Образец заявления на ведение электронной трудовой книжки в 2021 году

Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде

Согласно ФЗ от 16 декабря 2019 года №539-ФЗ с 2020 года руководители организаций должны оформлять трудовые книжки и вносить в них записи в электронном виде. В связи с этим в трудовой кодекс добавили новую статью — 66.1 ТК РФ, где описана работа нанимателей с электронными трудовыми книжками (ЭТК). Если работник хочет, чтобы его документ вели в электронном виде, а бумажный выдали ему на руки, то он должен написать соответствующее заявление. Как его составить, расскажем в публикации.

Общая информация

У работника есть право выбора: работодатель может продолжать вести его книжку на бумаге (и одновременно в электронном формате) или только в электронном, а бумажный выдать. Срок перевода работников на новый вид — конец 2020 года. Те, кто устроился работать в 2021 году в первый раз, уже не будут иметь выбора. Их трудовые книжки сразу будут формироваться в электронном виде.

Информация, которая будет содержаться в новых трудовых книжках, аналогична той, что включалась в прежние: это ФИО сотрудника, место и период работы, должность, разряд (или иной признак квалификации), основание для увольнения. Если работникам нужно будет получить какие-либо данные из трудовой в электронном виде, то ему нужно будет просто обратиться в ПФ или к последнему нанимателю. Также данные можно получить в личном кабинете на портале Госуслуг или сайте Пенсионного фонда.

О порядке перехода на ЭТК

Чтобы перевести свою организацию на работу с электронными трудовыми книжками, руководителю нужно выполнить некоторые действия и изменить ряд документов:

  1. Нужно уведомить свой кадровый состав о том, что в 2020 году производится такой переход. Сделать это нужно до 1 июля 2020 года. Можно ознакомить работников с помощью информационного сообщения, желательно подтвердить факт прочтения проставлением подписи.
  2. Далее работники должны решить, какой вариант трудовой книжки им предпочтителен, и написать соответствующее заявление до 31 декабря 2020 года. Сведения об этой бумаге будут внесены в данные о трудовой деятельности на информресурс ПФ согласно ч. 2 ст. 2 ФЗ №439 от 16.12.2019. Поэтому работодателю важно получить заявления от всех работников компании.
  3. Нужно внести изменения в ЛНА компании, которые регулируют порядок работы с трудовыми книжками. Это такая документация: трудовые и коллективные договоры, книга учета движения трудовых книжек, положение о ведении и хранении трудовых книжек и т.п.
  4. Организовать техническую готовность к передаче сведений в Пенсионный фонд.
  5. Начать передавать в Пенсионный фонд данные о работниках. Для этого ведомство разработало специальные формы.

Если работник не подал заявление до конца 2020 года, то его трудовую книжку будут продолжать вести в бумажном виде и параллельно в электронном.

Внимание! Если работник не успел подать заявление (был в отпуске, на длительном больничном или отстранен от работы), то он может сделать это и позднее 31 декабря 2020 года.

Как составить документ

Заявление составляют в произвольной форме. Можно написать его от руки либо заполнить на бланке, приготовленном работодателем. В документ нужно включить такие сведения:

  • Должность и ФИО руководителя компании, к которому обращена просьба.
  • Должность и ФИО работника, пишущего заявление.
  • Просьба вести трудовую книжку в электронном формате.
  • Подпись работника.
  • Дата написания заявления.

Документ после подписания необходимо передать в отдел кадров либо работнику, ведущему кадровый учет.

Образец

Генеральному директору
Общества с ограниченной
ответственностью «Альфа»
Сундукову Петру Петровичу
от кладовщика Лимонова
Романа Романовича

Заявление
о ведении трудовой книжки в электронном виде

Прошу осуществлять ведение моей трудовой книжки в электронном виде после «1» января 2021 года.

Как написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Заявление о переводе на электронную трудовую книжку — документ, подтверждающий, что работник добровольно отказывается от бумажного бланка о стаже и согласен вести его учет только в информационной системе ПФР. Получить такой документ работодатель обязан не позже 31 декабря 2020 года.

  • Как составить заявление на материальную помощь к отпуску
  • Пособие по безработице в 2022 году: размер и порядок оформления выплаты
  • Убыток в декларации по налогу на прибыль
  • Каким будет прожиточный минимум в 2022 году
  • Обзор законодательства за период с 27 по 31 декабря 2021 года
Читайте также:
Для чего применяется аккордная система оплаты труда: примеры, формула

Нормативная база

Что это за заявления и почему они нужны

Федеральным законом от 16.12.2019 №439-ФЗ с 1 января 2021 года вводится электронная трудовая книжка (далее — ЭТК). Так назвали перевод сведений о рабочей деятельности граждан в информационную базу данных ПФР. Этот переход добровольный, но отведен срок подачи заявлений о ведении трудовых книжек работниками — до 31 декабря 2020 года. Если гражданин не хочет отказываться от традиционного бланка, заставить его никто не сможет. Но каждый работодатель обязан получить от работников письменное согласие на ведение ЭТК в онлайн-виде или сохранение действующего бумажного документа. Иначе уже с начала 2021 года проверяющие смогут штрафовать компании за невыполнение обязанностей по ст. 5.27 КоАП РФ.

Когда подавать заявление на электронную трудовую книжку

На основании постановления правительства от 19.06.2020 №887 уведомлять о новых правилах работы следует до 31.10.2020 года, а получать ответы от подчиненных — до конца года. Для ряда сотрудников введены исключения, и для них сроки сдвигаются. Речь идет про работников на продолжительном больничном или в отпуске (включая отпуск по уходу за ребенком), отстраненные от работы сотрудники. Они вправе написать согласие или отказ от бумажной ТК после того, как вернутся к исполнению должностных обязанностей.

Отдельно прописаны условия для лиц, которые впервые трудоустраиваются после 01.01.2021. С них никаких бумаг брать не надо, они автоматически переходят на электронные ТК.

Что должен сделать работодатель

Обязанность работодателя — уведомить подчиненных о нововведениях и рассказать им о возможности выбрать между бумажной и онлайн ТК. Следующая задача — собрать с сотрудников документы, из которых четко понятно, на каком варианте остановилось конкретное застрахованное лицо.

Закон не требует, чтобы работникам объясняли, как написать заявление на электронную трудовую книжку, предлагали шаблоны или иным образом помогали разобраться в написании документа. Но такая «информационная поддержка» сотрудников выгодна работодателю для выполнения установленных обязанностей. Поэтому предлагаем образец заявления о сохранении бумажной трудовой книжки, который соответствует всем требованиям законодательства.

Если работник все же согласен на сбор и учет сведений о рабочей деятельности в электронном виде, ему стоит предложить такой образец:

Генеральному директору ООО «Clubtk.ru»

Воронову Андрею Викторовичу

Запашных Игоря Владимировича

Заявление о согласии на переход на электронную трудовую книжку и предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде

В связи с переходом на электронные трудовые книжки и в силу требований ст. 66, 66.1 ТК РФ я, Запашных Игорь Владимирович, выражаю свое согласие на предоставление мне работодателем сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде. Я отказываюсь от ведения трудовой книжки в бумажном виде и прошу выдать мне ее на руки в установленные законом сроки.

05 августа 2020 г.

Запашных /Запашных И.В./

Не исключены ситуации, когда работники отказываются писать какие-либо документы. В этом случае у них останутся бумажные ТК, отказаться от которых они смогут в любое время.

Надо ли регистрировать полученные согласия

Нигде не прописано, что работодатель каким-то образом фиксирует и учитывает согласия и отказы, полученные от сотрудников. Но небольшой журнал учета в Excel или иной программе не помешает: по нему удобно смотреть, кто еще из сотрудников не определился, с кем стоит дополнительно поговорить и помочь выбрать. Кроме того, это удобный способ отчитаться в случае проверок Роструда.

Заявление о переходе на трудовые книжки в электронном формате

Заявление о переводе на электронную трудовую книжку — это документ, которым работник выражает свое желание, чтобы работодатель фиксировал сведения о его деятельности в электронном формате.

В 2020 году в России осуществляется переход на ведение документации о трудовой деятельности гражданина в электронный формат. Об введении нового, компьютерного способа сохранения, предоставления и передачи данных стало известно еще в 2019 году.

Читайте также:
Заявление о рассрочке исполнения решения суда: образец, ходатайство об отсрочке

Он обеспечит быстрый и постоянный доступ работников к сведениям, а для работодателей упростит кадровый учет. Переход на электронный формат для уже работающих граждан добровольный, но некоторые действия работник, в соответствии с законом, обязан выполнить.

Зачем его подавать

В ч. 2 ст. 2 ФЗ-439 от 16.12.2019 указано, что обязательством каждого работника является сообщение работодателю о своем выборе. Причем выбор производится строго в добровольном порядке. Поэтому вопрос, нужно ли писать заявление о ведении электронной трудовой книжки не стоит, решение принимает сам гражданин и он его оформляет письменно. Ответственность для трудящихся за отсутствие обращения к работодателю не предусмотрена, в этом случае администрация продолжает вести кадровую документацию в прежнем объеме в бумажном виде и дополнительно электронно.

С кого не надо брать

Законодательство предусмотрело эту обязанность для всех работающих граждан без каких-либо исключений. Предельные сроки подачи обращения не распространяются на следующих лиц:

  • находящихся на больничном на период истечения предельного срока;
  • находящиеся в этот момент в отпуске;
  • отстраненные от работы по нормам ТК РФ или других законодательных актов;
  • имеющие стаж, но не состоящие в правоотношениях с конкретным работодателем.

Эти граждане вправе заполнить заявление в любой момент, в том числе при трудоустройстве, и предоставить работодателю по основному месту работы. Вновь принимаемым в организацию сотрудникам без трудовых книжек с 2021 года бумажные варианты уже не выдаются.

Как правильно написать заявление

Законодательно не определено, как написать заявление на электронную трудовую книжку или на сохранение бумажной версии, то есть форма этого обращения свободная.

Важные моменты при составлении:

  • шапка заявления должна содержать данные, позволяющие идентифицировать адресата и заявителя, то есть работодателя и работника. Необязательно указывать данные непосредственного начальника или директора, но важно точно написать название организации;
  • в основной части администрации сообщается о выборе способа ведения документации о деятельности трудящегося (в бумажном виде или электронном). В качестве основания рекомендуется указать ст. 66.1 ТК РФ, но это не обязательно. Просьба выдать бумажный вариант на руки тоже не является обязательной, работодатель это сделает по ТК РФ;
  • подпись и дата. Без подписи документ не имеет никакой силы.

Также в письменном обращении рекомендуется сослаться на реквизиты уведомления о выборе.

Образцы заявлений

Вот как выглядит заявление об отказе ведения трудовой книжки в бумажном формате и переходе на ее электронный вариант.

А это образец заявления о сохранении бумажной трудовой книжки и отказе от ее выдачи на руки.

В соответствии с частью 2 статьи 2 федерального закона от 16.12.2020 №439-ФЗ прошу продолжить вести мою трудовую книжку в соответствии со статьей 66 ТК РФ.

_______________ П.П. Пилюгина

Если работник хочет оба варианта

В соответствии со ст. 66.1 ТК РФ сведения в электронном виде (это и есть фактически книжка, ведущаяся электронно) составляются на каждого работника, вне зависимости от наличия бумажного варианта. Пока работник не сделает выбор в пользу компьютерного варианта, за ним сохраняется право на оба формата.

Сведения о выборе варианта ведения трудовой книжки предоставляются по новой форме СЗВ-ТД, утвержденной постановлением правления ПФР №730п в срок до 15-го числа следующего месяца.

Сроки направления

В законе точно указано, когда подавать заявление на электронную трудовую книжку, — до 31 января 2020 года. Этот срок из-за пандемии пока не сдвигался. Исключения сделаны для трудящихся, указанных выше, которые не могут присутствовать по уважительной причине на рабочих местах. Этим правом после истечения указанного срока вправе воспользоваться и другие лица, не сделавшие требуемый выбор вовремя.

Надо ли как-то регистрировать

Такого требования в нормативных документах нет, поэтому решение организация принимает самостоятельно. Учет обращений поможет систематизировать информацию и избежать конфликтных ситуаций с персоналом и контролирующими органами. Форму журнала о регистрации допускается взять стандартную, предусмотрев в ней графы с реквизитами и табельными номерами сотрудников, датой подачи обращения. Фиксируется дата реального предоставления обращения.

Читайте также:
Правила заполнения и оформления больничного листа работодателем в 2021 и 2021 годах: пример и образец

Наказание для работодателей за отсутствие заявлений

Нормативными актами установлен предельный срок подачи заявлений о ведении трудовых книжек и уведомлений об изменениях в законодательстве о ведении документации о трудовой деятельности. Повлиять на выбор сотрудника администрация организации не может, но сообщить заблаговременно обязана. Привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ производится только за нарушение обязанности по уведомлению и сроков предоставления письменного уведомления (до 31.10.2020).

Инструкция: пишем заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Заявление о переходе на трудовые книжки в электронном виде — это письменное обращение работника к работодателю о выборе нового способа фиксации рабочей деятельности.

Срок уведомления

С 01.01.2020 года начался постепенный перевод сотрудников на электронные трудовые книжки (ЭТК). Работодатели в обязательном порядке письменно уведомляют всех работников (в том числе и директора) о таком переходе до 31.10.2020 (ПП РФ №887 от 19.06.2020).

После получения уведомления сотрудник решает, завести ему ЭТК или оставить бумажный вариант. Решение оформляется в заявительной форме. Установлен срок подачи заявлений о ведении трудовых книжек — до 31.12.2020.

Если сотрудник еще долго не появится на работе (декрет, отпуск по уходу за ребенком, нетрудоспособность), работодатель уведомляет его по почте — отправляет заказное письмо с подтверждением о вручении. В ч. 6 ст. 2 439-ФЗ от 16.12.2019 указано, нужно ли писать заявление о ведении электронной трудовой книжки тем сотрудникам, которые получили уведомление о переходе, но не появятся на работе до конца 2020-го. Такие работники вправе не писать заявку до конца 2020 года: им разрешается перейти на ЭТК в любое время.

Как и что написать

Работодатели обязаны заранее подготовиться к переходу на ЭТК — внести изменения в локальные нормативы, обеспечить техническую работу новой системы, разработать и утвердить формы уведомления сотрудников и заявки на переход.

Но форма такого запроса не унифицирована и не закреплена законом, поэтому работник вправе обратиться к руководству в свободной форме. Вот как написать заявление на электронную трудовую книжку сотруднику:

  1. Написать, к кому обращаетесь: Ф.И.О., должность руководителя и название организации.
  2. Указать, кто обращается: Ф.И.О. и должность работника.
  3. Озаглавить обращение.
  4. Указать причину обращения и сослаться на законодательные нормы: сохранение бумажного документа (ст. 66 ТК РФ) или согласие о переходе на ЭТК (ст. 66.1).
  5. Поставить подпись и дату составления.

Предлагаем шаблон заявки о переходе на ЭТК

Ф. И. О. руководителя

Ф. И. О. работника

о согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности

(переходе на электронные трудовые книжки)

В соответствии с частью 2 статьи 2 федерального закона от 16.12.2019 №439-ФЗ прошу выдать трудовую книжку на руки и предоставлять мне сведения о моей трудовой деятельности только в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

«__» ________20__ г.

А это образец заявления на ведение бумажной трудовой книжки в 2020 году:

Что будет, если не подать заявку

С 01.01.2020 г. Пенсионный фонд ввел новую отчетную форму — СЗВ-ТД. В отчет включается информация о рабочей деятельности всех сотрудников организации. Если служащего приняли на работу или уволили, СЗВ-ТД отправляют на следующий рабочий день.

Во всех остальных случаях отчетность подают в установленный срок. Например, если работника перевели на другую должность или если подано заявление о введении электронной ТК, то отчет надо сдавать ежемесячно до 15-го числа следующего месяца (п. 1.8 порядка из постановления правления ПФР №730п от 25.12.2019).

В ч. 2 ст. 2 439-ФЗ закреплено, когда подавать заявление на электронную трудовую книжку — в любой момент до 31.12.2020. Если работник не успел подать заявку или не смог из-за отсутствия на рабочем месте, ему продолжают вести бумажный документ (ч. 2 ст. 2 439-ФЗ).

Читайте также:
Должностная инструкция социального работника и его обязанности по профстандарту

Если такой сотрудник захочет перейти на ЭТК в 2021-м или позднее, он пишет заявление о переходе на электронную форму (ч. 5 ст. 2 439-ФЗ). Это решение не имеет обратной силы.

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Новое в трудовых книжках. Практикум для кадровика

эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву

1 сентября 2021 года вступил в действие новый порядок ведения трудовых книжек, а скоро появятся и новые бланки. Разберемся, зачем нужны очередные изменения и как с ними работать

Нововведения коснулись всех работодателей: у каждой организации есть сотрудники, которые перешли на электронные трудовые, а есть те, кто решил сохранить трудовую книжку в бумажной форме.

Документ, с которым надо ознакомиться, — Приказ Минтруда РФ «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» от 19.05.2021 № 320н. Он вводит:

  • новые бланки трудовых книжек и вкладышей к ним — будут действительны с 1 января
    2023 года,
  • новый порядок ведения и хранения трудовых и вкладышей — действует с 1 сентября
    2021 года.

Утратили силу Инструкция № 69 и Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003, которые в части положений противоречили требованиям Трудового кодекса РФ, поэтому кадровики допускали ошибки при заполнении трудовых книжек и вкладышей.

Новый порядок ведения трудовых книжек

Можно использовать штампы

С 1 сентября 2021 года работодатели могут вносить записи не только чернилами, но пастой, краской, гелем, использовать штампы или печати.

Если собираетесь использовать штамп с указанием названия организации, будьте аккуратны: он должен быть идеальным и точно попадать в раздел 3, чтобы у работника в дальнейшем не возникали проблемы с подтверждением стажа.

Даты только арабскими цифрами

Даты следует писать только арабскими цифрами:

  • число и месяц — двузначными числами;
  • год — четырехзначным числом.

Это касается всех внутренних разворотов, титульного листа трудовой книжки и титульного листа вкладыша.

Срок заполнения зависит от вида записи

Появилось разделение сроков по видам записей. Не позднее пяти дней нужно фиксировать прием на работу, перевод, получение квалификации, награждения. Сведения об увольнении вносятся в день увольнения.

  • Важно! Нельзя вносить запись об увольнении за несколько дней до самого увольнения — только день в день. Работник может отозвать свое заявление об увольнении, и придется отменять запись, которая уже внесена. В этом случае работник может потребовать оформить дубликат трудовой.

Упорядочена запись о признании временного перевода постоянным

Приказ № 320н определяет порядок внесения записей о переводах. В трудовой фиксируется только постоянный перевод. Если временный перевод становится постоянным:

  • в графе 2 ставится дата временного перевода — когда сотрудник фактически приступил к новым обязанностям,
  • в графе 4 — дата, номера приказов, распоряжений или иных решений работодателя, на основании которых работник переведен временно, а затем на постоянную занятость.

Обратите внимание: это должны быть два документа — о временном и постоянном переводе.

Уточнен порядок записи о совместительстве

До Приказа № 320н информация о работе по совместительству вносилась по желанию сотрудника основным работодателем на основании документа, который человек приносил с работы по совместительству.

  • Важно! В качестве подтверждения совместительства нельзя принимать заверенную копию приказа о приеме, так как копия не является документом-основанием и в трудовой книжке нельзя ссылаться на копию — должен быть указан документ. Это может быть, например, справка с данными, когда принят сотрудник, номер приказа, должность и структурное подразделение. При оформлении внутреннего совместительства ссылка на приказ будет корректной, потому что оригинал документа у вас же.

Приказ № 320н расширил возможности:

  1. Сотрудник может обратиться к работодателю, у которого работал по совместительству, и тот вправе сделать запись в трудовой книжке.
  2. Информацию о совместительстве можно вносить двумя способами:
  • в хронологическом порядке, как это делалось раньше,
  • блоками, то есть записи о совместительстве (прием, увольнение) пойдут вне зависимости от времени записей по основному месту.
Читайте также:
Государственные закупки в единой информационной системе госзаказа: что это, правила, как участвовать

Совместители вправе выбрать любой из способов.

О служебной деятельности — по месту службы

Работодатель не обязан вносить информацию о военной службе. Сейчас это будут делать там, где человек проходит службу.

Не надо подписи в карточке Т-2

До 1 сентября 2021 года у работодателей была эта обязанность — знакомить работника со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, под подпись в разделе III личной карточки Т-2. Постановление Правительства РФ № 225 отменено, а значит, уходит в прошлое и это требование. Знакомить с записями, внесенными в раздел III карточки Т-2, больше не нужно.

Более того, с 1 сентября 2021 года кадровая служба может не оформлять карточки Т-2 при приеме на работу. Исключение: работник состоит на военном учете, в этом случае обязательна форма Т-2. Немаловажно соблюдать требования архивного законодательства. Прежде чем отказаться полностью от ведения личной карточки Т-2, проанализируйте риски, связанные с дальнейшим хранением и передачей в архив уже заведенных карточек.

Совет: если вы ведете личные карточки Т-2, продолжайте заполнять их с учетом актуальных нормативных требований. На текущий момент знакомить работника с записями не надо.

Точность в записи об увольнении

Приказ № 320н скорректирован с учетом требования ст. 84.1 ТК РФ: информация в трудовую книжку вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона. При прекращении трудового договора по п. 1 ч. 1 ст. 77 запись вносится со ссылкой на статью, часть и пункт статьи ТК РФ.

Пример. Работник увольняется по соглашению сторон, значит, надо ссылаться на ст. 77, ч. 1, п. 1, по собственному желанию — ст. 77, ч. 1, п. 3.При увольнении по инициативе работодателя вносится запись с указанием соответствующего подпункта.

Пример. В случае увольнения за разглашение охраняемой законом тайны следует указать ст. 81, ч. 1, п. 6, пп. «в» Трудового кодекса РФ.

Внесение записи о приеме и увольнении в порядке перевода

В случае приема сотрудника в порядке перевода обязательно зафиксируйте, что он «принят в структурное подразделение на должность в порядке перевода». А при увольнении в порядке перевода укажите правильное название юридического лица, куда уходит работник.

Записи при отказе от бумажной трудовой

Если сотрудник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, кадровый специалист должен отметить в графе 3: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графу 4 нужно внести данные заявления с указанием даты и номера регистрации.

Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки одновременно с увольнением, вы должны сделать две записи: первую — об увольнении, вторую — о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ с датой и номером регистрации. Эта запись также заверяется подписью уполномоченного лица и печатью работодателя (кадровой службы) при наличии печатей.

Оформление дубликата

У работника появилось право обратиться к текущему работодателю за дубликатом трудовой книжки. Раньше его оформляла та организация, которая допустила ошибку. Это правило сохранилось в отношении записей о переводе и увольнении. Но теперь сотрудник может прийти к вам и попросить оформить дубликат, если прежнего работодателя больше не существует.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Появился новый порядок внесения записи о выдаче вкладыша: если вы заводите второй и последующие вкладыши работнику, а на второй обложке не хватает места для всех сведений, вносите информацию на титульный лист первого вкладыша, который вшит в трудовую книжку.

Новые бланки трудовой книжки и вкладышей к ней

Работодатели начнут использовать новый бланк трудовой книжки и вкладыша в нее с 1 января 2023 года (Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Имеющиеся у работников книжки ранее установленного образца действительны, менять их не надо. Старые бланки можно использовать без ограничения срока. К примеру, у работодателя запаса бланков хватит до 2025 года, он вправе их использовать, пока не закончатся.

Читайте также:
Конфискация: что это такое в уголовном праве, изъятие имущества, статья УК РФ

В связи с этим возникает вопрос: зачем вообще нужны новые бланки? Ведь у тех, кто уже в штате, трудовые есть, а тем, для кого это первое место работы, бумажный документ заводить больше не надо.

Новые бланки и вкладыши потребуются, если:

  • надо оформить дубликат трудовой книжки,
  • у работника заканчиваются страницы раздела «Сведения о работе» и ему надо оформить вкладыш,
  • данные на титульном листе не соответствуют актуальным, а значит, отдел кадров не может принять трудовую книжку и должен на основании письменного заявления работника оформить новую с информацией о работе, которую сотрудник будет выполнять в этой организации.

При этом следует помнить об изменении правил работы с новыми бланками. Новшества коснулись и титульного листа, и сведений о работе.

Сведения о награждениях заполняются по-прежнему, скорректировано лишь количество отведенных под раздел разворотов: теперь их всего семь.

Титульный лист

Общие правила заполнения остаются без изменений. На титульном листе также указываются фамилия, имя, отчество, число-месяц-год рождения, сведения об образовании, специальности и профессии, проставляются дата заполнения книжки и подпись владельца книжки. С 1 января 2023 года ставить печать организации должны только те, у кого эта печать есть.

  • Внимание: ст. 2 Федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ утверждена норма, по которой ООО и АО теперь вправе, но не обязаны иметь печать.

Кроме того, с титульного листа из графы «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, разборчиво» уйдет уточнение «разборчиво». Это требование вызывало много вопросов у кадровиков, ведь подпись у каждого своя: у кого-то полностью фамилия, у кого-то две-три буквы.

Сведения о работе

В новой форме законодатели увеличили количество разворотов для сведений о работе. Раньше их было 10, в новом бланке будет 14.

Основное содержательное изменение коснулось графы 3: при внесении записи об увольнении работника нужно указывать номер, часть, пункт и даже подпункт статьи — основания для записи. Это требование ст. 84.1 ТК РФ.

Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей
к ним

С 1 сентября 2021 года упростился порядок учета трудовых книжек и бланков.

Учет бланков, как и был, происходит на основании запроса сотрудника, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек и назначенного приказом. На практике отдел кадров запрашивает бланки у бухгалтерии, бухгалтерия выдает и отражает это в приходно-расходной книге. В конце месяца ответственный сотрудник отчитывается, сколько бланков израсходовано, сколько испорчено, с приложением ордеров, которые подтверждают, что работник оплатил бланки. Движение бланков фиксируется в приходно-расходной книге.

Право разработать и утвердить приходно-расходную книгу собственного образца у работодателей появилось с 1 сентября 2021 года.

Книгу (журнал) учета трудовых книжек и вкладышей к ним работодатель обязан вести, как и прежде, а вот ее содержание может определять самостоятельно. В книге указываются трудовые, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.

Книги, которые существуют, не надо отменять или уничтожать, продолжайте вести их. Когда закончатся, можно разработать свои формы. Работодатели, которые только открываются, могут изначально разработать и утвердить удобные формы книг или журналов учета.

Вместо заключения

Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021 «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» — основной документ, которым необходимо руководствоваться при работе с трудовыми книжками. Он упрощает работу кадровых специалистов.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Образец заявления на ведение электронной трудовой книжки в 2021 году

Также смотрите:

    Как перейти на электронные трудовые книжки: инструкция для работодателяНовый отчет в ПФР с 2020 года

Закон о переходе на цифровой формат сведений о стаже

Закон о введении в России электронных трудовых книжек уже принят (Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Он вступил в силу с 1 января 2020 г.

Читайте также:
Проверка действительности разрешений на работу и патентов для иностранных граждан: онлайн, УФМС

В течение 2020 года будет происходить постепенный переход на электронные трудовые книжки.

Но обязательно ли переходить на электронные трудовые книжки? Да, теперь работодатели обязаны сдавать в ПФР сведения обо всех своих работниках для формирования сведений об их трудовой деятельности в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). А вот работники не обязаны переходить именно на электронные трудовые книжки. Они вправе сообщить работодателю, что хотят, чтобы трудовая книжка, как и прежде, велась на бумаге.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году

В обя­зан­но­сти всех ра­бо­то­да­те­лей вхо­дит уве­дом­ле­ние ра­бот­ни­ков о введении электронных трудовых книжек. Также нужно уведомить о необ­хо­ди­мо­сти сде­лать выбор, по какой форме будет ве­стись тру­до­вая книж­ка ра­бот­ни­ка.

Если ра­бот­ник на­хо­дит­ся в дли­тель­ном от­пус­ке, ко­ман­ди­ров­ке, в де­кре­те или в от­пус­ке по уходу за ре­бен­ком, можно на­пра­вить ему такое уве­дом­ле­ние по почте.

В ответ ра­бот­ник долж­ен пе­ре­дать ра­бо­то­да­те­лю одно из двух:

  • за­яв­ле­ние о пе­ре­хо­де на элек­трон­ную тру­до­вую книж­ку;
  • за­яв­ле­ние с прось­бой про­дол­жить вести тру­до­вую книж­ку на бу­ма­ге.

При отказе от ведения трудовой книжки на бумаге, работодатель должен выдать ее на руки сотруднику. Возможность в последующем вернуться к ведению трудовой книжки на бумаге в ТК РФ не предусмотрена.

Бланки и образцы уведомлений и заявлений

Формы уведомления и заявлений законом не установлены. Каждый работодатель должен утвердить их самостоятельно.

Предлагаем возможные бланки заявлений от работников и уведомлений о переходе на электронные (цифровые) трудовые книжки в 2020 году:

    Бланк 2020 уведомления о переходе на электронные трудовые книжки: скачать образец формыОбразец 2020 заполнения уведомления работника о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году: скачать пример

Чтобы письменно уведомить каждого сотрудника о переходе на электронные трудовые книжки в срок не позднее 31 октября 2020 года, можно использовать такое уведомление:

    Бланк 2020 заявления работника о сохранении бумажной трудовой книжки: скачать образец формыОбразец 2020 заполнения работником заявления о ведении бумажной трудовой книжки: скачать пример

Если работник хочет, чтобы ему продолжили вести бумажную трудовую книжку, он подает такое заявление:

  • Бланк 2020 заявления о переходе на электронную трудовую книжку: скачать образец формы
  • Образец 2020 заполнения работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку: скачать пример

Чтобы начать формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде и отказаться от бумажной трудовой книжки, от работника нужно получить специальной заявление о переходе на цифру. Вот возможный образец:

В КонсультантПлюс есть детальная пошаговая инструкция, как работодателю подготовиться в 2020 году к переходу на электронные трудовые книжки. Бесплатно 2 дня при оформлении доступа к системе К+.

Сотрудники подают заявления до 31 декабря 2020 года. Однако по закону подать заявление можно и после 2020 года (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Электронные трудовые книжки: как начать использовать

Для перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассказываем более подробно.

Оповещение работников о введении электронных трудовых книжек с 2020 года

В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку.

Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников. Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи.

Крайний срок – 30.06.2020 включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

1С:ИТС

Подробнее о локальных нормативных актах (как их принять, как ознакомить с ними сотрудников и пр.) см. в «Справочнике кадровика» раздела «Консультации по законодательству».

Читайте также:
Средние зарплаты в Минске в 2021 году в российских и белорусских рублях: минимальные и максимальные заработные платы, сколько зарабатывают учитель, врач, программист, тестировщик, библиотекарь в столице Белоруссии

Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении ЭТК

Не позднее 31.12.2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку (см. рис. 1).

Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Рис. 1. Документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, а также электронную трудовую книжку. Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч. 4, 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления. При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями до 31.12.2020, могут сделать это в любое другое время после этой даты. К таким работникам относятся (ч. 6 ст. 2 Закона № 439-ФЗ):

  • работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности; отпуска; отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
  • лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.

В отношении работников, впервые поступивших на работу начиная с 01.01.2021 бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся исключительно в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Заявление с волеизъявлением сотрудника включено в решения системы «1С:Предприятие 8».

Подробнее о сроках поддержки заявления о выборе сотрудником способа получения сведений о трудовой деятельности в учетных программах «1С:Предприятие 8» можно узнать в «Мониторинге изменений законодательства» .

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 подготовить Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности можно в меню Кадры – Электронные трудовые книжки по кнопке Создать. Для каждого сотрудника следует указать один из двух вариантов по желанию сотрудника (см. рис. 1):

  • Ведение бумажной трудовой книжки;
  • Сведения о трудовой деятельности в электронной форме.

По кнопке Заявление для каждого сотрудника будет подготовлено для печати соответствующее заявление, на котором сотрудник поставит подпись. Информация о произведенном выборе будет включена в состав отчета СЗВ-ТД.

Внесение изменений в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры при переходе на ЭТК

Работодателям в первую очередь следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

В частности, изменений могут потребовать:

  1. Книга учета движения трудовых книжек, их бланков и вкладышей. В случае отказа работника от бумажной трудовой книжки отпадет необходимость ведения ее учета. После выдачи бумажной книжки работнику на руки в Книгу учета движения трудовых книжек следует внести дату выдачи трудовой книжки работнику, а также расписку работника о получении трудовой книжки.
  2. Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Некоторые организации оформляют порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек в виде самостоятельного локального нормативного акта. Этот документ не является обязательным и может носить любое название. Тем не менее, если в организации есть такой документ и он предусматривает возможность ведения трудовых книжек только на бумаге, следует внести в него изменения, согласно которым трудовая книжка также может быть электронной.
  3. Трудовые и коллективные договоры. Внесение условий о порядке ведения трудовых книжек в текст трудового договора практически не практикуется. Однако если в договоре все же есть такое условие, следует проверить, не противоречит ли оно новым правилам оформления трудовых книжек, и при необходимости изменить его. Подробнее о том, как внести изменения в трудовой договор, читайте в 1С:ИТС . С порядком изменения условий коллективного договора можно ознакомиться также в 1С:ИТС .
  4. Другие локальные нормативные акты и документы, содержащие правила оформления трудовых книжек. Условия, содержащиеся в таких документах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.
Читайте также:
Претензия работодателю о невыплате заработной платы: образец, составление заявления, требования, письма

1С:ИТС

Подробнее об учете и хранении трудовых книжек см. в «Справочнике кадровика» раздела «Консультации по законодательству».

Представление в ПФР данных о работниках

В связи с введением электронных трудовых книжек работодатели обязаны с 01.01.2020 представлять в органы ПФР новый вид отчетности – форму СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности работника». Введение новой формы связано с переходом на электронные трудовые книжки. Соответствующие изменения внесены в законодательство о персучете Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ.

С 01.01.2020 сведения в Пенсионный фонд РФ работодатели должны представить не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором состоялось какое-либо из следующих событий (п. 7 ст. 1 Закона № 436-ФЗ):

  • прием на работу;
  • перевод на иную постоянную работу;
  • увольнение;
  • представление сотрудником заявления о том, что он просит продолжать вести в отношении него трудовую книжку в бумажном виде;
  • обращение сотрудника с заявлением о представлении ему сведений о трудовой деятельности.

С учетом переноса выходных дней впервые представить сведения в ПФР нужно будет не позднее 17.02.2020 за январь 2020 года (см. письмо ПФР от 28.12.2016 № 08-19/19045).

С 01.01.2021 направлять в ПФР форму персотчетности придется всякий раз после принятия на работу или увольнения работника, но не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу или об увольнении.

Помимо подачи сведений в Пенсионный фонд РФ, на работодателя также возложена обязанность предоставления сведений о трудовой деятельности работника самому работнику в период работы и при увольнении.

Кроме того, работник получит право запросить такие сведения из базы Пенсионного фонда РФ. Сведения о трудовой деятельности работника будут предоставляться по его запросу по отдельной форме. Изначально планировалось, что это будет форма СЗИ-ТД , проект которой ПФР ранее опубликовал на своем сайте, однако позднее Минтруд опубликовал проекты приказов об утверждении других форм :

  • для заполнения работодателем – форма СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»;
  • для заполнения органами ПФР – форма СТД-ПФР «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации».

В связи с переходом на ЭТК Пенсионный фонд РФ подготовил новый порядок электронного документооборота с работодателями . Электронный документооборот между работодателем и ПФР осуществляется при помощи автоматизированной информационной системы Пенсионного фонда РФ нового поколения (АИС ПФР-2). Оператором этой системы является ПФР.

Новый порядок будет действовать начиная с отчетности СЗВ-ТД, поэтому для того, чтобы ПФР смог принять форму СЗВ-ТД, необходимо из программы отправить специальное заявление в ПФР и дождаться положительного результата его рассмотрения.

После обновления ваша программа сама предложит отправить эти заявления.

Если вы пропустите уведомление, то:

  • в программах на управляемых формах необходимо в разделе Уведомления формы 1С-Отчетность нажать кнопку Создать и выбрать пункт Заявление на подключение к ЭДО ПФР;
  • в остальных программах – в форме Журнал обмена с контролирующими органами открыть раздел ПФР, закладка Исходящие документы. Здесь нужно переключить режим отображения на Заявления ЭДО ПФР и нажать кнопку Новый.

В «1С:Предприятии 8» проект формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», электронный формат СЗВ-ТД, форма СТД-Р поддерживаются с выходом очередных версий (см. таблицу).

Читайте также:
Конфискация: что это такое в уголовном праве, изъятие имущества, статья УК РФ

Программа

Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)

(по проекту)

«Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем» (СТД-Р)

Выпуск версии (запланирован)

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) (ПРОФ, КОРП, базовая)

3.1.12.113 от 10.01.2020

3.1.12.113 от 10.01.2020

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 2.5) (КОРП)

Запланировано 2.5.14.х от 31.01.2020

2.5.14.х от 31.01.2020

«1С:ERP Управление предприятием 2»

Запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020

Запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020

«1С:Комплексная автоматизация 8» (ред. 2.0)

Запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020

Запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020

«1С:Управление производственным предприятием 8» (ред. 1.3)

Запланировано 1.3.132 от 30.01.2020

Запланировано 1.3.133 от 27.02.2020

Запланировано 3.0.175 от 30.01.2020

«1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) (ПРОФ, КОРП и базовая)

Запланировано 3.0.75.66 от 22.01.2020

Запланировано 3.0.75.66 от 22.01.2020

«1С:Бухгалтерия 8» (ред. 2.0) (ПРОФ, КОРП и базовая)

Запланировано 2.0.66.110 от 31.01.2020

Запланировано 2.0.66.110 от 31.01.2020

Подробнее о сроках реализации можно узнать в «Мониторинге изменений законодательства» в разделе «Оплата труда».

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предусмотрены подготовка и автоматическое заполнение отчетов СЗВ-ТД и СТД-Р, сохранение файлов отчетов и выгрузка в ПФР в требуемом формате.

Для автоматического заполнения сведений о трудовой деятельности сотрудников СТД-Р и СЗВ-ТД в кадровых документах (Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение) предусмотрен флаг Отразить в трудовой книжке (рис. 2).

Рис. 2. Кадровый документ «Прием на работу»

При установленном флаге Отразить в трудовой книжке доступно поле Трудовая функция.

Это поле добавлено в кадровые документы в соответствии с требованиями ТК РФ о регистрации изменении трудовой функции. Изменение трудовой функции, к примеру, при кадровом переводе может отличаться от изменения должности.

Кадровые документы, предназначенные для отражения в трудовой книжке, регистрируются как Мероприятия (рис. 3) в документах СТД-Р и СЗВ-ТД.

Рис. 3. Табличная часть «Мероприятия» документа «Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СЗВ-ТД»

Документ Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СТД-Р (рис. 4) формируется в меню Кадры – Электронные трудовые книжки по кнопке Создать, предназначен для печати и выдачи сотруднику на руки при его увольнении.

Рис. 4. Документ «Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СТД-Р»

Документ Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СЗВ-ТД (рис. 5) формируется в меню Кадры – Электронные трудовые книжки по кнопке Создать, предназначен для отправки в качестве отчета в ПФР.

Рис. 5. Документ «Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СЗВ-ТД»

Подготовить и отправить в ПФР отчеты СТД-Р и СЗВ-ТД можно из программы с помощью сервиса 1С-Отчетность.

Ответственность за несоблюдение правил ведения ЭТК

Непредставление сведений о трудовой деятельности или представление их с нарушением срока грозит привлечением к административной ответственности за нарушение норм трудового законодательства, то есть по статье 5.27 КоАП РФ (п. 9 ст. 1 Закона № 436-ФЗ).

В частности, за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

1С:ИТС

Об оформлении трудовых книжек работников в электронном виде читайте в «Справочнике кадровика» раздела «Консультации по законодательству».

От редакции. Лекция «Электронные трудовые книжки: нормативное правовое регулирование, подготовка отчета в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)» с участием Н.А. Белянцевой (ПФР) и экспертов 1С состоялась в 1С:Лектории 30.01.2020.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: