Образец служебной записки на командировку: порядок оформления с примерами

Служебная записка на командировку – образец 2021

  • Чем обычно подтверждают даты командировки
  • Как оформить служебную записку на командировку
  • Итоги

Чем обычно подтверждают даты командировки

Для оформления служебной поездки действуют всего 2 документа:

  • распоряжение (приказ) работодателя о направлении в командировку;
  • отчет работника о расходах по командировке (авансовый отчет).

Важным показателем для служебной поездки является ее фактическая продолжительность (количество дней нахождения в ней), от которой зависит общая сумма начисляемых работнику суточных.

В приказе о командировке обычно указываются ориентировочные даты отъезда и приезда, а фактические дни пребывания в командировке можно подтвердить несколькими способами (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

  • при наличии проездных документов — по датам, указанным в них, с учетом времени, которое необходимо для того, чтобы добраться до места отправления (прибытия) транспорта, если оно находится за пределами населенного пункта отъезда (приезда);
  • при отсутствии проездных документов — по датам документов о проживании. При этом даты отъезда и приезда можно обосновать служебной запиской, поясняющей способ отъезда в командировку и возвращения из нее;
  • при отсутствии и проездных документов, и документов о проживании — служебной запиской, ссылающейся на иные подтверждения дат пребывания в командировке, одним из которых может быть документ, составленный принимающей стороной.

О том, попадут ли под НДФЛ расходы на проживание, возмещенные без документов, читайте в статье «Как быть с НДФЛ, если документы о проживании в командировке отсутствуют?».

Как оформить служебную записку на командировку

Отсутствие проездных документов обычно возникает при служебной поездке в одну или обе стороны на транспорте, не являющемся общественным. Это могут быть поездки:

  • На служебном автомобиле.
  • Личном транспорте.
  • Транспорте третьих лиц (по доверенности или в качестве пассажира). Возможность использования второго варианта (он отсутствует среди перечисленных в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) подтверждает письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427.

Такой способ отъезда-приезда окажется возможным только при наличии предварительного разрешения работодателя и должен подтверждаться документами, свидетельствующими о реальном использовании транспорта. Основным из них будет путевой лист, оформленный на то транспортное средство, в отношении которого получено предварительное согласование. Косвенными подтверждениями явятся платежные документы на расходы, осуществленные по пути следования. Даты и наименования населенных пунктов в них должны соответствовать периоду и маршруту следования в место назначения.

О документе, устанавливающем особенности расходов, принимаемых работодателем при командировках, читайте в статье «Положение о служебных командировках – образец 2021».

Документальное подтверждение фактов, изложенных в служебной записке, является обязательным условием удостоверения реальности перемещения командированного. Не имеющая таких подтверждений служебная записка сама по себе не может считаться оправдательным документом, свидетельствующим об использовании служебного, личного или чужого транспорта для поездки в командировку (письмо МФ РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Соответственно, в случае отсутствия документов и на проезд, и на проживание наиболее разумным будет взять в месте командирования документ, подтверждающий пребывание командированного в месте назначения, и, главное, зафиксировать документально даты нахождения его там. Документ можно оформить в виде справки, имеющей подпись ответственного лица принимающей стороны и ее печать. Эта справка станет приложением к служебной записке командированного, обосновывающей даты нахождения в поездке.

Скачать бланк служебной записки на командировку можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Вариант документа, который может послужить образцом служебной записки на командировку, можно увидеть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

Скачать образец служебной записки на командировку

Итоги

При отсутствии проездных документов даты нахождения в командировке могут быть подтверждены служебной запиской работника, направленного в командировку. Записка должна сопровождаться документальными свидетельствами фактов, изложенных в ней.

Образец служебной записки на командировку: порядок оформления с примерами

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

  • распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
  • заказать звонок оператора и т.п.,
  • посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Командировка — это поездка по делам компании, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит вдалеке от обычного места работы, а её срок оговаривается работодателем. Не считается командировкой работа проводника поезда или курьера.

Читайте также:
Должностная инструкция аналитика: обязанности менеджера, ведущего, инженера и аналитика отдела продаж

Согласно ст. 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Ст. 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Этапы оформления командировки

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нём указывают:

  • что может быть целью рабочей поездки;
  • кого могут отправлять в командировку;
  • каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
  • какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников

Ссылка на законодательство

Можно, если речь идёт о спортсменах и творческих работниках

Сотрудники, работающие по ученическому договору

Можно, только если командировка связана с ученичеством

Сотрудники с ограниченными физическими возможностями

Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации

Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников:

  • женщины, имеющие детей до 3 лет;
  • отцы и матери или опекуны, единолично воспитывающие детей до 14 лет;
  • родители детей с ограниченными физическими возможностями;
  • родитель ребёнка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
  • многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;
  • сотрудники на больничном по уходу за членами семьи.

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только с письменного согласия. Об этом говорится в статьях 259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Раньше требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

  • кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
  • куда;
  • в какие даты и на сколько календарных дней;
  • зачем (цель поездки).
  • кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные из перечисленного аванса, а где-то — уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела кадров.

Читайте также:
Профстандарт директора по персоналу: требования к специалисту и применение стандартов в области управления персоналом

Многим организациям удобнее заключить договор с определённым сервисом и покупать билеты с корпоративного счёта. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести корпоративный аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного баланса. Подробнее о сервисе Туту Командировки

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой, например питания. Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на своё усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолёт в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жильё, транспорт и другие служебные цели.

8. Отчёт о командировочных расходах

После поездки командированного остаётся только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:

  • собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные талоны);
  • заполнить авансовый отчёт;
  • если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведён перерасчёт. Если командированный получил больше, чем потратил, придётся вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт командированного.

Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.

Отчётные документы

На жильё

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счёт-фактуру.

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчётный документ.

На транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. При покупке билета на Туту.ру на электронную почту придут два чека — на билет и на сервисный сбор. К отчёту надо приложить оба распечатанных чека, а также распечатанный электронный билет.

Тем, кто летит самолетом, надо иметь распечатанную маршрутную квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это документы строгой отчётности.

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси, если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов.

На другие расходы

Остальные расходы определяются положением о командировках в компании. Например, некоторые организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.

* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Читайте также:
Алименты на ребенка: сколько процентов от зарплаты на 2021 и 2021 год по новому закону, сумма на одного, двоих и более детей, как высчитываются, максимальный процент

Еще можно почитать

Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки другим? Зарегистрируйте на Туту.ру корпоративный аккаунт и оплачивайте билеты с баланса компании. Подробнее

Служебная записка на командировку: зачем нужна и как ее составить

Для оформления командировки руководителю достаточно выпустить приказ и ознакомить с ним работника. А сотрудник после возвращения составляет и передает в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами. Кроме того, внутренним документооборотом могут быть предусмотрены и другие документы — заявления, распоряжения и т.д. Но в некоторых случаях работодателю понадобится один особый — служебная записка. О ней и расскажем сегодня. Также вы сможете скачать готовый образец.

Зачем нужна служебная записка

Какие обычно в командировке возникают расходы:

  • проезд;
  • проживание;
  • суточные.

Кроме того, могут быть расходы на материалы, страховку, оплату пошлин и т.д. Но основных затрат всего три.

  • Чтобы подтвердить стоимость проезда, работник предъявляет проездные документы — билеты, квитанции, посадочные талоны и т.п.
  • Проживание подтверждается счетом, актом из гостиницы, договором на аренду жилья, чеками.
  • Суточные не требует документального подтверждения. Для их расчета достаточно приказа, в нем ведь указаны даты командировки. Правда точно определить суточные по приказу можно не всегда.

Представим себе, что работник должен был поехать в командировку поездом, прожить в гостинице четыре дня и вернуться. Но в итоге обстоятельства сложились так, что он отправился в поездку на личном автомобиле; вместо гостиницы, на которую рассчитывали изначально, ему пришлось снять посуточно квартиру по договору, а в командировке он пробыл меньше времени, чем планировалось.

В итоге то, что указано в приказе, и фактические условия командировки отличаются. К тому же, даже если в приказе было указано, что сотрудник направляется в поездку на своем авто, бухгалтер может не знать подробностей — какой это автомобиль, например.

Конечно руководитель может издать еще один приказ, которым утвердит новые сроки и способ проезда, но для этого может использоваться и служебная записка. Работнику достаточно изложить в ней обстоятельства, приложить документы, а руководителю завизировать расходы.

В п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» устанавливается, что:

  • Срок пребывания в командировке по факту определяется документами на проезд. Если же он отправился в поездку на служебном, собственном или ином транспорте ( например, арендованном ), то срок указывается в служебной записке, а подтверждением служат прилагаемые к ней документы.
  • Если же и проездных документов нет, то срок будет определяться по документам о найме помещения для проживания.
  • Когда нет ни тех, ни других документов, тогда в служебной записке нужно просто указать фактический срок командировки, а подтвердить ее должен сотрудник принимающей стороны. Например, это может быть руководитель компании, в которую был направлен сотрудник .

Работодатель, в Положении о командировках или ином внутреннем нормативном акте, может предусмотреть и иные сведения, которые необходимо включить в записку (это не противоречит закону, ведь ни утвержденной формы служебной записки, ни жестких требований по ее заполнению нет). Это могут быть: данные об автомобиле, объяснения (например, почему сотрудник вместо гостиницы арендовал квартиру или задержался в дороге), информация об итогах командировки (ранее для этого использовался отчет о командировке, но он не является обязательным документом и его вполне можно объединить с запиской).

Благодаря служебной записке бухгалтер сможет точно определить, за какое количество дней нужно выплатить работнику суточные, узнать, на каком именно транспорте он ездил, где проживал, есть ли подтверждающие документы для этих расходов и почему сведения отличаются от указанных в приказе (если такие отличия есть).

Служебную записку следует составлять на имя непосредственного начальника или того, кто направлял сотрудника в командировку и санкционировал расходы. Именно после того, как ответственное лицо (лица) завизирует расходы, записка должна попасть к бухгалтеру, чтобы он принял ее к учету.

Какие документы приложить к служебной записке

Что касается проезда , то главным документом будет путевой лист . Проверяющие настойчиво его требуют и он содержит все необходимые данные — сведения об автомобиле, водителе, маршруте, километраже, расходе и марке топлива (например, если сотрудник расходовал бензин АИ 92, а принес чеки на дизтопливо — возместить такие расходы ему нельзя, т.к. этот вид топлива он не мог использовать в своем авто).

Читайте также:
Профстандарт специалиста по охране труда и его должностная инструкция на 2021 год: требования к квалификации инженера по промышленной и экономической безопасности, скачать образец

А вот остальные документы зависят от того, на каком именно транспорте работник передвигался.

Т.к. автомобиль или в собственности, или в аренде у организации, то есть договоры, карточки учета и т.п. Поэтому документы на само авто не понадобятся. Зато нужны документы по расходам на топливо — чеки.

Если сотрудник покупал топливо по корпоративной карте, то следует указать это в служебной записке. Подтверждающим документом об оплате будет выписка со счета.

Как правило, для того, чтобы такие расходы понести, работник должен предварительно согласовать с работодателем аренду (каршеринг), особенно, если изначально предполагался другой вариант поездки.

Планы на командировку могли измениться:

  • из-за аварии на железной дороге;
  • отсутствия билетов;
  • значительной задержки рейса;
  • производственной необходимости (к примеру, объект, на который необходимо добраться, находился в местности, куда можно доехать только на авто).

Если использование авто было внеплановым, сотруднику стоит дать пояснения — с чем связан выбор транспорта. Также необходимо предъявить такие документы как — договор аренды, чеки, акт приемки-передачи авто, акт оказания услуг (при аренде необязателен).

Если авто арендовано у физического лица вместо чека можно предъявить выписку со счета карты, подтверждающую перевод денег, расписку в получении наличных или чек из приложения «Мой налог», если физлицо является самозанятым.

Оплата таких расходов может происходить несколькими способами. Если это авто организация брала в аренду у сотрудника на время командировки, то нужно смотреть условия договора аренды:

  • Если по договору в сумму аренды входят все сопутствующие расходы, в т.ч. топливо, то в авансовый отчет эти затраты не попадут. Они будут выплачены сотруднику по договору в сумме вознаграждения. В служебной записке достаточно сослаться на договор, к которому должны быть приложены копии (внесены сведения) водительского удостоверения и документа о праве собственности на авто.
  • Если ГСМ не входят в сумму аренды, то их расход можно компенсировать сотруднику отдельно, в т.ч. по авансовому отчету о командировке. Для этого нужно приложить чеки на бензин к отчету и указать на эти расходы в служебной записке.

По датам чеков можно косвенно определить сроки командировки и места, где побывал сотрудник. Если, например, он был командирован в Москву из Санкт-Петербурга, а чек на бензин у него из Тулы, то маршрут явно не совпадает и нужно запросить дополнительные объяснения или снять данные расходы из авансового отчета.

Главное — в служебной записке нужно отразить причины, по которым были понесены конкретные затраты. Примеры ситуаций, когда это может потребоваться:

  • Работник проживал не в гостинице, а арендовал квартиру.
  • Класс номера в гостинице выше, чем положено по положению о командировках

Кстати, тоже можно сказать и о проезде в поезде или самолете, если сотруднику положена оплата за эконом, а он купил билеты в бизнес-класс, то должен объяснить свой выбор. Если это было пожеланием сотрудника — лететь классом получше, то ему могут компенсировать только часть стоимости билета, соответствующую эконом-классу (для этого работник может запросить у перевозчика справку о стоимости). Если же билетов эконом-класса не было, а полет нельзя было перенести, то руководитель может решить компенсировать полную стоимость билета.

  • В счет включены дополнительные услуги — оплата стоянки, питания, интернета, бара и т.д.

Обратите внимание! В подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК указано, что принять в налоговом учете (по налогу на прибыль и аналогично для целей УСН) расходы на обслуживание в барах, ресторанах, в номере гостиницы нельзя (при условии, что такие услуги выделены в счете отдельно). Если же расходы включены в стоимость номера (например, по принципу all inclusive, «все включено») и отдельно не выделяются, то принять их в расходы можно.

Возместить сотруднику такие расходы и учесть их в бухгалтерском учете можно в любом случае, достаточно утверждения авансового отчета руководителем.

Наконец о суточных . Если иным образом утвердить срок пребывания в командировке нельзя, то бухгалтеру придется ориентироваться на отметки в служебной записке. Например, там может быть указано следующее:

Т.е. сделана отметка принимающей стороной. В форме служебной записки можно заранее предусмотреть соответствующие графы. Или приложить такое подтверждение как отдельный документ (справку).

Документальное подтверждение изложенных в служебной записке обстоятельств — обязательно. Без подтверждения, все, что написано в документе — только ничем не подкрепленные слова работника.

Образец служебной записки

Форма служебной записки может быть заранее разработана организацией и включена в комплект документов, участвующих в документообороте.

Читайте также:
Целевой инструктаж по охране труда: порядок проведения, кто проводит и в каких случаях

Целесообразно сделать бланк приложением к Положению о командировках, с которым нужно знакомить работников под роспись. В этом случае они также должны будут ознакомиться с формой и требованиями по ее заполнению.

Образец вы также можете скачать вот тут .

Читайте и другие статьи по теме командировок и авансовых отчетов из нашего блога:

Как оформить служебную записку на командировку

Кто и когда должен составлять

В больших компаниях с объемным внутренним документооборотом и развитой иерархической системой принято запрашивать согласие руководителя на направление сотрудников в служебную поездку, составляя специальный документ — служебную записку. Но есть и еще одна ситуация, когда такая бумага необходима.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и Постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 N 771, служебная записка о командировке составляется работником после возвращения. Конкретные сроки представления в законодательстве не прописаны, поэтому допускается ее сдавать либо в тот рабочий день, когда поездка закончилась, либо на следующий рабочий день после ее завершения.

Очень важно приложить документы, подтверждающие имевшиеся расходы на топливо, стоянку, иные цели. Только при наличии первичных для учета бумаг можно будет компенсировать затраты работника. На базе одной «служебки» доказать использование личного транспорта для проезда к месту назначения и обратно нельзя, подчеркивается в письме Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368.

Образец и правила составления

В законодательстве не прописано требований, которым надо следовать при составлении «служебки», поэтому ее можно составлять в свободной форме, но с учетом определенных требований.

  1. Используйте лист форматом А4. Если у компании есть фирменный бланк, то разъяснения лучше составлять именно на нем.
  2. Адресуйте лицу, которое принимает решение о направлении в командировку, например, руководителю организации. Его должность и Ф.И.О. прописываются в правом верхнем углу.
  3. Ниже уточните, кто является автором, а кто — командированным. Также вписывается его должность и персональные данные.
  4. Примерно во второй трети листа по центру или вверху слева укажите название бумаги. Точка в конце не ставится.
  5. Подробно объясните, по каким причинам, с какими целями, кто и на какой срок должен быть направлен в командировку.
  6. Поставьте дату составления и подпишите ее.

Образец служебной записки о направлении в командировку

Записка по итогам служебной поездки

Если служебная записка составляется как отчет о командировке, к правилам, изложенным выше, добавляются такие:

  1. Дополнительно необходимо указать, использовался ли личный либо рабочий транспорт. Если да, то вписываются государственные регистрационные номера транспортных средств, а также данных о водителе. Кроме того, в этом разделе стоит уточнить время отправки и возвращения, поскольку это позволит точно определить длительность поездки.
  2. Важно отразить и условия проживания — в нашем примере работник сообщает, что проживал у родственников.
  3. Следующий раздел – приложения. В нем надо прописать, какие именно первичные документы предоставлены, чтобы подтвердить командирование. Это может быть путевой лист, кассовые чеки с заправок, квитанции на парковку, отчет о выполненной работе и т.п. Поскольку перечень оправдательных бумаг ничем не регламентирован, чем больше чеков, квитанций и счетов будет приложено, тем проще бухгалтеру списать расходы на командировку.

Образец служебной записки на командировку 2020

Документ отдается в бухгалтерию, где его регистрируют, передают на согласование с руководством, а затем используют по назначению.

Если незапланированные поездки по работе — частое явление в компании, в одном из ее внутренних актов можно утвердить образец или бланк служебной записки. Тогда работникам будет проще отчитываться, а бухгалтеру – вести учет и списывать расходы.

Особенности при командировании ИП и директора

Когда речь идет о командировании наемных работников, ничего сложного нет. А если по работе в другой населенный пункт отправляется индивидуальный предприниматель? Надо ли ему подтверждать поездку и расходы на нее? В письме Министерства финансов от 05.07.2013 № 03-11-11/166 сказано, что в принципе в рабочие поездки направляют наемных работников, а сам на себя ИП может ничего не делать. Однако лучше перестраховаться и такой документ написать, а также приложить доказательства. В таком случае у налоговиков не будет оснований подозревать предпринимателя в каких-то схемах по уклонению от налогообложения.

Читайте также:
До скольки лет платят детское пособие

Что касается директоров, то распространено мнение, будто им тоже разрешается не составлять «служебки». Объясняется это тем, что директор сам подписывает приказ о командировании, поэтому не имеет смысла дублировать его текст. Но с точки зрения налогообложения такая позиция неверна. Ведь, «служебка» составляется именно для того, чтобы подтвердить длительность командировки и расходы. И одного приказа в этом случае будет недостаточно.

Служебная записка: как написать, примеры и образцы

Во многих компаниях внутренняя коммуникация происходит при помощи служебных записок. Является ли этот документ обязательным, или можно обойтись без письменных «служебок»? Ответ на этот вопрос — в нашей статье. Также поговорим о том, какие бывают разновидности записок, как их правильно оформлять и хранить.

  1. Что такое служебная записка
  2. Виды служебных записок
  3. Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной
  4. Правила составления служебных записок
  5. Как написать служебную записку
  6. Образец служебной записки
  7. Бланки для скачивания
  8. Срок хранения служебной записки
  9. Как подавать служебную записку в электронном виде

Что такое служебная записка

Обычно служебная записка составляется для решения рабочих вопросов различного характера (организационного, информационного, технического, хозяйственного и т.п.). Ее автором может быть любой сотрудник компании. Цель составления документа также может быть различной: извещение о каком-либо событии (как произошедшем, так и предстоящем), запрос информации, выдача инструкций, согласование действий или решений и т.д.

Исходя из этого, можно дать следующее определение служебной записки. Это документ внутренней деловой переписки организации, который содержит пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию.

Не стоит думать, что «служебка» — ненужная бюрократия, и в век информационных технологий ее может заменить переписка в мессенджерах или телефонный звонок. Зачастую необходимо составить именно официальный документ, который можно будет использовать в общении с контролирующими или судебными органами. Так, правильно оформленная служебная записка поможет отстоять деловую цель тех или иных затрат или обосновать размер расходов. А в кадровом делопроизводстве «служебка» нужна, например, чтобы начать процедуру применения дисциплинарных взысканий.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Виды служебных записок

Можно выделить следующие разновидности служебных записок.

Докладная. В ней автор (сотрудник, руководитель) извещает адресатов (руководство, других сотрудников) о какой-либо внутренней ситуации, сложившейся в компании. Например, об отзыве сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью, о самоизоляции после возвращения из неблагополучного региона, о переводе на «удаленку» и проч.

Заказать электронную подпись для работы с личным кабинетом на mos.ru Получить через час

Пояснительная. Такая «служебка» содержит сведения о каких-либо внутренних процессах в организации. Например, о введении новой электронной системы работы с рекламациями. Или о переводе внутрикорпоративных коммуникаций в электронную форму — хелпдеск, форумы и т.п.

Объяснительная. В такой записке раскрывают причины той или иной проблемы, события или нарушения. Например, причины допущенных ошибок, выпуска бракованной продукции, выхода из строя оборудования или ПО.

Аналитическая. Она служит для направления сообщения о текущей обстановке или собранной информации по той или иной проблеме. В частности, в такой записке могут быть изложены выводы по итогам внутренних проверок. Либо результаты применения новых материалов и методов, использования программ в тестовый период и т.п.

Материальная. Такие «служебки» нужны, чтобы запросить те или иные ресурсы. Например, закупить канцелярию, компьютеры, СИЗ; отремонтировать или заменить оборудование и проч.

На практике часто происходит смешение перечисленных типов. То есть один документ может содержать элементы сразу нескольких разновидностей «служебок». К примеру, пояснительная записка может быть также и аналитической, если в нее включается не только объективная информация по тому или иному вопросу, но и перечень мероприятий по устранению выявленных недостатков.

Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной

Законодательство не делает различия между служебными, докладными и объяснительными записками. К примеру, в разделе 2 Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии (утв. постановлением ЦИК России от 20.01.16 № 321/1831-6) есть такое определение: «докладная (служебная) записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».

Читайте также:
Заявление на аванс: образец, как написать, выдача заработной платы

Поэтому различия между указанными видами «служебок» заключаются исключительно в их содержании. В зависимости от того, какая информация включена в документ — пояснительная, объяснительная, справочная (докладная) или аналитическая — он может именоваться соответственно пояснительная записка, объяснительная записка, докладная записка. В то же время каждый из названных типов документа можно называть просто «служебная записка».

Правила составления служебных записок

Каких-либо унифицированных правил не существует. Поэтому составлять записки можно в произвольной форме. В то же время, если тот или иной вид «служебки» используется в делопроизводстве достаточно часто, работодатель вправе прописать в локальном нормативном акте требования к ее оформлению.

Составлять локальные акты по готовым шаблонам и готовить всю кадровую отчетность

При составлении «служебок» желательно ориентироваться на общие правила делопроизводства, установленные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — ГОСТ; утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст). В частности, стоит придерживаться общих требований к созданию документа (разд. 3 ГОСТ), а также правил оформления реквизитов (разд. 4 и 5 ГОСТ).

Что касается содержания записки, то обычно ее текст состоит из двух частей. Сначала излагаются факты, послужившие поводом для составления документа. А затем делаются выводы, даются предложения или запрашивается разрешение на совершение тех или иных действий.

Как написать служебную записку

Сначала нужно указать адресат (или несколько адресатов) «служебки». Обычно таковыми являются должностные лица организации. Соответствующий реквизит принято проставлять в правой верхней части документа. При этом наименование должности указывается в дательном падеже (т.е. отвечает на вопрос «кому?» — директору, начальнику). А потом вносятся фамилия и инициалы получателя записки (п. 5.15 ГОСТ).

Затем по центру документа проставляется его наименование (п. 5.9 ГОСТ). А ниже можно разместить заголовок, отражающий краткое содержание «служебки» и дающий пояснение о том, на какую тему она составлена (п. 5.17 ГОСТ).

Далее следует текст документа. Здесь отражаются обстоятельства, послужившие основанием для составления служебной записки, приводятся аргументы. После этого излагается непосредственно просьба либо сообщение. В этой части документа инициалы следует также указывать после фамилии.

При обозначении адресата и в тексте «служебки» инициалы указываются после фамилии. А при расшифровке подписи — перед ней.

Обменивайтесь электронными документами с сотрудниками Входящие бесплатно

Составление документа завершается проставлением подписи. Она включает название должности автора (если «служебка» оформляется не на бланке организации, также указывается наименование компании), собственно подпись и ее расшифровку. При этом сначала указываются инициалы, а потом фамилия. Если документ составляется несколькими лицами, которые занимают в организации разное положение, то их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей (п. 5.22 ГОСТ).

И заключительный штрих — проставление даты (а при необходимости также и времени) подписания. Эти сведения располагаются под подписью. Указать дату можно одним из двух способов. Либо арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.10.2021, либо словесно-цифровым способом: 5 октября 2021 г. (п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

При указании даты цифрами, разделенными точками, первые два реквизита всегда содержат 2 цифры (т.е. 5 января надо указать как 05.01), а буква г. после указания года не проставляется. Если же дата указывается словесно-цифровым способом, то цифра 0 перед днем не используется (т.е. пишется 5 января, а не 05 января), а после указания года проставляется буква г.

Образец служебной записки

Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные в веб‑сервисе

Оформление служебной командировки

Работникам НИУ ВШЭ в случае возвращения из стран с неблагоприятной ситуацией, связанной с распространением коронавируса:

  1. Обеспечить самоизоляцию по месту проживания на срок 14 (четырнадцать) календарных дней со дня возвращения в Российскую Федерацию, в ходе самоизоляции не посещать работу, минимизировать время нахождения в общественных местах;
  2. Незамедлительно сообщать руководителю о возвращении ;
  3. Руководители обязаны проинформировать Управление персонала о самоизолированных работниках по электронной почте personal@hsе.ru с указанием ФИО и должности работника, страны, даты возвращения, дат изоляции.

Уважаемый Работник, если Вы планируете служебную командировку на территории приграничных зон Российской Федерации, Вам надлежит неукоснительно соблюдать правила нахождения в этих районах! Просим Вас ознакомиться с памяткой.

Новые поля в форме Служебной записки

В рамках сбора и обработки информации об исходящей мобильности работников Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики» в форму Служебной записки на командировку добавлены новые поля, обязательные для заполнения:

Читайте также:
Можно ли подать на алименты задним числом в 2021 году, как взыскать на практике за прошлый период, судебная практика

В поле «Тип мероприятия» вносится информация о характере мероприятия, на которое оформляется командировка.

Для научных и образовательных мероприятий в поле «Направление» вносится информация о предметной области, к которой относится мероприятие.

Формат участия в мероприятии отражается в поле «Степень участия».

Порядок оформления СЗ в СЭД

Шаг 1

Скачать шаблон служебной записки на сайте Управления персонала:

Командировка по России

Оформляется не позднее, чем за 7 рабочих дней до даты начала командировки.

Оформляется не позднее, чем за 10 рабочих дней до даты начала командировки

Шаг 2

Заполнить СЗ в соответствии с инструкцией
Инструкция по заполнению

Шаг 3

Запустить СЗ в СЭД:

1. Создать: Служебную записку.
2. В окне выбора шаблона выбрать:

– Вид документа: по кадровым вопросам

– Подвид документа: оставить пустым

3. Заполнить поля служебной записки:

Подвид: О служебных командировках

Закладка: Реквизиты документа

Заголовок: пример СЗ о командировании Иванов И.И., Пермь, 03.11-12.11.2017

Адресат:
Если руководитель командируемого ректор — выбрать адресатом служебной записки Н.Ю. Анисимова
зарубежные командировки: проректор Простаков Иван Валериевич
внутрироссийские командировки: директор по персоналу Молодых Елена Анатольевна

Закладка: Лист согласования

Если руководитель командируемого ректор — не ставить Н.Ю. Анисимова в лист согласования!

Соблюсти последовательность согласователей:
1. Непосредственный руководитель;
2. Сотрудник Управления: группа Согласующий по кадровым вопросам ;
3. Курирующий проректор.

Закладка: Лист рассылки
  • Инициатор документа
  • Непосредственный руководитель
  • Руководитель командируемого работника
  • Сотрудник Планово-финансового управления (если Вы не знаете сотрудника ПФУ, необходимо поставить заместителей начальника ПФУ Мизяеву Г. А. или Рябушкину Н.В.);
  • Сотрудник Управления персонала Говорова Ольга

Шаг 4

Оформление авансового отчёта . В течение 3-х рабочих дней с момента возвращения из командировки получить в Управлении персонала копию СЗ с номером приказа (можно получить по электронной почте у курирующего специалиста), передать в УБУ, каб. 414-К, Пирская Лариса Владимировна.

Если период командировки совпадает с ежегодным отпуском, необходимо оформить перенос (отзыв из) отпуска служебной запиской или заявлением.

Официальные документы

Авансовый отчёт Уважаемые коллеги! Обратите, пожалуйста, внимание на то, что авансовый отчёт необходимо распечатывать на одном листе с оборотом!
Образец заполнения авансового отчёта

Дополнительные вопросы по организации командировки

Положение о служебных командировках Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики»

Нашли опечатку ?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.

Алгоритм отзыва из командировки

Работник, направленный в командировку, досрочно выполнил поручение нанимателя. В связи с этим последний решил отозвать его из командировки. Разберемся, как это сделать.

Готовим докладную записку

Как правило, докладную записку на имя руководителя организации о необходимости отзыва работника из командировки составляет непосредственный руководитель командированного работника. В докладной записке, на наш взгляд, следует указать причину, по которой работника надо отозвать из командировки. Это связано с тем, что именно она является основанием для издания соответствующего распорядительного документа (приказа, распоряжения).

Законодательство не содержит форм документов по оформлению отзыва работника из командировки. Поэтому представляется, что при составлении докладной записки об отзыве из командировки можно воспользоваться рекомендованной формой докладной записки о командировании. Но следует помнить, что содержание такой докладной записки будет прямо противоположным.

Докладную записку непосредственный руководитель работника, отзываемого из командировки, представляет руководителю организации. Сделать это он может лично, а также через секретаря.

На заметку
Докладные записки подлежат регистрации .

Получаем резолюцию руководителя организации

Резолюция представляет собой письменное указание руководителя организации о порядке исполнения или использования документа .

Реквизит «Резолюция» оформляется в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом и включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения .

Таким образом, в резолюции на докладной записке должны быть указаны сведения:

— о лице, ответственном за исполнение поручения;

— содержании поручения. В частности, в качестве поручения может быть указано, какой документ необходимо подготовить для отзыва работника из командировки;

— сроке исполнения поручения. К примеру, когда необходимо подготовить соответствующий документ.

Резолюция должна быть собственноручно подписана руководителем организации и датирована .

Подготовить приказ об отзыве из командировки Королева П.С. 04.04.2019.

Подпись руководителя организации

Пример формулировки резолюции на докладной записке об отзыве работника из командировки:

Издаем приказ

Читайте также:
Зарплата контрактника в России в 2021 году: сводная таблица, калькулятор расчета денежного довольствия военнослужащего, сколько платят рядовому контрактнику в Сирии, условия службы в ВДВ в "горячих" точках

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением, постановлением) (далее — приказ) нанимателя . Представляется, что и досрочное окончание командировки (отзыв из нее) должно быть оформлено аналогичным образом, т.е. приказом. Вместе с тем ни обязательной, ни рекомендованной формы приказа об отзыве из командировки (о досрочном окончании служебной командировки) нет. На наш взгляд, для издания такого приказа, можно воспользоваться рекомендованной формой приказа о командировании.

В приказе об отзыве из командировки отражают, в частности, следующие сведения:

— Ф.И.О. и должность (профессию) работника, отзываемого из командировки;

— причину досрочного окончания командировки;

— дату отзыва из командировки (досрочного ее окончания).

«В связи с досрочным завершением пусконаладочных работ в ООО «Станок» (г. Брест), осуществляемых на основании приказа о командировании от 25.03.2019 N 19-л,

КОРОЛЕВА Петра Сергеевича, инженера по наладке и испытаниям производственного отдела, из служебной командировки (г. Брест) 04.04.2019.

Также в приказе необходимо указать должностное лицо, ответственное за контроль исполнения приказа или его отдельных пунктов (если контроль не будет осуществлять сам руководитель организации) .

Обратите внимание!
Отменять приказ о командировании работника, отзываемого из командировки, в данной ситуации, по нашему мнению, неправильно. Ведь работник выполнил поручение нанимателя, причем сделал это досрочно. Вместе с тем издать приказ, вносящий изменения в приказ о командировании в части окончания сроков командировки, представляется возможным. Однако это может быть затруднительным. Ведь соответствующие корректировки понадобится внести в командировочное удостоверение и задание на командировку, если они работнику выдавались . А они находятся у работника, который пребывает в месте командировки.

Регистрируем приказ

Приказ об отзыве из командировки по аналогии с приказом о командировании необходимо относить к приказам по личному составу.

Такие приказы делятся на две группы в зависимости от сроков их хранения. От сроков хранения зависит и литера, которая добавляется к регистрационному номеру приказа . Приказы о командировании могут входить как в одну группу, так и в другую: это зависит от продолжительности командировки (см. схему).

———————————
После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет.

Полагаем, что сроки хранения и, следовательно, добавление литер должны распространяться и на приказы об отзыве из командировки. То есть сроки их хранения, указание литеры «к» или «л» будут зависеть от того, из какой по продолжительности командировки отзывается работник соответствующим приказом.

Пример

Ситуация 1. Работница направлена в командировку из г. Минска в г. Могилев на четыре дня. К регистрационному номеру и приказа о командировании, и приказа об отзыве из командировки добавляется литера «л». Срок хранения такого приказа — 3 года.

Ситуация 2. Работник направлен в командировку из г. Минска в г. Москву на полтора месяца. К регистрационному номеру и приказа о командировании, и приказа об отзыве из командировки добавляется литера «к». Срок хранения этого приказа — 75 лет.

Извещаем работника об отзыве из командировки и ознакомляем его с приказом

Так как процедура отзыва работника из командировки законодательством не закреплена, правил о том, в каком порядке и в какой форме уведомлять работника об отзыве из командировки, тоже нет. Полагаем, сообщить работнику об этом наниматель может одним из следующих способов:

— письменно (например, направить телеграмму, письмо на электронную почту работника);

— устно (например, по телефону).

Условия и порядок отзыва работника из командировки, в том числе в части его уведомления о досрочном окончании командировки, нанимателю целесообразно определить в Положении о служебных командировках.

Законодательство о труде не содержит правил и о том, каким образом и в какой срок работник должен быть ознакомлен с приказом об отзыве из командировки. Поскольку в момент издания приказа работник находится в месте командирования, ознакомить его с приказом возможно в устной форме по телефону. А под подпись — после возвращения работника из командировки и выхода на место его постоянной работы. Это также желательно закрепить в Положении о служебных командировках.

Принимаем авансовый отчет и неизрасходованные деньги

После возвращения из командировки работник должен :

Читайте также:
Профстандарт директора по персоналу: требования к специалисту и применение стандартов в области управления персоналом

— представить в бухгалтерию отчет о расходовании аванса (далее — авансовый отчет) с приложенными к нему документами, подтверждающими совершенные в командировке расходы.

На заметку
Авансовый отчет является первичным учетным документом. Наниматель самостоятельно разрабатывает и утверждает его форму с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным документам ;

— вернуть неиспользованные суммы аванса (в те же сроки, которые установлены для представления авансового отчета).

Сроки представления авансового отчета и возврата неиспользованных сумм аванса наглядно представлены в таблице:

Обратите внимание!
С 01.06.2019 устанавливается единый срок представления работником авансового отчета и возврата неиспользованных сумм аванса независимо от способа выдачи ему денежных средств на расходы, связанные с командировкой (наличными либо путем перечисления на личную или корпоративную карточку), и вида служебной командировки (по Беларуси или за границу) — не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения, исключая день прибытия .

Специальных сроков представления авансового отчета и возврата неизрасходованного аванса в случае отзыва из командировки законодательство не содержит. Отзыв из командировки, по сути, является ее досрочным окончанием. Поэтому подать в бухгалтерию авансовый отчет и вернуть оставшиеся деньги работник, на наш взгляд, должен в сроки, указанные выше.

На заметку
Как правило, авансовый отчет представляется лично работником на бумажном носителе. Вместе с тем работник вправе выслать его по почте в виде регистрируемого почтового отправления, а при наличии возможности посредством автоматизированной подсистемы документационного обеспечения с досылкой на бумажном носителе .
С 01.06.2019 авансовый отчет также можно будет представить посредством электронной почты .

Проверяем данные авансового отчета и утверждаем его

Работник бухгалтерии проверяет содержащиеся в авансовом отчете данные. При командировке за границу авансовый отчет должен быть составлен в валюте произведенных операций .

На заметку
По желанию командированного работника наниматель обязан ознакомить его с порядком составления авансового отчета .

Обоснованность предъявленных к возмещению расходов следует проверять по приложенным к авансовому отчету подтверждающим документам. Окончательный расчет с командированным работником должен быть произведен не позднее 30 календарных дней с даты представления авансового отчета .

Затем, как правило, проверенный авансовый отчет работник бухгалтерии представляет на утверждение руководителю организации.

Обратите внимание!
Документ может утверждаться двумя способами :
— посредством проставления должностным лицом (как правило, руководителем организации) в грифе утверждения собственноручной подписи или
— издания распорядительного документа (приказа, распоряжения).
Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

На практике утверждение авансового отчета обычно производится первым способом.

В этом случае гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. День месяца в дате утверждения проставляется руководителем организации, утвердившим авансовый отчет. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств .

Пример

Директор ООО «Прибор»

Принимаем отчет о результатах командировки

Целью командировки является выполнение поручения нанимателя. Поэтому вернувшийся из командировки работник, как правило, докладывает о ее результатах. Он может сделать это одним из следующих способов:

— письменно, если в организации предусмотрена подготовка письменного отчета о выполнении задания.

Обратите внимание!
Срок представления такого отчета и порядок его оформления определяются нанимателем самостоятельно, если иное не установлено законодательством ;

На заметку
Следует различать:
— отчет о результатах командировки, который информирует о выполнении задания;
— авансовый отчет, содержащий сведения о расходовании полученных денежных средств.

Кроме того, если в организации ведется журнал учета работников, выбывающих в командировки, то в нем необходимо указать день фактического прибытия работника из командировки, а также, по нашему мнению, номер и дату приказа об отзыве из командировки, поскольку работник возвращается из нее досрочно.

Если работникам, направляемым в командировку, выдаются командировочные удостоверения, то помимо указанного журнала в организации может вестись журнал регистрации командировочных удостоверений. Тогда отметку о дате прибытия к месту постоянной работы необходимо проставить в нем и в командировочном удостоверении.

Напомним, что законодательство не обязывает нанимателей вести указанные журналы, а также выдавать командировочные удостоверения .

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: