском, флэш-картой). Если же он записан на жестком диске компьютера, простое нажатие кнопки «delete» и перемещение файла в корзину не гарантирует его уничтожения. Даже спустя 8 циклов перезаписи можно восстановить уничтоженные файлы по «магнитному эху» (по стандартам Пентагона, это возможно и через 50 циклов).

Поэтому уничтожать электронные файлы можно либо долгой перезаписью, либо утилизацией винчестера (допустимо электромагнитное излучение, химическое воздействие, физическое разрушение). Только так можно быть уверенным, что документация уничтожена окончательно и не попадет в чужие руки.

НЕ ЗАБУДЬТЕ! При уничтожении электронного файла нужно вывести из употребления все копии, сделанные с него на другие носители, в том числе бумажные.

Ответственность несёт руководитель

Если уничтожены документы, которые должны были быть сохранены, то даже в случае правильного актирования ответственность несет руководитель. За нарушение сроков хранения документации и нарушение правил утилизации КоАп предусмотрены серьезные штрафы – от 2 до 3 тыс. руб., а за повторные нарушения – еще выше.

Уничтожение документов

Заказать

Основным документом, на основании которого проводится утилизация, выступает Акт о выделении к уничтожению, согласованный в установленном порядке. Его составление и согласование является логическим завершением проводимой экспертизы ценности бумаг. Применение списанных источников в хозяйственных целях запрещено. Отобранная и включенная в акт документация уничтожается на промышленном шредере, а в акте делается соответствующая запись. По желанию клиента уничтожение архивных и бухгалтерских документов может быть проведено в присутствии представителя компании заказчика.

Экспертиза ценности и списание документов с истекшими сроками хранения

65 руб. за 1 дело

Физическое уничтожение документов. Шредирование.

Цена зависит от объема документов/кол-ва папок

Наша компания не только отберет документы, подлежащие утилизации, но и организует их физическое уничтожение путем шредирования. Объем документации при этом может быть любым – от одной коробки до огромного архива. Процедура будет проводиться на промышленных шредерах, продуктом обработки выступит нечитаемая фракция, которая впоследствии направится на дальнейшее уничтожение. После того как утилизация архива полностью завершится, вам на руки будут выданы соответствующие документы, свидетельствующие о факте уничтожения.

Одним из самых важных этапов по утилизации документации, безусловно, выступает экспертиза ценности. Основополагающим является нормативный акт «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».
Мы имеем внушительный опыт по организации и проведению экспертизы ценности, а также налаженное взаимодействие с архивными учреждениями федерального уровня и субъектов РФ, что позволяет нам проводить экспертизу ценности, списание, уничтожение, используя последние практические решения и методические рекомендации. Кроме того, наши специалисты отличаются высокой квалификацией и соответствующими знаниями в области составления и оформления необходимой документации.

Обязанность хранения первичной документации для частных и государственных предприятий в России регламентирована на законодательном уровне, но часто именно с этим вопросом возникают проблемы. Одним из самых сложных в бухгалтерском деле является уничтожение документов. Именно это зачастую приносит много проблем как для организации, так и для архивного фонда, если процесс был проведён неграмотно и неправильно. Сегодня руководством к грамотному управлению документооборотом и списанию бухгалтерских архивов для большинства организаций служат 2 основных нормативных акта, которые действуют на федеральном уровне: «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ и «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ. Непосредственное уничтожение всегда происходит с некоторыми трудностями, которые не всегда могут быть найдены и описаны в этих нормативах.

Читайте также:
Квитанция об оплате услуг населению: скачать образец и бланк

1. Вызов архивиста в офис Заказчика

2. Проведение Экспертизы ценности документов

3. Отбор документов с истекшими сроками хранения

4. Составление акта о выделении документов к уничтожению

5. Физическое уничтожение документов (шредирование)

Способы уничтожения документов

Существует несколько способов уничтожения архива после списания. Закапывание, сжигание и химическая обработка почти не практикуются в связи с неэкологичностью и затратностью. Наиболее распространенным, доступным и универсальным методом является шредирование (измельчение).

Современные машины-шредеры для ликвидации архива измельчают бумагу на мелкие нечитаемые фракции. Обрезки перемешиваются, чтобы полностью исключить вероятность их восстановления. Метод требует минимальных финансовых затрат. Он отвечает стандартам экологической безопасности, полученные бумажные обрезки при желании можно сдать как вторсырье на предприятие, занимающееся переработкой отходов.

Как мы уничтожаем документы:

Термическая обработка (сжигание документов). Сжигание или термическая обработка в специальной печи позволяет полностью уничтожить любой носитель информации. магнитная. Этот способ предназначен для секретных документов и банковских карт. Уничтожение бумажных носителей методом сжигания- 100% гарантированное уничтожение. К сожалению, основным минусом данной услуги является высокая цена.

Уничтожение документов с помощью cтационарного промышленного шредера — наиболее выгодный и быстрый способ утилизации большого объема документации. Этот метод уничтожения применим только для бумажных носителей информации.

Уничтожение документов на вашей территории с использованием мобильного шредера . Автомобиль, на который установлен шредер , может приехать в любую точку г. Москвы и Подмосковья. Этот способ гарантирует уничтожение документов от 2 до 5 класса секретности в присутствии Заказчика.

Шредеры различаются по функциональности, размерам, мобильности. Современные промышленные агрегаты высокопроизводительные и мощные, быстро справляются с большими объемами.

Однако для многих компаний закупка такого оборудования нецелесообразна. Плюсы аутсорсинга уничтожения архива:

  • не требуется вкладывать средства в закупку дорогостоящего оборудования, которое не будет приносить доход;
  • не нужно выделять отдельное помещение под промышленный шредер;
  • отсутствие проблем вибрации и бумажной пыли, утилизации мусора.

Наша компания берет на себя организацию вывоза утилизации больших объемов бумажной массы. Документы могут быть уничтожены на территории Заказчика с использованием мобильного шредера ли на нашей территории на стационарном шредере, при этом документы могут транспортироваться в уже опечатанных коробах, и мы гарантируем конфиденциальность их уничтожения. При необходимости можно организовать поездки членов экспертной комиссии на место уничтожения для контроля процесса.

В процессе деятельности предприятия может образоваться внушительный объем бумажных документов. После истечения срока хранения очень важно своевременно и правильно обеспечить уничтожение ненужной бумаги. Для уничтожения документов можно выбрать любой из вышеперечисленных способов. Многие компании предпочитают обращаться к специалистам для уничтожения документов, поскольку это быстро, выгодно и удобно.

Документы, срок действия которых истек, могут занимать огромное пространство. Бумаги, хранение, которых нецелесообразно, рекомендуется незамедлительно уничтожать. Для проведения уничтожения в компании в обязательном порядке следует составить акт о документах, подлежащих к утилизации. Перед проведением процедуры проводится экспертиза ценности, на основании которой оформляется акт о том, какие документы выделены для измельчения. Это бумаги, потерявшие свою значимость, а также данные, сроки которых истекли.

Составление актов можно провести самостоятельно или доверить этот процесс профессионалам. Измельчение – наиболее приемлемый вариант, документы на уничтожении уже невозможно восстановить, к тому же это самый экономный способ. Количество уничтожаемых документов может быть абсолютно разным, работы ведутся с любыми объемами. Бумага измельчается в установленные сроки, полученный объем макулатуры можно сдать на повторную переработку.

Для работы в уничтожении используются современные шредеры, во время утилизации может присутствовать сотрудник компании для контроля. Акт об уничтожении, это официальный документ, без которого утилизация невозможна. Независимо от того, какое количество макулатуры документов, подлежат уничтожению, осуществляется погрузка для вывоза и утилизации, либо документы на уничтожении измельчаются на месте при помощи мобильного шредера.

Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:

или отправить запрос из формы обратной связи.

Уничтожение документов бухгалтерского учета

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок уничтожения первичных документов бухгалтерского учета.

Читайте также:
Налогооблагаемая временная разница в 2021 году. Временные разницы в бухгалтерском учете

Обязанность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена законодательно (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее – Закон о бухучете); ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее – Закон об архивном деле); ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ; ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). В компании должны быть проработаны все вопросы по правильной организации отдельных этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения документов.

Основания для уничтожения документов

Ориентирами по данным вопросам служат следующие нормативные документы:

Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч. 2 ст. 13 Закона об архивном деле), руководствуясь при организации и обеспечении работы своего архива упомянутыми выше Правилами (положение о работе архива организации будет являться приложением к учетной политике).

В Законе о бухучете минимальный срок хранения обозначен как “не менее пяти лет после отчетного периода”, но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191) срок хранения первичных учетных документов организация должна соблюдать в обязательном порядке независимо от того, была ли по этим документам налоговая проверка или нет.

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе сама разработать и утвердить порядок уничтожения документов.

При самостоятельной разработке такого регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами. Несмотря на то что Правила распространяются на государственные учреждения и на организации, обязанные обеспечивать сохранность документов Архивного фонда РФ, автор полагает, что предусмотренный ими порядок и предложенные формы документов могут быть полезны для всех остальных организаций.

Так, в Правилах указано, что документы, предназначенные для постоянного хранения, должны содержаться в архиве, который может быть самостоятельным структурным подразделением организации или быть подразделением в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) (п. 1.1.2 Правил).

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они находятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (пп. 2.4.5, 3.3.2 Правил). Порядок хранения бухгалтерских документов в организации также изложен в разделе 6 Положения, которым определены особенности хранения отдельных видов документов.

Следует отметить, что сроки хранения документов урегулированы рядом законодательных и нормативных актов и для одной и той же категории документов они могут быть разными, при этом одни и те же документы могут быть предназначены и для целей налогообложения, и для бухгалтерского учета. В таких случаях безопаснее руководствоваться тем документом, где установлен более длительный срок хранения.

Исчисление сроков хранения документов производят с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (абз. 3 п. 1.4 Перечня). Сроки хранения документов, относящихся к бухгалтерскому учету и отчетности, приведены в подразделе 4.1 раздела 4 “Учет и отчетность” Перечня.

Порядок уничтожения документов

Перед уничтожением документов следует провести их экспертизу. Для этого в организации приказом руководителя создают комиссию из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ “Об электронной подписи” с применением электронной подписи (письма Минфина России от 06.02.2012 № 03-03-06/1/67, от 13.09.2011 № 03-02-07/1-325, от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314).

По результатам экспертизы ценности документов составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Правил). Указанные описи и акты (приложения 1-4 к п. 2.4.1 Правил) рассматривает на заседании экспертная комиссия, и после их одобрения данной комиссией утверждает руководитель (п. 2.4.4 Правил).

Дела, подлежащие уничтожению, передают на переработку (утилизацию) (п. 2.4.7 Правил). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковывают. Передачу дел оформляют приемо-сдаточной накладной, в которой указывают дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию осуществляют под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Читайте также:
Учет материально-производственных запасов в бухгалтерском учете: МПЗ и ТМЦ, ПБУ, материальные ценности

Таким образом, в 2017 году организация может готовить к уничтожению документы, законченные делопроизводством, у которых истекли сроки хранения. Например, в отношении документов, минимальный срок хранения которых составляет пять лет, это будут документы, датированные не позднее 2011 годом.

Документальное оформление уничтожения документов

Документальное оформление уничтожения документов производится в определенной последовательности.

Издание приказа о создании экспертной комиссии, которая осуществляет экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности общества.

Формирование по итогам работы комиссии описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также составление акта (акт может быть составлен в произвольной форме, за основу которой взята примерная форма акта, содержащаяся в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (сюда включают документы, хранящиеся как в архиве организации, так и в структурных подразделениях).

Рассмотрение и утверждение экспертной комиссией описей и акта (которые затем утверждает руководитель организации).

Передача документов на утилизацию по накладной.

Способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно (химическое уничтожение, сжигание, измельчение (шредирование)).

Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек


Марина Пивоварова
, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

  • Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон
  • Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом
  • Как составить акт на уничтожение документов
  • Как не ошибиться с датой акта
  • Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны
  • Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов
  • Акт оформлен — как избавиться от макулатуры
  • Оформляем факт уничтожения документов
  • Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?
  • Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме
  • Итоги

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Читайте также:
Электронный журнал «Главбух» в 2021 году: бухгалтерская, справочная, правовая система, вип для коммерческой версии

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  • Перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, либо приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
  • Документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.

При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены перечнем-2010 и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.

Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.

Читайте также:
Нормы расхода материалов в строительстве и основные показатели

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?».

То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.

Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).

Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:

  • отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию;
  • избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.);
  • сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.

Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

Оформляем факт уничтожения документов

Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом важно указать в нем всю необходимую информацию.

Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее:

  • наименование документа и название компании, от имени которой он составляется;
  • дату оформления акта;
  • описание факта уничтожения документов (с указанием объема или количества, а также способа уничтожения);
  • подписи с расшифровками Ф. И. О. ответственных лиц.

Образец акта об уничтожении документов разработали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к К+ и переходите к образцу.

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно (с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК), руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов возможен штраф в размере от 5 000 до 10 000 руб.

Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.

В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).

Читайте также:
Штраф за несвоевременную сдачу отчета СЗВ-ТД в 2021 году

Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:

  • запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
  • нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
  • нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
  • необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.

О том, как уничтожают печати, читайте в статье «Порядок списания и уничтожения печатей (нюансы)».

Итоги

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом.

Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.

Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений

Практически каждая организация сталкивается с тем, что в процессе ее деятельности появляется внушительный объем бухгалтерских документов. А если они становятся невостребованными? Все ли документы следует уничтожать? И когда процедуру уничтожения таких бухгалтерских бумаг не помешает оформить документально? В статье будет рассмотрено, как это сделать правильно.

Сроки хранения документов бухгалтерии

Организации следует обеспечить надлежащее хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности, аудиторских заключений в течение не менее пяти лет после отчетного года. При этом в отношении отдельных категорий документов учета могут быть установлены более продолжительные сроки в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, утвержденными приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете»). Так, например, организация должна обеспечить постоянное хранение годовой бухгалтерской отчетности, передаточных актов, ликвидационных балансов, отчетности по МСФО, годовых отчетов о платежах и поступлении валюты, годовых расчетных ведомостей по отчислению страховых взносов, свидетельств о постановке на учет в налоговых инспекциях и ряда других документов.

Документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, такие как учетная политика и стандарты экономического субъекта, организация должна хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались.

В последнее время расширяется документооборот в электронном формате. Бухгалтерам следует иметь в виду, что электронные носители документов учета и средства программного обеспечения надлежит сохранять в течение пятилетнего срока, который исчисляется со следующего года после года, в котором они использовались последний раз.

Положения Налогового кодекса требуют хранить первичные документы в течение четырех лет, считая с года, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налога (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Уничтожение бухгалтерских и других учетных документов, отражающих экономическую деятельность организации, при наличии признаков банкротства влечет привлечение к уголовной ответственности (ст. 195 УК РФ).

Например, организация может перенести убыток на будущее в течение 10 лет в целях налогообложения. В этом случае четырехлетний срок хранения документов будет исчисляться по прошествии этих 10 лет. Получается, что для подтверждения правомерности переноса убытка необходимо хранить первичные документы в течение 14 лет.

Еще пример для исчисления срока хранения счетов‑фактур. Организация может применить вычет по НДС в течение трех лет после окончания соответствующего налогового периода. В частности, если по счету‑фактуре, полученному в I квартале 2015 года, организация применяет вычет через год, то срок исчисления для его хранения также отодвигается на год.

За сохранность документов организации несет ответственность ее руководитель. При смене руководства необходимо обеспечить их передачу, порядок которой организация определяет самостоятельно.

Уничтожение документов по истечении срока хранения

Уничтожение первичных учетных документов является правом, а не обязанностью организации. Проведение такой процедуры должно быть документально подтверждено соответствующими актами. В противном случае есть вероятность того, что уничтоженные документы могут быть запрошены контролирующими органами, учредителями, а подтвердить их отсутствие окажется нечем. В связи с чем их статус будет толковаться у организации как «в наличии», что может повлечь конфликтную ситуацию.

Читайте также:
Кто имеет право подписи путевых листов в 2021 году. Право подписи на путевых листах

Для оценки сроков хранения бухгалтерской документации руководитель организации может приказом (распоряжением) создать отдельную экспертную комиссию.

Не будет лишним, если в состав этой комиссии войдут квалифицированные сотрудники ведущих структурных подразделений фирмы, а также представитель делопроизводственной службы. Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя учреждения. А ее секретарем, как правило, является заведующий архивом (или лицо, ответственное за архив организации). На секретаря возлагаются, как правило, такие функции, как ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ею решений.

Экспертная комиссия может быть создана как постоянно действующий совещательный орган при руководителе предприятия. При этом комиссия может быть наделена правом в пределах своей компетенции:

  • давать рекомендации структурным подразделениям по вопросам разработки номенклатуры дел, экспертизы ценности документов;
  • запрашивать от руководителей отделов фирмы письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, а также другими правами.

Приведем примерную форму приказа о создании экспертной комиссии (см. образец 1).

В процессе своей работы комиссия составляет перечень документов, установленный законодательством срок хранения которых истек, и подписывает акт по его утверждению. После этого комиссия производит уничтожение документов согласно перечню, что также свидетельствуется актом, подписанным ее членами.

Если комиссия примет решение отправить невостребованные документы в качестве макулатуры, то этот факт можно оформить накладной. При этом накладная о передаче макулатуры должна иметь такие реквизиты как: дата передачи, количество переданных коробок (папок) и их вес. Отметим, что полученные денежные средства за макулатуру организации надлежит отразить в составе прочих доходов.

Для самостоятельной разработки положения о постоянно действующей экспертной комиссии фирма может руководствоваться рекомендациями, изложенными в Приказе Росархива от 19.01.1995 № 2, и Основными правилами работы архивов организации, принятыми решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Оформление процедуры уничтожения документов

При принятии решения об уничтожении бухгалтерских документов экспертная комиссия составляет акт. Форму такого акта организация разрабатывает самостоятельно.

После составления акта о перечне документов, подлежащих уничтожению, организации следует оформить сам факт их уничтожения. Сделать это можно с помощью разрыва документов вручную, с помощью автоматических уничтожителей документов – шредеров, посредством сжигания или передачи их в организации, собирающие макулатуру.

Засвидетельствовать факт физического уничтожения документации можно соответствующим актом, форму которого организация разрабатывает самостоятельно и утверждает приказом руководителя. При сдаче невостребованных документов в качестве утильсырья можно использовать накладную.

Приведем примерные формы актов для оформления процедуры уничтожения бухгалтерских документов, срок хранения которых истек (см. образцы 2 и 3).

Если документ утрачен

Если бухгалтерские и налоговые документы по каким‑то форс-мажорным причинам будут утрачены, например, в случае пожара или подтопления помещения, в котором они хранились, то организация обязана их восстановить. Минфин России в письме от 07.06.2013 № 03‑02‑07/1/21191 разъяснил, что документы необходимо восстанавливать в случае их утраты даже после проведения выездной проверки за тот период, к которому относились эти документы. Такая обязанность организации обусловлена другой – обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). При этом, как Минфин РФ отметил в письме, непредставление в установленный срок организацией в инспекцию документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, влечет ответственность, предусмотренную статьей 126 Налогового кодекса.

Однако у судов есть другая позиция, согласно которой, если истребуемые документы отсутствуют у организации, то она не может быть привлечена к ответственности по статье 126 Налогового кодекса, поскольку отсутствует такой необходимый элемент состава правонарушения, как вина. То есть инспекции следует доказать фактическое наличие истребуемых документов у организации для привлечения к ответственности по этой статье Налогового кодекса. А сделать это при их утрате вследствие пожара или залива помещения затруднительно. В этом случае ответственность за отсутствие бухгалтерских документов, счетов‑фактур предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса. Например, такая позиция отражена в постановлении ФАС Московского округа от 12.08.2013 по делу № А40‑82680/12‑20‑446.

Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрен административный штраф на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

Читайте также:
Выплата под отчет: код дохода в 2021 году

К уничтожению бухгалтерской документации следует подходить взвешенно, оценивая реальный срок ее хранения, требуемый законодательством, и актуальность.

Екатерина Егорова, редакция «ПБ»

Данная статья опубликована в закрытом разделе портала «Практическая бухгалтерия». Конкретные бухгалтерские вопросы с примерами решений и экспертными мнениями – максимум полезной и нужной информации на одном портале.
Получите доступ >>

Если у Вас есть вопрос – задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.

Выбор читателей

Горячая десятка вопросов об индексации заработной платы в 2022 году

Правила оформления больничных с 1 января 2022 года

Кто обязан размещать вакансии и отчитываться на сайте «Работа в России» с 2022 года

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Инструкция: уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Пошаговая инструкция по уничтожению документов

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации серьезными последствиями: крупными штрафами или уголовным преследованием. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Корректный порядок уничтожения документов состоит из нескольких этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия. Р уководитель издает приказ в произвольной форме о ее создании. Необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается. На основании критериев ценности определяется время сохранения, по требованиям, закрепленным в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя. Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, и те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их разрешено измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. Способ прописывают в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это приведет, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его составляют в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Особенности уничтожения секретной документации

Кроме обычных бумаг, в организациях встречается документация со специальными грифами — секретная. В 2020 году инструкция по уничтожению секретных документов состоит из шагов:

  1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
  2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
  3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами определяются специальным приказом руководителя организации.

Наказание за нарушения

В 2020 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:

  • для граждан — от 100 до 300 рублей;
  • для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:

  • для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
  • для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.

Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):

  • 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
  • 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
  • 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.

Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.

Читайте также:
Как заполнить сумму удержанного налога в строке 070 в 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года

Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.

Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:

  • принудительные работы;
  • запрет занимать определенные должности;
  • запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
  • лишение свободы на срок до 2 лет.

Как уничтожить бухгалтерские документы с истекшим сроком хранения?

Вопрос:

У нас накопилось много бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения. Как с ними поступить, чтобы не нарушить закон?

Ответ:

Бухгалтерские документы уничтожают по истечении сроков хранения, установленных законодательством. Перечень документов, выделенных к уничтожению, определяет комиссия. После этого документы уничтожают физически, о чём составляют акт.

Обоснование:

Рекомендуем при уничтожении бухгалтерских документов придерживаться следующего порядка.

Шаг первый

Создайте экспертную комиссию по уничтожению документов. Её персональный состав утвердите приказом руководителя организации. Основной задачей комиссии является отбор документов для уничтожения. В её состав включите специалистов, способных оценить практическое значение и сроки хранения документов. В частности, для экспертизы ценности бухгалтерских документов включите в комиссию бухгалтера.

Если в вашей организации сложная организационная структура (например, есть филиалы), то можно дополнительно создать центральную экспертную комиссию, которая будет координировать работу экспертных комиссий ( п. п. 4.7 , 4.9 Правил хранения документов, утверждённых Приказом № 526).

На экспертную комиссию могут быть возложены следующие обязанности:

  • выделение к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению, с составлением соответствующих актов;
  • участие в процедуре уничтожения документов с составлением акта об их уничтожении;
  • подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не установленных законодательно;
  • участие в разработке документооборота организации;
  • организация хранения документов.

Задачи и функции экспертной комиссии зафиксируйте в положении о такой комиссии. За основу можно взять Примерное положение об экспертной комиссии организации.

Шаг второй

Проведите экспертизу бухгалтерских документов. В ходе экспертизы комиссия изучает бухгалтерские документы и определяет их сроки хранения. По результатам экспертизы силами комиссии сделайте следующее ( п. 4.11 Правил хранения документов, утверждённых Приказом № 526):

  • составьте описи документов, отобранных для постоянного хранения;
  • выделите документы с истекшими сроками хранения.

Шаг третий

Составьте акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Укажите в акте перечень документов, выделенных к уничтожению . Вы можете включить в него только те документы, срок хранения которых закончился к 1 января года составления акта ( п. 4.11 Правил хранения документов, утверждённых Приказом № 526).

Вы можете использовать форму акта, приведённую в Правилах хранения документов, утверждённых Приказом № 526, или самостоятельно разработанную форму. Перечень документов, внесённых в акт, согласуйте на заседании экспертной комиссии. После этого акт утвердите у руководителя организации ( п. 4.11 Правил хранения документов, утверждённых Приказом № 526).

Кстати, вы можете не составлять указанный акт, а перечень документов, подлежащих уничтожению, привести непосредственно в акте об уничтожении бухгалтерских документов. Такой порядок должен быть установлен в локальном нормативном акте вашей организации.

Шаг четвёртый

Уничтожьте бухгалтерские документы и зафиксируйте это актом. Вы можете это сделать сами, например, силами экспертной комиссии, а можете привлечь специализированную организацию. В этом случае рекомендуем передачу бухгалтерских документов на уничтожение и их непосредственное уничтожение проводить под контролем экспертной комиссии или назначенного для этого работника организации.

Такой надзор обеспечит конфиденциальность сведений, содержащихся в уничтожаемых бухгалтерских документах. Для фиксации факта физического уничтожения бухгалтерских документов составьте акт об их уничтожении. Утверждённой формы такого акта нет, поэтому составьте его в произвольной форме.

В акте укажите:

  • перечень уничтоженных бухгалтерских документов или реквизиты акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  • способ уничтожения документов (например, измельчение документов в шредере или стирание информации в случае электронных документов). Если документы были уничтожены сторонней организацией, то включите в акт реквизиты первичного документа, оформленного по факту оказания услуги.

После уничтожения бухгалтерских документов акт подписывают члены комиссии и утверждает руководитель организации.

Узнать о том, как хранить бухгалтерские документы с учётом требований ФСБУ 27/2021 вы можете из готового решения .

Ответ подготовлен экспертами Линии консультаций «Что делать Консалт»

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: