Образец журнала учета и регистрации должностных инструкций

Лист ознакомления с должностной инструкцией

Каждый работник должен исполнять на своем рабочем месте строго определенные функции, закрепленные в его должностной инструкции. Сведения о том, что он с этими функциями ознакомлен и согласен, вносятся в специальный лист ознакомления с должностной инструкцией.

Суть и роль должностной инструкции

Должностные инструкции работников не входят в пакет обязательных локальных документов предприятия.

Тем не менее, очень часто в трудовых договорах можно встретить формулировку «согласно должностной инструкции», из чего следует, что большинство организаций все же предпочитают разрабатывать данные документы.
Должностная инструкция — это удобно: не нужно перечислять функционал работника (часто довольно объемный) непосредственно в трудовом договоре, достаточно сделать в нем ссылку на отдельную инструкцию, которая является своего рода приложением к нему.

Составляется и утверждается должностная инструкция очень просто: под каждую конкретную должность формируется свод функций, прав, полномочий и условий труда.

Работают над документом обычно юрисконсульт, руководитель структурного подразделения и специалист по кадрам – эта связка позволяет учесть все нюансы внутреннего производственного процесса и тонкости законодательства.

После того, как должностная инструкция будет написана, она передается на подпись директору компании, который затем отдельным приказом вводит ее в действие.

Каждый сотрудник должен ознакомиться с касающейся его лично должностной инструкцией под роспись.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть должностную инструкцию и усвоить основные ее моменты, но и поставить свою подпись в специальном документе: листе ознакомления с должностной инструкцией.

Его автограф будет свидетельствовать о том, что он согласен с изложенной информацией и готов исполнять свои рабочие обязанности в том объеме, в котором они прописаны в документе.

Таким образом, роль листа довольно понятна: он не только фиксирует факт прочтения инструкции, но и, в случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны.

На каком этапе происходит ознакомление с должностной инструкцией

Как правило, ознакомление с должностной инструкцией происходит при приеме на работу, но иногда, если, к примеру, должностная инструкция претерпела большие изменения или ранее на предприятии как внутренний нормативный документ вовсе не использовалась, знакомство с ней может происходить в процессе текущей работы.

Можно ли уволить сотрудника за отказ подписать должностную инструкцию

В современной российской практике случались ситуации, когда при вводе должностных инструкций на предприятии некоторые работники отказывались их подписывать, из-за чего просто-напросто увольнялись по инициативе руководства. Работодатель ссылался при этом на законодательство РФ.

В частности одна из норм Трудового Кодекса гласит, что он имеет право уволить сотрудника вследствие отказа того работать «в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора». При разбирательствах в суде, выяснилось, что отказ от подписания должностной инструкции под данную статью не подпадает.

Таким образом, уволить за это никто не имеет права и даже если такой прецедент произойдет, суд без лишних проволочек восстановит сотрудника в должности.

Кто формирует лист

Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с должностной инструкцией обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, т.е. сотруднике, который отвечает за четкое понимание работниками компании своих функций, прав и полномочий.

В некоторых случаях знакомить работников с должностными обязанностями может юрисконсульт, секретарь или сам руководитель организации.

Как составить лист

С 2013 года практически все унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, поэтому лист составляется в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации. Единственное, что нужно учесть: при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру документа и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить название предприятия и суть документа. Далее удобно сделать таблицу, в которую нужно внести следующие данные:

  • порядковый номер работника;
  • его должность;
  • дата и номер приказа о приеме на работу;
  • дата и подпись об ознакомлении с должностной инструкцией.
Читайте также:
Отпуск без сохранения заработной платы или за свой счет: сколько дней, причины, как оформить

При необходимости сюда можно добавить и другие столбики.

Если сотрудников в организации работает много, то может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Следует отметить, что лист может составляться под конкретную должностную инструкцию (например, если по одной и той же специальности работает несколько человек) или под группу сотрудников (например, если предприятие небольшое и все работники имеют разные специальности).

Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Заполнять его можно от руки или в печатном виде, главное, чтобы автографы в нем были «живые» и подлинные.

Заверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, потому что с 2016 года предприятия и организации освобождены от обязанности визировать свою документацию при помощи штемпельных изделий (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Сколько и как хранить бланк

Лист ознакомления с должностной инструкцией должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с самими должностными инструкциями. Срок его хранения законодательно не ограничен и зависит от того, когда в него была внесена последняя подпись – с этого момента он должен находиться в архиве организации не менее трех лет.

Как вести журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал учета приказов по личному составу — это регистр, который используется для учета кадровых распоряжений, определяющих и изменяющих трудовые и должностные функции работников.

Для чего ведут журнал регистрации

Кадровые распоряжения учитываются отдельно от другой документации организаций (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). С этой целью ведется журнал регистрации приказов по кадрам — специальный регистр, используемый по следующим причинам:

  • часть распоряжений нуждается в длительном хранении — 50 или 75 лет;
  • содержание служит основанием для внесения сведений в учетные документы работников.

У крупных работодателей приказы вступают в силу только после регистрации — внесения в регистрационно-учетную форму и присвоения номера (п. 84 ГОСТ Р7.0.8-2013).

Что в нем регистрируют

На практике организации ведут несколько реестров по личному составу, распоряжения разделены по срокам хранения:

  • 50 лет — все о приме, перемещениях, переводах и совмещениях, увольнении, аттестации, всех видах оплаты, отпусках (декретных и в связи с вредными условиями), повышении квалификации, длительных командировках и пр.;
  • 5 лет — все о ежегодных и учебных отпусках, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках и пр.

При большом обороте документов такие распоряжения делят на внутренние группы с присвоением следующих индексов регистрации:

  • по движению личного состава — индекс ЛС;
  • отпускам — О;
  • учету больничных — Б;
  • командировкам — КМ.

Правила ведения журнала

Специальной утвержденной формы журнала учета приказов по личному составу не предусмотрено. Каждая организация может разработать удобную для себя со следующими графами.

  1. Порядковый номер распоряжения.
  2. Дата.
  3. Номер.
  4. Вид.
  5. Ф.И.О. работника.
  6. Основание издания.
  7. Должность и Ф.И.О. обработавшего документ работника службы персонала.
  8. Подпись ответственного.
  9. Примечания.

Книга, в которой ведется регистрация, как правило, имеет твердую обложку. На обложке — наименование документа, оформленное типографским способом с указанием индекса. На титульном листе:

по личному составу

На первой странице журнала перечисляются ответственные за регистрацию распоряжений в организации. Обязанность возлагается на работника, отвечающего за кадровую документацию (руководителя или специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря).

Читайте также:
МРОТ в Мурманской области в 2021 году с 01 января: последние новости, официальные документы, минимальная зарплата в Мурманске, какой МРОТ используется при расчете заработной платы

Кратко о том, как вести журнал учета приказов по личному составу в электронном виде, общий порядок следующий:

  • используется сплошная нумерация — на страницах проставляется порядковый номер регистрации и индекс, начиная с первого после титульного листа;
  • регистр сшивается и пломбируется — на последней странице располагается надпись, заверяющая количество листов в книге, заверенная руководителем (начальника кадровой службы) и печатью;
  • закрытие журнала отмечается на последнем листе — фиксируется дата окончания записей и передачи в архив, основание (дата и номер документа).

О правилах заполнения

Распоряжения по личному составу — юридически значимые документы. Требования при оформлении строгие:

  • не допускайте ошибок, помарок;
  • избегайте сокращений, если они неоднозначно трактуют запись;
  • имя-отчество вписывайте полностью, чтобы при чтении записи не было сомнений, какого сотрудника касается приказ;
  • номера записей проставляйте сплошной нумерацией по всей книге;
  • номера распоряжений отражайте по принятому в организации шаблону (чаще всего это индекс и цифровой номер);
  • рекомендуемый формат даты стандартный — «дд.мм.гггг»;
  • в графе «вид» указывайте управленческое действие: прием, увольнение, перевод, поощрение, взыскание, отпуск по уходу за ребенком, изменение фамилии и прочее;
  • укажите основание — документ, ставший причиной для издания распоряжения (трудовой договор (ТД), заявление сотрудника, допсоглашение к договору и т. д.).

На картинке образец реестра приказов по личному составу, заполненный в соответствии с требованиями кадрового делопроизводства.

Исправление ошибочных записей при регистрации выполняется в соответствии с правилами делопроизводства:

  • ошибки не удаляют и не подчищают с помощью корректирующих средств;
  • неверную запись зачеркивают одной линией, рядом вписывают верную либо фиксируют факт исправлений в графе «примечание».

Если журнал регистрации ведется в электронном варианте, компьютерный файл с регистрационной таблицей защищают от несанкционированного доступа и правок. В остальном требования к журналу приказов аналогичны предусмотренным для бумажного формата.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие в организации должны быть документы, а какие могут отсутствовать. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как и сколько хранить журнал

Регистрация кадровых документов ведется с начала деятельности. Досрочное окончание регистрационной формы не предусмотрено, новый регистр заводится, когда в предыдущем заканчивается место для записей. Закрытая книга передается в архив.

Нормативный срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу регулируется приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 (позиция 434).

Срок хранения, лет Вид приказов
50/75 О приеме, увольнении, перемещении, переводе, совмещении, ротации, совместительстве, оплате, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов, классных чинов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы
50/75 Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда
5 О ежегодных отпусках, учебных, дежурствах, не связанных с основной деятельностью
5 О направлении в командировку
5 О служебных проверках
3 О взысканиях дисциплинарных

Электронный журнал регистрации распечатывают с соблюдением всех требований, а также важны:

  • читаемость и сохранность данных;
  • качественная четкая печать на хорошей бумаге.

Должностные и рабочие инструкции: важные моменты

Наталья Непевная

При проведении проверок соблюдения нанимателями законодательства о труде Департамент госинспекции труда зачастую обнаруживает ошибки при составлении и оформлении должностных и рабочих инструкций работников (далее — ДИ, РИ). В результате наниматели могут привлекаться к административной ответственности. Более того, если в ДИ работника, к примеру, не будет закреплена обязанность сдать отчеты ПУ и работник их не сдаст, наниматель не сможет привлечь его к дисциплинарной ответственности. При этом на организацию за данное нарушение может быть наложен штраф органами соцзащиты.

Как избежать ошибок при разработке, подписании, утверждении и изменении ДИ и РИ, рассказала Наталья Томашевна Непевная, начальник управления по работе с персоналом БГУ.

Как и кем разрабатываются ДИ?

ДИ является локальным правовым актом организации, который разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно .

Законодательством не установлено, кто именно из должностных лиц нанимателя уполномочен на разработку ДИ, поэтому наниматель определяет это самостоятельно. На практике разработку ДИ иногда поручают специалисту по кадрам (инспектору по кадрам, менеджеру по персоналу, юрисконсульту), обосновывая это тем, что данный работник в силу своих должностных обязанностей имеет доступ к актам законодательства, т.е. соответствующим выпускам ЕКСД и ЕТКС, а также тем, что ДИ, как правило, хранятся у него (в отделе кадров, юридическом отделе, секретариате, канцелярии).

Однако это в корне неверный подход.

Разрабатывать ДИ должно то лицо, которое непосредственно определяет, какие должностные обязанности должен выполнять конкретный работник в этой должности, распределяет их между работниками одного структурного подразделения, а также контролирует их выполнение. Как правило, это руководитель структурного подразделения, где работает лицо, на которого разрабатывается ДИ. Такой вывод оправдан, поскольку именно непосредственный руководитель может четко определить функционал работника с учетом специфики своей организации, своевременно вносить в него корректировки при изменении или добавлении обязанностей работника, распределять ответственность между работниками.

На заметку
Совместно с руководителем структурного подразделения участие в разработке ДИ могут принимать и другие отделы или работники, например отдел кадров, служба охраны труда, юридический отдел. Они могут оказывать методическую помощь на стадии разработки проекта ДИ или согласовывать готовый проект ДИ, внося в него свои корректировки.

Для каких работников разрабатываются ДИ?

ДИ разрабатываются для служащих, чьи должности, по которым осуществляется квалификационное категорирование, можно найти в соответствующих выпусках ЕКСД.

РИ разрабатываются для рабочих, чьи профессии, по которым присваиваются тарифные разряды, указаны в соответствующих выпусках ЕТКС.

ДИ могут не разрабатываться на руководителей организаций и руководителей структурных подразделений. Их права, обязанности, полномочия и ответственность должны быть предусмотрены соответственно в учредительных документах и положениях об этих подразделениях .

Обратите внимание!
Если в организации не разработаны положения о структурных подразделениях или в таких положениях нет функционала и ответственности их руководителей, то ДИ для них следует разработать.

Что касается заместителей руководителя организации или структурных подразделений, то ДИ на них разрабатываются исходя из квалификационных характеристик должностей соответствующих руководителей . В учредительных документах организации и в ДИ заместителя руководителя организации обязательно должно быть указано на выполнение обязанностей руководителя при его отсутствии.

Обратите внимание!
ДИ и РИ должны быть обезличены, они разрабатываются на определенную должность/профессию, а не на конкретного работника, поэтому указание в ДИ (РИ) Ф.И.О. работника недопустимо.

Какая информация включается в ДИ?

ДИ должна содержать следующие разделы :

— взаимоотношения (связи по должности);

— оценка работы и ответственность.

Информацию для разработки ДИ следует брать из Общих положений ЕКСД, а также разделов «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Квалификационные требования» квалификационной характеристики занимаемой должности соответствующего выпуска ЕКСД . Шаблон, или так называемую рыбу, документа можно найти в УСОРД, определенных справочных правовых системах или на специализированных сайтах в интернете (к примеру, ilex.by).

Обратите внимание!
Нанимателю следует избегать формального подхода к разработке ДИ, это должен быть актуальный и прикладной документ для работника и нанимателя. ДИ должна соответствовать реальному положению дел в организации и фактическому распределению функций работников. Ответственность, предусмотренная в ДИ по конкретной должности, также должна соответствовать работе, выполняемой по этой должности. Если данное требование не соблюдено, то, как показывает практика, за нарушения, выявляемые по результатам проверок соответствующими госорганами, могут отвечать не те работники, которые допустили данные нарушения, а те, в ДИ которых предусмотрена такая ответственность. В этом случае наниматель также может быть привлечен к ответственности за несоблюдение требований законодательства .

Наниматель вправе дополнить должностные обязанности работника обязанностями из квалификационных характеристик других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности и не требующих изменения квалификации работника . Например, когда юрисконсульт организации дополнительно выполняет обязанности инспектора по кадрам. При этом напоминаем, что эти обязанности, а также ответственность за их выполнение должна быть четко изложена в ДИ работника.

На заметку
В ДИ работников рекомендуется вносить норму о взаимном замещении во время отсутствия (больничного, отпуска и др.). Если эта норма есть, то функции отсутствующего работника должны выполняться замещающим работником без доплаты. Если такой нормы в ДИ нет, то полагаем, что наниматель должен будет за выполнение функций отсутствующего работника насчитывать доплату в рамках совмещения должностей или расширения зоны обслуживания.

В каком порядке вступают в силу ДИ?

Следует различать этапы вступления ДИ в силу:

подписание. Подписывает ДИ тот, кто ее разрабатывает. Как уже отмечалось выше, целесообразнее, чтобы это был руководитель структурного подразделения, в котором числится работник;

согласование. На этом этапе проект ДИ согласовывают некоторые работники или структурные подразделения, которые имеют отношение к определенным положениям (правам, обязанностям, связям по должности, ответственности), перечисленным в ДИ. Это может быть отдел кадров, служба охраны труда, юридический отдел,
бухгалтерия и др.

Обратите внимание!
Даты согласования не должны быть позже даты утверждения ДИ. Это связано с тем, что соответствующие структурные подразделения, согласовывая проект ДИ, подтверждают ее законность и правильность составления в своей части перед руководителем организации, утверждающим ДИ;

утверждение. ДИ утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Утверждение производится путем издания распорядительного документа (в частности, приказа) с последующим проставлением на ДИ грифа утверждения с реквизитами приказа или путем проставления грифа утверждения с собственноручной подписью напрямую руководителем (уполномоченным лицом).

Полномочия на утверждение ДИ также должны быть предусмотрены соответствующими документами. Если речь идет о руководителе, то эти полномочия, как правило, указаны в учредительных документах организации, а также в локальных актах, например в положении о порядке разработки ДИ и РИ. Что касается иных уполномоченных лиц, то соответствующие полномочия могут быть также предусмотрены локальными актами или ДИ данных лиц.

Иногда на практике для делегирования полномочий по утверждению ДИ руководитель организации выдает доверенность уполномоченному лицу. Однако полагаем, что такой подход нежелателен, поскольку сфера применения доверенности как документа регулируется гражданским законодательством, а не трудовым. Руководителю целесообразнее издать приказ (распоряжение) о делегировании соответствующих полномочий.

Обратите внимание!
ДИ вступает в силу с даты ее утверждения уполномоченным лицом.
Если ДИ утверждена лицом, у которого не было соответствующих полномочий, ДИ не считается утвержденной, а значит, работником или проверяющим госорганом могут быть оспорены ее положения, в частности ответственность работника за неисполнение должностных обязанностей;

регистрация. После утверждения ДИ подлежит регистрации, например, в журнале регистрации ДИ и РИ. Регистрация служит цели упорядочивания имеющихся ДИ, периодического пересмотра для сохранения актуальности, внесения сведений об изменениях ДИ.

Где и как должны храниться ДИ?

Законодательство не содержит требований по месту и порядку хранения ДИ. Они хранятся, как правило, в отделе кадров, канцелярии, секретариате и др. Конкретное место хранения ДИ нанимателю следует определить в качестве постоянного, закрепить его в локальном акте организации и довести до сведения работников, с тем чтобы каждый работник или руководитель при необходимости мог беспрепятственно ознакомиться с ними в любое время.

На заметку
Для удобства обращения к ДИ руководителю структурного подразделения и соответствующему работнику может выдаваться заверенная копия ДИ. Также ДИ может храниться в электронном виде (к примеру, скан оригинала) в локальной сети организации.

ДИ хранятся 50 лет. Этот срок начинает течь с момента утверждения новой ДИ или после ее замены на новую в рамках пересмотра . Вместе с ДИ хранятся и листы ознакомления работников с ДИ, если ознакомление оформлялось на листах ознакомления.

В каком порядке работник ознакомляется с ДИ?

Работник должен быть ознакомлен с ДИ под подпись в следующих случаях:

— при приеме на работу перед началом ее выполнения ;

— при изменении ДИ;

— перед началом выполнения работы по другой должности.

Обратите внимание!
Если работник не ознакомлен под подпись с ДИ, то его невозможно будет привлечь к ответственности за неисполнение должностных обязанностей.

Ознакомление с ДИ — это процесс прочтения и изучения ее работником с простановкой отметки об ознакомлении. Отметка представляет собой собственноручную подпись работника, расшифровку подписи и дату ознакомления.

Отметку об ознакомлении можно поставить:

— на последней странице ДИ;

— в листе ознакомления с ДИ;

— в журнале ознакомления (при его наличии).

На заметку
На практике иногда после увольнения работника его вычеркивают из списка ознакомившихся с ДИ или перепечатывают лист ознакомления без указания выбывшего работника. Так делать не следует. Список ознакомившихся с ДИ необходимо вести дальше, не внося в него никаких изменений.

Как внести изменения в ДИ?

ДИ работника может изменяться в следующих случаях:

— при изменении в структуре организации (например, название или подчиненность структурного подразделения), штатном расписании;

— изменении названия должности (в РИ — профессии);

— изменении в трудовом законодательстве (например, в 2018 году изменились квалификационные требования к бухгалтеру);

— изменении в должностных обязанностях, ответственности работника и др.

Как правило, в первых трех случаях функционал работника фактически не меняется и изменения в ДИ имеют более формальный характер, т.е. приводят ее в соответствие с реальным положением дел в организации и законодательством. В последнем случае характер изменений значительнее, вплоть до ухудшения правового положения работника (в частности, при расширении должностных обязанностей, увеличении ответственности). Тогда можно говорить об изменении существенных условий труда, а это значит, что инициатору внесения изменений в ДИ необходимо соблюсти предусмотренную законодательством процедуру (предупреждение работника, получение его согласия и т.д.).

Обратите внимание!
Какие бы изменения ни вносились в ДИ, работник в любом случае должен быть с ними ознакомлен под подпись.

Оформление изменений в ДИ зависит от того, в каком виде ДИ была утверждена. Если ДИ представляет собой отдельный документ, то изменения в нее вносятся на основании приказа (распоряжения) нанимателя.

Изменения могут представлять собой:

— изложение в редакции изменяемого положения;

— дополнение к ДИ в виде отдельного документа;

— изложение ДИ полностью в новой редакции.

Если ДИ является приложением к трудовому договору (контракту) с работником, то изменения в нее оформляются путем подписания дополнительного соглашения к трудовому договору (контракту).

Обратите внимание!
Если ДИ оформлена в виде отдельного документа, но в трудовом договоре (контракте) с работником приведены ее реквизиты (номер и дата), то при изменении ДИ также необходимо вносить изменения в трудовой договор (контракт) путем подписания дополнительного соглашения к нему.

Рекомендуем посетить:
аудиториум «Должностные (рабочие) инструкции»

Книга (журнал) регистрации должностных инструкций

Тип документа: Книга

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 1,8 кб

Бланк документа

Скачать образец документа

КНИГА (ЖУРНАЛ)

регистрации должностных инструкций

“___”______________ ____ г.

  • Книга: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Книга» по всему сайту
  • «Книга (журнал) регистрации должностных инструкций».doc
  • Книга алфавитного учета граждан, проходящих военную подготовку в учебном военном центре (на военной кафедре)
  • Книга аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий
  • Книга выдачи дел (нарядов)
  • Книга выдачи и приема оружия, патронов к нему и специальных средств в организации федеральной почтовой связи
  • Книга выдачи и приема оружия. Форма N 5
  • Книга выдачи и приема оружия, патронов
  • Книга выдачи маршрутных листов и разовых пропусков во внутренних войсках МВД России
  • Книга выдачи служебных удостоверений должностным лицам Роструда (государственным инспекторам труда в субъекте Российской Федерации)
  • Книга выполнения заказов покупателей. Специализированная форма N 8-РТ
  • Книга для регистрации завещаний, удостоверенных лечебными учреждениями
  • Скачано документов

Занесено в базу

Внесены исправления в

  • Договоры
  • Все документы
  • Агентский договор
  • Договор аренды
    • Договор аренды жилого помещения
    • Договор аренды нежилого помещения
    • Договор аренды транспортного средства
    • Договор аренды имущества
    • Договор аренды земельного участка
    • Договор аренды предприятия
  • Договор банковского вклада
  • Договор банковского счёта
  • Договор банковской гарантии
  • Брачный договор
  • Договор безвозмездного пользования
  • Договор дарения
  • Договор задатка
  • Договор займа
  • Договор залога
  • Защита авторских прав
  • Защита прав собственности
  • Договор доверительного управления
  • Договор комиссии
  • Договор кредита
  • Договор купли-продажи
    • Договор купли-продажи транспортного средства
    • Договор купли-продажи имущества
    • Договор купли-продажи недвижимости
    • Договор купли-продажи земельного участка
    • Договор купли-продажи валюты и ценных бумаг
  • Договор лизинга
  • Договор мены
  • Договор на оказание услуг
  • Договор перевозки
  • Договор подряда
    • Договор бытового подряда
    • Договор строительного подряда
  • Договор поручения
  • Договор поручительства
  • Договор поставки
  • Договор бытового проката
  • Договор пожизненной ренты
  • Договор о совместной деятельности
  • Договор страхования
  • Трудовой договор
  • Договор уступки права требования
  • Учредительные договоры
  • Договор франчайзинга
  • Договор хранения
  • Акт
  • Анкета
  • Ведомость
  • Выписка
  • График
  • Данные
  • Декларация
  • Доверенность
  • Договор
  • Жалоба
  • Журнал
  • Задание
  • Заключение
  • Записка
  • Запрос
  • Заявка
  • Заявление
  • Исковое
  • Извещение
  • Инструкция
  • Информация
  • Карта
  • Карточка
  • Книга
  • Контракт
  • Опись
  • Отчет
  • Паспорт
  • Перечень
  • Письмо
  • План
  • Показатели
  • Положение
  • Постановление
  • Предложение
  • Представление
  • Претензия
  • Приказ
  • Протокол
  • Разное
  • Разрешение
  • Расписка
  • Распоряжение
  • Расчет
  • Реестр
  • Резюме
  • Решение
  • Сведения
  • Свидетельство
  • Сертификат
  • Смета
  • Соглашение
  • Сообщение
  • Список
  • Справка
  • Таблица
  • Требования
  • Уведомление
  • Удостоверение
  • Устав
  • Характеристика
  • Ходатайство

Философы утверждают, что они ищут; стало быть, они еще не нашли. (Тертуллиан)

  • Типовые договоры
  • Образцы документов
  • Политика конфиденциальности
  • Обратная связь

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите “Спасибо”, это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Образец журнала учета и регистрации должностных инструкций

Внимание! В ближайшее время статья будет дополнена бланком (можно бесплатно скачать) и образцом заполнения карточки воинского учёта работника по новой форме № 10.

Новый регламент по воинскому учёту для работодателей

С 8 января 2022 года вступил в силу приказ Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700, который утвердил новую Инструкцию об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета (далее – Инструкция МО № 700).

Одновременно с указанной даты утратил силу прежний аналогичный приказ – от 18 июля 2014 года № 495.

По закону организации и их должностные лица ведут и хранят учетные документы граждан, поставленных на воинский учет, в порядке, определяемом Министерством обороны РФ (подп. «б» п. 31 Положения о воинском учете, утв. постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719).

Что регламентирует Инструкция МО № 700

Она, в частности, определяет:

  • перечень, формы документов воинского учета, порядок их хранения, заполнения, выдачи и замены;
  • перечень, формы документов первичного воинского учета, по которым происходит воинский учет граждан в органах местного самоуправления, порядок их хранения и заполнения;
  • перечень, формы документов воинского учета, по которым ведут воинский учет граждан в организациях, порядок их хранения и заполнения;
  • порядок сверки сведений о воинском учете в документах организаций со сведениями военкоматов и/или местных властей;
  • показатели, по которым оценивают деятельность организаций по ведению воинского учета, и критерии оценки.

Изменения с 2022 года и на что обратить внимание

Основное новшество в том, что с 08.01.2022 организациям нужно заводить на работников специальные отдельные карточки по воинскому учету.

Форма и заполнение карточек воинского учёта

На каждого работника-призывника или военнообязанного нужно вести Карточку гражданина, подлежащего воинскому учету в организации. Это обязательная с 2022 года Форма № 10, которая приведена в Приложении № 22 к Инструкции МО № 700.

Она имеет лицевую, оборотную стороны и формат 210 × 297 мм.

ЗДЕСЬ БУДЕТ НОВЫЙ БЛАНК КАРТОЧКИ ВОИНСКОГО УЧЁТА 2022 ПО ФОРМЕ № 10

Отметим, что до 08.01.2022 Минобороны рекомендовало в Методических рекомендациях по ведению воинского учета в организациях (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017) для воинского учета вносить сведения в личные карточки работников по унифицированной форме Т-2. Теперь же для этого предназначен отдельный бланк.

В карточках воинского учёта нужно отражать, в том числе:

  • личные данные работников;
  • сведения о воинском учете;
  • о приемах и об увольнениях.

Заполнять карточки нужно на основании удостоверений призывников и военных билетов (или документов, которые заменяют военный билет).

Остальные сведения можно уточнить у самих работников. В частности, об образовании, месте работы, должности, месте жительства/пребывания (на срок более 3-х месяцев), семейном положении.

Непосредственно порядок и правила заполнения всех реквизитов и разделов карточки воинского учёта с 2022 года регламентирует п. 33 Инструкции МО № 700.

Карточку воинского учёта заполняют чернилами (шариковой ручкой) черного, фиолетового или синего цвета четким, разборчивым почерком без помарок и неустановленных сокращений. Или заполняют в электронном виде и обязательно распечатывают.

Записи о семейном положении, адресе места жительства (пребывания), в том числе фактического, номере телефона делают карандашом.

ЗДЕСЬ БУДЕТ ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ КАРТОЧКИ ВОИНСКОГО УЧЁТА ПО ФОРМЕ 10

Хранение карточек воинского учёта

Карточки на принятых на работу надо хранить в картотеке в алфавитном порядке по следующим именно так нумеруемым разделам:

  1. Офицеры запаса.
  2. Солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики и мичманы запаса.
  3. Военнообязанные запаса женского пола.
  4. Призывники.

Если на предприятии на воинском учете стоит более 500 сотрудников, карточки работников с мобилизационными предписаниями и отметками об их вручении в военных билетах нужно помещать в 5-й раздел картотеки. Там их необходимо разложить по номерам команд (партий) на основании данных из пункта 7 разд. II карточки «Сведения о воинском учете», а в них – в алфавитном порядке.

Хранить отдельно (в любом порядке) нужно следующие карточки:

КАТЕГОРИЯ РАБОТНИКОВ КАК ДЕЙСТВОВАТЬ
Снятые с воинского учета Хранят отдельно от картотеки до очередной сверки с военкоматом или органом местного самоуправления и после уничтожают с составлением акта об этом
Кто встал на учет по месту пребывания на срок более 3-х месяцев или по месту жительства (пребывания), не подтвержденному регистрацией Выделяют в отдельные группы и раскладывают в порядке, удобном для работы с ними

Формировать и хранить новые карточки воинского учёта нужно и в бумажном, и электронном виде! (п. 32 Инструкции МО № 700).
Вносить какие-либо изменения в базу данных электронных карт, а также распечатывать их может только работник, ведущий воинский учет в организации.

Сверка данных

По закону работники, ведущие воинский учет в организациях, помимо прочего, сверяют не реже 1 раза в год сведения о воинском учете в своих документах с данными военных комиссариатов и/или органов местного самоуправления.

Военкоматы и местного власти с 2022 года сверяют данные по новым карточкам. Сам порядок сверки аналогичен прежнему.

Учтите, что в ходе оценки деятельности организации по ведению воинского учета проверяют, в том числе достоверность сведений в карточках работников (п. 54 Инструкции МО № 700).

Журнал регистрации должностных инструкций

Регистрация каждого важного документа, в том числе кадрового, доказывает обстоятельства его формирование, принятие и ознакомления с ним работников.

Присутствие учетной концепции, фиксирующие официальные указания, дает возможность:

  • Учитывать присутствие созданных Должностных инструкций.
  • Проводить контроль на их обновление.
  • Производить отслеживание в наличии актуальных и устаревших версий в случае нужности доработки инструкции.
  • Осуществлять надзор ознакомления работников с документом.
  • Организовывать концепцию сохранения оригиналов и снимков в подразделениях компании.
  • Закреплять обязанность профессионалов отделов кадров за подсчет сотрудников с документом.
  • Передавать документацию в картотеки и формировать верное сохранение.

Для того чтобы исполнять все проведенные воздействия, нужно разработать состояние о служебных указаний, в котором установить условия по ее исследованию, согласованию, заявлению, процедуре ознакомления работников, учету и сохранению оригиналов и ксерокопированных документов.

В случае если в организации отсутствует подобные условия, то в таком случаи кандидатурой ему имеется шанс стать независимые регламенты, к пример, согласно действиям учета или ознакомления сотрудников с внутренней документацией.

Все движения, сопряженные с функционированием Должностных Инструкций изнутри компании, возможно, разделить на два больших блока:

  • Создание аннотаций и руководство ее последующим применением: от этапа утверждения до передачи в картотеку.
  • Выполнение аннотаций собственной основной функции – установление обязанностей, предустановленных для должности, и надзор исполнения работников функций и неотъемлемых условий должности, которую он занимает.

1- блока нужно осуществлять операции регистрации, для того, чтобы Должностная Инструкция стала служебным и важным документом, который можно использовать в работе.

2-блока – закрепить обстоятельства ознакомления сотрудника с Должной Инструкцией, на основании которого у работодателя возникает возможность использовать от исполнения ее положений.

В связи с этим уместно использование двух видов журналов учета:

  • регистрации Должностной Инструкции;
  • ознакомления с Должностной Инструкцией.

Общая структура журналов

Журнал принадлежит к группе регистрационно-учетных конфигураций, применяющий в компании. В случае потребности осуществлять учет ДИ, его формируют самостоятельно, поскольку не имеется отдельных конфигураций и неотъемлемых стандартов согласно их ведению.

Чаще всего в его текстуру вступает ряд неотъемлемых областей.

  1. Титульный бланк.
  2. Обратная область, включающие данные для заверения, в случаи, если данные предусмотрено внутренними утверждениями по документообороту.
  3. Раздел, уведомляющий об отвечающих за управление журнала.
  4. Основной пункт с таблицами для выполнения регистрации.

Титульный бланк

Основные сведения, которые следуют показывать на титульном бланке, это:

  • Наименование журнала.
  • Название компании.
  • Дата основы и завершения ведения журнала.
  • При потребности в титульный лист можно перенести вспомогательные данные о сроках сохранения и дате завершения сохранения.

Обратная сторона

Заключительный бланк с данными о заверении будет необходим в том случае, если согласно внутренним аннотациям все без исключения журналы обязаны быть прошиты и заверены.

  1. Для этого применяются простые поля:
  2. общее число листов;
  3. наименование должностей кто будет заверяющий;
  4. Фамилия Имя Отчество заверяющего;
  5. роспись;
  6. дата;
  7. место для печати.

ВАЖНО! Полномочия и прямые обязанности нанятого сотрудника, предустановленные его Должностных Инструкций, не обязан противоречить трудящим функциям, предустановленным трудовым соглашением или договором, нормам трудовых правоотношений и другими законами по актам в деятельности охраны труда. Аннотации ликвидирует как осуществление сотрудником функций, какие в ней не как не учтены, таким образом и избежание от информирующих в ней обязательств. Подобным способом, должностная Инструкция предназначена для обеих сторон своеобразным гарантом конкретных трудовых взаимоотношений на предприятии.

Страница об отвечающих за ведение

Данный бланк имеется не у всех компаний, так как в линии ситуаций ответственного и его роспись содержит в структуре самих регистрационных таблиц.

Наличие единичной области в первоначальном листе дает возможность уменьшить период в формировании записей, и не воспроизводить каждый раз присутствие внесении новейшей регистрационных данных информации по отвечающему.

Имеет значение формировать его в таком случаи если, года за управлением журнала парирует один сотрудник.

Состав листа учета Должностных Инструкций

В журнале, фиксирующем должностные инструкции, в обязательном порядке должна быть отражена сведения о самом акте документа, которая что записывается в информационную таблицу.

Структура ее полей обуславливается каждым предприятием самостоятельно.

Информационная таблица может содержать в себя последующие графы:

  • Порядковый госномер журнала.
  • Дата принятия Должностных Инструкций.
  • Дата внедрения во влияние.
  • Основание для внедрения в действие (в случаи если данное потребуют внутренние утверждения по документообороту).
  • Наименование должности, для которой разработана Должностная Инструкция.
  • Наименование подразделения, в структуру которого введена должность.
  • Если существовали изменения, то номер области, в который изменения записывались.
  • Дата внесения этих перемен.
  • Место сохранения подлинников (оригиналов).
  • Место сохранения ксерокопий (копии).

Если в журнале не имеется бланк с закреплением отвечающих за его ведение, то в таком случаи следует дополнить поля с Фамилией Имя Отчество и личной роспись отвечающего.

Как фиксировать должностные инструкции

Для того чтобы зафиксировать Должностные Инструкции, ей необходимо присвоить регистрирующий номер. И совершить это нужно до того как будут вноситься зафиксированная информация в журнал.

Порядок присвоения номера, а также условия к развитию индекса документа, как правило, установлены в распорядках и утверждениях предприятия по документообороту.

К примеру, индекс определенной служебных аннотаций способен иметь следующий тип: 4/Должностные Инструкции – Отдел Маркетинга, где 4 – последовательный номер аннотаций, Должностные инструкции (ДИ) – сокращенное наименование типа бланка, «ОМ»- отдела маркетинга. У каждой организации индекс станет обладать собственный уникальный вид.

Регистрация аннотации должна является проведенной в день ее принятия или подписания важного документа о ее внедрении в службу.

Все уведомления записываются в согласовании с графами фиксирующей таблицы.

Записи проводятся в хронологической последовательности.

Журнал для ознакомления с Должностными Инструкциями

Этот журнал обладает аналогичную текстуру областей с предыдущим. изменяется сама регистрационная табличка, в которой структура полей соответствует главной проблеме – закрепить знакомство работника со своими полномочиями. Конечный тип находится в зависимости от установленного в компании порядка знакомства сотрудников с внутренней документацией и местными актами.

В структуру граф регистрационной таблицы ведена следующие уведомления:

  1. Порядковый номер журнала.
  2. Фамилия Имя Отчество сотрудника.
  3. Какую должность занимает.
  4. Составное отделение, в котором функционирует рабочий.
  5. Наименование должностной инструкции.
  6. Дата знакомства с должностной инструкцией.
  7. индивидуальная роспись сотрудника.

В некоторых организациях ведут один журнал регистрации Должностных Инструкций, в котором производится пометка об ознакомлении с ней рабочего.

Подведем итог

Вышеприведенный перечень реквизитов никак не считается полным и неотъемлемым с целью введения журнала. Компании имеют право создать различную оптимальную непосредственно им конфигурацию этого важного документа. При этом можно воспользоваться готовым примером, и изменить его при необходимости набрав свои данные.

Скачать образец бесплатно. Журнал ознакомления сотрудников с должностными инструкциями

Скачать образец бесплатно. Журнал ознакомления сотрудников с должностными инструкциями

Разработка и учет должностных инструкций на предприятии

Должностная инструкция относится к документам нормативной базы любой организации. Несмотря на то, что законодательство не обязывает работодателя издавать должностные инструкции, этот документ важен в равной степени как для работодателя, так и для сотрудника. Должностная инструкция определяет задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. Это документ, предназначенный для регулирования трудовых отношений в компании.
За разработку должностных инструкций отвечает, как правило, юридическая или кадровая служба. Тем не менее, более эффективно поручить это руководителю подразделения, которому знакома специфика работы и организационные тонкости структурного подразделения. Проект инструкции согласуется со специалистами по юридическим вопросам, кадровыми специалистами, представительным органом работников компании, после чего визируется всеми заинтересованными сотрудниками и руководителем. Затем должностную инструкцию остается утвердить, ввести в действие и ознакомить с ней сотрудника.
Оптимально, когда все должностные инструкции подготавливаются в двух экземплярах. Первый передается на руки сотруднику под расписку. Для фиксации этого факта в организации должен быть заведен журнал ознакомления с должностными инструкциями. Возможен вариант, когда отметка ставится в листе ознакомления, который подшивается к инструкции или в общем журнале ознакомления с локальными актами.
Казалось бы, на этом процесс работы с документом заканчивается. Регистрация должностных инструкций, их учет и хранение почему-то отодвигается на второй план. Теме не менее, согласно Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, «распорядительная и эксплуатационно-техническая документация», которой относится должностная инструкция, должна храниться «по месту разработки и/или утверждения» на протяжении 75 лет. Даже в случае замены новой прежняя должностная инструкция должна храниться в организации три года.
Таким образом, этой частью работы с нормативной документацией не стоит пренебрегать. Если в организации налажено регулирование трудовых отношений с помощью такого удобного инструмента как должностные инструкции, то и хранение этих документов должно быть организовано на соответствующем уровне.
Журнал регистрации должностных инструкций
Действующее законодательство не подразумевает обязательной регистрации должностных инструкций. Несмотря на это, если в организации существует налаженный документооборот, то выпуск новых нормативных актов должен быть где-то зарегистрирован. Для этих целей работодатель вправе разработать Журнал регистрации должностных инструкций. Если в дальнейшем возникнет необходимость найти тот или иной документ, наличие такого журнала в разы упростит задачу. Кроме того, данный журнал поможет в разрешении индивидуальных или коллективных трудовых споров в случае конфликта работодателя и сотрудника.
Журнал учета должностных инструкций разрабатывается работодателем в произвольной форме. Унифицированной формы данного журнала не существует, реквизиты журнала компания вправе разработать и утвердить самостоятельно.

Образец журнала регистрации должностных инструкций
Под регистрацией понимается запись данных о документе по установленной форме. Согласно ГОСТу Р51141-98, она должна фиксировать факт его создания, отправления или получения. Схожие рекомендации содержатся и в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. Запись о регистрации внутреннего документа делается в день его подписи или утверждения.
Образец регистрации должностных инструкций представляет собой запись, содержащую все необходимые реквизиты, со всей полнотой описывающую факт издания новой должностной инструкции. Как правило, корректной записью, отражающей факт выхода новой должностной инструкции на предприятии, считается запись, содержащая следующие реквизиты:
1. Номер и дата должностной инструкции (ДИ)
Регистрационный номер инструкции состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов или индекса и года выпуска инструкции. Например: №18-ДИ/2014
2. Наименование должности (категории) в должностной инструкции
3. Структурное подразделение, в котором будет применяться должностная инструкция
4. Дата утверждения ДИ
5. Дата ознакомления ДИ
6. ФИО работника
7. Места нахождения копий документа
8. Примечания
Данная графа может включать необходимую информацию, не относящуюся к предыдущим пунктам. Например: дата сокращения должности в организации и передачи должностной инструкции в архив; отметка о количестве копий, выданных работнику на основании ст. 62 ТК РФ

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: