Образец приказа о переходе на удаленную работу в 2021 году

Приказ о переводе на дистанционную работу

Все больше работодателей принимает решение о переводе сотрудников на дистанционную работу. Это выгодно для обеих сторон. Работодатель сможет сэкономить средства на организации рабочего места. Сотрудник избавится от необходимости ежедневно ездить на работу.

Особенности перевода на дистанционную работу

Возможность организации дистанционной работы возникла с появлением интернета. Подобный режим труда практикуется достаточно давно. Но ранее руководители и сотрудники устанавливали все нюансы подобного сотрудничества самостоятельно, так как дистанционная работа не была регламентирована законом. Однако с 2016 года все изменилось. Тогда была введена поправка в главу 49.1 ТК.

Определение дистанционной работы содержится в статье 312.1 ТК.

Внимание! Считается, что сотрудник работает дистанционно только при заключении соответствующего трудового соглашения с работодателем. На основании этого договора и работодатель, и трудящийся несут определенную ответственность.

Работодатель может перевести сотрудника на удаленную работу в том случае, если он уже трудится в организации на обычных условиях. При этом требуется документальное оформление. В частности, необходимо перезаключить трудовое соглашение на основании статьи 312.2 ТК. В новом договоре должны присутствовать обязанности и права сотрудника. После заключения договора потребуется издать приказ, в котором указаны основания для перевода на дистанционку. Желательно создать допсоглашение к трудовому договору с перечнем условий работы.

При создании нового договора требуется опираться на положения главы 12 ТК. К примеру, дистанционный сотрудник может внести изменения в допсоглашение. Работодатель должен это учесть.

Порядок действий при переводе на дистанционку

Пошаговая инструкция по переводе сотрудника на дистанционную работу:

  1. Сотрудник направляет работодателю заявление с просьбой о переводе на дистанционную работу. Создается оно в свободной форме. В заявлении нужно указать основание для перевода.
  2. Составляется новый трудовой договор с измененными условиями.
  3. Издается приказ о переводе.
  4. Составляется допсоглашение к переводу, которое подписывает сотрудник.
  5. В личную карточку работника вносится соответствующая пометка.
  6. В табеле учета рабочего времени отражается время, которое работник обязан отработать.
  7. Пометка о переводе вносится в трудовую книжку.

Составленные документы вступят в силу сразу после их подписания.

Обязательные условия перевода

В трудовом договоре с дистанционным работником должны присутствовать обязательные условия.

Условие о рабочем месте

Обязательность этого положения оговорена в статье 57 ТК. У работодателя может возникнуть вопрос о том, какое рабочее место указывать, если сотрудник будет работать дистанционно. Можно использовать такую формулировку: «рабочее место сотрудник определяет по собственному усмотрению».

Условие о трудовых функциях

Следует прописать все функции, которые должен будет выполнять сотрудник. При этом они должны быть такими, чтобы работник мог работать дистанционно. Если обязанности специалиста предполагают нахождение в определенном месте, положение о дистанционке иметь силы не будет.

Условие о рабочем режиме

Можно указать, что сотрудник вправе сам устанавливать себе режим работы. Но в целях защиты интересов работодателя и прав сотрудника рекомендуется указать продолжительность рабочего дня и длительность рабочей недели.

Условие о расторжении договора по инициативе руководителя

В договоре можно прописать обстоятельства, при которых работодатель будет вправе уволить дистанционного работника. К примеру, это может быть ненадлежащее выполнение рабочих функций.

Образец приказа руководителя

25 марта 2017 года

О переводе на дистанционную работу

В связи с заявлением сотрудника и ранее достигнутым соглашением

1. Перевести на дистанционную работу дизайнера по одежде Куликову И.О. с 1 апреля 2017 года.
2. Сохранить за Куликовой И.О. прежние трудовые функции и прежний оклад.
3. Отделу кадров создать дополнительное соглашение о переводе.

Генеральный директор (подпись) Вихров Д.Л.

С приказом ознакомлена Куликова И.О. (подпись)

Образец приказа о переводе на дистанционную работу

  • Работа дистанционно – оформление по ТК РФ
  • Как оформить приказ о переводе на дистанционный труд
  • Итоги

Работа дистанционно – оформление по ТК РФ

Дистанционная (удаленная) работа дает работнику возможность осуществлять свой труд без привязки к определенному рабочему месту, хотя по всем иным параметрам он так же, как и обычный работник, подчиняется требованиям трудового законодательства (ст. 312.1 ТК РФ). Особый характер труда обусловливает ряд особенностей этой работы (гл. 49.1 ТК РФ):

  • она не требует постоянного присутствия работника на территории, находящейся под контролем работодателя, и позволяет работнику самостоятельно устанавливать приемлемый для него режим труда и отдыха, если иное не предусмотрено в трудовом договоре;
  • перечень обязанностей работодателя в части охраны труда суживается до нескольких вопросов (санитарно-бытового обслуживания, медицинского обеспечения, обязательного социального страхования от несчастных случаев, ознакомления работника с требованиями охраны труда);
  • выполнение работы может осуществляться средствами труда (оборудованием, компьютерными программами), рекомендованными работодателем и принадлежащими либо работнику, либо работодателю;
  • передача результатов труда может происходить посредством электронных средств связи;
  • для осуществления электронного взаимодействия возможно оформление для работника усиленной квалифицированной электронной подписи, позволяющей ему формировать юридически значимые электронные документы;
  • все особые условия, имеющие отношение к обеспечению трудового процесса, охране труда, предоставлению отпусков, увольнению, оговариваются в трудовом соглашении.

В связи с неблагоприятной эпидемиологической обстановкой, связанной с распространением коронавируса, многие сотрудники временно переведены на дистанционную работу. Эксперты «КонсультантПлюс» разъяснили порядок заполнения приказа на удаленную работу. Если у вас еще нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ и бесплатно переходите к Готовому решению.

Переход к удаленной работе осуществляется по взаимному согласию между работником и работодателем и может быть как временным, так и постоянным. Причем работника можно сразу принять на такую работу, а можно перевести на нее, получив соответствующее заявление сотрудника. Однако в любом случае потребуется отразить факт подобной работы в трудовом договоре (если работника сразу берут на такую работу) или в дополнительном соглашении к нему (если происходит перевод).

Читайте также:
Кто такой трейд-маркетолог: его должностная инструкция и обязанности

Обратите внимание! Работодатель вправе переводить работников на удаленку без их согласия в экстренных случаях, в т. ч. при эпидемиях. Такая норма была внесена в ТК законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ. О других нововведениях читайте здесь.

Заключение соглашения о дистанционной работе может осуществляться путем электронной переписки, но непосредственно за ним должен обязательно последовать обмен бумажными экземплярами договора (дополнительного соглашения) через обычную почту. А вот процедуру ознакомления работника с приказом о приеме (переводе) на удаленную работу достаточно совершить через электронный обмен документами (ст. 68, 312.2 ТК РФ).

Образец трудового договора с дистанционщиком вы найдете здесь.

По согласию между работником и работодателем допускается невнесение сведений о периоде дистанционной работы в трудовую книжку. Трудовой стаж в этом случае будет подтверждать трудовой договор с записями, свидетельствующими о характере работы.

Но если вам требуется внести запись в трудовую книжку дистанционщика, получите бесплатный доступ к КонсультантПлюс, переходите в Путеводитель по кадрам и смотрите разъяснения экспертов и образец.

О значении и порядке определения трудового стажа читайте в статье «Общий трудовой стаж — что входит и как подсчитать».

Как оформить приказ о переводе на дистанционный труд

Перевод на удаленную работу может происходить в двух вариантах:

  1. Когда меняется только сам характер привязки к месту нахождения работодателя, а все остальные параметры работы (должность, показатели квалификации, уровень оплаты труда, привязка к структурному подразделению) остаются теми же, что и до перевода.
  2. Когда изменение характера привязки к месту нахождения работодателя совпадает с переводом:
  • в иное структурное подразделение;
  • на другую должность или в другую квалификационную категорию;
  • на другой оклад или тарифную ставку.

Для 1-го варианта достаточным будет создание единственного приказа произвольной формы, содержащего:

  • указание на суть вносимого изменения;
  • дату начала действия этого изменения;
  • перечень документов, послуживших основаниями для издания приказа.

Образец такого приказа можно увидеть на нашем сайте и скачать по ссылке ниже:

Эксперты КонсультантПлюс подготовили альтернативный вариант приказа о переводе на дистанционную работу. Если у вас нет доступа к К+, вы можете получить его бесплатно на пробной основе.

При 2-м варианте можно пойти двумя путями, оформив:

  1. Два приказа с одной датой:
  • о переводе работника на другую работу по унифицированной форме Т-5;
  • о переводе на дистанционный труд в произвольной форме;
  1. Один приказ на бланке, имеющем в основе унифицированную форму Т-5, но доработанную путем дополнения ее полем, отводимым для указания характера привязки к месту нахождения работодателя.

О нюансах налогообложения выплат дистанционным работникам вы можете узнать из Готового решения от «КонсультантПлюс», получив прямо сейчас бесплатно пробный доступ к системе.

Итоги

Действующее законодательство допускает возможность осуществления работы дистанционно (без привязки к рабочим местам, созданным работодателем). Такая работа подчиняется требованиям ТК РФ, но имеет ряд особенностей, обусловленных удаленным характером труда. Перевод на дистанционный труд осуществляется по согласованию между работником и работодателем путем отражения условий достигнутого соглашения в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Приказ о переводе на удаленную работу оформляется в произвольной форме.

Правила оформления дистанционной работы в 2021 году

эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства

Законодатели утвердили термин «дистанционная работа». С 1 января 2021 года начинает действовать обновленный порядок взаимодействия с работниками на «удаленке»

В статье расскажем:

  • как правильно оформить дистанционных работников;
  • что нужно знать об электронном обмене документами;
  • какие новые обязанности появятся у работодателей;
  • в каких случаях работодатель сможет уволить работника на «удаленке».

Что такое дистанционная работа

8 декабря 2020 года принят Федеральный закон № 407-ФЗ, который внес изменения в главу 49.1 ТК РФ, регулирующую взаимодействие работодателя с дистанционными работниками.

Определения «дистанционная работа», «удаленная работа», «выполнение трудовой функции дистанционно» стали синонимами.

Дистанционная работа — выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.

Варианты оформления дистанционной работы

3 варианта, как оформить сотрудников на «удаленке»

  1. Оформить трудовой договор на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев.
  2. Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев. Можно чередовать периоды работы удаленно и на стационарном рабочем месте.
  3. Временно по инициативе работодателя на основании приказа или локального нормативного акта. Это условие возможно на период действия исключительных обстоятельств, когда существует угроза жизни или нормальным жизненным условиям населения или его части. Например, если орган государственной власти или орган местного самоуправления приняли соответствующее решение (ст. 312.9 ТК РФ).

Электронная подпись при оформлении дистанционной работы

Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему можно заключать письменно или в электронном виде (312.3 ТК РФ).

При электронном заключении документов необходимо использовать электронные подписи:

  • работодателю — усиленная квалифицированная электронная подпись;
  • работнику — усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись.

То же правило действует при заключении договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или их расторжении.

  • Простая электронная подпись — электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
  • Неквалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая:
  • получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  • позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
  • позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  • создается с использованием средств электронной подписи.
Читайте также:
Должностная инструкция жестянщика автосервиса и мастера кузовного цеха: основные обязанности

Иные документы можно подписать иными видами электронных подписей в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом работодателя.

  • Усиленная квалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и дополнительным признакам:
  • ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
  • для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.
Подробнее об использовании работодателями электронных подписей смотрите в видеосюжете:

Подробные рекомендации по оформлению дистанционных работников вы услышите на семинаре «Кадровое делопроизводство и трудовое законодательство в 2020–2021 годах».

  • Важно: при оформлении трудового договора путем обмена электронными документами работодатель по письменному запросу работника обязан в 3-дневный срок направить ему экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к нему, оформленный на бумажном носителе.
  • Каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Что учесть при оформлении дистанционной работы

Рекомендуем придерживаться алгоритма:

  1. Подготовьте локальный нормативный акт или изменения в ПВТР о порядке оформления дистанционной работы.
  2. В локальном нормативном акте предусмотрите:
  • какие документы какими видами электронных подписей должны подписываться;
  • порядок взаимодействия работника и работодателя;
  • срок, в течение которого сторона трудовых отношений должна направлять подтверждение получения другой стороной электронного документа;
  • порядок обеспечения работников оборудованием или порядок и размеры выплаты компенсации за использование личного имущества работника.

Что делать, если работника невозможно перевести на «удаленку»

В силу специфики некоторых профессий не каждый может работать вне стационарного рабочего места. Или же бывает, что работодатель не в силах обеспечить работника необходимыми для «удаленки» оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации.

Если работодатель не смог организовать сотруднику дистант в случае действия исключительных обстоятельств или распоряжения органов власти о запрете на труд в офисе, то он обязан оплатить это время как простой. Причины такого простоя не зависят от работника и работодателя. Оплата будет в размере 2/3 оклада (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника

Режим рабочего времени дистанционного работника можно устанавливать по своему усмотрению, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: если вы хотите контролировать режим рабочего времени работника, необходимо определять его локальным нормативным актом работодателя, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Если работник переведен на «удаленку» временно, вы можете предусмотреть эпизодическую возможность вызова его на стационарное рабочее место, в том числе по его инициативе. Не забывайте, что для этой ситуации есть исключения, которые поименованы в ст. 312.9
ТК РФ.

Условия и порядок вызова работника можно установить коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: допсоглашением к трудовому договору или трудовым договором предусматривайте территорию, на которой работник выполняет трудовую функцию. Это позволит снять дополнительные вопросы при оформлении дистанционному работнику командировки или при принятии решения о вызове работника на стационарное рабочее место.

Если вы направляете дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность, отличную от той, что вы указали в трудовом договоре или допсоглашении, вы обязаны оформить этот как командировку (ч. 3 ст. 312. 6 ТК РФ).

Вопросы охраны труда при дистанционном формате работы

Работодатель обязан обеспечить работнику на «удаленке»:

  • санитарно-бытовое обслуживание и медицинское обеспечение в соответствии с требованиями охраны труда, а также доставку работников, заболевших на рабочем месте, в медицинскую организацию в случае необходимости оказания им неотложной медицинской помощи;
  • обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
  • ознакомление работников с требованиями охраны труда, в том числе при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем (абз. 17, 20, 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ).

По желанию вы можете установить дополнительные обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда.

Расторжение трудового договора с дистанционным работником

Помимо классических оснований, указанных в Трудовом кодексе РФ для расторжения трудового договора, для дистанционных работников законодатели предусмотрели дополнительные условия.

Трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут:

  1. По инициативе работодателя, если работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по рабочим вопросам более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя. Исключение — если вы предусмотрели более длительный срок (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ).
  2. Работник, который на «удаленке» постоянно, сменил местность выполнения трудовой функции, из-за чего исполнение обязанностей по трудовому договору на прежних условиях стало невозможным.

Советы и рекомендации по оформлению дистанционной работы

  • Интересно: увольнение по причине невзаимодействия с работодателем более двух рабочих дней относится к расторжению трудового договора по инициативе работодателя. Соответственно, через два дня уволить работника уже не получится. Помним, что необходимо соблюдать порядок применения дисциплинарного взыскания, где среди прочего работодатель обязан затребовать объяснение работника и выяснить уважительную или неуважительную причину невыхода на связь.
  • Внимательно просмотрите ст. 312.9 ТК РФ, которой вводится новое основание введения дистанционной работы по инициативе работодателя в исключительных случаях на основании локального нормативного акта работодателя. Перечень сведений, которые нужно указать в таком локальном нормативном акте (это может быть приказ), установлен в ст. 312.9 ТК РФ.
Читайте также:
Должностная инструкция и обязанности профессии бармена в кафе, ресторане: как стать им, что должен знать, зарплата

От работодателя требуется ознакомить работника с таким ЛНА. Подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно. Срок перевода на временную дистанционную работу в этом случае не может быть больше срока самого обстоятельства, причины, в связи с которой работники переводятся на дистанционный труд.

Законодатели не урегулировали вопрос, кто из сторон трудовых отношений — работник или работодатель — должен нести расходы на приобретение усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписи дистанционного работника в ситуации, когда работник переводится на дистанционную работу через дополнительное соглашение к трудовому договору или с ним изначально заключается трудовой договор о дистанционной работе.

Видимо, этот вопрос стороны будут решать по договоренности — самим трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Важно: при переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись со стороны работника не требуется.

  • Скачайте в конце статьи методичку «Правила оформления дистанционной работы» — это фрагмент методических материалов из семинара « Кадровое делопроизводство и трудовое законодательство в 2020–2021 годах », где вы найдете рекомендации для работы.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Правила оформления дистанционной работы 1.2 МБ

Правила перевода сотрудников на удаленную работу с 2021 года

С 2021 года вступят в силу поправки в Трудовой кодекс, регламентирующие особенности дистанционной и временной удаленной работы. Так, удаленная работа может быть постоянной, временной или комбинированной, с чередованием удаленной работы и работы в офисе. Установлены случаи, когда перевод на удаленную работу может инициировать работодатель. О новых правилах организации удаленной работы рассказывают эксперты 1С.

Правила дистанционной работы регулирует глава 49.1 ТК РФ. Поправки, внесенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ, существенно расширили ее. Законодатели ввели понятие удаленной работы, приравняв ее к дистанционной, выделили несколько видов так называемой удаленки и установили порядок ее документального оформления. Неизменным осталось только правило о том, что дистанционной (удаленной) работой признается занятость вне места нахождения работодателя с взаимодействием через информационно-телекоммуникационные сети, в т. ч. интернет. Рассмотрим новшества подробнее.

Удаленную работу разделили на постоянную и временную

Новая редакция ТК РФ предусматривает несколько видов удаленной работы:

  • постоянная удаленная работа — работник трудится удаленно в течение всего срока действия трудового договора;
  • временная удаленная работа — осуществляется только в течение срока, который прописан в договоре, но не более 6 месяцев;
  • чередование удаленной и офисной работы (комбинированная удаленная работа). В случае совмещения удаленной работы и работы на стационарном рабочем месте периодичность и длительность таких видов работы определяются условиями трудового договора (ст. 312.1 ТК РФ). Сроки и периоды работы в ТК РФ не ограничены.

Устанавливаются эти режимы работы трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Перевод сотрудника на удаленную работу без его согласия

По действующим правилам единственным основанием для перевода работника на удаленную работу является заключение трудового договора, содержащего соответствующее условие, или дополнительного соглашения, которым такое условие вносится в трудовой договор. Иными словами, перевод работника на удаленку возможен только с его согласия.

По правилам, прописанным в новой статье 312.9 ТК РФ, работодатель может перевести работников на временную удаленную работу без их согласия при наступлении:

  • катастрофы природного или техногенного характера;
  • производственной аварии;
  • пожара;
  • наводнения;
  • землетрясения;
  • эпидемии или эпизоотии;
  • любых других исключительных случаев, ставящих под угрозу жизнь и здоровье людей.

Еще одно основание для перевода сотрудников на дистанционную работу — это принятие органом государственной власти или местного самоуправления решения о необходимости такого перевода.

Для перевода работников на удаленку необходимо принять локальный нормативный акт (ЛНА) с учетом мнения первичной профсоюзной организации.

В нем следует прописать:

  • обстоятельства, которые стали поводом для перевода;
  • список работников, временно переводимых на удаленную работу;
  • срок, на который работники переводятся на удаленную работу (в пределах срока длительности причины перевода, например, на срок устранения последствий производственной аварии);
  • порядок обеспечения работников, которые переводятся на удаленку, необходимым для удаленной работы оборудованием, программами, средствами защиты информации и т. д., а также порядок выплаты работнику компенсации, если он использует в работе принадлежащие ему средства, программы, оборудование;
  • порядок организации труда удаленных работников (в т. ч. режим рабочего времени, включая периоды, когда работник обязан выходить на связь с работодателем, порядок и условия выхода на связь, порядок и сроки предоставления работником отчетов о проделанной им работе);
  • иные положения, касающиеся организации удаленной работы.

При временном переводе на удаленную работу в перечисленных случаях изменения в трудовой договор не вносятся. Когда необходимость в удаленной работе отпадет, работодатель обязан предоставить работнику прежнюю работу на стационарном рабочем месте.

Если выполнение работником трудовых функций на удаленке невозможно или работодатель не может обеспечить работника необходимым оборудованием, программами и средствами защиты информации, необходимо оформить простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя. Оплата такого простоя осуществляется по правилам части 2 статьи 157 ТК РФ, то есть в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя. Оплата в большем размере может быть предусмотрена коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом.

Читайте также:
Какой штраф работодателю за неофициальное трудоустройство в 2021 году

Обеспечение работника необходимым оборудованием и программами

В новой статье 312.6 ТК РФ закрепили правило, согласно которому работодатель обязан обеспечивать удаленного работника необходимым оборудованием, программами, средствами защиты информации и пр. При этом не важно, закреплена эта обязанность в трудовом (коллективном) договоре или нет.

Вместо работы на оборудовании работодателя сотрудники смогут использовать собственные средства и программы, но только с согласия работодателя. В этом случае работодатель обязан выплачивать компенсацию за использование и возмещать расходы, связанные с этим использованием. Размер компенсации и возмещаемых расходов определяется в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Действующие нормы устанавливают, что обеспечение средствами труда осуществляется только в порядке и в сроки, закрепленные в трудовом договоре, это позволяет не устанавливать такие условия.

На удаленного работника, который направляется работодателем для работы в другую местность, будет распространяться действие статей 166-168 ТК РФ. Такая поездка будет считаться командировкой, а работнику должны быть предоставлены соответствующие гарантии и компенсации. Сейчас этот аспект работы удаленного сотрудника в законе не прописан. Тем не менее по-прежнему нет ответа на вопрос, является ли поездка удаленного работника в офис работодателя командировкой или нет.

Об оплате труда сотрудников на удаленке

В статью 312.5 ТК РФ включено новое правило: выполнение работником работы в удаленном режиме не может быть основанием для снижения его заработной платы. Таким образом, переводя сотрудника на удаленку, снижать ему зарплату нельзя. При необходимости это можно сделать только в общем порядке и при наличии достаточных оснований.

При этом стоит помнить, что работодатель должен обеспечить сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), то есть изменить оклад (тарифную ставку) можно не для конкретного работника, а для определенной должности. Соответствующие действия повлекут внесение изменений в штатное расписание.

Порядок взаимодействия с удаленным работником

Если трудовой договор об удаленной работе заключается путем обмена электронными документами, то по действующим правилам работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня его заключения направить работнику бумажную копию договора.

По новым правилам это нужно делать, только если работник обратился с письменным заявлением (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).

Сейчас если удаленный работник и работодатель обмениваются электронными документами, при их отправке необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. По новым правилам усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная) подпись работника должны применяться только в случаях заключения, изменения или расторжения:

  • трудового договора (доп. соглашения к нему);
  • договора о материальной ответственности;
  • ученического договора с отрывом или без отрыва от производства.

При обмене другими электронными документами можно использовать другие виды электронной подписи или обмениваться документами в иной форме, в том числе без использования электронной подписи (например, по электронной почте, WhatsApp, Telegram и т. д.).

Порядок обмена такими документами и их форма должны быть закреплены в коллективном (трудовом) договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения выборного органа профсоюзной организации (новая ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).

Обмениваясь электронными документами, работник и работодатель обязаны направлять друг другу подтверждение получения документа в электронной форме. Если работодатель и работник взаимодействуют не через электронные документы, а в иной форме, они также должны подтверждать свои действия по представлению информации.

Порядок подтверждения устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором или доп. соглашением к нему.

Ознакомить удаленного работника с приказами, локальными нормативными актами, уведомлениями, требованиями и другими документами, с которыми он должен быть ознакомлен под подпись, можно будет путем подписания бумажного документа (как обычно) или путем обмена электронными документами или в иной форме, которую работодатель и работник согласовали в локальном нормативном акте, утвержденном с учетом мнения профсоюза, в коллективном договоре, трудовом договоре или в доп. соглашении к нему.

Чтобы получить выплату по больничному листу или пособие по беременности и родам, дистанционный работник должен, как и прежде, направить работодателю оригиналы документов, подтверждающих его право на получение такой выплаты (например, листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением о вручении). Если работодатель и медицинская организация являются участниками системы информационного взаимодействия, то с 01.01.2021 в ТК РФ будет закреплена возможность сообщить работодателю серию и номер листка нетрудоспособности, оформленного в электронном виде. Сейчас такая схема реализована при использовании электронного листка нетрудоспособности.

Порядок направления удаленным работником работодателю результатов работы и отчетов о выполненной работе определяется коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза. Сейчас это можно прописать только в договоре об удаленной работе.

Еще одно изменение заключается в том, что с 2021 года для внесения сведений о дистанционной работе необходимо желание работника. Сейчас сведения в трудовую вносятся по умолчанию, запись можно не делать только по соглашению между сторонами. Отметим, что такая формулировка никак не повлияет на обязанность работодателей подавать на всех дистанционных сотрудников данные о кадровых мероприятиях по форме СЗВ-ТД.

Новые правила рабочего времени и времени отдыха удаленного работника

Как и действующие нормы, новая редакция статьи 312.4 ТК РФ предоставляет сотруднику право самому определить режим рабочего времени, если он не определен в коллективном или трудовом договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения профсоюзного органа. Однако новые нормы (в отличие от действующих) установили круг вопросов, которые работник и работодатель могут согласовать.

  • режим рабочего времени удаленного работника (если режим рабочего времени не определен, работник определяет его по своему усмотрению);
  • продолжительность и (или) периодичность выполнения удаленной работы при временной дистанционной работе;
  • условия и порядок вызова работодателем удаленного работника для выполнения им работы на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе;
  • порядок предоставления удаленному работнику, работающему удаленно на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и других видов отпусков.
Читайте также:
Образец заявления и причина предоставления академического отпуска: по семейным обстоятельствам

По новым правилам время взаимодействия удаленного работника с работодателем (например, переговоры, телефонные звонки, видеоконференции) включается в рабочее время работника. Сейчас этот вопрос законом не урегулирован.

Новое основание для увольнения — невыход удаленного работника на связь

В отношении удаленных работников действуют общие правила прекращения трудового договора. Кроме того, новой статьей 312.8 ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для увольнения удаленного работника.

Если удаленный работник без уважительных причин не выходит на связь с работодателем более двух рабочих дней со дня поступления такого запроса, его можно уволить.

Это правило работает, только если более долгий срок ответа не установлен в порядке взаимодействия между работником и работодателем.

Еще одно новое основание для увольнения работника, работающего удаленно на постоянной основе, это смена работником местности выполнения работы, если это влечет невозможность продолжения работы (например, переезд работника в местность, где отсутствует возможность ежедневного выхода в интернет) (ч. 2 новой ст. 312.8 ТК РФ).

Если ознакомление работника с приказом об увольнении осуществляется путем обмена электронными документами, необходимо в течение трех рабочих дней со дня издания такого приказа направить работнику его заверенную копию на бумаге. Копия направляется по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 3 новой ст. 312.8 ТК РФ). Сейчас работодатель обязан отправить работнику копию приказа по почте прямо в день увольнения.

Сервис 1С:Кабинет сотрудника для мобильного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии

Поможет упростить работу бухгалтерии и кадровой службы с сотрудниками при удаленном взаимодействии сервис «1С:Кабинет сотрудника».

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» — это приложение, с которым можно работать через браузер с компьютера (или ноутбука), либо установить мобильное приложение на смартфон или планшет.

Таким образом, сотрудники самостоятельно могут получить нужную им информацию без доступа к информационным базам 1С: отправить заявление на отпуск или уведомление об отсутствии, при необходимости согласовав с руководителем; сообщить отделу кадров об изменении своих данных, о новых документах, семейном положении и т. п.; запросить различные справки (с места работы, об использованных отпусках, 2-НДФЛ и др.).

В программе 1С изменения личных данных учитываются после утверждения кадровой службой. Справки по запросам сотрудников формируются автоматически, но могут быть проконтролированы бухгалтером.

Таким образом, сотрудникам не нужно ходить в бухгалтерию (отдел кадров), а бухгалтерам (кадровикам) можно не отвлекаться от своих дел.

Сервис встроен в популярные программы 1С:

  • «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) ПРОФ, КОРП с версии 3.1.14.166, базовая с версии 3.1.14.305;
  • «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» (ред. 3) ПРОФ, КОРП с версии 3.1.14.166, базовая с версии 3.1.14.305;
  • «1С:ERP Управление предприятием 2» с версии 2.4.13.46;
  • «1С:Комплексная автоматизация 2» с версии 2.4.13.46.

Актуальный список см. на Портале 1С:ИТС.

Обратите внимание, для работы сервиса программа 1С должна быть на официальной поддержке 1С.

Пользователи могут подключить тестовый период на 45 дней прямо в программе 1С.

Подключение к сервису настраивается пользователем с полными правами. Настройка вызывается по кнопке Подключить на начальной странице либо по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата (см. рисунок).

Если программа еще не была подключена к интернет-поддержке, это предлагается сделать здесь же по кнопке Подключить.

О сервисе «1С:Кабинет сотрудника» эксперты 1С также рассказывали в 1С:Лектории 02.09.2020. Подробнее см. на сайте 1С:ИТС на странице 1С:Лектория.

Перевод сотрудников на дистанционную работу: важные нюансы

Разберем основные правила перевода на удаленку.

Как оформить перевод сотрудника на удаленную работу

Работник может трудиться удаленно:

  • на постоянной основе;
  • временно (до 6 месяцев непрерывно или чередуя дистанционную работу и работу в офисе).

По общему правилу, для перевода на удаленку как по инициативе работодателя, так и по инициативе работника нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Исключение составляет случай временного перевода работника в соответствии со ст. 312.9 ТК РФ.

Дистанционная работа на постоянной основе

Сотрудник может начать трудиться дистанционно разными способами:

  • работодатель может изначально принять его на удаленную работу;
  • сотрудник может быть переведен на удаленку по своей инициативе;
  • сотрудник может быть переведен по инициативе работодателя.

Разберем каждый вариант подробно.

Прием сотрудника на дистанционную работу

Дистанционная работа имеет для работодателя и сотрудника ряд преимуществ.

Во-первых, работодателю не нужно организовывать рабочие места, что позволяет сэкономить на аренде помещения, стоимости офисной мебели и так далее.

Во-вторых, удаленный сотрудник зачастую более эффективен, чем тот, что трудится в офисе, так как не обязан высиживать необходимое время, тратя его в том числе на бесполезные дела.

В-третьих, снимается транспортная проблема. Работодатель не должен заботиться о доставке персонала, а сотрудники, в свою очередь, не тратят время на дорогу.

Читайте также:
Подача уведомления об увольнении иностранного работника в 2021 году. Образец уведомления об увольнении иностранного работника

Для приема на удаленку работодателю необходимо:

1) получить от будущего сотрудника обязательные документы, в частности: паспорт, трудовую книжку (в случае ее ведения) или сведения о трудовой деятельности, документ (в том числе электронный), подтверждающий его регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (СНИЛС) и так далее (ст. 65 ТК РФ).

Работник, впервые заключающий трудовой договор, имеет право выбора самостоятельно получить СНИЛС или сделать это через работодателя (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ, письмо ПРФ от 28.06.2019 № 09-19/13246). Будущий сотрудник может направить необходимые документы в электронной форме. Работодатель имеет право затребовать их нотариально заверенные копии (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

2) ознакомить поступающего на дистанционку с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его работой (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Это можно сделать, обменявшись электронными документами;

3) оформить трудовой договор (ч. 1 ст. 56, ст. 67, ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ). Сделать это можно также электронно (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

В договор должно быть обязательно включено условие о выполнении работником трудовой функции дистанционно (ч. 2 ст. 57, ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ). В нем нельзя прописывать условие о посещении работодателем сотрудника в течение рабочего дня для контроля рабочего процесса (письмо Роструда от 17.04.2021 № ПГ/08368-6-1).

4) издать приказ о приеме на работу (ч. 1 ст. 68 ТК РФ);

5) по желанию сотрудника внести запись о приеме на работу в трудовую книжку (в случае ведения). Если она утрачена, повреждена или ее нет по другой причине, сотрудник может написать заявление с просьбой оформить новую трудовую книжку. В нем следует указать причину отсутствия документа. Работодатель должен оформить новый документ (ч. 5 ст. 65, ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ, письмо Роструда от 31.03.2021 № ПГ/06237-6-1);

6) представить сведения о приеме на работу в ПФР (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ).

Перевод работника на дистанционную работу по его инициативе

Сотрудник может выразить желание перевестись на дистанционку, например, по состоянию здоровья, в связи с необходимостью ухода за больным членом семьи и так далее. Для перевода ему необходимо написать заявление и указать в нем желаемый порядок удаленной работы (постоянно или временно). Если работодатель согласен на такой перевод, то стороны заключают допсоглашение к трудовому договору. В документе необходимо отразить способ выполнения дистанционной работы (непрерывное или периодическое выполнение), срок перевода (при наличии) (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

Допсоглашение может быть оформлено путем обмена между работником и работодателем электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя и усиленной квалифицированной электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи работника (ч. 1 ст. 312.2, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

По письменному заявлению дистанционного сотрудника работодатель не позднее трех рабочих дней со дня получения такого заявления обязан направить ему оформленный надлежащим образом экземпляр допсоглашения на бумажном носителе (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).

На основании допсоглашения работодатель должен издать приказ о переводе работника на удаленку. А также зафиксировать сведения о переводе в личной карточке работника.

Перевод сотрудника на удаленку не является кадровым мероприятием, поэтому не требует:

  • внесения записи в трудовую книжку работника (при ее ведении) и в сведения о трудовой деятельности работника;
  • представления сведений по форме СЗВ-ТД в органы ПФР (ст. 66, 66.1 ТК РФ, п. 2.4 ст. 11 Закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ, п. 1.4, пп. 2.5.3 порядка заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», утвержденного Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).

Перевод работника на дистанционную работу по инициативе работодателя

По общему правилу, сотрудник может быть переведен на дистанционную работу по инициативе работодателя только при наличии согласия самого сотрудника (ст. 72 ТК РФ). Применяются те же правила, что и при переводе на удаленку по инициативе сотрудника, о которых мы рассказали выше.

Исключением из этого правила может служить случай, когда перевод происходит в связи с изменением организационных или технологических условий труда. Работодатель обязан уведомить об этом сотрудника, а также о причинах, вызвавших необходимость такого перевода, в письменной форме не позднее чем за два месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ).

Если сотрудник не согласен на перевод, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у него работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Работодатель должен предложить все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях он обязан, если это предусмотрено коллективным или трудовым договором (ч. 3 ст. 74 ТК РФ, п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ «О применении судами Российской Федерации ТК РФ» от 17.03.2004 № 2).

При отсутствии вакансий или отказе работника от предложенных трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (ч. 4 ст. 74 ТК РФ).

Если работник согласен перевестись на дистанционную работу, то стороны заключают допсоглашение к трудовому договору. На его основании работодатель издает приказ о переводе. Согласие работника на перевод может быть оформлено в самом приказе.

Временный перевод на удаленную работу

В исключительных случаях возможен временный перевод сотрудников на удаленку без их согласия. Под такими событиями понимают катастрофы, пожары, наводнения, землетрясения и тому подобное. Также перевод на удаленку может быть произведен по решению органа государственной власти или местного самоуправления (ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ).

Читайте также:
Возмещение ущерба работником работодателю: какой порядок компенсации и взыскания установлен законом

Перевод осуществляется только на период действия указанных обстоятельств. Вносить изменения в трудовой договор не требуется. По окончании срока перевода (но не позднее окончания обстоятельств, послуживших его основанием) работодатель обязан предоставить прежнюю работу сотруднику, который должен приступить к ее выполнению (ч. 5 ст. 312.9 ТК РФ).

Для временного перевода на удаленку работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации должен принять локальный нормативный акт, содержащий

  • причину перевода сотрудников на дистанционную работу, например, ссылку на нормативный акт региональных властей, предписывающий перевести на удаленку определенный процент персонала;
  • список переводимых лиц;
  • срок перевода, который не может превышать период наличия причины перевода;
  • порядок обеспечения переводимых сотрудников оборудованием, программным оборудованием, средствами защиты информации;
  • порядок организации труда на удаленке (периоды взаимодействия сотрудника и заказчика, порядок предоставления отчетов о проделанной работе);
  • другие положения.

Работник, которого временно переводят на дистанционку, должен быть ознакомлен с указанным локальным нормативным актом способом, позволяющим достоверно подтвердить получение им такого акта (ч. 4 ст. 312.9 ТК РФ).

Работодатель должен обеспечить персонал оборудованием, программно-техническими средствами и средствами защиты информации. Это может быть ноутбук с установленными на него необходимыми программами и средствами защиты. При отсутствии такой возможности сотрудник может использовать свое оборудование. В этом случае работодатель должен выплачивать компенсацию или арендную плату за пользование таким оборудованием, а также покрывать другие расходы, связанные с удаленной работой. Например, оплачивать частично или полностью услуги связи (Интернет, телефон).

Временный перевод на удаленную занятость не может быть основанием для снижения зарплаты, а также не меняет порядок предоставления отпусков.

Если специфика работы не позволяет перевести сотрудника на удаленку либо работодатель не может обеспечить его необходимым оборудованием, время, в течение которого сотрудник не выполняет свою трудовую функцию, считается временем простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Больший размер оплаты может быть предусмотрен коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (ч. 7 ст. 312.9 ТК РФ).

СРОЧНЫЙ МАСТЕР-КЛАСС ПО НДС

Только в эту пятницу (14 января) большой мастер-класс по НДС от Эльвиры Митюковой «Декларация за 4 квартал и работа в 2022 году». Цена для подписчиков «Клерк.Премиум» – 8 990₽, без подписки – 12 990₽. Посмотрите программу тут

Дистанционная работа с 2021 г.

Автор: Вероника Овсянникова, старший методист Департамента проектов внедрения и консалтинга компании «ИНДУСТРИЯ ИНФОРМАТИКИ»

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, апрель 2021

С 1 января 2021 г. вступили в силу и подлежат применению новые правила дистанционной работы. Внесение поправок в ТК РФ было вызвано пандемией и вынужденным массовым переводом работников на удаленную работу. В статье подробно расскажем о порядке оформления временного перевода на «удаленку» работу, порядок обмена документами между работодателем и работником, об особенностях режима рабочего времени, времени отдыха и основаниях для увольнения удаленного работника, а также о новых правилах.

Новые правила дистанционной, удаленной работы

С 1 января 2021 г. подлежат применению новые правила дистанционной, удаленной работы, определенные Федеральным законом от 8 декабря 2020 г. 407-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ в части регулирования дистанционной, удаленной работы и временного перевода работника на дистанционную, удаленную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях».

Начиная с текущего года удаленка может предусматриваться как трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору, так и локальным нормативным актом организации, принимаемым в соответствии со статьей 312.9 ТК РФ.

Согласно ст. 312.9 ТК РФ между работником и работодателем можно достигать соглашения о следующих вариантах дистанционной работы.

дистанционная удаленная работа на постоянной основе – это дистанционная работа на любой период времени, бессрочно, если у работника нет стационарного рабочего места, по трудовому договору или дополнительному соглашению к нему, на любой период времени, на постоянной основе, работник может быть занят в рамках дистанционной удаленной работы.

дистанционная удаленная работа на временной основе. И тут возможны два следующих варианта:

непрерывная временная дистанционная, удаленная работа на срок не более чем 6 месяцев. То есть, если у работника есть рабочее место на территории работодателя, но он не хочет появляться в офисе, работодатель может пойти ему на встречу и перевести его на непрерывную временную дистанционную работу не более чем на полгода;

комбинированная дистанционная, удаленная работа. Это значит, что работник сочетает пребывание и отсутствие на своем рабочем месте, временная комбинированная дистанционная работа, на любой период времени, но при этом хотя бы раз в шесть месяцев, работник должен появиться на своем рабочем месте.

В какой последовательности все это сочетать определяется по соглашению между работником и работодателем, это может регламентироваться на любой период временив любом сочетании.

Например: это может быть один, два дня в неделю в офисе, один день в месяц, один день в квартал, один день в полгода, а все остальное время, работник на свое усмотрение занят в рамках выполнения дистанционной удаленной работы.

Еще к дистанционным работникам относятся те работники, которые выполняют свою трудовую функцию вне своего стационарного трудового места, на основании локального нормативного акта организации, без заключения с ними дополнительного соглашения.

Статьей 312.9 ТК РФ предусмотрена возможность по инициативе работодателя привлечь работника к временной дистанционной работе без его согласия в следующих случаях:

катастрофа природного или техногенного характера;

несчастный случай на производстве;

эпидемия или эпизоотия и в любых других исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части;

Читайте также:
Кто такой трейд-маркетолог: его должностная инструкция и обязанности

принятие соответствующего решения органом государственной власти и (или) органом местного самоуправления.

Для оформления дистанционной работы по инициативе работодателя никаких соглашений не требуется, работодатель издает новый локальный нормативный документ, в нем описывает, какие работники переводятся, как они взаимодействуют с ним на этот период времени. Если указать в документе «ознакомить работника с решением путем направления уведомления на электронную почту», то необходимости ознакомить работника под роспись с этим документом не будет.

Срок перевода на дистанционную работу по инициативе работодателя не может превышать период, в течение которого имеет место обстоятельство (случай), из-за которого работодатель принял данное решение (ч. 1, 3 ст. 312.9 ТК РФ).

Порядок обмена документами между работодателем и работником

У дистанционного работника есть право подать заявление о получении заверенных копий документов. При этом работодатель должен направить работнику их копии не позднее трех рабочих дней с даты получения такого заявления. Документы следует направлять по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. По желанию работника можно передать копии документов в электронной форме.

Работник, переведенный на дистанционную, удаленную работу, может ознакомиться с локальными нормативными актами, указанными в ч. 3 ст. 68 ТК РФ путем обмена электронными документами.

Если на работника ведется бумажная трудовая книжка, то сведения о приеме на дистанционную, удаленную работу по желанию работника могут быть внесены в бумажную трудовую книжку, сведения в нее вносятся по желанию работника независимо от согласия работодателя. Трудовая книжка направляется по почте заказным письмом с уведомлением.

При обмене электронным документооборотом каждая из сторон обязана отправлять подтверждение о его получении другой стороной. Сроки направления подтверждения о получении, а также порядок передачи рабочих документов по запросу работодателя устанавливаются коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Что касается листков нетрудоспособности, то они направляются работодателю по почте, заказным письмом с уведомлением. Если листок нетрудоспособности оформлялся в электронном виде, то в таком случае работодателю необходимо представить только сведения о его серии и номере.

Подписание документов

В прежней редакции ст. 312.1 ТК РФ было установлено, что при обмене электронными документами работодатель и работник пользовался усиленной квалифицированной электронной подписью.

При переводе работника на дистанционный, удаленный режим, любой документ, относящийся к его работе, можно оформить в электронном виде. Все зависит от вида документа.

Существует перечень документов, для которых установлены четкие правила:

работодатель использует квалифицированную электронную подпись;

работник или квалифицированную электронную подпись, или усиленную неквалифицированную электронную подпись.

К этому перечню относятся:

трудовой договор и дополнительное соглашение к нему;

договор о материальной ответственности с работником;

договор (ученический) на получение образования с отрывом или без отрыва от работы.

Документы, не входящие в этот перечень, можно подписать любым способом, закрепленным в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре. Здесь очень важно определить порядок, согласно которому каждая из сторон (работодатель и работник) будет подтверждать получение документа.

В остальных случаях можно воспользоваться другим видом электронной подписи или иной формой документов, которые предусмотрены коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к нему и которые позволят обеспечить фиксацию факта получения работником или работодателем документов в электронном виде.

Конечно, может возникнуть ситуация, при которой появится необходимость ознакомить работника под роспись с приказом, уведомлением, распоряжением и т.д. Если работник перешел на дистанционную, удаленную работу, то ознакомить его возможно «путем обмена электронными документами». Таким же способом можно получать от работника заявления, объяснения и иную информацию.

Особенности режима рабочего времени и времени отдыха дистанционного, удаленного работника

Ст. 312.4 ТК РФ установлены особенности работы и отдыха дистанционного, удаленного работника. Режим рабочего времени такого работника может быть установлен коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором или дополнительным соглашением к нему. Если перечисленными документами он не утвержден, работник устанавливает его по своему усмотрению.

Порядок предоставления отпуска дистанционному, удаленному работнику зависит от того, на каких условиях работник переведен на эту работу. Если удаленная работа на постоянной основе, то необходимо прописать правила предоставления отпуска в трудовом, коллективном договоре, или в локальном нормативном акте. Если работник переведен на такую работу временно, то здесь нужно придерживаться правил, изложенных в главе 19 ТК РФ.

Если дистанционный, удаленный работник направлен работодателем для выполнения служебного задания в другую местность, то в этом случае согласно ст. 312.6 ТК РФ необходимо оформить командировку.

Обеспечение работника оргтехникой

Согласно той же ст. 312.6 ТК РФ у работодателя есть обязанность обеспечить работника необходимым для выполнения им работы оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами.

Также дистанционный, удаленный работник имеет право с согласия или ведома работодателя и в его интересах пользоваться своим или арендованным им оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами. Работодатель должен выплачивать дистанционному, удаленному работнику компенсацию и оплачивать расходы, связанные с использованием своего или арендованного оборудования, при этом срок и размер такого возмещения устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Основания для увольнения дистанционного работника

Ранее правила основания увольнения дистанционного, удаленного работника устанавливались не только ТК РФ, но и трудовым договором, в нем работодатель мог указать дополнительные основания для увольнения, но данное право было ограничено ст. 312.8 ТК РФ, по которой установлено только два дополнительных основания прекращения трудового договора с дистанционным, удаленным работником:

Читайте также:
Какой штраф работодателю за неофициальное трудоустройство в 2021 году

если в период выполнения работы дистанционно работник без уважительной причины не выходит на связь со своим работодателем по вопросам, связанным с выполнением своих должностных обязанностей более двух рабочих дней подряд со дня поступления запроса от работодателя.

в случае переезда работника, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.

В случае ознакомления дистанционного работника с приказом о прекращении трудового договора в форме электронного документа, работодатель обязан в течение трех рабочих дней со дня издания приказа направить ему по почте заказное письмо с уведомлением о вручении, оформленное надлежащим образом с копией приказа на бумажном носителе.

Дистанционному, удаленному работнику при увольнении необходимо выдать те же документы, что и любому другому работнику, в этом случае необходимо следовать порядку передачи документов, прописанному в статье 312.3 ТК РФ.

После увольнения дистанционного, удаленного работника, на него необходимо подать сведения по форме СЗВ-ТД.

Дистанционная работа в 2021 году: читаем новый закон об «удалёнке»

С января 2021 года начали действовать новые нормы Трудового кодекса, посвященные дистанционному режиму работы (поправки внесены Федеральным законом от 08.12.20 № 407-ФЗ). Как правильно оформить договор об удаленной работе? Кто устанавливает рабочий график? За что можно уволить дистанционного сотрудника? Ответы на эти вопросы — в нашей статье.

  1. Когда возможна «удаленка»
  2. Как оформить сотрудника на дистанционную работу
  3. Обмен документами с сотрудником на «удаленке»
  4. Как оформить больничный
  5. Рабочий график, отпуск и гарантии
  6. Охрана труда
  7. Увольнение при «удаленке»

Когда возможна «удаленка»

Согласно поправкам, в 2021 году и далее допустимы два сценария перевода персонала на дистанционную работу.

Вариант первый: по согласованию с работником

В общем случае для установления режима удаленной работы нужно согласие сотрудника и работодателя. Это следует из новой редакции статьи 312.1 ТК РФ.

Условие о «дистанционке» прописывают в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему. Удаленная работа может продолжаться:

  • в течение всего срока действия трудового договора;
  • временно, но не более 6 месяцев;
  • при условии чередования периодов «удаленки» и присутствия на рабочем месте.

Бесплатно составить и распечатать трудовой договор и приказ по форме № Т‑1

Вариант второй: без согласия работника

В исключительных случаях временно перевести сотрудника на дистанционный режим можно без его согласия. К таким ситуациям относятся: природные и техногенные катастрофы, пожары, эпидемии и иные ситуации, когда жизнь или нормальные условия для жизни населения оказались под угрозой.

В случае недобровольного перевода сотрудника на «удаленку» вносить изменения в трудовой договор не нужно. Достаточно издать локальный нормативный акт (ЛНА) с указанием причин и сроков введения «дистанционки».

Составляйте локальные акты по готовым шаблонам и ведите кадровый учет в специальном сервисе Попробовать бесплатно

Работника следует ознакомить с ним под роспись. Плюс к этому необходимо обеспечить человека всем, что нужно для работы на дому. Если сотрудник использует собственное или арендованное имущество, работодатель обязан выплатить ему компенсацию (новая ст. 312.9 ТК РФ).

ВАЖНО

Если специфика работы не позволяет выполнять трудовые функции дома, то «принудительный» сценарий невозможен. Тогда человека на время отстраняют от работы. Оформляют это как «простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника». Сотрудник получает вознаграждение в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада, рассчитанных пропорционально времени простоя (ст. 157 ТК РФ). То же самое происходит, если организация не в состоянии обеспечить специалиста имуществом и программным обеспечением для удаленной деятельности.

Составить приказ о простое и другие локальные акты по готовым шаблонам

Как оформить сотрудника на дистанционную работу

Трудовой договор и допсоглашение о переводе на «удаленку» можно заключить в электронном виде. Подписать их нужно следующим образом. Работодателю — при помощи усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП). Сотруднику — при помощи усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписи.

Заказать усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП) Получить через час

Работник вправе подать письменное заявление о том, чтобы ему прислали бумажную версию трудового договора (или допсоглашения). Компания обязана направить этот документ не позднее трех рабочих дней со дня получения такого заявления.

Согласно статье 65 ТК РФ, будущий сотрудник должен предъявить при трудоустройстве:

  1. Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
  2. Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (если ранее человек уже работал).
  3. Уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в т. ч. в форме электронного документа.
  4. Диплом или иной документ об образовании или квалификации (если должность предполагает их наличие).
  5. Документы воинского учета (предъявляют только военнообязанные).
  6. Другие документы, которые предоставляют только в определенных случаях. Например, справка об отсутствии судимости, если она является условием для приема претендента на ту или иную должность.

При удаленном режиме все перечисленные бумаги разрешено направить в электронном виде, в форме скан-образов. При этом работодатель вправе потребовать нотариально заверенные копии на бумажных носителях.

Что касается коллективного договора и правил внутреннего трудового распорядка, то ознакомить с ними сотрудника можно путем обмена электронными документами. Если человек пришлет по почте (заказным письмом с уведомлением о вручении) «бумажную» трудовую книжку , кадровики обязаны сделать в ней запись о трудоустройстве (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).

Читайте также:
Замена отпуска денежной компенсацией: порядок возмещения и количество дней
ВАЖНО

После приема на работу нового сотрудника необходимо сдать форму СЗВ-ТД (подробнее см. «Как правильно заполнить и сдать форму СЗВ‑ТД»).

Обмен документами с сотрудником на «удаленке»

Если человек переведен на дистанционный режим, то любой документ, касающийся его работы, можно оформить в электронном виде. Какую подпись поставить? Это зависит от вида документа.

Есть перечень документов, для которого установлено четкое правило: работодатель использует КЭП, сотрудник — либо КЭП, либо усиленную неквалифицированную электронную подпись. В него входят:

  1. Трудовой договор и допсоглашения к нему.
  2. Договор о материальной ответственности.
  3. Ученический договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

Все остальные документы разрешено подписывать любым способом, который закреплен в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договору. Главное — предусмотреть порядок, согласно которому каждая из сторон (организация и сотрудник) будет подтверждать получение документа.

СПРАВКА

Возникают ситуации, когда кадровикам нужно ознакомить работника под роспись с приказом, распоряжением, уведомлением и проч. Если сотрудник перешел на «удаленку», то сделать это допустимо «путем обмена электронными документами». Таким же путем можно получать от человека заявления, объяснения и иную информацию.

Обменивайтесь электронными документами с сотрудниками Входящие бесплатно

У дистанционного работника есть право подать заявление о получении заверенных копий документов. Работодатель должен направить копии не позднее трех рабочих дней с даты получения заявления. В общем случае их следует направить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. По желанию сотрудника можно передать копию в электронной форме (новая редакция ст. 312.3 ТК РФ).

Как оформить больничный

Чтобы получить пособие по временной нетрудоспособности или декретные, сотрудник на «удаленке» должен выслать в бухгалтерию оригинал бюллетеня. Сделать это нужно по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Если бюллетень оформлен в электронной форме, работник должен сообщить в бухгалтерию серию и номер этого документа (подробнее об электронных больничных листах см. « Меняется порядок выдачи больничных: как действовать работодателю »).

Работать с электронными больничными по новым правилам

Рабочий график, отпуск и гарантии

Сколько часов в день тратить на работу, когда приступать и заканчивать, как часто приезжать в офис — все это можно предусмотреть в трудовом договоре, либо в коллективном договоре или локальном нормативном акте. В случае, когда работодатель не утвердил никаких правил, человек волен сам решать, какой график для него предпочтителен.

Порядок предоставления отпусков зависит от такого, на каких условиях сотрудник переведен на «удаленку». Если на постоянной основе, то правила необходимо прописать в трудовом или коллективном договоре, либо в локальном нормативном акте. Если временно — нужно придерживаться правил, изложенных в главе 19 Трудового кодекса.

ВНИМАНИЕ

Благодаря комментируемым поправкам, в статье 312.4 ТК РФ появится важное уточнение. Время, когда человек «взаимодействует с руководством», считается при «удаленке» рабочим временем.

Что касается гарантий, то дистанционный сотрудник вправе пользоваться ими точно так же, как если бы он приходил на работу. Плюс к этому четко оговорено, что удаленный режим не может служить основанием для снижения заработной платы (новая редакция ст. 312.5 ТК РФ).

Ведите табель учета рабочего времени и готовьте всю кадровую отчетность в сервисе «Контур.Персонал»

Охрана труда

В отношении сотрудника на «удаленке» работодатель в общем случае обязан обеспечить:

  • расследование в установленном порядке несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
  • выполнение предписаний, выданных трудовой инспекцией;
  • обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
  • ознакомление работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Другие мероприятия по охране труда в отношении дистанционных работников необходимо проводить, только если об этом сказано в трудовом или коллективном договоре, либо локальным нормативным актом (новая ст. 312.7 ТК РФ).

Подготовить документы по охране труда в специальном сервисе Попробовать бесплатно

Увольнение при «удаленке»

Для расторжения трудового договора по инициативе работодателя применяются общие основания, изложенных в статье 81 ТК РФ: ликвидация компании, сокращение штата, прогул и проч. (подробнее см. « Как уволить сотрудника в 2021 году: пошаговая инструкция для работодателя »).

Есть и дополнительные основания. Уволить дистанционного сотрудника можно, если он без уважительной причины не выходит на связь с начальством более двух рабочих дней подряд. Или переехал в другую местность и больше не может выполнять трудовые функции на прежних условиях (новая ст. 312.8 ТК РФ).

Если приказ об увольнении оформлен в электронном виде, работодатель должен сделать следующее. В течение трех рабочих дней с даты его подписания направить бумажную копию сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Дистанционному работнику необходимо выдать при увольнении те же документы, что и любому другому сотруднику (подробнее см. « Документы при увольнении сотрудника » и « Как заполнить форму СТД‑Р и выдать ее работнику »). Полагаем, что в этом случае нужно следовать порядку передачи документов, который прописан в статье 312.3 ТК РФ.

После увольнения дистанционного сотрудника, на него нужно подать сведения по форме СЗВ-ТД.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: