Пример списания ГСМ по путевым листам и без них: как списать бензин

Как происходит списание ГСМ по путевым листам

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

  1. Что представляет собой путевой лист
  2. Бухгалтерский и налоговый учет ГСМ
  3. Пример расчета
  4. Приказ на списание
  5. Кратко

Путевой лист – проверенный временем и учетной практикой документ. Он позволяет учитывать расход транспортными средствами ГСМ, проводить списание, обосновывать включение затрат на ГСМ в налоговом и бухгалтерском учете. По данным путевых листов рассчитывается объем потребляемого автомобилями топлива, а зная его стоимость, можно определить и показатель затрат на ГСМ. Каков порядок использования путевых листов в учете и расчетов по ним, какова нормативная база списания – этим вопросам посвящена наша статья. Кроме того, на примере будет показано, как списать ГСМ бухгалтеру по данным путевых листов.

Что представляет собой путевой лист

Списание топлива, как и других видов ТМЦ, осуществляется на основании акта на списание. Путевые листы, так называемые путевки, сами по себе не являются основой для списания ГСМ, но вышеназванный акт составляется именно по данным, содержащимся в них.

Путевой лист имеет несколько унифицированных форм, отражающих особенности автомобиля, тарификации работы водителя, организационно-правовой формы применяющей его фирмы: на легковое авто, легковое авто ИП, грузовые автомобили, спецмашины и пр.

Вопрос: Как отразить в учете списание ГСМ (топлива), приобретенных за наличный расчет?
Стоимость ГСМ в количестве 125 л, приобретенных водителем служебного автомобиля за наличный расчет за счет денежных средств, полученных под отчет, составила 5 000 руб. Приобретение ГСМ на эту сумму подтверждено авансовым отчетом работника с приложенным чеком ККТ, выданным организацией розничной торговли (АЗС). В чеке сумма НДС не выделена (продавец ГСМ применяет УСН). Расход ГСМ в количестве 100 л подтвержден путевым листом, также приложенным к авансовому отчету. В налоговом учете применяется метод начисления.
Посмотреть ответ

Применение этих форм в учете:

  • обязательно для фирм-перевозчиков, если перевозки являются основным видом их деятельности (пр. №152 от 18/09/08 г. Минтранса);
  • необязательно, если автомобиль используется для производственных, служебных нужд фирмы.

Во втором случае допустимо разрабатывать собственные бланки путевок, с учетом требований ФЗ-402 «О бухучете», однако на практике для учета и списания ГСМ часто берутся все те же унифицированные бланки. Стоит отметить, что с 1.03.19 г. приказом Минтранса №467 в порядок заполнения ПЛ внесены изменения, к примеру, отменяется возможность заполнения одного документа на месяц, как было раньше. Организации, не являющиеся транспортными, могут оформлять этот документ с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить затраты на ГСМ, не руководствуясь приказами Минтранса. Такой вывод можно сделать из писем Минтранса, и судебных решений (пост. ФАС ВВО А38-4082/2008-17-282-17-282 от 27/04/09 г.). Путевые листы фиксируются в журнале их учета.

Бухгалтерский и налоговый учет ГСМ

ВАЖНО! Образец акта списания ГСМ от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Если обратиться к бланку путевого листа и к требованиям, содержащимся в приказе №152, путевой лист отражает следующие сведения, необходимые для учета ГСМ:

  • остаток топлива в баке, выдачу, остаток на момент закрытия ПЛ;
  • данные спидометра на начало и на конец движения.

Расход ГСМ можно исчислить как непосредственно по этим данным, так и по нормативам, определяющим, сколько топлива использует тот или иной автомобиль на километр пути (нормы Минтранса, документы АМ-23-Р от 14/03/08 г., НА-51-р от 6/04/18 г.).

ВАЖНО! Образец ведомости списания ГСМ от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Нормы носят рекомендательный характер, и, если фирма может обосновать иные цифры расхода топлива либо автомобиля, который эксплуатируется, нет в нормативных документах, законодательство подобное не запрещает.

Обоснование расхода можно оформить на основе:

  • технической документации ТС;
  • контрольных замеров расхода топлива в различных погодных и сезонных условиях, оформленных актами комиссии.

Допустимо утвердить один норматив, а затем применять к нему коэффициенты, к примеру, повышающего характера, в зимний период. Использование норматива расхода ГСМ предполагает регулярные инвентаризации, сверку фактического расхода с расчетными данными. Расценивают топливо для учета затрат чаще всего по средней стоимости.

Стоимостное сальдо ГСМ добавляется к стоимости вновь оприходованных ГСМ. Полученное значение делится на сумму оставшихся и поступивших ГСМ в натуре. Топливо учитывается на активном счете 10/3 и списывается в дебет «затратных» счетов 20, 25, 44 и др.

В НК РФ отсутствуют жесткие указания по поводу применения фактических либо расчетных, на основе норм, данных для включения ГСМ в затраты. Для целей НУ законодательство не запрещает использовать и метод «по факту» и нормирование расходов. Документ АМ-23-Р содержит указание на то, что нормы могут использоваться и в целях НУ, с использованием данных о километраже из путевого листа (Общие положения, п. 3).

Читайте также:
Синтетический и аналитический учет: что такое субконто в бухгалтерии, образец ведомости по форме №1

Определенно можно сказать, что, если организация утвердила нормы расхода топлива, но не соблюдает их и включает завышенные суммы расхода в затраты по НУ, контролирующие органы обратят на это внимание как на нарушение и пересчитают налог в сторону доначисления.

Перевозчики включают суммы, израсходованные на ГСМ, в материальные затраты, фирмы, не занимающиеся перевозками, – в прочие (НК РФ, ст. 254-1, 264-1).

На заметку! Кроме путевых листов, для списания ГСМ используют данные тахографов, ГЛОНАСС, систем GPS. Они могут применяться как вместо путевых листов, так и в комплексе с ними.

Пример расчета

Поясним на условном примере порядок списания топлива по путевым листам. У ООО «Алмаз» числится на остатке бензин определенной марки 70 л по цене 42 руб. В текущем месяце было закуплено 100 л топлива той же марки по цене 40 руб., выдано в расход — 40 л. ГСМ списывается по средней стоимости.

Средняя стоимость списания будет равна:

  • 70 * 42 = 2940 руб.;
  • 100 * 40 = 4000 руб.;
  • 2940 + 4000 = 6940 руб.;
  • 70 + 100 = 170 л;
  • 6940 / 170 = 40,82 руб.

По фактическому расходу топлива затраты считаются так:

  • В путевом листе отражен остаток топлива в баке 5 л, залили 40 л, остаток после рейса — 10 л.
  • Фактический расход: 5 + 40 — 10 = 35 л.
  • Расценив этот расход по исчисленной себестоимости, получим затраты ГСМ: 35 * 40,82 = 1428,70 руб.
  • Пусть автомобиль используется для служебных целей заместителем директора, тогда затраты спишутся Дт 26 Кт 10/3 на ОХР.

При расчете по нормативам из документа АМ-23-Р берется формула расчета. Автомобиль, путевые листы которого мы взяли для расчета, легковой, формула (р. 2 п. 7) будет такая:
Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D), где:

  • Д – поправочный коэффициент в процентах, установленный в организации;
  • S — пробег;
  • Hs – норма расхода на 100 км.

Сезонный коэффициент D (зимний, повышающий, отражающий повышенный расход бензина) не применяется. Норма расхода для данной модели — 8,8 л. Зафиксированы показания спидометра при выезде — 2510, при возвращении — 2565.

  • Пробег: 2565 — 2510 = 55 км.
  • Расход: Qн = 0,01 * 8,8 * 55 * (1 + 0,01) = 0,01 * 8,8 * 55 * 1,01 = 0,01 * 484 * 1,01 = 4,84 * 1,01 = 4,89 л.
  • 4,89 * 40,82 = 199,61 руб.
  • Проводка: Дт 26 Кт 10/3 199,61 руб.

Приказ на списание

Как видно из вышесказанного, вариантов и нюансов списания ГСМ на основании путевок может быть много. Все они должны отражаться в приказе на списание ГСМ. Документ, подписанный руководителем, служит руководством к действию для бухгалтера компании и обосновывает применение той или иной методики списания, применение корректирующих коэффициентов.
Приказ на списание ГСМ не имеет унифицированной формы, составляется по общим правилам делопроизводства.

Образец приказа

ООО «Алмаз»
ПРИКАЗ №3

Об установлении норм расхода топлива на легковые автомобили

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить норму расхода дизельного топлива на:

  • 21108 «Премьер» (ВАЗ-21128) 9 литров в час;
  • Сайбер 2.4 (Chrysler) 11 литров в час.

2. С 15 октября по 15 апреля увеличить установленные нормы на 11%.
3. Списание ГСМ производить один раз в месяц согласно акту списания.
4. Ответственным за исполнение назначить главного бухгалтера Сидорову А.И.

Директор ООО «Алмаз»: Петровский К.П.
С приказом ознакомлена:
Главный бухгалтер Сидорова А.И.

Учет ГСМ по топливным картам в 1С: Бухгалтерии ред. 3.0

Сегодня большинство компаний для функционирования и ведения своей деятельности используют автомобили. А раз есть автомобиль, значит, встает вопрос об учете затрат на его обслуживание: покупка и списание топлива, расходных материалов, страховки и т.д. Многие организации выбирают для себя топливные карты не только из-за удобства использования, но и правомерного принятия к вычету НДС. Однако здесь есть нюанс: служебные автомобили заправляются ежедневно, а в бухгалтерию закрывающие документы поступают от АЗС только в начале следующего месяца. Как бухгалтеру организовать учет по топливным картам обсудим сегодня в нашей статье.

Прежде всего стоит отметить, что, начиная с релиза 3.0.74, в программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0 предусмотрен новый функционал «Учет по путевым листам». В связи с этим программа претерпела некоторые изменения.

Так, вместо ранее применяемого счета 10.03 для учета топлива теперь используются счета 10.03.1 «Топливо на складе» и 10.03.2 «Топливо в баке». Ранее используемый счет 10.03 стал группой и в проводках теперь не используется. При использовании функционала «Путевые листы» учет ведется на счете 10.03.2 в разрезе транспортных средств.

Читайте также:
Сомнительные операции: что это, 115-ФЗ, наиболее характерные признаки

Также отметим, что несмотря на добавленный функционал учета ГСМ по путевым листам, в программе сохранилась возможность вести учет как и ранее – в разрезе партий и складов. И для этого теперь предусмотрен счет 10.03.1.

При обновлении программы на указанный релиз все остатки по счету 10.03 автоматически перенесутся на счет 10.03.1. Если вы будете вести учет как и ранее, то единственное, что поменяется – это счет: вместо 10.03 вы теперь будете использовать 10.03.1.

Если же вы решите использовать новый функционал и вести учет в разрезе транспортных средств (а это, сразу скажем, удобнее, хоть и более трудоемко), то вам необходимо переместить остатки на счет 10.03.2.

Также, начиная с релиза 3.0.74, добавился новый субсчет к счету 76 – 76.15 «Приобретение по топливным картам».

Теперь, когда мы рассказали о новом функционале, давайте остановимся подробнее на учете ГСМ по топливным картам в программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0.

Чтобы компании вести учет ГСМ по топливным картам сначала ее нужно купить. Для этого ответственное лицо компании (в маленьких компаниях эта функция может быть возложена на бухгалтера) подает на АЗС заявку. На основании этой заявки головной центр (так называемый процессинговый центр АЗС – пункт сбора сведений обо всех карточных терминалах АЗС) подготавливает договор на поставку ГСМ с приложением к нему перечня всех АЗС, входящих в зону обслуживания по карте, и выпускает для вашей организации топливные карты (их количество зависит от количества ваших автомобилей). Здесь важный момент – в договоре должно быть прописано, как будет передана вам топливная карта – за плату или, в случае ее возвращения при расторжении договора, бесплатно.

Топливные карты бывают двух видов: лимитированные и нелимитированные.

Лимитированные карты предполагают, что при пополнении счета карты на нее вносится определенное количество топлива и устанавливается предел его расходования в течение определенного количества времени, например, месяца.

Нелимитированные карты предполагают, что на карту при пополнении счета вносится соответствующее на дату пополнения количество топлива, которое затем выбирается в пределах объема, имеющегося на карте.

При передаче топливных карт вашей организации вам оформят накладную по форме ТОРГ-12, которая послужит основанием для оприходования карт.

Обычно изготовление топливных карт предварительно оплачивается. Делается это в программе документом «Списание с расчетного счета» в разделе «Банк и касса».

Для отражения поступления топливных карт на счет 10.09 зайдем в раздел «Покупки» и создадим документ «Поступление (акты, накладные)».

После проведения документа программа сформирует следующие проводки:

Итак, топливная карта поступила в организацию и теперь ее необходимо выдать сотруднику. Сделаем это документом «Передача материалов в эксплуатацию» в разделе «Склад».

Сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету МЦ.04 можно увидеть, за кем из сотрудников закреплены топливные карты:

Теперь перейдем к рассмотрению вариантов учета ГСМ и начнем со старого метода.

Для упрощения по умолчанию мы будем использовать основной склад. Если в компании несколько машин, то целесообразно наименования автомобилей завести в виде складов. Тогда после оприходования топлива по документам АЗС на основной склад необходимо оформить перемещение топлива с основного склада на склад-автомобиль (документом «Перемещение товаров»).

Организация по мере необходимости пополняет счет карты, перечисляя на расчетный счет поставщика денежные средства:

АЗС пополняет карту определенным количеством топлива, и в течение месяца водитель заправляет по карте свой автомобиль. При каждой заправке ему выдается чек, в котором отражено количество заправленных литров и стоимость. Информацию о количестве заправленного топлива он отражает в путевом листе и прикладывает к нему полученный чек.

В конце месяца все путевые листы сдаются в бухгалтерию. Они являются первичным документом, на основании которого бухгалтер списывает затраты на топливо в расходы. К путевым листам обычно прикладывают обобщенный отчет (реестр). Он может выглядеть, к примеру, так:

Также в конце месяца (или в начале следующего) поставщик топлива (процессинговый центр) выдаст Вам закрывающие документы (УПД или ТОРГ-12 и счет-фактуру), а также отчет об операциях по карте. Как правило, отчеты об операциях по топливной карте предоставляются в электронном виде, это удобнее и оперативнее. Отчет имеет примерно такой вид:

Из отчета бухгалтер увидит, сколько фактически литров топлива было куплено за месяц по карте. Эти данные она сверит с реестром сотрудника, где имеется обобщенная информация из путевых листов и чеков АЗС (колонка в реестре «Приобретено ГСМ, л» должна совпадать с итоговыми данными отчета с АЗС).

На основании товарной накладной и отчета АЗС бухгалтер оприходует топливо документом «Поступление (акты, накладные) на счет 10.03.1 «Топливо на складе»:

Читайте также:
Статформа 3-информ: инструкция по заполнению: образец 2021

Списание израсходованного за месяц топлива бухгалтер проведет на основании путевых листов и прилагаемому к ним реестру. Обратите внимание, расчет топлива к списанию производится по нормам, установленным на предприятии (утверждаются приказом руководителя). Списание топлива оформляется документом «Требование-накладная», который находится в разделе «Склад»:

Счет затрат при списании топлива будет зависеть от вида деятельности: в торговле это будет счет 44.01, в производстве – счет 20, если топливо списывается на служебную машину аппарата управления (как в нашем примере) – то счет 26.

После того как израсходованное топливо будет списано, можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.03.1. Сальдо на конец месяца отражает количество топлива на остатке, оно должно совпадать с остатком, отраженным в последнем путевом листе за месяц:

Теперь рассмотрим операции учета ГСМ по топливным картам в рамках нового функционала «Учет по путевым листам». Чтобы вести учет с использованием путевых листов необходимо установить соответствующую галочку в настройках функциональности:

Прежде чем начать вести учет по путевым листам, необходимо ввести информацию о транспортных средствах организации и водительских удостоверениях сотрудников.

Данные о водительских удостоверениях вводятся через справочник «Физические лица».

Теперь заполним справочник «Транспортные средства».

Важно! При приобретении новых транспортных средств достаточно внести всю необходимую информацию при их регистрации, тогда данные в справочнике «Транспортные средства» обновятся автоматически.

Итак, мы заполнили все необходимые справочники.

Теперь перейдем непосредственно к учету операций.

Пополнение счета транспортной карты отразим так же, как и в предыдущем способе, через документ «Списание с расчетного счета»:

Затем сотрудник в течение месяца заправляет свой автомобиль.

В программе для отражения поступления и расходования ГСМ предусмотрен документ «Путевой лист». Он находится в разделе «Покупки».

Данный документ имеет две вкладки: «Топливо» и «Маршрут».

Вкладка «Топливо» содержит информацию о полученном топливе – приобретенном по топливной карте или за наличный расчет. Здесь есть два важных момента. Первое, вкладка «Топливо» содержит только количественную информацию о приобретенном топливе. И второе, данным документом нельзя отразить только факт поступления ГСМ, без заполнения вкладки «Маршрут» провести документ не удастся. Заполним вкладку «Маршрут» и проведем документ.

Как мы видим, данный документ формирует 2 проводки: поступления ГСМ и его списания. В обоих случаях используется счет 10.03.2 – несмотря на то, что в документе этот счет нигде не выбирается, использование функционала учета по путевым листам уже автоматически предполагает учет с использованием этого счета.

Также мы видим, что в проводках появляется новый, ранее не используемый счет 76.15. Этот счет введен в функционал «Путевые листы» для того, чтобы при разнесении поступления ГСМ через документы «Путевой лист» и «Поступление товаров» (при поступлении документов с АЗС) не задваивался счет 60. Также обратите внимание на то, что обе проводки сформированы только в количественном выражении. Суммовой учет по данным счетам формируется при закрытии месяца.

Для наглядности примера заполним еще один документ «Путевой лист» другой датой:

В конце месяца (или начале следующего) при поступлении закрывающих документов от поставщика в программе оформляется документ «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Топливо» в разделе «Покупки».

Обратите внимание, этим документом формируется проводка на счет 10.03.2 только в суммовом выражении, т.к. количественный учет по счету 10.03.2 отражается документом «Путевой лист» – выше мы это увидели.

Также по дебету счета 76.15 отражено количество поступившего топлива.

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 76.15 при правильном заполнении путевых листов на конец месяца будет иметь нулевое сальдо – разницы между количеством топлива по путевым листам и количеством, отраженном по документам поставщика, быть не должно:

Также сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.03 в разрезе субсчетов, мы увидим, что на счете 10.03.1 «завис» остаток топлива с февраля, когда учет велся старым способом, и имеется движение по счету 10.03.2 за март, когда учет велся с применением нового функционала программы. Но этот остаток пока некорректен, т.к. поступление топлива по дебету отражено и в количественном и в суммовом выражении, а вот списание – пока только в количественном:

После проведения закрытия месяца формируются проводки по сумме:

Теперь оборотно-сальдовая ведомость сформирует корректные остатки:

Автор статьи: Анна Куликова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Порядок списания ГСМ по путевым листам на примере

Что такое ГСМ

ГСМ — это общепринятое сокращенное название группы горюче-смазочных материалов. К ним принадлежат:

  • различные виды топлива (дизель, бензин, газ);
  • спецжидкости для автотранспортных средств (тормозные, охлаждающие);
  • масла и смазки (масла для мотора, трансмиссий, различные смазки и т. д.).
Читайте также:
Незавершенное производство: счет и срока в балансе, актив или пассив, как отражаются затраты

ГСМ могут использоваться как специализированными транспортными предприятиями, так и обычными компаниями, у которых имеются автотранспортные средства, используемые для различных нужд.

Как списывать ГСМ по путевым листам

Путевой лист (ПЛ) — это документ первичного учета, который отражает пробег автотранспорта. С его помощью можно рассчитать расход топливных материалов.

Специализированные транспортные организации, которые используют автотранспорт для осуществления основных видов деятельности, обязаны использовать ПЛ с теми реквизитами, которые прописаны в приказе Минтранса России «О порядке заполнения ПЛ» от 18.09.2008 № 152.

Внимание! В приказ №152 внесены изменения и с 01 марта 2019 путевые листы заполняйте по новому. Подробнее мы рассказывали здесь.

Предприятия, для которых применение автотранспорта не является главным видом деятельности, могут самостоятельно разработать форму ПЛ и закрепить его в своей учетной политике. Однако при этом важно не забывать о нормах закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. И все же чаще всего предприятия предпочитают использовать бланк ПЛ из постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Образец заполнения путевого листа см. здесь.

Каждый ПЛ обязательно должен быть отмечен в специальном регистрационном журнале. На практике нередко возникает вопрос, с какой регулярностью нужно оформлять ПЛ. В п. 10 приказа 152 указано, что ПЛ может быть составлен на 1 день либо на срок не более 1 месяца.

Специализированным транспортным предприятиям рекомендуется составлять ПЛ ежедневно с целью подтверждения своих расходов и учета отработанного водителями времени. Исключением является тот случай, когда водитель был отправлен в командировку на срок, превышающий 1 день (смену).

Компании, которые применяют автотранспорт для своих нужд и не являются специализированными, могут оформлять ПЛ по мере необходимости, например 1 раз в 2 недели или 1 раз в месяц (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2009 № А56-10236/2007).

Минфин отмечает, что ПЛ должны оформляться с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было с уверенностью судить о необходимости затраченных ГСМ и учете отработанного водителями времени (письма Минфина РФ от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 16.03.2009 № 03-03-04/2/77).

Правила списания ГСМ по путевым листам

Порядок списания ГСМ по путевым листам предполагает 2 метода списания: по нормативу либо по факту. Для того чтобы разобраться, когда и какой способ использовать, обратимся к самой форме ПЛ.

Предположим, что предприятие пользуется ПЛ из постановления 78. Бланки данного документа содержат графу для указания расхода топлива. Колонки этой графы отражают, сколько топлива было в баке при выезде машины, сколько выдано и сколько осталось в баке при возвращении автотранспорта. В этом случае можно рассчитать фактический расход горючего по ПЛ. Неспециализированные транспортные предприятия при самостоятельной разработке своего ПЛ тоже могут включить в документ эти графы. Тогда при фактическом расчете затраченного ГСМ не возникнет трудностей.

Во II разделе приказа 152 в качестве обязательных реквизитов не указано отражение оборотов по движению топливных ресурсов. При этом в п. 6 данного документа можно увидеть требование об указании показаний одометра при выезде и въезде обратно транспортного средства, то есть пробег в километрах.

Как списывать ГСМ по путевым листам в случаях, когда в ПЛ не указаны обороты по топливу? Можно воспользоваться списанием ГСМ по нормативу — правила такого списания приведены в распоряжении Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Документ содержит нормативные затраты топлива для различных марок авто и порядок расчета затрат топлива согласно пройденному автотранспортом расстоянию.

Получившиеся данные являются основанием для отражения затраченных ГСМ в бухучете. Для целей налогового учета можно использовать как тот, так и другой способ. В НК РФ напрямую не прописано, что расходы ГСМ принимаются к налоговому учету только по фактически произведенным затратам.

Порядок списания ГСМ в бухучете

Бухучет ГСМ, как и других МПЗ, производится по фактической стоимости (ПБУ 5/01).

Бухучет ГСМ осуществляется при помощи синтетического счета 10 с применением субсчета 3 «Топливо». Поступление ГСМ отражают по дебету данного счета. Списание ГСМ по путевым листам осуществляют по кредиту счета.

Способы определения стоимости ГСМ при их списании в бухучете вы можете увидеть на нашем рисунке.

Важно! Метод списания по себестоимости каждой единицы в отношении ГСМ не применяется.

Самый распространенный и простой способ списания, применяемый бухгалтерами, — по средней стоимости. Средняя стоимость рассчитывается следующим образом:

СС = (Сост + Спост) / (Кост + Кпост),

СС — средняя стоимость;

Сост — остатки ГСМ на складе в стоимостном выражении;

Спост — поступление ГСМ в стоимостной оценке;

Кост — остатки ГСМ на складе в натуральном выражении;

Читайте также:
Акт дефектовки: образец заполнения, форма акта о выявленных дефектах оборудования ОС-16

Кпост — количество поступивших ГСМ в натуральном выражении.

Используемую на предприятии методику необходимо прописать в учетной политике.

Расчет путевых листов по списанию ГСМ

Рассмотрим практический пример расчета путевых листов по списанию ГСМ.

В августе 2019 года ООО «Зарница плюс» приобретено 200 л бензина на общую сумму 8000 руб. с учетом НДС. При этом по состоянию на 01.08.2019 в остатках числилось 80 л бензина по цене 38 руб. за литр. Бензином был заправлен автомобиль ВАЗ-21214-20 «Шевроле-Нива». Данный автомобиль применяется для служебных поездок сотрудников бухгалтерии «Зарница плюс». Учетной политикой на предприятии принят способ учета ГСМ по средней стоимости.

Предприятие ведет деятельность на территории Челябинской области.

Определим среднюю стоимость списания ГСМ в марте и рассчитаем расход топлива в текущем месяце двумя способами: по факту и по нормативу.

Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2021 году

  • Понятие ГСМ
  • Что такое путевой лист
  • Учет расхода ГСМ в путевом листе
  • Бухгалтерский учет ГСМ
  • Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)
  • Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)
  • Пример списания ГСМ по путевым листам
  • Итоги

Понятие ГСМ

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе I приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368.

Документ вступил в силу с 01.01.2021. Основные нововведения:

  1. Путевой лист обязателен при любой эксплуатации автомобиля вне зависимости от вида и нюансов перевозки.
  2. Введен новый реквизит «Сведения о перевозке».
  3. Обязательно нужно указывать марку прицепа.
  4. Ответственное лицо обязано указывать время выезда ТС на линию и время его возвращения.

С 01.09.2021 путевые листы заполняются с учетом новых правил технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9.

Как заполнить путевой лист, пошагово рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь.

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК».

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 368, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Читайте также:
Валюта баланса: строка в балансе, что это такое, типы операций, о чем свидетельствует уменьшение

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ФСБУ 5/2019 “Запасы”.

Важно! С 2021 года учет МПЗ ведется в соответствии с новым федеральным стандартом ФСБУ 5/2019 “Запасы” (он заменил ПБУ 5/01). О том, как изменились правила учета МПЗ, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете посмотреть разъяснения, если получите пробный доступ к правовой системе. Он бесплатный.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

Есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

  1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
  2. ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

Читайте также:
Новогодние подарки в бухучете в 2021 году

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.

Пример списания ГСМ по путевым листам

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Списание ГСМ: нормы расхода, оформление и отражение в учете

Автор: Ларцева Л. , эксперт журнала

Обязаны ли автономные учреждения при списании ГСМ применять нормы расхода, утвержденные Минтрансом? Какие формы путевых листов используют автономные учреждения для подтверждения расходов на ГСМ? Каков порядок отражения расходов на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете? Ответы на эти и другие вопросы – в статье.

Обновленные нормы расхода ГСМ.

Списание всех видов топлива осуществляется по его фактическому расходу, но не выше утвержденных норм расхода ГСМ.

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте установлены Методическими рекомендациями, введенными в действие Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее – Распоряжение № АМ-23-р, Методические рекомендации). Согласно этим рекомендациям норма расхода ГСМ применительно к автомобильному транспорту подразу­мевает установленное значение меры потребления ГСМ при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации. Нормы предназначены для расчетов нормативного значения расхода топлива по месту потребления, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования потребности организаций в обеспечении нефтепродуктами, для расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т. д.

Стоит отметить, что с 6 апреля 2018 года указанные нормы были обновлены по некоторым легковым и грузовым автомобилям (автобусам, фургонам) отечественного производства и стран СНГ, которые выпускаются с 2008 года. Также с указанной даты в новой редакции приведены предельные значения зимних надбавок к нормам расхода топлива по субъектам РФ и их частям. Изменения внесены Распоряжением Минтранса РФ от 06.04.2018 № НА-51-р.

Обязаны ли автономные учреждения применять нормы ГСМ, установленные Распоряжением № АМ-23-р? Руководствоваться Распоряжением № АМ-23-р предписывают:

Минюст – в целях организации эксплуатации транспортных средств (Письмо от 21.09.2009 № 03-2609);

Минфин – при определении обоснованности произведенных расходов на приобретение топлива (письма от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875, от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 03.09.2010 № 03-03-06/2/57, от 14.01.2009 № 03-03-06/1/6).

Вместе тем следует учитывать, что нормы, установленные Распоряжением № АМ-23-р, имеют рекомендательный характер, и несоблюдение предусмотренного в них порядка не влечет применения мер административной ответственности и бюджетных мер принуждения, предписаний об устранении нарушений бюджетного законодательства (Письмо Минфина РФ от 13.12.2013 № 02-10-010/55111).

Если Распоряжением № АМ-23-р не установлены нормы ГСМ по автомобилю, используемому в учреждении, как обосновать расход топлива? В соответствии с п. 6 Методических рекомендаций для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую Минтрансом не утверждены нормы расхода топлива, руководители местных администраций регионов и организаций могут вводить в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в предусмотренном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике. До принятия локального акта, утверждающего нормы, учреждение может руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письма Минфина РФ от 11.07.2012 № 03-03-06/4/71, от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67).

Путевые листы – основание для списания ГСМ.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичные документы служат основанием для принятия факта хозяйственной жизни к учету.

Основным первичным документом в целях учета работы служебного автотранспорта и списания ГСМ является путевой лист. К учету принимаются путевые листы, оформленные надлежащим образом.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Согласно данному документу к обязательным реквизитам путевого листа относятся следующие:

Читайте также:
Что такое фондоемкость, что характеризует показатель фондоемкости и показывает, формула расчета по балансу - как найти показатель

Наименование и номер путевого листа

В наименовании отражается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист грузового автомобиля и т. п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации

Сведения о сроке действия путевого листа

Такие сведения включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

Отражаются наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица

Сведения о транспортном средстве

В качестве таких сведений указываются:

– тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом – модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

– государственный регистрационный знак транспортного средства;

– показания одометра (полные км пробега) при выезде транспорта из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

– дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на стоянку;

– дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ)

Сведения о водителе

Отражаются Ф. И. О. водителя, а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя

Помимо перечисленных реквизитов, на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом.

В настоящее время унифицированных форм путевых листов, обязательных для применения государственными (муниципальными) учреждениями, не установлено. Исходя из этого в целях определения объемов израсходованных ГСМ, подлежащих списанию, указанные учреждения вправе:

воспользоваться формами путевых листов (ф. 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление № 78) (Письмо Минфина РФ от 03.10.2012 № 02-06-10/4066);

применять самостоятельно разработанные формы путевых листов, при условии включения в них обязательных реквизитов, предусмотренных Приказом № 152 (Письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 «О применении самостоятельно разработанных бланков путевых листов»). Причем применение таких форм учреждениям целесообразно закрепить в учетной политике.

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом. Выдача путевых листов подлежит регистрации в соответствующем журнале. Должностное лицо, ответственное за выдачу путевых листов, обязано оформить «путевку» до выдачи ее водителю и зарегистрировать выданный документ в журнале.

Все вносимые в путевой лист изменения (исправления) подтверждаются подписью водителя и лица, ответственного за выдачу путевых листов.

Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

В случае утраты или порчи путевого листа дубликат выдается только после проведения проверки обстоятельств пропажи (порчи), установления виновных лиц и принятия к ним соответствующих мер ответственности.

Отражение операций по списанию ГСМ в бухгалтерском учете

Для отражения поступивших ГСМ в бухгалтерском учете предназначен счет 0 105 03 000 «Горюче-смазочные материалы» (п. 117, 118 Инструкции № 157н).

Расходы автономного учреждения на приобретение ГСМ отражаются:

по коду вида расходов (КВР) 244 «Прочая закупка товаров, работ, услуг» – в случае приобретения горюче-смазочных материалов в соответствии с закупкой, осуществляемой учреждением (уполномоченным на то работником учреждения) как юридическим лицом;

о КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» – в случае осуществления работником учреждения, находящимся в служебной командировке, расходов на приобретение ГСМ с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя.

Указанные коды видов расходов применяются в увязке:

со статьей 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ (применяется в 2018 году);

с подстатьей 343 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов» КОСГУ (применяется с 2019 года).

В соответствии с п. 108 Инструкции № 157н списание ГСМ производится по фактической стоимости каждой единицы либо по средней фактической стоимости. Учреждение выбирает один их методов списания и закрепляет его в учетной политике. Причем применение выбранного метода должно осуществляться в течение финансового года непрерывно.

Читайте также:
CMR: международная товарно-транспортная накладная, скачать бланк и образец

Списание ГСМ в пределах установленных норм отражается в бухгалтерском учете автономного учреждения следующей корреспонденцией счетов (п. 37 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (0 109 60 272, 0 109 70 272, 0 109 80 272)

Кредит счета 0 105 33 000 «Горюче-смазочные материалы – иное движимое имущество учреждения»

В автономном учреждении списание бензина осуществляется по фактическому расходу, но не выше норм, установленных Распоряжением № АМ-23-р. Рассчитанная с учетом данного документа норма расхода ГСМ по служебному автомобилю («Волга Сайбер» 2.4) составляет 10 л/100 км. Согласно представленному путевому листу фактический расход топлива равен 25 л. Пробег автомобиля за время поездки, зафиксированный в «путевке», – 250 км, что соответствует показаниям спидометра.

Согласно учетной политике списание ГСМ осуществляется по средней фактической стоимости бензина, которая составляет 40 руб./л. Операции по списанию осуществляются в рамках основной деятельности по выполнению государственного задания. Расходы на ГСМ непосредственно связаны с осуществлением данной деятельности.

В данном случае фактический расход бензина не превышает установленной нормы – 10 л/100 км (250 км / 25 л). В связи с этим операция по списанию ГСМ отражается следующим образом:

Как правильно рассчитать нормы расхода топлива по приказу Минтранса

Норма расхода бензина — это утвержденные Минтрансом стандарты, которые используются для статистической, бухгалтерской и оперативной отчетности и для расчетов себестоимости перевозок и других транспортных услуг.

Как регулируются нормативы

Для работы транспортного средства необходимо топливо. К аждая категория авто требует разных объемов ГСМ. Минтранс разработал специальный стандарт — это норма расхода топлива по маркам автомобилей. Норматив позволяет определить, сколько горюче-смазочных материалов требуется конкретной марке транспорта для обеспечения технологического процесса. Стандарты разработаны только в отношении рабочего процесса транспортных средств. Например, применять значения для расчета списания ГСМ при ремонте, настройке или испытании недопустимо. Для технологических целей следует установить дополнительные нормы затрат топлива (НЗТ).

Минтранс ввел нормативы отдельным Распоряжением от 14.03.2008 № АМ-23-р (ред. от 20.09.2018). Документ устанавливает сразу несколько категорий стандартов по расходу топлива и ГСМ:

  1. Базовый норматив затрат бензина в литрах на 100 км в снаряженном состоянии.
  2. Транспортный стандарт в литрах на 100 км в эксплуатации (при проведении транспортной работы), в том числе:
    • стандарт затрат для автобуса с учетом снаряженной массы и номинальной загрузки пассажиров;
    • норматив потребления для самосвалов с учетом снаряжения и номинальной загрузки ТС.
  3. Транспортный норматив грузового авто в литрах на 100 тоннокилометров, определенный при проведении транспортных работ.

Нормативы устанавливаются в литрах, например, для бензина или дизельного топлива. Либо стандарты закрепляют в метрах кубических, если, к примеру, транспорт потребляет газ.

Можно ли разработать индивидуальные нормативы

Использовать стандарты Минтранса или нет в своей работе — решение руководства компании. То есть на законодательном уровне нет никаких требований к обязательному применению НЗТ.

Налоговый кодекс не требует нормировать затраты на ГСМ ни по налогу на прибыль организаций, ни по УСНО. Аналогичную позицию поддерживает Минфин (Письма от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 27.09.2018 № 03-11-11/69335). К аждая организация должна принять самостоятельное решение о работе с топливными нормативами.

Стандарты затрат разрешается разработать самостоятельно. Например, учреждение, основываясь на рекомендации Минтранса, утверждает собственные нормативы. Показатели отвечают реальным характеристикам транспортных средств, эксплуатируемых в процессе жизнедеятельности.

Рекомендации министерства — это лишь стандартные значения, рассчитанные по общим характеристикам марок авто. Несмотря на поправочные коэффициенты, на практике значения существенно отличаются от фактических затрат. Поэтому организации вправе утвердить собственные показатели.

Нормативные значения утвердите локальным приказом.

Как считать

Чиновники выделили три основных понятия:

Это стандартное значение затрат ГСМ. Устанавливается в отдельности для каждой марки транспортных средств. Учитывает индивидуальные конструкции, массу в снаряженном состоянии, вид потребляемого ГСМ и прочие характеристики. Вид расхода применим для стандартных, типизированных ситуаций.

Этот вид нормативного использования применяется уже с учетом характеристик транспортной работы агрегата. По сути это базовый стандарт, пересчитанный с учетом грузоподъемности, тяговой силы, номинальной загрузки груза или пассажиров. То есть стандарт с учетом рабочих характеристик авто.

Это реальный норматив затрат, который пересчитан с учетом поправочных коэффициентов. Это базовая и транспортная НЗТ, которые учитывают условия эксплуатации ТС (местность, климат, температурный режим и прочие особенности эксплуатации).

Каждый из нормативных значений пересчитывается по отношению к базовому с учетом поправочных коэффициентов. Подробная таблица норм расхода топлива на 2020 год раскрывает значения по маркам авто. Сокращения в таблице:

Читайте также:
Розничная торговля: бухгалтерский учет, проводки, как начислить торговый сбор в 1С

Нормы по ГСМ и документальное подтверждение расходов на топливо в командировке

Контур.Бухгалтерия — 14 дней бесплатно!

Дружелюбный, простой и функциональный онлайн-сервис для малого предприятия. Понятно директору, удобно бухгалтеру!

В п. 1 ст. 252 НК РФ сказано, что любая компания обязана подтверждать свои расходы в командировках. Подробно о самих командировках мы рассказывали в этой статье, а сейчас поговорим об учете ГСМ в деловых поездках.

Расход бензина

1. Путевые листы

Чтобы доказать деловую составляющую поездки и правильно учесть расход ГСМ, оформляют путевые листы. В Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 можно увидеть все рекомендованные формы путевых листов в зависимости от типа транспорта. В этом же постановлении регламентируется содержание путевого листа.

Отметим, что в документе — рекомендованные формы, а с 2013 года организация может сама разработать форму первички.

2. Чеки

Помимо путевых листов, сотрудник после командировки должен предоставить чеки об оплате топлива или отчеты АЗС по количеству топлива, которое он залил в поездке. Также подойдут талоны на бензин, слипы по топливной карте.

Нормы расхода ГСМ

Нормы по расходу ГСМ, которые действуют сейчас, указаны в распоряжении Минтранспорта РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (в редакции от 20.09.2018) «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Плюс унифицированных норм: они уже есть, не нужно никаких трудозатрат по их разработке. Они унифицированы по большинству автомобильных марок, по типам дорог, видам груза и т.п.

Однако, само предприятие по закону вправе установить свои нормы и утвердить их у руководства. Собственные нормативы можно в полном объеме учитывать в прочих расходах — как часть затрат на содержание служебного автотранспорта.

Плюс собственных норм: у каждой фирмы своя специфика (определенные маршруты, загрузка автомобилей, сезонность, качество дорог). Учитывая все факторы, можно сделать нормы более точными — на каждый автомобиль в компании.

Решение о том, будете вы применять собственные нормы или нормы Минтранса, можно указать в учетной политике. Собственные нормы или нормы Минтранса с корректировками (надбавки, разные нормы по сезонам) утвердите в приказе руководителя.

Все, что сверх лимита, учитывается в налоговом учете в не принимаемых расходах. Однако можно обосновать превышение документами, например, при росте расхода ГСМ зимой можно оформить приказ о сезонном увеличении нормативов и новый акт контрольного заезда.

Пример. Сотрудник ездил в командировку из Москвы в Санкт-Петербург на служебном заправленном компанией автомобиле. После предоставления чеков на бензин и путевых листов выяснилось, что часть времени сотрудник потратил на поездку по своим личным делам. Был пересчитан километраж, а деньги за перерасход затраченного бензина (ГСМ) сотрудник вернул в бухгалтерию. В бухгалтерских проводках это было отражено как доход. Затраты на содержание машины и потраченное топливо организация списала на расходы.

Налоговый учет ГСМ в командировках

Учет горюче-смазочных материалов при командировках зависит в основном от целей поездки и вида деятельности организации.

1. Грузовые и пассажирские перевозки

ГСМ заносим в прямые расходы. Они заносятся в учет как расходы на приобретение сырья.

Если это перевозки по заказу, тогда покупка ГСМ является материальным расходом, а поездку нельзя оформить как командировку.

Если это, к примеру, деловая поездка управляющего транспортной компанией, тогда поездка считается командировкой. ГСМ относятся в этом случае на прочие расходы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

2. Торговая поездка

ГСМ заносим в транспортные расходы.

Если топливо затрачено на доставку приобретенных товаров до покупателя, тогда эти расходы считаются прямыми (ст. 320 НК РФ) и распределяются на товарные остатки на складах и на стоимость реализованной продукции.

Если это поездка директора с целью доставки готового товара или покупки продукции, такая поездка не является командировкой, а ГСМ относят на прямые затраты в транспортных расходах.

Если в поездке не было приобретений/продажи товаров, то эта поездка считается командировкой, и списание затрат на ГСМ происходит по стандартной схеме.

Автор статьи: Борис Юзефпольский

Ведите учет по транспорту в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для совместной работы бухгалтера и директора.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: