Счетная ошибка при начислении заработной платы в 2021 году. Удержание излишне выплаченной заработной платы

Что делать, если обнаружена счетная ошибка при начислении зарплаты

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

  1. Как определить характер допущенной в расчетах ошибки
  2. Какие действия следует предпринять при обнаружении счетной ошибки
  3. Как доказать счетный характер допущенной в расчете ошибки
  4. Как отразить возврат денег в бухучете

В ходе исполнения должностных обязанностей работники бухгалтерского подразделения компании выполняют большое количество математических вычислений, при котором неизбежны ошибки.

Арифметические ошибки, полученные при подсчете заработной платы сотрудникам организации из-за недочетов в использовании элементарных математических операций в виде сложения или умножения, вычитания или деления, называют счетными ошибками.

В трудовом законодательстве РФ указанное понятие не раскрывается. Термин встречается в письме Роструда № 1286 (01.10.2012), Определении ВС РФ № 59-В11-17 (20.01.2012), подтверждающим в качестве счетных ошибки, образовавшиеся исключительно в результате выполнения арифметических действий.

Удержание из начисленного гражданину заработка средств, раннее выплаченных ему из-за некорректности в расчетах, предусматривается согласно ст. 137 ТК РФ.

В каких случаях и за какой период производится перерасчет заработной платы при обнаружении счетной ошибки?

Как определить характер допущенной в расчетах ошибки

Для того чтобы установить тип расчетной ошибки, следует выяснить, в результате каких действий она образовалась.

Счетной будет признана ошибка при осуществлении расчета заработной платы сотруднику предприятия, произошедшая из-за неверного исполнения математических действий или сбоя, случившегося в компьютерной программе в ходе проведения расчета.

Как произвести удержание из зарплаты сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок?

Другие варианты ошибок не признаются в качестве счетных, в том числе если:

  • на счет работнику повторно произвели перечисление любой выплаты;
  • при проведении расчета оказалось неучтенным время неоплачиваемого отдыха сотрудника;
  • сумма подоходного налога, удержанная из заработка сотрудника, оказалась больше требуемой;
  • премиальные и иные поощрительные выплаты, включая надбавки, выплачены работнику при отсутствии соответствующего распоряжения руководства организации.

Как в бухгалтерском учете исправить ошибки, связанные с излишне выплаченной заработной платой?

Причиной несчетных ошибок являются случаи двойного начисления средств, неправильное использование законодательных норм или правил внутреннего трудового распорядка компании.

Недочеты, связанные с некорректным вводом данных в компьютерную программу, отнесены к техническим.

К сведению! В некоторых ситуациях ошибки, возникшие по причине небрежности в работе или недостаточной квалификации сотрудника предприятия, по решению суда могут быть отнесены не к счетным, а к техническим нарушениям.

Какие действия следует предпринять при обнаружении счетной ошибки

В случае обнаружения в организации счетной ошибки, образовавшейся при выплате заработка служащему, излишек выплаченных денег подлежит возврату путем удержания (ст. 137 ТК РФ).

Удержание допустимо, если сотрудник не имеет возражений против причины и размера подлежащих возврату средств, а с момента образования несоответствия прошло не больше 30 дней.

Удерживаемая сумма не может составлять больше 20% от полагающейся гражданину выплаты после удержания НДФЛ (ст. 138 ТК РФ).

Согласие сотрудника должно выражаться письменно в виде заявления на имя руководства предприятия или в виде собственноручной подписи об ознакомлении с текстом приказа по удержанию средств, подписанного руководителем работодателя.

Если работник возражает против списания с его заработка некоторой суммы или против списания средств вообще, то работодатель может разрешить спорную ситуацию, обратившись с заявлением в суд (ст. 248 ТК РФ).

Как доказать счетный характер допущенной в расчете ошибки

При обращении в суд предприятие должно представить документальные доказательства допущенной исполнителями счетной ошибки и подробно описать алгоритм выполненного расчета.

Если обнаружена ошибка в используемой организацией расчетной программе, специалист отдела информационных технологий должен зарегистрировать сбой программы и отразить в подготавливаемом отчете, в результате каких неполадок операции по расчету показателей оказались неверными.

Кроме отчета ОИТ, в суд следует предоставить объяснение бухгалтера с математическими расчетами, демонстрирующими фрагмент, ставший причиной неточности итогового значения.

При обнаружении допущенной бухгалтером описки или опечатки (к примеру, в виде 10000 руб. вместо 1000 руб.) организация имеет шанс взыскать сумму переплаты. Но программный сбой или двойная выплата заработной платы будут отнесены к техническим или математическим нарушениям, не подпадающим под законодательные нормы.

Техническое нарушение может возникнуть из-за:

  • неправильного выставления коэффициента при подсчете заработной платы;
  • оплаты за один расчетный период по нескольким (разным) основаниям;
  • некорректного заведения в программу исходных параметров для расчета;
  • применения налоговых льгот, не имеющих отношения к конкретному сотруднику.

Если организация не сможет доказать опосредованную связь между счетной ошибкой и программным сбоем, суд не поддержит требование по возврату средств.

К сведению! Если организация произведет возврат средств без согласия сотрудника, последний вправе обратиться с заявлением о нарушении его прав в суд. По судебному решению работодатель будет обязан вернуть взысканную сумму и компенсировать причиненный работнику моральный вред даже в случае, когда у компании имелись основания для требования возврата излишне выданной суммы.

Как отразить возврат денег в бухучете

Излишняя сумма денег может взыскиваться предприятием из начисленного заработка сотрудника при наличии его согласия или работник самостоятельно вносит средства.

Если сотрудник лично сдает деньги в кассу работодателя, выполняется операция:

Дебет сч. 50 / Кредит сч. 70.

Если работник перечисляет средства на расчетный счет компании в банке, проводка выглядит так:

Дебет сч. 51 / Кредит сч. 70.

Когда действительно имела место арифметическая ошибка при расчете зарплаты, необходимы следующие операции:

  • Дебет сч. 20, 26, 23 / Кредит сч. 70 (сторно избыточного начисления);
  • Дебет сч. 73 / Кредит сч. 70 (списание начисленного излишка на прочие расчеты с работниками).
Читайте также:
Налогооблагаемая временная разница в 2021 году. Временные разницы в бухгалтерском учете

При наличии заявления сотрудника или его подписи на приказе предприятие производит удержание излишне выплаченных средств:

Дебет сч. 70 / Кредит сч. 73 (удержание суммы из работной платы служащего).

В случае отказа суда в удовлетворении иска предприятия к гражданину или окончания срока исковой давности невозвращенная сумма средств списывается операцией:

Дебет сч. 91(2) / Кредит сч. 70.

В случае, когда работник недополучил причитающуюся ему заработную плату (получил в меньшем размере), в бухгалтерском учете выполняют запись:

Дебет счета учета затрат / Кредит сч. 70 (доначисление заработка).

Корректировка расчета НДФЛ

По недоплаченной заработной плате должны проводиться корректировки суммы страховых взносов и налога по прибыли, доначисление НДФЛ с перечислением в бюджет.

Соответствующие проводки выглядят следующим образом:

  • Дебет сч. 70 / Кредит сч. 68 (удержана недостающая сумма НДФЛ);
  • Дебет сч. 68 / Кредит сч. 51 (перечисление разницы по НДФЛ в бюджет);
  • Дебет счета учета затрат / Кредит сч. 69 (доначисление взносов по страхованию);
  • Дебет сч. 99 / Кредит сч. 68 (сторно излишка начисления по налогу по прибыли).

При оплате заработка сверх положенного выявленный излишек удержанного с сотрудника НДФЛ может быть учтен при расчете оплаты за будущие периоды (ст. 226 НК РФ).

Иногда при увольнении работника образуется излишне удержанный налог, когда подлежащая сторнированию сумма НДФЛ превышает начисленную в следующие периоды. По заявлению сотрудника предприятие производит возврат денег (ст. 231 НК РФ) в течение 3 месяцев от даты письменного обращения.

Ошибочный излишек по заработной плате не признается нарушением для расчета взносов по ПФР, поэтому вносить коррективы в отчет (РСВ) не требуется.

К сведению! Получение работником превышения размера заработка из-за счетной ошибки нельзя считать его материальной выгодой или беспроцентным займом и облагать налогом по повышенной ставке (35%).

В случае увольнения сотрудника или его несогласия с удержанием денег из заработка, приведшего к длительному судебному процессу, организация уведомляет ФНС о невозможности взыскания налога с выплаченного (работнику) дохода.

Удержание из заработной платы излишне выплаченных сумм

  • Когда работодатель вправе удерживать излишне выплаченные суммы?
  • Возврат в результате неточности в расчетах
  • Перерасчет при наличии вины в несоблюдении установленных норм труда или простое
  • Совершение незаконных действий, повлекших излишнюю выплату
  • Как осуществить возврат излишне выплаченной заработной платы?
  • Итоги

Когда работодатель вправе удерживать излишне выплаченные суммы?

Согласно ч. 2 ст. 137 ТК РФ право вычета долга из зарплаты сотрудника возникает у работодателя:

  • если работник по какой-то причине не отработал полученную предоплату (аванс);
  • с целью возместить неистраченную часть предоплаты на командировку, переезд в другую местность и т. п.;
  • в случае исправления ошибок, допущенных бухгалтерией в расчетах по оплате труда;
  • для возмещения полученной оплаты сотрудником, виновным в невыполнении норм труда или простое;
  • при увольнении с целью возмещения отпускных за неотработанный период полученного ранее отпуска.

Во всех перечисленных случаях (кроме первого) срок у работодателя на принятие решения о вычетах из зарплаты составляет 1 месяц.

По общему правилу (ч. 4 ст. 137 ТК РФ) удержание излишне выплаченной зарплаты не допускается. Однако существуют некоторые исключения. Рассмотрим их.

Возврат в результате неточности в расчетах

Для удержания излишне выплаченной заработной платы по данному основанию важно понимать, что под зарплатой понимается вознаграждение за труд, т. к. в отношении других выплат вышеуказанный запрет не действует.

С информацией о том, как отличить выплаты, включаемые в состав заработной платы, от иных видов вознаграждений, можно ознакомиться в статье «Какие бывают виды премий и вознаграждений работникам».

Неточность в расчетах является основанием для возврата излишне выплаченной заработной платы, если лицом, осуществлявшим ее исчисление, допущена ошибка. Например, при сложении сумм премии (200 руб.) и оклада (10 000 руб.) вместо 200 было введено в расчет 2 000 (т. е. указан лишний ноль), и т. п.

В результате счетной ошибки автоматически увеличивается сумма страховых взносов и удержанного НДФЛ. Как исправить эти показатели при обнаружении ошибки в расчетах, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ. Это бесплатно.

Перерасчет при наличии вины в несоблюдении установленных норм труда или простое

Для применения указанного основания важно знать:

  • что такое несоблюдение норм труда (ст. 155 ТК РФ);
  • что понимается под простоем (ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ).

Согласно ст. 160 ТК РФ под нормами труда понимаются различные (временные, количественные и т. п.) нормативы, предусмотренные у данного работодателя.

Из ч. 3 ст. 155 ТК РФ следует: если сотрудник не выполнил норматив по своей вине, ему выплачивается часть зарплаты, соответствующая выполненной части норматива.

О том, как оплачивается не до конца выполненная работа, читайте в статье «Ст. 155 ТК РФ: вопросы и ответы».

Согласно ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ под простоем понимается временное прекращение труда по различным причинам.

На основании ч. 3 ст. 157 ТК РФ вина сотрудника в простое является для работодателя основанием ему не платить.

Примеры, когда сотрудник виновен в простое:

  • попал в ДТП, нарушив ПДД;
  • отказался от обучения правилам безопасности труда и был отстранен от работы.
Читайте также:
Какой срок исковой давности по взысканию дебиторской задолженности в 2021 году

Подобные случаи могут повлечь перерасчет зарплаты.

Совершение незаконных действий, повлекших излишнюю выплату

Это одно из самых сложных оснований для работодателя, т. к. конкретных критериев неправомерных действий законодательство не содержит. Следовательно, таковыми могут быть признаны любые противоправные деяния, повлекшие получение зарплаты в большем размере, чем это положено. Противоправность должна быть подтверждена в судебном порядке. Поэтому для того, чтобы использовать данное основание, работодателю следует иметь соответствующие доказательства.

К примеру, если сотрудник подделал документы, подтверждающие факт осуществления им трудовой деятельности, работодатель будет вправе потребовать возврата неправомерно полученной заработной платы.

В каждом конкретном случае соответствующие критерии противоправности действий работника подлежат рассмотрению судом с учетом всех обстоятельств дела.

Как осуществить возврат излишне выплаченной заработной платы?

Для того чтобы правильно оформить удержание, работодателю следует:

  • Издать распорядительный акт (например, приказ) от лица руководства об удержании соответствующих сумм из зарплаты работника, указав в нем основания и общие размеры такого удержания.
  • Ознакомить работника с этим актом под расписку.
  • При каждой выплате зарплаты вручать работнику расчетный листок с указанием оснований и конкретных размеров удержания из данной выплаты (ст. 136 ТК РФ).

Чтобы не нарушить при удержании из зарплаты право работника на оплату труда, необходимо учитывать ограничения, установленные ст. 138 ТК РФ.

Размер удержаний определяется из суммы, оставшейся после вычета НДФЛ.

Предельные размеры удержаний таковы:

  • по общему правилу максимальная сумма всех удержаний составляет не более 20 процентов (по инициативе работодателя и при отсутствии возражений работника);
  • в случаях, отраженных в федеральных законах, может быть удержано 50 процентов;
  • в отдельных случаях, предусмотренных ч. 3 ст. 138 ТК РФ (взыскание алиментов, возмещение вреда и др.), удержание может составить 70 процентов.

Последние 2 пункта применяются по решению суда или в результате исполнительного производства.

Возможны ситуации, когда работник самостоятельно изъявляет желание, чтобы из его заработка удерживали больше, чем ограничено законом. В этом случае от него понадобится заявление на имя работодателя.

Подробности см. здесь.

Итоги

Удержание из зарплаты излишне выплаченных сумм запрещено, за исключением ряда оснований. Соответствующие основания перечислены в ч. 4 ст. 137 ТК РФ. При удержании необходимо соблюдать ограничения, установленные ст. 138 ТК РФ.

Обнаружен факт переплаты зарплаты за прошлый год — что делать?

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как исправить ошибку правильно.

За ноябрь 2019 г. была начислена и выплачена лишняя сумма заработной платы и соответственно с нее перечислены все налоги. Ошибку обнаружили только сейчас, в июне 2020 г. Что делать?

Добрый день,
Согласно ст. 137 ТК РФ, заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе, при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:
– счетной ошибки
– если суд признает вину работника в невыполнении норм труда или простое
– если она выплачена в связи с неправомерными действиями работника
При этом, счетной считается арифметическая ошибка, то есть, ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (действий, связанных с подсчетом). Технические ошибки, в том числе технические ошибки, совершенные по вине работодателя, счетными не являются (Письмо Роструда РФ от 01.10.2012 N 1286-6-1, Определение ВС от 20.01.2012 N 59-В11-17).
В Определении ВАС от 20.01.2012 N 59 В11-17 сказано, что счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом). В Определении Московского областного суда от 12.10.2010 N 33-19764 разъясняется, что переплата не является счетной ошибкой, так как произошла по вине работодателя, а именно в связи с неправильным применением положения о начислении за-работной платы.
Согласно ст. 1109 ГК РФ:
Не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения:
3) заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки;

Таким образом, излишне выплаченная сотруднику организации заработная плата, если указанная выплата явилась результатом счетной ошибки, может быть удержана из заработной платы сотрудника, при наличии письменного согласия сотрудника на удержание. Решение об удержании оформляется приказом руководителя организации, на основании, указанного выше письменного согласия сотрудника.
Если излишне выплаченная сотруднику организации заработная плата не явилась результатом счетной ошибки, то в этом случае нет оснований для удержания, если только сотрудник сам согласится вернуть излишне выплаченную заработную плату. Если сотрудник откажется возвратить излишне выплаченные суммы, то организация может попытаться оспорить это в суде. Тогда, удержание производится на основании решения суда.

Следовательно, если ошибочное излишнее начисление и выплата заработной платы в ноябре 2019 года не является счетной ошибкой, то при обнаружении данной ошибки в июне 2020 года, удержание возможно только при добровольном написании работникам заявления на удержание из заработной платы, либо работник может добровольно внести деньги в кассу.

С уважением, А. Грешкина

Продолжение
Излишне начисленная и выплаченная работнику сумма заработной платы в ноябре 2019 года образует объект обложения НДФЛ и страховыми взносами. Если НДФЛ с излишне начисленной и выплаченной суммы был исчислен, удержан и перечислен в бюджет при ее выплате, то оснований для внесения корректировок в сданную отчетность и расчеты прошлого налогового (отчетного) периода нет. Поскольку излишне начисленные и выплаченные работнику суммы включены в налоговую базу по НДФЛ в момент их начисления и исчисленный с этих сумм налог был удержан при выплате (ст. 226 НК РФ).
Аналогичная ситуация складывается и по отношению к страховым взносам. Корректировать облагаемую базу по страховым взносам за прошедший период не нужно, так как база для начисления страховых взносов формируется на дату начисления заработной платы. Излишне начисленные и выплаченные работнику суммы, независимо от причины, по которой это произошло, включаются в базу по страховым взносам в месяце начисления (ст. 424 НК РФ, Письмо Минздравсоцразвития РФ от 28.05.2010 N 1376-19).
При этом, работник имеет право добровольно вернуть работодателю излишне полученную сумму. В частности, работник может обратиться к работодателю с письменным заявлением о вычете излишне полученной суммы (в ноябре 2019 года) из начисленной заработной платы (например, за июнь 2020 года). При наличии соответствующего заявления работника, начисленные суммы заработной платы уменьшаются на сумму долга (на сумму излишне выплаченной заработной платы).
При удержании из начисленной заработной платы излишне выплаченной суммы, необходимо учитывать положения п. 1 ст. 210 НК РФ, согласно которому, если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу. То есть, НДФЛ с начисленной заработной платы за июнь 2020 года, удерживается и перечисляется в бюджет в полной сумме, без учета вычета суммы удержания. В этом случае, НДФЛ с возвращенной суммы заработной платы, является излишне уплаченным за счет средств налогового агента (работодателя), возврат и зачет которого, может быть произведен налоговым органом на основании заявления налогового агента (ст. 78 НК РФ).
Аналогичный подход применяется и при расчете страховых взносов. То есть, если работник в добровольном порядке возвращает работодателю излишне полученную сумму, то работодатель производит корректировку НДФЛ и перерасчет базы для начисления страховых взносов и, соответственно, имеет право на возврат (поскольку ошибка обнаружена в следующем налоговом периоде) суммы излишне уплаченного НДФЛ и страховых взносов.

Читайте также:
Номер чека на кассовом чеке: где указан, как найти

С уважением, А. Грешкина

Похожие вопросы

Статьи на эту тему

Вопросы по теме

Ведение бухгалтерии, расчет зарплаты и сдача отчетности для бухгалтеров небольших компаний

Счетная ошибка при начислении заработной платы в 2021 году. Удержание излишне выплаченной заработной платы

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Казенное учреждение (администратор доходов) самостоятельно обнаружило ошибку по начислению заработной платы в январе 2021 года за декабрь 2020 года (страховые взносы и НДФЛ отражены верно). Было скорректировано начисление заработной платы в порядке исправления ошибки прошлых лет. В январе 2021 года данная сумма была удержана из заработной платы работника, которому была излишне перечислена заработная плата, по его согласию (есть заявление). В апреле 2021 года в ходе проверки Контрольно-счетной палаты было выявлено неверное начисление заработной платы, страховых взносов и НДФЛ за декабрь 2020 года. Скорректировано в порядке исправления ошибки прошлых лет. Работники, получившие излишнюю выплату, по заявлению добровольно возместили сумму в бюджет. При сдаче отчета формы 169 “Сведения по кредиторской задолженности” отчет не приняли, объяснив, что на 01.01.2021 не может быть красным остаток по счету 302.11 (по второму случаю – 2359,25) и на конец отчетного периода (во втором случае – 18 280,00). Как в бюджетном учете казенного учреждения отразить правильно исправление ошибки прошлых лет? Как заполнить форму 0503169?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При выявлении казенным учреждением в текущем году переплаты по заработной плате, которая может быть “восстановлена” в качестве корректировки начислений по заработной плате в качестве операции по исправлению ошибок прошлых лет, показатель “восстановленной” задолженности по состоянию на начало отчетного периода подлежит отражению в бюджетном учете на счете 209 36 “Расчеты по доходам бюджета от возврата дебиторской задолженности прошлых лет”.

Обоснование вывода:
Прежде всего отметим, что при подготовке ответа на данный вопрос мы не рассматриваем правомерность отражения в учете операций по исправлению ошибок прошлых лет.
Применяемая в настоящее время методология учета в организациях бюджетной сферы для отражения расчетов, связанных с возмещением переплат, предусматривает возможность применения одного из вариантов*(1):
– корректировка ранее произведенных начислений способом “Красное сторно”;
– начисление доходов в виде компенсации затрат.
Для применения корректировки ранее произведенных начислений способом “Красное сторно” необходимо одновременное соблюдение следующих условий:
– переплата (неположенная выплата) является следствием счетной ошибки (смотрите письмо Минфина России от 30.08.2019 N 02-06-10/66912);
– решение об удержании принято работодателем не позднее одного месяца со дня начисления неположенной выплаты в части расчетов по оплате труда;
– получено согласие работника, уведомленного о перерасчете, на удержание суммы переплаты из будущих начислений по оплате труда.
Суммы переплат, допущенных в казенных учреждениях за счет ЛБО прошлого года, но выявленных в текущем финансовом году, при условии их правомерного удержания из будущих начислений подлежат перечислению в доход бюджета в качестве возврата дебиторской задолженности прошлых лет (ст. 242 БК РФ, письмо Минфина РФ от 08.10.2012 N 02-13-06/4131). Доходы бюджета от возврата дебиторской задолженности прошлых лет отражаются по статье аналитической группы подвида доходов бюджетов 130 “Доходы от оказания платных услуг (работ) и компенсации затрат” и относятся на подстатью 136 “Доходы бюджета от возврата дебиторской задолженности прошлых лет” КОСГУ.
Отражение дебетового сальдо по счету 302 00 (равно как и отрицательного значения его балансового остатка) на конец отчетного периода не соответствует требованиям применяемой методологии бюджетного учета: данный счет может иметь только кредитовый остаток как в регистрах бухгалтерского учета, в частности в Главной книге (ф. 0504072), так и в бюджетной отчетности, в частности, в Сведениях по дебиторской и кредиторской задолженности (ф. 0503169) и в Балансе казенного учреждения (ф. 0503130) (п. 1.5 письма Минфина России и Федерального казначейства от 17.12.2020 NN 02-04-04/110850, 07-04-05/02-26291, п. 1.1.8 Приложения к письму Минфина России и Федерального казначейства от 02.02.2017 NN 02-07-07/5669, 07-04-05/02-120, п. 2.7. письма Минфина России и Федерального казначейства от 30.12.2015 NN 02-07-07/77754, 07-04-05/02-919). Дебиторская задолженность по расходам, не погашенная по состоянию на отчетную дату, подлежит переносу на счет 209 36 “Расчеты по доходам бюджета от возврата дебиторской задолженности прошлых лет” последним рабочим днем отчетного периода (п. 7.4 Приложения N 1 к письму Минфина России и Федерального казначейства от 17.12.2020 NN 02-04-04/110850, 07-04-05/02-26291). Соответственно, в рассматриваемой ситуации по результатам корректировки начислений по заработной плате сумма выявленной переплаты по состоянию на 1 января текущего финансового года подлежит учету на счете 209 36. Именно на данном счете должен быть “восстановлен” показатель в размере выявленной переплаты в результате отражения в учете операций по исправлению ошибок прошлых лет.
Таким образом, в бюджетном учете казенного учреждения при выявлении казенным учреждением в текущем году переплаты по заработной плате, которая может быть “восстановлена” в качестве корректировки начислений по заработной плате в качестве операции по исправлению ошибок прошлых лет, могут быть отражены следующие корреспонденции счетов:
1. Дебет КРБ 1 401 2Х 211*(2) Кредит КРБ 1 302 11 737
– способом “Красное сторно” отражена корректировка начислений по заработной плате;
2. Дебет КРБ 1 302 11 837 Кредит гКБК 1 304 Х6 731*(2)
Дебет гКБК 1 304 Х6 831*(2) Кредит КРБ 1 206 11 667
– способом “Красное сторно” восстановлена дебиторская задолженность работника в сумме, полученной данным работником;
3. Дебет КРБ 1 302 11 837 Кредит гКБК 1 304 Х6 731*(2)
Дебет гКБК 1 304 Х6 831*(2) Кредит КРБ 1 303 01 731
– способом “Красное сторно” отражена корректировка суммы удержанного НДФЛ;
4. Дебет КРБ 1 401 2Х 213*(2) Кредит КРБ 1 303 ХХ 731
– способом “Красное сторно” отражена корректировка суммы страховых взносов, начисленных на излишне выплаченную сумму;
5. Дебет КДБ 1 209 36 561 Кредит КБК 1 304 Х6 731*(2)
Дебет гКБК 1 304 Х6 861*(2) Кредит КРБ 1 206 11 667
– отражен перенос дебиторской задолженности в состав дебиторской задолженности прошлых лет.
6. Дебет КДБ 1 303 ХХ 831 Кредит гКБК 1 304 Х6 731*(2)
Дебет гКБК 1 304 Х6 831*(2) Кредит КРБ 1 303 ХХ 731
– отражен перенос дебиторской задолженности в сумме излишне начисленных страховых взносов в состав дебиторской задолженности прошлых лет*(3).
Бухгалтерские записи для исправления ошибок прошлых лет инструкцией, утвержденной приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н (далее – Инструкция N 162н), не предусмотрены. Поэтому их необходимо согласовать в порядке, предусмотренном п. 2 Инструкции N 162н.
При “зачете” переплаты путем уменьшения начислений в 2021 году в бюджетном учете могут быть отражены следующие корреспонденции счетов:
1. Дебет КРБ 109 ХХ 211 (0 401 20 211) Кредит 0 302 11 737
– отражено начисление заработной платы;
2. Дебет КРБ 1 302 11 837 Кредит КДБ 1 209 36 661
– отражено погашение дебиторской задолженности прошлых лет в сумме выявленной переплаты;
3. Дебет КДБ 1 210 12 136 Кредит КРБ 1 304 05 211
– сумма допущенной в прошлом году переплаты перечислены в доход бюджета.

Читайте также:
Бланк строгой отчетности и образец: скачать в электронном виде бесплатно, заполнение БСО, форма БО-3, особенности для ООО

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Старовойтова Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна

31 августа 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Подробнее смотрите ответ на Вопрос: В каком порядке учреждению отразить расчеты по удержанию из заработной платы работника излишне выплаченных сумм в связи с ранее допущенной счетной ошибкой? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2021 г.).
*(2) В настоящее время Инструкция N 157н предусматривает несколько специальных счетов для исправления ошибок прошлых лет. Примеры по исправлению ошибок прошлых лет приведены в п. 17 Методических рекомендаций. Поскольку операции по начислению заработной платы влияют на финансовый результат учреждения, для исправления ошибки прошлого года может применяться счет 0 401 28 000 в части ошибок, выявленных учреждением самостоятельно, и счет 0 401 26 000 в части ошибок, выявленных контролирующими органами (п. 298 Инструкции N 157н). По операциям, не затрагивающим финансовый результат, может применяться счет 0 304 86 000 и счет 0 304 66 000 (п. 281 Инструкции N 157н).
*(3) Дебиторская задолженность, образовавшая в прошлом году в результате излишне начисленных страховых взносов, на счет 209 36 не переносится. Однако такая дебиторская задолженность по состоянию на начало текущего финансового года должна была отражаться с указанием в 1-17 разрядах номера счета аналитического учета соответствующего кода доходов бюджета.

Работник не хочет возвращать излишек заработной платы

Автор: Ксения Телекбаева, системный инженер отдела внедрения компании «ГЭНДАЛЬФ»

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», ноябрь 2018

На практике не редко возникают ситуации, когда организация ошибочно выплатила работнику лишние денежные средства. Изначально руководитель или главный бухгалтер стараются договорится с сотрудником о добровольном возврате средств, но не всегда такие переговоры оканчиваются успехом. Если сотрудник не захочет вернуть долг, исправить ситуацию в данном случае будет весьма затруднительно, так как закон в этом случае на стороне работника. Как в таком случае поступить работодателю и бухгалтеру, начислявшему данную сумму?

С чем может столкнуться работодатель

Для начала необходимо обозначить, что к переплате работнику излишних денежных средств может привести ряд случаев и ошибок. Это может быть невнимательность бухгалтера при вводе показателей заработной платы или при формировании ведомости на выплату в банк или кассу. Или главный бухгалтер недостаточно проконтролировал процесс. Также может быть неверно истолковано и применено действующее законодательство. Еще одним распространенным случаем возникновения переплаты по зарплате являются выплаты, произведенные за неотработанные дни, в случае несвоевременно предоставленного табеля учета рабочего времени.

Читайте также:
Синтетический и аналитический учет: что такое субконто в бухгалтерии, образец ведомости по форме №1

Согласно ст. 137 ТК РФ, излишне выплаченная заработная плата может быть взыскана работодателем с сотрудника в определенных случаях:

Когда причиной стала счетная ошибка (то есть ошибка, допущенная в арифметических действиях).

Когда была признана вина работника (невыполнение норм труда или простой).

Когда были установлены судом неправомерные действия сотрудника, что привело к получению «лишних» сумм.

Во всех других случаях работодатель не сможет взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату. Например, если был неправильно растолкован и применен закон или нормативно правовые документы. Если был сбой в расчетной программе, неверно введены показатели расчета или формы начислений зарплатных сумм (такого рода ошибки называются техническими). Если суммы начисления были рассчитаны за неверный расчетный период или произвели повторные выплаты зарплаты, премии или других разовых начислений.

В действующем трудовом законодательстве отсутствует четкая формулировка определения счетной ошибки. За счет этого часто возникает вопрос о том, какая ошибка считается счетной и по каким признакам она определяется. В Письме от 01.10.2012 № 1286-6-1 Роструд пояснил, что счетной считается ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (например, ошибка при сложении составных частей заработной платы, неверно проставленная запятая или дописанная лишняя цифра). Произошла ли счетная ошибка или нет, определяется только посредством обращения в суд, где работодателю придется доказывать, что ошибка была именно в арифметических действиях.

Из всего перечисленного следует, что если вы ошибочно переплатили заработную плату и при этом причина переплаты не попадает под перечисленные выше исключения, то до тех пор, пока с работником не будет достигнута договоренность о добровольном возврате переплаты, такая сумма не может быть не взыскана, не удержана в счет заработной платы или каких-либо иных выплат. Причем, если сотрудник не захочет добровольно погашать долг, взыскать сумму в добровольном порядке тоже вряд ли удастся.

Добровольный возврат

В случае, когда сотрудник готов самостоятельно вернуть переплаченную сумму, работодатель должен выслать ему уведомление следующего содержания:

«Настоящим письмом доводим до вашего сведения, что 01.09.2018 года вам ошибочно была выплачена премия в двойном размере. Переплата составила пять тысяч рублей. С учетом положений п. 4 ст. 137 ТК РФ работодатель не вправе произвести удержание излишне выплаченной заработной платы. В связи с этим просим рассмотреть вопрос о добровольном возврате излишне выплаченной суммы в кассу или в письменной форме выразить свое волеизъявление об удержании суммы из заработной платы. О своем решении просим письменно сообщить в течение трех рабочих дней».

После этого сотрудник может вернуть денежные средства в кассу по расчетному кассовому ордеру или же написать заявление на удержание, если речь идет о поэтапном возврате сумм. Заявление должно содержать текст следующего характера:

«Я, Иванова Мария Степановна, настоящим прошу с 01.10.2018 удерживать 20% от общей суммы заработной платы для погашения суммы излишне выплаты в размере двадцати тысяч рублей до полного погашения задолженности».

После все этого работодатель в рабочем порядке удерживает оговоренную сумму из зарплаты работника. Но не стоит забывать о том, что в силу положений ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принимать решение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения неправильно исчисленных выплат. Во-вторых, согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех ежемесячных удержаний не может превышать 20% от заработной платы.

Отказ от добровольного возврата

Если сотрудник отказывается вернуть задолженность, то в этом случае фирма несет реальные убытки. Если переплата была совершена в результате счетной ошибки или неправомерных действий работника, которые привели к переплате, тогда можно обратиться в суд и возместить ущерб в судебном порядке.

Если перечисленные выше действия так и не привели к возврату денежных средств, встает вопрос о том, с кого брать спрос и кто должен возместить данные расходы? Необходимо понимать, что переплата могла произойти по вине бухгалтера, который мог неверно ввести данные для расчета заработной платы, или по вине расчетчика, который передал в бухгалтерию недостоверные данные. Поэтому излишне выплаченная заработная плата может быть удержана с сотрудника, совершившего ошибку, вина которого будет доказана при административном расследовании данного факта.

Читайте также:
Счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты" в бухгалтерском учете: проводки

Причиненный данный работником ущерб должен быть возмещен в порядке, описанном в ст. 248 ТК РФ. Из статьи следует следующее: если размер причиненного ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, тогда взыскание денежных средств осуществляется на основании письменного распоряжения руководителя. Документ должен быть создан не позднее месячного срока со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба. Если установленный срок для издания распоряжения истек или размер ущерба превышает среднемесячный заработок, тогда взыскание ущерба может проведено только с согласия виновного работника или посредством обращения в суд.

Учет переплаты

Заработная плата в бухгалтерском учете отражается на счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В результате излишней зарплаты образуется сальдо по этому счету. Если сотрудник вернул долг, то счет 70 просто «закроется». Возвращенная сумма не будет облагаться НДФЛ, пенсионными взносами и взносами на травматизм.

Если сотрудник отказался возвращать денежные средства, то необходимо быть готовым к тому, чтобы признать данные суммы в бухгалтерской отчетности в качестве расходов и обязательств. Следовательно, списать переплату на прочие расходы. При этом производится запись по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» и кредиту по счету 70. В случае такого подхода уменьшаются экономические выгоды организации. Плюсом данного подхода является то, что такая задолженность не находится под контролем организации, и она не может рассчитывать на получение экономических выгод в будущем. Невозвращенная сумма не учитывается при учете налога на прибыль, не облагается пенсионными взносами и взносами на травматизм, но облагается НДФЛ. Окончательное решение при отражении течения денежных средств при излишней выплате сумм принимается за работодателем и главным бухгалтером.

Необходимо учитывать, что, если НДФЛ с указанной суммы был исчислен, удержан и перечислен в бюджет при ее выплате сотруднику, оснований для повторного исчисления и удержания налога в момент признания за работодателем долга безнадежным к возврату по данной сумме нет. Такая же ситуация возникает в случае страховых взносов. Если же работник добровольно возвращает излишне полученную сумму, то производится корректировка НДФЛ и производится перерасчет базы для начисления страховых взносов и имеет право на возврат или зачет суммы излишне уплаченных стразовых взносов и НДФЛ.

Переплата заработной платы: как вернуть излишне уплаченную зарплату?

Автор: Марина Ермакова Старший куратор группы по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice (г. Волгоград)

Переплата заработной платы: как вернуть излишне уплаченную зарплату?

Автор: Марина Ермакова
Старший куратор группы по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice (г. Волгоград)

Расчет зарплаты, особенно при внушительной численности персонала – весьма трудоемкий процесс, при котором случаются и досадные ошибки, например, начисление и выплата излишней суммы.

Если работнику переплатили заработную плату, порядок возврата переплаты зависит от причин, по которым она возникла. В одних случаях излишне выплаченную зарплату можно удержать из выплат сотруднику, в других – переплату придется доказывать в суде. Еще одна сложность – может возникнуть необходимость пересчета налогов и взносов. Обо всем по порядку – в нашей статье.

Когда переплату можно удержать

Законодатели стоят на страже интересов персонала компаний и достаточно строги к вопросу взыскания излишне выплаченных сумм заработка.

Удержать их без письменного согласия работника можно лишь в случаях, перечень которых представлен в статье 137 ТК РФ:

  • излишняя выплата произошла в результате счетной ошибки бухгалтера.

Под счетной ошибкой понимается именно арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при арифметических подсчетах (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1, определение Верховного суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17);

  • сотрудник не выполнил нормы труда или виновен в простое. При этом вина работника должна быть доказана. То есть, установлена комиссией по трудовым спорам или судом;
  • ошибка в расчете зарплаты вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. К примеру, если работник подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ. Эти обстоятельства также должны быть подтверждены судом.

Дополнительно отметим, что статья 137 ТК РФ предусматривает также случаи взыскания и других сумм, которые формально зарплатой не являются. Так, произвести удержания из зарплаты сотрудника можно для погашения его задолженности перед работодателем:

  • по неотработанному авансу, выданному в счет зарплаты;
  • по неизрасходованному авансу, выданному на командировку или в связи с переводом на работу в другую местность;
  • для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
  • по отпускным, выплаченным за неотработанные дни отпуска (при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск).

Когда переплату удержать нельзя

В случаях, не предусмотренных статьей 137 ТК РФ, удержать переплату без согласия работника нельзя. Так, не получится взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату, если, например:

  • переплата возникла из-за технической ошибки (сбоя в компьютерной программе). Такой вывод следует из определения Верховного суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17;
  • работнику ошибочно выплатили зарплату за один и тот же месяц дважды. К примеру – один раз перечислили на карту, а другой – выдали из кассы.
Читайте также:
Акт на списание материалов: образец, причина списания, скачать бланк

В подобных случаях возместить переплату работник может только по собственному желанию. То есть, работодатель вправе предложить сотруднику вернуть излишне полученные деньги добровольно. При этом целесообразно попросить работника оформить свое согласие письменно. Если же сотрудник отказывается возместить переплату, организация может обратиться в суд. Доказательствами в суде в этом случае могут быть:

  • справки от ИТ-специалистов, свидетельствующие о том, что сбой компьютерной программы действительно имел место;
  • справки из банка о том, что зарплата сотрудником была получена на карту;
  • ведомость (расходный кассовый ордер) получения зарплаты в кассе с подписью сотрудника;
  • документы, подтверждающие суммы начисленной сотруднику зарплаты (расчетные ведомости, лицевой счет).

В 85% случаев неправильный расчет зарплаты происходит из-за счетных ошибок бухгалтеров или технических сбоев. Чтобы избежать проблем, передайте расчет зарплаты на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice. Мы внедрили ряд контрольных процедур, поэтому ошибки в расчете и перечислении зарплаты практически исключены. И даже если ошибемся, компенсируем ущерб за свой счет – это предусмотрено договором на обслуживание.

Сроки удержания

Решение об удержании излишне выплаченных сумм работодатель должен принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного сотруднику для возврата переплаты. Удержание возможно, только если сотрудник не оспаривает факт и сумму переплаты. Такой порядок предусмотрен статьей 137 ТК РФ.

Какие документы оформить

Обнаружив переплату, бухгалтер может составить докладную записку на имя руководителя. Например, так:

Затем руководитель организации издает приказ о взыскании излишне выплаченной зарплаты (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

В случае, если для удержания переплаты требуется согласие работника, лучше также оформить его письменно, в произвольной форме. Самый удобный вариант – если сотрудник поставит свою подпись на приказе. Например, так:

Как рассчитать сумму удержаний

Размер взысканий переплаты по заработной плате ограничен. При каждой выплате зарплаты (то есть ежемесячно) с работника можно удержать не более 20%. Это установлено статьей 138 ТК РФ.

При расчете зарплаты сотрудника за май 2019 года была допущена счетная ошибка. В результате ему была начислена излишняя сумма в размере 11 000 руб. Зарплата за май была выдана 1 июня 2019 года. Ошибку бухгалтер обнаружил 10 июня. Согласно приказу руководителя, удержания из зарплаты решено производить, начиная с зарплаты за июнь.

Ежемесячный оклад работника составляет 27 000 руб. Вычеты по НДФЛ ему не положены.
Сумма НДФЛ с оклада составила:
27 000 руб. Х 13% = 3510 руб.
Максимальная сумма, которую можно удерживать ежемесячно, составляет:
(27 000 руб. – 3510 руб.) × 20% = 4698 руб.
Сумма зарплаты, которую излишне выплатили сотруднику за май, равна:
11 000 руб. – (11 000 руб. Х 13%) = 9570 руб.
Таким образом, зарплата работника за июнь, которую он должен получить за вычетом удержаний, составит:
27 000 руб. – 3510 руб. – 4698 руб. = 18 792 руб.
Зарплата за июль «на руки» составит:
27 000 руб. – 3510 руб. – 4698 руб. = 18 792 руб.
Зарплата за август, за минусом удержаний, равна:
27 000 руб. – 3510 руб. – (9570 руб. – 4698 руб. – 4698 руб.) = 23 316 руб.

Пересчет налогов и взносов

Необходимость пересчета налогов и взносов зависит от того, по какой причине переплатили заработную плату.

Переплата заработной платы произошла в результате ошибочных действий бухгалтерии в прошлых отчетных (налоговых, расчетных) периодах

В этом случае придется скорректировать налоговую базу по:

  • НДФЛ;
  • взносам на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
  • налогу на прибыль

В результате исправления ошибки возникнет переплата по НДФЛ за прошлые периоды – ведь зарплата была излишне выплачена. Соответственно, НДФЛ – излишне удержан. Значит, нужно будет подать уточненные расчеты по форме 6-НДФЛ. Кроме того, если ошибка была совершена в прошлом году, придется сдать в налоговую инспекцию уточненную справку 2-НДФЛ – на того сотрудника, которому переплатили зарплату. Такой вывод следует из положений пункта 6 статьи 81 НК РФ.

По взносам на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование переплата возникнет, если зарплата в прошлом отчетном или расчетном периоде была излишне начислена. Соответственно – была завышена облагаемая база по взносам. Ее придется корректировать, и в этом случае нужно будет подать в инспекцию уточненный расчет взносов (ЕРСВ). Такой вывод следует из Письма ФНС России от 24.08.2017 № БС-4-11/16793@.

При расчете налога на прибыль начисленную зарплату и суммы взносов включают в состав расходов. Значит, излишние начисления увеличивают сумму затрат. Соответственно – уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль. Поэтому по налогу на прибыль в данном случае возникнет недоимка, и в инспекцию нужно будет сдать уточненную декларацию. Основание – пункт 1 статьи 81 НК РФ.

При расчете зарплаты сотрудника за июнь 2019 года была допущена счетная ошибка. В результате ему была начислена излишняя сумма в размере 11 000 руб. Зарплата за июнь была выдана 1 июля 2019 года. Ошибку бухгалтер обнаружил 10 августа.
Бухгалтер пересчитал налоги и взносы с суммы излишне выплаченной зарплаты.
Так, за июнь были излишне начислены:

  • пенсионные взносы – 2420 руб. (11 000 руб. Х 22%);
  • взносы на социальное страхование – 319 руб. (11 000 руб. Х 2,9%);
  • взносы на медицинское страхование – 561 руб. (11 000 руб. Х 5,1%);
  • взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – 22 руб. (11 000 руб. Х 0,2%).
Читайте также:
Налогооблагаемая временная разница в 2021 году. Временные разницы в бухгалтерском учете

Также был излишне удержан НДФЛ в сумме 1430 руб. (11 000 руб. × 13%).
Бухгалтер сдал в налоговую инспекцию уточненный ЕРСВ и уточненную форму 6-НДФЛ за первое полугодие 2019 года.
В составе расходов по налогу на прибыль были ошибочно учтены суммы зарплаты и взносов. «Излишние» затраты составили:
11 000 руб. + 2420 руб. + 319 руб. + 561 руб. + 22 руб. = 14 322 руб.
В результате образовалась недоимка по налогу на прибыль за первое полугодие.
Сумма недоимки равна:
14 322 руб. Х 20% = 2864 руб.
Бухгалтер сдал уточненную декларацию по налогу на прибыль за первое полугодие 2019 года, перечислил в бюджет недоимку (2864 руб.) и пени за каждый день просрочки платежа.

Излишняя выплата зарплаты не связана с ошибками бухгалтерии

Это возможно, если переплата произошла:

  • из-за того, что сотрудник не выполнил нормы труда или виновен в простое (что установлено комиссией по трудовым спорам или судом);
  • в результате неправомерных действий сотрудника (например, он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ). Это подтверждено судом.

В подобных случаях пересчитывать налоги (взносы) и подавать «уточненки» не нужно. Ведь здесь не идет речи об исправлении ошибок прошлых периодов. Взыскание излишне выплаченной зарплаты – это удержания по инициативе администрации, которые она произвела в положенное время (после комиссии или суда). Значит, такие удержания участвуют в расчете налогов и взносов текущего, а не прошлых периодов.

Избежать сложностей, связанных с перерасчетом налогов и взносов, подачей «уточнёнок», вполне возможно, если передать расчёт зарплаты на аутсорсинг.

Мы автоматизировали все рутинные операции, благодаря чему удалось практически исключить риск совершения ошибки при расчете заработной платы.

Кроме того, точность работы каждого нашего специалиста гарантирована многоуровневой системой контроля. Но даже если случится форс-мажор – при расчете зарплаты будет допущена ошибка – ответственность за финансовые риски несет наша компания, и все потери клиента будут компенсированы 1C-WiseAdvice. Это является страховым случаем в рамках эксклюзивного полиса страхования профессиональной ответственности.

Как исправить ошибки в расчете зарплаты. Всегда ли закон на стороне сотрудника?

Иногда работник может получить больше, чем причитается, а работодатель эти деньги захочет вернуть. Трудовое законодательство, пусть и достаточно гуманное, в этой ситуации далеко не всегда на стороне работников. С другой стороны — работодатель может ошибиться и в другую сторону — выплатить меньше. Разбираемся как исправить ошибки в расчетах по заработной плате в учете и отчетности.

Статья 137 ТК РФ. Читайте до конца

Традиционно это выглядит так: на просьбу вернуть излишне выплаченное сотрудник ссылается на Трудовой кодекс, ведь там сказано, что:

«Заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана. »

Но любой документ стоит дочитать до конца. Тот же пункт 4 статьи 137 ТК РФ предусматривает как минимум три случая, когда излишне выплаченная зарплата все-таки может быть взыскана:

  • если переплата произошла вследствие счетной ошибки;
  • если работник виноват в невыполнении установленных норм труда или простое (ст. ст. 155, 157 ТК РФ), и этот факт признан комиссией по рассмотрению индивидуальных трудовых споров (КТС);
  • переплата возникла в связи с неправомерными действиями работника (при условии, что это установлено судебным актом).

Если есть основания для возврата излишне выплаченной зарплаты, то можно предложить работнику вернуть лишнее добровольно. Если сотрудник отказался, то из 100% законных методов остаются лишь обращение в КТС и суд.

Как вернуть излишне выплаченное

Счетная ошибка — это всегда арифметическая ошибка, т. е. та, что допущена при расчетах. Например, надо было сложить, а произошло умножение. Не считаются счетными ошибками:

  • опечатки в платежках;
  • двойная выплата заработной платы;
  • неправильное применение закона (см. разъяснение Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1).

Сознательный работник вправе вернуть переплату наличными в кассу, или согласиться на удержание. У работодателя есть месяц, чтобы удержать переплату у работника (при условии, что сотрудник его не оспаривает).

Действовать можно следующим образом: издать приказ об удержании из зарплаты, в котором работник обозначит свое согласие как с основанием, так и с суммами удержания. Формулировка может быть следующей:

«В связи с допущенной счетной ошибкой при расчете заработной платы за август 2021 г. и на основании частей 2 и 3 статьи 137 ТК РФ,

Удержать из заработной платы М. А. Ивановой за сентябрь 2021 г. излишне выплаченную сумму в 5 500 (пять тысяч пятьсот) руб.»

«С приказом ознакомлена, с основанием и суммой удержания согласна, М. А. Иванова».

Собственноручная подпись обязательна.

Читайте также:
Служебная записка на списание материальных ценностей: образец, бланк

Аналогичный порядок действий применим и тогда, когда переплата произошла в других, установленных законом, случаях (доказанная вина работника в невыполнении норм труда, простое и т.п.). И при этих обстоятельствах необходимо согласие работника с основаниями и размерами удержания. Следует помнить о том, что общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может быть более 20% (ст. 138 ТК РФ).

Если же трудящийся не спешит соглашаться или уже уволился, то для возврата переплаты имеет смысл сразу обращаться в суд.

Пересчет НДФЛ и страховых взносов при переплате заработной платы

Излишне начисленная и выплаченная зарплата включается в базу по НДФЛ и по страховым взносам. Уменьшить суммы, подлежащие уплате в счет налога и взносов, допустимо лишь при удержании переплаты или возврате (добровольном или по судебному решению) (ст. 210, 421 НК РФ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев. »).

Если удержание или возврат имели место с первого квартала 2021 г., то в ИФНС представляется уточненный расчет 6-НДФЛ по форме, действующей с 1 января 2021 года, который подается:

  • за период начисления излишка;
  • за последующие периоды того же года, за которые уже были представлены расчеты.

Корректируя сведения за налоговый период (год), следует включить в 6-НДФЛ также справку о доходах и суммах НДФЛ.

Если оформляется корректировка за 2020 г., то следует использовать форму расчета, по которой сведения подавались первоначально. Перерасчет зарплаты подлежит отражению в расчете по страховым взносам того отчетного периода, к которому относится ошибка. Уточненные расчеты по страховым взносам подаются в налоговый орган, по взносам на травматизм — в ФСС РФ.

Налог на прибыль. Как исправить ошибку

Если ошибка обнаружена и исправлена до того, как излишне начисленные суммы были учтены при исчислении налога на прибыль, то, определяя налоговую базу отчетного (налогового) периода, достаточно включить в расходы на оплату труда уже исправленные, уточненные суммы.

Исправленные суммы страховых взносов и взносов на травматизм включаются в прочие расходы.

В противном случае — если излишек уже учтен при расчете налога на прибыль, — придется пересчитать налоговую базу за тот период, в котором учтен этот излишек, уплатить недоимку и пени и подать уточненную декларацию.

Если сотруднику недоплатили

Мы обсуждали ситуацию, когда сотруднику переплатили заработную плату, ведь именно такая ситуация вызывает множество споров и разногласий, как по самому факту переплаты (действительно ли работодатель совершил ошибку при расчете и выплате), так и по суммам удержания.

Но, когда дело касается недоплаты, то тут все однозначно: сотруднику недополученную зарплату надо доплатить, да еще и с компенсацией за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).

Компенсация рассчитывается так. Сначала считаем, сколько дней составляет просрочка (отсчет начинается со дня, следующего за днем, в который должна была быть выплачена зарплата по графику, и включает день погашения долга). Затем умножаем между собой три показателя:

1/150 ключевой ставки * дни просрочки * сумма недоплаченной заработной платы

Пример: зарплата в организации выплачивается 10 числа. Но в августе 2021 года бухгалтер одному из работников случайно не перевела зарплату (не отправила платежку в банк) и перечислила ее только 13 августа. Сумма зарплаты — 18 000 рублей, количество дней просрочки — 3 дня (с 11 по 13 августа включительно).

Ключевая ставка рефинансирования — 5,5%.

Сумма компенсации не облагается НДФЛ как в пределах установленных норм (т. е. в пределах 1/150 ставки рефинансирования), так и в случаях, когда работодатель установил повышенный размер компенсации и зафиксировал этот факт в трудовом или коллективном договоре.

Компенсация облагается страховыми взносами, т. к. в списке необлагаемых выплат она не указана (ст. 422 НК РФ).

Корректировка отчетов в связи с недоплатой

Из-за недоплаты придется внести корректировки в отчеты прошлых периодов. Это необходимо сделать, если зарплата, например, не была выплачена во втором квартале, а все отчеты по нему уже сданы.

Изменения нужно внести в отчет 6-НДФЛ . В форме, действующей с 2021 года, нужно обновить следующие данные:

  • строку 110 — сумму начисленного дохода;
  • строку 112 — сумму дохода, начисленную в рамках трудовых договоров;
  • строку 140 — сумму исчисленного налога.

Удержан налог будет в период фактической выплаты, поэтому в строке с суммой удержанного НДФЛ налог с суммы недоплаты не показываем.

Также необходимо откорректировать расчет по страховым взносам . Там изменения коснутся множества разделов, т. к. придется пересчитать не только сумму начислений, но и все виды взносов — по пенсионному, социальному, медицинскому страхованию и итоговые значения.

Также необходимо внести изменения в расчет 4-ФСС (по взносам на страхование от несчастных случаев).

Перед тем, как подавать уточненные отчеты, рекомендуем доплатить взносы и пени по ним.

Как исправить ошибки в бухгалтерском учете

Вряд ли можно предположить (если только речь не идет о преступном умысле), что суммы излишне выплаченной зарплаты существенны. Поэтому такую ошибку в учете, скорее всего, можно считать несущественной.

Сумма компенсации не облагается НДФЛ как в пределах установленных норм (т. е. в пределах 1/150 ставки рефинансирования), так и в случаях, когда работодатель установил повышенный размер компенсации и зафиксировал этот факт в трудовом или коллективном договоре.

Читайте также:
Счет 19 в бухгалтерском учете: активный или пассивный, проводки и закрытие, почему может не закрываться

Компенсация облагается страховыми взносами, т. к. в списке необлагаемых выплат она не указана (ст. 422 НК РФ).

Корректировка отчетов в связи с недоплатой

Из-за недоплаты придется внести корректировки в отчеты прошлых периодов. Это необходимо сделать, если зарплата, например, не была выплачена во втором квартале, а все отчеты по нему уже сданы.

Изменения нужно внести в отчет 6-НДФЛ . В форме, действующей с 2021 года, нужно обновить следующие данные:

  • строку 110 — сумму начисленного дохода;
  • строку 112 — сумму дохода, начисленную в рамках трудовых договоров;
  • строку 140 — сумму исчисленного налога.

Удержан налог будет в период фактической выплаты, поэтому в строке с суммой удержанного НДФЛ налог с суммы недоплаты не показываем.

Также необходимо откорректировать расчет по страховым взносам . Там изменения коснутся множества разделов, т. к. придется пересчитать не только сумму начислений, но и все виды взносов — по пенсионному, социальному, медицинскому страхованию и итоговые значения.

Также необходимо внести изменения в расчет 4-ФСС (по взносам на страхование от несчастных случаев).

Перед тем, как подавать уточненные отчеты, рекомендуем доплатить взносы и пени по ним.

Как исправить ошибки в бухгалтерском учете

Вряд ли можно предположить (если только речь не идет о преступном умысле), что суммы излишне выплаченной зарплаты существенны. Поэтому такую ошибку в учете, скорее всего, можно считать несущественной.

Напомним, что критерии существенности организация должна указать в своей учетной политике и обосновать.

Несущественные ошибки текущего года исправляются просто — нужно сделать необходимые проводки — например, сторнировать зарплату рабочему основного производства проводкой:

Д 20 К 70 — сторно

Исправление делается в месяце обнаружения ошибки (п. 5 ПБУ 22/2010).

Ошибка, выявленная уже после того, как год закончился, но до подписания директором баланса , исправляется датой — 31 декабря отчетного года (п. 6 ПБУ 22/2010).

Если же ошибка обнаружена уже после того, как бухгалтерская отчетность подписана , то она исправляется текущим периодом (п. 14 ПБУ 22/2010).

В этом случае также важно — повлияла ошибка на финансовый результат отчетного года или нет.

  • Если повлияла — делается запись по принципу — проводка, обратная некорректной в корреспондирующая с 91-м счетом «Прочие доходы и расходы». Т.е. если была излишне начислена зарплата (используя предыдущий пример, проводка начисления зарплаты — Д 20 К 70), то обратная проводка выглядит так:

Смысл в том, что ранее сумма зарплаты была включена в расходы. А раз она начислена излишне, то включать ее в расходы было нельзя — восстанавливаем справедливость, отражая ее в прочих доходах.

Отметим, что сумму с 70 счета логичнее перенести на 73 — прочие расчеты с работниками, т.к. она не является оплатой труда:

При возврате денег сотрудником делаем проводку:

  • Если ошибка не повлияла на финрезультат — еще проще. Достаточно отсторнировать неверную проводку и сделать верную.

В случае с излишне начисленной зарплатой просто сторнируем необходимую сумму:

Д 20 К 70 — сторно

Напомним, что малые предприятия, не подлежащие обязательному аудиту, вправе все ошибки исправлять, как несущественные — при условии, что это правило закреплено в учетной политике (п. п. 9, 14 ПБУ 22/2010).

Примеры из судебной практики

Решения, вынесенные не в пользу работника:

Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 14.09.2016 № 33-7457/2016.

Суд взыскал излишне выплаченную заработную плату, которую сотрудница, уволенная за прогул, сама себе «начисляла» непосредственно перед подписанием ведомостей электронной подписью и отправкой их в банк.

Суд счел доказанными факты:

  • нарушения сотрудницей должностных обязанностей;
  • необоснованного начисления себе самой завышенной зарплаты.

Это основание для взыскания излишне выплаченной зарплаты, предусмотренные ст. 137 ТК РФ (последний абзац).

Апелляционное определение Мосгорсуда от 16.07.2020 № 33-19647/2020.

Суд отклонил довод работницы о том, что работодатель неправомерно удержал средства из ее зарплаты. В период временной нетрудоспособности зарплата ей не начислялась, т. е. фактически удержания из зарплаты, на которые она жаловалась, не производились.

Учет выплаченных сумм заработка в период нетрудоспособности, вопреки доводам истца, является перерасчетом, а не удержанием, как это определено статьей 137 ТК РФ. Действующее законодательство не предусматривает возможности выплаты работнику за один и тот же период заработной платы и пособия по временной нетрудоспособности. Трудовые права не нарушены.

Решение в пользу сотрудников

Определение Мособлсуда от 12.10.2010 № 33-19764.

Суд отказал в удовлетворении иска о взыскании суммы переплаты заработной платы, указав на то, что излишне выплаченная работнику заработная плата не может быть взыскана в связи с неправильным применением работниками бухгалтерии положения о начислении заработной платы.

Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 22.04.2021 № 88-5505/2021, 2-153/2020.

Суд решил, что не может быть признана счетной ошибкой допущенная работодателем излишняя выплата ответчику заработной платы в связи со случившемся сбоем учетной программы.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: