Номенклатура дел отдела кадров образец и особенности

Номенклатура дел организации

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

  • наименование организации,
  • номер и дата составления,
  • перечень документов,
  • подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

  1. Вначале вносится стандартная информация:
    • полное наименование компании,
    • дата составления документа,
    • предстоящий год, на который он пишется,
    • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

  • Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:
    • индекс или номер дела,
    • заголовок или название,
    • количество содержащихся в нем частей или томов,
    • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
    • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
  • В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.
  • Читайте также:
    Бухгалтер-ревизор: обязанности, должностная инструкция, чем занимается на предприятии, в торговле, контрольно-ревизионном отделе

    Номенклатура дел отдела кадров на 2021-2022 годы – образец

    • Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы
    • Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура
    • Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы
    • Структура номенклатуры отдела кадров
    • Утверждение номенклатуры дел кадровой службы
    • Где скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на 2021-2022 годы
    • Итоги

    Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы

    Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.

    Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

    Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца). К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

    Больше о сроках, законодательно установленных для хранения архивных документов, вы узнаете из статьи «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел».

    Порядок практического исполнения требований закона № 125-ФЗ определяется с учетом положений ряда основополагающих нормативных актов. В их числе:

    • приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (устанавливающий правила хранения, комплектования, учета и использования архивных документов);
    • приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (устанавливающий перечень типовых архивных документов с указанием сроков их хранения).

    Указанные нормативы распространяются как на частные, так и на государственные и муниципальные организации.

    Приказ № 526 можно считать в достаточной мере прогрессивным нормативным актом, поскольку в нем заложены основы учета документов в электронном виде — которые рано или поздно заменят основную часть бумажных.

    Подробнее об особенностях организации хранения документов в рамках ЭДО — читайте в специальном материале от экспертов «КонсультантПлюс». К нему можно получить бесплатный пробный доступ.

    Что же представляет собой номенклатура? Если следовать определению Минкультуры по приказу № 526, под номенклатурой дел надо понимать некий норматив, обеспечивающий порядок формирования и учета дел в делопроизводстве организации (п. 4.14 Правил, утвержденных приказом № 526). Номенклатура при этом:

    • закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда (п. 4.15 Правил);
    • является основой для составления описей дел, документов с различными сроками хранения, а также учета дел временных (не более 10 лет) сроков хранения (п. 4.16 Правил);
    • разрабатывается на базе типовых, ведомственных и прочих перечней документов с приведением сроков хранения, иных нормативных актов, типовых и примерных номенклатур (п. 4.17 Правил).

    Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:

    • приказы;
    • договоры;
    • учетные документы;
    • карточки;
    • трудовые книжки и т. д.

    В номенклатуре по требованиям Минкультуры, таким образом, обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.

    В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.

    Приказ № 526 предписывает организациям составлять номенклатуру по установленной форме (приложение № 25 к данному приказу), и при этом на основании номенклатур структурных подразделений (по приложению № 26).

    Сведения по второму документу — как отражающему данные по подразделению, может запросить ГИТ при проверке.

    Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура

    Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

    Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

    Основным НПА, устанавливающим сроки хранения кадровых документов, можно назвать отмеченный выше перечень типовых документов, утвержденный приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.

    В частности, нормы, устанавливающие сроки хранения кадровой документации, содержатся в разделе 8 перечня, утвержденного приказом № 236.

    Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников. Посредством данной процедуры выявляются документы, которые:

    • должны быть оформлены в архив на длительное хранение;
    • могут быть переданы на оперативное хранение, а по истечении срока их размещения в организации — в установленном порядке уничтожены;
    • могут больше не храниться в организации вследствие истечения срока их хранения (или в силу того, что не представляют собой ценности для фирмы) и подлежат уничтожению.

    Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию:

    • перечни категорий документов, сохранность которых нужно обеспечивать;
    • сроки их хранения, предусмотренные законодательством.

    Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы

    Выше мы отметили, что правила от Минкультуры распространяются в том числе на частные фирмы При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации, таким образом, должен опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.

    Читайте также:
    МРОТ в Приморском крае на 2021 год с 01 января: размер минимальной пенсии, МРОТ для расчета заработной платы в Приморье

    Как следует из формы номенклатуры по приложению № 25 к приказу № 526, утверждается она на предстоящий год. Оптимально утверждение номенклатуры в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.

    Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?

    Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:

    • классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел;
    • определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше.

    Сроки хранения конкретной категории документов берутся из приказа № 236.

    Если в данном нормативе сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.

    Сроки хранения определенных типов документов могут регламентироваться специальными нормативами. Как в случае, например, с бухгалтерской документацией. Подробности узнайте прямо сейчас из экспертного материала, размещенного в системе «КонсультантПлюс». Можно прямо сейчас оформить бесплатный пробный доступ к нему.

    По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.

    Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел (а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела) может составляться по форме из приложения № 26 к приказу № 526, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы.

    О новом профстандарте для руководителя отдела кадров читайте здесь.

    Основной элемент формы по приложению № 26 — таблица, в которой отражаются:

    • индекс дела;
    • заголовок дела;
    • количество томов (фактически,единиц хранения);
    • сроки хранения и номера статей по перечню;
    • примечания к номенклатуре.

    Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее.

    Структура номенклатуры отдела кадров

    Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 26 к приказу № 526 выглядит следующим образом:

    • В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают:
      • с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело;
      • какой порядковый номер соответствует конкретному делу.
    • Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01–02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 (условно оно может соответствовать отделу кадров) и является группой документов типа 02 (условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам).
    • 2-я графа номенклатуры по форме приложения 26 — это заголовки дел. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел (приказов, договоров, личных карточек и т. д.).
    • В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой.
    • В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены.
    • В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов.

    Сформировав перечень категорий кадровых дел к концу года, специалист может приступать к официальному утверждению данного перечня в виде номенклатуры дел, которая будет использоваться с 1 января следующего года.

    Утверждение номенклатуры дел кадровой службы

    Номенклатура отдела кадров (структурного подразделения фирмы) должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Сводная номенклатура, в свою очередь, может быть сформирована на основе формы, приведенной в приложении № 25 к приказу Минкультуры.

    Ее структура практически полностью совпадает с той, которая содержится в приложении 26. В таблице данной формы предусмотрены те же графы, что и в номенклатуре для структурного подразделения.

    Использование и утверждение сводной номенклатуры в госструктурах — непременное условие легитимизации номенклатуры подразделений (включая кадровую службу).

    Условимся, что наша частная фирма пользуется правилами от Минкультуры также и с точки зрения применения сводной номенклатуры.

    Если же частная фирма принимает решение максимально обеспечить соответствие процедуры утверждения номенклатуры нормам, зафиксированным в правилах от Минкультуры, порядок действий будет следующим.

    Кадровику нужно будет:

    • окончательно сформировать свою номенклатуру, внимательно проверить сведения, отраженные во временном учетном документе по форме из приложения 26, при необходимости откорректировать их;
    • согласовать сформированную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива (скорее всего, это будет документовед фирмы), а также руководителем кадровой службы;
    • дождаться, пока аналогичным образом будут согласованы номенклатуры иных подразделений фирмы.

    Ответственному за составление сводной номенклатуры специалисту следует:

    • собрать все утвержденные на уровне подразделений фирмы номенклатуры, после чего сформировать на основе имеющихся в них данных сводную номенклатуру по форме, утвержденной в приложении 25 к приказу № 526;
    • согласовать сводную номенклатуру с документоведом;
    • утвердить сводную номенклатуру у руководителя фирмы.
    Читайте также:
    Заключение по результатам предварительного медицинского осмотра: бланк

    Согласование либо утверждение номенклатур (кадровой, иных подразделений, сводной) может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ.

    В госструктурах сводная номенклатура согласуется с ведомственной, а также внутренней экспертными комиссиями. В частных фирмах такие подразделения, как правило, отсутствуют, поэтому текстовые блоки формы, где ставятся подписи заверяющих лиц, можно видоизменить, вставив туда блоки для визирования конкретными должностными лицами.

    Ознакомиться с практической схемой утверждения номенклатуры дел в организации вы можете в тематическом материале, размещенном в системе «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к нему.

    Где скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на 2021-2022 годы

    Загрузить образец номенклатуры дел кадровой службы предприятия, актуальный в 2021-2022 годах, вы можете на нашем портале.

    Пример оформления номенклатуры дел юридического отдела смотрите в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

    Итоги

    Номенклатура дел отдела кадров предприятия — инструмент, использование которого, с одной стороны, необходимо в целях выполнения фирмой предусмотренных законом обязанностей, а с другой — позволяет значительно повысить эффективность документооборота.

    Номенклатура на предстоящий год должна утверждаться с учетом изменений в структуре дел, происходящих в текущем году.

    Узнать больше о специфике составления и использования номенклатуры дел на предприятии вы можете из статьи «Как составить номенклатуру дел в организации».

    Инструкция: составляем номенклатуру дел кадровой службы

    Что это такое

    Номенклатура дел позволяет отслеживать состав документов, порядок их движения и обеспечивать их сохранность. Для кадровой службы она особенно важна, потому что кадровые подразделения хранят большой объем документов, в том числе личных бумаг сотрудников. Номенклатура — это перечень дел, заведенных в подразделении. Дело — это сборник однотипных бумаг с один и тем же сроком хранения. О дно дело состоит из одной или нескольких папок — единиц хранения.

    Формируя сводный перечень дел, организация должна учитывать положения таких нормативных документов:

    • Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
    • приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526 — обязателен для органов государственной и муниципальной власти, для прочих организаций имеет рекомендательный характер;
    • приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

    Составление реестра дел начинается с исследования состава документов подразделения, распределения их на отдельные дела и папки. Затем каждому делу присваивается индекс и составляется единая опись — номенклатура.

    Кто составляет

    Реестр дел в организации имеет несколько уровней:

    • общий реестр всего юридического лица, в котором перечислены все дела всех подразделений. Если в компании нет сформированных отдельных подразделений, реестр формируется по направлениям деятельности;
    • реестры отдельных подразделений, в том числе кадровой службы.

    Непосредственным ведением сводного реестра занимается специально назначенный сотрудник, в каждом отделе, службе, управлении организации назначаются ответственные за номенклатуру внутри этого подразделения.

    Как правильно составить

    Сводный реестр дел составляется на каждый календарный год и соответствует нормативным актам, актуальным на этот год, номенклатуру дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения утвердят до конца 2019 года, а вступит в силу она с 1 января.

    Шаг 1. Заполняем графу 1 — «Индекс дела».

    В эту графу вносится цифровое обозначение отдельного дела — его шифр.

    Индекс состоит из двух или более групп цифр, разделенных дефисом. П ервая группа цифр — это числовое обозначение подразделения, в котором ведется дело, вторая группа цифр — код самого дела. Если в рамках одного дела имеется более мелкое разделение, например, на тома дела, вводится третья группа цифр, которая обозначает том.

    Например, шифр 01-07 обозначает:

    • 01 — это код кадровой службы в соответствии с принятой в организации системой обозначений;
    • 07 — номер дела «Трудовые договоры».

    Чаще всего индекс формируется с использованием арабских цифр, но по желанию организации используются и римские цифры и буквенные обозначения.

    Шаг 2. Заполняем графу 2 — «Заголовок дела».

    Заголовок дела — это его название. Его формулируют емким и говорящим о составе хранящихся в нем документов, «Трудовые договоры» или «Приказы по личному составу» — хорошие наименования. А вот названий «Важное», «Срочное», «Переписка» и похожих на них следует избегать — они неинформативны и ничего не говорят о том, какие документы хранятся в делах.

    Шаг 3. Заполняем графу 3 — «Количество единиц хранения».

    Графа обозначает количество томов внутри одного дела, заполняется по окончании периода действия реестра — года, на который он принят, когда дела полностью сформированы.

    Шаг 4. Заполняем графу 4 — «Срок хранения, № статей по Перечням».

    Общие сроки хранения документов по личному составу определены Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ и законами, которые вносили в него изменения, например законом № 43-ФЗ. Номенклатура дел по кадровому делопроизводству с изменениями 43-ФЗ должна учитывать установленные обновленные сроки хранения.

    Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 или Главархива СССР от 15.08.1988 утверждены перечни документов с указанием срока их хранения.

    Читайте также:
    Как написать характеристику на работника: образец правильного написания

    В графе реестра необходимо указать сам срок в годах, «постоянно» либо «до востребования» и сослаться на пункт перечня, которым этот срок определен.

    Шаг 5. Заполняем графу 5 — «Примечания».

    Графа предназначена для проставления важных отметок в течение действия сводного реестра дел: о выделении дел к уничтожению или о передаче дела в другую организацию.

    В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.

    Номенклатура дел в отделе кадров

    Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения — либо новую (если до сих пор она ни разу не создавалась), либо уточненную и обновленную (если этот документ организации знаком).

    Как составить номенклатуру дел?

    Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее — Правила 2015), которые носят нормативный, то есть обязательный, характер, не содержат алгоритма составления номенклатуры дел, зато этот процесс очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее — Основные правила).

    Первый этап составления номенклатуры — это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения (отдела кадров). Обычно это не представляет больших сложностей — у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке. К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые. В последующие годы нужно лишь уточнять и «ловить» изменения документального фонда.

    Второй этап — заполнение формы номенклатуры дел (Приложение № 26 к Правилам 2015; пример 1).

    К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись. Ее форма приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. На номенклатуре подразделения делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.

    Последнее поле (виза согласования с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения) заполняется только в том случае, если комиссия действительно существует и работает в подразделении. Если таковой нет, то никакой визы оформлять не нужно.

    Пример 1. Форма номенклатуры дел

    Заполняем графы номенклатуры дел

    Графа 1 «Индекс дела». Состоит, как правило, из двух частей:

    • порядковый номер структурного подразделения, принятый в организации;
    • порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

    Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей.

    Например, порядковый номер отдела кадров организации — 24. Дело «Документы по трудовым спорам» в перечне дел подразделения — 25-е и получило индекс 24–25. Было принято решение дополнительно внутри этого дела отдельно друг от друга держать документы по каждому трудовому спору. В итоге получилось следующее: 24–25.01 «Документы по делу № В36–448093/2014 (Касимова Р. А.)».

    Графа 2 «Заголовок дела». Это формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела.

    Например, Штатное расписание, Приказы по личному составу, Переписка с ООО «Кадровое агентство “Сенатор”», Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда. Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки типа «Разное», «Важное», «Интересные документы» и т. п.

    Графа 3 «Количество дел». Заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел (томов, частей).

    Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню». Пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая о том, сколько лет хранится каждое из дел. Cроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015).

    Кроме того, сроки хранения документов могут содержаться в отдельных нормативных правовых актах, поэтому крайне важно, чтобы над номенклатурой дел структурных подразделений работали их сотрудники, а архив занимался сведением и выверкой представленной коллегами информации.

    Графа 5 «Примечание». Здесь указывается дополнительная информация относительно дел. Это может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов. В этой же графе отмечается, где находятся оригинальные экземпляры документов.

    Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа подписывается руководителем отдела и передается в службу ДОУ организации. Свои номенклатуры представляют все структурные подразделения, после чего составляется сводная номенклатура дел организации. После согласования и утверждения документа генеральным директором служба ДОУ готовит выписки из него для каждого подразделения и вручает их руководителям.

    Все это должно быть сделано до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года уже формировать дела по новой, актуализированной номенклатуре дел.

    В примере 2 приведена номенклатура дел отдела кадров организации на 2015 г. (состав дел в каждой организации может отличаться).

    Читайте также:
    Средняя зарплата в Омске в 2021 году по данным Росстата: заработная плата учителя и специалистов других профессий, нормативная регламентация заработной платы

    Пример 2. Номенклатура дел отдела кадров

    Пересмотр и уточнение номенклатуры дел отдела кадров

    Перечень дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров — не исключение.

    Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, окажется, что появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка, муниципальное ведомство, «спускавшее» приказы, было переименовано, а кто-то из сотрудников придумал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых — учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.

    Ежегодное уточнение номенклатуры дел — это:

    • обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
    • обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.

    В результате изучения документов отдела и уточнения номенклатуры выясняется, что, например, в течение 2015 г. в отеле кадров были заведены новые дела (пример 3):

    Пример 3. Новые дела, которые должны быть включены в номенклатуру дел на следующий год

    а из номенклатуры дел на 2016 г. исключаются следующие дела:

    • 24-21 «Переписка с ООО “Адвокат” по оперативным вопросам правового обеспечения деятельности по управлению персоналом»;
    • 24-25.01 «Документы по делу № В36-448093/2014 (Касимова Р. А.)»;
    • 24-25.02 «Документы по делу № В36-468965/2014 (Демидов М. С.)».

    Полученная информация будет учтена при составлении номенклатуры дел на следующий год, и на ее основании будут внесены актуальные изменения в действующую номенклатуру.

    Вносим изменения в актуальную номенклатуру дел

    При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года (см. пример 2). Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце раздела и при необходимости заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (пример 4). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации.

    Пример 4. Внесение изменений в действующую номенклатуру дел (фрагмент)

    Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают.

    Обратиет внимание!

    Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.

    Что такое переходящие дела?

    Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом (п. 3.4.9 Основных правил).

    Например, если организация в 2015 г. ввязалась в судебную тяжбу с бывшим работником, которая явно продолжится и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому вопросу, будет переходящим. И если в 2015 г. ему был присвоен индекс 24-25.03, то он таким и останется до тех пор, пока судом не будет вынесено окончательное решение.

    Если в организации появился новый отдел

    Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, состав его дел должен быть внесен в сводную номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с чистой таблицей, которую заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.

    Например, в середине 2015 г. из состава отдела кадров в самостоятельное структурное подразделение выделился отдел труда и заработной платы. Он будет внесен в сводную номенклатуру дел 2015 г. года под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2016 г. раздел «Отдел труда и заработной платы» встанет после раздела «Отдел кадров» и получит порядковый номер 25. При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо. В таких случаях на переходящих делах ставится отметка: «26-06. До 2016 г. — 25-06».

    Выводы:

    1. Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале года, а завершать — до конца декабря.
    2. Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые:
      • вновь заведены в уходящем году;
      • не будут вестись в подразделении в будущем году.
    3. Если обнаружатся дела, заведенные в течение года и не отраженные в актуальной номенклатуре дел, они вносятся в действующую номенклатуру дел от руки в специально оставленные для этого строки.

    © Интернет-проект «Корпоративный менеджмент», 1998–2021

    Что такое номенклатура дел кадровой службы

    • Как заполнить декларацию госслужащих за 2021 год
    • Как составить заявление на материальную помощь к отпуску
    • Пособие по безработице в 2022 году: размер и порядок оформления выплаты
    • Убыток в декларации по налогу на прибыль
    • Каким будет прожиточный минимум в 2022 году
    Читайте также:
    Веб-дизайнер: зарплата в России, сколько зарабатывает на фрилансе, средняя зарплата в Москве и по регионам России

    Цель создания номенклатуры – установление полного перечня дел, их состава, а также длительность хранения. В случае отсутствия в организации структурных подразделений в номенклатуре можно отразить направления деятельности.

    Порядок формирования номенклатуры дел

    Номенклатура отдела кадров базируется на следующей законодательной и нормативно-методической базе:

    • Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
    • КоАП РФ (ст. 13.25)
    • приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее — Правила 2015);
    • приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;
    • постановление ФКЦБ РФ «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» от 16.07.2003 № 03-33/пс;
    • перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988).
    • примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации. Комплекс нормативно-методических документов по документированию кадровой работы в управленческих структурах различных форм собственности, обеспечению сохранности кадровой документации и порядку передачи документов правопреемникам и на государственное хранение. М.: Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. 2003.

    Нарушение установленного порядка и сроков хранения документов по КоАП РФ «влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей».

    Следующим шагом изучаем уставные документы, структуру организации, содержание и структуру документов.

    Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год составляется специально назначенным сотрудником, а затем оформляется приказом руководителя или должностной инструкцией и утверждается руководителем организации.

    Номенклатура дел кадровой службы, форма составления

    Рассмотрим подробнее заполнение формы.

    Графа 1 «Индекс дела»

    Состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения организации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела кадров. Индексы дел принято обозначать арабскими цифрами, отделенными друг от друга тире, однако в некоторых организациях может быть принята буквенная или смешанная (из сочетания букв и цифр) индексация.

    Так, например, порядковый номер кадровой службы в организации – 12. Если в перечне дел подразделения дело «Служебное расследование» значится под номером 20, то индекс обозначается 12-20. В варианте, когда будет принято решение о дополнении дела документами о проведении расследования, индекс изменится – 12-20.01.

    Локальные и нормативные акты, утвержденные как самостоятельные документы, группируют в отдельные дела. Если же распорядительные документы являются приложениями, то и формируются они вместе с вышеуказанными документами. Например, штатное расписание и изменения к штатному расписанию будут иметь один индекс дела, так же как трудовые договоры и соглашения к трудовым договорам.

    Графа 2 «Заголовок дела»

    Отражает состав документов дела. Воспользовавшись правилами и методическими рекомендациями, содержащими методику по составлению заголовков в номенклатурах дел, можно избежать множества ошибок. В номенклатуре должны быть отражены все документируемые участки работы и вопросы деятельности отдела кадров. Следует обратить внимание на отражение в заголовке основного содержания и состава документов дела. Например, приказы по личному составу, штатное расписание, приказы о направлении работника в командировку и т.д. Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки «Важное», «Переписка» и т.п.

    Условно заголовки дел можно разделить на следующие виды:

    Документы по одному вопросу и связанные последовательностью делопроизводства

    Документы по одному делу, но не связанные последовательностью исполнения (указывается разновидность документов)

    Документы об обучении персонала (планы, графики, программы и др.)

    Приложения к какому-либо документу

    Документы к приказам о проведении служебных расследований (объяснительные записки, акты и др.)

    Группировки документов одной разновидности (во множественном числе)

    Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников)

    Переписка с разными корреспондентами (указание, с кем и по какому вопросу)

    Переписка с учебными заведениями о прохождении стажировки студентами

    Переписка с определенными корреспондентами (указывается только общее видовое название)

    Переписка с ООО «Ромашка» о прохождении медицинских осмотров работниками

    Плановая или отчетная документация (указываются периоды, за которые составлены документы)

    Отчеты или планы

    Годовые отчеты по движению кадров

    Содержащие несколько частей или томов (составляется общий заголовок)

    Журналы учета: о приеме работников. Том 1. О переводе. Том 2. Об увольнении. Том 3.

    По правилам делопроизводства дело должно содержать не более 250 страниц при толщине не более 3-4 см. При большом объеме дела его обычно разбивают на части, и составляют подзаголовки, уточняющие содержание общего заголовка.

    Графа 3 «Количество дел»

    Заполняется по окончании календарного года. Если какое-то дело не было заведено в течение года, то в графе «Примечание» вносится запись «не формировалось».

    Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню»

    Сроки хранения документов регламентированы Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. Руководствоваться им должны не только государственные, но и коммерческие организации (решение Верховного Арбитражного Суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11). Следует учитывать, что Федеральным законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ были установлены новые сроки хранения некоторых документов. Согласно принятым правилам, по отношению к документам по личному составу, которые были оформлены до 2003 года, применяются прежние условия, требующие 75-летнего срока хранения таких материалов.

    Читайте также:
    Медицинская книжка при приеме на работу: как сделать и получить, перечень профессий, штраф за отсутствие, кто должен оплачивать

    Графа 5 «Примечание»

    Указывается дополнительная информация относительно дел.

    В вышеназванной графе ставятся отметки о действиях, совершенных с документами: например, об утрате, изъятии, переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и др.

    Следует обратить внимание и на содержание в Перечне других специальных отметок, которые относятся к срокам хранения документов. Ниже приведена схема отметок в определенных случаях.

    По окончании календарного года работник, ответственный за ведение номенклатуры дел отдела кадров, письменно указывает категории и количество дел с постоянным, временным (до 10 лет) и временным (свыше 10 лет) сроком хранения.

    Порядок внесения изменений в номенклатуру дел

    При утверждении номенклатуры приказом внесение изменений также производится через приказ. Инициировать изменение может как экспертная комиссия (при ее действительном существовании и работе) так и работник, несущий ответственность за ведение номенклатуры дел и хранение кадровых документов, при согласовании с руководителем отдела кадров и специалистом юридического отдела. В другом случае можно предусмотреть дополнительное место для внесения очередных записей. Вносить такие записи можно собственноручно.

    При проведении реорганизации компании, согласно правилам делопроизводства, номенклатуру дел необходимо изменить в течение месяца.

    Бывает и так, что предусмотренная группа дел прекращает существование, или сбор и хранение документов отпадают в течение года, тем не менее, вычеркивать ничего не следует. Однако при последующем утверждении такая группа в документ уже не вносится.

    Ежегодно номенклатура кадровой службы подлежит пересмотру и переутверждению, для сохранения актуальности в ведении дел. Документ используется для упрощения работы сотрудников самого структурного подразделения, и в то же время для облегчения процедуры передачи дел на хранение в архивные учреждения.

    В случае отсутствия серьезных изменений документ в четвертом квартале подлежит уточнению и вступает в силу с начала следующего года.

    Как сделать номенклатуру дел отдела кадров?

    Организация – механизм сложный. Для слаженной работы необходима не только отладка производственных или иных процессов, но и систематизация документооборота.

    Последний и существует для того, чтобы не запутаться в делах и действиях. Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел, которые находятся в его ведении.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

    Для чего нужна организации номенклатура дел?

    При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:

    • Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
    • Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
    • Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

    Номенклатура дел кадровой службы – справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.

    Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

    Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье.

    Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:

    • Простота поиска.
    • Индексация хранящихся документов.
    • Установленный срок хранения материалов.
    • Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
    • Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
    • Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
    • Составление актов на их уничтожение.

    к содержанию ↑

    Ее виды

    Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме.

    Номенклатура бывает трех видов:

  • Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.
  • Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.
  • Индивидуальная. Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.
  • к содержанию ↑

    Номенклатуры дел отделов

    Каждый отдел организации ведет свою номенклатуру дел. Дела у каждого подразделения разные, соответственно, и номенклатуры отличаются. Рассмотрим для примера образцы номенклатур нескольких отделов организации.

    Бухгалтерия

    В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая страховые взносы. В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.

    Если на бухгалтерию возложены и функции отдела кадров, то в номенклатуру включают и кадровые документы.

    Юридический

    В перечень включены все юридические документы, связанные с деятельностью предприятия. В обязательном порядке содержатся федеральные законодательные акты, нормативные документы, постановления региональных органов, устав организации, журналы доверенностей, акты приема-передачи должности начальника подразделения.

    Читайте также:
    Оплата сверхурочных часов работы при окладе и переработок по ТК РФ в 2021 и 2021 году

    Основная особенность этой номенклатуры заключается в том, что на хранение она в ведомственные или государственные архивы не передается.

    Хранится она постоянно в организации до прекращения ее деятельности. Для включенных в перечень документов установлен срок хранения до 5 лет. При этом федеральные акты списываются по утрате ими силы, местные – через год, внутренние – с момента прекращения действия в течение пяти лет.

    Данное положение зависит от категории документов. Например, правовая переписка хранится 3 года, а договора с организациями – 5.

    Отдел кадров

    В номенклатуру кадровой службы включают документы и материалы, касающиеся персонала и сотрудников организации:

    1. Составленные кадровиком.
    2. Поступившие от руководства, смежных подразделений, персонала.
    3. Учетные документы персонала, формы, которые предусмотрены для работы с кадрами.

    Основной список документов включает в себя:

    • Должностные инструкции.
    • Положения о подразделениях и трудовом распорядке, а так же правила его.
    • Внутренние акты, касающиеся персонала, например, мотивации, материальной и моральной, защиты персональных данных.
    • Распоряжения, приказы по персоналу.
    • Договоры (трудовые), включая соглашения к ним.
    • Личные дела сотрудников. Списки, учетные карточки по Т-2 (форма учета).
    • Книги приказов по личному составу, журналы регистрации их, а так же договоров, учета командировок, трудовых книжек, отпусков и прочее.
    • Объяснительные, служебные и прочие записки, а так же докладные и другие материалы, которые служат основанием для издания распоряжений и приказов по персоналу.
    • Справки, служебная переписка.
    • Документы работников, например, копии дипломов или паспортов, другие материалы.
    • Входящие документы, к примеру, административные акты на работников организации.

    Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.

    Однако существуют общие правила, которые нужно соблюдать:

  • Трудовые договоры включаются в личные дела, либо их регистрируют отдельно. Во втором случае договоры выделяются в перечне отдельной группой, массивом. В первом – нет.
  • Соглашения к договорам отдельно не регистрируются.
  • Если работников много, то все договоры разбиваются по группам, томам, регистрируются по алфавиту.
  • Договоры с уволенными работниками перемещаются в папку с недействующими договорами. Речь идет о событиях, свершившихся в течение календарного года.
  • Форма Т-2 включается в перечень отдельно. Это основной документ кадрового учета.

  • Картотека формируется как по подразделениям, так и по алфавиту.
  • Распоряжения и приказы по кадрам хранятся раздельно. Разделяют их по сроку хранения.
  • Штатное расписание хранится и значится в отделе кадров копией, поскольку оно не самостоятельный документ, а приложение к приказу, определяющему основную деятельность.

    Подлинник включается в сводную номенклатуру организации. Лучше всего выделить этот документ (копию штатного расписания) в отдельное дело. В него сюда будут подшиваться материалы, связанные с изменениями в штате.

    Основной же особенностью кадровой номенклатуры, как нам кажется, является срок хранения материалов и документов. Минимальный срок установлен для документов, ставших не нужными, истекла надобность в них. Он составляет не менее 1 года.

    Важные для организации и самого отдела документы хранятся до ликвидации организации.

    Это договор администрации и коллектива, положение об отделе кадров и ряд других. Максимальный срок хранения установлен – 75 лет. Он действует для документов по личному составу: трудовых договоров, карточек учета персонала, личных дел. После ликвидации, подлежащие длительному хранению материалы, передаются в ведомственные или государственные архивы.

    Как правильно составить?

    Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура, то из установленной формы название дел переносят в свой перечень.

    При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность. Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации.

    Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению. Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц.

    В перечень в обязательном порядке включают:

    • Устав организации.
    • Положения о структурных подразделениях. Если они есть.
    • Номенклатура дел подразделений.
    • Штатное расписание.
    • Нормативные акты, регулирующие деятельность организации.
    • Должностные инструкции.

    После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела, документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).

    Первый раз номенклатуру разрабатывают сразу после создания организации. Затем каждый год ее уточняют. Если необходимо, то дополняют или реформируют, удаляя из нее устаревшие и утратившие силу или надобность дела.

    Правилами установлена форма номенклатуры. Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов. Для подразделений – 8 приложение.

    Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

    • Номер (индекс) дела.
    • Наименование его.
    • Количество папок (единиц хранения) в деле.
    • Срок хранения дела.

    Информация в этой графе может быть разной. Например, сообщение о том, что дело хранится в электронном виде или передано в вышестоящую организацию.

    Читайте также:
    Как ИП получить декретные выплаты, пособия индивидуальным предпринимателям в декрете

    Порядок составления и утверждения

    Первым делом проводится анализ всех документов, предыдущих перечней, возникших документов в процессе деятельности, Устава, коллективного договора, штатного расписания, нормативных актов и других значимых материалов.

    Если в организации есть подразделения, то сначала свои номенклатуры верстают они. Затем эти документы согласуются с экспертной комиссией (ЭК) или собственной архивной службой.

    После этого, создается сводная номенклатура. Она так же согласуется с ЭК и со специалистами архива.

    Согласованный перечень утверждается руководством и вводится в действие приказом.

    Нюансы номенклатуры отдела кадров узнайте из видео:

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:


    Это быстро и бесплатно !

    Образец и бланк номенклатуры дел отдела кадров на 2021 год

    • Что такое номенклатура, ее функции, виды
    • Для чего нужна номенклатура
    • Требования к составлению
    • Особенности номенклатуры дел кадровой службы
    • Структура номенклатуры
    • Утверждение
    • Пересмотр, уточнение и внесение изменений

    Что такое номенклатура, ее функции, виды

    Номенклатура представляет собой справочник или классификатор дел всего предприятия или его подразделений с указанием периода их хранения.

    Обратите внимание! Основными нормативными источниками, регулирующими порядок ее ведения, являются:

    1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР, приказ Главархива СССР № 33).
    2. Постановление Правительства РФ № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
    3. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов…», утв. Приказом Минкультуры России № 526 (далее Правила хранения документов).

    Ее основными функциями являются:

    • упрощенный поиск, размещение бумаг по папкам;
    • наличие индексации имеющихся материалов;
    • установление периодов хранения;
    • учет документов со сроком хранения менее 10 лет;
    • упрощенное составление описей дел с большим временем сохранности (свыше 10 лет);
    • составление актов организации на уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

    Различают 3 вида номенклатур:

    1. Типовую — утверждаемую и обязательную для применения на однотипных предприятиях.
    2. Примерную — носящую рекомендательный характер для определенных организаций.
    3. Индивидуальную — создаваемую и утверждаемую в конкретной компании. Этот вид принято делить на 2 подвида:
      • для определенного подразделения;
      • сводную, которая формируется по всей компании на основании номенклатур подразделений.

    Для чего нужна номенклатура

    Обратите внимание! Одной из основных задач сотрудника кадровой службы является сохранение кадровых бумаг (приказов о приеме на работу, увольнении, отпусках и т. д). Разобраться с этим вопросом поможет оформление номенклатуры дел. А значит, ее основное назначение — обеспечение сохранности документации.

    Для того чтобы определить период хранения дел, необходимо для начала их классифицировать.

    Сроки хранения дел регламентируют:

    • Правила хранения документов;
    • постановление ФКЦБ РФ «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» от 16.07.2003 № 03-33/пс;
    • «Перечень типовых управленческих архивных документов…», утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

    Следующей задачей работника кадровой службы является проведение экспертизы на предмет ценности документов, по результатам которой их можно подразделить на следующие виды:

    • подлежащие сохранению длительный период;
    • подлежащие хранению определенное время, по истечении которого они могут быть утилизированы;
    • подлежащие передаче на уничтожение вследствие истечения срока их хранения.

    Успешно справиться с поставленными задачами поможет составление номенклатуры дел, в которой отражаются:

    • список документации, с которой работают сотрудники всей организации, подлежащей хранению определенное время;
    • срок ее сохранения.

    Требования к составлению

    Основные требования по оформлению и составлению номенклатуры следующие:

    1. Она должна охватывать все документы, которые создаются, используются в процессе деятельности организации, а также поступают из сторонних компаний (например, переписку с контрагентами, сторонние запросы, приказы по основной деятельности, различные книги, журналы учета, входящую, исходящую корреспонденцию, графики и т. д.). Нормативно-правовую литературу, а также справочники, ее содержащие, вносить нет необходимости.
    2. Обязательно наличие четкого заголовка, для того чтобы:
      • полностью отразить состав материалов того или иного дела;
      • избежать случайного помещения иных писем, счетов в состав материалов, не совпадающих по сроку сохранности.
    3. Бумаги внутри формируемого дела располагаются в зависимости:
      • от степени их важности;
      • необходимого периода хранения.

    Обратите внимание! На предприятиях с большой численностью сотрудников и несколькими подразделениями допускается составление отдельного списка для каждого отдела. Итогом оформления в этом случае станет создание сводной номенклатуры, отражающей дела всего предприятия. При этом названиями разделов сводного документа могут быть наименования структурных подразделений. А на предприятиях с небольшой численностью основными массивами будут дела, касающиеся управленческих функций (руководство, кадры и пр.).

    Указанный документ следует изготавливать в 4 экземплярах:

    • 1-й хранится в отделе делопроизводства;
    • 2-й передается в необходимый отдел как справочник для упрощения работы всего подразделения;
    • 3-й хранит архив компании;
    • 4-й экземпляр формируется при необходимости передачи дел в государственный архив.

    Особенности номенклатуры дел кадровой службы

    Важно! Каждое предприятие ведет учет кадровых бумаг исходя из своей личной практики.

    Однако среди работников кадровой службы сложилось несколько правил, которые помогут значительно упростить работу, а также заполнение номенклатуры:

    1. Трудовые соглашения допустимо хранить как отдельно, так и в составе личных дел. В 1-м случае информация вносится отдельной строкой в номенклатуру под наименованием «Трудовые договоры», во 2-м сведения вносятся под названием «Личные дела».
    2. Учет дополнительных соглашений отдельно не ведется, так как они являются неотъемлемой частью договора.
    3. На предприятиях с большой численностью работников допустимо систематизировать трудовые договоры по фамилиям согласно алфавиту.
    4. Договоры уволенных лиц подлежат изъятию из дела. Из них формируется новый альбом с недействующими договорами.
    5. Личные карточки являются основным учетным документом, поэтому подлежат хранению отдельно. Соответственно, и в номенклатуру их следует вносить в виде отдельного массива.
    6. Личные карточки уволенных лиц также подлежат перемещению в дело «Личные карточки уволенных сотрудников».
    7. Распоряжения по личному составу должны распределяться строго в зависимости от срока их хранения: 75/50 или 5 лет.
    8. Штатное расписание, а также все его изменения удобнее всего выделять в отдельный комплекс, но при этом стоит понимать, что в этом комплексе будет учитываться его копия (штатное расписание является приложением к приказу по основной деятельности, а значит, его оригинал должен храниться, учитываться в этом массиве номенклатуры).
    Читайте также:
    Тарифная система оплаты труда: что включает, понятие и состав

    Много подробных разъяснений об утверждении номеклатуры дел в организации вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить бесплатный пробный доступ на 2 дня.

    Структура номенклатуры

    Обратите внимание! Типовая форма этого документа утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов (приложения 25, 26), согласно которым она обязательна для применения на предприятиях вне зависимости от их формы собственности.

    Ее структура состоит из следующих граф:

    1. В графе 1 указываются индексы дел, отражающие информацию:
    • о номере, присвоенном структурному подразделению предприятия;
    • конкретном номере указанного дела.

    Например, индекс 01-02 может обозначать, что дело составлено в подразделении 01 (к примеру, это может быть отдел кадров) и относится к группе документов под номером 02 (к примеру, это могут быть срочные трудовые договоры).

    1. Графа 2 содержит заголовки, то есть наименования категорий бумаг (например, приказы, срочные трудовые договоры и т. д.).
    2. В графе 3 фиксируется конкретное количество дел данной категории.
    3. В графе 4 проставляется срок хранения указанной категории дел со ссылкой на статьи правовых актов, регламентирующие этот период.
    4. Графа 5 содержит примечания, такие как факт изъятия, уничтожение и пр.

    После заполнения основной табличной части необходимо прописать точное количество дел, распределив их по сроку хранения:

    • до 10 лет;
    • длительно, то есть более 10 лет;
    • постоянно, на время работы всей организации.

    Начать формирование номенклатуры рекомендуется в конце года, после чего ее необходимо утвердить и только потом, с 1 января следующего года использовать.

    Утверждение

    Для утверждения номенклатуры дел кадровику необходимо выполнить следующие действия:

    • окончательно сформировать документ, проверить правильность указанных сведений, при необходимости внести поправки, корректировки (при этом распечатать окончательный вариант необходимо будет заново);
    • согласовать номенклатуру с сотрудником, ответственным за архив на предприятии, а также руководителем кадровой службы;
    • представить ее на утверждение руководителю предприятия.

    Обратите внимание! Если же в фирме практикуется составление сводной номенклатуры (общей для всего предприятия), то работнику отдела кадров, оформляющему ее, после выполнения пункта 2 необходимо дополнительно:

    • дождаться, пока иные подразделения компании выполнят аналогичные действия и утвердят списки дел своих подразделений (согласно приложению 8 к Основным правилам работы архивов организаций);
    • передать номенклатуру отдела кадров уполномоченному сотруднику для составления единого (сводного) документа по форме из приложения 7 к Основным правилам работы архивов организаций.

    В этом случае руководитель утверждает не номенклатуру каждого подразделения, а только сводную номенклатуру полностью.

    Пересмотр, уточнение и внесение изменений

    Перечень дел, прописанных в номенклатуре, был актуален год назад. Но в процессе деятельности предприятия многое может поменяться, например некоторые формы бумаг, направление работы. Отдел кадров не исключение.

    Обычно уточнять этот немаловажный перечень необходимо в конце года, так как по его истечении становится понятно, какие виды новых дел появились, а какие необходимо удалить.

    Уточнение проводится в 2 этапа:

    • обнаружение категорий дел, которые необходимо внести в новый перечень дел на следующий год;
    • выявление материалов, ведение которых стало необязательно, то есть вносить сведения о них не нужно.

    Пересмотр, уточнение этого документа производится в последнем квартале уходящего года с той лишь целью, чтобы перед началом следующего года была сформирована, утверждена и введена новая номенклатура.

    При ее составлении на следующий год допустимо оставлять несколько строк для внесения дополнительной информации, то есть для указания новых дел, вести которые начали в текущем году. Указанные сведения следует записывать от руки с присвоением порядкового номера.

    Важно! Если в процессе рабочего года необходимость в ведении каких-либо разделов отпала, зачеркивать их не следует.

    Номенклатура дел отдела кадров представляет собой унифицированный список, который выполняет функцию справочника. Ее ведение обязательно для всех предприятий. В ней отражаются сведения обо всех документах, с которыми работает организация, с указанием срока их хранения. Ее оформление позволяет улучшить документооборот предприятия, систематизировать имеющиеся бумаги, а также значительно сократить время на их поиск.

  • Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: