Правила ведения кассовых операций в организации в 2021 году

Порядок ведения кассовых операций в 2020 – 2021 годах

  • Какой НПА регламентирует порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации в 2020 – 2021 годах
  • Кого коснулись изменения в порядке ведения кассовых операций
  • Ведение кассовых операций: сравнение действующих и старых правил
  • Ответственность за нарушение правил ведения кассовых операций
  • Итоги

Какой НПА регламентирует порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации в 2020 – 2021 годах

Ведение кассовых операций в 2020 – 2021 годах по-прежнему осуществляется в порядке, утвержденном указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Напомним, оно действует с 01.06.2014. Тогда же утратило силу положение «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее — положение № 373-П).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 в порядок ведения кассовых операций был внесен ряд изменений, которые мы подробнее рассмотрим ниже (указание Банка России от 05.10.2020 № 5587-У).

А об изменениях в учете подотчетных сумм с 2017 года читайте здесь.

Как отразить кассовые операции в бухгалтерском учете, узнайте в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к материалу бесплатно.

Кого коснулись изменения в порядке ведения кассовых операций

В той или иной мере нововведения в порядке ведения кассовых операций коснулись всех хозяйствующих субъектов. В частности:

  • индивидуальных предпринимателей и организаций, являющихся субъектами малого предпринимательства (критерии малых предприятий вы найдете в этой статье);
  • организаций, не относящихся к малым;
  • организаций, имеющих обособленные подразделения;
  • лиц, использующих ККТ или бланки строгой отчетности (подробнее об учете денежных средств при использовании онлайн-касс читайте здесь);
  • работодателей, выдающих деньги сотрудникам под отчет.

Рассмотрим теперь эти изменения подробнее.

Ведение кассовых операций: сравнение действующих и старых правил

Для наглядности представим основные изменения в порядке ведения кассовых операций в виде таблицы (сравнение действующих и прежних правил, в том числе с учетом внесенных указанием № 5587-У, дейстующих с ноября 2020 года, и № 4416-У от 2017 года).

Операции, которых коснулись изменения

Изменения в порядке ведения кассовых операций с 30.11.2020

Порядок ведения кассовых операций, действующий с 2017 года

Выдача денег под отчет

Правила расчетов не изменились за исключением следующих аспектов:

Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юрлица или ИП, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме либо распорядительному документу руководителя. Заявление или распорядительный документ должны содержать запись о сумме наличных и о сроке, на который они выдаются, а также подпись руководителя и дату.

Если на подотчетные суммы составляется заявление, то размер подотчетных средств и срок не обязан указывать руководитель. Это может сделать и сам подотчетник. А руководитель лишь подпишется и поставит дату.

Допускается выдача под отчет, если получатель не отчитался по предыдущему авансу.

Взаимодействие головной кассы с кассами подразделений

Обособленные подразделения вправе не вести кассовую книгу, если они не хранят денежные средства, а сдают их в кассу головной организации.

Организация, имеющая обособленные подразделения (ОП), вправе самостоятельно устанавливать порядок и сроки передачи в головную организацию копий листов кассовых книг ОП с учетом срока составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 4.6 указания № 3210-У).

Утверждены требования работы с автоматическими усройствами для приема и выдачи денег без участия работников (торговым автоматам)

Изменено название программно-технических средств на автоматические устройства для приема и выжачи денег без участия работников.

Они должны автоматически принимать и выдавать банкноты и уметь распознавать не менее 4-х машиночитаемых защитных признаков по всей площади денежного знака, приведенных в абз. 14–19 пункта 1.1 положения ЦБ от 29.01.2018 № 630-П.

Программно-технические средства должны «уметь» распознавать банкноты по 4 защитным признакам, установленным нормативным актом ЦБ.

Новые правила при приеме и выдаче банкнот

При приеме денежных банкнот кассир обязан проверить их платежеспособность. При этом он обязан принять банкноты не содержащие признаков подделки, без повреждений или имеющие потертости, посторонние надписи, проколы, утратившие углы или края и прочие незначительные повреждения.

Кассиру запрещено выдавать банкноты, имеющие одно и более повреждений таких как посторонние надписи из 2-х или более знаков, нарушение целостности банкноты, утраченный угол (более 32 кв.мм) или оторванный край (длиной 7 мм и более), а также иных повреждений, указанных в абз. 6–15 пункта 2.9 положения ЦБ № 630‑П. Такие банкноты следует сдавать в банк.

Идентификаця получателя денежных средств

При выдаче денежных средств кассир обязан проверить документ, удостоверяющий личность.

Об остальных нововведениях вы можете узнать из материалов КонсультантПлюс, получив бесплатный демо-доступ к системе К+.

Пошаговый алгоритм ведения кассовых операций и соблюдения кассовой дисциплины описали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Помимо Указаний №3210-У, бизнесменам обязательно нужно соблюдать Указания Центробанка “Об осуществлении денежных расчетов” от 09.12.2019 №5348-У. Согласно данному документу фирмы и ИП вправе расходовать наличность, полученную за проданные товары (работы, услуги), исключительно на выплату:

  • зарплаты сотрудникам;
  • страховых возмещений по договорам страхования;
  • вознаграждений за работы/услуги, а также на оплату товаров (в пределах 100 тыс. руб. по одному договору);
  • подотчетных средств;
  • на личные нужды ИП, не связанных с предпринимательством;
  • возвратов за товары (работы/ услуги);
  • выдачу займв и т.д..
Читайте также:
Как посчитать НДС: калькулятор онлайн и бесплатно, расчет 18%, пени по НДС

Индивидуальные предприниматели могут применять упрощенный способ ведения кассовых операций. Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учитываете денежные средства предпринимателя. Если доступа нет, получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к Готовому решению.

Объединим требования Указаний ЦБ в удобную схему:

Ответственность за нарушение правил ведения кассовых операций

И в заключение несколько слов об ответственности. За нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотрена административная ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ. Это штраф: для должностных лиц — от 4 тыс. до 5 тыс. руб., для юридических — от 40 тыс. до 50 тыс. руб.

При этом к нарушениям относятся:

  • осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных лимитов;
  • неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
  • несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
  • накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Подробнее об ответственности за нарушение порядка ведения операций по кассе читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Итоги

В порядок ведения кассовых операций в 2021 году внесение изменений пока не планируются. Продолжают действовать правила с поправками от 2020 года, действующие с 30.11.2020. Часть нововведений коснулась порядка работы с подотчетниками. Другие изменения были связаны с обособками и порядком работы с поврежденными банкнотами.

Новшества в правилах ведения кассовых операций

Автор: Гусаров Д. Ю., эксперт журнала

операции с наличными денежными средствами, должны соблюдать порядок ведения кассовых операций. При этом им следует учитывать, что с 30.11.2020 были внесены изменения в правила выдачи (приема) наличных денег из кассы и выдачи подотчетных средств. На что именно следует обратить внимание при осуществлении операций с наличными денежными средствами, разъясним в данном материале.

Вводная информация.

Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ (наличными деньгами) на территории РФ юридическими лицами (за исключением ЦБ РФ и кредитных организаций) регламентирован Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее – Указание № 3210-У). Напомним, под кассовыми операциями понимаются операции по приему наличных денег, включая их пересчет, и по выдаче наличных денег.

Указанием ЦБ РФ от 05.10.2020 № 5587-У внесен ряд изменений в Указание № 3210-У. Эти новшества применяются с 30.11.2020.

К тому же помимо Указания № 3210-У учреждениям необходимо соблюдать Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У. Согласно этому документу организации вправе расходовать наличные денежные средства, полученные за реализованные товары (работы, услуги), исключительно на выплату:

страховых возмещений по договорам страхования;

вознаграждений за работы (услуги), а также на оплату товаров (не более 100 000 руб. по одному договору) (п. 4 Указания ЦБ РФ № 5348-У));

денежных средств за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.

В каком случае обособленным подразделениям можно не вести кассовую книгу?

Поступающие в кассу и выдаваемые из нее наличные деньги учреждение учитывает в кассовой книге (пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У).

Если у казенного учреждения имелось хотя бы одно обособленное подразделение, осуществляющее кассовые операции (то есть принимающее и выдающее наличные деньги), то такое подразделение ранее было обязано вести отдельную от головной организации кассовую книгу[1]. Записи в нее вносились на основании кассовых документов – приходных и расходных кассовых ордеров. Кроме того, обособленным подразделениям прежде была вменена обязанность передавать в головную организацию копии листов своих кассовых книг в порядке и сроки, которые устанавливались учреждением самостоятельно исходя из срока составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У). Например, учреждение могло закрепить в локальном акте, что обособленное подразделение передает копии листов кассовой книги в головной офис ежемесячно не позднее одного рабочего дня по окончании месяца.

Теперь пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У дополнен новым правилом: если обособленное подразделение не хранит наличные денежные средства и по окончании проведения кассовых операций сдает их в кассу головной организации, то оно вправе не вести кассовую книгу.

Полагаем, данное обстоятельство позволит казенным учреждениям в дальнейшем избежать административной ответственности, предусмотренной ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ (подробнее об этом поговорим ниже).

Если проверяющие выявят факты отсутствия у обособленного подразделения кассовой книги или несвоевременного внесения в нее записей, то они могут наложить на учреждение штраф за неоприходование наличных денежных средств на основании ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ (см., например, постановления АС МО от 07.12.2020 № Ф05-18337 / 2020 по делу № А40-18500 / 20-154-132, от 17.11.2020 № Ф05-18278 / 2020 по делу № А40-18519 / 20-149-129, АС УО от 16.03.2020 № Ф09-1163 / 20 по делу № А60-49148 / 2019).

Как изменились правила приема-выдачи денежных средств?

Согласно новой редакции пп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У кассир при приеме денежных банкнот теперь обязан удостовериться в их платежеспособности.

Читайте также:
Счет 69 в бухгалтерском учете: основные субсчета и проводки, характеристика по активу или пассиву

Напомним, признаки платежеспособности банкнот (монет) приведены в Указании ЦБ РФ от 26.12.2006 № 1778-У. Согласно данному документу платежеспособными признаются банкноты и монета ЦБ РФ, имеющие силу законного средства наличного платежа на территории РФ (в том числе изымаемые из обращения), не содержащие признаков подделки, без повреждений или с повреждениями следующего характера:

банкноты загрязнены, изношены, надорваны, имеют потертости, небольшие отверстия, проколы, посторонние надписи, пятна, оттиски штампов, утратили углы, края;

монета имеет мелкие механические повреждения.

Другими словами, кассир в настоящее время может принимать лишь банкноты, имеющие незначительные повреждения. К примеру, он не вправе отказать в приеме надорванной купюры, так как она в силу вышеперечисленных признаков не признается поврежденной.

Кроме того, Указанием ЦБ РФ № 5587-У введен запрет на выдачу кассиром банкнот, которые имеют одно и более повреждений, указанных в п. 2.9 Положения ЦБ РФ от 29.01.2018 № 630-П (далее – Положение № 630-П). В связи с этим пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У дополнен соответствующим положением.

Согласно п. 2.9 Положения № 630-П кассир не должен выдавать из кассы платежеспособные монеты, имеющие повреждения механического, химического или термического характера (они признаются дефектными), и платежеспособные банкноты, имеющие одно и более из следующих повреждений (они признаются ветхими):

загрязнение поверхности лицевой или оборотной стороны, приводящее к снижению яркости изображения на 8 % и более;

посторонняя надпись, состоящая из двух и более знаков;

посторонний рисунок, оттиск штампа;

контрастное пятно диаметром 5 мм и более;

разрыв (разрывы) края банкноты длиной 7 мм и более;

сквозное отверстие, прокол диаметром 4 мм и более;

нарушение целостности банкноты, заклеенное клеящей лентой.

Банкноты (монеты), имеющие одно и более из перечисленных повреждений, подлежат сдаче в банк.

И еще: ранее (то есть до 30.11.2020) кассир при выдаче наличных денег из кассы в силу пп. 6.1 п. 6 Указания № 3210-У обязан был провести идентификацию получателя по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему его личность в соответствии с требованиями законодательства РФ, либо по предъявленным получателем доверенности и документу, удостоверяющему его личность.

В настоящее время у кассира отсутствует обязанность по проверке документов, удостоверяющих личность получателя наличных денег, поскольку абз. 3 и 4 пп. 6.1 п. 6 Указания № 3210-У утратили силу. Сейчас при выдаче денег из кассы кассир должен лишь удостовериться в том, что они выдаются лицу, указанному в расходном кассовом ордере (новая редакция пп. 6.1 п. 6 Указания № 3210-У).

Новации в правилах выдачи подотчетных средств.

Согласно пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У выдача денег подотчетному лицу на расходы, связанные с осуществлением деятельности учреждения, должна оформляться на основании приказа или иного распорядительного документа руководства учреждения либо письменного заявления работника[2]. При этом и заявление, и распорядительный документ должны содержать сведения о сумме и сроке, на который она выдается, а также подпись руководителя учреждения и дату. Кроме того, в вышеупомянутых документах должна быть описана цель выдачи подотчетных средств (например, на командировки, хозяйственные нужды, закупку материалов), чтобы было понятно, что потребность в них вызвана производственной необходимостью и связана с деятельностью учреждения.

Сроки (минимальный и максимальный), на которые могут быть выданы подотчетные суммы, в настоящее время не установлены ни одним правовым актом. Следовательно, формально учреждение вправе определить их самостоятельно. Также ему следует учесть, что закон не обязывает составлять такие распорядительные документы. Иными словами, срок для выдачи подотчетной суммы может быть установлен в каждом конкретном случае индивидуально. К примеру, учреждение вправе указать различные сроки в зависимости от целей расходования средств (на командировки, хозяйственные нужды, закупку канцтоваров и т. д.).

В Письме ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ / 20642 сказано, что распорядительный документ должен оформляться на каждую выдачу наличных денег с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) подотчетного лица, суммы наличных денег и срока, на который они выдаются, и должен содержать подпись руководителя, дату и регистрационный номер (см. также Письмо ФНС РФ от 18.08.2020 № СД-4-3 / 13276@). При этом представители ЦБ РФ не возражал против указания нескольких работников в распорядительном документе. Так, в Письме от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ / 24158 было отмечено, что если в течение дня суммы выдаются разным сотрудникам, то достаточно оформить один приказ руководящего лица с указанием Ф. И. О. и должностей всех подотчетных лиц, суммы, целей и срока ее выдачи.

В настоящее время такая возможность закреплена нормативно. Согласно новой редакции абз. 1 пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У учреждение на законных основаниях вправе указать нескольких работников в одном распорядительном документе, на основании которого им выдаются наличные деньги под отчет.

Кроме того, прежняя редакция пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У возлагала на подотчетное лицо обязанность по представлению авансового отчета об израсходованных подотчетных средствах в течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который выдавались эти суммы. Если данный срок истекал в период, когда работник отсутствовал на рабочем месте (например, болел или был направлен в другую командировку), сдать авансовый отчет нужно было не позднее трех рабочих дней со дня выхода на работу.

Читайте также:
Оценочные обязательства в балансе: ПБУ, МСФО, счет, проводки в бухгалтерском учете

В настоящее время руководитель учреждения вправе самостоятельно установить сроки представления авансовых отчетов работниками, получившими подотчетные суммы (за исключением авансовых отчетов по командировкам). Это закреплено в новой редакции абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У.

Если подотчетное лицо не представит в установленный срок авансовый отчет и не возвратит средства, полученные под отчет, руководитель учреждения в течение месяца после наступления последнего дня для сдачи авансового отчета (ст. 137 ТК РФ) может принять решение об удержании этих средств из зарплаты работника. В таком случае необходимо будет не только ознакомить работника с приказом об удержании средств из его зарплаты, но и получить его подпись на данном приказе.

Кроме того, возможен вариант прощения долга в виде невозвращенных подотчетных сумм (для этого также необходимо оформить соответствующий приказ). Правда, в данной ситуации с суммы прощенного долга работодателю придется исчислить и уплатить в бюджет НДФЛ и страховые взносы. Датой возникновения дохода у работника будет считаться дата подписания документа, в котором он оповещается о том, что долг прощен (п. 2 ст. 415 ГК РФ). Удержать НДФЛ можно при первой выплате в адрес работника, последовавшей после принятия решения и оповещения работника (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Работник должен представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой подотчетных суммах в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки. Данное требование закреплено в п. 26 Положения о служебных командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Поэтому формально учреждение не вправе самостоятельно устанавливать срок для представления работниками авансовых отчетов об израсходованных в связи с командировками подотчетных суммах.

Новации в депонировании зарплаты.

Заработная плата, которая не была выплачена работнику, должна быть депонирована. В связи с этим в последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплаты заработной платы, кассир в расчетно-платежной ведомости должен был сделать запись «Депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не выданы наличные деньги. Еще он должен был рассчитать и записать в итоговой строке сумму фактически выданных наличных средств и сумму, подлежащую депонированию. Эти требования были установлены пп. 6.5 п. 6 Указания № 3210-У.

Депонированные суммы, как правило, сдавались в банк, хотя положения Указания № 3210-У и не запрещали хранить их в кассе учреждения. Поэтому учреждение могло не сдавать в банк депонированные денежные средства (конечно, при условии, что лимит остатка наличных денег в кассе не был превышен).

Теперь депонировать невыплаченную зарплату учреждению больше не нужно, поскольку абз. 3 пп. 6.5 п. 6 Указания № 3210-У утратил силу.

Кассовые операции могут осуществляться без участия кассира.

Начиная с 30.11.2020 учреждениям разрешено вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работника. Это следует из нового положения п. 4 Указания № 3210-У, которым установлены требования к таким устройствам. В частности, автоматические устройства, конструкция которых предусматривает прием и (или) выдачу банкнот, должны иметь функцию распознавания на всей площади банкноты не менее четырех машиночитаемых защитных признаков, указанных в п. 1.1 Положения № 630-П.

Ответственность за нарушение правил ведения кассовых операций.

За нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде штрафа:

для должностных лиц – от 4 000 до 5 000 руб.;

для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.

Нарушениями в данном случае считаются:

1) осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных лимитов;

2) неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

3) несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;

4) накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

При этом выручка, полученная в кассу без надлежащего документального оформления или оформленная не в срок (не в тот же день), признается неоприходованной. Отражение в кассовой книге не всех оформленных в течение дня кассовых документов является неполным оприходованием наличных денег, в том числе выручки. Такой вывод следует из Указания № 3210-У.

При выявлении административных правонарушений, связанных с несоблюдением порядка ведения кассовых операций, совершенных несколькими обособленными подразделениями организации, в каждом случае составляются протоколы об административных правонарушениях, при этом административное наказание также назначается за каждое совершенное нарушение (см. Письмо ФНС РФ от 17.08.2017 № СА-4-20 / 16322).

Административное правонарушение, связанное с неоприходованием (неполным оприходованием) в кассу денежной наличности, относится к правонарушениям в сфере финансов, в отношении которых КоАП РФ не установлены специальные сроки давности.

По общему правилу постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня его совершения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). При длящемся административном правонарушении этот срок начинают исчислять со дня его обнаружения (ч. 2 ст. 4.5 КоАП РФ).

Срок давности привлечения к административной ответственности за правонарушение, в отношении которого обязанность, предусмотренная правовым актом, не была выполнена к определенному сроку, начинает течь с момента наступления такого срока (п. 14 Постановления Пленума ВС РФ от 24.03.2005 № 5).

Читайте также:
Оборотно-сальдовая ведомость: как в ней разобраться и как ее читать, как посчитать прибыль и НДС, посмотреть выручку, особенности шахматной

В названном случае моментом начала и окончания административного правонарушения является день получения выручки и неоприходования ее в кассу. Следовательно, это правонарушение является разовым и не относится к категории длящихся.

Таким образом, в отношении правонарушения, которое заключается в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, подлежит применению общий срок давности (два месяца), исчисляемый со дня, на который установлен факт неоприходования денег в кассу. Подтверждением сказанному является, например, Постановление АС СЗО от 15.05.2020 № Ф07-3675/2020 по делу № А56-150168/2018. В нем указано, что постановление о назначении административного наказания в отношении эпизодов за 29.08.2018 и 30.08.2018 было вынесено 31.10.2018, то есть за пределами срока давности привлечения к административной ответственности, установленного ст. 4.5 КоАП РФ. В итоге данное постановление было отменено.

[1] Как указано в Письме ЦБ РФ от 04.05.2012 № 29-1-1-6 / 3255, данное требование должно соблюдаться каждым обособленным подразделением юридического лица, ведущим кассовые операции, независимо от наличия банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций таким подразделением (см. также постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.02.2018 № 09АП-65335 / 2017 по делу № А40-166498 / 17, от 28.11.2018 № 09АП-53986 / 2018 по делу № А40-85393 / 18).

[2] Такое заявление составляется в произвольной форме.

Новые правила кассовых операций и выдачи наличных под отчёт в 2021 году

С 30 ноября 2020 года работают новые правила для кассовых операций. Выдавать наличные под отчёт станет проще, появятся новые правила приёма и выдачи денег, а обособленные подразделения смогут не вести кассовые книги. Есть и другие изменения.

  • Что изменилось — кратко в таблице
  • Документы для выдачи денег под отчёт
  • Срок сдачи авансового отчёта
  • Контроль качества принимаемых наличных
  • Правила выдачи наличных из кассы
  • Освобождение от кассовой книги для обособок
  • Автоматические кассовые операции без кассиров

Что изменилось — кратко в таблице

Порядок ведения кассовых операций регулируется Указанием ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Последние поправки к нему утверждены указанием ЦБ от 05.10.20 № 5587-У и вступают в силу с 30 ноября 2020 года. Эти изменения касаются следующих категорий:

  • юридических лиц и ИП, в том числе из реестра МСП;
  • работодателей, которые выдают сотрудникам деньги под отчёт;
  • организаций с обособленными подразделениями.

Чтобы было удобнее сравнивать, мы собрали все последние изменения в таблицу. Далее рассмотрим их подробнее.

Заявление работника содержит сумму, период, на который они получены, подпись руководителя и дату

Распорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличных

К заявлению нет требований

Достаточно одного документа на несколько выдач наличных и подотчётников

Документы для выдачи денег под отчёт

Центробанк убрал требования к заявлению работника на получение подотчётных средств. Раньше в нём должны были содержаться сумма наличных, срок, на который они выдаются, подпись руководителя и дата. Теперь достаточно просто заявления, требований к его содержанию нет. Позже ЦБ может установить форму такого заявления.

Также в указаниях прописали, что можно составить один распорядительный документ на несколько выдач наличных. Подотчётное лицо в документе тоже может быть не одно. Главное — указать ФИО всех подотчётников, суммы денег и сроки, на которые их выдали. Раньше ЦБ тоже разрешал составлять один приказ на несколько подотчётов, но теперь правило правило закрепили официально, чтобы не было споров.

Срок сдачи авансового отчёта

Больше нет обязательного срока для сдачи в бухгалтерию авансового отчёта и подтверждающих документов. Раньше работник должен был отчитаться в течение трёх рабочих дней:

  • либо со дня выхода на работу,
  • либо со дня, следующего за истечением срока, на который выданы деньги.

Теперь руководители сами решают, когда работникам отчитываться. Новый срок надо прописать в локальных документах или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчёт.

Контроль качества принимаемых наличных

Кассир теперь дополнительно должен будет проверять платежеспособность наличных по требованиям п. 1 Указаний Банка России от 26.12.2006 № 1778-У. Платежеспособными считаются деньги, которые не содержат признаков подделки и повреждений, за исключением следующих:

  • банкноты — загрязнение, износ, надрывы, потертости, небольшие отверстия, проколы, надписи, пятна, оттиски штампов, отсутствие углов или краёв;
  • монеты — мелкие механические повреждения.

Если деньги повреждены, но всё ещё платежеспособны, кассир обязан их принять.

Правила выдачи наличных из кассы

К выдаче повреждённых денег ЦБ отнёсся гораздо строже. В указаниях прописали, что кассир не должен выдавать наличные, у которых есть хотя бы одно из повреждений (абз. 6-15 п. 2.9 Положения ЦБ от 29.01.2018 № 630-П):

  • загрязнения поверхностей, которые снизили яркость рисунка более чем на 8 %;
  • посторонние надписи, рисунки, штампы;
  • контрастные пятна с диаметром от 5 мм;
  • разрывы краёв длиной от 7 мм;
  • сквозные отверстия и проколы диаметром от 4 мм;
  • надрывы, заклеенные скотчем;
  • утраченные углы площадью от 32 мм²;
  • утраченные края, если банкнота уменьшилась на 5 мм или больше;
  • частично утраченный из-за потёртости или обесцвечивания красочный слой.

Если есть хотя бы одно повреждение из вышеназванных, деньги надо сдать в банк.

Кассир обязан проверить, что выдаёт деньги тому человеку, который указан в документах. Раньше требования к проверке были серьёзнее: надо было запрашивать паспорт, предусматривался особый порядок работы с доверенностью. Теперь это не обязательно: кассир сам может решать, как проверить получателя.

Читайте также:
Маркировка лекарств в 2021 году. Маркировка лекарственных средств. Маркировка препаратов

Освобождение от кассовой книги для обособленных подразделений

ОП теперь могут не вести кассовую книгу, если не хранят наличные и после каждой смены передают их в кассу юрлица.

До поправок все ОП, которые принимали и выдавали наличные, должны были вести кассовую книгу. Если расчётного счёта не было, обязанность тоже сохранялась. За отсутствие своей книги налоговики штрафовали компании на 50 тыс. рублей, а руководителей на 5 тыс. рублей.

Автоматические кассовые операции без кассиров

До поправок кассовые операции разрешали вести с использованием программно-технических средств. Сейчас это положение конкретизировали: можно проводить их с помощью автоматических устройств, которые работают без кассира.

Такие устройства должны соответствовать параметрам:

  • принимать и выдавать наличные;
  • распознавать хотя бы четыре защитных признака на банкнотах (абз. 14–19 п. 1.1 положения ЦБ от 29.01.2018 № 630-П).

Принимать извлечённые из автомата наличные надо по ПКО, а загрузку автомата деньгами оформлять РКО.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Контрольно-кассовая дисциплина для ИП и ООО. Что изменилось в 2021 году

Кто обязан использовать кассовую технику?

Все организации и ИП, проводящие финансовые операции с наличными, обязаны придерживаться положений кассовой дисциплины.

Правовое регулирование контрольно-кассовой дисциплины

Все правила эксплуатации кассовой техники и порядок оформления отчётности закреплены в федеральном законе №54 « О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации » от 22 мая 2003 года.

В законе содержатся:

  • сведения о сферах применения ККТ;
  • требования к комплектации ККТ;
  • требования к кассовому чеку и бланку строгой отчётности;
  • обязанности ответственных за ККТ лиц.

Санкции за нарушение контрольно-кассовой дисциплины

Нарушениями в статье № 15.1. КоАП РФ расцениваются следующие действия.

  • Нарушение порядка прихода наличных денег в кассу, то есть недонесение денег в кассу, продажа мимо кассы или удержание средств от внесения в кассу.
  • Нарушение порядка отчётности о кассовых операциях (незаполненная кассовая книга, отсутствие отчётных документов по движениям денег в кассе).
  • Хранение наличных денежных средств в кассе сверх установленного лимита кассы.
  • Расчёт с другими организациями или ИП сверх 100 тысяч рублей наличными.

Лимит 100 тысяч рублей актуален на 2021 год. Ограничение касается ИП, ООО и других типов организаций – при сделке на большую сумму придётся составлять несколько договоров (или оплачивать двумя разными способами, см. пример). Ограничиваются только расчёты наличными.

Пример: есть сделка между ИП и организацией на 130 тысяч рублей, ИП может внести в кассу организации наличными только 100 тысяч. Остаток в 30 тысяч предприниматель должен будет внести на расчётный счёт организации .

Примечание: ограничение для расчётов наличными по одному договору для МФО и ломбардов отличается – оно составляет 50 тысяч рублей на договор.

За перечисленные нарушения следует административный штраф:

  • от 4 до 5 тысяч рублей для сотрудников организаций или ИП, ответственных за ККТ;
  • от 40 до 50 тысяч для руководителей юридических лиц.

То же наказание следует за нарушение порядка инкассации денег сверх установленного кассового лимита.

Упрощённая кассовая дисциплина

Право вести кассовую дисциплину в упрощённом порядке имеют индивидуальные предприниматели, микропредприятия и субъекты малого бизнеса.

  • Можно не определять лимит остатка кассы.
  • Не нужно вести отчётность: РКО, ПКО, кассовую книгу.

Перейти на упрощённую кассовую дисциплину можно только если в организации или ИП ведётся налоговый учёт.

Операции с кассовым оборудованием

Выдача чеков за покупки

Существует два вида чеков: кассовый и товарный.

Кассовый чек – фискальный документ, необходимый для отчетности в налоговую инспекцию. Информация, зафиксированная в кассовом чеке, сохраняется на фискальном накопителе и передаётся по сети Интернет в налоговую службу.

С 1 августа 2021 года изменился технический стандарт формирования фискальных документов и введен их н овый формат — ФФД 1.2. Касается он в основном правил продажи маркированных товаров, но перейти на новый формат обязаны все предприниматели. Все о новых префиксах [M] и тегах в чеке читайте в нашей статье о ФФД 1.2 .

Кассовый чек необходимо выдавать покупателю при продаже товара или услуги, за исключением ряда случаев, о которых мы подробно говорили в статье Когда ИП может принимать деньги на счет без онлайн-кассы .

Нужно помнить, что если организация получает на расчетный счет денежные средства от покупателей (клиентов) — физических лиц (не индивидуальных предпринимателей) за товары, работы и услуги, то эта организация обязана применять контрольно-кассовую технику и оформлять кассовые чеки. Сделать это необходимо не позднее момента выдачи товара покупателю, начала выполнения работ или оказания услуг.

За невыдачу чека статьей 14.5 КоАП РФ предусмотрен штраф – 2 тысячи рублей для работника и 10 тысяч рублей для руководителя организации или ИП.

Штраф предусмотрен и за некорректное оформление чека, например отсутствие в нем требуемых реквизитов.

Читайте также:
Счет 57 в бухгалтерском учете относительно переводов в пути: проводки и как закрыть

С февраля 2021 года все организации и предприниматели должны указывать в чеке детализированную информацию о проданных товарах или оказанных услугах – их названия и количество. Раньше можно было обойтись только общей суммой покупки в чеке.

Как заносить номенклатуру в чек, и какие обязательные реквизиты там должны быть читайте в нашем материале .

Товарный чек – документ, который выдается либо вместе с кассовым чеком, либо вместо него, если предприниматель имеет право не применять контрольно-кассовую технику.

Выписывается по требованию покупателя при необходимости конкретизировать характер услуги, или характеристики товара, проданного за наличные деньги. Товарный чек не является бланком строгой отчётности и выдаётся по требованию покупателя.

Пример оформления товарного чека

Все правила оформления и выдачи кассового и товарного чека читайте в нашем материале

Приход и расход наличных из кассы. Кассовые ордеры

Работает с кассой специально назначенный для этого работник. Он же несёт ответственность за соблюдение контрольно-кассовой дисциплины. Если такой работник отсутствует, то его роль берёт на себя ИП или руководитель юридического лица.

Любые поступающие наличные деньги , кроме платежей от клиентов, регистрируются с помощью приходного кассового ордера (ПКО). Как приход расцениваются следующие случаи:

  • приход денег в кассу от предпринимателя;
  • дневной приход – сумма, полученная от клиентов за день;
  • поступления денег от других предпринимателей;
  • возврат остатка от выдачи под авансовый отчёт.

Для приходного кассового ордера используется форма 0310001. Формы можно заполнять от руки или с помощью специальных программ:

Чтобы ордер считался действительным, необходимы подписи кассира, главного бухгалтера или доверенного лица.

В 2021 году выплаты наличными ограничиваются суммой, которая пришла в кассу с банковского счёта. Причём это ограничение затрагивает выплаты из кассы не только ИП и организациям, но и физическим лицам. Существует ряд исключений, на которые не действуют ограничения:

  • выплаты заработной платы сотрудникам;
  • выплаты за возвраты товаров.

Есть несколько особенностей выдачи заработной платы работникам из кассы

Выплаты зарплат проводятся по расчётно-платёжным ведомостям (или просто по платёжным ведомостям). В них указаны:

  • срок выдачи;
  • сумма выдачи;
  • лицо, которому выдаётся заработная плата.

Образец расчетно-платежной ведомости

Эти ведомости составляются на всех работников, а затем отправляются к бухгалтеру, который производит сами выплаты. При этом составляется единый расходный кассовый ордер, в котором указывается сумма всех выданных денежных средств.

Помимо этого, существует отдельный порядок выдачи наличных денег подотчётным лицам и выплат по доверенности.

Подотчётные лица получают из кассы деньги на нужды организации или ИП. Например:

  • билеты для командировок;
  • расходы на жильё в командировках;
  • закупки расходных материалов для организации.

За полученные деньги работник должен отчитаться в течение трёх дней после наступления срока, на который были выданы деньги. Для этого составляется авансовый отчёт. К авансовому отчёту прикладываются чеки или бланки строгой отчётности, подтверждающие факт траты.

Обычно иностранную валюту вносить в кассу запрещено. Единственным исключением является внесение валюты в кассу для выдачи командировочных работнику, отправляющемуся за границу. Соответственно, и возврат излишков иностранной валюты в кассу после командировки наказываться не будет.

Выплаты по доверенности используются в случае невозможности принимающим лицом получить деньги самостоятельно. Принимающее лицо может послать вместо себя своего представителя, который заберёт выплату. Но для этого у представителя должна быть доверенность. После выплаты, эту доверенность прикладывают к отчётным документам (РКО, ведомость).

Примечание: Несмотря на то, что деньги являются собственностью предприятия, даже его владелец не может взять их просто так из кассы на собственные нужды. Для этого предприниматель должен сначала внести их на расчётный счёт и снять. Исключение составляют ИП на УСН – они могут брать средства на личные цели под расходный кассовый ордер.

На что же можно тратить деньги прямо из кассы?

Финансовые организации и ломбарды.

Потребительские кооперативы (кредитные и сельскохозяйственные)

Какие деньги можно тратить прямо из кассы?

На указанные в таблице цели можно тратить наличные деньги от:

  • деятельности предприятия;
  • от страховых премий;
  • для второй группы в таблице – выплат по займам, штрафов и пени по займам;
  • от паевых взносов (для кооперативов).

Лимит остатка кассы

Организации и ИП имеют право не инкассировать всё содержимое кассы по окончанию рабочего дня, а оставлять некоторую сумму на следующий рабочий день. Это называется лимитом остатка кассы. Лимит нужен для того, чтобы у предпринимателя было чем выдавать сдачу с наличных клиентам и для разного рода расходов на нужды предприятия.

Лимит остатка рассчитывается главным бухгалтером и закрепляется в учетной политике компании.

В дальнейшем организации нужно будет придерживаться этого лимита, ведь за его превышение следует штраф.

Существуют следующие исключения для соблюдения кассового лимита:

  • Можно оставлять больше наличности, если на следующий день будут производиться выплаты заработной платы;
  • Кассовый лимит не обязательно соблюдать в выходные и праздничные дни, если предприятие в эти дни работает.

Представители малого и микробизнеса не должны назначать лимит остатка кассы и могут оставлять в кассе произвольное количество денег.

Примечание: микробизнесом считаются предприятия с численностью работников не более 15 человек и оборотом в год не более 120 млн рублей. Малый бизнес – от 16 до 100 сотрудников и оборот от 120 до 800 млн рублей.

Обычно лимит кассы рассчитывается на год, однако для сезонного бизнеса может считаться и на квартал, так как доход сильно варьируется в зависимости от сезона.

Читайте также:
Какую сдают отчетность по обособленному подразделению без выделенного баланса в 2021 году

Хотя и можно устанавливать произвольный лимит кассы, советуем воспользоваться одним из распространённых и проверенных на практике способов расчёта лимита кассы.

Первый способпо выручке

Подходит для предпринимателей, работающих в первую очередь с наличными. Рассчитывается следующим образом: (Приход в кассу / Расчётный период) * Период между инкассациями.

Приход в кассу это выручка, полученная за определённое время.

Расчётный период – количество рабочих дней, за которые была получена выручка.

Период между инкассациями – количество дней между сдачами денег в банк.

Для ИП и организаций установлен крайний срок инкассации: 7 дней для тех, у кого есть отделение банка, а там где его нет14 дней.

Приход в кассу мы возьмём 2 месяца: март и апрель. Допустим, в марте пришло 100000 рублей., а в апреле 80000 рублей.

Наши магазин в марте и апреле работал 44 дня. Период между инкассациями у нас будет 3 дня.

Теперь считаем лимит: (100 + 80) / (22 + 22) * 3 = 12,27 тысячи рублей., то есть 12270 рублей.

Второй способпо выдаче

Данный способ будет эффективен для предпринимателей, которые часто выдают деньги под отчёт для покупок товаров или оплаты услуг.

Считается так: (Сумма выдачи / Расчётный период) * Период между инкассациями.

Предположим, что за лето подотчётникам были выданы такие суммы:

  • июнь –15 000 рублей;
  • июль – 18 000 рублей;
  • август – 10 000 рублей.

Период между инкассациями — 5 дней.

Считаем: (15 + 18 + 10) / (21 + 22 + 22) * 5 = 3,307 тысячи рублей, то есть 3 307 рублей.

Если предприниматель ещё не отработал достаточное количество времени, чтобы определить суммы выдачи или прихода в кассу, то можно их спрогнозировать на первое время, пока не появятся реальные данные.

Документация и отчётность об операциях

Кроме уже упомянутых документов (ПКО и РКО), отчётность по движениям финансов предприятия фиксируется в кассовой книге. Кассир заносит туда ордеры, остаток на начало дня и приход за день. В конце смены данные в книге сравниваются с фактическим наличием средств в кассе с помощью Z-отчёта.

Отчёты делаются только на полученную сумму наличных денег, полученные с покупок безналичные средства (в том числе суммы переведенные по эквайрингу) в приходных ордерах и кассовой книге не отражаются.

Кассир заполняет кассовую книгу и заверяет её после рабочей смены, а бухгалтер может проверять книгу за определённый промежуток времени, например – раз в неделю.

Ответственность за кассовую книгу ложится на главного бухгалтера, или того, кто исполняет его роль.

Кассовая книга может вестись в бумажном или электронном виде. В первом случае все отчётные документы печатаются и подшиваются в кассовую книгу. Во втором случае, большинство отчётов формируются автоматически, а кассиру и бухгалтеру нужно будет заверить данные в книге с помощью электронной подписи.

Оснащение кассы

Предприниматели при покупке кассового оборудования зачастую обращают внимание только на один параметр – стоимость устройства.

Такие приобретения впоследствии могут “радовать” своих владельцев невозможностью обновления под актуальное ПО или требуют дополнительных вложений для апгрейда. Что безусловно препятствует соблюдению кассовой дисциплины.

С кассами от МТС таких казусов точно не произойдёт. В Кассы МТС установлена бесплатная программа собственной разработки, которую разработчики регулярно обновляют под все изменения в законодательстве.

Наши кассы уже готовы к работе с новым форматом фискальных данных и отвечают всем требованиям закона.

Инкассация

Остаток средств сверх установленного кассового лимита подлежит сдаче в банк. Это и называется инкассацией. У предпринимателей и организаций есть несколько опций для инкассации:

  • Заключение договора об инкассации с банком. Обойдётся в 500-800 рублей за один выезд и от 0,1% до 2% от инкассированной суммы.
  • Самоинкассация в отделении банка – внесение денег на расчётный счёт самостоятельно через отделение банка;
  • Самоинкассация через банкомат
  • Электронный инкассатор – специальный сейф, который находится в помещении организации. В него вносятся наличные деньги, которые в дальнейшем начисляются на расчётный счёт. Этот сейф также инкассирует банк, но с меньшей периодичностью.

Инкассация через отделение и банкомат обойдётся дешевле обычной инкассации банком: примерно в 0,3% от вносимой суммы. Столько же стоит содержание электронного инкассатора.

Самоинкассация не гарантирует безопасности, зато стоит дешевле и намного более гибкая по времени, что для предприятий с малым количеством сотрудников очень важно.

Правила ведения кассовых операций в организации в 2021 году

Кассовая дисциплина – это порядок работы с наличными денежными средствами, установленный Банком России. Он установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” (далее – Указания № 3210-У).

В указанный документ неоднократно вносились изменения. Последнее на начало 2021 года было 05.10.2020.

Кратко данный порядок можно изложить в 4-х пунктах, соблюдение которых обязательно:

  • выдачу наличных денег и их поступление в кассу нужно проводить через приходные и расходные кассовые ордера. Все ордера по окончании дня должны быть занесены в кассовую книгу (п. 4.1 и п. 4.6 Указаний № 3210-У;
  • соблюдение кассового лимита. Денежные средства сверх установленного лимита должны быть сданы в банк. Исключение – дни выдачи зарплаты и дни приема выручки в выходные и праздничные дни. Обращаем ваше внимание, что малый и микробизнес может не сдавать наличку в банк, а оставлять на хранение у себя в компании. Это позволяет сделать п. 2 Указаний № 3210-У;
  • выручку, полученную наличными, можно расходовать только на выдачу зарплаты или денег под отчет, оплату товаров, работ и услуг. А вот наличку, которую сняли со счета в банке, можно расходовать на любые разрешенные цели;
  • лимит расчета наличными деньгами по одному договору между юридическими лицами и/или ИП – 100 000 рублей.
Читайте также:
Учет брака в производстве: проводки по счету 28, виды и списание производственного брака

Ответственность за несоблюдение кассовой дисциплины

Если небрежно относитесь к соблюдению порядка работы с наличностью, ожидает административная ответственность – в порядке ст. 15.1 КоАП РФ.

Стоит отметить, что привлечь как нарушителя проверяющие могут только в течение 2-х месяцев со дня совершения правонарушения. То есть, если компания не сдала наличную выручку в банк и превысила установленный лимит 1 ноября 2020, после 1 января 2021 по данному правонарушению ее уже не могут наказать.

Запомните, что суммы административных штрафов достаточно серьезные:

  • для должностных лиц компании – штраф 4000-5000 рублей;
  • на компанию – 40 000-50 000 рублей за одно нарушение.

Изменения с 10 января 2021 года

С 10.01.2021 вступили в силу изменения, касающиеся перечисления или списания денег. Причем независимо от валюты перевода. При перечисления в иностранной валюте будут рассматривать эквивалентные суммы в рублях.

Итак, с 2021 года на контроле банков и Росфинмониторинга:

  • переводы, списания или зачисления, которые превышают 600 000 рублей;
  • почтовые переводы и движения авансов за услуги связи (по счетам сотовой связи) – размером более 100 000 рублей.

Данные изменения введены в целях совершенствования обязательного контроля Федеральным законом от 13.07.2020 № 208-ФЗ, который внёс изменения в Федеральный закон № 115-ФЗ “О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма”. Начало его действия – 10.01.2021.

Новым Законом от 13.07.2020 № 208-ФЗ даны некоторые послабления. Так, теперь не подлежат контролю:

  • переводы денег по поручению клиента, которые осуществляют некредитные организации;
  • обмен банкнот одного достоинства на обмен банкнот другого достоинства;
  • приобретение гражданами ценных бумаг за наличку;
  • получение имущества в лизинг.

Также с 10 января 2021 года снятие со счета или зачисление на счет наличных денег в сумме от 600 000 рублей подлежит обязательному контролю независимо от характера хозяйственной деятельности. А вот получение денег со счета анонимного владельца из-за границы или перевод денег анонимному владельцу за границу контролировать не будут.

Вместе с тем, под обязательный контроль с 2021 года подпадают:

  • операции по зачислению денег на счет или вклад, списание денег со счета или вклада иностранной корпорации без образования юрлица, которой еще нет 3-х месяцев;
  • зачисление или списание денег такими ин. корпорациями, когда аналогичные операции они не проводили со дня регистрации.

Как было сказано, почтовые переводы и авансы за услуги связи от 100 000 рублей с 2021 года отнесены к операциям, подлежащим обязательному контролю.

Также с 2021 года обязательно контролируют операции с наличными или безналичными денежными средствами по сделке с недвижимостью размером от 3 млн рублей (ранее – и только сделки, по котором был зарегистрирован переход права собственности).

Напрямую касается бухгалтеров и кассиров новое правило по наличным средствам, возвращенным в кассу подотчетниками: такие деньги нельзя снова выдавать из кассы без оборота через расчетный счет. То есть, принятые от подотчетного лица наличные сначала нужно положить на счет, а затем снова снять, если далее нужно ими распорядиться.

Итоги

Начало 2021 года принесло не только надежды на будущее, но и изменения в организации и проведении контроля за денежными операциями.

Установлен полный контроль за операциями с наличными: банки теперь контролируют все операции с наличными в сумме 600 000 руб. и более (до 2021 г. – только операции, которые не обусловлены хозяйственной деятельностью).

Дополнен перечень операций, подлежащих обязательному контролю. Например, это лизинговые платежи на сумму 600 000 руб. и более.

Кассовая дисциплина в 2021 году

Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

Кассовая дисциплина — это ряд правил, которые контролируют движение и учет наличных денег в бизнесе. Законодательство устанавливает эти правила для малого, среднего бизнеса и крупных коммерческих предприятий.

Различие между «кассой» и «ККМ»

Часто возникает путаница в понятиях «касса» и «ККМ». «Касса» — это условный кошелек предпринимателя или организации, «сейф», в который приходит на хранение наличность и из которого она уходит на нужды бизнеса и владельца бизнеса. А «ККМ» — контрольно-кассовая машина, необходимая при наличных расчетах с покупателями. Это средство для учета тех денег, которые вы получаете от клиентов за товары или услуги. В кассу деньги могут приходить из нескольких ККМ. Из контрольно-кассовой машины расходовать деньги нельзя. В конце дня наличность из всех ККМ вносится в кассу, делается соответствующая запись, и уже из кассы средства могут тратиться. Кассовую дисциплину нужно соблюдать независимо от наличия ККМ.

Читайте также:
Калькуляция себестоимости продукции: формула для расчета, статьи и пример

Оформление кассовых документов

Есть два варианта ведения кассовых документов — базовый и упрощенный (для ИП и малых организаций, его мы рассмотрим ниже). В базовом варианте ИП и ООО должны оформлять все кассовые операции с помощью следующих документов:

  • приходный кассовый ордер — формируется при поступлении наличности в кассу;
  • расходный кассовый ордер — формируется при выдаче наличности из кассы;
  • кассовая книга (по форме КО-4) — в ней ведется учет всех поступлений и расходов наличности на основании всех приходных и расходных ордеров;
  • объявление на взнос наличными — для сдачи наличных в банк;
  • препроводительная ведомость —если деньги забирают инкассаторы;
  • расчетно-платежная форма (по форме № Т-49) и платежная ведомость (по форме № Т-53) – документы для расчета и выплаты заработной платы и других выплат персоналу;
  • авансовый отчет — это документ, который оформляет сотрудник или директор организации (но не ИП), чтобы отчитаться за расходы наличности, выданные ему ранее авансом или потраченные из личных средств.

К кассовой дисциплине никак не относятся КУДиР, книга учета БСО, справка-отчет (по форме КМ-6) и журнал кассира-операциониста (по форме КМ-4).

Проще говоря, кассовая дисциплина подразумевает ведение кассовой книги и отражение наличных операций, составление кассовых документов (приходные ордера, расходные ордера, авансовые расчеты).

Кассовые документы можно вести в электронном виде и на бумаге. Бумажные документы заполняются от руки или на компьютере, затем распечатываются и заверяются подписью. В электронном виде документы оформляются в специальной программе или бухгалтерском сервисе и подписываются электронными подписями.

Порядок ведения кассовых операций

Кассовую дисциплину устанавливают правила Банка России:

1. Для расчетов наличными с контрагентами юрлицами и ИП (не физлицами и не сотрудниками) установлен лимит. По одному договору сумма расчетов не должна превышать 100 000 рублей наличкой.

2. Расходовать наличные можно строго на определенные цели: выплаты работникам, которые входят в фонд зарплаты; выплаты социального характера; оплату товаров, работ, услуг; подотчетные работникам; возврат денег за возвращенные покупателями товары. ИП могут тратить наличные из кассы, в частности, на личные нужды.

3. Также важно хранить деньги в кассе в рамках установленного организацией лимита, а превосходящие его средства сдавать в банк.

Упрощенный порядок ведения кассы для малого бизнеса

Упрощенный порядок кассовых операций установлен с 1 июня 2014. Согласно ему ИП и малые предприятия могут отказаться от оформления приходного и расходного ордера, а также не вести кассовую книгу. В их обязанности вменяется лишь оформление расчетно-платежных и платежных ведомостей при выплатах зарплаты физлицам или иных вознаграждений в наличной форме.

Кроме того, ИП и малые организации с численностью сотрудников до 100 человек и выручкой до 800 млн рублей в год могут не соблюдать лимит остатка денег в кассе. Но если ИП и малым организациям удобно вести кассовые документы, они вправе это делать.

Проверки и штрафы

Проверку ведения кассы осуществляет налоговая инспекция. За нарушение кассовой дисциплины (например, неоприходование выручки, превышение лимита наличных расчетов с контрагентами) предусмотрены административные штрафы (ст. 15.1 КоАП РФ):

  • для ИП — от 4 000 до 5 000 рублей;
  • для ООО — от 40 000 до 50 000 рублей.

Организациям и предпринимателям из реестра МСП штраф могут заменить на предупреждение, если нарушение допущено впервые, нет материального ущерба, угрозы чрезвычайных ситуаций.

Ведите кассу в онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия: у нас есть касса и необходимые кассовые документы. Познакомьтесь с возможностями сервиса бесплатно в течение 14 дней, ведите учет, отправляйте отчетность и сверяйтесь с контролирующими органами с помощью Контур.Бухгалтерии.

Правила работы с кассой в 2021

В Указания ЦБ РФ № 3210-У от 11 марта 2014 г. о порядке ведения кассовых операций внесли поправки. Работать по новым правилам нужно уже с 30 ноября 2020 года.

  • Приём и выдача денег
  • Кассовая книга в обособленных подразделениях
  • Деньги можно выдать только тому, кто указан в расходном ордере
  • Подотчётные деньги
  • Кассовые операции без кассиров
  • Депонирование денег на зарплату, стипендии и других выплат

В Указания ЦБ РФ № 3210-У от 11 марта 2014 г. о порядке ведения кассовых операций внесли поправки. в 2021 году нужно работать по этим правилам.

Контролируйте доходы и расходы без кассовых разрывов, правильно рассчитывайте прибыль и зарабатывайте больше

Приём и выдача денег

По новым правилам кассир обязан проверить деньги на платежеспособность в соответствии с Указанием Банка России от 26 декабря 2006 года N 1778-У «О признаках платежеспособности и правилах обмена банкнот и монеты Банка России».

Платежеспособные деньги кассир обязан принять. Это банкноты и монеты без признаков подделки и без повреждений, или с допустимыми повреждениями: загрязненные банкноты, изношенные, надорванные; с потертостями, проколами или отверстиями, посторонними надписями, пятнами, оттисками штампов, без углов и краёв; монеты с небольшими механическими повреждениями.

Читайте также:
Маркировка лекарств в 2021 году. Маркировка лекарственных средств. Маркировка препаратов

А вот выдавать из кассы можно только деньги, в которых нет:

  • загрязнений поверхности, приводящих к снижению яркости изображения на 8 процентов и более;
  • посторонних надписей из двух и более символов, рисунков и штампов;
  • контрастных пятен диаметром 5 мм и более;
  • разрывов краев 7 мм и более;
  • сквозных отверстий, проколов диаметром 4 мм и более;
  • заклеенных клеящей лентой разрывов;
  • утраченных углов площадью 32 мм и более;
  • утраченных краёв, если при этом размеры банкноты по длине или ширине уменьшились на 5 мм и более;
  • частично утраченного красочного слоя в результате потертости или обесцвечивания.

Если в кассе есть такие купюры хотя бы с одним из перечисленных повреждений, их нужно сдавать в банк. Как будут наказывать за выдачу из кассы «некондиционных» денег — пока непонятно.

Кассовая книга в обособленных подразделениях

Если обособленное подразделение не хранит наличку у себя, а сдаёт её в «головную» кассу, кассовую книгу теперь можно не вести.

Деньги можно выдать только тому, кто указан в расходном ордере

Кассир должен убедиться, что выдаёт деньги лицу, указанному в расходном ордере или в ведомости. Причём теперь не написано, что для этого нужно проверить именно паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.

Следовательно, кассир вправе самостоятельно решить, какое подтверждение требовать. Например, можно обойтись водительским удостоверением.

Всё, что касалось выдачи денег по доверенности, из Указаний исключили.

Подотчётные деньги

Теперь можно оформить один приказ, чтобы выдать деньги нескольким работникам или одному работнику несколько раз. В приказе нужно указать фамилию и инициалы подотчётников, суммы и сроки, на которые выдаются деньги.

А вот в заявлении на выдачу подотчётных денег от сотрудника теперь не обязательно указывать сумму и срок, проставлять подпись руководителя и дату. В то же время из документа убрали и упоминание о том, что заявление можно оформить в произвольной форме. Возможно, позже ЦБ установит единую форму заявления для всех, или предложить утвердить свою форму.

Если исходить не из формы, а из содержания документа, оптимально оставить в заявлении как минимум, сумму к получению и подпись руководителя. В противном случае смысл заявления теряется — как кассир определит, сколько именно он должен выдать и может ли в принципе это сделать?

Авансовый отчёт теперь не обязательно предоставлять строго в течение трёх дней с окончания срока, на который выдаются деньги или со дня выхода на работу — это требование из Указаний убрали. Предприниматель или руководитель организации сами решают, в какой срок нужно отчитаться, и прописывают этот срок в локальных актах. Но имейте в виду, что если налоговикам установленные в организации сроки для сдачи авансовых отчетов покажутся неразумно растянутыми, они могут потребовать доказательства целевого расходования денег и оприходования ТМЦ. Если документов нет, такие суммы считаются доходом подотчетного лица и включаются в базу по НДФЛ.

У нас есть топовые решения. Бухгалтерия в комплекте!

Кассовые операции без кассиров

Кассовые операции можно вести с применением автоматических устройств без участия работника. Деньги, изъятые из устройства, принимают по приходному ордеру, а для загрузки денег в устройство оформляют расходный ордер.

Такие автоматы должны иметь функцию распознавания на всей площади банкноты не менее четырех из следующих машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России:

  • размеры, местоположение и визуальный образ в видимом диапазоне спектра элементов художественного изображения, надписей, числовых обозначений, номеров банкноты, защитной нити;
  • поглощение инфракрасного излучения элементами оформления банкноты;
  • магнитные свойства элементов оформления банкноты;
  • люминесценция элементов оформления банкноты в видимом диапазоне спектра под воздействием ультрафиолетового излучения;
  • отсутствие фоновой люминесценции бумаги банкноты в видимом диапазоне спектра под воздействием ультрафиолетового излучения;
  • люминесценция элементов оформления банкноты в видимом диапазоне спектра под воздействием инфракрасного излучения.

Депонирование денег на зарплату, стипендии и других выплат

Раньше в последний день выдачи зарплаты нужно было проставить в платежной ведомости отметку о депонировании не выданной в срок зарплаты. В новой редакции Указаний такого требования нет.

Что делать кассиру, если не вся зарплата выдана, зависит от того, установлен ли лимит по кассе, и если да, то превышен ли он. Если лимит установлен, в течение пяти дней (которые отведены для выплаты зарплаты) его можно превышать — в кассу приходят средства для выплаты зарплаты. После истечения этого срока снова становится актуальным требование соблюдать лимит. Если часть денег не выдали и лимит по кассе превышен, их нужно сдать в банк. Если лимит не установлен или не превышен, деньги можно оставить в кассе.

Собираем новости законодательства, и рассказываем, как именно они повлияют на ваш бизнес. Без сложных бухгалтерских терминов и воды. Подписывайтесь:

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: