Приказы по личному составу: образцы, унифицированные формы, сроки хранения

Приказы по личному составу – это какие приказы (виды)?

  • Формы и виды приказов по личному составу
  • Группа организационных приказов: где взять образец?
  • Дисциплинарные приказы (пример)
  • Регламентные приказы
  • Группа зарплатных и стимулирующих приказов
  • Нумерация, регистрация и хранение приказов по личному составу
  • Итоги

Формы и виды приказов по личному составу

Видов приказов по личному составу существует множество. Перечислим их укрупненные группы:

  • Организационные: о приеме, увольнении, перемещении работников и др.
  • Дисциплинарные: о наказании или поощрении.
  • Регламентные: о направлении в командировку, разнообразных отпусках.
  • Зарплатные: об установлении окладов, надбавок и доплат.
  • Стимулирующие: о премиях и иных вознаграждениях.
  • Технического характера: отменяющие — при необходимости отменить ранее изданный приказ или его отдельные пункты, изменяющие — вносящие поправки и корректировки в существующие приказы.

Все указанные группы приказов объединяет общий признак — понятие «личный состав». Это вся совокупность работников компании. В результате издания любого приказа по личному составу кто-либо из членов трудового коллектива или все работники компании ощущают на себе тот или иной результат.

Приказы по личному составу призваны решать целый комплекс задач:

  • регулирование трудовых взаимоотношений «работник — работодатель»;
  • формирование оптимальной структуры и численности личного состава;
  • решение вопросов соблюдения гарантий в отношении членов трудового коллектива;
  • оперативное влияние на решение вопросов текущей хозяйственной деятельности посредством оптимальной расстановки личного состава;
  • укрепление трудовой дисциплины в коллективе;
  • иные задачи.

Форму приказа можно разработать самостоятельно, предусмотрев в ней все необходимые реквизиты:

  • наименование компании;
  • номер приказа;
  • дату;
  • содержание;
  • основание (при необходимости);
  • подписи руководителя и работников.

Образец листа ознакомления с приказом по личному составу вы можете скачать в КонсультантПлюс. Если у вас есть доступ к системе, к образцу можно перейти по этой ссылке. Если доступа нет, получите пробный доступ бесплатно и переходите к образцу.

Каждый вид приказа по личному составу преследует свои организационные или оперативные цели. Подробнее об этом в следующих разделах.

Группа организационных приказов: где взять образец?

Данная совокупность приказов по личному составу сопровождает каждого работника с момента приема на работу вплоть до расставания с компанией, включая все нюансы внутренних перемещений.

Приказы о приеме и увольнении — самые распространенные в данной группе. Их принято оформлять по унифицированным формам, хотя применение самостоятельно разработанных компанией форм приказов законом не возбраняется.

Образцы организационной группы приказов по личному составу изучайте с помощью материалов нашего сайта:

Приказы о перемещениях сотрудников представляют собой совокупность разнотипных распоряжений руководителя компании о разнообразных кадровых перестановках или линейных перемещениях членов трудового коллектива.

Среди них можно назвать следующие разновидности приказов:

  • о параллельном перемещении сотрудников, например с одной должности на аналогичную в другом подразделении;
  • о динамическом подъеме («карьерный шаг») или понижении в должности;
  • о временном перемещении: на место отсутствующего работника, в связи с медицинскими показаниями на определенное время и др.

Познакомиться поближе с данной подгруппой приказов о перемещении сотрудников поможет материал «Унифицированная форма № Т-5 ― скачать бланк и образец».

Дисциплинарные приказы (пример)

Группа дисциплинарных приказов также отличается многообразием. Сюда входят разного рода распоряжения работодателя о наказаниях членов трудового коллектива за нарушение внутрифирменных положений, распоряжений и указаний, огрехи в соблюдении трудовой и технологической дисциплины и др.

Приказы данной группы не могут оформляться только на основании желаний администрации компании, поэтому требуют к себе повышенного внимания.

К примеру, приказ о дисциплинарном наказании является заключительным этапом в следующем алгоритме действий работодателя:

  • обработка первично поступившей информации о факте нарушения трудовой дисциплины;
  • получение от работника объяснений в письменной форме;
  • изучение обстоятельств и условий произошедшего нарушения трудовой дисциплины;
  • объективная оценка полученной информации;
  • вынесение мотивированного решения по виду и форме наказания работника.

Он может иметь следующий вид:

Общество с ограниченной ответственностью «Сфера»

«14» января 2020 года № 9/к

О дисциплинарном взыскании

Евсеев Семен Викторович, токарь 2-го разряда, 10.01.2020 отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины с 13:00 до 17:00, чем нарушил ст. 21 ТК РФ и правила внутреннего трудового распорядка компании.

На основании вышеизложенного и рапорта начальника смены Тарасова П. Н. от 10.01.2020, письменного объяснения Евсеева С. В., оформленного в присутствии комиссии акта об отсутствии на работе указанного сотрудника от 10.01.2020, графика рабочего времени на январь 2020 года

  1. За грубое нарушение трудовых обязанностей — отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (прогул) Евсееву Семену Викторовичу (таб. № 00365) объявить замечание и снизить премию за январь 2020 года на 30%.
  2. Инспектору по кадрам Дерябиной С. А. копию приказа направить в ОТиЗ, ознакомить работника под подпись.

Директор ООО «Сфера» Сотников /Сотников Н. Е./

С приказом ознакомлен: Евсеев /Евсеев С. В./ 14.01.2020

А если вам нужен приказ о снятии дисциплинарного взыскания, вы можете найти его в КонсультантПлюс. Бесплатно получите пробный доступ и переходите к образцу.

Разобраться с нюансами дисциплинарной группы приказов и сопутствующих им документов помогут материалы нашего сайта:

Регламентные приказы

Данная совокупность приказов помогает работодателю исполнять обязательные (регламентные) функции в отношении персонала компании, в том числе:

  • своевременно предоставлять все виды положенных работникам отпусков: очередных, дополнительных, учебных и др.;

Также готовый образец приказа на отпуск вы можете найти в К+. Получите бесплатный доступ к системе и переходите к примеру оформления этого приказа.

  • исполнять свои обязанности по организации командировок и компенсации расходов, связанных со служебными поездками работников компании.
Читайте также:
Анализ эффективности использования рабочего времени в 2017 году: классификация затрат, коэффициенты

Приказ о командировке — один из основных документов, оформляемых перед началом процедуры отправки сотрудников в другую местность или компанию для выполнения поручений работодателя. Он включает следующую необходимую информацию:

  • персональные данные командируемых сотрудников: Ф. И. О., должность, табельный номер;
  • цель и срок командировки;
  • фактические координаты нахождения компании, куда сотрудники отправляются по заданию работодателя;
  • иные необходимые данные.

Как оформить приказ на командировку, говорится в материале «Унифицированная форма № Т-10 — бланк и образец».

Группа зарплатных и стимулирующих приказов

Понятия «зарплата» и «личный состав» неразделимы, поэтому данная группа приказов наиболее обширна по своему объему и многообразию. Любые изменения, связанные с работниками компании (их уровнем квалификации, ставками, разрядами, условиями работы и др.), неизбежно влекут зарплатные изменения и оформление приказов.

Например, работник повысил квалификацию и получил более высокий профессиональный разряд — это событие дает ему право на оплату труда по повышенным ставкам, что оформляется соответствующим распоряжением.

Группа приказов, призванных стимулировать работников к более производительному, продуктивному и качественному труду, также отличается разнообразием.

В арсенале работодателя существует множество средств для того, чтобы выразить своим работникам признательность за хороший труд и крепкую дисциплину труда, за высокие производственные показатели, перевыполнение плана и др.

Среди самых распространенных приказов из данной группы можно назвать следующие:

  • о выплате премии;
  • награждении почетной грамотой;
  • поощрении ценным подарком;
  • объявлении благодарности.

О типичном представителе указанной группы приказов расскажет материал «Унифицированная форма № Т-11 — скачать бланк и образец».

Нумерация, регистрация и хранение приказов по личному составу

Обычно нумерация приказов производится в соответствии с принятой в компании системой, закрепленной во внутрифирменном локальном акте (например, в положении о делопроизводстве).

При значительных объемах документов целесообразно осуществлять общую нумерацию с присвоением специфичного индекса в зависимости от срока хранения документа.

  • индекс «к» или «л/с» — для приказов со сроком хранения 75 (50) лет;
  • иной предусмотренный компанией индекс — для приказов сроком хранения 5 лет.

ВАЖНО! С марта 2016 года по закону от 02.03.2016 № 43-ФЗ для документов по личному составу действуют сокращенные сроки хранения — 50 лет, кроме тех, что созданы до 2003 года (для них срок остался прежним — 75 лет).

При регистрации приказов по личному составу необходимо помнить, что документы с разными сроками хранения не могут группироваться в одно дело. К примеру, приказы организационной группы (о приеме, увольнении и др.) можно сформировать в одно дело, а номера присвоить в хронологическом порядке с добавлением буквенного индекса «л/с». А группу регламентных приказов (об отпуске, командировке и др.), по которым предусматривается временное хранение, — группировать в отдельное дело с применением индекса «к».

Для регистрации приказов по личному составу понадобится соответствующий журнал.

Итоги

Ответ на вопрос «Приказы по личному составу – это какие приказы?» содержит в себе развернутую информацию о видах и формах этих документов, целях и задачах их оформления, составе, содержании, а также порядке нумерации, регистрации и хранения.

Об обязательных кадровых документах и кадровом учете см. в материале «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Как оформить приказ по личному составу

Приказ по личному составу входит в группу распорядительных актов руководства предприятия. Это один из основных документов при формировании взаимоотношений работодателя и работника; приказ фиксирует их возникновение или прекращение, изменение. Такие приказы составляют большую часть кадрового делопроизводства компании. При их оформлении необходимо следовать определенным правилам, соблюдать установленный законом порядок. Особенно важно учесть, что ознакомление работников с приказами по личному составу обязательно.

Когда понадобится приказ по личному составу

На основании норм Трудового кодекса РФ можно сделать вывод, что работодатель обязан регистрировать в своих распорядительных актах, приказах все кадровые вопросы:

  • прием на работу (ст. 68 ТК РФ);
  • перевод на другую работу или должность (ст. 62 ТК РФ);
  • расторжение трудового соглашения (ст. 84.1 ТК РФ);
  • предоставление планового отпуска или отзыв из отпуска (ст. 116 ТК РФ);
  • отправление в командировку (ст. 166 ТК РФ);
  • поощрение или дисциплинарное взыскание с работника (ст. 193 ТК РФ).

Соответствующие приказы являются первичными учетными документами в области труда для дальнейшего ведения трудовых книжек, карточек работников, их личных дел. Готовят приказы сотрудники кадровых служб, но подписывают их исключительно руководители.

Как составляются приказы по личному составу

В свое время чиновники разработали унифицированные формы для кадровых документов, в том числе приказов. С 2013 года власти отказались от обязательности их применения. То есть работодатели не обязаны, но могут пользоваться предложенными образцами приказов. Все необходимые кадровикам формы приказов доступны в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В таблице указаны номера документов для дальнейшего использования в работе. В скобках — данные о формах, используемых при издании одного приказа на нескольких сотрудников.

Наименование документа, приказа

Если в организации предусмотрено составление приказов по унифицированным формам, в них нельзя менять первоначальные реквизиты, только добавлять новые. Например, расширять строки, уточнять данные о лицах, визирующих приказ. Если в локальных нормативных актах предприятия прописаны иные образцы, то и правила их дополнения также должны быть указаны.

Пример приказа о приеме на работу на основе унифицированной формы

Образец приказа по личному составу в текстовом формате

Другие типы приказов по личному составу

Существуют и другие виды приказов по личному составу. Приведем только примерный перечень их укрупненных групп:

  • прием на работу, увольнение, перевод относятся к группе организационных приказов по личному составу;
  • дисциплинарные приказы: о наказании или поощрении;
  • регламентарные: о различных видах отпусков, о направлении в командировку;
  • зарплатные: об установлении окладов, системы надбавок и различных доплат;
  • мотивирующие: о применении премий и иных дополнительных вознаграждений;
  • технического характера: об изменении, уточнении или отмене приказа при необходимости.
Читайте также:
Образец Положения о стажировке вновь принятых работников на рабочем месте: образец

Каждая следующая группа приказов в перечне отличается от предыдущей, но все они регламентируют взаимодействие работодателя со штатом работников, по отдельности с каждым сотрудником или с их группами.

Пример дисциплинарного приказа

Сколько действует приказ

Приказ по личному составу обладает неограниченным сроком действия если иное не установлено самим приказом. Период действия приказа начинается либо с даты его принятия, либо с даты, которая указана дополнительно в тексте. Окончание срока действия приказа может быть связано с наступлением определенных событий и календарной даты: истечением периода действия, отменой, принятием иного локального нормативного акта, делающего предыдущий неактуальным.

Внесение изменений в приказ

Вносить правки и корректировки в уже официально изданный приказ можно на основании другого приказа. В таком приказе необходимо указать причину изменений, обязательно нужно указать приказ, в который вносятся правки, последствия изменений. Ознакомление работника с такими актами обязательно.

Корректировки чаще всего вносятся в результате:

  • изменений в действующем законодательстве;
  • изменений обстоятельств, которые имеют значение для исполнения распоряжения, например изменение обстоятельств места и времени;
  • изменений первоначальных личных обстоятельств у сотрудника, в отношении которого выносится распорядительный акт.

Таким образом, поправки необходимы, если изменились обстоятельства или правовая основа, и в действующем виде приказ неактуален и не обеспечивает достижение поставленной при его составлении цели.

Отмена приказа

Отмена приказа по личному составу производится на основании решения руководства отдельным распорядительным актом. В приказе об отмене, аналогично акту о внесении правок, необходимо указать основание отмены и ссылку на отменяемое распоряжение, последующие изменения в правоотношениях, действия, которые необходимо совершить. Распорядительный акт также должен быть предоставлен для ознакомления работнику, чьи права и интересы он затрагивает.

Отмена распорядительного акта может стать необходимой в связи с изменением первоначальных обстоятельств, при которых принималось первоначальное распоряжение. В деятельности хозяйствующих субъектов такие случаи возникают достаточно часто.

Чаще всего требуется отмена следующих распорядительных актов:

  • о приеме на работу;
  • о прекращении трудовых отношений по инициативе работника или работодателя (например, если выяснится, что причина нарушения трудовых обязанностей или трудового распорядка является уважительной);
  • о направлении в командировку;
  • о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска;
  • о досрочном прекращении действия дисциплинарного взыскания.

Как регистрировать и хранить

Даже если компания небольшая, сотрудников в ней немного, все изданные приказы по личному составу надо регистрировать в специальной книге учета, журнале регистрации.

Приказы по личному составу 2021: виды, образец заполнения

Автор: Анастасия Арькова Старший специалист по кадровому делопроизводству 1С-WiseAdvice

Приказы по личному составу 2021: виды, образец заполнения

Автор: Анастасия Арькова
Старший специалист по кадровому делопроизводству 1С-WiseAdvice

Приказы и распоряжения по личному составу – это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании.

Поговорим о том, когда нужны такие приказы, как их заполняют и хранят. А также расскажем про правила оформления приказов и дадим пример заполнения.

Какие приказы относятся к личному составу?

Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.

  • о приеме на работу;
  • об увольнении;
  • о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
  • о переводе на другую должность или в другое подразделение;
  • о замещении отсутствующего сотрудника;
  • о выплате вознаграждений;
  • о привлечении к работе сверхурочно;
  • о дисциплинарном взыскании;
  • о направлении в командировку.

Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.

Порядок составления и оформления приказов по личному составу

Для любого приказа по личному составу должно быть основание.

Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.

Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.

В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:

  • наименование документа;
  • номер;
  • дата;
  • название организации;
  • смысловая часть;
  • Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
  • основание;
  • отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
  • подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

При этом нужно помнить, что многие приказы по личному составу относятся к первичным документам, т.к. служат основанием для оплаты. Поэтому, они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты: наименование, дату составления, название компании, суть хозяйственной операции и др.

Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.

Если компания использует не унифицированные приказы, а самостоятельно разработанные бланки или видоизмененные унифицированные, нужно утвердить их руководителем и закрепить в ЛНА компании. Например, в инструкции по кадровому делопроизводству. Документы, которые служат основанием для выплат и являются «первичкой», должны быть закреплены в учетной политике.

Читайте также:
Как взыскать алименты с безработного и с неработающего официально отца в 2021 году

Образец приказа по личному составу:

Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор. За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.

Вот почему важно, чтобы кадровыми документами занимались специалисты, подкованные в вопросах трудового законодательства, а не случайные работники в качестве дополнительной нагрузки (бухгалтеры, секретари, и т.д.).

Учет приказов по личному составу

Кадровые приказы нужно регистрировать в отдельном журнале. Строго установленной формы журнала нет Образец записи в едином журнале регистрации без классификации по видам – см. ниже).

В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:

  • приему на работу;
  • увольнениям;
  • отпускам;
  • командировкам и т.д.

Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так:

Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте.

Хранение приказов по личному составу

Сколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв. приказом от 25.08.2010 № 558).

Согласно документу, приказы по личному составу хранят:

  • приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
  • те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
  • приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.

Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня).

Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.

Чтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice. Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета.

Мы всегда работаем командой: кадровик, юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант, поэтому выявляем проблемы и по смежным направлениям (зарплата и налоги).

Навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией, вам поможет аутсорсинг кадрового делопроизводства от 1С-WiseAdvice. Мы гарантируем компенсацию всех штрафов, если нарушения допущены по нашей вине.

Приказ по личному составу

Все приказы по личному составу относятся к кадровому делопроизводству. Эти распорядительные документы позволяют руководству организации оперативно и своевременно управлять подчиненными.

По каким причинам создаются приказы по личному составу

Данные приказы могут касаться любых действий и обстоятельств, связанных с сотрудниками предприятия. Составляются они по самым разным поводам:

  • при приеме на работу и увольнении сотрудников;
  • при наложении дисциплинарных взысканий;
  • при награждениях и поощрениях;
  • при переводе на другую должность и т.д.

Срок действия документа

Каждый приказ по личному составу имеет строго определенный период действия, который начинается либо с даты официального выпуска документа, либо с того дня, который указан в его тексте.

Окончание приказа может быть связано с одним из нескольких основных факторов: его исполнением, истечением срока действия, отменой, а также вступлением в силу локальных нормативных актов, разделов трудовых или коллективных договоров, норм закона, которые существенно изменяют условия того или иного распоряжения директора фирмы.

Кто пишет приказ

Обычно функция по составлению кадровых приказов ложится на плечи специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря организации (в зависимости от того в чьи должностные обязанности она вписана). В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с Трудовым и Гражданским законодательством РФ.

После составления приказ по личному составу должен быть в обязательном порядке передан по подпись руководителю предприятия, поскольку он формируется всегда от его лица.

Если на предприятии действует профсоюзная ячейка, ее представитель должен также ознакомиться с документом до его выпуска (во избежание вольного или невольного нарушения прав трудящихся).

Основание для приказа

Обоснование и основание для приказа – необходимая часть написания данного вида распорядительной документации. Без оных, приказ не может быть признан документом, имеющим юридическую силу.

К основанию относятся любые документы (личные заявления сотрудников, служебные и докладные записки руководителей структурных подразделений и т.д.), пункты из трудовых и коллективных договоров, а также нормы законодательства РФ.
В качестве обоснования можно привести доводы, являющиеся объективным объяснением создания того или иного распоряжения (обоснование всегда пишется после слов «В связи с…»).

Правила составления документа

С 2013 года унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, так что любые приказы теперь могут составляться в произвольной форме или по шаблону, разработанному и утвержденному в компании.

Некоторые представители предприятий предпочитают по старинке пользоваться ранее обязательными к применению образцами приказов, что, в общем, понятно – они удобны, включают в себя всю нужную информацию и не нужно думать над формой и содержанием документа.

При этом, вне зависимости от того, какой способ формирования приказа выбирается, необходимо, чтобы приказ по своей структуре соответствовал определенным параметрам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

Читайте также:
Продолжительность рабочего времени по Трудовому кодексу РФ в 2021 году

Кроме того, приказ должен содержать перечень обязательных сведений. К ним относятся:

  • название документа;
  • его номер и дата составления;
  • наименование организации, в которой он издается.

Далее идет основная часть:

  • суть распоряжения, с указанием конкретных работников, которых оно касается;
  • дата, с которой данный приказ вступает в законную силу;
  • обоснование для его формирования, т.е. словами описать конкретную причину или обстоятельства;
  • основание (здесь указывается ссылка на статью закона или на внутренний документ – акт, служебную или докладную записку).

В завершение в приказе при необходимости следует обозначить ответственных за его исполнение сотрудников (это может быть любой работник предприятия или сам директор).

Как оформить бланк

Оформление приказа по личному составу, также, как и его содержание, целиком и полностью отдается на откуп представителям предприятий и организаций. Документ можно писать на чистом листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании, причем как от руки (но только шариковой ручкой), так и на компьютере.

После того, как текст будет сформулирован, распоряжение нужно отдать на подпись директору или уполномоченному действовать от его имени сотруднику (при этом подпись должны быть только «живой» — использование факсимильных, т.е. отпечатанных каким-либо методом, автографов недопустимо).

Также с приказом под роспись должны быть ознакомлены ответственные за его исполнение лица и те работники организации, которых он касается напрямую.

Удостоверять бланк при помощи различного рода клише (т.е. печатей и штампов) на сегодняшний день не обязательно – эту норму нужно выполнять, только если она прописана во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы.

Приказ всегда делается в одном экземпляре, но если надо, можно сделать его дополнительные копии (которые также следует заверить определенным образом).
Сформированный приказ должен быть зарегистрирован во внутреннем журнале учета документов.

Внесение изменений в приказ

После того, как приказ, касающийся работников предприятия, официально издается, вносить в него какие-то правки и коррективы нельзя.

При необходимости изменить условия того или иного действующего распоряжения, следует для начала его отметить, а затем издать новый приказ.

В каком порядке хранятся приказы по личному составу

Данные виды приказов всегда должны содержаться в строго определенном порядке, в отдельном, закрытом для доступа посторонних лиц месте, недалеко от личных дел работников. Приказы по личному составу также связываются в отдельные дела, в зависимости от их назначения и сроков хранения, при этом период хранения определяется либо нормами законодательства, либо локальными нормативно-правовыми актами компании (но не менее пяти лет).

Приказы по кадрам и основной деятельности в компании

Подпишитесь на наш канал на YouTube!

Понятие приказа

Согласно Википедии:

Приказ — в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными.

В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе и приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:

— ГОСТ Р 7.0.8.-2013 “Делопроизводство и архивные дело”
— Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст “О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации” (вместе с “ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”)
— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 “Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”
— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”

В коммерческих организациях все немного проще. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ , в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились.

В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.
Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.
Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.
Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.

Читайте также:
Должностная инструкция швеи на производстве, по пошиву одежды в ателье: ЕТКС, функциональные обязанности, скачать образец

Какие папки приказов будем формировать?

1. Приказы по личному составу (по кадрам):
– о приеме на работу,
– о переводе на другую работу (перемещении)
– об увольнении
2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска
4. Приказы по основной деятельности компании
– о дисциплинарных взысканиях,
– о совмещении,
– о поощрении,
– об установлении надбавки к окладу,
– об изменении персональных данных работника,
– о присвоении разрядов, классности,
– об изменении условий труда,
– обязательные приказы.

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.

Какие же это приказы?

1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов.

Этот приказ издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:

1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты:
– Правила внутреннего трудового распорядка
– Положение о защите персональных данных
– Положение о заработной плате и премировании.

Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.
2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами.
3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами.

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением.
Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор. На мой взгляд удобнее работать с Актами, т. к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить.

3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания.

Тут все просто. Скорее всего, вы уже делали этот приказ. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее. Как мы уже говорили на наших занятиях по кадровому делопроизводству, обязанности вводить Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к Приказу — Штатное расписание.

4. Приказ об утверждении графика отпусков.

Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников.

Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.
Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».
Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах.

Читайте также:
Алименты на 2 детей в 2021 году: размер, сколько процентов, отличия при начислении на 1 ребенка от зарплаты, задолженность по алиментам

7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.

Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя? Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора. Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима.

8. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета.

Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязаных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности. Отсюда вытекает необходимость приказа.

Согласно нашему законодательству, все приказы, которые мы ведем, должны быть зарегистрированы. Форма регистрационного журнала может быть произвольной. Но нужно соблюсти обязательные разделы, а именно: номер по порядку, номер самого приказа, дату издания, краткое название приказа. Я бы еще предусмотрела раздел «Примечание». Для того, чтобы была возможность уточнить о каком человеке идет речь (для быстрого поиска). Если мы ведем делопроизводство в программе (например, 1С), то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы.

Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть?

В журнале регистрации приказов так и пишем «Приказы с № 3 по № 5 — отсутствуют».
А как быть, если издали два приказа за одним номером? Можно поставить дробь с дополнительным номером, но эти ситуации очень привлекают внимание проверяющих органов.
Какие еще приказы по основной деятельности мы оформляем в процессе работы?
— Если на сотрудника возлагают дополнительные обязательства по совмещению профессий или расширению зон обслуживания, то это требует оформления, с указанием причин такой необходимости, согласия работника и перечнем дел для исполнения;
— Приказы по дисциплинарным взысканиям. Самая частая ошибка в этих приказах – денежный штраф, накладываемый на работника. Это категорически запрещено законом. Как это оформить правильно? Приходите на мой курс – разберем подробно;
— Приказы о начислении премий сотрудникам;
— Приказы о работе в выходные и праздничные дни и так далее.

Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи.
Общее правило для всех приказов: печать на внутренние документы компании не ставится!
Еще очень важный момент: приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью. Факсимильная подпись на приказы не ставят!

Вы прочитали статью и поняли, что некоторых приказов в компании нет. Что делать? Издавать и подписывать задним числом? Точный ответ на этот вопрос не существует.
Я бы никакие документы задним числом в компании не оформляла. Вы можете упустить незначительные (на ваш взгляд) нюансы, которые могут перерасти в большие проблемы. Я считаю, что нужно делать документы с того момента, как вы обнаружили их отсутствие. В случае проверки вы будете говорить, что действительно, документы должны были сделаны ранее, но мы исправились и сделали их позднее. Это гораздо лучше, чем их отсутствие или при проверке всплывет поддельная подпись работника.

Успехов и помните, что каждый мастер когда-то был любителем!

Какие сроки хранения документов-оснований к приказам, отпускам без сохранения и к ежегодным отпускам?

О. Я. Решетова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях

Вопрос

У нас возник вопрос по срокам хранения некоторых документов:

  • основания к приказам по личному составу,
  • основания к отпускам без сохранения;
  • основания к ежегодным отпускам кроме графика отпусков (заявления о переносах, предоставлении отпуска).

Ответ

В общем случае документы-основания к приказам, распоряжениям по личному составу хранятся столько же, сколько сами приказы – 50/75 лет ЭПК.

Такой же срок хранения установлен для документов-оснований к приказам об отпусках без сохранения заработной платы – 50/75 лет ЭПК.

Распоряжения (документы-основания к ним) по ежегодным оплачиваемым отпускам работников должны храниться 5 лет, а в отношении работников с вредными и (или) опасными условиями труда срок хранения составляет 50/75 лет ЭПК.

Если заявление о ежегодном отпуске явилось основанием для его предоставления, и оно не вошло в личное дело работника, срок хранения данного заявления составит 5 лет. Если заявление вошло в личное дело работника, оно должно храниться 50/75 лет в зависимости от даты окончания его делопроизводством.

Обоснование

Сроки хранения архивных документов определены, в частности, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236) (далее – Перечень типовых управленческих архивных документов).

Читайте также:
Обязанности инженера-теплотехника: кто такой, теплоснабжение, обучение профессии, должностная инструкция

Соблюдать указанные в Перечне сроки необходимо в силу ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон N 125-ФЗ).

Обращаем внимание: Росархив указал, что Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236, которым утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, обратной силой не обладает. Сроки хранения, установленные этим Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до вступления в силу указанного Приказа. Исключением являются документы, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если описи и акты утверждены до вступления в силу данного Приказа (Письмо от 13.03.2020 N Р/М-479).

Для государственных органов, подведомственных им организаций, а также для кредитных организаций утверждаются отдельные перечни архивных документов с указанием сроков их хранения (ч. 1, 1.1 ст. 23 Закона N 125-ФЗ).

Сроки хранения документов по личному составу предусмотрены ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ:

  • если делопроизводство закончено до 01.01.2003 – 75 лет;
  • если делопроизводство закончено после 01.01.2003 – 50 лет.

Указанные сроки не применяются к тем документам по личному составу, для которых Перечнем типовых управленческих архивных документов (другими перечнями) установлен иной срок хранения (ч. 4 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).

Примеры сроков хранения некоторых кадровых документов

Утверждены следующие сроки хранения, в частности, приказов по личному составу (ст. 434 Перечня типовых управленческих архивных документов):

  • о приеме, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения зарплаты – 50 лет, если делопроизводство закончено после 01.01.2003 (75 лет, если оно закончено до этой даты);
  • о ежегодно оплачиваемых отпусках (кроме приказов об отпусках работников с вредными и (или) опасными условиями труда), отпусках в связи с обучением – 5 лет;
  • о дисциплинарных взысканиях – 3 года.

Правила внутреннего трудового распорядка организации хранятся 1 год, графики отпусков – 3 года (ст. ст. 381, 453 Перечня типовых управленческих архивных документов).

Сроки хранения архивных (в том числе кадровых) документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним было закончено, а реестров, книг, журналов – с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение (ч. 2 ст. 21.1 Закона N 125-ФЗ, п. 4.1 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск храните пять лет, а по работнику с вредными и (или) опасными условиями труда, а также если включили заявление в состав личного дела работника – 50 (если оно оформлено после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлено до 01.01.2003). Срок исчисляйте с первого января, следующего за годом, в котором заявление было закончено делопроизводством (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. “б”, примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

Включать заявления работников на ежегодный отпуск в их личное дело или нет, вы вправе определить сами в локальном нормативном акте с учетом ч. 1, 4 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ.

Материалы вашему вопросу, размещенные в СПС КонсультантПлюс.

Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов независимо от их форм собственности регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон N 125-ФЗ). Обязанность по ведению и обеспечению сохранности соответствующей кадровой документации установлена в ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ.

Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 01.01.2003, хранятся 50 лет, документы, законченные делопроизводством до указанной даты, хранятся 75 лет, кроме тех документов, в отношении которых установлены иные сроки хранения. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

Установленные сроки хранения документов должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению (ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ, п. п. 4.1, 4.3, 4.8 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237 (далее – Инструкция N 237)).

На основании ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236) (далее – Перечень).

Приказы, распоряжения (документы к ним), в частности по ежегодным оплачиваемым отпускам работников, должны храниться 5 лет, а в отношении работников с вредными и (или) опасными условиями труда срок хранения составляет 50/75 лет (п. “б” ст. 434 Перечня).

Документы, вошедшие в личное дело работника организации, хранятся в течение 50/75 лет (ст. 445 Перечня). Поэтому работодатель может в локальном нормативном акте самостоятельно определить, будут заявления о предоставлении отпуска являться частью личного дела работника или нет. При включении локальным актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений о ежегодном отпуске, срок их хранения, согласно Перечню, с 5 лет увеличится до 50/75 лет.

Личные дела работников организации после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение экспертно-проверочной комиссией, о чем свидетельствует соответствующая пометка в ст. 445 Перечня (сноски 1, 2 к Перечню, п. 4.9 Инструкции N 237).

Читайте также:
Должностная инструкция парикмахера: универсала, в салоне красоты, форма и образец, правила распорядка

Таким образом, если заявление о ежегодном отпуске явилось основанием для его предоставления, и оно не вошло в личное дело работника, срок хранения данного заявления составит 5 лет, если заявление вошло в личное дело работника, оно должно храниться 50/75 лет в зависимости от даты окончания его делопроизводством.

Срок хранения заявления о ежегодном отпуске работника с вредными и (или) опасными условиями труда составит 50/75 лет в зависимости от даты окончания его делопроизводством.

Дополнительные материалы по вашему вопросу

О. Я. Решетова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях

Присоединяйтесь к нам в социальных сетях

Бухучет, налогообложение, ФСБУ, отчетность за 2021 год

Поможем не забыть сделать главное

Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.

#Специалист по кадрам #Бюджетник #Документационное обеспечение работы с персоналом

Возможно, вам будут интересны эти темы:

Рекомендации вступят в силу 1 марта.

С 1 января действует большинство правительственных правил о том, как работодателям ежемесячно передавать в службу занятости.

Теперь сдавать 4-ФСС и СЗВ-М на бумаге смогут меньше компаний и ИП.

Подготовлены поправки в Трудовой кодекс, который расширит допустимые виды дисциплинарных взысканий.

Подавать документы можно будет по ТКС или на электронном носителе.

Необходимые мероприятия должны завершиться к началу 2023 года.

Памятка по систематизации приказов

СЛУЖБА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

Памятка
по систематизации приказов (распоряжений)
в делопроизводстве организации

Согласована решением экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округаот 29 июня 2015 г. (протокол № 6)

г. Салехард
2015

Большое значение в деятельности любой организации, независимо от её организационно-правовой формы, полномочий, структуры и численности, имеют распорядительные документы.

Одним из основных видов распорядительного документа в управлении документационного обеспечения организации является приказ (распоряжение).

Памятка по систематизации приказов (распоряжений) в делопроизводстве организации (далее – Памятка) разработана в целях упорядочения вопросов систематизации приказов (распоряжений) в делопроизводстве организации по срокам их хранения. С учетом того, что приказ (распоряжение) – это индивидуальный правовой акт организации, выполняющей специализированные функции управления, в Памятке рассматриваются основные принципы и критерии систематизации приказов (распоряжений), но не рассматриваются все вопросы, которые могут быть предметом регулирования посредством приказов (распоряжений).

Памятка подготовлена для оказания помощи работникам кадровой службы, службы документационного обеспечения управления организации, а также может быть использована сотрудниками государственных и муниципальных архивов в работе с организациями – источниками комплектования.

1. Основные положения

1.1. Основным назначением приказа (распоряжения) является решение основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.

1.2. Приказ – это правовой акт, принимаемый единолично руководителем организации для решения кадровых, организационных, хозяйственных и иных вопросов.

1.3. Распоряжение – это правовой акт, принимаемый единолично руководителем организации в целях разрешения оперативных вопросов, имеющий ограниченный срок действия и касающийся узкого круга должностных лиц.

1.4. Основным нормативным документом, устанавливающим принципы систематизации приказов (распоряжений), является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень), утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

1.5. В соответствии со статьёй 19 Перечня определено 3 вида приказов (распоряжений): приказы (распоряжения) по основной деятельности, приказы (распоряжения) по личному составу и приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам.

1.6. Для каждого вида приказов (распоряжений) установлены разные сроки хранения:

1.6.1. срок хранения «постоянно» – для приказов (распоряжений) по основной (профильной) деятельности;

1.6.2. срок «75 лет ЭПК» – для приказов (распоряжений) по личному составу;

1.6.3. срок хранения «5 лет» – для приказов (распоряжений) по административно-хозяйственным вопросам и группы приказов (распоряжений) по личному составу.

1.7. Приказы (распоряжения) издаются на бланке документа установленной формы с определенным набором реквизитов.

1.8. Приказы (распоряжения) в обязательном порядке проходят процедуру регистрации в пределах календарного года. Группы приказов (распоряжений) в зависимости от назначения и сроков хранения регистрируются раздельно друг от друга. Порядковые регистрационные номера присваиваются приказам (распоряжениям) отдельно в пределах каждой группы.

1.9. Как правило, к порядковому номеру приказа (распоряжения) по основной (профильной) деятельности дополнительные буквенные индексы не добавляются.

1.10. В делопроизводстве организаций имеется практика присвоения буквенных индексов к приказам (распоряжениям) по личному составу:

1.10.1. приказы (распоряжения) по личному составу со сроком хранения «75 лет ЭПК» (прием, перевод, увольнение и другие) обозначаются буквенным индексом «л/с» ( например, № 1-л/с);

1.10.2. приказы (распоряжения) по личному составу со сроком хранения «5 лет» (краткосрочные командировки, ежегодные оплачиваемые отпуска, отпуска в связи с обучением, дисциплинарные взыскания, дежурства) обозначаются буквенным индексом «к» ( например, № 1-к).

1.11. Вопросы о введении при регистрации приказов (распоряжений) буквенных индексов должны быть урегулированы в инструкции по делопроизводству организации.

1.12. Карточки (базы данных), реестры, книги, журналы регистрации тех или иных приказов (распоряжений) имеют аналогичный регистрируемым приказам (распоряжениям) срок хранения.

1.13. Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов (распоряжений). В этом случае выделяются самостоятельные группы и ведутся отдельные регистрационные массивы (разные журналы).

1.14. Приказы (распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

Читайте также:
Акт о порче имущества: образец заполнения при нанесении материального ущерба запасам и оборудованию организации

1.14.1. приказы (распоряжения) по основной деятельности группируются отдельно от приказов (распоряжений) по личному составу;

1.14.2. приказы (распоряжения) по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

1.15. Целесообразно при больших объемах документов приказы (распоряжения) по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение и т.д.), группировать в отдельные дела.

1.16. В случае нарушения принципа систематизации приказов (распоряжений) ( например, если приказы (распоряжения) по личному составу , а также временного (до 10 лет) хранения отнесены к приказам (распоряжениям) по основной деятельности и наоборот), необходимо данные приказы (распоряжения) переформировать в соответствующие дела в порядке возрастания дат в пределах календарного года.

1.17. Если в делопроизводстве организации приказы (распоряжения) по личному составу с разными сроками хранения издавались с единой валовой нумерацией, производится выделение из дел приказов (распоряжений) со сроком хранения «75 лет ЭПК» и «5 лет» и формирование отдельных дел. В данном случае о переформировании дел указывается в листе-заверителе к делу и предисловии к описи.

2. Приказы (распоряжения)
по основной (профильной) деятельности
(срок хранения – «постоянно»)

2.1. Приказ (распоряжение) по основной (профильной) деятельности – это правовой акт, издаваемый руководителем организации для обеспечения основной (профильной) деятельности организации.

2.2. Приказы (распоряжения) по основной (профильной) деятельности издаются в целях:

2.2.1. исполнения законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов управления;

2.2.2. осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, связанной с выполнением функций и задач организации.

2.3. Приказами (распоряжениями) по основной (профильной) деятельности оформляются властные полномочия организации по отношению к подведомственной сети организаций.

2.4. Перечень вопросов по основной (профильной) деятельности организации, которые могут быть предметом регулирования посредством издания приказов (распоряжений), определяется уставом (положением) организации. Соответственно, при подготовке приказа (распоряжения) по основной (профильной) деятельности необходимо обращать особое внимание на полномочия организации, указанные в уставе (положении).

2.5. Приказами (распоряжениями) по основной (профильной) деятельности организации:

2.5.1. утверждаются штатные расписания, положения структурных подразделений, должностные инструкции (должностные регламенты) работников, планы работы, отчеты о деятельности организации;

2.5.2. утверждаются локальные правовые акты (инструкции, правила, порядки, положения, перечни и другие);

2.5.3. регулируются вопросы финансирования деятельности организации, реализации государственных и ведомственных программ, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения;

2.5.4. оформляются порядок (режим) работы, осуществления контроля, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия (проведение тематических курсов, курсов повышения квалификации, семинаров, круглых столов), итоги работы, реализация специальных программ, результаты ревизий, инвентаризации имущества (основных средств) и другие;

2.5.5. создаются коллегиальные и совещательные органы, контрольные (ревизионные) органы, научные, экспертные, методические, консультативные органы (комитеты, комиссии, советы);

2.5.6. определяются порядок проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, организации воинского учета, бронирования работников, комплекс мероприятий по гражданской обороне, охране труда и т. п.;

2.5.7. регулируются вопросы делегирования полномочий, распределения зон ответственности, наделения правом ( например, электронной подписи ), координации определенных видов деятельности;

2.5.8. оформляются назначения на должности руководителей подведомственных организаций;

2.5.9. оформляются создание, переименование, реорганизация, ликвидация, смена ведомственной подчиненности учреждения, образование филиалов;

2.5.10. регулируются другие вопросы при наличии полномочий.

2.6. Подразделять приказы (распоряжения) по основной (профильной) деятельности на группы и формировать несколько дел по различной тематике не рекомендуется. В организациях, имеющих большой объем приказов (распоряжений) по основной деятельности, для осуществления оперативного поиска допускается выделение приказов (распоряжений) по основной деятельности в отдельные группы ( например, приказы (распоряжения) о проведении служебных проверок, контрольных мероприятий, государственных (муниципальных) закупок , экологической экспертизы и другие).

2.7. В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, срок хранения приказов (распоряжений) постоянного хранения не может быть менее 10 лет. В соответствии с действующим законодательством в сфере архивного дела до проведения в установленном порядке организацией экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

3. Приказы (распоряжения)
по административно-хозяйственным вопросам
(срок хранения – «5 лет»)

3.1. Приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам – распорядительные документы, направленные на решение административно-хозяйственных задач, стоящих перед организацией.

3.2. В Перечне в разделе 10 «Административно-хозяйственные вопросы» выделены четыре направления, относящиеся к административно-хозяйственной деятельности. Приказы (распоряжения), издаваемые по указанным направлениям, следует относить к группе приказов (распоряжений) по административно-хозяйственным вопросам:

3.2.1. о соблюдении правил внутреннего распорядка деятельности (например, приказ (распоряжение) об установлении пропускного режима в организации; о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни; о нарушении правил внутреннего трудового распорядка);

3.2.2. об эксплуатации зданий, помещений (например, приказ (распоряжение) по вопросам пользования и распоряжения имуществом; о сдаче помещений в аренду; о страховании имущества; о санитарно-гигиенической обработке помещений) ;

3.2.3. о транспортном обслуживании и внутренней связи (например, приказ (распоряжение) о выделении автотранспорта; о расходе горюче-смазочных материалов; об обеспечении средствами связи конференций, совещаний; об эксплуатации средств связи; об организации защиты сетей связи);

3.2.4. об обеспечении безопасности организации (например, приказ (распоряжение) об организации противопожарной охраны организации; об улучшении технической и антитеррористической укреплённости организации; об охранной деятельности; об устройстве и эксплуатации технических средств) .

3.3. Организации, в которых перечисленные выше функции являются основной (профильной) деятельностью, приказы (распоряжения) по данным вопросам откладываются на постоянное хранение.

3.4. Приказ (распоряжение), содержащий вопросы основной деятельности и поручения административно-хозяйственного характера, относится к основной деятельности и хранится постоянно (например, в приказе (распоряжении) о подготовке и проведении конференции может содержаться поручение руководителю соответствующего подразделения об организации транспортного обслуживания участников мероприятия ).

Читайте также:
Должностная инструкция швеи на производстве, по пошиву одежды в ателье: ЕТКС, функциональные обязанности, скачать образец

4. Приказы (распоряжения) по личному составу
(срок хранения – «75 лет ЭПК»)

4.1. Приказами (распоряжениями) по личному составу оформляются трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентированы Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными правовыми актами. В этих приказах (распоряжениях) оформляется порядок организации работодателем и факты реализации работником трудовых функций, касающихся условий трудового договора.

Данные приказы (распоряжения) в дальнейшем послужат правовой основой для удовлетворения социально-правовых запросов граждан о трудовом стаже, заработной плате, наградах.

4.2. Приказами (распоряжениями) по личному составу оформляются:

4.2.1. прием на работу (перевод, перемещение, совмещение, замещение вакантной должности);

4.2.2. увольнение (прекращение действия трудового договора);

4.2.3. аттестация, повышение классности (разряда), присвоение звания (чина);

4.2.4. изменение фамилии (имени, отчества) в учетных документах;

4.2.5. поощрение (объявление благодарности, награждение грамотой и другие) ( необходимо отметить, что приказы (распоряжения) о награждении сторонних организаций и их работников за значительный вклад в решение задач, стоящих перед награждающей организацией, следует отнести к приказам (распоряжениям) по основной деятельности);

4.2.6. оплата труда, установление надбавки к должностному окладу (за совмещение, особый характер труда, стаж работы и т.д.), премирование работников ( в то же время приказы (распоряжения) о премировании за изобретения и рационализаторские предложения являются документами постоянного хранения) ;

4.2.7. предоставление отпусков работникам:

4.2.7.1. с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;

4.2.7.2. по уходу за ребенком;

4.2.7.3. без сохранения содержания (заработной платы) ( например, по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам; работающим пенсионерам по старости; работающим инвалидам; в случаях регистрации брака; для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов и другим основаниям, предусмотренным трудовым законодательством) ;

4.2.8. направление работников в длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;

4.2.9. расследования профессиональных отравлений, заболеваний, несчастных случаев;

4.2.10. прохождение практики студентов, если в этот период студентам выплачивалась заработная плата и ими уплачивались страховые взносы в Пенсионный Фонд Российской Федерации ( в случае, если заработная плата не выплачивалась, то данные приказы являются документами постоянного хранения).

5. Приказы (распоряжения) по личному составу
(срок хранения – «5 лет»)

5.1. Приказами (распоряжениями) по личному составу (срок

хранения – «5 лет») оформляются трудовые отношения, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником.

5.2. Приказами (распоряжениями) по личному составу со сроком хранения «5 лет» являются:

5.3. о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска (об отзыве из отпуска) и отпуска в связи с обучением;

5.4. об оказании материальной помощи;

5.5. о дежурствах в выходные и праздничные дни;

5.6. о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках;

5.7. о дисциплинарных взысканиях;

5.8. об объявлении конкурса на включение в кадровый резерв, о включении в кадровый резерв, об исключении из кадрового резерва.

В большинстве организаций систематизация приказов (распоряжений) производится с нарушением ее принципов: например, часто приказы (распоряжения) по личному составу, а также временного (до 10 лет) хранения относят к основной деятельности. Знание вопросов систематизации приказов (распоряжений) в текущем делопроизводстве организации позволит избежать ошибок при их формировании в дела, подготовке к архивному хранению, а также не допустить поступления документов, не имеющих исторической ценности, на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.

Упорядочение вопросов систематизации приказов (распоряжений) исключит формирование приказов (распоряжений) по личному составу отдельно от основного комплекса кадровых документов со сроком хранения «75 лет ЭПК», остающихся на хранении в организации. Соответственно, обеспечит качественную подготовку ответов по запросам граждан о подтверждении фактов трудовой деятельности в организации.

Полный комплекс приказов (распоряжений) по основной (профильной) деятельности, переданный на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, позволит получить максимум сведений о роли и значимости организации в системе государственного управления или конкретной отрасли.

Список использованных источников

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» / Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, № 43.

2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2010.

3. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2011.

4. Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения / Министерства просвещения СССР. – М., 1981.

5. Быкова Т.А. Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: учебник / Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В.; под общей редакцией проф. Кузнецовой Т.В., 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

6. Куняев Н.Н. Документоведение: учебник / Куняев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричнов А.Г.; под редакцией проф. Куняева Н.Н., 2-е изд, стер. – М.: Логос, 2011.

7. Басаков М.И. Как правильно подготовить приказ: учебно-практическое пособие / Басаков М.И., 6-е изд., испр. и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2009.

8. Янковая В.Ф. Систематизации приказов в делопроизводстве организации / Янковая В.Ф. // Секретарь-референт. № 7 2007 / Делопроизводство.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: