Профстандарт секретаря руководителя, документоведа, архивариуса, администратора

Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 июня 2020 г. N 333н “Об утверждении профессионального стандарта “Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией”

В соответствии с пунктом 16 Правил разработки и утверждения профессиональных стандартов, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 22 января 2013 г. N 23 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 4, ст. 293; 2014, N 39, ст. 5266), приказываю:

1. Утвердить прилагаемый профессиональный стандарт “Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией”.

2. Признать утратившим силу приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н “Об утверждении профессионального стандарта “Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией” (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 2 июня 2015 г., регистрационный N 37509).

Зарегистрировано в Минюсте РФ 15 июля 2020 г.

Регистрационный N 58957

ГАРАНТ:

См. справку о профессиональных стандартах

УТВЕРЖДЕН
приказом Министерства труда
и социальной защиты
Российской Федерации
от 15 июня 2020 г. N 333н

Профессиональный стандарт
Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией

I. Общие сведения

Организационное и документационное обеспечение управления организациями любых организационно-правовых форм

(наименование вида профессиональной деятельности)

Основная цель вида профессиональной деятельности:

Реализация обеспечивающих функций управления организацией; внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение управления организацией

Административный и иной исполнительный среднетехнический персонал

Секретари (общего профиля)

Служащие в приемной (общего профиля)

Отнесение к видам экономической деятельности:

Деятельность административно-хозяйственная комплексная по обеспечению работы организации

Деятельность по организации конференций и выставок

(наименование вида экономической деятельности)

II. Описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт
(функциональная карта вида профессиональной деятельности)

Обобщенные трудовые функции

Организационное обеспечение деятельности организации

Прием и распределение телефонных звонков организации

Организация работы с посетителями организации

Выполнение координирующих и обеспечивающих функций

Документационное обеспечение деятельности организации

Организация работы с документами

Организация текущего хранения документов

Организация обработки дел для последующего хранения

Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации

Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени

Планирование рабочего дня секретаря

Организация телефонных переговоров руководителя

Организация командировок руководителя

Организация работы с посетителями в приемной руководителя

Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий

Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя

Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя

Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря

Составление и оформление управленческой документации

Организация работы с документами в приемной руководителя

Организация хранения документов в приемной руководителя

Обеспечение руководителя информацией

Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации

Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации

Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями

Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов

Организация деловых контактов и протокольных мероприятий

Организация исполнения решений руководителя

III. Характеристика обобщенных трудовых функций

3.1. Обобщенная трудовая функция

Организационное обеспечение деятельности организации

Происхождение обобщенной трудовой функции

Заимствовано из оригинала

Регистрационный номер профессионального стандарта

Возможные наименования должностей, профессий

Требования к образованию и обучению

Среднее общее образование

Профессиональное обучение – программы профессиональной подготовки по должностям служащих, программы переподготовки служащих, программы повышения квалификации служащих

Требования к опыту практической работы

Особые условия допуска к работе

Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности

Служащие в приемной (общего профиля)

3.1.1. Трудовая функция

Прием и распределение телефонных звонков организации

Происхождение трудовой функции

Заимствовано из оригинала

Регистрационный номер профессионального стандарта

Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации

Регистрация поступающих телефонных звонков

Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону

Читайте также:
Протокол аттестационной комиссии на соответствие занимаемой должности: образец и выписка

Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи

Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации

Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы

Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров

Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия

Соблюдать служебный этикет

Функции, задачи, структура организации, ее связи

Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации

Этика делового общения

Правила речевого этикета

Требования охраны труда

Правила защиты конфиденциальной служебной информации

3.1.2. Трудовая функция

Организация работы с посетителями организации

Происхождение трудовой функции

Заимствовано из оригинала

Регистрационный номер профессионального стандарта

Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками

Ведение журнала записи посетителей

Учет посетителей и оформление пропусков

Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей

Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации

Организация и бронирование переговорных комнат

Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе

Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки)

Общаться с посетителями

Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации

Вести учетные формы, использовать их для работы

Создавать положительный имидж организации

Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций

Применять информационно-коммуникационные технологии

Обеспечивать конфиденциальность информации

Правила организации приема посетителей

Правила делового общения

Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами

Правила организации приемов в офисе

Правила сервировки чайного (кофейного) стола

Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним

Этика делового общения

Правила речевого этикета

Требования охраны труда

Правила защиты конфиденциальной служебной информации

3.1.3. Трудовая функция

Выполнение координирующих и обеспечивающих функций

Происхождение трудовой функции

Заимствовано из оригинала

Регистрационный номер профессионального стандарта

Ведение журнала разъездов работников организации

Координация работы курьеров и водителей организации

Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей

Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации

Составлять и вести учетные документы

Применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации

Применять современные средства сбора, обработки и передачи информации

Оценивать результаты в рамках поставленных задач

Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками

Правила речевого этикета

Этика делового общения

Требования охраны труда

Правила защиты конфиденциальной служебной информации

Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами

3.2. Обобщенная трудовая функция

Документационное обеспечение деятельности организации

Происхождение обобщенной трудовой функции

Заимствовано из оригинала

Регистрационный номер профессионального стандарта

Возможные наименования должностей,

Требования к образованию и обучению

Среднее профессиональное образование – программы подготовки специалистов среднего звена

Среднее профессиональное образование (непрофильное) – программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности

Требования к опыту практической работы

Особые условия допуска к работе

Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности

Секретари (общего профиля)

Документационное обеспечение управления и архивоведение

3.2.1. Трудовая функция

Организация работы с документами

Происхождение трудовой функции

Заимствовано из оригинала

Регистрационный номер профессионального стандарта

Прием и первичная обработка входящих документов

Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые

Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем

Регистрация входящих документов

Организация доставки документов исполнителям

Ведение базы данных документов организации

Ведение информационно-справочной работы

Обработка и отправка исходящих документов

Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

Контроль исполнения документов в организации

Читайте также:
Профстандарт специалиста по кадрам и ведущего кадровика: квалификационные требования

Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации

Пользоваться базами данных, в том числе удаленно

Пользоваться справочно-правовыми системами

Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации

Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности

Применять правила русского языка

Применять навыки скоростного письма

Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления

Структура организации, руководство структурных подразделений

Современные информационные технологии работы с документами

Порядок работы с документами

Системы скоростного письма

Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами

Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации

Типовые сроки исполнения документов

Принципы работы со сроковой картотекой

Назначение и технология текущего и предупредительного контроля

Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов

Правила документационного обеспечения деятельности организации

Виды документов, их назначение

Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами

Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов

Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации

Системы электронного документооборота

Правила и сроки отправки исходящих документов

Требования охраны труда

3.2.2. Трудовая функция

Организация текущего хранения документов

Происхождение трудовой функции

Заимствовано из оригинала

Регистрационный номер профессионального стандарта

Разработка номенклатуры дел организации

Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения

Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения

Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела

Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив

Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения

Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел

Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации

Формировать документы в дела с учетом их специфики

Систематизировать документы внутри дела

Обеспечивать сохранность и защиту документов организации

Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами

Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления

Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией

Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел

Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа

Правила выдачи и использования документов из сформированных дел

Требования охраны труда

3.2.3. Трудовая функция

Организация обработки дел для последующего хранения

Происхождение трудовой функции

Заимствовано из оригинала

Регистрационный номер профессионального стандарта

Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению

Составление внутренней описи дел для особо ценных документов

Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения

Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения

Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения

Передача дел в архив организации

Пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения

Оформлять документы экспертной комиссии

Оформлять обложки дел постоянного и временного хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов

Производить хронологическо-структурную систематизацию дел

Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного хранения

Составлять опись дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами

Читайте также:
Образец и пример заполненного резюме главного бухгалтера в 2021 году

Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами

Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них

Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов

Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии

Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии

Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению

Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного хранения

Правила составления описи дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами

Правила передачи дел в архив организации

Требования охраны труда

3.3. Обобщенная трудовая функция

Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации

Происхождение обобщенной трудовой функции

Заимствовано из оригинала

Регистрационный номер профессионального стандарта

Возможные наименования должностей,

Требования к образованию и обучению

Высшее образование – бакалавриат или

Высшее образование (непрофильное) – бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности или

Среднее профессиональное образование – программы подготовки специалистов среднего звена

Среднее профессиональное образование (непрофильное) – программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности

Требования к опыту практической работы

Не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании

Профстандарт секретаря руководителя, документоведа, архивариуса, администратора

Организационное и документационное обеспечение управления организациями любых организационно-правовых форм

(наименование вида профессиональной деятельности)

Основная цель вида профессиональной деятельности:

Реализация обеспечивающих функций управления организацией; внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение управления организацией

Группа занятий:

Библиотекари, библиографы, документоведы и специалисты родственных профессий

Служащие, занятые приемом и информированием посетителей

Отнесение к видам экономической деятельности:

Деятельность административно-хозяйственная и вспомогательная деятельность по обеспечению функционирования организации

Деятельность по организации конференций и выставок

(наименование вида экономической деятельности)

II. Описание трудовых функций, входящих

в профессиональный стандарт (функциональная карта вида

Обобщенные трудовые функции

уровень (подуровень) квалификации

Организационное обеспечение деятельности организации

Прием и распределение телефонных звонков организации

Организация работы с посетителями организации

Выполнение координирующих и обеспечивающих функций

Документационное обеспечение деятельности организации

Организация работы с документами

Организация текущего хранения документов

Организация обработки дел для последующего хранения

Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации

Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени

Планирование рабочего дня секретаря

Организация телефонных переговоров руководителя

Организация командировок руководителя

Организация работы с посетителями в приемной руководителя

Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий

Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя

Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя

Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря

Составление и оформление управленческой документации

Организация работы с документами в приемной руководителя

Организация хранения документов в приемной руководителя

Обеспечение руководителя информацией

Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации

Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации

Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями

Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов

Организация деловых контактов и протокольных мероприятий

Организация исполнения решений руководителя

III. Характеристика обобщенных трудовых функций

3.1. Обобщенная трудовая функция

Организационное обеспечение деятельности организации

Происхождение обобщенной трудовой функции

Заимствовано из оригинала

Регистрационный номер профессионального стандарта

Возможные наименования должностей, профессий

Требования к образованию и обучению

Читайте также:
Проводки по заработной плате: порядок начисления и удержания, выдачи, возврат в кассу

Среднее общее образование

Профессиональное обучение – программы профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программы переподготовки рабочих, служащих, программы повышения квалификации рабочих, служащих

Требования к опыту практической работы

Особые условия допуска к работе

Дополнительные характеристики

Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности

Служащие, занятые приемом и информированием посетителей

Документоведение и документационное обеспечение управления

3.1.1. Трудовая функция

Прием и распределение телефонных звонков организации

Какие обязанности у секретаря

Должностные обязанности секретаря включают в себя обеспечение деятельности руководителя организации по следующим направлениям:

  • организационное;
  • документационное;
  • информационно-аналитическое.

Требования к секретарю

В настоящее время должность секретаря утратила статус технического исполнителя. Качественно изменились характеристики:

  • требуемый уровень образования;
  • социальный статус;
  • престижность профессии;
  • оплата труда;
  • перспективы профессионального роста.

В соответствии с ЕКС и профстандартом, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333н, должности секретарь-референт или офис-менеджер, работа секретарем директора или помощником относятся к категории:

  • специалист;
  • или руководителям среднего и низшего звена.

ЕКС относит секретарей к специалистам и описывает необходимые знания, уровень образования и опыт.

Требования профессионального стандарта 07.002, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333, выглядят более современно. Учитывается переход на двухуровневую систему образования и возможность изменять профессиональную траекторию с помощью программ профессиональной переподготовки.

Обязанности секретаря

В зависимости от структуры организации, уровня руководителя и линейной подчиненности, функции помощников разнообразны — от технических до информационно-аналитических, распорядительных и руководящих. Должностные обязанности при работе секретарем в ЕКС приведены списком и по видам функций не классифицируются.

В профстандарте 07.002 через обобщенные трудовые функции прослеживаются возможные стадии профессионального роста. Требуемый уровень образования — от среднего профессионального до высшего с программами профпереподготовки и стажем от 3 лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.

Организационное обеспечение деятельности организации

Документационное обеспечение деятельности организации

Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации

Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации

Бакалавриат или ВО непрофильное и ДПО по профилю деятельности

СПО или СПО непрофильное и ДПО по профильным программам профпереподготовки

Радел, описывающий, чем занимается секретарь, его должностные обязанности, подготовленный на основе профессионального стандарта, имеет особую структуру — трудовые действия (должностные обязанности) раскрывают содержание выполняемых трудовых функций сотрудника.

Подготовленная на основе стандарта должностная инструкция состоит из традиционных разделов и одного нового — в нем перечисляются функции секретаря руководителя в организации, которые в стандарте носят названия «обобщенные». Должностные обязанности описываются как трудовые действия, объединенные в однородную группу трудовых функций сотрудника. Выглядит это следующим образом.

Права и ответственность и заключительные положения

Эти разделы должностной инструкции не имеют особенностей. Текстовая часть выполнена в соответствии с законодательством. Заключительные положения содержат ссылку на использованный при разработке профстандарт, НПА и порядок ознакомления работника с ЛНА.

Специалист имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Выносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

Читайте также:
Работа в декретном отпуске: можно ли официально или на совместительстве

4.7. ……… (другие права)

5.1. Работник привлекается к ответственности:

за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;

за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020 года № 333н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации).

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).

6.3. ……… (другие заключительные положения).

Что должен знать и уметь архивариус

Должностные обязанности архивариуса:

  • формирование архива организаций любых организационно-правовых форм;
  • эффективное управление архивными делами (документами);
  • внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение эффективного управления архивными (делами) документами.

Что это за работник и чем он занимается

Архивариус — привычное название должности служащих архива по ЕКСД. Его должностные обязанности перечислялись длинным перечнем. Описание использовалось для разработки должностных инструкций в организациях и на предприятиях.

Требования к знаниям, образованию и квалификации архивариуса минимальные.

В связи с повсеместной цифровизацией изменились должностные обязанности и требования к архивариусу — специалист архива (в том числе электронного) выполняет более сложные задачи. Обязанности стали разнообразнее, они различны для организаций коммерческих и государственных. Последние обрабатывают большие данные, которыми стало сложно управлять, не только готовить их к хранению. Теперь информацией требуется обмениваться: например, работа архивариусом в суде состоит не только в подготовке данных к хранению и выдачи справок по личным обращениям, но и в передаче сведений в рамках межведомственного взаимодействия с использованием онлайн-формата.

Разработаны и приняты два профессиональных стандарта, в которых нет должности «архивариус», используется новая формулировка «специалист архива»: В профстандарте 07.009 это служащий по введению данных (ОКЗ 4132), в стандарте 07.012 — специалист, относящийся к административному (среднетехническому) персоналу (ОКЗ 3343).

Обратите внимание: работодатели обязаны применять профстандарты только в случаях, отдельно оговоренных в ФЗ РФ и отраслевых НПА (письмо Минтруда России от 04.04.2016 № 14-0/10/В-2253). Суть правила: стандарты необходимы, если требования к квалификации для выполнения определенной трудовой функции установлены Трудовым кодексом, федеральными законами или иными нормативно-правовыми актами (ФЗ 122).

Используйте бесплатно инструкцию по охране труда для архивариуса от экспертов КонсультантПлюс, чтобы избежать ошибок и штрафа по статье 5.27.1 КоАП РФ.

Архивариус: требования к работнику и основная функция

Оба стандарта предъявляют похожие требования в должности. Из таблицы видно, кто такой архивариус и его обязанности в современных субъектах хозяйствования.

Должностные обязанности

Специалисты востребованы в организациях: роль архивариуса в деятельности организации с большим документооборотом более значительна. Госучреждения, государственные фонды пенсионного и социального страхования, страховые и финансовые компании содержат целые подразделения со сложной структурой и подчиненностью.

В зависимости от структуры организации и объема данных, работодатель самостоятельно определяет функции архивариуса в организации, объем должностных обязанностей.

Читайте также:
Докладная записка о некорректном поведении сотрудника: образец и пример жалобы

Профстандарт 07.009 используется в организациях, выполняющих оцифровку большого массива данных, в том числе за истекшие периоды времени. Должностные обязанности архивариуса электронного архива, занимающегося созданием графических образов документов электронного хранилища документов с использованием информационно-коммуникационных технологий, описаны в 3 разделе стандарта (функция 3.1). В должностной инструкции это выглядит следующим образом.

Профстандарт 07.012 больше подходит для организаций и крупных промышленных предприятий. У специалиста оцифровка (создание графических образов) является частью обязанностей. Ему необходимо знание промышленной документации, порядка и способов ее хранения. Должностные обязанности архивариуса на предприятии реализуются через более широкий спектр трудовых действий, сгруппированных в пять трудовых функций (раздел 3.1 стандарта).

Права и ответственность архивариуса

Для выполнения должностных функций сотрудник всегда наделяется полномочиями, имеет права и несет ответственность за их качественную реализацию. Эти разделы должностной инструкции не имеют особенностей. Текстовая часть выполнена в соответствии с законодательством. Заключительные положения содержат ссылку на использованные при разработке профстандарт, НПА и порядок ознакомления работника с ЛНА.

Специалист имеет право:

4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности специалиста архива.

4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).

4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию специалиста архива.

4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.

4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.

4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.

Специалист несет ответственность за:

5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.

5.2. Невыполнение распоряжений и поручений директора Учреждения.

5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков их исполнения.

5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правила противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.

5.5. Причинение материального ущерба в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

За вышеперечисленные нарушения специалист может быть привлечен, в соответствии с действующим законодательством, в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист архива», утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18.03.2021 № 140н, и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (2021)

  • Задачи, решаемые с помощью должностной инструкции
  • Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция ДИС
  • Нюансы квалификационных требований: секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка
  • Итоги

Задачи, решаемые с помощью должностной инструкции

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (ДИС) играет далеко не последнюю роль с точки зрения правильности построения организационного процесса в компании.

Будучи проводником информационных и документальных потоков между руководством и исполнителями, а также первым лицом, с которым имеют дело посещающие офис контрагенты и иные гости, секретарь может как способствовать укреплению дисциплины и авторитета предприятия, так и наоборот.

Читайте также:
Отчет о стажировке: образец, пример для работника предприятия, преподавателя в школе

Составление ДИС позволит:

  • избежать перегибов со стороны руководства в вопросах квалификационных и иных требований к соискателю на данную должность;
  • ограничить неадекватные и непомерные запросы администрации к выполняемым секретарем обязанностям;
  • претенденту на должность оценить уровень своей осведомленности в вопросах делопроизводства, машинописи, архивного дела и иных предполагаемых к выполнению задач;
  • сделать вывод о сбалансированности предоставленных работнику прав и налагаемых на него обязанностей.

Нюанс ДИС — наличие в ней особых требований к внешнему виду секретаря и культуре его поведения. Включение этих параметров в ДИС не обязательно, но встречается чаще, чем в инструкциях для других категорий сотрудников.

С должностными инструкциями разных категорий работников знакомьтесь с помощью материалов нашего сайта:

Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция ДИС

Руководство компании нередко злоупотребляет своими полномочиями и налагает на секретаря непомерно широкий спектр обязанностей. При этом его права описываются в ДИС скупыми стандартными фразами, не позволяющими работнику понять их и реализовать в полной мере.

ВАЖНО! Для полноценности ДИС важно добиться равновесия прав и обязанностей, избегая при этом шаблонных формулировок.

Например, если в обязанности секретаря входит обработка больших объемов информации (контактов, списков и др.), то в разделе «Права секретаря» должно упоминаться, что работник имеет право использовать технические средства компании.

Такой подход позволит работнику выполнять свои трудовые функции качественно и с оптимальными затратами времени.

При этом секретарь должен осознавать, что, работая с техническими средствами компании, он несет ответственность за их правильное использование, а в случае порчи или утраты ими технологических свойств из-за его ошибочных действий неминуемо последует наказание. Об этом повествует отдельный раздел ДИС, посвященный видам ответственности секретаря.

К примеру, возлагая на секретаря ответственность за неразглашение коммерческой тайны (что должно быть указано в ДИС), администрация должна обеспечить защиту от несанкционированного доступа к компьютеру и иным носителям информации, с которыми работает секретарь. В противном случае администрация нарушает свои обязанности в части обеспечения условий для выполнения секретарем перечисленных в ДИС трудовых функций.

Какие еще обязанности по обеспечению соответствующих условий труда есть у работодателя, читайте в статье «Инструкция по охране труда для офисных работников (2021)».

Как составить должностную инструкцию? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите инструкцию по формированию этого документа, составленную экспертами системы, основанную на последних разъяснениях Роструда и ГИТ.

Нюансы квалификационных требований: секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка

Требования к уровню образования и стажу — неотъемлемый атрибут любой должностной инструкции, в том числе ДИС. Из этих требований складывается понятие «уровень квалификации».

ВАЖНО! Минимальные требования к уровню квалификации работника, отражаемые в ДИС, не могут быть ниже установленных профстандартами для данной категории сотрудников.

К примеру, профстандарт для специалистов по организационному и документационному обеспечению управления организацией утвержден приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н. Указанная категория специалистов включает широкий спектр должностей — от секретаря до помощника руководителя.

Разнообразны в профстандарте и квалификационные требования. Чем сложнее по составу и объему выполняемые работником функции, тем выше требования к его квалификации.

  • секретарям-администраторам достаточно окончить 11 классов в среднем образовательном учреждении;
  • секретарю-делопроизводителю необходимо среднее профессиональное образование (по программам подготовки специалистов среднего звена) или непрофильное среднее профобразование по соответствующим программам, дополненное профобразованием по дополнительным программам переподготовки;
  • секретари — помощники руководителя должны окончить вуз (бакалавриат или непрофильный бакалавриат с дополнительным профобразованием по программам переподготовки) и иметь стаж практической деятельности по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя не менее трех лет.
Читайте также:
Входил ли материальная помощь в расчет отпускных и как она оформляется

К примеру, если функции секретаря-машинистки ограничиваются ответами на звонки, набором рукописных или устных распоряжений директора и приготовлением ему кофе и в ДИС перечислены именно эти действия, для их исполнения претенденту на должность достаточно:

  • окончить среднюю школу;
  • обладать элементарной грамотностью;
  • иметь практический опыт владения компьютерной и оргтехникой.

Иное дело — помощник руководителя, в чьи задачи входит не только организационно-документационное обеспечение деятельности компании, но и информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка работы руководителя. В этом случае и образование понадобится серьезное, и без практического опыта не обойтись.

Итоги

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя содержит информацию о его правах, обязанностях и ответственности.

Из содержания этого внутрифирменного документа работнику становятся ясными требования работодателя к его уровню квалификации и иные важные аспекты (кому подчиняется, как назначается на должность, какими знаниями и навыками должен обладать и др.).

Должностная инструкция по специальности «Документовед»

Вы можете скачать должностную инструкцию документоведа бесплатно. Должностные обязанности документоведа

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно – правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ДОКУМЕНТОВЕДА

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности документоведа _____________________ (далее – «предприятие»).

1.2. Документовед назначается на должность и освобождается от нее в установленном действующим трудовым законодательством порядке по приказу директора предприятия.

1.3. Документовед находится в подчинении у ______________________________________.

1.4. В период временного отсутствия Документоведа его обязанности возлагаются на ___________________________.

1.5. На должность Документоведа принимается лицо:

-Документовед I категории – с высшим профессиональное образование и стажем работы в должности Документоведа II категории не менее 3 лет;

-Документовед II категории – с высшим профессиональным образованием и стажем работы в должности Документоведа не менее 3 лет;

-Документовед – с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет).

1.6. Документовед должен знать:

-отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;

-основы экономики, организации труда и управления;

-законодательство о труде;

-порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;

-методы исследования, проектирования, анализа и развития документационных систем;

-порядок оформления, хранения, классификации, экспертизы ценности документов;

-организацию архивного дела;

-правила внутреннего трудового распорядка;

-законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

-нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;

-методы проектирования и актуализации баз и банков данных;

-основы эргономики, социальной психологии, социологии;

-правила и нормы охраны труда.

2. Должностные обязанности

2.1.Принимать участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль состояния делопроизводства.

2.2.Подготавливать предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

2.3.Разрабатывать и внедрять технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2.4.Изучать и обобщать передовой зарубежный и отечественный опыт в области документационного обеспечения управления.

2.5.Разрабатывать нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

2.6.Разрабатывать унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

2.7.Принимать меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

2.8.Принимать участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении микропроцессорной и вычислительной техники, актуализации и проектировании баз и банков данных.

Читайте также:
Норма площади на 1 человека в офисе по СанПиН в 2021 году

2.9.Участвовать в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

2.10.Организовать внедрение систем ведения документации.

2.11.Принимать участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

3. Права

3.1.Требовать от служб предприятия и работников, осуществляющих подготовку документации, соблюдения установленных стандартов и требований.

3.2.Разрабатывать и внедрять унифицированные системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. 3.3.Вносить предложения по улучшению организации документооборота предприятия, его рационализации с соблюдением установленных стандартов.

4. Ответственность

Документовед ответственен за:

4.1.Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.

4.2.Невыполнение своих функциональных обязанностей.

4.3.Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.

4.4.Невыполнение распоряжений и приказов директора предприятия, поручений и заданий начальника отдела.

5. Условия работы

5.1.Режим работы Документоведа определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

5.2.В связи с производственной необходимостью Документовед может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

Профстандарт секретаря руководителя с 2021 года

Чем является профессиональный стандарт секретаря руководителя

Процесс подготовки и утверждения профессиональных стандартов длится уже несколько лет. Первоначально эти документы носили такой же рекомендательный характер, как и квалификационные справочники ЕКС (для специалистов) и ЕТКС (для рабочих профессий). Однако с июля 2016 года ситуация изменилась: вступили в действие новые статьи ТК РФ, и теперь профессиональные стандарты обрели силу нормативных актов.

К числу прочих документов этого рода относится и профстандарт секретаря. Он представляет собой официальное описание исполняемых этим специалистом трудовых функций, а также указание на то, какие именно знания, образование и опыт работы требуются для каждой из них. Кроме того, в профстандарте имеется и информация о кодировке работы секретаря по роду занятий (ОКЗ) и видам экономической деятельности (ОКВЭД). Эти сведения могут оказаться весьма полезными для статистического учета.

Описывая требуемую от секретаря квалификацию, профстандарт тем самым служит нескольким целям:

  • Унифицирует требования, предъявляемые к секретарям. В результате становится проще определять, чем конкретно должны заниматься работники на этой должности в разных организациях.
  • Задает ориентиры для системы профессионального образования. Как следствие, разного рода учебные заведения или курсы, готовящие секретарей, могут сразу ориентировать учащихся именно на то, что от них реально потребуется при трудоустройстве.

Из каких частей состоит профессиональный стандарт секретаря?

Как и любые другие документы этого рода, профстандарт № 447, утвержденный для секретарей руководителей, имеет следующую структуру:

  1. Общие сведения о виде деятельности и ее основной цели.
  2. Функциональная карта для деятельности секретаря.
  3. Характеристика отдельных профессиональных функций, возложенных на этого специалиста.
  4. Перечисление организаций, принимавших участие в подготовке профстандарта.

А теперь рассмотрим содержание основных разделов, за исключением последнего, подробнее.

Общие сведения, включенные в профстандарт

Первый раздел профстандарта секретаря руководителя включает в себя именно основные сведения о том, какой конкретно деятельностью должен заниматься секретарь. В частности, здесь указаны:

  • регистрационный номер по общему реестру профстандартов и код;
  • название вида деятельности («Организационное и документационное обеспечение управления организациями»);
  • ее основная цель (обеспечение управления и внедрение новых разработок в этой области);
  • классификация по ОКЗ и ОКВЭД.
Читайте также:
Какие документы нужны для оформления детского пособия: необходимый перечень справок в соцзащиту и МФЦ, где и как получить

Функциональная карта секретаря

Вторым разделом является функциональная карта, то есть описание обобщенных трудовых функций с входящими в них конкретными обязанностями. Для каждой из них профстандарт устанавливает необходимый уровень (или подуровень) квалификации, требуемый от работника. Уровни кодируются по принятой для профессиональных стандартов системе в зависимости от сложности функции — от 3 до 6.

Профстандарт устанавливает для секретаря руководителя следующие обобщенные функции:

  1. Организационное обеспечение работы организации в целом.
  2. Документационное обеспечение.
  3. Обеспечение деятельности конкретно лица, управляющего организацией.
  4. Аналитика и административная поддержка этого лица.

Функции перечисляются в порядке возрастания сложности и требуемого квалификационного уровня.

Характеристика отдельных функций

Каждая из обобщенных функций раскладывается на ряд более конкретных, именно их описанию и посвящен третий раздел профстандарта. Так, к примеру, функция по организационному обеспечению компании в целом включает:

  • прием телефонных звонков и их распределение по сотрудникам-адресатам;
  • работу с посетителями, пришедшими в организацию;
  • координацию и обеспечение работы организации.

Однако это еще не всё. Дело в том, что структура профстандарта предусматривает, что помимо общего перечисления функций для каждой из них указывается, какие конкретно трудовые действия должен совершить секретарь. В частности, упомянутая выше функция по координации и обеспечению раскладывается на следующие виды действий:

  • ведение журналов перемещений и разъездов сотрудников;
  • координация труда курьеров и водителей;
  • составление справок о разъездах и маршрутах.

При этом для каждой конкретной функции дополнительно еще указывается, каким именно объемом знаний и умений должен обладать секретарь. Объемы эти пересекаются для разных функций (к примеру, знание деловой этики требуется практически всегда), но благодаря такой структуре профессионального стандарта легко разобраться, что именно можно требовать от секретаря в различных случаях.

Помимо характеристики функций третий раздел профстандарта имеет еще одну нужную особенность — в нем для каждой из обобщенных функций дополнительно указывается следующая информация:

  1. О возможных названиях должностей, которые может занимать секретарь.
  2. О требованиях по образованию.
  3. О необходимом стаже трудовой деятельности.

Для простых функций от секретаря требуется только среднее образование и программа профессиональной подготовки. Однако начиная с обобщенной функции по обеспечению деятельности руководителя профстандарт предусматривает уже высшее образование не ниже бакалавриата (хотя допускается и среднее профессиональное). А вот для аналитической и административной поддержки выбора уже нет: секретарь в этом случае обязан иметь только высшее образование.

Что же касается необходимого стажа, то для секретаря, обеспечивающего организацию в целом, он не требуется. Но в том случае, когда он выполняет обязанности помощника руководителя, требования ужесточаются:

  • для функции по организационной и документационной поддержке руководителя требуется стаж не менее двух лет именно в качестве секретаря;
  • для аналитической и административной поддержки — уже не меньше трех лет, однако здесь достаточно любой работы, относящейся к той области, в которой действует организация.

Названия должностей профстандарт устанавливает следующие (в порядке возрастания требований по квалификации):

  1. Секретарь-администратор.
  2. Делопроизводитель.
  3. Секретарь руководителя.
  4. Помощник руководителя.

Возможные названия следует учитывать при составлении штатного расписания и оформлении документов по кадрам. Профстандарты для секретаря стали обязательными в 2016 году, продолжают действовать и в 2021-м, а их соблюдение в тех случаях, когда это предусмотрено ТК РФ, будет контролироваться. Несоответствие названий вполне может рассматриваться как нарушение.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: