Образец составления соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами в 2021 году

Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами

Электронный документооборот может быть удобен контрагентам, которые часто обмениваются большим количеством бумаг. При работе с такой системой можно создать сразу же оригинал документа и, подписав его электронной подписью, отправить партнеру. Если юрлица решили использовать такой способ для обмена документами, то особенности работы с системой ЭДО прописывают в соответствующем соглашении, которое подписывает каждая из сторон. Какая информация должна содержаться в этом документе, рассмотрим в статье.

Коротко об ЭДО между организациями

При электронном документообороте большая часть документов создается в электронном виде и хранится в электронных архивах. Для такой работы компании выбирают специальное программное обеспечение, разработанное компанией — оператором ЭДО, заключают с ней договор и начинают работу. Контрагенты также должны присоединиться к системе, если им удобен такой способ взаимодействия.

Документы подписывают специальной электронной подписью, как обычной, так и усиленной. Посредством ЭДО можно обмениваться различными бумагами. К оформлению и подписанию каких-то из них предъявляются более жесткие требования, а к каким-то — менее.

Внимание! В системе формируется сразу оригинал документа. Если проверяющие органы запрашивают какие-либо документы, можно распечатать им копии или отправить бумагу в электронном виде.

Основные законодательные акты в сфере ЭДО:

  1. ФЗ «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года №63-ФЗ. Регулирует применение электронной подписи, устанавливает порядок пользования данным инструментом.
  2. Приказ Минфина от 10 ноября 2015 года №174н. Посвящен порядку выставления и получения счетов-фактур в электронной форме.
  3. Налоговый кодекс РФ.

Порядок перехода на ЭДО

Переход на ЭДО проходит в несколько этапов:

  1. Переговоры с контрагентами. Если планируется выставлять электронные счета-фактуры и другие важные документы, то сначала нужно договориться о переходе на ЭДО с контрагентом. Переговоры могут проходить в устной или письменной форме.
  2. Выбор оператора ЭДО и заключение с ним договора. Это должны сделать обе компании.
  3. Подписание контрагентами соглашения об ЭДО. В нем прописывают порядок работы с ЭДО и другие особенности.
  4. Установка ПО, приведение всей документации к общему виду, проведение консультаций по работе с электронной подписью, организация электронного архива. Также нужно прописать в учетной политике подробно порядок работы с ЭДО и ЭЦП.
  5. Назначение сотрудников, уполномоченных подписывать документы, и обеспечение их электронными подписями.

Перейдя на ЭДО с несколькими контрагентами, можно разослать остальным письма о переходе на ЭДО и пригласить их присоединиться к системе.

Как составить соглашение об ЭДО между юрлицами

Документ компании разрабатывают самостоятельно, структура должна быть характерной для такого рода бумаг. Текст должен быть хорошо вычитан, не должно быть просторечных и разговорных выражений, стиль нужно использовать официально-деловой.

Как правило, соглашение разрабатывает компания, предложившая контрагенту обмениваться документаций при помощи системы ЭДО. При желании контрагент может предложить внести какие-либо изменения в текст бумаги. Таким образом, в составлении документа могут участвовать обе стороны. Ссылки на законодательные акты должны быть обязательно во избежание в дальнейшем недоразумений.

Соглашение об электронном документообороте может содержать следующую информацию:

  1. Наименование документа, место и дату его подписания.
  2. Наименование организаций, которые заключают соглашение.
  3. Термины и определения, которые содержатся в тексте соглашения. Здесь расшифровываются такие термины, как электронная цифровая подпись, электронный документооборот, направляющая сторона, получающая сторона, управляющий центр и многие другие.
  4. Предмет соглашения. Им являются условия и порядок работы с электронным документооборотом.
  5. Условия действительности квалифицированной электронной подписи.
  6. Признание электронных документов равнозначными бумажным.
  7. Порядок взаимодействия сторон при обмене документами. Здесь можно описать по пунктам работу с каждым типом документов: счетами-фактурами, накладными, различными актами.
  8. Прочие условия.
  9. Порядок разрешения споров.
  10. Срок действия соглашения.
  11. Реквизиты и подписи сторон.
  12. Приложения к соглашению. Как правило, прикладывают перечень и указывают формат электронных документов.

Внимание! Это примерный список пунктов соглашения. При необходимости можно внести все недостающие сведения.

Соглашение об электронном документообороте: правила составления

Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами — это документ с договоренностью контрагентов об обмене информацией удаленно с помощью специального программного обеспечения. Оформляется путем заключения отдельного договора либо включения нового пункта в существующий.

Когда и кому необходимо заключать такое соглашение

Каждый предприниматель и организация самостоятельно решает, какой документооборот удобнее: бумажный или электронный. Взаимодействие с государственными органами все больше переходит в эл. формат, что подталкивает к мысли о возможности перехода на электронный документооборот между организациями и индивидуальными предпринимателями. Последние изменения, как в жизни, так и в законодательстве, заставляют чаще задумываться об экономии времени и оптимизации ресурсов. Что такое ЭДО, чем он отличается от обмена скан-копиями и каковы правила перехода на ЭДО, разберем подробнее. Сейчас почти в каждом договоре прописывается условие о возможности обмена бумагами через направление их скана на эл. почту контрагента. Этот порядок добавляет оперативности в передаче данных, но ЭДО не является. Обычно за скан-копией следует отправление другой стороне договора того же документа в бумажном виде для собственноручного подписания. Есть ситуации, когда обмена сканированными документами недостаточно, например, в случае первички.

Читайте также:
Что такое логистика простыми словами: чем занимается, функциональные области, взаимосвязь с маркетингом, основные принципы, работа отдела логистики

Переход на электронное взаимодействие предполагает наличие у участников контракта эл. подписи при ЭДО, которая позволяет считать эл. документы равнозначными бумажным, подписанным собственноручно, то есть подписывать то же самое в распечатанном виде не требуется. ЭЦП различаются по статусу (ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»):

  • простая;
  • усиленная неквалифицированная;
  • усиленная квалифицированная.

Подписание квалифицированной ЭЦП гарантирует равнозначность эл. документа бумажному в силу указания на это в законе № 63-ФЗ, за исключением случаев, когда, по требованиям законодательства, допускается только бумажная форма. Простая и неквалифицированная эл. подписи гарантируют эквивалентность электронной и бумажной форм, если это предусмотрено нормативными правовыми актами или соглашением между участниками эл. взаимодействия (ст. 6 ФЗ об эл. подписи).

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы получить электронную подпись для ЭДО.

Во всех случаях нужно ли соглашение об электронном документообороте? Нет, не во всех. Если речь идет о подписании документов простой или неквалифицированной подписью, оно требуется. Исключение: если их применение допустимо по требованиям правовых норм. Использование квалифицированной подписи придает юридический статус эл. документу в силу указания на это в законе, но не исключает право сторон заключить дополнительный договор по ЭДО или внести условия о переходе на него в существующий.

Как договориться с контрагентами о переходе на е-документооборот

Использование ЭДО достигается обоюдным желанием сторон, иначе смысла в этом нет, так как теряются все связанные с этим плюсы по обмену данными. Чтобы заинтересовать партнера и склонить его в свою сторону, направьте письмо с соответствующим предложением, указав преимущества такого обмена.

Образец такого письма:

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

ИНН 1234567890/КПП 121001001

456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Генеральному директору ООО «Общество»

Уважаемый Иван Иванович!

Сообщаем Вам, что ООО «Ppt.ru» переходит на документооборот в электронной форме (далее — ЭДО) с использованием программного обеспечения «…» компании «…».

Преимущества использования ЭДО:

  • оптимизация времени на подготовку, согласование, отправку и регистрацию документов;
  • круглосуточный контроль за движением бумаг, оперативность в решении возникающих текущих вопросов;
  • минимизация рисков потери корреспонденции.

Направляем Вам проект соглашения об ЭДО между юрлицами для предварительного ознакомления и рассмотрения вопроса его подписания.

Приложение на 4 л. в 1 экз.

«20» октября 2020

Что написать в соглашении

Содержание включает как положения, обычные для любых сделок, так и положения, обусловленные спецификой правоотношений.

Какие условия включить в соглашение об электронном документообороте с контрагентом:

  • предмет, без договоренности о предмете договор не считается заключенным;
  • определение используемых терминов и понятий;
  • положения о виде ЭЦП и равнозначности эл. документов бумагам на бумажных носителях;
  • права и обязанности сторон, их взаимодействие с удостоверяющим центром;
  • срок действия;
  • способы идентификации уполномоченного лица для случаев подписания простой или неквалифицированной подписью;
  • ответственность сторон;
  • иные положения, например о порядке разрешения споров, реквизиты сторон.

Инструкция: как заключить соглашение об электронном документообороте

Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами — это документ, который устанавливает порядок работы по ЭДО организации-инициатора и ее контрагента.

Когда и зачем требуется

Электронный документооборот, или ЭДО, — это документальное взаимодействие с контрагентами в онлайн-формате. Документацию передают, получают и обрабатывают в электронном, а не бумажном виде.

Для начала взаимной онлайн-работы компании заключают специальное соглашение и указывают такое условие в договоре об электронном документообороте — учреждения соглашаются получать электронные бумаги в установленном порядке. Но прежде чем приступить к обмену по ТКС, обе компании подключаются к системе ЭДО, заключают контракт с одной из лицензированных компаний-операторов и получают ЭЦП (63-ФЗ от 06.04.2011).

Если контрагент не согласен с ЭДО, компании обмениваются документацией в бумажном виде. Если оба учреждения присоединяются к обороту, они формируют оригиналы в системе (приказ Минфина №174н от 10.11.2015). При необходимости бумаги распечатывают и представляют по требованию ведомств.

Риски обмена скан-образами

Закон не запрещает обмениваться скан-копиями документации по электронной почте, но такой обмен не гарантирует безопасность передаваемой информации. Кроме этого, у отправителя нет возможности отследить факт и точную дату получения. В некоторых случаях контрагенты забывают, теряют или не находят нужную бумагу в потоке почты.

Если возникнет необходимость судебного разбирательства, доказать факт получения и ознакомления с письмом практически невозможно. Организации доступны только сведения об отправке. Если оправляете важный документ по электронной почте для ускорения взаимодействия, продублируйте отправку пакета курьерской службой или почтовым отправлением — письмом с описью вложений и уведомлением о доставке.

Читайте также:
Статистическая форма учета перемещения товаров: образец заполнения и бланк на 2017 год

Как перейти на ЭДО с контрагентами

Пошаговая инструкция, как организовать ЭДО.

Шаг 1. Выбрать оператора из списка компаний, аккредитованных ФНС России. Заключить с ним контракт.

Шаг 2. Договориться с контрагентом. Отправьте официальное уведомление о начале работы в новом формате. В письме обозначьте возможность подключиться к ЭДО или оставить действующий порядок. Если контрагент согласен, он самостоятельно выбирает оператора.

Шаг 3. Подписать с партнером соглашение об организации электронного документооборота, но это необязательно, если у обеих компаний действует УКЭП.

Шаг 4. Установить необходимое программное обеспечение. Дополнительно перед стартом проведите разъяснительную работу с сотрудниками, вовлеченными в ЭДО.

Шаг 5. Назначить ответственных лиц за ведение онлайн-обмена. Выпустить УКЭП для тех сотрудников, которым она необходима для подписания бумаг по должностным обязанностям.

Как заключить договор о переходе на ЭДО

Унифицированной формы не предусмотрено. Стороны вправе заключить дополнительное соглашение к основному контракту или оформить отдельную письменную договоренность.

Опишите в договоре основные правила и новый порядок обмена бумагами. Включите в соглашение такие пункты:

  1. Дату и место заключения.
  2. Преамбулу: наименование организаций, Ф. И. О. представителей и правоустанавливающие документы.
  3. Терминологию, которую используют компании.
  4. Предмет: основной пункт в договоре о документообороте, в котором описывают новый порядок взаимной работы.
  5. Условия действительности и юридической значимости КЭП.
  6. Правила взаимодействия с оператором.
  7. Другие важные условия, согласованные компаниями.
  8. Срок действия договоренности.
  9. Разрешение спорных вопросов.
  10. Реквизиты организаций и подписи уполномоченных представителей.
  11. Приложения: перечень документации, которую отправляют в электронном виде, и ее эквиваленты в бумажном виде.

Образец

Вот для примера образец, как прописать в договоре электронный документооборот (шаблон):

ОБ ОБМЕНЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

г. Москва «__» _________ 20__ г.

______________________________ , в лице ___________ _____________ ___, действующего на основании __________, именуемый в дальнейшем Сторона-1, и ______________________________ , в лице ___________ _____________ ___, действующего на основании __________, именуемый в дальнейшем Сторона-2,

вместе именуемые Стороны, заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

1.1. Электронный документ (ЭД) — информация в электронно-цифровой форме, пригодная для обработки в программах системы «1С:Предприятие». Электронный документ может быть формализованным и неформализованным.

1.2. Электронная подпись (ЭП) — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

1.2.1. Квалифицированная ЭП (КЭП) — вид усиленной электронной подписи, ключ проверки которой указан в квалифицированном сертификате, выданном аккредитованным удостоверяющим центром.

1.2.2. Неквалифицированная ЭП (НЭП) — вид усиленной электронной подписи, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи.

1.3. Электронный документооборот (ЭДО) — процесс обмена электронными документами, подписанными ЭП, между Сторонами.

1.4. Оператор — организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между Сторонами.

1.5. Направляющая Сторона — Сторона-1 или Сторона-2, направляющая документ в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи другой Стороне.

1.6. Получающая Сторона — Сторона-1 или Сторона-2, получающая от Направляющей Стороны документ в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

1.7. Документ — общее название документов, которыми обмениваются Стороны настоящего Соглашения.

1.8. Прямой обмен — обмен электронными документами между хозяйствующими субъектами без участия Оператора.

2. ПРЕДМЕТ СОГЛАШЕНИЯ

2.1. Настоящим Соглашением Стороны устанавливают порядок ЭДО во исполнение своих обязательств:

[по Договору № ___от ______];

[по всем заключенным между Сторонами договорам];

[по всем договорам, которые будут заключены в будущем].

2.2. Электронные документы, которыми обмениваются Стороны настоящего Соглашения, могут быть подписаны Квалифицированной ЭП.

2.3. Стороны соглашаются получать электронные документы, перечень и форматы которых приведены в Приложении 1 к настоящему Соглашению (далее — Сфера действия).

2.5. Стороны для организации ЭДО используют квалифицированную электронную подпись, что предполагает получение Стороной-1 и Стороной-2 сертификатов ключа проверки электронной подписи в аккредитованном удостоверяющем центре в соответствии с нормами Закона №63-ФЗ (далее — УЦ).

2.6. Стороны обязаны информировать друг друга о невозможности обмена документами в электронном виде, подписанными квалифицированной ЭП, в случае технического сбоя внутренних систем Стороны. В этом случае в период действия такого сбоя Стороны производят обмен документами на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью, при этом такая форма оригинала документа должна быть зафиксирована приказом руководителя Направляющей Стороны.

2.7. При осуществлении обмена электронными документами Стороны используют форматы документов, которые утверждены приказами ФНС России. Если форматы документов не утверждены, то Стороны используют согласованные между собой форматы.

3. ПРИЗНАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ РАВНОЗНАЧНЫМИ ДОКУМЕНТАМ НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

3.1. Электронный документ, подписанный КЭП, содержание которого соответствует требованиям нормативных правовых актов, должен приниматься Сторонами к учету в качестве первичного учетного документа, использоваться в качестве доказательства в судебных разбирательствах, предоставляться в государственные органы по запросам последних.

Читайте также:
Себестоимость продукции: что это такое простыми словами, плановая и фактическая, понятие и виды

3.2. Подписание электронного документа, бумажный аналог которого должен содержать подписи и (или) печати обеих сторон, осуществляется путем последовательного подписания данного электронного документа каждой из Сторон. Доказательством подписания электронного документа Стороной-2 может являться в том числе ее ЭП с идентификатором подписанного документа, т. е. без повторного приложения самого документа, подписанного Стороной-1.

3.3. Каждая из Сторон несет ответственность за обеспечение конфиденциальности ключей КЭП, недопущение использования принадлежащих ей ключей без ее согласия. Если в сертификате КЭП не указан орган или физическое лицо, действующее от имени организации при подписании электронного документа, то в каждом случае получения подписанного электронного документа Получающая Сторона добросовестно исходит из того, что документ подписан от имени Направляющей Стороны надлежащим лицом, действующим в пределах имеющихся у него полномочий.

3.4. Организация ЭДО между Сторонами не отменяет использование иных способов изготовления и обмена документами между Сторонами в рамках обязательств, не регулируемых данным Соглашением.

4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С УДОСТОВЕРЯЮЩИМ ЦЕНТРОМ И ОПЕРАТОРОМ

4.1. Стороны не позднее 15 дней после подписания настоящего Соглашения обязуются за свой счет получить сертификаты ЭП, которые можно будет использовать в течение всего срока действия данного Соглашения.

4.2. Условия использования средств ЭП, порядок проверки ЭП, правила обращения с ключами и сертификатами квалифицированной ЭП устанавливаются нормативными документами (регламентами) УЦ; по данным вопросам Стороны руководствуются нормативными документами УЦ.

4.3. До начала осуществления обмена электронными документами Стороны должны оформить и представить Оператору заявление об участии в ОЭД, а также получить у Оператора идентификатор участника обмена, реквизиты доступа и другие необходимые данные.

4.4. В случае изменения учетных данных, содержащихся в заявлении об участии в ОЭД в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, Сторона не позднее трех рабочих дней со дня соответствующего изменения представляет Оператору заявление о внесении изменений в ранее сообщенные данные.

5. ПОРЯДОК ВЫСТАВЛЕНИЯ И ПОЛУЧЕНИЯ СЧЕТОВ-ФАКТУР В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ ПО ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫМ КАНАЛАМ СВЯЗИ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ КВАЛИФИЦИРОВАННОЙ ЭП (ЭЦП)

5.1. При выставлении и получении счетов-фактур Стороны руководствуются порядком, закрепленным в приказе Минфина России №174н от 10.11.2015.

6. ПОРЯДОК ВЫСТАВЛЕНИЯ, НАПРАВЛЕНИЯ И ОБМЕНА НАКЛАДНЫМИ И АКТАМИ ЧЕРЕЗ ОПЕРАТОРА

6.1. Направляющая Сторона формирует необходимый Документ в электронном виде в системе ПО, подписывает его КЭП, упаковывает в транспортный контейнер и отправляет через Оператора Получающей Стороне.

6.2. Оператор проверяет адрес и структуру транспортного контейнера и при отсутствии недостатков осуществляет его доставку Получающей Стороне. При этом Оператор фиксирует дату и время получения Документа, формирует Подтверждение даты получения (ПДП) и отправляет его Направляющей Стороне.

6.3. Направляющая Сторона при получении ПДП проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет его в системе ПО.

6.4. При обнаружении ошибок в полученном контейнере Оператор формирует сообщение об ошибке и отправляет его Направляющей Стороне.

6.5. Получающая Сторона при получении Документа от Оператора проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет Документ в системе ПО.

6.6. Одновременно Получающая Сторона не позднее _____________ рабочих дней формирует Извещение о получении (ИОП), в котором фиксирует факт доставки Документа, пописывает ее КЭП и отправляет Направляющей стороне через Оператора.

6.7. Направляющая сторона, получив ИОП, проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет его в системе ПО.

6.8. Получающая Сторона, ознакомившись с Документом, может не позднее одного рабочего дня совершить одно из следующих действий:

6.8.1. Сформировать ответный Документ, подписать его КЭП и отправить Направляющей Стороне через Оператора — в том случае, если Получающая Сторона согласна с содержанием Документа.

6.8.2. При несогласии с содержанием Документа сформировать Уведомление об уточнении (УОУ), указав причину несогласия, подписать его КЭП и отправить Направляющей Стороне через Оператора.

6.9. Направляющая Сторона, получившая ответный Документ либо УОУ, проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет их в системе ПО.

6.10. При необходимости Направляющая сторона не позднее ________ рабочих дней вносит исправления в данные и повторяет действия, установленные п. 6.1. настоящего Соглашения.

7. ПОРЯДОК ПРЯМОГО ОБМЕНА НЕФОРМАЛИЗОВАННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

7.1. Направляющая Сторона формирует необходимый Документ в электронном виде в системе ПО, подписывает его КЭП, направляет файл с документом в электронном виде в адрес Получающей Стороны.

7.2. Получающая Сторона при получении Документа проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет Документ в системе ПО.

7.3. Получающая Сторона, ознакомившись с документом, может совершить одно из следующих действий:

7.3.1. Подписать Документ КЭП и отправить Направляющей стороне — в том случае, если Получающая Сторона согласна с содержанием Документа.

Читайте также:
Регистрация ККТ по новому порядку и ее особенности в налоговой: скачать бланк заявления

7.3.2. При несогласии с содержанием Документа сформировать Уведомление об уточнении (УОУ), указав причину несогласия, подписать его КЭП и отправить Направляющей Стороне через Оператора.

7.4. Направляющая Сторона, получившая ответный Документ либо УОУ, проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет их в системе ПО.

7.5. При необходимости Направляющая сторона не позднее ________ рабочих дней вносит исправления в данные и повторяет действия, установленные п. 7.1. настоящего Соглашения.

8. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

8.1. В случае несоответствия государственного календаря рабочего времени Стороны-2 (Получающей Стороны) с производственным календарем РФ Сторона-2 (Получающая Сторона) обязана направить извещение о получении Документа (счета-фактуры) в электронном виде в первый рабочий день согласно государственному календарю рабочего времени Стороны-2 (Получающей Стороны).

8.2. В случае если Направляющая сторона не получила от Получающей стороны и/или Оператора Получающей стороны, а равно если Оператор Получающей стороны не получил от Получающей стороны извещение о получении Документа (счета-фактуры) от Направляющей стороны и/или Оператора Направляющей стороны и при условии отсутствия от Получающей Стороны уведомления согласно п. 2.7. Соглашения и невозможности для Направляющей Стороны получить от Получающей Стороны информацию о причинах отсутствия извещения, Направляющая Сторона оформляет соответствующий документ на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью, Стороны считают его оригиналом, при этом такая форма оригинала документа должна быть зафиксирована приказом руководителя Направляющей Стороны.

8.3. В случае невозможности и далее производить обмен документами в электронном виде (неполучение извещений о получении электронного документа, отсутствие любого вида связи с Получающей Стороной и пр.) Направляющая Сторона оформляет документы на бумажных носителях в письменном виде и Стороны считают их оригиналами, при этом настоящее Соглашение считается расторгнутым без оформления каких-либо Дополнительных соглашений.

9. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ

9.1. Квалифицированная ЭП, которой подписан документ, признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное.

9.2. При возникновении разногласий относительно подписания с помощью КЭП определенных электронных документов Стороны соглашаются предоставить комиссии, созданной в соответствии с регламентом УЦ, возможность ознакомления с условиями и порядком работы своих программных и технических средств, используемых для обмена электронными документами.

9.3. Все споры, возникающие в связи с исполнением настоящего Соглашения, рассматриваются тем же судом, которому подсудны споры, вытекающие из обязательств Сторон, определенных в п. 2.1. настоящего Соглашения.

10. ДЕЙСТВИЕ СОГЛАШЕНИЯ И ПОРЯДОК ЕГО ИЗМЕНЕНИЯ

10.1. Настоящее Соглашение заключено сроком на _____ месяцев. Соглашение автоматически прекращает свое действие досрочно в случае, если хотя бы одна из Сторон на протяжении одного месяца не будет иметь действительного сертификата КЭП, выданного УЦ.

10.2. Сторона имеет право в одностороннем внесудебном порядке отказаться от исполнения настоящего Соглашения, письменно уведомив об этом другую Сторону не менее чем за 30 дней до расторжения Соглашения.

10.3. Соглашения об изменении, продлении срока действия или досрочном прекращении настоящего Соглашения и приложений к нему заключаются в том же порядке, что и настоящее Соглашение.

11. ПОДПИСИ И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

К Соглашению от ___________

ПЕРЕЧЕНЬ И ФОРМАТ ДОКУМЕНТОВ

«___» ___________ 20__ г.

Сферу действия Соглашения об организации электронного взаимодействия составляет набор описанных ниже документов, которыми Стороны обмениваются в рамках обязательств, возникших

[по Договору № ___от ______];

[по всем заключенным между Сторонами договорам];

[(по всем договорам, которые будут заключены в будущем].

Наименование электронного документа

Формат электронного документа

Равнозначный документ на бумажном носителе

XML, утв. приказом ФНС России №174н от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@?

Как подготовить соглашение об электронном документообороте

Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами — это договор между контрагентами, в котором обговаривается порядок перехода на безбумажный способ ведения делопроизводства. Обычно он осуществляется через оператора ЭДО. Список всех квалифицированных операторов размещен на официальном сайте Федеральной налоговой службы.

  • Как составить заявление на материальную помощь к отпуску
  • Пособие по безработице в 2022 году: размер и порядок оформления выплаты
  • Убыток в декларации по налогу на прибыль
  • Каким будет прожиточный минимум в 2022 году
  • Обзор законодательства за период с 27 по 31 декабря 2021 года

Нормативная база

Обязательно ли заключать соглашение

Юридически значимый электронный документооборот между организациями подразумевает использование цифровой подписи. Согласно Федеральному закону РФ от 06.04.2011 № 63-ФЗ, документ в электронной форме, подписанный квалифицированной цифровой подписью (КЦП), признается равнозначным бумажному, заверенному собственноручной подписью. Таким образом, при подписании КЦП документ признается юридически значимым без заключения отдельного соглашения и выполнения каких-либо дополнительных условий. Достаточно направить контрагенту письмо-уведомление.

Примерный образец письма-уведомления:

О том, нужно ли соглашение об электронном документообороте при обмене первичными документами, подписанными простой или усиленной неквалифицированной цифровой подписью, прописано в ч. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ и в письмах ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372 и Минфина от 24.11.2011 ЕД-4-3/ [email protected] . Они будут иметь юридическую силу только после заключения соглашения.

Читайте также:
Бланк товарного чека: скачать в формате Excel и Word, бесплатный шаблон и пример

В то же время во избежание разногласий его рекомендуется заключить в любом случае. Если его нет, то пункт о порядке использования ЭДО необходимо прописывать в каждом договоре между контрагентами или заключать к ним дополнительные соглашения, регламентирующие весь документооборот в рамках этого конкретного договора (передача уведомлений, формат актов и т. п.).

Как его составить

Законодательно утвержденного шаблона нет. Составленное соглашение об ЭДО между юрлицами должно быть в рамках общепринятых форм договора и содержать условия обмена документацией. В него включается:

  • стороны (наименование, ИНН, адрес);
  • предмет договора;
  • нормативная база;
  • срок действия;
  • используемая система ЭДО;
  • формат;
  • используемая подпись при ЭДО и в каких случаях;
  • порядок внесения исправлений;
  • права и обязанности сторон;
  • порядок разрешения споров;
  • прочие условия;
  • подписи сторон.

Образец (фрагмент)

Соглашение об электронном документообороте

г. Санкт-Петербург 10.11.2020

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» в лице генерального директора Воронова Андрея Викторовича, действующего на основании Устава (далее — «Сторона 1»), и Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава (далее — «Сторона 2») , заключили настоящее соглашение, регламентирующее переход на электронный документооборот (ЭДО) на нижеследующих условиях.

1. Термины и определения

1.1. Цифровая подпись (ЦП) — усиленная квалифицированная электронная подпись, соответствующая требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ и действующему законодательству РФ.

1.2. Оператор ЭДО — организация, обеспечивающая обмен информацией по телекоммуникационным каналам связи между Сторонами в системе ЭДО, предоставляющая для этого необходимую программу. Операторами ЭДО являются ООО «Компания Оператор1», ЗАО «СКБ Оператор2».

2.1. Настоящие правила перехода на ЭДО и порядок обмена документацией составлен в соответствии с действующим законодательством РФ, в том числе ГК РФ, НК РФ, Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ, Приказом Министерства финансов РФ от 10.11.2015 № 174н. Обмен в системе ЭДО осуществляется следующими документами:

  • счет-фактура (в формате XML, утвержденном Приказами ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/ [email protected] , от 13.04.2016 № ММВ-7-15/ [email protected] ;
  • акт об оказании Услуг (в формате XML, утвержденном Приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/ [email protected] );
  • товарная накладная ТОРГ-12 (в формате XML, утвержденном Приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/15[email protected] и утвержденном Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/ [email protected] );
  • акт о приемке выполненных работ (форма № КС-2);
  • справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3);
  • акт сверки взаиморасчетов;
  • счет на оплату;
  • договор, приложение к договору.

2.2. Обмен всеми другими документами осуществляется на бумажном носителе.

2.4. Получение документов в системе ЭДО, подписанных ЦП в порядке, установленном настоящим Соглашением, эквивалентно получению их на бумажном носителе и является необходимым и достаточным условием, позволяющим установить, что ЭД исходит от Стороны, его направившей.

2.5. Стороны обязаны информировать друг друга о невозможности использования системы в случае внутреннего технического сбоя. В этот период обмен документацией осуществляется на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью уполномоченного лица и заверенными печатью организации.

3. Порядок взаимодействия Сторон

3.1. Для участия в ЭД Сторонам необходимо:

а) получить квалифицированные сертификаты цифровых ключей;

б) заключить договор с Оператором;

в) получить у Оператора идентификатор участника ЭД, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к ЭД.

3.2. Сторона формирует необходимый документ в системе ЭДО, подписывает его ЦП, направляет файл с документом в адрес другой Стороны через Оператора ЭД и сохраняет подписанный экземпляр.

3.3. Если Сторона не получила файл с документом, она сообщает о данном факте Оператору ЭД.

3.4. В случае необходимости внесения корректировок направляющая Сторона составляет соответствующее информационное письмо и направляет откорректированный файл и информационное письмо получающей Стороне в порядке, установленном Оператором ЭД.

Операторы ЭДО обычно предлагают отправить соглашение об электронном документообороте с контрагентом непосредственно в системе.

Электронный документооборот между организациями

  • Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия
  • Что такое электронный обмен документами между предприятиями
  • Как перейти на электронный документооборот с контрагентами
  • Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно
  • Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту
  • Письмо о переходе на электронный документооборот
  • Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами
  • Итоги

Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия

Обмен электронными документами между организациями — это один из современных способов взаимодействия контрагентов, бизнес-партнеров и иных заинтересованных лиц. Времена бумажных технологий постепенно уходят. На смену им уже пришли новые, законодательно закрепленные и технически подкрепленные технологии.

Читайте также:
Собственный капитал в балансе: что это такое, строка и формула, значение величины

Первыми на электронный документооборот перешли не отдельные компании или ИП. Система электронного документооборота в ее современном виде затронула большинство бизнесменов десяток лет назад, когда налоговые органы и внебюджетные фонды стали вдруг требовать от налогоплательщиков и страхователей представлять не бумажную отчетность, а ее электронные образы.

С тех пор мы стали постигать все премудрости работы с электронными документами. Постепенно знакомились со спецпрограммами, позволявшими формировать электронные отчеты. Многократно посещали инспекции с одним электронным отчетом из-за невозможности самостоятельно выявить ошибки на стадии его подготовки (контроль происходил только непосредственно в программе контролирующего органа).

Но этот процесс еще нельзя было назвать полноценным документооборотом. Мы только готовили отчеты в электронном виде и на дискетах приносили контролерам. Происходило одностороннее взаимодействие. Сейчас этот процесс значительно прогрессировал и система документооборота заработала практически в полную силу.

Преимуществами электронного документооборота компании стали пользоваться не только при взаимодействии с контролирующими органами, но и внутри бизнес-сообщества между собой.

Далее подробнее поговорим о технологии обмена документами в электронном виде между организациями.

Что такое электронный обмен документами между предприятиями

Что такое электронный документооборот между предприятиями на современном этапе?

Это система работы с документами, когда их оригиналы формируются сразу в электронном виде в режиме безбумажной технологии. И обмен документами происходит тоже электронно.

Такая система эффективна и жизнеспособна только в том случае, если обе стороны электронного документооборота согласовали свои действия и технически готовы обмениваться электронными документами.

О переходе на электронные трудовые книжки читайте в этой публикации.

Важный элемент любого электронного документооборота — электронный документ. Чтобы придать созданному в электронной форме документу юридически значимую силу обеим сторонам электронного документооборота необходимо обеспечить ему 3 важных свойства. Электронный документ должен:

  • Обладать обязательными реквизитами.
  • Соответствовать утвержденному формату.
  • Удостоверяться подписью ответственного лица.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам, необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие. Как это сделать?

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами

Чтобы 2 отдельно взятые системы взаимно и эффективно обменивались документами, нужно прописать все нюансы документооборота в специальном регламенте.

В первую очередь необходимо разобраться, какие электронные документы должны быть подписаны простой электронной подписью, а какие — усиленной. Законодательно допускаемые виды электронных подписей указаны на рисунке.

В электронном документообороте с контрагентами могут участвовать документы разной степени значимости и конфиденциальности. Например, наиболее жесткие требования предъявляются к электронным счетам-фактурам: их нужно подписывать исключительно УКЭП и отправлять через оператора ЭДО (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н). А для внутренних документов компании применение УКЭП не является обязательным. Поэтому компания сама решает, какой подписью будет подписан тот или иной внутренний документ.

В регламенте об электронном документообороте необходимо закрепить порядок подписания электронных документов и очертить круг ответственных лиц, которые вправе их подписывать.

После решения всех регламентных вопросов с контрагентами необходимо выбрать оператора ЭДО, через которого вы будете обмениваться электронными документами, и заключить с ним договор. Кроме того, потребуется решить и иные задачи:

  • Организовать электронный архив полученных и отправленных электронных документов.
  • Внести дополнения в учетную политику в части перехода на электронный документооборот.
  • Обеспечить ответственных лиц электронными подписями.
  • Решить иные организационные и технические вопросы, необходимые для эффективной работы системы.

Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно

Электронный обмен между контрагентами документами в виде их скан-образов практикуется в компаниях давно — со времен появления разнообразных почтовых интернет-сервисов. Для этого не нужно каких-то специальных программ или подключения к операторам ЭДО. Однако простота использования такого способа обмена документами имеет ряд существенных недостатков:

  • Невозможность обеспечения гарантированной безопасности информации.
  • Значительные затраты времени и трудовых ресурсов на перевод бумажного документа в электронный скан-образ.
  • Необходимость в последующей распечатке документа.
  • Невозможность быстрого обмена согласованными документами.
  • Иные недостатки (отсутствие возможности отследить документ, задержки согласования по иерархии в компании и т. д.).

Это приводит к сужению сферы применения подобного способа обмена документами в электронном виде между организациями. Обмен скан-образами используется в основном для тех видов документов, которые не являются для компании юридически значимыми. И высылаются они электронно контрагенту только для ускорения взаимодействия (исполнения условий договоров или решения текущих хозяйственных задач). При этом параллельно бумажный оригинал отправляется по почте или курьерской службой.

Правомерно ли принять к учету в целях исчисления налога на прибыль электронные скан-копии документов, подписанные ЭЦП, если электронный документооборот сторонами не применяется? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к разъяснениям эксперта.

Читайте также:
Авансовый отчет: образец заполнения 2021 года, как правильно оформить

Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту

Иногда в целях внешнего взаимодействия с заинтересованными лицами компании требуется оформить по специальной форме заявление о подключении к электронному документообороту и ряд других документов. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью оформления такого заявления при сдаче электронной отчетности в ПФР.

В этом случае участниками электронного документооборота будут не партнеры по бизнесу, а компания и внебюджетный фонд. Заявление нельзя написать в произвольной форме — его готовый шаблон можно найти на сайте ПФР. Оно должно содержать следующие данные:

  • Реквизиты компании, которая вступает в электронное взаимодействие с фондом.
  • Сведения об операторе связи и используемом средстве криптозащиты информации.

Образец заполнения заявления:

Но одного заявления для электронного взаимодействия с фондом недостаточно. Необходимо также:

  1. До оформления заявления выбрать аккредитованный удостоверяющий центр, обеспечивающий технические нюансы подключения документооборота по ТКС с последующим заключением с ним договора (соглашения) на оказание услуг по передаче электронных документов.
  2. После подачи заявления и проверки его специалистами фонда заключить с ПРФ соглашение о подключении к электронному документообороту. Бланк его можно скачать на сайте фонда.

Электронный информационный обмен компаний с ПФР позволяет без посещения фонда представлять сведения персонифицированного учета, своевременно выявлять и исправлять ошибки в отчетности, решать ряд других задач.

Письмо о переходе на электронный документооборот

Компания сама определяет, как перейти на электронный документооборот с контрагентами. Но в любом случае это переговорный процесс. Предложение о переходе на электронный документооборот может решаться в устной форме, в виде письменного приглашения одного из бизнес-партнеров или путем подписания специального соглашения.

Чтобы письменно предложить контрагенту наладить электронный документооборот, можно направить в его адрес письмо. Рассылка таких писем помогает компании с объемным документооборотом пригласить к электронному взаимодействию новых и действующих партнеров.

В тексте письма в лаконичной форме нужно проинформировать контрагента:

  • О законодательно закрепленной возможности электронного документооборота.
  • Его преимуществах.
  • Формах документов, которыми планируется обмениваться в электронной форме.
  • Действиях, необходимых для перехода на эту систему.

Образец письма о переходе на электронный документооборот (выдержка) представлен ниже.

Можно, не меняя текста письма и подставляя только реквизиты контрагентов, быстро проинформировать их о вашем желании организовать взаимный электронный обмен документами.

Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами

Нюансы безбумажного взаимодействия контрагенты могут прописать в отдельном соглашении об электронном документообороте. Как его составить?

Законодательством не установлены специальные требования к форме и содержанию соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами. Поэтому его состав и содержание определяются его участниками. При этом необходимо соблюдать общие для такого рода документов стилистику и структуру (обязательно описать предмет соглашения, срок действия, реквизиты сторон и иные вопросы).

На рисунке ниже представлены основные (возможные) разделы такого соглашения.

Готовая форма соглашения об электронном документообороте уже составлена экспертами КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе, скачайте бланк, внесите свои реквизиты и соглашение готово.

С особенностями составления соглашений вас познакомят материалы:

Итоги

Электронный документооборот между организациями — это эффективный инструмент взаимодействия партнеров, современный способ обмена информацией и документами. Он позволяет обмениваться необходимыми электронными документами без их распечатки на бумаге и значительно сокращает время на их обработку, контроль и доставку контрагенту.

Чтобы наладить электронное взаимодействие, необходимо согласовать его нюансы. Это можно сделать в устной форме, отправить письмо и (или) подписать отдельное соглашение. Понадобится также решить ряд сопутствующих вопросов (прописать порядок электронного документообмена, установить ответственных лиц, снабдить их электронной подписью и т. д.).

Соглашение об электронном документообороте с ПФР

По закону отчитываться перед Пенсионным фоном в электронном виде должны организации и предприниматели, у которых работает 25 и более человек. Другие могут делать это по собственной инициативе. По данным Пенсионного фонда уже более 80% компаний и ИП направляют персонифицированные сведения по интернету. Соглашение об электронном документообороте с ПФР нужно тем, кто будет отчитываться по телекоммуникационным каналам связи. Расскажем, как подключиться к электронному документообороту.

  1. Что нужно для электронного документооборота
  2. Как заключить соглашение с Пенсионным фондом об электронном документообороте
  3. Заявление о подключении к электронному документообороту ПФР
  4. Особенности составления соглашения на ЭДО
  5. Плюсы сдачи отчетности в ПФР через интернет

Что нужно для электронного документооборота

Чтобы обмениваться с Пенсионным фондом электронными документами, страхователю понадобится:

  1. Договор с оператором электронного документооборота (ЭДО; см. « Что такое электронный документооборот и как он работает »).
  2. Сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

Внимание!

С января 2022 года вступят в силу новые правила. Руководители компаний и предприниматели смогут получить сертификат УКЭП только в ФНС или в ее доверенном удостоверяющем центре (УЦ). Работники и иные уполномоченные лица станут получать ЭП на имя физлиц в коммерческих УЦ. Сертификаты, выданные в 2021 году, в общем случае можно будет применять до окончания срока их действия (см. «Минцифры: действующие электронные подписи можно будет применять в 2022 году»).

Читайте также:
Нормы расхода материалов в строительстве и основные показатели

Как заключить соглашение с Пенсионным фондом об электронном документообороте

Что нужно сделать, чтобы ПФР мог принимать у страхователя отчетность, направленную по телекоммуникационным каналам связи (ТКС)? Существует два основных варианта действий.

Первый вариант — оформить два бумажных документа: заявление и соглашение об электронном документообороте с ПФР. Заявление заполняют в одном экземпляре и подают в региональное отделение фонда. Соглашение — в двух экземплярах и подают в территориальное управление ПФР по месту регистрации. Передать бумаги нужно при личном посещении подразделения фонда.

Второй вариант — направить в ПФР электронное заявление на подключение страхователя к электронному документообороту. Заявление следует заверить электронной подписью. В этом случае второй документ (соглашение) не требуется. На сегодняшний день данный способ доступен не во всех регионах.

Заполните, проверьте и сдайте всю отчетность в ПФР через интернет

Заявление о подключении к электронному документообороту ПФР

Порядок электронного документооборота между страхователями и Пенсионным фондом утвержден постановлением Правления ПФР от 11.03.20 № 178п. В нем говорится, что страхователь должен составить заявление на подключение .

В заявлении, в числе прочего, нужно указать следующую информацию:

  • сведения о страхователе: регистрационный номер и наименование (либо ФИО); страховой номер индивидуального лицевого счета; ИНН и КПП; данные о представителе (если он будет сдавать отчеты);
  • сведения об операторе ЭДО: регистрационный номер и наименование; адрес; телефон и email.

Бесплатно сдать отчетность во все контролирующие органы через оператора ЭДО

В течение двух рабочих дней фонд пришлет страхователю уведомление об удовлетворении заявления (или об отказе, если указаны неполные или ошибочные данные).

Важно

Прежде чем сдать отчетность по ТКС, страхователь должен сделать еще один шаг. А именно передать в фонд регистрационную информацию (сертификат для подписи документов в ПФР, код управления Пенсионного фонда и проч.). Система запомнит данные и станет сверять их с теми, что указаны в отчетах.

Особенности составления соглашения на ЭДО

Как мы упоминали выше, соглашение оформляется в бумажном виде. Оно необходимо, когда заявление на подключение тоже подано на бумаге. Если заявление направлено по ТКС, заполнять соглашение не нужно.

Чья подпись должна стоять на соглашении? Человека, который вправе подписывать отчетность в Пенсионный фонд, и на чье имя выпущен сертификат УКЭП. Чаще всего это руководитель компании. Иногда отчеты подписывает по доверенности другой сотрудник, например, главбух. В этом случае доверенность следует приложить к соглашению на ЭДО.

Добавим, что в некоторых регионах введены свои особенности. Иногда нужно заключить допсоглашение, либо использовать бланк, разработанный специально для данного субъекта РФ, могут попросить заполнить несколько экземпляров соглашения и проч.

Чтобы выяснить все детали, нужно зайти на портал ПФР и в правом верхнем углу выбрать свой регион. Далее перейти в раздел «Информация для жителей региона», открыть вкладку «Страхователям». В ней найти соответствующие данные.

Плюсы сдачи отчетности в ПФР через интернет

Перечислим основные преимущества:

  • не нужно составлять, отвозить в фонд и хранить отчеты на бумаге;
  • экономятся время и трудозатраты бухгалтера (в программе многие данные подставляются автоматически);
  • при использовании для подготовки отчетов веб-сервиса (например, «Контур.Экстерн») все формы и алгоритмы проверки устанавливаются автоматически;
  • отчет можно отправить в удобный момент и получить ответ в течение нескольких часов;
  • если сделаны ошибки, их можно оперативно выявить и исправить.

Как видим, заключить соглашение об электронном документообороте с Пенсионным фондом нужно не только тем, у кого численность застрахованных лиц составляет 25 и более человек. Организации и ИП с меньшим штатом сотрудников тоже выиграют благодаря ЭДО. Ведь они смогут дистанционно, без лишних хлопот, отправлять в фонд все необходимые отчеты. В частности, СЗВ-ТД, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.

Образец составления соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами в 2021 году

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Какие положения обязательно должны содержаться в соглашении об электронном документообороте или в договоре поставки, предусматривающем раздел об электронном документообороте (планируется использование и квалифицированной, и простой электронных подписей)?

Соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.
Соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:
1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.
Законодательство в области электронного документооборота регулируется Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ (далее – Закон N 63-ФЗ), ГК РФ, НК РФ, Федеральным законом “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” и другие, смотрите подробный перечень в материале Коржов В.Ю., Захарова Н.А. Комментарий к Федеральному закону от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ “Об электронной подписи” (под ред. Н.Н. Ковалевой).
В частности, абзац 2 п. 1 ст. 160 ГК РФ предусматривает, что письменная форма сделки считается соблюденной также в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки, при этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ достоверного определения лица, выразившего волю.
Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком (утвержден приказом Минфина России от 05.02.2021 N 14н).
Согласно положениям п. 5 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” от 06.12.11 (далее – Закон N 402-ФЗ) первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа.
Основные правила работы с электронными документами прописаны в Законе N 63-ФЗ.
В п. 1 ст. 4 Закона N 63-ФЗ закреплено право участников электронного взаимодействия использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если по закону нет требования об использовании конкретного вида электронной подписи.
В письме Минфина России от 13.05.2020 N 03-03-06/2/38724 пояснено, что согласно ст. 21 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. До принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой вид электронной подписи (смотрите также письма Минфина России от 25.06.2018 N 03-03-06/1/43489, от 12.09.2017 N 03-03-06/1/58456, от 17.07.2017 N 03-03-06/1/45323, от 21.09.2016 N 03-03-06/1/55073, Энциклопедию решений. Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения).
В ст. 6 Закона N 63-ФЗ закреплены основные условия, при выполнении которых электронные документы, подписанные электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
В соответствии с п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (если нет требования о необходимости составления документа в бумажном виде).
ЭДО с применением простой и неквалифицированной электронной подписи согласно п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ может быть организован организациями только при наличии между ними соглашения о порядке обмена электронными документами (смотрите также письма ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372, от 19.05.2016 N СД-4-3/8904, от 17.01.2014 N ПА-4-6/489). Указанное соглашение должно устанавливать порядок проверки электронной подписи, а также соответствовать требованиям ст. 9 Закона N 63-ФЗ:
– соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи (смотрите также письмо ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372);
– соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:
1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность”.
Иных требований на законодательном уровне к соглашениям об ЭДО на текущий момент нами не обнаружено. Как отмечается в письме Минфина России от 01.08.2011 N 03-07-09/26, формулировка “по взаимному согласию сторон сделки” означает добровольность применения электронной формы документов. При этом специальные требования в отношении порядка согласования волеизъявления сторон не установлены (письмо ФНС РФ от 24.10.2018 N ЕД-4-15/20755). Смотрите также материал “Электронные документы: проблемы и их решения” (интервью с С.В. Разгулиным, заместителем директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России) (Е. Степина, “Актуальная бухгалтерия”, N 11, ноябрь 2011 г.) (Вопрос: А как можно зафиксировать согласие на использование электронных счетов-фактур между контрагентами?).
В соглашении с контрагентом о порядке обмена электронными документами могут также указываться:
– виды документов, которыми можно обмениваться электронно;
– форматы этих документов (утвержденные ФНС России или собственные);
– виды электронных подписей, которыми будут заверяться электронные документы (простая, усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная);
– будут ли документы передаваться через оператора ЭДО или же они будут направляться напрямую с помощью бухгалтерской программы.
Смотрите Примерную форму соглашения об обмене электронными документами, Примерную форму соглашения о совершении электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. Настоящие формы разработаны в соответствии с положениями Закона N 63-ФЗ, Закона N 402-ФЗ, приказом Минфина России от 05.02.2021 N 14н “Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи”.
В отсутствие соглашения, отвечающего установленным требованиям (ч. 2 ст. 6, ч. 2 ст. 9 Закона N 63-ФЗ), обмен сторонами информацией в электронной форме (например, путем переписки по электронной почте) не будет свидетельствовать о подписании документов, имеющих юридические последствия в отношениях сторон (смотрите постановления Девятого ААС от 25.05.2018 N 09АП-19014/18 и от 30.08.2017 N 09АП-36590/17). Это связано с тем, что в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок электронной подписи (речь идет только о простой или неквалифицированной ЭП) допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон, в противном случае письменная форма сделки не может считаться соблюденной.
Соглашение об использовании электронной подписи не требуется оформлять в отношении каждого договора, заключаемого сторонами (хотя такой вариант законодательству не противоречит). В соответствии со ст. 3 Закона N 63-ФЗ электронный документооборот между организациями ведется по соглашению сторон об обмене электронными документами. Для осуществления электронного документооборота необходимо заключить договор с оператором электронного документооборота, установить специальное программное обеспечение, разработать порядок электронного документооборота, назначить ответственных лиц, установить порядок создания, передачи и хранения электронных документов. Как правило, все указанные вопросы и находят отражение в соглашении, заключаемом контрагентами.
При наличии соглашения об использовании электронной подписи нет необходимости ссылаться на него (или на Закон N 63-ФЗ) в каждом договоре, заключаемом сторонами. Однако включение в договор соответствующих положений действующему законодательству противоречить не будет.

Читайте также:
6-НДФЛ и 2-НДФЛ: контрольные соотношения за 2021 год

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
– Шестакова Е.В. Договоры в электронной форме: правовые риски и судебная практика. – “Право Доступа”, 2020;
– Вопрос: Возможно ли подписание сторонами договоров с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи путём обмена документами через электронную почту, а не через оператора электронного документооборота? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2020 г.);
– Подписание соглашения об ЭДО (Е.Е. Каравайкина, журнал “Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение”, N 9, сентябрь 2020 г.);
– Вопрос: При переходе на электронный документооборот с контрагентами какие документы должны быть оформлены внутри организации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2021 г.);
– Вопрос: Необходимость наличия соглашения между контрагентами при использовании электронной цифровой подписи (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2021 г.);
– Вопрос: Нужно ли подписывать какое-либо соглашение для обмена юридически значимыми документами через ЭДО или достаточно принять приглашение в системе ЭДО (типа Диадок)? Нужно ли в договоры включать формулировку про ЭДО или достаточно закона про ЭЦП? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2019 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Андреева Людмила

Ответ прошел контроль качества

30 сентября 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 2022. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания “Гарант” и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”. Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО “НПП “ГАРАНТ-СЕРВИС”, 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Читайте также:
Расторжение ДДУ: как расторгнуть договор долевого участия в одностороннем порядке по инициативе дольщика по 214 фз в 2021 году

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: