Образец и сроки написания отчета о командировке в 2021 и 2021 годах: пример бланка

Отчет о командировке

Формирование отчета о командировке, наряду с другими отчетными бумагами, является необходимой частью заключительного этапа документального сопровождения служебной поездки.

Для чего нужен документ

Командировка может быть связана с самими разными целями:

  • проведением переговоров;
  • заключением договоров;
  • обслуживанием удаленного структурного подразделения;
  • закупками и продажами товарно-материальных ценностей;
  • участием в семинарах тренингах;
  • обучающих мероприятиях и т.д.

При этом, вне зависимости от целей, по результатам поездки командированный должен составить и передать начальству отчет о выполнении задания.

Отчёт о командировке нужен обеим сторонам трудовых отношений.

На основании отчета руководство предприятия имеет возможность определить, насколько хорошо сотрудник справился с теми вопросами и задачами, которые он должен был решить в командировке. Работнику же он позволяет избежать необоснованных претензий на предмет неудовлетворительных результатов поездки.

Не следует забывать и о том, что на основании отчета руководство компании может как поощрить подчиненного за успешно проделанную работу, так и наказать путем наложения дисциплинарного взыскания (например, если итоги командировки будут отрицательными, при условии, что они случились по прямой вине сотрудника).

Кто формирует отчет

Документ составляется от лица командированного. При этом на бланке обязательно должна стоять подпись (резолюция) лица, которое приняло документ. Автограф последнего будет свидетельствовать о том, что отчет принят к рассмотрению.

Что внести в отчет о командировке обязательно

Для того, чтобы при составлении отчета не возникало трудностей, перед тем как отправиться в командировку, следует внимательно ознакомиться с теми задачами, которые поставлены руководством.

Необходимо, чтобы задачи командировки были оформлены в письменном виде – в форме служебного задания (при выявлении каких-то непонятных моментов, их нужно разрешить на месте).

Таким образом, обязанности командированного сводятся исключительно к выполнению тех функций, которые будут указаны в данном документе. Именно результаты решения этих вопросов следует отразить в отчете в первую очередь. По возможности, их следует подкрепить дополнительными обосновывающими бумагами.

Если в период поездки работодатель вдруг посчитает нужным поставить какие-то дополнительные задачи подчиненному, он обязательно должен будет согласовать с ним возможность их выполнения. При этом работник имеет полное право от них отказаться.

В какой период нужно составлять отчет

Сроки по сдаче отчета о командировке определяются в индивидуальном порядке и зависят от особенностей предприятия. В среднем – это три рабочих дня, но в любом случае, этот период не должен превышать одного месяца с момента возвращения сотрудника из служебной поездки.

Что еще, кроме отчета о командировке, нужно сдавать работодателю

Помимо отчета, командированный должен передать в бухгалтерию:

  • авансовый отчет (о расходах, произведенных в командировке);
  • квитанции, чеки, проездные билеты, и пр. подтверждающие платежные бумаги;
  • командировочное удостоверение (если оно выдавалось).

Общие сведения об отчете, особенности документа

Если вы впервые побывали в командировке и теперь перед вами стоит задача по формированию отчета о ней, а вы не очень хорошо понимаете, как именно его написать, прочитайте наши рекомендации– они пригодятся для точного представления о том, как должен выглядеть этот документ. Также посмотрите и образец бланка – на его основе вы без труда составите свой индивидуальный отчет.

Прежде чем перейти к детальному описанию документа, дадим некоторые общие сведения. Начнем с того, что данный отчет можно писать либо в произвольном виде, либо по унифицированной форме, либо, если в организации существует утвержденный в учетной политике собственный шаблон документа – по его типу. Способ формирования отчета должен быть обозначен в локальных актах фирмы.

Отчет допускается писать на обычном листе бумаги любого подходящего формата (лучше А4) или на фирменном бланке – если это требование есть во внутренних нормативных документах предприятия. Писать его можно как от руки, так и набирать в компьютере (с обязательной последующей распечаткой).

Читайте также:
Может ли оклад быть меньше МРОТ в 2021 году, что грозит работодателю, ответственность, что делать, как начисляется ЗП, при неполном рабочем дне и других ситуациях

Безоговорочно надо соблюсти только одно правило – в отчете должен стоять автограф командировочного, лица, которое приняло отчет (обычно это руководитель структурного подразделения), а также директора предприятия (помимо подписи он должен поставить на отчете свою резолюцию).

Отчет лучше всего писать в двух идентичных экземплярах (если от руки, то можно через «копирку»), один из которых следует передать руководству, второй, на всякий случай, оставить у себя (предварительно сделав отметку о принятии копии у представителя работодателя).

Образец отчёта о командировке

Для начала — короткое пояснение по структуре. Если вы пишете отчет в произвольной форме (а такая практика сейчас имеет широчайшее распространение), то поделите мысленно бланк на три части: начало, основной раздел и концовку.

Начало – сведения о самом документе (номер, место, дата составления).

Основной блок – собственно отчет, куда включается:

  • его период (дата начала и окончания);
  • основание (здесь надо указать документ, на основании которого вы были отправлены в командировку – это может быть приглашение со стороны другой организации, приказ директора и т.п.);
  • цель командировки (указывайте фактические задачи, которые перед вами поставило руководство);
  • результаты поездки: чем подробнее, тем лучше. Если по итогам командировки были заключены какие-то договоры, получены свидетельства, сертификаты и т.п. документы, нужно указать их номер и дату.

По мере необходимости, можете приложить к бланку дополнительные бумаги, оформив их наличие в отчете отдельным пунктом. В конце документ нужно обязательно подписать и датировать текущим числом.

Инструкция: составляем отчет о командировке

Отчетность по командировкам — это формы обязательных документов, которые составляет работник, вернувшись из деловой поездки. Отчитаться можно несколькими способами, в зависимости от утвержденных форм.

Что это за документ

Любая отчетность подразумевает некий доклад о проделанной работе. В отчете о командировке отражают, что сделано за период исполнения трудовых обязанностей за пределами офиса или производства. Отчитываются либо кратко, либо развернуто — конкретные требования устанавливает работодатель.

Несколько слов о служебном задании. Оно содержит краткий перечень того, что необходимо сделать. Пример составления служебного задания при командировании поможет правильно составить документ и не упустить важные моменты.

Требования и структура

Трудовое законодательство не обязывает оформлять задание, и, соответственно, наш пример отчета о командировке носит рекомендательный характер. Но работодатели хотят знать, чем сотрудник занимался, поэтому разрабатывают соответствующие локальные акты, регламентирующие процедуру оформления поездок.

Что обычно пишут? Если есть возможность, то указывают конкретный результат — заключенный договор или накладная, подтверждающая закупку продукции. Рекомендовано использовать краткий отчет о выполнении задания (командировка), пример такого есть в служебном задании. Руководитель, направивший подчиненного в деловую поездку, проверит, насколько итог поездки соответствует выданному заданию.

Если служебная поездка была длительной, предполагала решение нескольких вопросов, то вместо краткого используйте полноценный отчет о командировке, пример написания в свободной форме мы составили для бюджетной организации. Допустим, сотрудник поехал в удаленный филиал, где предполагалось провести ряд обучающих семинаров и заключить несколько долгосрочных контрактов. По итогам он напишет, что тестирование после тренингов успешно прошли больше половины респондентов, контракты были заключены на поставку оборудования на сумму десять миллионов рублей.

Скачать бланк служебного задания на командировку

Кто готовит и в какие сроки

Готовит отчет работник. Понятие командировки раскрывается в 24 главе Трудового кодекса Российской Федерации. Работник уполномочен выполнить некое поручение руководства за пределами постоянной работы. Исключения — случаи, когда функционал сотрудника включает регулярные передвижения. Например, курьеры, члены выездных аварийно-ремонтных бригад, торговые представители не докладывают детали своих поездок в какой-либо форме.

Следует отметить, что требования применимы только к тем, кто состоит в трудовых правоотношениях. Человека, оказывающего услуги или выполняющего работы по договору гражданско-правового характера, нельзя отправить в служебную поездку.

Читайте также:
Норма продолжительность рабочего времени по ТК РФ на 2020-2021 годы

Срок законодательно не установлен, он определяется в локальных актах. Обычно он совпадает со сроком сдачи авансового отчета, если выдавались подотчетные денежные средства. Также сотрудник сдает проездные документы и командировочное удостоверение (при наличии).

Важные условия для руководства

Любому руководителю следует учитывать, что не всех сотрудников разрешено направить в командировку. Чиновники определили, что беременных женщин и несовершеннолетних сотрудников нельзя командировать ни при каких обстоятельствах. Даже если эти работники не против поездки и выразили свое согласие в письменной форме.

Некоторых специалистов допустимо направить в служебную поездку только после получения от них письменного согласия. К таковым относятся:

  1. Родитель-одиночка, который воспитывает ребенка до 5 лет.
  2. Родители деток до наступления трехлетнего возраста.
  3. Родители детей-инвалидов.
  4. Работники, ухаживающие за больными родственниками по мед. заключениям.

Если от такого специалиста письменного согласия не получено, то представители трудовой инспекции накажут организацию.

Шаблон отчетной формы

Унифицированной формы (образец отчета по командировке в 2020 году) не предусмотрено на законодательном уровне. И если руководитель желает получить отчет по результатам служебной поездки, то придется разработать и утвердить специальный шаблон.

Вот так выглядит примерный шаблон:

Общие правила заполнения

Сразу оговоримся, что алгоритм создания отчета по командировке во многом зависит от бланка, по которому требуется отчитаться. Унифицированный образец отчета о командировке (письменный) чиновниками не утвержден. Следовательно, руководство компании обязано утвердить не только форму, но и отдельные требования по ведению такого бланка.

Учитывайте общепринятые рекомендации. Допустимо подготовить отчет о командировке в 2020 году (бланк, образец заполнения) от руки. Для этого используйте чернила черного или синего цвета. Печатный вариант отчетности все же предпочтительней. Соблюдайте общепринятые правила деловой переписки. Избегайте сокращений в текстовой части отчетной формы. Личные обращения тоже стоит опустить. Допустимо использовать фирменный бланк организации.

Пошаговая инструкция

Пошаговый алгоритм составления отчета по командировке в произвольной форме.

Шаг 1. Указываем получателя.

В верхнем правом углу отчетной формы укажите должность руководителя предприятия и полное или сокращенное наименование организации. Если создание проводится не на фирменном бланке учреждения, то допустимо указать регистрационные данные предприятия (ИНН, КПП), адрес места нахождения, регистрации, контакты для связи.

Шаг 2. Регистрируем данные составителя.

Как и в обычном заявлении, необходимо указать сведения о лице, составившем отчетную форму. Пропишите занимаемую должность и Ф.И.О. Допустимо прописать табельный номер, адрес проживания и телефон для контактов. Дополнительная информация актуальна в крупной организации со сложной организационной структурой.

Шаг 3. Название документа.

В центре новой строки пропишите «Отчет о командировке».

Шаг 4. Указываем период и цель командировки.

В первую очередь укажите, когда проходила служебная поездка — конкретные даты. Затем впишите цель, с которой работник командирован в другую местность. Например, «прохождение курсов повышения квалификации» или «участие в тренинге».

Шаг 5. Выражаем суть, результаты.

Теперь подробно расписываем, каких конкретно результатов добился командированный работник. Например, целью командировки было заключение контракта на поставку товара. Результатом считают подписание договора либо отказ от подписания. Если намеченной цели добиться не удалось, то укажите, по каким причинам. Например, контракт на поставку товаров не заключен с поставщиком из-за несоответствия товара предъявленным качественным характеристикам.

Обязательный авансовый отчет

Помимо отчетности о результатах командировки, работнику придется отчитаться и о понесенных расходах. Напомним, что при командировании специалистов работодатель обязан выплатить аванс по командировочным расходам.

Этот аванс выплачивается на:

  1. Оплату проезда к месту выполнения служебного задания.
  2. Наем жилого помещения для проживания в командировке. Например, оплата гостиничного номера или аренда комнаты, квартиры в частном секторе.
  3. Курортный сбор, если работник направляется на территории Российской Федерации, за пребывание на которых придется заплатить курортный сбор.
  4. Суточные расходы, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника за пределами основного места жительства.
  5. Иные расходы по согласованию с руководителем. Например, приобретение методических пособий, оплата сертификатов, прочих услуг.
Читайте также:
Материально ответственное лицо: перечень должностей, кто это может быть, обязанности, образец приказа о назначении

При сдаче авансового отчета в бухгалтерию придется подать и подтверждающие документы: чеки, квитанции, билет, накладные и иные документы.

Особенности составления этой формы отчетности мы рассмотрели в материале «Как заполнить авансовый отчет подотчетного лица». В статье представлен актуальный шаблон, пошаговая инструкция к составлению отчетной формы и пример заполнения документа. Все формы можете скачать бесплатно.

Авансовый отчет по командировке

В 2020 году многие документы, связанные с оформлением служебных командировок, больше не являются обязательными, например командировочное удостоверение, но авансовый отчет по командировке-2020 никто не отменял. Он, как и прежде, должен рассказать начальству, бухгалтерии и контролирующим органам, сколько денег было истрачено командированным работником и на какие нужды. В документ необходимо включить абсолютно все траты и приложить к нему подтверждающие бумаги. Его оформление регламентировано Положением о командировках, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Образец, как составить авансовый отчет по командировке, можно найти в конце статьи. Пока разберемся с основными требованиями, предъявляемыми к этому важному финансовому документу.

Форма авансового отчета

Унифицированная форма № АО-1, которую рекомендовано использовать для составления отчета по командировке, утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Ее применение не является обязательным. Каждая организация имеет возможность разработать необходимый и удобный для нее бланк самостоятельно и закрепить его использование в учетной политике и локальном нормативном акте о командировках.

Сроки

Отчитаться по итогам служебной поездки работник обязан не позднее чем через 3 дня после возвращения. Если командированный сотрудник из поездки вернулся, но на работу так и не вышел:

  • заболел;
  • ушел в отпуск;
  • снова получил задание уехать по рабочим вопросам,

то срок продлевается, и сдать авансовый отчет он должен не позднее трех дней со дня своего выхода на работу. Если он этого не сделал, то он становится не только подотчетным лицом, но и должником организации. Руководство имеет право удержать с него всю сумму, по которой нет данных об использовании, как это прописано в статье 137 ТК РФ. Если такое удержание из зарплаты происходит и подотчетные деньги становятся доходом работника, то на них необходимо начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Правда, по договоренности с руководством, срок сдачи документов можно восстановить или продлить.

Оправдательные документы

Каждая запись в бланке обязательно должна быть подтверждена документально. Это могут быть:

  • билеты (авиа, жд или автобусные);
  • чеки об оплате такси;
  • оплаченные счета гостиниц;
  • прочие.

Без подтверждающих бумаг можно указать только суточные, которые выплачиваются в фиксированных суммах.

Образец заполнения авансового отчета по командировке

Рассмотрим на примере, как заполнить унифицированный авансовый бланк. Штатный сотрудник ООО «Весна», специалист по логистике Кошкин Марат Сергеевич был командирован в ООО «Осень», расположенное в городе Белгород для налаживания поставок продукции. Перед поездкой он получил подотчет 30 000 рублей. После возвращения он должен за них отчитаться. Для этого сперва заполняется шапка авансового бланка:

Обратите внимание, что все, что отмечено зеленым на образце, заполняет сам работник, а то, что красным — отметка об утверждении директором, которая ставится уже после рассмотрения документа и проведения его по бухгалтерии.

Далее идет информация, которую заполняет бухгалтер. Тут нужно указать, сколько денег работник получил и на основании какого документа, а также сколько он израсходовал и какой получился остаток, который должен быть возвращен в кассу. Эту информацию пишут слева бланка, а справа есть специальное поле «Утвержден авансовый отчет по командировке», проводка ставится по дебету счета 44 и кредиту счета 71 в отношении принятых расходов, и по дебету счета 19 по сумме НДС в составе оплаченных сумм. Счет 44 «Расходы на продажу» используют торговые организации, при другом виде деятельности проводки могут быть иными. Подписать бланк должны три должностных лица:

  • бухгалтер, сверяющий расчеты;
  • главный бухгалтер компании;
  • кассир, который выдал деньги и принял их остаток.
Читайте также:
Должностная инструкция архитектора: что должен знать и уметь, категории, обязанности проектировщика

Материал по теме Образец отчета о командировке Все суммы в бланке указываются не только цифрами, но и прописью.

На обратной стороне бланка сам работник должен расписать все суммы своих расходов. Указать приобретение билетов с номерами (отдельной строкой включенную сумму НДС), а также размер полученных суточных. Бухгалтер должен оставить расписку, что принял от подотчетного лица заполненный бланк и все прилагающиеся к нему документы. В конце ставится подпись и дата заполнения.

Командировки в 2021 году: шпаргалка для бухгалтера

Не всегда бухгалтеры успевают самостоятельно отслеживать все изменения по всем темам, и держать «все в памяти» совсем непросто. Мы подготовили небольшую шпаргалку о том, что важно знать о командировках в 2021 году.

В 2021 году командировочные удостоверения не выписывают, их отменили несколько лет тому назад. Сейчас фактический срок пребывания в командировке определяется на основании проездных документов.

Для направления работника в командировку достаточно оформить приказ директора и подготовить авансовый отчет о командировке, который и будет подтверждать даты начала и окончания командировки.

Но организация вправе по своему желанию оформлять командировочные удостоверения. Бланк можно разработать самостоятельно или использовать ранее действовавшую форму Т-10.

Суточные в командировках в 2021 году по стране и за рубеж

Статьей 217 НК РФ установлен максимальный размер суточных.

Размеры суточных:

  • Для командировок по России – 700 руб. в день.
  • Для командировок за рубеж – 2 500 руб. в день.

Организация вправе увеличить размер суточных своим внутренним приказом. Более того, суточные могут быть разными для разных должностей, для разных городов России и для разных стран и т. п.

Чаще всего в организациях устанавливают повышенные суточные директору предприятия. Это может быть связано с дополнительными представительскими расходами и другими расходами на переговоры.

Если вы платите суточные сверх установленного размера, с суммы превышения нужно заплатить:

  • НДФЛ;
  • страховые взносы (кроме взносов на травматизм).

Суточные в размере, установленном в вашей организации:

  • полностью учитываются в расходах для налога на прибыль и при УСН (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
  • не облагаются взносами на травматизм (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Оформляем командировку

Обычно с такой задачей, как отправить работника в командировку, бухгалтеры справляются легко.

Небольшая сложность может возникать при определении точного количества дней в командировке. Но это задача уже решена.

В бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера» есть специальный алгоритм, упрощающий решение задачи: Как считать количество дней суточных при командировках

Работник, находящийся в командировке, должен работать по графику, установленному в организации, в которую он прибыл.

Если период командировки включает выходные и праздничные дни, то другие дни отдыха по возвращении работника из командировки ему не предоставляются.

Если работник специально был командирован для работы в выходные и праздничные дни, то за работу в эти дни ему должна быть начислена доплата. Работа в праздничные и выходные дни оплачивается в двойном размере (ст. 153 ТК РФ).

Алгоритм действий при оформлении командировки

1. Проверьте, можно ли работника отправить в командировку.

Вы не можете направить в командировку:

  • беременных женщин;
  • работников младше 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т. п., а также профессиональных спортсменов).
Читайте также:
Нумерация приказов в организации: правила, по основной деятельности, о приеме, по личному составу

Только с письменного согласия работника и при отсутствии медицинских ограничений вы можете направить в командировку (ст. 259 ТК РФ):

  • женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;
  • работников, имеющих детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;
  • работников, осуществляющих уход за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.

Никаких ограничений по продолжительности командировок нет, но от этого может зависеть, положены ли командированному суточные. Для однодневных командировок по России суточные не предусмотрены.

3. Выдайте суточные.

Чтобы выдать командированному работнику наличные деньги на командировку, заявление на выдачу подотчетных средств на командировочные расходы с него брать не нужно – достаточно приказа руководителя.

4. День отъезда в командировку отметьте в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). День в командировке обозначается кодом К.

Количество отработанных часов указывать не нужно.

5. После возвращения работника получите с него авансовый отчет (форма № АО-1).

К отчету прилагаются все подтверждающие документы (чеки, квитанции с гостиниц и др.).

Отчет по командировке в 2021 году

Отчет по командировке содержит:

  • авансовый отчет;
  • документы, подтверждающие расходы на проживание;
  • документы, подтверждающие расходы на проезд;
  • документы, подтверждающие иные расходы.

Подтверждать документами траты суточных не нужно (см. письмо Минфина от 11 декабря 2015 г. № 03-03-06/2/72711).

Если по каким-то причинам работник после командировки не сможет представить документы об оплате дороги и проживания, нужно оформить служебную записку.

Если работник отправится в командировку на своей машине, он может приложить к авансовому отчеты служебную записку и чеки на бензин.

Если командированный работник воспользуется служебным автомобилем, нужно оформлять путевой лист, который содержит даты начала и окончания поездки.

Если работник к месту командирования летит на самолете, первый день командировки в целях подсчета количества дней суточных определяется в зависимости от времени вылета самолета, указанного в авиабилете.

Однодневная командировка

Для командировки одним днем туда и обратно, если при этом граница России не пересекается, суточные не предусмотрены.

Для командировки продолжительностью один день заграницу предусмотрены суточные в пределах 50% от нормы (п. 20 постановления № 749).

Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.

Отчет о командировке

Отчет о командировке — это документ, на основании которого бухгалтерия произведет окончательный расчет с работником по итогам служебной поездки. Направляя сотрудника в такую поездку, работодатель возлагает на него решение различных задач, сообщить о выполнении которых работник должен по факту своего возвращения.

  • Как заполнить декларацию госслужащих за 2021 год
  • Как составить заявление на материальную помощь к отпуску
  • Пособие по безработице в 2022 году: размер и порядок оформления выплаты
  • Убыток в декларации по налогу на прибыль
  • Каким будет прожиточный минимум в 2022 году

Законом предусмотрен только один вид отчетности — авансовый отчет о фактически осуществленных командировочных расходах (эта норма определена пунктом 26 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением правительства от 13.10.2008 № 749).

Все остальные документы, порядок и сроки их предоставления работодатель определяет самостоятельно своими нормативными правовыми актами.

Документы о результатах проделанной работы

Вся рабочая документация разрабатывается работодателем самостоятельно, поскольку требование предоставить отчет о проделанной работе в командировке в ТК РФ не содержится. С этой целью работодатель, опираясь на положения статей 8 и 22 ТК РФ, вправе издать нормативный акт, которым обяжет сотрудников оформлять необходимые бумаги при их возвращении из служебных поездок. При решении этого вопроса организация вправе разработать собственные бланки либо воспользоваться имеющимися унифицированными формами Т-10 и Т-10а, утвержденными постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Читайте также:
Профессиональный стандарт программиста, техника, оператора ЭВМ

Отчет по командировке в бухгалтерию по форме Т-10

Пример написания отчета по командировке по форме Т-10а

В случае использования формы Т-10а заключение о результатах выполнения служебного задания или цели поездки делает руководитель подразделения, вписывая в бланк короткую запись, что задание выполнено в полном объеме.

Если цель в ходе рабочей поездки не достигнута, вносится запись, что задание не выполнено. Причины и условия, по которым оно не выполнено, излагаются работником в виде докладной записки на имя руководителя (генерального директора), который принимает решение:

  • о направлении работника в очередную поездку для достижения поставленных целей;
  • о нецелесообразности новых поездок;
  • о принятии мер дисциплинарного характера в случае вины работника и т. п.

Собственные разработки

Если работодатель решил, что обязательно делать отчет о командировке, и собирается разработать собственные правила, ему необходимо предусмотреть детальный порядок заполнения и предоставления бумаг, а именно:

  • какие сведения и в каком объеме сотруднику придется предоставить работодателю при возвращении;
  • в какой срок их предоставить;
  • по какой форме сдавать (желательно подготовить пример краткого отчета о выполнении служебного задания в командировке, на который смогут ориентироваться сотрудники);
  • кому передать и т. д.

При разработке документов работодателю следует иметь в виду, что существуют категории сотрудников, которых нельзя направлять в служебные поездки. К ним относятся:

  • беременные женщины;
  • работники в возрасте до 18 лет.

Кроме того, существуют сотрудники, которые вправе отказаться от выполнения служебных обязанностей в другом населенном пункте. Направление этих категорий сотрудников в поездки допускается только с их письменного согласия. К «льготным» относятся:

  • одинокие родители, воспитывающие детей до 5 лет;
  • родители детей в возрасте до 3 лет;
  • родители детей-инвалидов;
  • ухаживающие за близкими больными родственниками в соответствии с медицинским заключением.

Эту категорию работников следует письменно проинформировать о возможности отказаться от служебных поездок.

Отчетность в свободной форме

Работодатель вправе использовать любой формат документации, в том числе требовать от сотрудников предоставления документов, составленных в свободной форме.

Пример написания отчета о командировке в свободной форме

Финансовая документация о служебных поездках сотрудников организации хранится в бухгалтерии пять лет. После этого бумаги разрешено уничтожить в установленном на предприятии порядке (как правило, их сжигают и составляют об этом акт).

Как оформлять командировки в 2021 году

Командировка – это поездка по делам работодателя, в ходе которой сотрудник должен выполнить поставленные перед ним задачи. В это время за работником сохраняется место и средний заработок. Как правильно оформить такую поездку, рассказывается в нашей статье.

Работодатель, отправляя сотрудника в командировку, не обязан оформлять с 2015 года командировочное удостоверение и служебное задание (Постановление Правительства РФ «О внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ» от 29.12.2014 № 1595). Подробности можно прочитать в нашей статье «Нужно ли командировочное удостоверение в 2021 году».

Фактический срок нахождения в командировке достаточно подтвердить проездными документами (п. 7 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — положение). Однако работодатель может по собственному желанию выписывать командировочные, взяв за основу форму Т-10, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Для отправки сотрудника в поездку необходимо письменное решение работодателя (п. 3 положения). Как было указано выше, работодатель может дополнительно выписать командировочное удостоверение.

По окончании поездки сотрудник должен составить авансовый отчет, сдать который нужно в течение трех рабочих дней после возращения из поездки (п. 26 положения). В документе указывают суточные за все дни командировки, перечисляют все понесенные расходы, прописывают реквизиты подтверждающих документов.

Запрещено направлять в командировки беременных женщин (ст. 259 ТК РФ), несовершеннолетних, за исключением творческих работников (ст. 268 ТК РФ).
Женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, родитель-одиночка, воспитывающий детей в возрасте до пяти лет, сотрудник, ухаживающий за ребенком-инвалидом или за больным членом семьи, могут быть направлены в командировку только с их письменного согласия при условии, что поездки не запрещены в соответствии с медзаключением (ст. 259 ТК РФ). Данные категории сотрудников необходимо письменно ознакомить с правом отказаться от командировки.

Читайте также:
Титульный лист трудовой книжки: образец заполнения 2021 года, оформление даты, как указать образование, пример заполнения

Таким образом, для поездки женщины, воспитывающей детей в возрасте до трех лет, и других льготных категорий необходимо их письменное согласие на командировку, в котором нужно указать:

• Ф.И.О. и должность работника;
• согласие на поездку;
• населенный пункт и сроки командировки;
• что сотрудник ознакомлен с правом на отказ от поездки.

Локальным актом организации могут быть предусмотрены дополнительные документы, оформляемые при направлении в командировку. Примером может служить служебная записка от непосредственного руководителя, в которой будут указаны задачи, которые сотрудник должен решить в поездке.

Для составления приказа на командировку можно использовать форму Т-9, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ № 1, или разработать свой вариант документа и правильно оформить документ, то есть включить в него все обязательные реквизиты:
• Ф.И.О. и должность сотрудника;
• место поездки;
• сроки нахождения в командировке.
Приказ можно составить на одного или нескольких сотрудников.

Если проездка будет осуществлена на служебном автомобиле или на личном транспорте сотрудника, решение о выборе такого способа проезда должно быть зафиксировано письменно. Поэтому его можно включить в приказ о направлении в командировку (п. 7 положения с учетом разъяснений, данных в письме Минфина РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Приказ подписывает руководитель организации или другое уполномоченное им лицо. С документом необходимо ознакомить сотрудника под подпись, так как при отсутствии доказательств того, что работник знал о командировке, привлечение его к дисциплинарной ответственности за неисполнение приказа может быть признано неправомерным.

Оформить командировку сотруднику можно, выполнив следующие действия.

1. Составить приказ о направлении в командировку и другие документы в случае необходимости (согласие на поездку, служебную записку и так далее).

2. Выдать аванс на оплату проезда, проживания, дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, – суточные (п. 10 положения). Размер суточных может быть любым. Он должен быть определен в коллективном договоре или локальном нормативном акте, если иное не установлено другими нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11, абз. 2 п. 16 положения). Предусмотрены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 1 ст. 217 НК РФ):

• не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
• не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

3. Внести сведения в журнал командировок, если локальным актом предприятия предусмотрено его ведение.

4. Отразить нахождение сотрудника в командировке в табеле учета рабочего времени. Дни, приходящиеся на период поездки, следует отметить буквенным (К) или цифровым (06) кодом. Продолжительность отработанного времени не указывают (абз. 7 указаний по заполнению форм, утвержденных постановлением Госкомстата № 1).

Командировку водителя нужно оформить по правилам, приведенным выше. Кроме приведенных там документов, необходимо дополнительно оформить путевой лист. Как его оформить, рассказывается в Приказе Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368.

Документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
• название «Путевой лист» и номер;
• срок действия;
• сведения о собственнике транспортного средства;
• данные автомобиля;
• информацию о водителе;
• сведения о перевозке.

Путевые листы нужно оформлять для одного рейса или одной смены, если на нее приходится несколько рейсов (п. 9 приказа № 368). То есть если длительность рейса превышает один день, то путевой лист оформляется на целый рейс. Если водитель направлен в командировку, ему достаточно одного путевого листа.

Читайте также:
Журнал регистрации трудовых договор и дополнительных соглашений: скачать бесплатно образец на 2021 год, порядок заполнения книги, сроки регистрации, как правильно зарегистрировать

В путевом листе обязательно указание даты, времени проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя (если обязательность проведения послерейсового медицинского осмотра водителя предусмотрена законодательством РФ) медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, с заверением его подписью с указанием фамилии и инициалов (пп. 5, 15 приказа № 368).

При командировке, когда один рейс длится несколько дней, проставляется одна отметка для медицинского осмотра.

Итак, при командировке водителя организация должна оформить один путевой лист на весь рейс. В нем должна стоять отметка о прохождении медосмотра, заверенная подписью медицинского работника с указанием его фамилии и инициалов.

При командировке руководителя оформляют такие же документы, как при направлении в командировку любого другого работника. Приказ о направлении в поездку и другие документы может подписать:

• директор организации (письмо Роструда от 11.03.2009 № 1143-ТЗ);

• уполномоченное им лицо.

В приказе о направлении в командировку необходимо указать, что сотрудник едет на своей машине. Как и при поездке на служебном авто, потребуется путевой лист.
С работником нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем нужно зафиксировать размер компенсации за использование авто, износ личного транспорта, условия ее выплаты, а также размер других расходов, связанных с использованием личного транспортного средства (ст. 188 ТК РФ).
По окончании поездки к авансовому отчету сотрудник должен приложить (п. 7 положения):

• служебную записку с указанием даты выезда и даты возвращения;
• путевой лист;
• кассовые чеки на покупку ГСМ;

• счета, квитанции и другие документы, подтверждающие маршрут следования.

Привлечь сотрудника к работе в выходной день можно по письменному распоряжению работодателя с письменного согласия сотрудника и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ст. 113 ТК РФ). Не требуется согласие работников на производство:
• неотложных работ в условиях ЧС;
• работ для предотвращения несчастных случаев, порчи имущества работодателя;
• работ для предотвращения катастрофы, производственной аварии или устранения их последствий.

Работу в выходной день в поездке необходимо оплатить в двойном либо в одинарном размере с предоставлением дополнительного дня отдыха (ст. 153 ТК РФ). Вид компенсации выбирает сотрудник. Дни отъезда, приезда, нахождения в пути в выходной нужно оплатить как и работу в такой день (п. 5 положения, письмо Минтруда РФ от 21.02.2020 № 14-1/ООГ-1110).

Если работник в свой выходной в командировке отдыхает, то за этот день ему необходимо оплатить только командировочные расходы (найм жилья, суточные). Средний заработок не следует выплачивать, так как он сохраняется только за рабочие дни (ч. 1 ст. 168 ТК РФ, пп. 9, 11 положения).

Если сотрудник самовольно решил остаться в месте командировки на выходные, вместо того чтобы вернуться, то его расходы, например, найм жилья работодатель возмещать не обязан, так как они не связаны с командировкой (ст. 168 ТК РФ, п. 11, п. 20 положения).

Таким образом, для правомерного привлечения работника к работе в выходной день необходимо письменное распоряжение работодателя и письменное согласие сотрудника.
Для нахождения работника в командировке в выходной день без привлечения к работе его согласие и распоряжение работодателя не требуются.

Однодневная командировка — это поездка работника для выполнения служебного поручения в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту жительства (ст. 166 ТК РФ, п. 11 положения).

Оформляют однодневную командировку так же, как и обычную многодневную командировку: составляют приказ, выдают аванс на проезд, вносят сведения в табель учета рабочего времени.

Читайте также:
Удерживаются ли алименты с выходного пособия и компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника на 2021 год

При однодневных командировках работодатель должен возместить командированному сотруднику документально подтвержденные расходы (ст. 168 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 28.11.2013 № 14-2-242):
• на проезд, в том числе автомобильным транспортом (кроме такси). Расходы на услуги такси возмещаются, если они произведены с разрешения работодателя;
• другие расходы, связанные с командировкой и понесенные с разрешения работодателя.

Суточные при однодневных командировках:
• по РФ – не выплачиваются (п. 11 положения о командировках, письмо Минфина РФ от 03.11.2020 № 03-03-06/1/95840);
• за пределы РФ – выплачиваются в размере 50 процентов от нормы суточных, установленной работодателем для загранкомандировок (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ, п. 20 положения).

Работнику могут быть выплачены деньги взамен суточных, если это предусмотрено локальным нормативным актом.

Если работник направлен в однодневную командировку:
• в рабочий день — он получает за этот день средний заработок (п. 9 положения);

• в выходной или праздничный день — он получает оплату за работу в выходной (нерабочий праздничный) день по ст. 153 ТК РФ.

Для того чтобы сотрудника, находящегося в отпуске, направить в командировку, необходимо отозвать его из отпуска. Сделать это можно только с согласия работника (ст. 125 ТК РФ). Неиспользованную часть отпуска нужно предоставить в любое удобное для сотрудника время или присоединить к отпуску за следующий рабочий год. Запрещено отзывать из отпуска:

• несовершеннолетних сотрудников;
• беременных женщин;
• сотрудников с вредными условиями труда.

Также нельзя отзывать работника, если из-за этого получится, что он не был в отпуске два года подряд. Либо если из-за отзыва отпуск за рабочий год будет разделен на части таким образом, что ни одна из них не составит минимум 14 календарных дней. Это следует из ч. 4 ст. 124, ч. 1 ст. 125 ТК РФ.

Основанием для отзыва сотрудника из отпуска для последующего направления в командировку, как правило, является служебная записка. В ней следует указать:
• Ф.И.О. отзываемого сотрудника, его должность;
• причины отзыва из отпуска (необходимость совершения поездки);
• время, на которое отзывается работник (может совпадать с датами отъезда в командировку и возвращения оттуда или нет, когда берут временной отрезок с запасом, если к поездке нужно подготовиться).

На основании записки работодатель готовит уведомление об отзыве сотрудника из отпуска. Документ необязательный, однако его часто используют на практике. Уведомление оформляют, чтобы сообщить работнику о том, что возникла необходимость его досрочного выхода на работу. В нем прописывают:

• должность и Ф.И.О. сотрудника;
• основание для отзыва;
• дату, с которой ему необходимо выйти на работу;
• информацию о том, что отзыв работника из ежегодного отпуска возможен только с его согласия;
• просьбу дать согласие на отзыв из ежегодного отпуска, а также срок, на который он желает перенести оставшиеся в связи с этим дни отпуска.

Форма согласия работника на отзыв из ежегодного отпуска не установлена. Документ может быть составлен работником в произвольной форме. Главное, чтобы в нем содержались Ф.И.О., должность работника, согласие на отзыв из отпуска, дата выхода на работу, период, когда работник планирует отгулять неиспользованную часть отпуска, а также его подпись и дата написания.

Отзыв сотрудника из отпуска оформляют приказом. Вышедшего на работу работника направляют в командировку по общим правилам, изложенным выше.

Нужно ли командировочное удостоверение в 2021 году

Командировочное удостоверение — это документ, удостоверяющий время нахождения сотрудника в служебной поездке. Несмотря на то, что с 2015 года компании не обязаны оформлять данный документ, многие работодатели по-прежнему его применяют. В нашей статье мы расскажем о том, есть ли необходимость оформлять командировочное удостоверение в 2021 году.

Читайте также:
Стажировка водителей при приеме на работу на предприятии: образец положения, программы, приказа

Обязательно ли составление командировочного удостоверения в 2021 году

Постановлением кабмина РФ от 29.12.2014 № 1595 было скорректировано Положение о командировках, благодаря которому с 08.01.2015 при отправлении работника в поездку по делам фирмы больше не нужно оформлять следующие документы:

  • командировочное удостоверение;
  • служебное задание;
  • отчет о выполненной работе в командировке.

Эти новшества направлены на упрощения документооборота компании.

Для чего требовалось командировочное удостоверение

Постановлением кабмина от 13.10.2008 № 749 утвержден перечень документов, которые в обязательном порядке организация обязана оформлять при отправлении работников в командировку. До начала 2015 года в этом списке значилось командировочное удостоверение. Его форма приведена в постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (форма № Т-10).

Этот документ служил для определения фактического времени нахождения работка в командировке. В каждом месте пребывания работника в удостоверение вносились отметки о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из него.

До 2015 года компания не могла подтвердить расходы на служебную поездку без командировочного удостоверения. Об этом неоднократно заявляли чиновники (письма Минфина РФ от 26.05.2008 № 03-03-06/2/60, от 24.04.2008 № 03-03-06/2/45, от 07.11.2007 № 03-03-06/2/206).

Однако судьи считали, что расходы на командировку можно подтвердить также приказом (см. например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.10.2011 № А27-16987/2010 и от 07.05.2007 № Ф04-2644/2007(33834-А45-14), ФАС Московского округа от 19.12.2008 № КА-А40/10864-08 и от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2).

Если же командировка длилась всего один день, то оформлять командировочное удостоверение было необязательно. Минфин этого не требовал (письмо от 26.05.2008 № 03-03-06/2/60).

Таким образом, с отменой командировочного удостоверения споры о необходимости его наличия в целях подтверждения налоговых расходов прекратились.

Зачем оформлять командировочное удостоверение в 2021 году

Несмотря на то, что с 2015 года командировочное удостоверение перестало быть обязательным документом для подтверждения командировочных расходов, применять его закон не запрещает. Таким образом, компания вправе закрепить во внутренних документах организации необходимость его оформления в случае направления работника в служебную поездку.

При этом организация вправе оформлять данный документ в соответствии с его унифицированной формой № Т-10, либо разработать бланк удостоверения самостоятельно.

Выписанный документ необходимо зарегистрировать журнале учета выдачи командировочных удостоверений.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре, вручается работнику, который направляется в командировку для выполнения служебного задания. В каждом пункте назначения в удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются принимающей стороной (подписью соответствующего сотрудника и печатью при ее наличии). Таким образом, если компании по-прежнему удобно оформлять командировочное удостоверение, то она вправе это делать, закрепив в ЛНА. Применение данного документа вкупе со служебным заданием подтвердит расходы компании.

Как подтвердить факт служебной поездки без командировочного

Как мы уже говорили, командировочное удостоверение предназначалось для того, чтобы удостоверить факт нахождения работника в служебной поездке.

Однако если фирма примет решение не оформлять работнику указанный документ, то срок нахождения в командировке могут подтвердить проездные билеты. При поездке по делам работодателя на личном или служебном транспорте следует заполнять служебную записку, приложив к ней путевые листы, счета, квитанции или иные документы, которыми можно подтвердить маршрут следования.

РАЗБОР ФСБУ 6/2020, 26/2020

Какие конкретные действия предпринять бухгалтеру, чтобы выполнить переход на новые ФСБУ правильно и своевременно? Какие проводки сделать в бухучете?

Только 31 января (понедельник) пошаговый разбор перехода на новые стандарты на трехчасовом вебинаре с Сергеем Верещагиным.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: