Лист ознакомления с приказом: образец и порядок

Лист ознакомления с приказом

Если на предприятии издается приказ, касающийся его работников (а такие приказы – это большая часть распорядительной документации организаций), то каждый прямо или косвенно упомянутый в нем сотрудник должен быть с ним ознакомлен. При этом информация о прочтении приказа и подпись работника вносятся в специальный лист.

Функция и роль приказа

Приказ – это распоряжение руководителя, которое оформляется в письменном виде и содержит сведения о том или ином принятом решении.

Приказы могут касаться любых правовых аспектов отношений между работодателем и подчиненным:

Издаются приказы всегда от лица директора предприятия, легитимны только внутри фирмы, имеют длительный период действия и, при необходимости, могут подвергаться изменениям.

Приказы ни в коей мере не должны нарушать ни гражданских, ни трудовых прав работников, которые, в свою очередь, в обязательном порядке должны с ними ознакомляться.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть приказ, но и поставить свою подпись либо на самом документе, либо в специальном бланке: листе ознакомления с приказом.

Это правило является требованием законодательства, которое обязывает руководство фирмы знакомить сотрудников со всеми издаваемыми на предприятии локальными нормативными бумагами.

Автограф работника на приказе будет свидетельствовать о том, что он согласен с распоряжением и готов приступить к его исполнению.

В каких случаях используется лист ознакомления с приказом

Лист ознакомления с приказом используется в тех случаях, когда распоряжение касается большого количества сотрудников, например, целого структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников. Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу.

В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.

Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, упомянутых в приказе, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте в момент сбора подписей, например, по причине болезни, отпуска или командировки, надо дождаться его возвращения и только тогда взять подпись об ознакомлении с приказом.

Что будет, если не поставить подпись об ознакомлении с приказом

Заставить сотрудника подписать и выполнить приказ руководителя нельзя.

Однако по факту отказа от подписи распоряжения, представитель работодателя вправе составить специальный акт, а за отказ от выполнения приказа работодатель имеет право подвергнуть сотрудника дисциплинарному взысканию или даже уволить.

Конечно, такие меры возможны только при условии, что приказ полностью соответствует всем нормам законодательства РФ, а подчиненный не предоставил никаких веских и уважительных причин для подобного поведения.

На каком этапе происходит ознакомление

Как правило, знакомство с приказом происходит непосредственно сразу после его выпуска или в течение нескольких дней после этого – обычно предельная дата указывается директором в самом документе. В любом случае, свою подпись работник должен поставить до того, как приступит к выполнению распоряжения.

Кто формирует лист

Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с приказом обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, юрисконсульте или секретаре — т.е. любом том сотруднике, в должностную инструкцию которого вписана данная функция. Также формировать лист и знакомить с приказом коллег может работник, назначенный на это в самом тексте распоряжения директором.

Как составить лист ознакомления с приказом

Практически все стандартные унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены, поэтому лист может составляться работниками фирмы в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации.

Читайте также:
Образец журнала учета рабочего времени сотрудников: скачать бесплтно

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

  • название предприятия;
  • наименование документа;
  • номер, дату и суть приказа.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

  • порядковый номер работника;
  • фамилию-имя-отчество работника;
  • должность;
  • дату ознакомления с приказом;
  • подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (например о структурном подразделении, в котором трудится работник или примечания).

Если сотрудников, которых касается приказ, много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Формировать его можно как от руки, так и в печатном виде. Главное – наличие подлинных автографов работников.

Удостоверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать при визировании документов штемпельные изделия (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Сроки и способы хранения бланка

Лист ознакомления с приказом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем распоряжением, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия приказа он должен быть в целости и сохранности.

Лист ознакомления с приказом: правила составления и образец

Лист ознакомления с приказом — это учетная форма в виде таблицы. После оформления и внесения подписей сотрудников она прилагается для хранения к распорядительному или нормативному документу.

С какими приказами и зачем должны ознакомиться работники

Есть перечень издаваемой организационно-распорядительной документации (ОРД), об утверждении и содержании которой работодатель обязан проинформировать сотрудников. В него входят приказы организации:

  • по основной деятельности — для ознакомления и руководства в работе всех перечисленных исполнителей;
  • по личному составу.

Законодательство обязывает работодателя ознакомить нанятого с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, и получить его подпись (ст. 22 ТК). Подпись, удостоверяющая знакомство с документом, требуется на приказе:

  • о приеме на работу (ст. 68);
  • увольнении (ст. 84.1),
  • о взыскании (ст. 193 ТК);
  • если этого требует действующая утвержденная форма, например, о переводе на другую работу (форма № Т-5);
  • где ознакомление требует здравый смысл, например, в журналах об ознакомлении работников с требованиями охраны труда, техники безопасности и правилами оказания первой медицинской помощи (ч. 2 ст. 212 ТК).

Действующий в организации порядок и доступные способы для ознакомления с до­кумен­тами необходимо закрепить в локальных нормативных актах. Важно ознакомить и с ними, например, в день приема на работу.

Как организовать ознакомление

С некоторыми документами сотрудник должен ознакомиться и обязательно в них расписаться. Это проблематично, если в организации их занято несколько тысяч, а часть, например, удаленно. Сложности возникают из-за следующих факторов:

  • объе­ма до­кумен­тации;
  • необходимости подписания удаленными сотрудниками;
  • организации гарантированного подписания и соблюдения его сроков.

Этот процесс оптимизируют с помощью современных технологий — используются ECM-системы (системы управления корпоративным контентом). Они облегчают работу делопроизводителя или специалиста по кадрам:

  • оповещают сотрудников о необходимости подойти и ознакомиться с до­кумен­том, расписаться в листе;
  • позволяют предварительно ознакомиться с электронной версией на своем рабочем месте.
Читайте также:
Выписка из трудовой книжки: образец 2021 года, скачать заполненную форму в формате Word, как сделать и заверить, образец справки, получение для загранпаспорта, для чего нужна

Есть ЛНА, для которых в законодательстве нет явного требования о наличии личной подписи (положение о служебных командировках, о размере выплачиваемых суточных и т. д.). Работодатель в этом случае организует ознакомление в электронном виде, как выполнение задания по прочтению документа. Подтверждается решение задачи нажатием кнопки «Выполнено».

Ход ознакомления большим количеством сотрудников отслеживается через «единую точку входа» — задачу ­ECM-системы. При необходимости формируется лист как отчет. Форма отчета отразит:

  • наименование до­кумен­та;
  • Ф.И.О. сотрудников;
  • дату и время ознакомления.

Как оформить ознакомление

Знакомство с приказом фиксируется в самом тексте или на отдельном бланке — листе ознакомления с приказом. Структура документа:

  • название;
  • дата;
  • Ф.И.О. сотрудника,
  • указание должности (подразделения);
  • подпись и дата.

Под текстом приказа

Отметка о знакомстве с документом оформляется по образцу визы. Состав ее элементов установлен п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 (пример 1):

  • наименование должности лица, которое знакомится с документом;
  • подпись, расшифровка подписи (Ф.И.О.);
  • дата ознакомления.

Если факт ознакомления предусмотрен процедурой (например, приказ об увольнении ТК требует ознакомить работника под подпись), то лучше расширить состав оформляемых элементов, а именно:

  • добавить к визе соответствующее слово «Ознакомлен» (пример 2);
  • не только ознакомить с документом, но и выдать его экземпляр или копию на руки, отразив в отметке факт выполнения этого действия (пример 3).

Отдельным листом

Цель оформления листа с изданным распорядительным документом и поручением:

  • зафиксировать факт получения исполнителем;
  • принятие его на исполнение с учетом контрольных сроков.

Некоторые правила для документа:

  • оформляется к уже изданному распорядительному документу;
  • подписывается сотрудником, который проводит процедуру.

Форма утверждается организацией самостоятельно:

  • может быть частью инструкции по делопроизводству;
  • как часть изданного распорядительного документа;
  • использоваться как одна из форм отчетов, формирующихся в СЭД.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие существуют способы и порядок ознакомления работников с документами. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как составить лист

Поскольку утвержденной формы учетного регистра нет, лист составляется по приведенному образцу бланка. При необходимости форму таблицы дополняют графами для дополнительной информации и пометок.

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ

с приказом ООО «______________»

№ _____ от «__» _________202_ года

Образец заполненный

Сколько хранить лист

Лист формируется в одном экземпляре и помещается в дело вместе с оригиналом распорядительного документа. Перед передачей на хранение убедитесь, что все упомянутые в тексте сотрудники поставили отметки об ознакомлении и дату в документе.

Срок хранения определяется сроком хранения основного приказа.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами – образец

  • Для чего нужен лист ознакомления с локальными нормативными актами?
  • Структура документа
  • Где можно скачать образец листа ознакомления?
  • Итоги

Для чего нужен лист ознакомления с локальными нормативными актами?

В соответствии с положениями ст. 22 и 68 ТК РФ фирмы-работодатели обязаны знакомить сотрудников –– как уже нанятых, так и оформляющихся на работу, с локальными нормативными актами (далее – ЛНА), действие которых распространяется на трудовые правоотношения с участием данных работников. Такими актами могут быть, к примеру, положение о коммерческой тайне, правила внутреннего распорядка, коллективный договор.

Помимо законной обязанности работодателя по ознакомлению сотрудников с соответствующими ЛНА, у фирмы могут быть и объективные причины сделать это. Например, если она не ознакомит сотрудника с теми же правилами трудового распорядка, то будет не вправе спрашивать с работника за последствия их нарушения.

Читайте также:
Должностная инструкция и обязанности кухонного работника, в детском саду, школьной столовой, кафе

Законодатель не регламентирует, каким образом сотрудник должен знакомиться с локальной документацией. На практике распространено несколько механизмов обеспечения работодателем соответствия требованиям ст. 22 и 68 ТК РФ. В числе таковых – составление листа ознакомления с ЛНА. Изучим, в какой структуре он может быть представлен.

А составить уведомление работников о переходе на электронные трудовые книжки вам поможет образец, который подготовили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к этой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Структура документа

Существует 2 основных подхода к утверждению рассматриваемого журнала, а также к формированию его структуры.

1. Создание документа, являющегося приложением к трудовому договору работника.

  • подписывается только тем работником, с которым заключен трудовой договор;
  • включает перечень только тех актов, действие которых распространяется на конкретного работника.

2. Создание самостоятельного нормативного документа, который:

  • подписывается всеми сотрудниками фирмы;
  • содержит перечни всех ЛНА, используемых в компании (классифицированные по категориям).

В первом случае в форме журнала отражаются:

  • тот факт, что документ является приложением к трудовому договору с определенными реквизитами (номером и датой подписания);
  • перечень актов, юрисдикция которых распространяется на сотрудника, подписавшего соответствующий трудовой договор;
  • даты ознакомления с ЛНА, указанными в перечне.

В структуре документа также должны присутствовать графы для проставления подписей работника.

Второй вариант структурирования листа ознакомления с ЛНА предполагает включение в него:

  • граф, предназначенных для указания структурных подразделений фирмы, Ф.И.О. работающих в них сотрудников, а также их должностей;
  • граф, предназначенных для проставления сотрудниками подписей, удостоверяющих факт ознакомления с локальной документацией;
  • отметки о заверении документа руководителем фирмы – поскольку в данном случае лист является самостоятельным нормативным актом.

Где можно скачать образец листа ознакомления?

Загрузить заполненный образец листа ознакомления с ЛНА в обоих рассмотренных нами вариантах вы можете на нашем сайте.

Здесь вы можете скачать пример заполнения листа ознакомления, являющегося приложением к трудовому договору:

А здесь вы сможете ознакомиться с образцом листа ознакомления, являющегося самостоятельным документом:

Итоги

Знакомить работников с локальными нормативными актами фирма-работодатель обязана в силу требований закона. Лист ознакомления с ЛНА – один из самых удобных инструментов для исполнения организацией требований ст. 22 и 68 ТК РФ.

Ознакомиться со спецификой ряда распространенных ЛНА, с положениями которых работодатели должны знакомить сотрудников, вы можете в статьях:

Делопроизводство: оформляем приказ по правилам

Приказы издаются во всех организациях. Как правило, это небольшие по объему документы. Однако правил делопроизводства, которым должен соответствовать каждый реквизит приказа, достаточно много. Давайте разберемся во всех нюансах делопроизводства, которые нужно учесть при оформлении приказа.

Единые правила для всех реквизитов приказа

При оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам делопроизводства. Одни из них едины для всего текста приказа, другие уникальны для того или иного реквизита. В этом разделе рассмотрим несколько важных правил, которые являются общими. Они обязательны для всего текста приказа, то есть для всех его реквизитов.

Правило 1. Соблюдаем поля.

В программе для набора текста следует установить следующие значения для полей :

— правое — не менее 8 мм;

— верхнее и нижнее — не менее 20 мм.

Правило 2. Используем правильный шрифт.

Допустимо использовать только шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером не менее 13 пт .

Правило 3. Соблюдаем интервал между реквизитами.

Все реквизиты приказа следует отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта . На компьютере это производится нажатием клавиши Enter.

Читайте также:
Должностные обязанности провизора и образец должностной инстуркции

Внимание!
Не следует путать интервал между реквизитами приказа и интервал между строками самих реквизитов, если они имеют 2 и более строки. Для многострочных реквизитов (кроме реквизита «Текст») интервал устанавливается точно 14 пт .

Правило 4. Не делаем то, что прямо запрещено.

Итак, в приказе нельзя :

— выделять текст подчеркиванием, полужирным шрифтом или курсивом. Использовать полужирный шрифт или курсив допустимо только в справочно-информационных документах (актах, справках, сводках и пр.);

— печатать вразрядку, т.е. с пробелами между буквами (в виде «П Р И К А З»);

— переносить слова (в виде «пере-вести»).

Внимание!
Если приказ содержит таблицу, то при необходимости в ней можно :
— переносить слова;
— уменьшать левое поле до 20 мм;
— уменьшать размер шрифта и межстрочный интервал до 11 пт.

Далее условно разобьем приказ на 3 части и подробно рассмотрим правила оформления реквизитов, которые они содержат.

Шапка приказа

Каждый приказ без исключения должен содержать реквизиты, составляющие так называемую шапку приказа (рисунок 1).

Все реквизиты шапки приказа печатаются :

— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);

— без точки в конце;

— с максимальной длиной строки — 73 мм.

Реквизит «Наименование организации». Здесь указывается полное наименование организации в соответствии с ее уставом . Максимальная длина строки реквизита — не более 73 мм. Интервал между строк данного реквизита — точно 14 пт .

Реквизит «Название вида документа». В приказах данный реквизит оформляется прописными буквами в виде слова «ПРИКАЗ» .

Реквизит «Дата документа». Это дата подписания приказа. Ее проставляет непосредственно руководитель организации, подписавший документ. Дата оформляется арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ .

Реквизит «Регистрационный индекс». Здесь указывается порядковый регистрационный номер, присваиваемый приказу в пределах делопроизводственного года. Для некоторых приказов порядковый номер дополняется литерой или иным обозначением .

Напомним, что все приказы исходя из их содержания делятся на 3 вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам. Каждый вид приказа регистрируется отдельно. Более того, отдельно регистрируются приказы по личному составу в зависимости от срока их хранения (3 года или 75 лет) .

К порядковому номеру приказа по личному составу добавляется литера :

«к» — для приказов со сроком хранения 75 лет;

«л» — для приказов со сроком хранения 3 года.

Также отдельно можно регистрировать приказы при их значительном объеме (например, приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании и др.). В данном случае порядковый номер дополняется идентифицирующим разновидность приказа буквенным или иным условным обозначением .

Реквизит «Место составления или издания». Он содержит наименование населенного пункта (город, поселок и т.д.), а не полный адрес организации. Например, г. Минск, г. Лепель, д. Слобода.

Реквизит «Заголовок к тексту». При его оформлении следует учитывать, что заголовок к тексту :

— должен четко передавать смысл текста, быть кратким и емким;

— нельзя заключать в кавычки и подчеркивать;

— нужно грамматически согласовать с названием документа. Например, приказ (о чем?) о приеме на работу;

— может содержать сокращения слов и словосочетаний, используемых в госстандартах, общегосударственных классификаторах, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения (например, ООО «Полоса», СТБ 6.38-2016 и т.п.).

Максимальная длина строки заголовка — не более 73 мм. Если заголовок необходимо напечатать в несколько строк, то интервал между ними устанавливается точно 14 пт. Если заголовок превысит 5 строк, то длину его строк можно увеличить до 120 мм .

Читайте также:
Должностная инструкция жестянщика автосервиса и мастера кузовного цеха: основные обязанности

Основная часть приказа

Рассмотрим правила оформления реквизита «Текст». Он излагается от первого лица единственного числа и, как правило, состоит из следующих частей :

— распорядительной (рисунок 2).

Констатирующая часть. Может отсутствовать, если приказ не нуждается в обосновании. Здесь излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании (во исполнение) НПА, то в констатирующей части должна быть ссылка на него с указанием наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка .

Начало абзаца печатается с отступом 12,5 мм от границы левого поля, текст выравнивается по ширине листа. В конце констатирующей части точка не ставится .

Распорядительная часть. Начинается с распорядительного слова, которое печатается без абзацного отступа, прописными буквами, без кавычек и пробелов между буквами. Как правило, распорядительным словом является слово «ПРИКАЗЫВАЮ». В приказах по личному составу используется распорядительное слово, точно обозначающее предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). В приказах по личному составу, сложных по структуре (с 2 и более пунктами), может использоваться слово «ПРИКАЗЫВАЮ» .

После распорядительного слова излагается суть самого распоряжения. Если распоряжений несколько, текст приказа делится на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. В конце каждого пункта ставится точка. Текст распорядительной части выравнивается по ширине листа .

Если в приказе используется перечисление, выделенное абзацами, то перед ними дефис или иной знак не ставится. После каждого перечисления ставится точка с запятой, а после последнего из них — точка .

Все пункты и абзацы распорядительной части печатаются с абзацным отступом — 12,5 мм от границы левого поля .

В приказах не оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения». В иных документах он располагается после основного текста. В приказах указание о наличии приложения дается непосредственно в тексте. Например, словами «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «…представить перечень документов по прилагаемой форме» и др. .

Нельзя включать в приказ пункт «Приказ довести до сведения…» и прописывать далее конкретных работников. Если с приказом нужно ознакомить всех работников организации, то обязательно включается пункт «Приказ довести до сведения всех работников» .

В конце распорядительной части указывается должностное лицо, ответственное за контроль исполнения всего приказа или его отдельных пунктов. Отсутствие такого указания означает, что контроль за исполнением приказа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. При этом нельзя включать в приказ пункт «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» .

В конце распорядительной части ставится точка .

Распорядительная часть приказа по личному составу имеет свои дополнительные правила оформления :

— фамилии работников указываются прописными буквами (например, ИВАНОВА);

— если приказ состоит из нескольких пунктов, то они располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.;

— в конце каждого пункта указывается основание издания приказа. Если основание для нескольких пунктов является единым, оно указывается в конце текста. Слово «Основание» печатается от границы левого поля (без абзацного отступа) и оставляется открытым. Относящаяся к нему информация печатается столбцом через межстрочный интервал точно 14 пт. После каждого пункта основания следует поставить точку .

Основание: 1. Заявление от 07.05.2020.
2. Дополнительное соглашение от 07.05.2020 N 2 к трудовому договору от 14.11.2019.

Основание: докладная записка начальника службы доставки от 08.05.2020 N 3.

Заключительная часть приказа

Теперь рассмотрим правила оформления реквизитов, располагаемых в конце, после основного текста приказа (рисунок 3).

Некоторые из представленных выше реквизитов оформляются в обязательном порядке, а некоторые — при необходимости. Все они печатаются :

Читайте также:
Когда выплачивают декретные на работе: до родов или после, сроки выплаты пособий по беременности и родам, уходу за ребенком

— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);

— без точки в конце.

Реквизит «Подпись». В приказах он располагается сразу после основного текста. Напомним, что реквизит «Отметка о наличии приложения» в приказах не оформляется. Подпись состоит :

— из наименования должности лица, подписавшего документ. Например, «директор», «генеральный директор». К наименованию должности, как правило, добавляется видовое наименование организации (к примеру, «директор общества»). Перед наименованием должности нельзя ставить предлог «за» или косую черту.

Внимание!
Инструкция по делопроизводству допускает использование сокращения и. о. (исполняющий обязанности) в реквизите «Подпись» . Вместе с тем это противоречит ч. 3 п. 57 Инструкции по делопроизводству, согласно которой при подписании документа необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ. Ни в ОКРБ 014-2017, ни в выпусках ЕКСД не предусмотрена должность «исполняющий обязанности». Таким образом, поскольку в подписи необходимо указывать наименование должности лица, подписавшего документ, не следует использовать сокращение «и. о.», которое не является наименованием должности;

— расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Реквизит «Гриф согласования». Оформляется только в случае, когда приказ нужно согласовать, причем согласование должно быть внешним (при внутреннем согласовании оформляется реквизит «Виза», который мы рассмотрим далее). Например, такая необходимость возникает, когда текст приказа согласовывается с профсоюзом (в частности, в некоторых случаях увольнения).

Гриф согласования располагается сразу за подписью и должен иметь максимальную длину строки 73 мм. Интервал между строками самого реквизита — точно 14 пт. Гриф согласования начинается словом «СОГЛАСОВАНО». Оно оформляется прописными буквами, без кавычек и пробелов. Далее оформление будет зависеть от того, единолично или коллегиально производилось согласование .

Итак, при единоличном согласовании в рассматриваемом реквизите указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручная подпись, ее расшифровка и дата.

Пример
СОГЛАСОВАНО
Директор общества с ограниченной
ответственностью «Полоса»
Подпись П.П.Петров
ДД.ММ.ГГГГ

Если согласование документа производится коллегиально, то гриф согласования включает в себя название вида документа в именительном падеже, видовое или полное наименование организации (органа), дату документа и его регистрационный индекс .

Пример
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
ДД.ММ.ГГГГ N 20

Реквизит «Виза». Приказы обязательно нужно согласовать как минимум с юрслужбой организации . Поэтому данный реквизит является обязательным для всех приказов.

Виза располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа приказа слева. Допускается оформлять визу на оборотной стороне приказа. Если нужно оформить несколько виз, то они располагаются одна под другой в порядке визирования . Максимально допустимая длина строки визы — 73 мм, а интервал между строками — точно 14 пт .

Реквизит «Виза» включает в себя :

— наименование должности лица, визирующего проект приказа;

— его собственноручную подпись;

Если у визирующего есть какие-либо замечания и дополнения, то он их излагает ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте приказа указывается: «Замечания прилагаются».

Пример
Начальник юридического отдела
Подпись Л.Л.Лосев
ДД.ММ.ГГГГ
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются

Отметка об ознакомлении. Она оформляется ниже реквизита «Подпись» :

— на лицевой стороне последнего листа приказа либо

— на оборотной стороне приказа.

Также ознакомление может оформляться на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к приказу. Как правило, такой способ применяется при большом количестве человек, которых следует ознакомить с приказом.

Читайте также:
Сдельно-премиальная система оплаты труда в договоре: образец и пример расчета

Читайте этот материал в ilex >>
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Лист ознакомления с приказом образец

Организация делопроизводства на предприятии — важная составляющая деятельности любого юридического лица. Грамотно организовав процесс, можно упорядочить решение финансово-экономических, кадровых, производственно-технологических и прочих вопросов. Каждое распоряжение руководителя составляется в письменной форме и называется приказом.

Распоряжения приказа обязательны для исполнения и доводятся до ответственных лиц и непосредственных исполнителей под роспись в специальном листке. Чтобы документ был составлен правильно, необходимо изучить образец листа ознакомления с приказом.

Когда нужен лист ознакомления

В каких ситуациях необходимо заполнять лист ознакомления? Такой документ обязателен, если распоряжение касается нескольких сотрудников, отдельного структурного подразделения или предприятия в целом. Он составляется для предотвращения споров и конфликтов между администрацией компании и ее сотрудниками.

При возникновении спорных моментов сотрудники могут подать жалобу в профсоюзные и контрольные органы. Обращаться можно в инспекции по трудовым спорам, гражданские, арбитражные, уголовные суды, учреждения, взимающие налоги, а также страховые компании. Правильно оформленная документация позволяет добиться отмены нелегитимных распоряжений и обеспечить выплаты пострадавшим на предприятии сотрудникам.

Как составить документ

Обязательных требований к оформлению документа не существует, но есть общепринятые формы, которые используются в большинстве организаций. Так, стандартный образец листа ознакомления с приказом под роспись содержит шапку, в которой указывается:

  • наименование предприятия или учреждения;
  • вид документа, в данном случае это «Лист ознакомления»;
  • название приказа;
  • регистрационный номер документа, к которому будет прилагаться ознакомительный лист и его дата.

В следующей части размещается таблица, состоящая из столбцов, заполняющихся данными работника: порядковый номер, ФИО, занимаемая должность, подпись, дата ознакомления с приказом.
Помимо основных колонок в таблицу можно добавить дополнительные данные, например, примечания или название подразделения, за которым закреплен работник.

Требования законодательства

В связи с тем, что в кадровом делопроизводстве и первичных бухгалтерских документах с недавнего времени нет формальных бланков, их можно составлять в свободной форме. При этом необходимо соблюдать определенные правила:

  1. Документ составляется на листе А4 или на бланочной продукции предприятия.
  2. Если листов много, их необходимо прошить и пронумеровать.
  3. Принимается и рукописный, и напечатанный вариант, главное в документе — подлинность подписей уведомленных лиц.

Заверять листок печатью не требуется, однако его наличие необходимо зафиксировать в учетной книге оборота локальной документации предприятия. Хранится бумага вместе с приказом, к которому относится. Сроки хранения нормативными документами не определены.

Кто формирует лист ознакомления с приказом

Обязанности по формированию и заполнению ознакомительного листа возлагаются на лиц, которые отвечают за кадровую или юридическую деятельность предприятия. Иногда право сбора подписей делегируется секретарю руководителя или отделу кадров. Эта функция может возлагаться на любого другого сотрудника, если она предусмотрена его должностной инструкцией, а также на ответственное лицо, указанное непосредственно в приказе.

На каком этапе ставится подпись

Согласно действующему законодательству, руководитель обязан ознакомить сотрудника с распоряжением, а тот, в свою очередь, сразу после прочтения документа, обязан поставить свою подпись в листе ознакомления. Подписывая бумаги, работники любого уровня выражают свое согласие с ним и готовность к исполнению приказа. В случае отказа от подписи, должностными лицами составляется соответствующий акт или докладная записка. Если лицо, подпись которого необходима, болеет или находится в командировке, следует дождаться его выздоровления, окончания срока командировки и ознакомить его с приказом в соответствующем порядке.

Читайте также:
Должностные обязанности техника: кто это такой, инструкция, особенности для ПТО

Примеры приказа

Образец листа «с приказом ознакомлены», можно найти в отделе кадров каждого предприятия, учреждения или организации, а также в других подразделениях, деятельность которых регулируется в приказном порядке. Допускается использование бланков, публикуемых на специализированных онлайн-ресурсах в интернете. Однако следует внимательно изучить форму на предмет соответствия ее действующим нормам и доработать при необходимости.

Как ознакомить с приказом под подпись

Лист ознакомления с приказом — это документ, который не может существовать сам по себе и является составной частью распоряжения руководства. Оформляется в тех случаях, когда до сотрудников в обязательном порядке нужно донести задачу и отметить их ответственность за ее выполнение.

  • Как заполнить декларацию госслужащих за 2021 год
  • Как составить заявление на материальную помощь к отпуску
  • Пособие по безработице в 2022 году: размер и порядок оформления выплаты
  • Убыток в декларации по налогу на прибыль
  • Каким будет прожиточный минимум в 2022 году

Нормативная база

Почему работников надо знакомить под подпись

Такой документ предполагает, что сотрудники компании будут выполнять перечисленные в нем инструкции, но далеко не всегда все работники в курсе того, что существует то или иное указание. В обычной ситуации это задача руководителя структурного подразделения — доносить до своих подчиненных все решения руководства и следить за тем, чтобы те выполнялись. Но не всегда это делается своевременно, и поэтому лучшим вариантом станет подпись каждого из работников под таким документом, подтверждающая, что они ознакомились с бумагой, поняли все написанное и обязуются выполнять предписания. Такой подход позволяет с минимальными усилиями разрешать споры между руководством и подчиненными. Кроме того, если задача не выполнена как положено или в установленный срок, всегда понятно, кто ответственен за нее и кого необходимо оштрафовать или даже уволить.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как ознакомить работника с приказом о предоставлении отпуска.. Используйте эти инструкции бесплатно.

С какими приказами и кого надо знакомить

Конкретного перечня распоряжений руководства, с которыми необходимо знакомить сотрудников, в законодательстве нет. Каждая компания принимает внутренние правила, регламентирующие эту процедуру. В одном случае абсолютно все такие документы необходимо подкреплять соответствующим листом ознакомления, в другом — только те, которые касаются каких-то важных событий или непосредственно затрагивают поле деятельности конкретного работника. А третьи компании исключают такую практику, предпочитая вывешивать все распоряжения на доступном для всех сотрудников месте (например, на одной из страниц официального сайта), а в должностную инструкцию включают обязанность каждого подчиненного изучать все документы, которые там присутствуют.

Распространенные примеры распоряжений, с которыми чаще всего знакомят сотрудников:

  • прием на работу;
  • вступление в новую должность;
  • проведение проверки;
  • проведение тестирования подчиненных;
  • перевод на другую должность;
  • предоставление планового или внеочередного отпуска;
  • повышение или понижение оплаты труда;
  • возникновение у подчиненных новых должностных обязанностей и/или исключение старых.

Как сформировать лист ознакомления

Эту бумагу обычно формирует секретарь или руководитель отделения, которому вменяется в обязанность ознакомление подчиненных с указами директора. Форма официально не утверждена, поэтому обычно используется бланк, составленный согласно внутренним стандартам компании. Основные элементы, которые в него входят:

  1. Номер работника по порядку в очередности. Иногда это играет свою роль, и первыми расписываются те, кто несет основную ответственность, но чаще всего это просто перечень.
  2. Ф. И. О. сотрудника.
  3. Его должность.
  4. Дата и подпись.

Актуальный сейчас образец, как ознакомить с приказом под роспись работников компании (шаблон):

Образец

Стандартный документ такого типа выглядит так:

Читайте также:
Образец заявления на замену годов при расчете больничного в 2021 году

В отдельных случаях аналогичная отметка ставится непосредственно в распоряжении руководства. Вот как выглядит образец в приказе «с приказом ознакомлены»:

С ПРИКАЗОМ ОЗНАКОМЛЕНЫ:

Начальник отдела продаж ________________________Петров П.П. (дата)

Заместитель начальника отдела продаж____________ Иванов И.И.(дата)

Делопроизводитель _____________________________ Семенова С.С.(дата)

Консультант по юридическим вопросам_____________ Кононов К.К.(дата)

Сколько хранить лист ознакомления

Срок хранения формально не ограничен, но обычно он соответствует актуальности указа. Например, если последний действует в течение одного года (допустим, план по продажам на 12 месяцев), то и приложение к нему имеет тот же срок действия. Отправляются в архив и утилизируются они одновременно.

Как подписывается лист ознакомления с приказом: образец

Приказы являются значимыми нормативными актами компании, на основании которых вносятся разные изменения в процесс работы сотрудников предприятия. Поэтому с определенными приказами работники должны знакомиться под роспись.

Для этого подпись может ставиться непосредственно на приказе. Если требуется ознакомить с документом большое количество сотрудников, то используется для этого лист ознакомления.

Когда нужен документ

Применяется листок, подтверждающий, что работники были ознакомлены с приказом, только при необходимости получения подписи от многих граждан. Например, если распоряжение относится к крупному отделу или значительной группы сотрудников.

Листок ознакомления выступает приложением к приказу.

Если между руководителем компании и работниками в будущем возникнут какие-либо трудовые споры, то именно данный документ выступает доказательством, что были выполнены работодателем все требования законодательства.

Для этого выбираются работники, упомянутые в приказе. Если по разным основаниям граждане отсутствуют на работе, то надо дождаться их возвращения, после чего они ставят подпись на документе.

Что будет, если лист не подписан

Если работодатель не сможет доказать, что работник фирмы был оповещен о содержании какого-либо приказа, то это может привести в будущем к негативным последствиям для руководителя фирмы.

Распоряжения могут легко оспариваться в суде или отменяться трудовой инспекцией. Нередко сами сотрудники отказываются от подписания листка ознакомления с содержанием приказа.

Как оформить, то что работник ознакомлен с приказом? Ответ в видео:

В этом случае руководитель может привлечь работника к дисциплинарной ответственности или вовсе принудительно уволить. Но это возможно только при отсутствии веских оснований у сотрудника, так как если приказ нарушает требования законодательства, то гражданин может отказаться от его подписания.

Правила ознакомления работников с приказом

Приказ представлен официальным распоряжением руководителя компании.

К правилам его составления относится:

  • оформляется исключительно в письменной форме;
  • содержит основные сведения о вносимых изменениях в работу сотрудников;
  • может относиться к разным сферам работы компании;
  • формируется от лица руководителя фирмы;
  • в него могут вноситься изменения;
  • не допускается, чтобы в документе нарушались требования законодательства или права работников.

Дополнительно работодатель может пользоваться листком ознакомления. Необходимость ознакомления работников с содержанием распоряжения обусловлено требованиям законодательства.

Наличие подписи подтверждает, что работодатель выполнил все требования закона.

Когда ставится подпись

Сразу после издания приказа директор предприятия должен предъявить его для изучения лицам, к которым относится данное распоряжение. Если рассчитан документ на неопределенное количество работников, то ознакомить с ним нужно весь штат.

Обычно секретарь назначается исполнителем данного процесса, поэтому им формируется лист ознакомления, подписываемый всеми работниками предприятия. Руководитель должен убедиться, что на документе имеются все нужные подписи.

Нюансы ознакомления

Работодатели должны передавать для изучения приказ сразу после издания. Обычно это выполняется непосредственно в день его составления или в течение ближайших нескольких дней.

Читайте также:
Работа на полставки согласно Трудовому кодексу РФ: график, какой отпуск положен

Кем составляется лист ознакомления с приказом

Ответственное лицо, в обязанности которого входит составление и заполнение листка ознакомления, назначается путем издания соответствующего приказа руководителем компании. Обычно для этого выбирается специалист из отдела кадров или секретарь.

Бланк листа ознакомления.

Обязательно в должностную инструкцию выбранного специалиста вносятся сведения о данной функции.

Образец

Если надо ознакомить с документом нескольких сотрудников предприятия, то для этого формируется лист ознакомления. Допускается пользоваться произвольной формой. В некоторых компаниях составляется специальный шаблон, по которому работник должен составлять этот документ.

Хотя отсутствует точная форма данного документа, при его составлении надо учитывать правильную структуру.

В него обязательно вносятся следующие сведения:

  • полное наименование компании;
  • название документа;
  • дата его формирования;
  • номер и содержание приказа;
  • номера всех сотрудников;
  • ФИО работников предприятия;
  • занимаемые ими должности;
  • дата, когда сотрудники компании знакомятся с содержанием распоряжения;
  • подписи всех наемных специалистов.

Как заполнить штатную расстановку? Смотрите тут.

Если в компании работает много сотрудников, которые должны ознакомиться с приказом, то может понадобиться несколько листков. Все они скрепляются суровой нитью или степлером, а также нумеруются.

Правила оформления

При оформлении этой документации учитываются следующие правила:

  • листок делается исключительно в одном экземпляре;
  • для его создания используется лист формата А4, а также может использоваться фирменный бланк организации;
  • вносится информация от руки или с помощью компьютера;
  • требуется наличие оригинальных подписей всех сотрудников, указанных в приказе;
  • отсутствует обязательное требование к наличию печати компании, так как с 2016 года не требуется визирование документации печатью, если иное не предусматривается в локальных нормативных документах;
  • листок обязательно фиксируется в специальном журнале, предназначенном для учета внутренней документации компании.

Обязательно ли работник должен бытька ознакомлен с приказом? Смотрите видео:

Обо всех таких правилах должен знать специалист, назначенный ответственным лицом. Скачать образец листа ознакомления можно ниже.

Как хранятся бланки

Листки, подписанные сотрудникам, находятся в кадровой службе компании. Для этого создается отдельная папка, куда дополнительно вкладывается непосредственный приказ.

Срок хранения данного документа не ограничен законодательством, поэтому в течение срока действия распоряжения листок должен находиться в компании в сохранности.

Когда не требуется составлять

По закону работодатель может не составлять листок ознакомления, но при этом он выступает доказательством, что все сотрудники, которые были затронуты в распоряжении, были оповещены об изменениях.

В некоторых ситуациях не требуется составлять данный документ.

К ним относится:

  • в приказе указан один сотрудник или несколько работников, поэтому они расписываются непосредственно на распоряжении;
  • используется другая документация, являющаяся доказательством оповещения работников о вносимых изменениях с помощью распоряжения;
  • оповещаются сотрудники путем отправки копии приказа почтой с уведомлением о вручении;
  • на камеру фиксируется факт того, что сотрудники изучили распоряжение.

Образец листа ознакомления с приказом.

Листок ознакомления может заменяться другими доказательствами того, что работодатель исполнил свои обязательства перед наемными специалистами.

Заключение

Листок ознакомления с приказом используется, если распоряжение затрагивает большое количество работников. Его составлением занимается ответственное лицо, наделенное необходимыми полномочиями.

Зачем составлять соглашение по охране труда? Узнаете здесь.

Составлять документ можно в свободной форме, но при этом обязательно включаются в него определенные обязательные сведения. В некоторых ситуациях допускается обходиться без листка.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: