Номенклатура дел: в школе, образовательном и бюджетном учреждении, перечень, положение

Номенклатура дел образовательного учреждения на 2021 год

  • Предназначение номенклатуры дел в образовательном учреждении
  • Как разрабатывается номенклатура дел образовательного учреждения в 2021 году
  • Типовая номенклатура дел образовательного учреждения
  • Форма и структура номенклатуры дел
  • Возможные трудности заполнения графы для указания срока хранения
  • Номенклатура дел в ДОУ в 2021 году: особенности составления
  • Когда должна обновляться номенклатура дел школы
  • Итоги

Предназначение номенклатуры дел в образовательном учреждении

Согласно п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ все без исключения организации в России обязаны обеспечивать сохранность архивной документации в течение срока ее хранения. Кроме того, согласно п. 5 Методических рекомендаций по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64), все подобные учреждения в России обязаны систематизировать образующиеся в ходе ее деятельности документы. Такой тематический список документов называется номенклатурой дел (далее по тексту — НД).

Данный обобщающий регистр помогает проводить в школах и других образовательных организациях классификацию накапливающейся документации, контролировать сроки ее хранения, ускорять процесс ее обработки. НД служит базой данных, необходимых для составления описи дел с долгим (свыше 10 лет) и постоянным сроком хранения.

Ответственным за составление НД является руководитель учебного заведения. Именно он отвечает за сохранность документации и передачу ее для архивного хранения.

В каждом образовательном учреждении разрабатывается индивидуальная НД на основании образца, который вместе с рекомендациями по его использованию представлен в письме Министерства образования от 20.12.2000 № 03-51/64.

Как разрабатывается номенклатура дел образовательного учреждения в 2021 году

Перед тем как приступить к составлению индивидуальной НД, потребуется изучить содержание, структурный состав документов и объем документооборота, сопровождающих деятельность образовательного учреждения. При составлении НД используется информация из:

  • устава учреждения и положений о его структурных подразделениях (если они имеются);
  • штатного расписания;
  • рабочих планов и отчетов;
  • НД за предыдущие периоды;
  • другой важной документации.

При составлении индивидуальной НД следует выбрать из примерного образца те заголовки дел, которые фактически есть в образовательном учреждении. Кроме того, в индивидуальной НД могут быть указаны те документы, которые фактически применяются в документообороте организации, даже если о них нет упоминания в примерной НД.

Так, например, в примерной НД не указываются документы, связанные с проведением предметных олимпиад, документация об обмене опытом с другими образовательными учреждениями. В таких случаях индивидуальная НД дополняется соответствующими заголовками дел, причем срок хранения такой документации устанавливается по согласованию с государственными архивами.

О том, каковы сроки хранения некоторых документов, входящих в номенклатуру дел, читайте в статье «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения

В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.

Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.

Форма и структура номенклатуры дел

Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.

Рассмотрим структуру НД подробнее:

1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.

Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).

2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.

Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.

Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.

Читайте также:
Характеристика на бухгалтера с места работы: образец, для награждения грамотой Министерства, аттестации

Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).

Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.

3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.

4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.

5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.

Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:

  • структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
  • номинальному (исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
  • смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.

Примеры составления номенклатуры дел см. в материалах:

Возможные трудности заполнения графы для указания срока хранения

Особенностью заполнения четвертой графы являются возможные трудности с указанием срока хранения дела. Кроме того, могут возникать проблемы с проставлением номера подходящей статьи.

С учетом такого параметра, как срок хранение дел, могут возникнуть определенные трудности при комплектации дел с личными делами сотрудников. Личные дела руководящего состава организации должны храниться постоянно, а дела других сотрудников — до 75 лет. В этом случае придется сформировать два дела: в одном следует собрать личные дела руководства, а в другом — личные дела других работников.

Если включаются заголовки дел, по которым нет установленного в примерной (типовой) НД срока хранения, то срок проставляется по согласованию с архивным ведомством. При этом следует иметь в виду, что сроки хранения дел, прописанные в примерной НД, снижать нельзя.

Номенклатура дел в ДОУ в 2021 году: особенности составления

Дошкольные образовательные учреждения (далее — ДОУ) при систематизации образующейся в ходе их деятельности документации могут пользоваться примерной номенклатурой, представленной в письме Министерства образования от 29.09.2000 № 711/28-16. В этом случае примерная НД призвана служить методическим пособием при составлении индивидуальной НД ДОУ.

Разрабатывая индивидуальную НД, каждое дошкольное образовательное учреждение в первую очередь должно опираться на практику делопроизводства, которая сложилась в этой организации.

Примерная НД для учреждений дополнительного образования детей построена по номинально-функциональному принципу. Индивидуальная НД может быть построена как по такому же принципу, так и по иному (функциональному, структурному), исходя из особенностей документооборота учреждения.

Когда должна обновляться номенклатура дел школы

В соответствии с п. 3.4.10 Архивных правил НД завершается по окончании делопроизводственного года (в учебных заведениях это окончание учебного года). В НД делается итоговая запись о количестве заведенных за этот год дел, отдельно по делам постоянного и временного хранения.

Сведения, указанные в итоговой записи НД, сообщаются соответствующему архивному учреждению. Информация об этом заносится в НД с указанием должности и расшифровки лица, сделавшего эту запись.

НД утверждается в конце каждого делопроизводственного года. При этом в действие она вводится в начале указанного года. Порядок утверждения НД подробно прописан в п. 3.2.5.3, 3.2.5.5 Государственной системы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

О том, как составляется приказ на утверждение НД, читайте в материале «Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец».

Утвержденная по структуре и форме индивидуальная НД может действовать на протяжении нескольких лет, если в учреждении не произошло каких-либо коренных структурных или функциональных изменений. При изменениях НД будет уточняться и вводиться в действие новым приказом.

Экземпляр НД за каждый год должен храниться в учреждении постоянно. Такая документация учитывается в деле, формируемом секретариатом учреждения при отражении в последующей НД.

Итоги

Каждое образовательное учреждение ежегодно должно вводить в действие свою индивидуальную номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом существующей в организации практики делопроизводства на основании примерной НД. Примерные НД служат своего рода методическим пособием, которое помогает организациям разрабатывать собственные НД с индивидуальной структурой и существующими особенностями заполнения. В индивидуальной НД должны быть отображены все документы, которые были заведены на протяжении учебного года в образовательном учреждении. Документация в НД отображается путем указания заголовков дел с указанием сроков их хранения и других имеющих значение в делопроизводстве сведений.

Читайте также:
Профстандарты в здравоохранении: профессиональные требования к медперсоналу, способы оценки медицинских работников

Номенклатура дел организации

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

  • наименование организации,
  • номер и дата составления,
  • перечень документов,
  • подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

  1. Вначале вносится стандартная информация:
    • полное наименование компании,
    • дата составления документа,
    • предстоящий год, на который он пишется,
    • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

  • Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:
    • индекс или номер дела,
    • заголовок или название,
    • количество содержащихся в нем частей или томов,
    • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
    • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
    Читайте также:
    Приказ о назначении генерального директора: образец оформления для ООО и ИП, бланк, сроки действия, кто подписывает
  • В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.
  • ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ муниципального образовательного учреждения среднего общеобразовательного учреждения и методические рекомендации по ее применению

    Примерная номенклатура дел муниципального общеобразовательного учреждения (далее – учреждение) является методической основой для рационального построения делопроизводства, разработана с целью приведения состава документов учреждений к единообразию и предназначена для использования при составлении их индивидуальных (конкретных) номенклатур дел.

    Примерная номенклатура дел разработана в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций (М., 2002), Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000), Перечня документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы просвещения (М., 1989), Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения (М., 1989), а также Методических рекомендаций по разработке примерных номенклатур дел (М, 2005) и Примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения, составленной И.В. Боднарь, опубликованной в информационно-методическом бюллетене № 42 комитета по делам архивов Пермской области в 2001 году. В соответствии с письмом министерства образования Пермского края от 12 декабря 2006 года № 26/01-20/1118 «О порядке ведения личных дел педагогов и сотрудников образовательных учреждений» для наличия точной, полной и объективной информации о сотруднике необходимо вести в каждом учреждении личное дело, независимо от занимаемой должности, с учетом статьи 65 Трудового кодекса Российской Федерации и Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

    Примерная номенклатура дел построена по функциональному принципу, внутри разделов документы располагаются по их значимости. Следует учесть, что в примерной номенклатуре не отражена музейная часть, но при наличии ее в учреждении она должна быть отражена в индивидуальной номенклатуре дел.

    Примерная номенклатура дел может быть использована при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел.

    При составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел следует:

    -определить принцип построения индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел – функциональный или структурный (в соответствии со штатным расписанием учреждения);

    -выбрать из примерной номенклатуры дел заголовки тех дел, которые фактически заведены или предполагается завести в делопроизводстве учреждения;

    -уточнить и конкретизировать заголовки дел, переносимые из примерной номенклатуры дел в индивидуальную;

    -дополнить индивидуальную номенклатуру дел заголовками дел, не предусмотренных примерной номенклатурой.

    Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения дел снижать не допускается. Для дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, сроки хранения устанавливаются в соответствии с перечнями или по согласованию с муниципальным архивом путем определения исторической, научной или практической ценности документов специалистами экспертной комиссии учреждения. Учреждения, не являющиеся источниками комплектования муниципального архива, хранят документы постоянного срока хранения (указанных в графе «Срок хранения и № статей по Перечню» в примерной номенклатуре) – 10 лет.

    Форма индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел унифицирована, приведена в Основных правилах работы архивов организаций (М., 2002).

    В графе 1 номенклатуры проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры. Цифры разделяются друг от друга тире. Индексы, проставленные в примерной номенклатуре дел, не обязательны для применения в индивидуальной (конкретной) номенклатуре.

    В отличие от примерной номенклатуры в индивидуальной (конкретной) номенклатуре дел обязательна для заведения графа «Количество дел, томов, частей», которая заполняется по завершении каждого делопроизводственного года. По ее итогам оформляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в истекшем году, имеющая также унифицированную форму. Итоговая запись оформляется в двух экземплярах, один из которых направляется в муниципальный архив. Графа «Примечания» также обязательна – в ней указываются комментарии или уточнения о месте хранения и о сроках хранения дел. Например, примечания «после истечения срока действия договора», «после замены новыми» и т.д. указывают, что исчисление срока осуществляется с определенного момента

    При указании сроков хранения дел часто используются такие отметки как «ЭПК» и «ДМН», которые обозначают:

    ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) – отдельные документы в деле могут иметь научную или историческую ценность. Решение о продлении сроков хранения или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» принимают ЭПК архивных органов или ЭК учреждений.

    ДМН (до минования надобности) – документы имеют только практическое значение, срок хранения которых определяется самим учреждением, но не может быть менее 1-го года.

    Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год специалистом, ответственным за организацию делопроизводства. Номенклатура согласовывается с ЭК учреждения, а затем с ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края (для учреждений – источников комплектования муниципального архива), утверждается руководителем организации.

    Читайте также:
    Сколько срок действия медицинской или санитарной книжки

    Примерная номенклатура дел для общеобразовательных учреждений основного общего и среднего (полного) общего образования

    Государственное областное учреждение

    «Центр комплектования государственных архивов Кировской области»

    Примерная номенклатура дел для общеобразовательных учреждений основного общего и среднего (полного) общего образования

    специалист 1 категории

    Предлагаемая примерная номенклатура дел разработана в качестве основы для составления номенклатуры дел конкретного общеоб-разовательного учреждения в целях правильного формирования дел, обеспечения сохранности документов, для унификации ведения делопроизводства и ускорения процесса обработки документов при передаче их в архив.

    Данная примерная номенклатура дел является методическим пособием, и создана для использования при составлении конкретных номенклатур дел в общеобразовательных учреждениях основного общего и среднего (полного) общего образования.

    Общеобразовательные учреждения основного общего и среднего (полного) общего образования, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, должны иметь конкретные номенклатуры дел, которые составляются лицами, ответственными за делопроизводство, в соответствии с п. 3.4.6 «Основных правил работы архивов организации» (М. 2002).

    При разработке конкретной номенклатуры дел на основе примерной следует учитывать практику ведения делопроизводства, сложившуюся в данном образовательном учреждении, и требования архивных учреждений к номенклатурам дел.

    Конкретная номенклатура дел должна отражать все документы, образующиеся в деятельности образовательного учреждения, в том числе, не предусмотренные примерной номенклатурой. В то же время не следует механически переносить из примерной номенклатуры в конкретную те дела и отдельные документы, которые в делопроизводстве образовательного учреждения не образуются. В частности, это касается статистических отчетов. Примерной номенклатурой предусмотрен заголовок “Годовые статистические отчеты о работе школы (ф. ф. 1-од, ОШ-1, ОШ-5, ОШ-9, 83-рик)”. Состав форм статистической отчетности может меняться. В случае таких изменений вновь введенные формы отчетов должны быть внесены в конкретную номенклатуру дел, а отмененные – исключены из нее.

    В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указывают их названия: например «Документы о проведении выставок (планы, списки, доклады, переписка и др.). Термин «Документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы и приложения к какому-либо документу. Например «Документы к протоколам заседаний педагогического совета».

    В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. Например: «Переписка с правоохранительными органами по вопросу правонарушений среди учащихся». Не допускается употребление в заголовке дела вводных слов и сложных синтаксических оборотов, неконкретных формулировок («разная переписка, «общие материалы», «материалы Совета»).

    Заголовок должен быть кратким и четким, в обобщенной форме, и правильно раскрывать основное содержание и состав документов дела. В заголовок вносят также уточняющие содержание дела данные о подлинности или копийности документов.

    В конкретной номенклатуре могут отсутствовать целые разделы, предусмотренные примерной номенклатурой в случае, если соответствующая работа не ведется. В частности, в номенклатуры дел образовательных учреждений, осуществляющих свою финансово-хозяйственную деятельность через централизованную бухгалтерию, не включаются документы, предусмотренные разделом “Бухгалтерский учет и отчетность” примерной номенклатуры.

    Заголовки дел примерной переносятся в конкретную номенклатуру с необходимыми уточнениями. Так, например, общеобразовательное учреждение основного общего и среднего (полного) общего образования в статьях примерной номенклатуры для удобства именуется школой. На практике его название может быть иным (гимназия, лицей), что должно быть учтено при составлении конкретной номенклатуры дел.

    Одному заголовку дела из примерной номенклатуры могут соответствовать два или несколько заголовков конкретной номенклатуры. Так, например, заголовок “Переписка по административно-хозяйственным вопросам”, предусмотренный примерной номенклатурой, в конкретной может быть заменен заголовками: “Переписка о благоустройстве пришкольной территории”, “Переписка о проведении работ по телефонизации и созданию локальных компьютерных сетей” и т. д.

    Несколько заголовков дел примерной номенклатуры могут объединяться и включаться в конкретную номенклатуру как одно дело. Например, “Нормативные акты органов местного самоуправления" и “Приказы управления образования администрации г. Кирова” при небольшом объеме могут откладываться в одном деле с соответственно измененным заголовком.

    В связи с тем, что в настоящее время все больше школ имеют отдельный банковский счет, самостоятельно, а не через централизованную бухгалтерию, осуществляют бухгалтерский учет и ведут активную финансово-хозяйственную деятельность, в данную примерную номенклатуру дел включены документы по бухучету и этой деятельности. Кроме того, номенклатура включает в себя такие документы, как Устав школы, лицензия на образовательную деятельность, свидетельство о государственной аккредитации, документы по аттестации школы, которые или уже вошли в повседневную жизнь общеобразовательных учреждений, или вот-вот станут весьма актуальными.

    Разумеется, перечень документов в примерной номенклатуре дел для общеобразовательных учреждений не носит исчерпывающего характера. В индивидуальную номенклатуру дел могут быть внесены документы об опыте работы учителей, школьного музея, кружков, трудовых объединений школьников, деятельности органов ученического самоуправления, совета школы и т. д.

    Примерная номенклатура построена по функциональному принципу (по направлениям деятельности). Конкретная номенклатура может быть построена как по функциональному, так и по структурному принципу.

    Читайте также:
    Приказ об изменении должностной инструкции: как внести, порядок заполнения, уведомление, образец

    В схеме, построенной по структурному принципу, разделами примерной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений школы. Последовательность расположения разделов должна соответствовать штатному расписанию.

    В номенклатуре дел учебного заведения, построенной по функциональному принципу, разделами служат основные функции или направления деятельности, которые располагаются в порядке их значимости. Например, могут быть определены следующие разделы: руководство или административная деятельность, учебно-воспитательная работа, финансово-хозяйственная деятельность, работа с кадрами и т. д.

    В графе № 3 примерной номенклатуры указаны сроки хранения дел и номера статей из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, (М., 2010) и из Перечня документов со сроками хранения министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения,(М., 1980) (далее – ПМО).

    Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения соответствующих заголовков дел переносятся в конкретную без изменения. В необходимых случаях по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) при управлении по делам архивов Кировской области сроки хранения отдельных документов могут быть увеличены. Это относится к той документации, которая длительное время необходима в практической работе образовательного учреждения. При включении в конкретную номенклатуру дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, их сроки хранения определяются в соответствии с перечисленными выше перечнями либо путем оценки специалистами, экспертной комиссией, исходя из научной и практической ценности документов, и согласуются с ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области.

    Для некоторых категорий дел в номенклатуре к сроку хранения добавляется отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.

    Временные сроки хранения могут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течении установленного срока (истечения срока действия договора, по окончании расчетов, при условии завершения проверки и т. д.). Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения применяются сроки «до минования надобности («ДМН») и «до замены новыми» («ДЗН»). Такие документы (инструкции, методики или копии документов), в основном, присланные из вышестоящих организаций для сведения, и хранятся до минования практической надобности или замены новыми. Отметка «ДМН» означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.

    В графе № 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения (специалиста) и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

    Уточнения к срокам хранения, приведенные в графе “Примечание” примерной номенклатуры, переносятся в конкретную. Кроме того, в последней графе рекомендуется производить отметку о заведении дела, а также о лицах, ответственных за делопроизводство.

    Особенностью делопроизводства общеобразовательных учреждений основного общего и среднего (полного) общего образования является формирование дел за учебный год (см. пункты 3.5.3. и 3.5.5. “Основных правил работы архивов организаций”, (М., 2002), поэтому конкретная номенклатура дел составляется ежегодно перед началом учебного года работниками образовательного учреждения, ответственными за ведение делопроизводства и архива. Для учреждений-источников комплектования государственных архивов Кировской области номенклатура дел согласовывается с ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области не реже одного раза в пять лет. В случае значительных изменений в делопроизводстве учебного заведения номенклатура дел составляется вновь, подлежит согласованию с ЭПК и утверждению ее руководителем, независимо от даты предыдущего согласования.

    Форма конкретной номенклатуры дел определена “Основными правилами работы архивов организаций”, (М., 2002).

    По истечении года, в конце номенклатуры дел, лицом, ответственным за делопроизводство, подводится итог количества отложившихся в истекшем году дел (см. п. 3.4.10 и приложение № 7 «Основных правил работы архивов организаций» (М.2002).

    В примерной номенклатуре дел срок хранения «постоянно» указан для учреждений – источников комплектования государственных и муниципальных архивов Кировской области. Для учреждений, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, срок хранения документов с грифом «постоянно» – не может быть менее 10 лет. Все другие сроки хранения документов из номенклатуры дел для таких учреждений остаются неизменными.

    Типовая номенклатура дел образовательного учреждения

    Типовая номенклатура дел образовательного учреждения играет роль документа, который включает в себя список бумаг, образующихся в ходе деятельности организации. О том, какие требования предъявляются к содержанию номенклатуры и как ее правильно составить, расскажем в статье.

    Что представляет собой номенклатура дел образовательного учреждения?

    Деятельность любого предприятия предполагает документальную составляющую, в которую включаются как внешние документы (например, письма от партнеров), так и внутренние, непосредственно касающиеся существования самой организации (приказы, переписка, локальные акты и т. д.). На сотрудников, которые составляют бумаги, возлагается обязанность по сохранению их в надлежащем состоянии и последующей сдаче в архив для хранения.

    Читайте также:
    Пособие на ребенка до 18 лет: как оформить и получить, сумма выплаты, документы

    Для упорядочивания документального фонда образовательной организации разрабатывается соответствующая номенклатура, которая представляется собой систематизированный перечень дел, которые имеются в производстве.

    Согласно п. 3.4.4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, выделяется 3 вида номенклатуры:

    1. Типовая. Этот вид утверждается на уровне нормативного акта и обязателен для применения в однотипных организациях (например, дошкольных образовательных учреждениях). Как правило, отхождение от утвержденного текста при составлении номенклатуры в конкретном учреждении образования нежелательно, но допустимо с учетом имеющихся особенностей деятельности.
    2. Примерная. Указывает на приблизительный список дел, который может быть включен в номенклатуру предприятия. Положения документа носят рекомендательный характер и необязательны к применению.
    3. Индивидуальная. Это номенклатура, которая утверждается в организации. При ее составлении могут быть использованы положения типовой и примерной номенклатур.

    В образовательной организации может быть разработана сводная номенклатура всех дел, в состав которой включаются списки дел по структурным подразделениям (должны быть разработаны на едином бланке в аналогичной форме).

    Законодателем не утверждено типовой номенклатуры для всех образовательных организаций. Если при этом не имеется и примерной формы документа, работодатель вправе ее разработать и принять соответствующим локальным актом.

    Номенклатура дел образовательной организации является основным учетным документом в производстве, обеспечивая:

    • закрепление индексации дел, которая может применяться при проведении регистрационных действий с документами;
    • систематизацию бумаг;
    • включение сведений о сроках хранения документов;
    • учет дел временного (до 10 лет) и постоянного (свыше 10 лет) хранения.

    Как правило, разработкой номенклатуры документального фонда занимается сотрудник отдела делопроизводства, хотя эта обязанность может быть возложена и на кого-нибудь другого. Руководитель должен лишь издать соответствующий приказ, определяющий сферу ответственности, или прописать данную обязанность в должностной инструкции служащего.

    При рассмотрении вопроса формирования номенклатуры в образовательном учреждении мы будет опираться на 2 нормативных акта:

    1. «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
    2. Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях».

    Как составляется номенклатура дел образовательного учреждения?

    Номенклатура представляет собой документ, оформленный в письменном виде или с использованием технических средств. Она составляется на фирменном бланке организации и визируется руководителем архива (либо иным должностным лицом, в чьи обязанность входит ведение архива), после чего утверждается руководителем образовательной организации.

    После того как документ будет принят, все начальники структурных подразделений должны получить выписки из документа о том, как они должны использовать в работе его разделы. При необходимости работодатель может утвердить локальным актом методические рекомендации по работе с номенклатурой и довести их до сведения всех работников предприятия.

    ПРИМЕЧАНИЕ: номенклатура утверждается на каждый календарный год, поэтому разработкой документа необходимо заняться не позднее 4 квартала текущего года.

    Структура номенклатуры дел

    Номенклатура включает графы, отражающие следующую информацию:

    1. Индекс дела. Здесь указывается цифровой код, который получается путем присоединения кода структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела. Обозначение производится через дефис арабскими цифрами (например, 04-03). Желательно иметь одинаковые индексы для однотипных документов. Например, индекс 03 для приказов по основной деятельности, 04 — для кадровых и т. п. Меняться в цифровом коде в таком случае будет только порядковый номер: 03-01, 03-02, 03-04 и т. д.
    2. Заголовки дел. Структура данного раздела зависит от важности документа. В частности, если речь идет о нормативных актах, то они должны быть на первом месте. Далее идут приказы/распоряжения руководителя учреждения и плановые и отчетные бумаги.

    Все заголовки, используемые в данной графе, должны иметь четкую направленность, а не содержать общих фраз. Например, неправильным будет указание вида «разные материалы», правильно — «материалы по строительству моста». В процессе оформления дела все подзаголовки могут быть откорректированы применительно к конкретной категории документов.

    1. Количество дел (томов или частей, если номенклатура объемная). Данная графа должна быть заполнена в конце года. Ограничений по количеству томов нет, т. к. оно зависит от объема имеющейся документации.
    2. Срок хранения дел. Если нормативным актом не установлено срока для конкретного документа, то решение об этом принимает соответствующее архивное учреждение.
    3. Примечания. В этой графе указываются все движения дел, в том числе дела, которые были уничтожены или переданы в другую организацию.

    В конце номенклатуры по окончании года должна быть прописана информация о том, сколько дел было заведено. При необходимости или по требованию эти сведения сообщаются в архив.

    Как происходит формирование дел в номенклатуре?

    Как правило, группировкой дел занимается канцелярия образовательного учреждения. Документы в одном деле должны быть между собой связаны. При этом речь идет только о документах: включение черновиков, копий, вырезок из печатных изданий в состав дела недопустимо.

    Все документы должны быть расположены в хронологическом порядке. В деле содержатся только бумаги, которые были сформированы за календарный год. Исключение составляют лишь переходящие дела, связанные с вопросами, решающимися в течение нескольких лет (например, речь может идти о судебных делах).

    Читайте также:
    Что входит и засчитывается в стаж государственной гражданской службы и порядок его исчисления

    В п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций законодатель выделяет ряд условий, которые должны соблюдаться при формировании дел:

    1. Документы, которые относятся к постоянному и временному хранению, должны быть собраны в отдельные тома.
    2. В деле может содержаться только 1 экземпляр каждого документа.
    3. Дело может включать не более 250 листов, его общая толщина должна быть не более 4 см.
    4. Приложения должны находиться рядом с документами, к которым они относятся, вне зависимости от даты их издания (например, речь может идти о внесении изменений в приказ по общей деятельности).

    Законодатель выделяет несколько групп документов, которые встречаются в деятельности образовательной организации:

    • распорядительные документы;
    • приказы по основной деятельности;
    • приказы по личному составу;
    • протоколы;
    • планы, отчеты, сметы.

    Если речь идет о личных делах служащих, то бумаги в каждом из них должны располагаться в следующем порядке:

    1. Заявление о трудоустройстве.
    2. Направление (если оно имеется).
    3. Анкета.
    4. Лист учета кадров.
    5. Биография, написанная сотрудником.
    6. Документы, касающиеся полученного образования.
    7. Аттестационный лист.
    8. Выписки из приказов, согласно которым работник назначается на должность, перемещается внутри организации или увольняется.
    9. Иные документы.

    ДЛЯ СПРАВКИ: если в деле для номенклатуры имеется переписка, то собирать ее надо в формате «запрос — ответ».

    Образец примерной номенклатуры дел

    Приложение № 17 к письму Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» содержит образец номенклатуры дел.

    ДЛЯ СПРАВКИ: в связи с тем, что данным письмом утвержден образец примерной номенклатуры для образовательных учреждений, организация вправе вносить корректировки в предлагаемый вариант и утверждать свой образец. Сделать это (обязательно согласование с архивным учреждением!) можно соответствующим локальным актом.

    Составлять номенклатуру необходимо на бланке учреждения. В верхнем левом углу ставится штамп (или печатается таблица) с надписью «Утверждаю» и ставится дата с подписью уполномоченного лица (как правило, директора). Далее посередине листа прописывается большими буквами слово «НОМЕНКЛАТУРА», указывается место составления и ее номер. Ниже поясняется, на какой год принят документ.

    Сама номенклатура составляется в форме таблицы, которая начинается с графы «Название раздела», после чего идут столбцы (по порядку, начиная с левого края):

    1. Индекс дела.
    2. Заголовок дела.
    3. Количество дел.
    4. Срок хранения дела.
    5. Примечания.

    Ниже указывается должность сотрудника, который составил номенклатуру, и ставится его подпись с указанием расшифровки. На следующей строке ставится подпись ответственного за ведение архива.

    Номенклатура дел учреждения дополнительного образования

    Министерством образования РФ письмом от 29.09.2000 № 711/28-16 была утверждена примерная номенклатура дел, которая используется в учреждениях дополнительного образования детей.

    Документ состоит из таблицы, в которой всего 3 графы:

    1. Порядковый номер.
    2. Название дела.
    3. Срок хранения.

    Сроки хранения документов в этом случае следующие:

    • устав учреждения — постоянно;
    • лицензия на осуществление образовательной деятельности — 5 лет;
    • личные дела сотрудников — 75 лет;
    • штатное расписание — постоянно;
    • журнал регистрации больничных листов — 3 года;
    • трудовые книжки — до востребования;
    • переписка — 3 года и т. д.

    Примерная номенклатура в данном случае определяет в большинстве своем сроки хранения документов, которые обязательны для исполнения в указанных образовательных организациях.

    Когда должна обновляться номенклатура дел?

    Номенклатура дел составляется на 1 календарный год и вступает в действие с 1 января следующего года. Но помимо этого дела могут обновляться и в течение периода. Речь идет о ситуациях, когда коррективы вносятся в структуру организации или штатное расписание. При этом все изменения должны быть согласованы с архивным учреждением.

    ВАЖНО! Если образец номенклатуры был утвержден локальным актом и в номенклатуру вносились изменения, они должны быть задокументированы.

    Каждое образовательное учреждение обязано иметь свою номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом специфики документооборота в организации. В документе должны быть отражены все бумаги, которые касаются деятельности учреждения за календарный год. Сведения в номенклатуре отражаются в хронологическом порядке путем указания заголовков дел и сроков их хранения.

    Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

    Образец номенклатуры дел организации на 2020 год — это шаблон документа, который определяет предельные сроки хранения дел и бумаг. В статье расскажем, что такое номенклатура дел организации, кто обязан утвердить этот документ и как правильно его составить. Актуальный образец приказа и сводной номенклатуры дел доступен для скачивания.

    Что такое номенклатура дел

    Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

    Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2020 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

    Читайте также:
    Профстандарт электромонтера: по ремонту и обслуживанию электрооборудования, квалификационные требования

    Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

    Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

    1. Положением о создании организации либо Уставом.
    2. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
    3. Штатным расписанием на текущий год.
    4. Номенклатурой дел прошлых лет.
    5. Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
    6. Регистрационными формами учреждения.
    7. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
    8. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

    Сфера предназначения

    Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

    Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

    • упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
    • уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
    • облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
    • обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

    Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2020) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

    Виды номенклатуры

    В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

    1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
    2. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
    3. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

    Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

    Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2020 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

    Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

    Правила формирования

    Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

    Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

    Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

    Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

    Как не упустить главного

    Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2020, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

    Шаг 1. Назначьте ответственного.

    Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

    Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

    Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

    Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

    Читайте также:
    Должностная инструкция слесаря по ремонту автомобилей (автослесаря) и обязанности

    Шаг 3. Объединение.

    Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

    Например, номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

    Шаг 4. Утвердите приказ.

    Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

    Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

    Как составить опись дел

    Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

    Цифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.

    Заголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.

    Количество единиц хранения

    Отражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года.

    Указываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация. Подробнее о сроках расскажем далее.

    Дополнительная информация, заполняется при необходимости.

    Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

    Сроки хранения

    Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.

    Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.

    Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

    Если конкретный вид документа не отражен в действующих Приказах Министерства культуры, организация вправе самостоятельно утвердить срок хранения. В таком случае придется создать экспертно-проверочную комиссию (ЭПК). Члены данной комиссии и определят минимальные сроки хранения документации, не указанной в нормативно-правовых актах. Следовательно, ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) указание на то, что срок хранения установлен по заключению специально созданной комиссии.

    Такая процедура актуальна в части установления сроков хранения для некоторых бухгалтерских документов. Например, для хранения сведений о просроченной дебиторской задолженности. Так, списать дебиторку можно только по истечению 10 лет. В то же время налоговики вправе затребовать подтверждение списания просроченной дебиторки в течение 3 лет. В итоге срок хранения таких сведений — 13 лет (10+3). Для таких случаев и нужна отметка ЭПК.

    Для удобства мы собрали актуальные бланки и формы, применяемые в деятельности российских организаций, с указанием сроков их хранения. Информация представлена в виде таблицы. В ней вы найдете не только таблицу сроков хранения кадровых документов в организации в 2020 году, но и бухгалтерские документы, делопроизводственные бумаги, справки и письма и многое другое.

    Скачать таблицу сроков хранения документов в организации в 2020 году

    Где хранить

    Количество необходимых экземпляров НД компания определяет самостоятельно. Например, учреждение определило следующие места хранения:

    1. Первый экземпляр хранится в канцелярии.
    2. Второй используется в работе делопроизводителя компании либо в отделе канцелярии.
    3. Третий используется в архиве компании.
    4. Четвертый передан в государственный архив при сдаче документации на хранение.
    5. Остальные копии переданы в структурные подразделения организации для использования в работе.

    Актуальные образцы

    Приведем актуальные образцы оформления документации. Бланки допустимо использовать в работе. Первый из них — образец сводной номенклатуры дел.

    Второй образец — номенклатура дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения. Мы составили его для некоммерческой организации.

    И последний образец — номенклатура дел бухгалтерии на 2020 год с новыми сроками хранения.

    С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

    Номенклатура дел: в школе, образовательном и бюджетном учреждении, перечень, положение

    • Главная
    • О компании
    • Услуги
    • Контакты
    • Фотогалерея
    • Справочная
    • Статьи
    • Вакансии
    • Главная
    • О компании
    • Услуги
    • Контакты
    • Фотогалерея
    • Справочная
    • Статьи
    • Вакансии
    • Уничтожение документов
    • Архивная обработка
    • Переплетные работы
    • Передача в архив
    • Оцифровка документов

    1.1 Нормативные правовые акты органов, осуществляющих управление в сфере образования, регламентирующие образовательные отношения – до минования
    надобности, ст. 1 «б» ТП 2010
    1.2 Организационно-распорядительные акты учредителя – постоянно, ст. 19 «а» ТП 2010
    1.3 Протоколы общих собраний (заседаний) работников – постоянно, ст. 18 «б» ТП 2010
    1.4 Протоколы управляющего совета (наблюдательного совета, попечительского совета) и документы к ним – постоянно, ст. 18 «б» ТП 2010
    1.5 Соглашение и дополнительные соглашения о выделении субсидий – постоянно ст. 980 ТП 2010
    1.6 Устав школы – постоянно, ст. 50 «а» ТП 2010
    1.7 Лицензия на осуществление образовательной деятельности – постоянно, ст. 97 ТП 2010
    1.8 Свидетельство о государственной аккредитации – постоянно, ст. 105 ТП 2010
    1.9 Документы (договор, контракт, свидетельства) на право оперативного управления имуществом, на право пользования земельным участком – постоянно, ст. 125 ТП 2010
    1.10 Протоколы совещаний при директоре (завуче) – постоянно, ст. 18 «е» ТП 2010
    1.11 Приказы по основной деятельности – постоянно, ст. 19 «а» ТП 2010
    1.12 Приказы по административно- хозяйственным вопросам – 5 лет, ст. 19 «в» ТП 2010
    1.13 Локальные нормативные акты по основным вопросам деятельности, разработанные в образовательной организации – постоянно, ст. 27 «а», 57 «а» ТП 2010
    1.14 Государственное (муниципальное) задание – постоянно, ст. 285 «а» ТП 2010
    1.15 Годовой отчет о выполнении государственного (муниципального) задания – постоянно, ст. 464 «б» ТП 2010
    1.16 Программа развития – постоянно, ст. 267 ТП 2010
    1.17 Документы (положения, программы, отчеты, протоколы) об участии в федеральных, региональных конкурсах (программах) – до минования надобности, ст. 92 «б» ТП 2010
    1.18 Документы (анкеты, отчеты, сведения, переписка) по организации и проведению мониторинговых исследований качества образования – постоянно, ст. 316 ПМП
    1.19 Документы (акты, справки, переписка) о проверках – постоянно, ст. 173 «а» ТП 2010
    1.20 Коллективный договор – постоянно, ст. 576 ТП 2010
    1.21 Правила внутреннего трудового распорядка – 1 год, ст. 773 ТП 2010
    1.22 Должностные инструкции работников образовательной организации – постоянно, ст. 77 «а» ТП 2010
    1.23 Документы (положение, расчет стоимости, справки, переписка) об организации платных образовательных услуг – 5 лет ЭПК, ст. 333, 454 ТП 2010
    1.24 Документы (заявления, справки, переписка) по оформлению материальных ценностей и средств, поступивших в качестве пожертвований, дарения и целевых взносов – 5 лет, ст. 754 ТП 2010
    1.25 Личные дела обучающихся – 3 года, ст. 330 ПМП
    1.26 Алфавитная книга записи обучающихся – 50 лет, ст. 329 ПМП
    1.27 Документы (справки, заявления, выписки из протоколов) об освобождении обучающихся от экзаменов – 5 лет, ст. 665 ТП 2010
    1.28 Паспорт (акт) готовности образовательной организации к новому учебному году – 3 года, ст. 339 ПМП
    1.29 Приемо-сдаточные акты, составленные при смене руководства образовательной организации – постоянно, ст. 79 «а» ТП 2010
    1.30 Приемо-сдаточные акты, составленные при смене должностных, ответственных, материально ответственных лиц – 5 лет, ст. 79 «б» ТП 2010
    1.31 Инструкция по делопроизводству – постоянно, ст. 27 «а» ТП 2010
    1.32 Номенклатура дел образовательной организации – постоянно, ст. 200 «а» ТП 2010
    1.33 Переписка по основным вопросам деятельности образовательной организации – 5 лет, ст. 487, 497 ПМП
    1.34 Обращения граждан, содержащие сведения о нарушениях и злоупотреблениях, документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению – постоянно, ст. 183 «а» ТП 2010
    1.35 Обращения граждан личного характера, документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению – 5 лет ЭПК, ст. 173 «б» ТП 2010
    1.36 Акты уничтожения печатей и штампов – 3 года, ст. 778 ТП 2010
    1.37 Журнал (книга) регистрации приказов образовательной организации по основной деятельности – постоянно, ст. 258 «а» ТП 2010
    1.38 Журнал (книга) регистрации приказов образовательной организации по личному составу обучающихся – 75 лет*, ст. 258 «б» ТП 2010
    1.39 Журнал (книга) регистрации приказов образовательной организации по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет, ст. 258 «в» ТП 2010
    1.40 Журнал (книга) регистрации положений, правил, порядков по основным вопросам деятельности, разработанных в образовательной организации – постоянно, ст. 258 «а» ТП 2010
    1.41 Книги регистрации выданных медалей – 50 лет, ст. 322 ПМП
    1.42 Книга регистрации выданных документов об образовании – 50 лет, ст. 322 ПМП
    1.43 Книга регистрации выданных похвальных листов и похвальных грамот – 50 лет, ст. 320 ПМП
    1.44 Журнал (книга) регистрации обращений граждан – 5 лет, ст. 258 «е» ТП 2010
    1.45 Журнал (книга) ознакомления родителей (законных представителей) с локальными нормативными правовыми актами образовательной организации – 5 лет, ст. 258 «е» ТП 2010
    1.46 Журнал регистрации входящей корреспонденции БИК – 5 лет, ст. 258 «г» ТП 2010
    1.47 Журнал регистрации исходящей корреспонденции – 5 лет, ст. 258 «г» ТП 2010
    1.48 Журнал (книга) регистрации телефонограмм – 3 года, ст. 258 «ж» ТП 2010
    1.49 Журнал (книга) оттисков и слепков печатей, штампов, факсимиле – постоянно, ст. 775 ТП 2010
    1.50 Журнал учета выдачи печатей и штампов – 3 года, ст. 777 ТП 2010

    Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: