Срок действия согласия на обработку персональных данных: период действия и хранения согласия, срок обработки данных

Срок действия согласия на обработку персональных данных: период действия и хранения согласия, срок обработки данных

Статья 9. Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных

(в ред. Федерального закона от 25.07.2011 N 261-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

1. Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом. В случае получения согласия на обработку персональных данных от представителя субъекта персональных данных полномочия данного представителя на дачу согласия от имени субъекта персональных данных проверяются оператором.

2. Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в пунктах 2 – 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 настоящего Федерального закона.

3. Обязанность предоставить доказательство получения согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных или доказательство наличия оснований, указанных в пунктах 2 – 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 настоящего Федерального закона, возлагается на оператора.

4. В случаях, предусмотренных федеральным законом, обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных. Равнозначным содержащему собственноручную подпись субъекта персональных данных согласию в письменной форме на бумажном носителе признается согласие в форме электронного документа, подписанного в соответствии с федеральным законом электронной подписью. Согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных должно включать в себя, в частности:

1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

2) фамилию, имя, отчество, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных);

3) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;

4) цель обработки персональных данных;

5) перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

6) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу;

7) перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

8) срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;

9) подпись субъекта персональных данных.

5. Порядок получения в форме электронного документа согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных в целях предоставления государственных и муниципальных услуг, а также услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных и муниципальных услуг, устанавливается Правительством Российской Федерации.

6. В случае недееспособности субъекта персональных данных согласие на обработку его персональных данных дает законный представитель субъекта персональных данных.

7. В случае смерти субъекта персональных данных согласие на обработку его персональных данных дают наследники субъекта персональных данных, если такое согласие не было дано субъектом персональных данных при его жизни.

8. Персональные данные могут быть получены оператором от лица, не являющегося субъектом персональных данных, при условии предоставления оператору подтверждения наличия оснований, указанных в пунктах 2 – 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 настоящего Федерального закона.

9. Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, устанавливаются уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных.

(часть 9 введена Федеральным законом от 30.12.2020 N 519-ФЗ)

Срок действия согласия на обработку персональных данных

Защита персональных данных
с помощью DLP-системы

С убъектам хозяйствования, независимо от формы собственности, необходимо собирать, обрабатывать, хранить персональные данные (ПДн) работников, партнеров по бизнесу и других лиц. Получать согласия на обработку персональных данных нужно с соблюдением требований законодательства. Оператору также нужно знать, сколько может действовать такое согласие, чтобы при выполнении любых действий с ПДн не нарушать требования законодательных актов.

Срок действия согласия

Хранить и обрабатывать личные данные оператор может на протяжении некоторого срока. Для этого нужно получить у субъекта ПДн одобрение на их использование, в котором указывается период его действия. Но в законе о персональных данных № 152 не указываются эти граничные сроки (гл. 2 з-на). Соответственно, нужно установить этот срок, опираясь на взаимно подписанное соглашение.

Предусматривается три варианта фиксации срока такого разрешения:

1. Можно установить ограниченное время на использование и хранение ПДн, прописав конкретную дату, до которой разрешение будет юридически законным. В таком случае нужно учитывать, что по окончании этого срока может понадобиться применить личные сведения гражданина. Но до оформления нового разрешения воспользоваться ими не разрешается, поэтому можно потерять много времени на документальные проволочки, что иногда тянет за собой проблемы. Нужно постоянно контролировать граничные сроки действия разрешения и до окончания указанной в нем даты оформить новое одобрение.

Читайте также:
Возврат алиментов после оспаривания отцовства и излишне уплаченных: как вернуть в 2021 году

2. Следующий способ: вписать в разрешение срок действия данного документа – до реализации условий, при которых обработка ПДн будет прекращена. В согласии гражданина на обработку его ПДн нужно указать какое-либо событие вместо конкретного числа. Это может быть дата увольнения сотрудника, выполнение какой-либо услуги. Такой формат срока действия разрешения более приемлем в плане уменьшения затрат времени на бумажную фиксацию этого разрешения. Пока сотрудник не уволился, не нужно контролировать его сведения, чтобы отслеживать срок действия полученного от него согласия. Также не требуется подписывать новое разрешение, если срок старого истек.

3. Можно воспользоваться комбинированным вариантом определения срока действия согласия, при котором устанавливается дата окончания и наступления конкретного события. Примером такого способа может служить оформление займа в банке. Кредитор рассчитывает использовать сведения о заемщике на протяжении трех лет после закрытия кредита. Соответственно, в соглашении указывается срок – на протяжении трех лет с даты окончания действия договора кредитования.

Содержание согласия

В законе о ПДн № 152-ФЗ прописан ряд обязательных требований в отношении оформления согласия на пользование личными сведениями, которые нельзя игнорировать. Во время формирования согласия важно тщательно проработать и внести следующую информацию:

  • цель – не каждый гражданин хочет, чтобы его личные сведения были доступны всем. Нужно указать в одобрении, с какой целью требуется обрабатывать ПДн, кто будет иметь доступ к этой информации. К примеру, если работник будет выходить на пенсию, кадровик должен передать его документы Пенсионному фонду. От оперативности передачи данных будет зависеть своевременность назначения пенсии. Но если сотрудник рассчитывает на действия с его личными данными исключительно для работы, он может проявить свое недовольство тем, что его руководством переданы сведения о нем для действий, не связанных с работой;
  • отрезок времени, на протяжении которого ПДн гражданина будут использоваться. Нужно прописывать срок действия согласия на обработку персональных данных. К примеру, работник два года назад прекратил трудовые отношения с компанией, а бывший работодатель предоставляет его личные сведения в целях оформления карты для зачисления заработной платы в определенном банке. Это может привести к недовольству бывшего сотрудника. Не нужно игнорировать необходимость установки периода обработки ПДн, чтобы избежать проблем с обращением работника в судебные органы или прокуратуру;
  • срок хранения документов с ПДн. Если согласие на использование персональных данных было дано для каких-либо конкретных целей, то их уничтожение должно быть произведено на протяжении 1 месяца после того, как цель достигнута. Это требование регламентировано статьей 21 ФЗ № 152. Как только стороны выполнят свои обязательства в отношении друг друга, сведения хранить не имеет смысла.

Нужно знать, что законодательство требует хранить документацию, касающуюся сотрудника, на протяжении 75 лет. Это касается и личной информации.

Продление сроков

Если необходимо продлить срок действия согласия на какой-либо период после окончания указанной в нем даты, выполнить это можно следующим образом:

  • заключить дополнительное соглашение;
  • сделать новое разрешение;
  • внести в его текст возможность автоматического продления на конкретный период.

Чтобы избежать конфликтов, недоразумений между сторонами, лицо, уполномоченное на обработку ПДн, должно владеть знаниями о требованиях актуального законодательства и обеспечить их выполнение.

Новое о персональных данных

Автор: Давыдова Е. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

С 1 марта 2021 года вступили в силу изменения в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ), касающиеся общедоступных персональных данных (ПД). Сейчас вместо них появились «персональные данные, разрешенные к распространению». О том, что это за данные, все ли сотрудники располагают ими, какие действия осуществлять работодателю в связи с изменениями и как составить согласие на распространение таких ПД, читайте далее.

Общедоступные персональные данные

Персональными данными по Закону № 152-ФЗ считается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту ПД).

На передачу или распространение данных о ком-либо требуется согласие их субъекта, за исключением случаев, установленных законодательством (согласие не требуется при передаче ПД определенным органам и в определенных случаях).

К сведению: не требуется согласие работника на передачу персональных данных третьим лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, в ФСС, ПФ РФ, налоговые органы, военные комиссариаты, прокуратуру, правоохранительные органы, ГИТ, суд (Разъяснения Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве»).

Ранее в Законе № 152-ФЗ было такое определение: общедоступные персональные данные – это ПД, доступ неограниченному кругу лиц к которым предоставлен с согласия субъекта ПД или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности. То есть эти данные размещались их субъектом или с его согласия в общедоступных источниках. Статья 8 Закона № 152-ФЗ относит к таким источникам справочники, адресные книги. Это также могут быть социальные сети и другие интернет-ресурсы.

Читайте также:
Образец заполнения справки о заработной плате 182н: скачать бланк бесплатно

К общедоступным сведениям относились фамилия, имя, отчество, год и место рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии, фото и др. Общедоступные сведения в любое время могли быть исключены из общедоступного источника по требованию субъекта ПД либо по решению суда или иных уполномоченных государственных органов.

Общедоступные данные по-новому

С 1 марта 2021 года вместо общедоступных данных появилось понятие «персональные данные, разрешенные субъектом персональных данных для распространения» – сведения о субъекте, доступ к которым субъект предоставил неограниченному кругу лиц путем дачи согласия на обработку этих ПД, разрешенных им для распространения в порядке, предусмотренном Законом № 152-ФЗ (ст. 3 Закона № 152-ФЗ).

При этом под распространением персональных данных в новой редакции понимаются действия, направленные на их раскрытие неопределенному кругу лиц.

К сведению: в прежней редакции закона распространением назывались действия, направленные на передачу ПД определенному кругу лиц или на ознакомление с ПД неограниченным кругом лиц, в том числе обнародование в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к ПД каким-либо иным способом.

Таким образом, прежде чем разместить для неограниченного круга лиц (на сайте организации, в печатных изданиях, в рекламе и т. д.) персональные данные работника, нужно получить его согласие.

Сколько согласий запрашивать?

В статье 9 Закона № 152-ФЗ уже установлена обязанность работодателей запрашивать у работника согласие на обработку персональных данных. Эта статья содержит и требования к оформлению такого согласия. В частности, оно должно быть конкретным, информированным и сознательным. Работник может дать его в любой позволяющей подтвердить факт получения такого согласия форме (письменно или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью), если иное не предусмотрено федеральным законом.

Это согласие работодатели уже давно должны были запросить у работников.

К сведению: отдельное письменное согласие оформляется на обработку специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни (ст. 10 Закона № 152-ФЗ).

В новой ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ прямо указано, что согласие на обработку персональных данных, разрешенных их субъектом для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта ПД на обработку его данных.

Таким образом, ранее составленные согласия на обработку персональных данных в соответствии со ст. 9 Закона № 152-ФЗ продолжают свое действие, в отношении них никаких изменений нет. А для размещения ПД работников в общем доступе работодатели должны запросить у работников отдельное согласие.

Обратите внимание: если работник сам раскроет свои личные данные, но не предоставит согласие, доказывать правомерность их распространения придется всем лицам, которые распространили эти сведения. Доказывать это понадобится и в случае, если ПД оказались раскрытыми неопределенному кругу лиц вследствие правонарушения, преступления или обстоятельств непреодолимой силы.

Требования к согласию

Основные требования к согласию установлены ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ.

Составляя согласие, работодатель должен предоставить работнику возможность определить список тех персональных данных, которые он разрешает распространять, по каждой категории (общие, специальные, биометрические).

В согласии должно быть четко сформулировано, на что конкретно согласен работник. Если он не согласен с распространением или не указал специальные условия обработки для некоторых категорий персональных данных и их перечень – такие сведения можно только обрабатывать, без распространения (передачи, предоставления и иных действий) неограниченному кругу лиц.

Если из согласия не совсем понятно, что можно делать с ПД, а что нельзя, лучше ничего не публиковать.

Обратите внимание: молчание или бездействие работника ни при каких обстоятельствах не может считаться согласием на обработку персональных данных, разрешенных для распространения.

Получает согласие работодатель в первую очередь непосредственно от работника. А с 1 июля 2021 года его можно будет оформить с использованием инфосистемы Роскомнадзора.

Работодатель обязан опубликовать информацию об условиях обработки персональных данных и запретах, наложенных субъектом, в течение трех дней после получения согласия. Где ее публиковать – пока непонятно. Придется ждать разъяснений Роскомнадзора.

Нельзя запретить публиковать персональные данные, если они распространяются в государственных, общественных и иных публичных интересах, определенных законами РФ.

Работник может в любой момент потребовать запретить распространение своих ПД. Это требование должно включать в себя фамилию, имя, отчество (при наличии), контактную информацию (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес) субъекта ПД и перечень данных, обработка которых подлежит прекращению. Действие согласия прекращается с момента получения работодателем такого требования.

Обратиться с запретом на распространение своих ПД субъект может к любому лицу, обрабатывающему его данные, при несоблюдении этим лицом требований ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ. Можно и обратиться в суд. Распространение данных должно прекратиться:

в течение трех рабочих дней с момента обращения;

или в срок, указанный в постановлении суда;

или в течение трех рабочих дней с момента вступления решения суда в законную силу.

Положения ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ не распространяются на случаи обработки персональных данных органами власти.

К сведению: уведомлять Роскомнадзор о том, что сотрудники дали согласие распространять информацию о них, не нужно (п. 4 ч. 2 ст. 22 Закона № 152-ФЗ).

Оформление согласия

Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных, разрешенных для распространения, разработаны Роскомнадзором, но не утверждены. Пока шаблон согласия не утвержден, приведем образец с учетом этих требований. Об изменениях будем держать вас в курсе.

Ректору
ФГБОУ ПО «Самарский государственный университет»
Владимирову Владимиру Владимировичу,
адрес местонахождения 123456, Самара, ул. Самарская, д. 1
ОГРН: 1234567890123 ИНН: 1234567890
ОКВЭД: 12.34 ОКПО: 12345678
ОКОГУ: 1234567 ОКОПФ: 12300 ОКФС: 12

От Иванова Ивана Ивановича,
паспорт серии 12 34 № 123456 выдан 12 января 2000 года
ОВД Самарского района г. Самары,
зарегистрированного по адресу 123456, Самара,
ул. Ленина, д. 1, кв. 23.
Адрес электронной почты:
ivanov@yandex.ru
Номер телефона:
+7 (123) 456-78-90

Читайте также:
Расписка об обязательстве выплатить деньги: образец о возврате средств и возмещении материального ущерба при затоплении, ответственность при порче имущества, сохранность при принятии на ремонт

Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения

Настоящим я, Иванов Иван Иванович, руководствуясь статьей 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», заявляю о согласии на распространение ФГБОУ ПО «Самарский государственный университет» моих персональных данных с целью размещения информации обо мне на официальном сайте ФГБОУ ПО «Самарский государственный университет» в следующем порядке:

Категория персональных данных

Перечень персональных данных

Разрешаю к распространению (да/нет)

Разрешаю к распространению не-ограниченному кругу лиц (да/нет)

Согласие на обработку персональных данных

Относительно недавно в России был введен в оборот новый документ под названием «Согласие на обработку персональных данных». Очень быстро он получил повсеместное распространение и на данный момент широко используется в самых разных организациях, начиная от государственных бюджетных учреждений и до коммерческих компаний.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Что собой представляет согласие

Согласие на обработку персональных данных – это письменное разрешение гражданина Российской Федерации, которое он дает заинтересованной стороне на получение, сбор, хранение и использование персональных сведений о себе.

Также документ гарантирует человеку то, что информация о нем будет применяться для строго определенных целей и будет защищена от неправомерных действий.

Когда чаще всего требуется согласие

Сейчас согласие необходимо писать почти повсеместно:

  • при подаче документов на ребенка в садик или школу;
  • при трудоустройстве;
  • при заключении договора с банком, страховой компанией и т.д.

Иными словами, везде, где гражданин предоставляет свои личные документы или документы лица, представителем которого он является, заполняет различного рода тесты и анкеты, он подписывается такое согласие.

Что вкладывается в термин «персональные данные»

Закон четко определяет это понятие: под персональными данными понимается вся информация, которая напрямую относится к человеку, как к физическому лицу. Это:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата и место рождения;
  • сведения из паспорта, трудовой книжки и прочих документов;
  • а также некоторые характеристики его личности.

При этом следует отметить, что согласие на обработку персональных данных требуется даже несмотря на то, что далеко не все эти сведения имеют характер конфиденциальных и закрытых.

В частности их условно можно поделить на три основных вида:

  1. общедоступные данные (ФИО, пол, дата, место рождения, гражданство и т.п.)
  2. биометрические (физиологические особенности индивида, его внешние параметры)
  3. специальные (народность, религия, здоровье и т.д.). Сюда же в некоторой степени относится и информация о месте работы человека, его отношениях с законодательством, привычках и т.п.

По закону, согласие на обработку персональных действий строго необходимо только тогда, когда оно касается двух последних из вышеназванных категорий, однако зачастую оно пишется и в отношении той информации, которая имеет позицию общедоступной.

Для чего формируется согласие на обработку при трудоустройстве

Когда человек устраивается на работу, он дает представителю работодателя свои личные документы: паспорт, трудовую книжку, СНИЛС, свидетельство об образовании, медкнижку, военный билет и т.д. Как только эти бумаги попадают на стол специалиста по кадрам, они получают статус конфиденциальных (что обеспечивается статьей 14 Трудового Кодекса РФ), поэтому для их дальнейшего использования (а без этого в кадровом делопроизводстве никак не обойтись), необходимо заручиться письменным согласием работника (п. 8 ст. 65 ТК РФ).

В этом документе должно быть подробно расписано, как, с какой целью и какие конкретно сведения из персональных данных будут применяться, обрабатываться и храниться.

Следует отметить, что по закону, вся персональная информация, предоставленная работодателю, может использоваться только в служебных целях.

Если сотрудник отказывается подписывать согласие

Законодательство РФ однозначно говорит о том, что согласие должно быть только и исключительно добровольным, то есть работодатель не имеет права принудить подчиненного подписать данный документ, поэтому в практике кадровых специалистов встречаются люди, которые отказываются подписывать согласие на обработку персональных данных.

Обычно это бывает вызвано тем, что они не понимают истинного назначения документа: защитить права работника, а напротив, опасаются, что личные сведения о них попадут в руки недобросовестных граждан.

В этих случаях закон допускает обработку персональных данных без согласия работника, но только тогда, когда это нужно для реализации условий и целей ранее заключенного трудового договора.

Здесь отдельно следует акцентировать внимание на том, что это касается только тех сотрудников организации, которые уже зачислены в ее штат, а вот в отношении новых работников согласие на обработку персональных данных получить необходимо – без него в большинстве случаев человека на сегодняшний день даже невозможно принять на работу. Связано это с тем, что между сторонами еще не заключен трудовой договор, а значит, у работодателя еще нет и обязанности его исполнять.

Читайте также:
Бланк командировочного листа и образец: скачать бесплатно

Логично, что администрация предприятия стремится избежать ситуаций, когда, например, даже в таких мелочах, как выписка пропуска на территорию компании, отсутствие согласия на обработку персональных данных может сыграть свою негативную роль.

Что грозит за разглашение персональных данных

Как уже говорилось выше, действия, которые работодатель может совершать с персональными данными работников, четко прописываются в тексте согласия.

Если полномочия в какой-то степени превышаются, а, тем более, если происходит какое-то злоупотребление, ответственность может наступить самая серьезная: начиная от дисциплинарной и административной, вплоть до уголовной.

Для того, чтобы сотрудник имел четкое представление о том, не выходит ли запрашиваемая у него информация за рамки нужной по закону или не превышаются ли полномочия работников предприятия по тексту согласия, следует заранее проанализировать документ (возможно даже воспользовавшись помощью квалифицированного юриста) и только тогда ставить под согласием свою подпись.

В частности, данные о том, отбывал ли гражданин срок в местах лишения свободы, нужна только тогда, когда должность, на которую он претендует, напрямую требует отсутствия судимости (иными словами, если соискатель хочет работать менеджером по рекламе, такие данные он имеет право не предоставлять).

Как уведомить

Законодательство гласит о том, что представители организаций должны извещать Роскомнадзор об обработке поступивших в их распоряжение всех персональных данных (статья 22 закона № 152-ФЗ). Посмотреть, исполняет ли работодатель эту норму закона можно на сайте данной госструктуры.

Можно ли отозвать согласие

Обычно действие с согласием на обработку персональных данных происходит так: устраиваясь на работу, человек подписывает документ, после чего благополучно о нем забывает. Но в некоторых случаях, возникает необходимость об отзыве ранее подписанного согласия. Как правило, это бывает, когда работодатель нарушает условия хранения, использования и обеспечения закрытости поступившей в его распоряжение информации, а также при увольнении.

Для того, чтобы оформить отзыв достаточно всего лишь написать заявление в свободной форме, потребовать в нем прекратить сбор, обработку, использование, хранение персональных данных и уничтожить всю информацию о подчиненном (сослаться надо на закон № 152-ФЗ: п. 1 ст. 9 и п. 5 ст. 22).

Это требование должно быть выполнено не позже чем через месяц после написания отзыва.

Образец согласия

Согласие пишется в произвольной форме или по шаблону, который разработан и утвержден внутри организации. При этом в бланке обязательно должны быть следующие данные:

  • наименование компании-работодателя;
  • место и дата составления документа;
  • фамилия, имя, отчество работника, его паспортные данные и сведения о месте жительства.

Далее в основной части подробно указывается:

  • каких именно персональных данных касается документ;
  • в каких целях и что именно допустимо с ними делать;
  • срок действия согласия и возможность его отзыва (хотя это итак гарантировано законодательством).

Обязательно следует поставить отметку о том, что согласие написано без принуждения и в добровольном порядке. После того этого под документом ставится подпись.

СОГЛАСИЕ
НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Я, Ковтун Инна Олеговна, паспорт 2495 564738, выдан Ленинским РОВД г. Иваново, адрес регистрации: г. Иваново, ул. Мельничная д.73, кв. 8, даю свое согласие ОАО «КомЖилФонд» на обработку моих персональных данных. Согласие касается фамилии, имени, отчества, данных о поле, дате рождении, гражданстве, типе документа, удостоверяющем личность (его серии, номере, дате и месте выдачи), а также сведений из трудовой книжки: опыте работы, месте работы и должности.

Я даю согласие на использование персональных данных исключительно в целях формирования кадрового документооборота предприятия, бухгалтерских операций и налоговых отчислений, а также на хранение всех вышеназванных данных на электронных носителях. Также данным согласием я разрешаю сбор моих персональных данных, их хранение, систематизацию, обновление, использование (в т.ч. передачу третьим лицам для обмена информацией), а также осуществление любых иных действий, предусмотренных действующим законом Российской Федерации.

До моего сведения доведено, что ОАО «КомЖилФонд» гарантирует обработку моих персональных данных в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Срок действия данного согласия не ограничен. Согласие может быть отозвано в любой момент по моему письменному заявлению.

Подтверждаю, что давая согласие я действую без принуждения, по собственной воле и в своих интересах.

Новые правила обработки и распространения персональных данных с 1 марта 2021 года

Изменения в законе о персональных данных с 1 марта 2021 года

Федеральный закон № 519-ФЗ от 30.12.2020 дополнил закон о персональных данных новой статьей 10.1, которая регулирует порядок обработки персональных данных, разрешенных гражданами для распространения.

Под персональными данными, разрешенными для распространения, понимается любая открытая информация о человеке, в том числе его контактные данные. При этом под распространением персональных данных понимаются действия, направленные на раскрытие этих данных неопределенному кругу лиц (п. 5 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Таким образом, говоря о персональных данных, разрешенных для распространения, всегда имеются в виду общедоступные сведения о человеке, получить которые может неограниченный круг лиц. То есть практически любой желающий. Именно порядок обработки таких данных и регулирует новый закон. И хотя неограниченный доступ к такой информации осуществляется с согласия самих граждан, до последнего момента такое согласие могло получаться операторами персданных по умолчанию. Например, давая согласие на обработку персональных данных какому-либо сайту, магазину или банку, гражданин зачастую автоматически соглашался на распространение информации о себе среди неограниченного круга всех прочих лиц. При этом о предоставлении неограниченного доступа к своей личной информации он мог и не догадываться.

Читайте также:
Зарплата водителя скорой помощи в 2021 году: сколько зарабатывает в Москве, области и регионах, сколько получает водитель СМП в Санкт-Петербурге

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. С 1 марта 2021 года изменился порядок обработки персональных данных, разрешенных гражданами для распространения.

2. Согласие на распространение персональных данных теперь оформляется отдельно от всех прочих соглашений, связанных с обработкой персональных данных.

3. Получить согласие гражданина на предоставление неограниченного доступа к его личной информации в рамках разрешения на обработку персданных нельзя. Нужно заключить отдельное соглашение, в котором гражданин четко дает понять, к каким конкретно сведениям и в каком объеме он разрешает неограниченный доступ третьих лиц.

4. Конкретные требования к содержанию согласия на обработку данных, разрешенных для распространения, будут установлены отдельным приказом Роскомнадзора.

5. Гражданин вправе установить запрет на передачу (кроме предоставления доступа) своих общедоступных данных неограниченному кругу лиц.

6. По новым правилам физлицо в любое время может обратиться к любому оператору персональных данных с требованием прекратить передачу (распространение, предоставление и доступ) своих общедоступных персональных данных. Обосновывать данное требование не нужно. Оператор персданных обязан в течение трех рабочих дней изъять эти сведения из общего доступа.

7. Неправомерная (без соответствующего согласия) обработка и распространение общедоступных персональных данных, равно как и отказ от их удаления из общего доступа по требованию граждан, влечет штраф для ИП и должностных лиц организаций от 10 000 до 20 000 рублей, а для организаций – от 60 000 до 100 000 рублей.

Существующий правовой пробел позволял любым третьим лицам осуществлять сбор и последующее бесконтрольное использование общедоступных персональных сведений, в том числе и в социальных сетях. Причем собранные таким образом сведения зачастую используются третьими лицами в целях, отличных от цели их первоначального распространения, – для рассылки рекламы, предложения услуг и т.д.

Новые правила исключают для операторов персданных и третьих лиц подобную возможность и устанавливают четкие правила дачи согласия на распространение и обработку общедоступных личных сведений.

Одновременно вступившие в силу поправки регламентируют процедуру отзыва согласия на распространение общедоступных персональных данных, а также определяют последствия несоблюдения операторами порядка получения согласия на их обработку и распространение.

Все это позволит избежать бесконтрольного использования третьими лицами общедоступных сведений о гражданах вопреки целям их первоначального получения и обработки.

Согласие на обработку данных, разрешенных к распространению

Теперь согласие на распространение персональных данных оформляется отдельно от всех прочих соглашений, связанных с обработкой персональных данных. То есть получить согласие гражданина на предоставление неограниченного доступа к его личной информации в рамках разрешения на обработку персданных нельзя.

Для этого необходимо заключить отдельное соглашение, в котором гражданин четко дает понять, к каким конкретно сведениям и в каком объеме он разрешает неограниченный доступ третьих лиц.

Получение такого согласия автоматом и по умолчанию также не допускается. В этих целях закон прямо установил правило, согласно которому молчание или бездействие физлица ни при каких обстоятельствах не может считаться согласием на обработку его персональных данных, разрешенных для распространения (ч. 8 ст. 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Согласие должно быть конкретным, информированным и сознательным. Согласие во всех случаях должно содержать перечень сведений, разрешенных к распространению среди неограниченного круга лиц. Причем компании, получающие такое согласие, должны обеспечить физлицу возможность самостоятельно определить содержание данного перечня персональных данных. Это значит, что теперь любой магазин, кредитная организация, новостной портал и прочие операторы персданных, запрашивающие согласие на их передачу, обязаны уточнять у гражданина, какие именно сведения о нем можно публиковать и распространять для неограниченного доступа.

Конкретные требования к содержанию согласия на обработку данных, разрешенных для распространения, будут установлены отдельным приказом Роскомнадзора (п. 3 ст. 1 Федерального закона № 519-ФЗ от 30.12.2020).

В согласии гражданин вправе установить запрет на передачу (кроме предоставления доступа) своих общедоступных данных неограниченному кругу лиц. Это значит, что если в согласии будет установлен подобный запрет, то третьи лица будут иметь доступ к личным данным физлица, но не смогут их передавать другим лицам для дальнейшего использования, обработки и распространения.

Право на установление такого запрета является безусловным. Отказ оператора в установлении данного запрета не допускается (п. 3 ст. 1 Федерального закона № 519-ФЗ от 30.12.2020). Если гражданин установит в согласии запрет на дальнейшую обработку и распространение своих общедоступных сведений, оператор, первоначально получивший согласие, обязан будет публично уведомить о таком запрете всех третьих лиц.

Информацию об условиях обработки и о наличии запретов в отношении общедоступных сведений оператор персональных данных обязан публиковать не позднее 3 рабочих дней с момента получения согласия на обработку и передачу таких данных неограниченным кругом лиц (п. 10 ст. 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Если в полученном оператором согласии отсутствует прямое волеизъявление физлица на возможность использования его личных данных неограниченным кругом лиц, то персональные данные могут обрабатываться только самим оператором без права их публикации в открытом доступе (п. 4 ст. 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Читайте также:
Как взыскать алименты с безработного и с неработающего официально отца в 2021 году

При этом само согласие на обработку и передачу общедоступных персональных данных должно передаваться непосредственно компании, запрашивающей такое согласие. С 1 июля подобное согласие можно будет передавать через специальный электронный сервис Роскомнадзора.

Отзыв согласия на обработку и распространение общедоступных персональных данных

Важнейшее нововведение Федерального закона № 519-ФЗ от 30.12.2020 – это презумпция неправомерности распространения и обработки общедоступных личных сведений третьими лицами. Гражданам, желающим удалить свои персональные данные из общего доступа, больше не придется доказывать неправомерность их обработки третьими лицами.

Теперь обязанность предоставить доказательства законности распространения и обработки общедоступных персональных данных лежит на каждом лице, осуществившем их распространение (п. 2 ст. 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

По новым правилам физлица в любое время вправе обратиться к любому оператору персональных данных с требованием прекратить передачу (распространение, предоставление и доступ) своих общедоступных персональных данных. Обосновывать данное требование не нужно. Оператор персданных обязан удалить персональные данные физлица из общего доступа по факту получения соответствующего требования.

При этом требование о прекращении передачи общедоступных данных должно содержать следующие сведения (п. 12 ст. 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ):

  • ФИО заявителя;
  • контактную информацию заявителя (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес);
  • перечень персональных данных, обработка которых подлежит прекращению.

Причем все вышеуказанные персональные данные могут обрабатываться только оператором, которому было направлено требование. С момента получения оператором персданных указанного требования действие согласия физлица на обработку его общедоступных сведений считается прекращенным.

Получив от физлица требование о прекращении передачи общедоступных сведений, оператор персданных обязан в течение трех рабочих дней изъять эти сведения из общего доступа (п. 14 ст. 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). В противном случае он понесет административную ответственность по ст. 13.11 КоАП РФ (нарушение законодательства в области персональных данных).

Новые штрафы за нарушение правил обработки персональных данных

Неправомерная (без соответствующего согласия) обработка и распространение общедоступных персональных данных, равно как и отказ от их удаления из общего доступа по требованию граждан, влечет для организаций и ИП штрафы по ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ. Эта норма предусматривает для ИП и должностных лиц организаций в размере от 5 000 до 10 000 рублей, а для самих организаций – от 30 000 до 50 000 рублей.

Но уже с 27 марта 2021 года штрафы за совершение вышеуказанных нарушений будут в значительной степени увеличены (Федеральный закон от 24.02.2021 № 19-ФЗ). Так, штраф для ИП и должностных лиц организаций составит от 10 000 до 20 000 рублей, а для организаций – от 60 000 до 100 000 рублей.

Повторное нарушение повлечет взыскание штрафа с должностных лиц организаций в размере от 20 000 до 50 000 рублей, с ИП – в размере от 50 000 до 100 000 рублей, а с организаций – в размере от 100 000 до 300 000 рублей (новая ч. 1.1 ст. 13.11 КоАП РФ).

Одновременно будут увеличены штрафы и за саму обработку персональных данных без получения соответствующего согласия в письменной форме (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ). Сейчас обработка персональных данных без согласия гражданина грозит физлицам штрафом в размере от 3 000 до 5 000 рублей, должностным лицам – от 10 000 до 20 000 рублей, а организациям – от 15 000 до 75 000 рублей. Такие же штрафы назначаются и за обработку персональных данных с нарушением требований к составу сведений, включаемых в согласие.

С 27 марта обработка персональных данных без разрешения повлечет наложение на физлиц штрафа в размере от 6 000 до 10 000 рублей. Должностным лицам организаций и ИП совершение этих нарушений обойдется штрафом в размере от 20 000 до 40 000 рублей, а организациям – от 30 000 до 150 000 рублей.

Новые правила обработки персональных данных сотрудников с 2021 г. в 1С: Бухгалтерии

Бухгалтеры и специалисты по кадровому учету уже давно привыкли, что при приеме на работу нового сотрудника у него нужно брать Согласие на обработку персональных данных. А если сотрудник отказывается подписывать его? Какие штрафы ждут организацию за отсутствие этого документа? Да и как показывает судебная практика по таким вопросам, не все так просто, как кажется на первый взгляд. В этой статье мы подробно разберем все нюансы и расскажем о нововведениях в работе с личными данными в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0.

В рамках трудовых отношений компании — работодателю необходимо обладать личными данными физ. лица для корректного оформления кадровых документов и выполнения работником своих трудовых функций.

Персональные данные (по тексту далее ПДн) — это информация, которую можно отнести к конкретному физ. лицу (Закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Как правило, такими данными является Ф.И.О., сведения о предыдущих местах работы, паспортные данные, и прочие.

Стоит заметить, что работодатель вправе запрашивать только те сведения, которые нужны для выполнения должностных обязанностей. Это значит, что информацию, касающуюся национальной принадлежности, политических взглядов, вероисповедания и другие подобные сведения работодатель запрашивать не имеет права.

Читайте также:
Медицинская книжка при приеме на работу: как сделать и получить, перечень профессий, штраф за отсутствие, кто должен оплачивать

Форма согласия

Форма документа не регламентирована, а значит может составляться по шаблону, разработанному фирмой самостоятельно. Но следует помнить, что статья 9 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ содержит перечень обязательных требований.

Новые правила с 2021 года

1 марта произошли изменения в ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ, которые внес ФЗ от 30.12.2020 № 519-ФЗ.

Рассмотрим основные нововведения.

1. Появился документ «Согласие на распространение ПДн сотрудника».

Теперь, получив от сотрудника согласие на обработку ПДн, компания не может их распространять. Для этих целей необходимо получить от физ. лица отдельный документ, который позволяет оператору распространять данные, например, размещать их на сайте компании, на доске почета, передавать банку и другое. В этом документе важно предоставить сотруднику возможность указать какую именно информацию он разрешает распространять работодателю.

2. Молчание субъекта ПДн не может быть расценено, как согласие на распространение ПДн. Это актуально и для бездействия сотрудника (п. 8 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).

3. Любые ПДн о физ. лице можно публиковать только при наличии его письменного согласия, даже если лицо самостоятельно их разместило в общедоступном месте (интернет или социальные сети). Раньше такие личные данные можно было распространять без получения согласия от их владельца (п. 2 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).

Отказ от согласия

В случае, если сотрудник не дал согласия на распространение ПДн, но при этом дал согласие на обработку, то работодатель не в праве передавать информацию третьим лицам (п. 4 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).

Правило не распространяется на передачу ПДн гос. органам (ИФНС, ФСС, ПФР, полиции и другим).

Стоит отметить, что сотрудник и вовсе может отказаться от дачи согласия на обработку ПДн. Но это не значит, что работодатель не вправе обрабатывать такие данные. Это возможно в случаях, указанных в ч. 2 ст. 9 Закона № 152-ФЗ. Одним из которых является выполнение возложенных законом обязанностей на компанию.

Как работодателю получить согласие?

Получить согласие на распространение ПДн можно двумя способами:

1. Непосредственно у физ. лица, то есть с личной подписью на бумаге;

2. Через информационную систему Роскомнадзора. Любое физ. лицо может подключиться к системе для того, чтобы указать какие ПДн и кому он разрешает распространять.

Оператор, в свою очередь, также имеет возможность подключиться к данной системе и не получать от конкретного физического лица письменное согласие, а использовать информацию, содержащуюся в системе Роскомнадзора. Это возможность станет доступной с 1 июля 2021 года.

Форма документа

Требования к содержанию согласия на распространение персональных данных утверждены Приказом Роскомнадзора от 24.02.2021 N 18. Стоит заметить, что не нужно уведомлять Роскомнадзор о своем намерении распространять персональные данные, имея на это разрешение субъекта.

Можно ли получить одно согласие от работника, прописав в нем все возможные цели обработки/распространения?

Зачастую документ «Согласие» содержит в себе не одну цель обработки и не одно третье лицо, которому распространяется информация, а сразу несколько, что по мнению Роскомнадзора противоречит действующему законодательству.

Согласно позиции ведомства, на каждую цель и на каждое третье лицо, которому разглашается информация о физическом лице, должно быть свое согласие. Это следует из ч. 4 ст. 9, ч. 5 ст. 18 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

В этих статьях «цель обработки» и третье лицо указаны в единственном числе, следовательно, совмещать несколько целей и несколько третьих лиц в одном документе неправомерно.

Данное правило применимо ко всем случаям, когда необходимо получить письменное согласие работника.

Судебная практика на данный момент не на стороне работодателя (Постановление от 15 января 2018 г. по делу № А40-81171/2017). В связи с этим компаниям придется оформлять большое количество согласий от работников, чтоб соблюсти нормы законодательства.

Отзыв согласия

Работник организации в любой момент имеет право отозвать свое согласие на обработку и распространение персональных данных.

Для этого ему достаточно будет подтвердить свое решение письменным требованием в произвольной форме.

В документе следует указать:

  • ФИО заявителя;
  • контакты заявителя;
  • ПДн, обработку и распространение которых необходимо прекратить.

Работодатель должен прекратить пользоваться информацией в течение трех рабочих дней. Иначе сотрудник имеет право обратиться в суд (п. 14 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).

Не стоит забывать, что есть ПДн, на обработку которых согласие сотрудника не требуется, например, те, что нужны для исполнение трудового договора. Все остальные данные компании-работодателю стоит уничтожить.

Штрафы

Компаниям и ИП однозначно стоит уделить внимание новшествам, описанным выше, так как штрафные санкции увеличились вдвое.

Начиная с 27 марта 2021 г. за работу с ПДн сотрудников без их письменного согласия ИП ждет штраф от 20 000 до 40 000 руб., организации, при аналогичном нарушении должны будут уплатить от 30 000 до 150 000 руб.

Если же ИП нарушит законодательство повторно, то штраф будет составлять от 100 000 до 300 000 руб., а для компаний — от 300 000 до 500 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП). Наказание за такое правонарушение может последовать в течение года (ст. 4.5 КоАП РФ).

Подведем итог: правила обработки личных данных касаются абсолютно всех физических и юридических лиц.

В этой связи, работодателям целесообразно брать с сотрудников:

Читайте также:
Основания приостановления статуса адвоката и его последствия

1. согласия на обработку персональных данных;

2. согласия на распространение персональных данных.

Документы составляются в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Игнорирование правил обработки и распространения данных может привести к серьезным финансовым потерям.

Учет персональных данных в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0

В программах 1С новый документ «Согласие на распространение персональных данных» на данный момент не реализован. Но и о наличии согласия на обработку персональных данных знают далеко не все бухгалтеры.

Первое, что необходимо знать — это то, что все данные хранятся в карточках физ. лиц. При приеме на работу личные данные субъекта в справочнике «Физические лица» заполняются автоматически на основании справочника «Сотрудники».

Не заметить кнопку, выводящую на печать нужный нам документ сложно, ведь она располагается прямо на панели инструментов

Рассмотрим подробнее алгоритм заполнения Согласия на обработку ПНд.

Основные сведения о физ. лице и о компании заполняются автоматически.

Следует проверить отраженные программой информации и заполнить следующие строки:

1. Ответственный за обработку — выбираем работника организации, на которого возложена ответственность за обработку данных;

2. ФИО ответственного лица для печати.

Самая частая ошибка в этом документе — это дата получения согласия.

Зачастую документ печатают позже необходимой даты и уделяют внимание лишь полю «дата», меняя значение на корректное, но забывают сменить дату в поле «согласие получено».

В итоге показатели в этих полях существенно различаются и могут не соответствовать действительности.

Поле «Срок действия» заполняется только в том случае, если согласие предоставлено на определенные период времени, иначе конечную дату устанавливать не нужно, согласие будет бессрочным.

Распечатать документ можно в формате Word или в табличном формате 1С.

При получении от сотрудника письменного заявления на отзыв согласия на обработку ПДн, есть возможность сформировать одноименный документ из «Согласие на обработку ПДн».

Нужная для этого кнопка располагается на панели инструментов.

В отзыве снова заполняем ответственное лицо и его ФИО.

Особое внимание стоит уделить полям «Дата» и «Согласие отзывается». Они должны соответствовать дате заявления работника. Документ оповещает нас о том, что ранее у субъекта было получено Согласие.

В нашем примере оно было бессрочным. Данный документ не имеет печатной формы, но в 1С сведения регистрируются.

Все полученные и отозванные физическими лицами согласия можно найти в отчетах по кадрам.

Здесь интересны сразу два отчета, выделенные на скриншоте ниже. Они позволяют отследить действующие согласия и согласия, по которым истекает срок действия.

Также возможно увидеть отзывы согласий сотрудников.

Сформируем отчет по действующим согласиям.

У Васильева К.М. дата получения согласия и дата документа основания совпадают, чего нельзя сказать о Березовском А.

Двойным щелчком мыши по документу основанию можно открыть Согласие на обработку ПДн.

Дата получения согласия существенно отличается от даты создания документа. Если различие дат является ошибкой, то это необходимо исправить.

Обратим внимание, что в документе установлена дата, до которой будет действовать согласие, т.е. данное согласие не бессрочно.

Теперь сформируем отчет «Согласие на обработку ПДн, срок действия которых истекает».

По этому отчету легко проследить сроки действия согласий. Если данное поле пустое, значит согласие действует бессрочно. Также с помощью этого отчета можно увидеть отзывы согласий.

В соответствии с ФЗ от 27.07.2006 No 152-ФЗ работодатели обязаны сохранять конфиденциальность персональных данных, полученных от физических лиц.

В 1С можно отследить информацию по работе пользователей с данными.

Для этого необходимо произвести следующие настрой программы. Переходим в «Администрирование» — «Настройки пользователей и прав».

Раскрываем группу «Защита персональных данных».

Сначала зайдем в «Настройки регистрации событий доступа к персональным данным».

По умолчанию здесь не проставлены галочки, но для того, чтобы программа регистрировала события доступа к ПДн, необходимо проставить галочки вручную.

Список данных предопределен. Пользователю надо выбрать ту информацию, по которой предполагается отслеживание изменений.

После того, как в программе будут установлены необходимые галочки, станет доступен журнал «Защита персональных данных».

Данный журнал позволяет отследить действия сотрудников в программе.

Важно, чтоб каждый из них заходил под своим именем и паролем. Регистрация в программе происходит в режиме реального времени. В журнале удалить данные нельзя. Все необходимые кнопки по отбору вынесены на панель инструментов.

Таким образом программа 1С позволяет регистрировать события доступа к персональным данным физических лиц.

РАЗБОР ФСБУ 6/2020, 26/2020

Какие конкретные действия предпринять бухгалтеру, чтобы выполнить переход на новые ФСБУ правильно и своевременно? Какие проводки сделать в бухучете?

Только 31 января (понедельник) пошаговый разбор перехода на новые стандарты на трехчасовом вебинаре с Сергеем Верещагиным.

Новый законопроект о персональных данных: как изменилась работа рекрутеров

⏱ Время прочтения — 9 минут

В эпоху цифровизации персональные данные (ПД) называют информационным товаром и «нефтью XXI века». В 2021 году серьезно изменился порядок обращения с ПД. Законопроект о распространении персданных привел к масштабным изменениям — часть из них вступила в силу в марте, а с 1 сентября 2021 года вводятся новые требования к получению согласия на распространение ПД.

Читайте также:
Расписка об обязательстве выплатить деньги: образец о возврате средств и возмещении материального ущерба при затоплении, ответственность при порче имущества, сохранность при принятии на ремонт

Разбираемся вместе с экспертами в нюансах новых требований закона применительно к рекрутменту. Вопросов много. Как теперь HR-менеджерам работать с личной информацией кандидатов? Какие новшества нужно строго соблюдать и за что компаниям грозят многомиллионные штрафы?

Сперва разберемся, что относится к персональным данным с точки зрения кандидата и работодателя.

Персональные данные — это любая информация, которая прямо или косвенно относится к физическому лицу ( субъекту персональных данных — кандидату). С точки зрения рекрутмента — это почти все сведения, которые собирают о соискателе, субъекте ПД: Ф. И. О., опыт работы, доходы, образование и пр.

Оператор — потенциальный работодатель. Обработчик — тот, кто обрабатывает персональные данные по поручению оператора. Обработчиками в рекрутменте выступают те, кого работодатель нанял для поиска новых сотрудников (кадровые агентства, job-сайты, ATS- и CRM-системы). Кстати, если вы сохраняете резюме на свой компьютер, значит, уже занимаетесь обработкой персональных данных.

Новый закон и его последствия

За последний год на рассмотрение парламентариев было внесено несколько громких законопроектов, связанных с ПД, часть инициатив утвердили. Один из самых обсуждаемых документов, который уже вступил в силу, вносит изменения в порядок обращения с персональными данными граждан. Итак, главное новшество касается регулирования распространения ПД. С 1 марта 2021 г. вступили в силу изменения в Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных», а с 1 сентября 2021 года начинает действовать Приказ Роскомнадзора, в котором прописаны основные требования к форме согласия на обработку ПД.

Главные новшества в законодательстве о персональных данных — 2021
(статья 10.1 Федерального закона «О персональных данных»).

  1. Понятие «персональные данные, сделанные общедоступными субъектом персональных данных» заменили на другую формулировку — «персональные данные, разрешенные субъектом персональных данных для распространения».
  2. Распространение — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц; теперь вид обработки, требующий получения отдельного согласия у кандидата.
  3. Оператор перед обработкой данных, полученных из разных источников (социальные сети, сайты по поиску работы), должен проверять наличие согласия или другого основания для обработки таких сведений. Для этого стоит уточнять у владельцев job-сайтов, есть ли согласие на распространение ПД и для каких целей оно получено у соискателя.
  4. Оператор должен доказать законность сбора и последующего использования персданных кандидатов из открытых источников.

«Теперь работодатель как оператор должен проверять наличие согласия от кандидата не только на обработку, но и на распространение личной информации о нем, если собирает данные из открытых источников. Галочки под пользовательским соглашением недостаточно — должен быть отдельный документ, электронная форма на сайте. Эти новеллы всколыхнули и бизнес-сообщество, и юристов. 1 сентября замкнется круг законодательных изменений — приказ Роскомнадзора, вступающий в силу в первый день осени, четко определил, как согласие на распространение персданных должно выглядеть. Важный нюанс — в документе должны быть поля, где человек может записать, какие ПД он не разрешает распространять или разрешает с определенными условиями. Теперь рекрутеру нужно отслеживать содержание такого согласия», — объясняет Екатерина Метелкина, юрист hh.ru, эксперт по персональных данным.

9 обязательных пунктов в согласии на обработку персональных данных с 1.09.2021
(приказ Роскомнадзора от 24.02.2021 №18)

  1. Ф. И. О. кандидата.
  2. Контакты (телефон, адрес электронной почты или почтовый адрес).
  3. Сведения об операторе: организации (наименование, адрес, ИНН, основной государственный регистрационный номер), физлице — специалисте по подбору персонала (Ф. И. О., место жительства/пребывания), ИП (Ф. И. О., ИНН, основной государственный регистрационный номер).
  4. Сведения об информресурсах оператора, с помощью которого предоставят доступ неограниченному кругу лиц и другие действия с ПД: адреса, состоящего из наименования протокола (http или https), сервера (www), домена, имени каталога на сервере и имя файла веб-страницы.
  5. Цели обработки персональных данных — в рекрутменте это трудоустройство и кадровый резерв.
  6. Категории и перечень ПД, на обработку которых кандидат дает согласие.
  7. Категории и перечень ПД, для обработки которых соискатель устанавливает условия и запреты, список запретов (по желанию).
  8. Условия, при которых полученные данные оператор может распространять только по его внутренней сети, к которой есть доступ у определенных сотрудников.
  9. Срок действия согласия. Если цель — только трудоустройство, то срок действия — 30 дней, если и кадровый резерв, тогда срок можно увеличить при согласии соискателя.

Миллионные штрафы — кого коснутся и при чем тут Google-таблицы?

Параллельно с бурными дискуссиями о новых законодательных ужесточениях возникло сразу несколько громких дел с зарубежными компаниями, связанных с обработкой персональных данных. Претензии Роскомнадзора заключались в нарушении требований локализации ПД граждан на территории РФ. Суд оштрафовал мессенджер WhatsApp на 4 млн руб. за отказ локализовать базы данных российских пользователей (по ч. 8 ст. 13.11 КоАП РФ), а соцсети Facebook и Twitter получили повторные штрафы 15 млн и 17 млн руб. соответственно (по ч. 9 ст. 13.11 КоАП РФ), сообщается на сайте Роскомнадзора. А ранее оштрафовали за нарушение правил локализации на 3 млн руб. компанию Google (также по ч. 8 ст. 13.11 КоАП РФ). По данным ведомства, хранение персональных данных российских пользователей локализовали около 600 представительств в РФ зарубежных компаний.

По мнению наших экспертов, такие проблемы могут затронуть не только крупный международный бизнес, но и российские частные компании, которые, например, используют Google-таблицы для хранения и обработки личной информации кандидатов. Как?

Читайте также:
Бланк командировочного листа и образец: скачать бесплатно

«Работодатель как оператор при сборе персональных данных обязан обеспечить запись, систематизацию, хранение, уточнение и извлечение этих сведений россиян с использованием баз данных на территории РФ. По данным РБК, этим летом ряд иностранных компаний (причем не только крупных) получили письма с требованием подтвердить факт локализации персданных на территории РФ (такое положение внесено согласно Федеральному закону №242-ФЗ от 01.09.2015). Штрафы очень чувствительные — до 6 млн рублей для юрлица за первое нарушение, до 18 млн рублей за повторное (ч. 8–9 ст. 13.11 КоАП РФ). Обратите на это внимание при выборе места, где будут храниться резюме кандидатов. Серверы должны размещаться в России», — советует Юрий Донников, директор юридического департамента и комплаенса hh.ru.

Распространенная ситуация: рекрутер работает с персональными данными кандидатов (Ф. И. О., контакты, ссылка на резюме или выдержки из него) в облачном хранилище. Часто им выступают Google-таблицы. Эксперты назвали такую практику «очень плохой», так как вы не можете выбрать локацию размещения сервера, где хранятся данные, облако Google может находиться в странах, не подпадающих под требования российского законодательства о трансграничной передаче ПД другим странам (ст. 12 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»).

В таком случае при проверке компания не сможет предоставить информацию, где же хранятся персданные. Отсюда высоки риски штрафов. Кроме того, вы не управляете системой доступа, были прецеденты, когда информация, хранящаяся в облачных файлах, становилась общедоступной.

Как выбрать ATS-систему для соблюдения закона о ПД?

Как бизнесу соблюсти все требования, учесть все новые требования законодательства о персданных и не попасть на штрафы, ненамеренно разместив информацию на иностранных серверах? Сегодня компании устанавливают ATS-системы ( от англ. Applicant tracking system — система управления кандидатами), позволяющие автоматизировать процесс подбора персонала. Эти специальные программы, облегчающие жизнь рекрутерам, помогают соблюдать российское законодательство в части обработки и распространения персональных данных. Сложность в том, что система управления подбором персонала должна соответствовать государственным техтребованиям. Перечень пунктов большой. И помните: техническая защита ПД — это не разовое мероприятие. Вы должны периодически проводить проверку, правильно ли все настроено и как работает.

«Если у вас собственная ATS-система, вы несете полную ответственность за соблюдение всех требований по закону. Если размещаете систему у провайдера, небольшая часть технических требований ляжет на него. Проследите, чтобы у провайдера была лицензия на техническую защиту информации. Удобное решение — ATS как услуга, что снимет с вас риски технического несоответствия. Главное — проанализировать компанию и услугу и убедиться, что все требования 152-ФЗ соблюдены. Например, у hh.ru есть система Talantix, в которой учтены все аспекты, связанные с получением согласия субъекта и хранением его данных, так как “Хэдхантер” учитывает и реализует все технические требования к защите ПД, регулярно привлекает внешних специалистов для анализа соответствия таких требований. Также в системе Talantix есть автоматический запрос на обработку персданных», — советует Сергей Кортиков, независимый консультант по информационной безопасности.

Кстати, использование Talantix не предполагает распространение персональных данных, а если вы берете данные из источников, в которых не уверены, то можете направить запрос согласия субъекту при помощи функционала системы, подчеркнула юрист Екатерина Метелкина.

5 критериев выбора ATS-системы

По словам Марины Хадиной, директора по развитию Talantix, чтобы избежать рисков, рекрутер как менеджер проекта по внедрению программ должен учесть следующие моменты:

  1. Обратите внимание, как система запрашивает согласие на обработку персональных данных. Если резюме приходят из разных источников, то во многих случаях должно быть предусмотрено согласие на обработку ПД, разрешенных к распространению. Если есть сомнения, что сторонний онлайн-ресурс не собирает согласия с соискателей, тогда лучше дополнительно запросить его.
  2. Посмотрите, как оформлено согласие на обработку ПД. Должны быть указаны цели сбора — трудоустройство и кадровый резерв.
  3. Соблюдаются ли в системе требования по локализации данных — например, серверы Talantix располагаются на территории РФ. В данном случае система может выступать как первичная база данных, при этом вторичная база может находиться за пределами России, что актуально для зарубежных компаний.
  4. С точки зрения техтребований — есть ли у центра обработки данных, где размещается инфраструктура системы, лицензия на техническую защиту информации, разработана ли модель защиты от киберугроз.
  5. Проверьте, предусмотрены ли регулярные обновления системы с учетом изменений в законодательстве.

Законодатели отметили, что закон о распространении ПД — только начало большой работы по ужесточению правил обращения с персональными данными. Но это не должно стать проблемой для компаний, если они следят за автоматизированными решениями и предложениями по хранению и обработке данных, так как крупные провайдеры держат руку на пульсе, чтобы помочь HR-сообществу и бизнесу учесть эти и другие нововведения.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: