Личное дело работника: образец оформления на 2021 и 2021 годы и бланк, анкета, состав и формирование данных

Документы для личного дела работника и его формирование

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

  1. Что представляет собой личное дело
  2. Обязательно ли вести личные дела
  3. На кого заводят личные дела
  4. Сроки оформления личного дела
  5. Особенности формирования личного дела
  6. Какие документы включаются в состав личного дела
  7. Как правильно оформить личное дело
  8. Ведение личных дел
  9. Кому можно выдать личное дело

Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.

Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации.

Что представляет собой личное дело

Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).
Личное дело является частью документации по личному составу организации.

Обязательно ли вести личные дела

Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

Личные дела для работников госорганизаций

Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.

Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.

На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.

Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.

Личные дела у предпринимателей

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Плюсы системы личных дел для предпринимателя

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

  • своевременный учет всей документации о сотруднике;
  • отслеживание карьерной динамики;
  • учет данных о возможных полагающихся льготах;
  • оценка перспектив профессионального роста;
  • сохранность и упорядоченность личной документации;
  • оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

На кого заводят личные дела

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

  • руководящее звено;
  • заместители руководителей разных уровней;
  • ключевые специалисты;
  • сотрудники, несущие материальную ответственность;
  • кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Читайте также:
Производственная травма: оформление документов в 2021 году, что делать работодателю

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Сроки оформления личного дела

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Особенности формирования личного дела

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

    Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.

ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

  • Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
  • Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
  • В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
  • Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
  • В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
  • Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
  • Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.
  • Какие документы включаются в состав личного дела

    Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

    Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

    1. Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
      • резюме;
      • документы об образовании и квалификации;
      • копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
      • рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
      • документ или его копия о воинском учете (если имеется);
      • справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
      • данные медосмотра;
      • заполненная анкета (если это предусмотрено);
      • заявление о трудоустройстве;
      • копия приказа о приеме;
      • заключенный трудовой договор и т.д.
    2. Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
      • различные квалификационные удостоверения;
      • водительские права;
      • свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
      • свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
      • должностная инструкция;
      • заключаемые допсоглашения (если это делалось);
      • копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
      • акты о прохождении аттестации;
      • данные очередных медосмотров;
      • документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
      • копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
      • данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
      • заявления на отпуск;
      • докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
    3. Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
      • заявление на увольнение;
      • копия приказа об увольнении;
      • документы об увольнении в связи с внешним переводом;
      • свидетельство о смерти сотрудника.

    Прием от работника фото для хранения в личном деле не считается обработкой биометрических персональных данных. Ведь кадровик не будет по фото устанавливать личность человека, это просто элемент анкеты. Следовательно, получение фото для этих целей рассматривается как обработка (сбор) обычных персональных данных, как то: паспортные данные, адрес и прочее. Нужно ли получать согласие на обработку в этом случае?
    Посмотреть ответ

    Как правильно оформить личное дело

    ВАЖНО! Рекомендации по ведению личных дел от КонсультантПлюс доступны по ссылке

    Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия.

    Его обязанности составляют:

    • первичное заведение личного дела;
    • внесение в него новых записей и документов;
    • изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
    • при необходимости заверение копий;
    • внутренняя опись входящих в дело документов;
    • плановая проверка состояния личных дел;
    • ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
    • хранение дел;
    • помещение неактуальных дел в архив.
    Читайте также:
    Увольнение по статье за невыполнение должностных обязанностей: ненадлежащее исполнение или систематическое невыполнение

    ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.

    Обложка личного дела

    Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

    • сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
    • сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
    • ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
    • номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
    • фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
    • правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
    • здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
    • срок хранения дела.

    Опись состава личного дела

    Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.

    Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.

    Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.

    Индекс Дата выдачи Заголовок Номер листов дела Дата включения Примечание
    Порядковый номер документа По внутренней номенклатуре Обозначается арабскими цифрами Название документа В зависимости от места размещения в деле День помещения в личное дело Разные отметки, например. оригинал или копия.

    После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

    Ведение личных дел

    Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:

    1. Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
      • ФИО работника;
      • дата заведения;
      • дата закрытия;
      • дата передачи в архив.
    2. Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.

  • Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).
  • Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.
  • Кому можно выдать личное дело

    В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.

    По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.

    Перечень документов в личном деле сотрудника

    Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

    Читайте также:
    Зарплата судебного пристава в 2021 году: последние новости по повышению зарплаты сотрудникам ФССП, сколько в среднем зарабатывает судебный пристав, зарплата и статус правоохранителей в Москве и по регионам России

    Во многих организациях кадровики ведут кадровую документацию на работников, но не всегда знают, как правильно оформлять персональные дела. И это неудивительно, закон не обязывает заводить их. Это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, кадровики сами решают, какие бумаги запрашивать.

    Но такое мнение ошибочно. Специалист отдела кадров обязан знать состав личного дела сотрудника в 2021 году, в противном случае работодателя привлекут к административной ответственности. Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и, чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

    Какие документы входят в личное дело сотрудника

    Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2021 году установлен только для госслужащих ( Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ , Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005 ). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.

    В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2021 году, если он является государственным служащим (п. 16):

    • заявление о приеме на работу;
    • анкета;
    • копия паспорта;
    • копии актов гражданского состояния;
    • копии документов воинского учета;
    • копия ИНН и т.д.

    Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):

    • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
    • приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
    • приказы о поощрениях или наложении взысканий;
    • договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
    • соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
    • докладные и объяснительные записки;
    • акты нарушения трудовой дисциплины;
    • приказ об увольнении.

    Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

    Документы в папке в целях отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции дополняются согласием на обработку персональных данных. Обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

    Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести личные дела работников, не нарушив закон о персональных данных. Используйте эти инструкции бесплатно.

    Какие документы нельзя хранить в личном деле сотрудника

    В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:

    • страницы паспортов;
    • свидетельства о присвоении ИНН;
    • карточки СНИЛС;
    • свидетельства о браке и рождении детей;
    • военные билеты.

    Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.

    За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ . И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

    Что допускается, но с согласия работника

    Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

    То же самое касается документов:

    • об образовании;
    • о повышении квалификации;
    • об отсутствии судимости;
    • аттестационных листов;
    • характеристик с прошлых мест работы.

    Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

    Как правильно вести

    Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе.

    Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

    Читайте также:
    Приказ о внутреннем совместительстве: образец

    Сколько хранить

    Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.

    В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ , документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).

    Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2021 году (по нормам делопроизводства):

    • на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
    • каждый лист нумеруется;
    • документы подшиваются в хронологическом порядке;
    • сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
    • максимальное количество листов в одном томе — 250;
    • каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.

    Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

    Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

    • Обязательно ли вести личные дела работников?
    • Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах
    • Формирование личного дела работника: образец 2020-2021
    • Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
    • Итоги

    Обязательно ли вести личные дела работников?

    Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

    Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

    Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

    Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

    Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

    • анкета, заполняемая при приеме на работу;

    Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.

    • трудовой договор;
    • должностная инструкция;
    • копии приказов по сотруднику.

    ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

    А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

    И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

    Читайте также:
    Должностная инструкция сторожа-вахтера на предприятии и его основные обязанности

    ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

    И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

    Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.

    Формирование личного дела работника: образец 2020-2021

    Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

    • На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
    • Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
    • Каждый лист дела нумеруется.
    • В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
    • Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

    Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.

    Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

    Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

    Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

    В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

    Оформляя дело на хранение, нужно:

    • сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
    • пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
    • составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
    • оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

    Дело готово к передаче в архив.

    Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

    Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

    Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.

    Итоги

    Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

    Состав личного дела работника

    Личное дело — это папка, в которой хранятся документы для систематизации данных о трудовой деятельности работника. Документирование информации на государственных служащих регламентируется федеральными законами и предусматривает обязательное выполнение.

    • Как заполнить декларацию госслужащих за 2021 год
    • Как составить заявление на материальную помощь к отпуску
    • Пособие по безработице в 2022 году: размер и порядок оформления выплаты
    • Убыток в декларации по налогу на прибыль
    • Каким будет прожиточный минимум в 2022 году

    В соответствии с требованиями Федерального закона № 79-ФЗ от 27.07.2004, правила ведения личных дел работников предусматриваются для государственных учреждений и распространяются на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется. Все юрлица и ИП имеют возможность их не вести или вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела (ЛД) позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями.

    Что такое личное дело работника

    Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в папку личного дела, то есть в отдельную обложку. Особого регламента по ведению нет (есть только для гос. и муниципальных служащих). Но если компания решила вести персональные дела, придется утвердить положение о ведении личных дел и регламентировать этот процесс на уровне предприятия. В этом внутреннем нормативном акте определяется:

    • какие бумаги будут храниться (состав) и с какой целью;
    • порядок ведения;
    • перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
    • порядок доступа к информации;
    • сроки и режим хранения;
    • особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.
    Читайте также:
    Бестарифная система оплаты труда: что это, примеры, сравнение с тарифной

    Кроме того, в компании назначается сотрудник, который отвечает за этот процесс.

    Какие документы включают в дело

    Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. При формировании личного дела работника в 2021 году в папку включают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Документы в ЛД делятся на:

    • формируемые в момент устройства человека на работу;
    • возникающие в процессе работы в фирме;
    • документы об увольнении из конкретной компании.

    В первую группу входят:

    • справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
    • справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
    • трудовой договор (оригинал работодателя);
    • приказ о приеме на работу.

    Во второй группе — договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:

    • копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
    • объяснительные записки;
    • служебные записки;
    • различные акты и уведомления.

    Третья, заключительная, группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

    На что обратить внимание

    Для правильного оформление личных дел работников в 2021 году следует учесть несколько ключевых моментов. Первый и основной — это определить, что включить в состав ЛД и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему.

    В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (п. 2 ст. 5 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных»).

    Если спросить кадровиков про хранение копии паспорта в личном деле работника, то многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в персональном деле обязательно присутствует копия паспорта, или вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, постановление ФАС Северо-Кавказского округа по делу № А53-13327/2013 от 21.04.2014 прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение признается законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций — уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.

    Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек.

    Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности — в сейфах, и доступ к ним имеет ограниченный круг лиц (Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в персональных делах.

    Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах: карточки Т-2 всегда хранятся отдельно, поскольку являются документами воинского учета.

    Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести личные дела работников, не нарушив Закон о персональных данных. Используйте эти инструкции бесплатно.

    Сколько хранить дело

    В ЛД обычно помещают документы, которые имеют разный срок хранения. Кадровики должны ориентироваться на Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019, которым и установлены все сроки хранения документов. Персональные дела сотрудников хранятся от 50 до 75 лет (п. 445 Приказа Росархива № 236).

    Читайте также:
    Выписка из графика отпусков: образец составления, пример выписки и заявления на ее предоставление

    Порядок ведения ЛД определяется на уровне фирмы. Обычно все бумаги вкладывают в него в хронологическом порядке. А чтобы ничего не потерялось, вшивают опись, которую ведут все время, заполняется справка о составе документов, входящих в личное дело работника. Бланк описи разрабатывается самостоятельно или используется образец для государственных учреждений.

    Как оформить титульный лист

    Первым в личном деле всегда заполняют титульный лист. Форму титульного листа персонального дела организации утверждают сами или используют ту, которую утвердили в вышестоящем ведомстве. Если разрабатываете форму титульного листа самостоятельно, возьмите за основу бланк из приложения № 6 Приказа Ростехнадзора № 372 от 30.05.2008.

    На титульном листе пишут название компании, номер личного дела и Ф.И.О. сотрудника. После заполнения титульного листа в папку вкладывают все остальные документы.

    Все заведенные персональные дела необходимо регистрировать в специальном учетном журнале — это удобно для поиска. Форма этого учетного документа никакими НПА не утверждена, поэтому работодатель разрабатывает ее самостоятельно. Журнал прошивается и пронумеровывается, а в его графы заносятся все номера ЛД, даты их заведения, заголовки и даты закрытия.

    Вот образец, как оформить личное дело работника в 2021 году:

    Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

    Правильное оформление личных дел работников имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.

    Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

    Обязательно ли вести личные дела работников?

    Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

    Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

    Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

    Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

    Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

    • анкета, заполняемая при приеме на работу;
    • трудовой договор;
    • должностная инструкция;
    • копии приказов по сотруднику.

    Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

    А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере, поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

    И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

    За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

    И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

    Читайте также:
    Кто такой трейд-маркетолог: его должностная инструкция и обязанности

    Формирование личного дела работника: образец 2020-2021

    Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

    1. На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
    2. Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
    3. Каждый лист дела нумеруется.
    4. В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
    5. Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

    Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

    Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

    В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

    Оформляя дело на хранение, нужно:

    • сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
    • пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
    • составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
    • оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

    Дело готово к передаче в архив.

    Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

    Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

    Итоги

    Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

    РАЗБОР ФСБУ 6/2020, 26/2020

    Какие конкретные действия предпринять бухгалтеру, чтобы выполнить переход на новые ФСБУ правильно и своевременно? Какие проводки сделать в бухучете?

    Только 31 января (понедельник) пошаговый разбор перехода на новые стандарты на трехчасовом вебинаре с Сергеем Верещагиным.

    Личное дело работника: образец оформления на 2021 и 2021 годы и бланк, анкета, состав и формирование данных

    Определяя, что должно быть в личном деле работника, работодатель исходит необходимости включать туда документы, связанные непосредственно с трудовыми взаимоотношениями.

    В личное дело не следует помещать документы, имеющие незначительные периоды хранения (п. 3.2.6 Государственной системы документационного обеспечения управления, приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

    Обычно личное дело включает:

    • документацию трудящегося, прямо относящуюся к его трудовой деятельности и предоставляемую самим работником по законодательству РФ;
    • оформляемую нанимателем в обязательном порядке в процессе выполнения им должностных функций.

    Условно состав личного дела сотрудника можно поделить на 3 части:

    1. Документы при приеме на работу.
    2. Документы о прохождении сотрудником конкурса в качестве соискателя при приеме на работу (если проводился).
    3. Документы с информацией о деятельности сотрудника у работодателя.

    В результате, в перечень документов в личном деле включают как сведения, носящие характер персональной информации о сотруднике, так и данные о непосредственном выполнении им трудовых обязанностей.

    Все их располагают в хронологическом порядке, а каждый лист дела нумеруют.

    Все документы регистрируют во внутренней описи, которую включают в состав папки.

    Из чего состоит личное дело сотрудника

    Законодательно состав документов личного дела работника не утвержден. Однако в кадровом деле сложилась определенная практика его формирования.

    Чаще всего папки личных дел организуют по структуре, пример которой приведен на схеме.

    Считается, что это избыточные данные. Нужную информацию из них записывают, после чего возвращают работнику. Причем делать этого не нужно даже при получении от сотрудника разрешения об обработке персональных данных (см.. например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013).

    При приеме работника обычно сохраняют:

    • заявление;
    • его анкету или данные резюме;
    • соглашение о неразглашении коммерческой информации;
    • копии дипломов;
    • рекомендательные письма, характеристики с прежних мест работы.

    В качестве документов, связанных с трудовой деятельностью, чаще всего подшивают:

    • трудовой договор и допсоглашения к нему;
    • приказы по перемещению, совместительству, совмещению, переводу, увольнению;
    • приказы по оплате труда – начисление премий, назначение надбавок;
    • приказы об отпусках, о командировках;
    • приказы по поощрениям, награждениям;
    • приказы об аттестации и копии актов по ее результатам;
    • служебные записки о поощрении или о применении дисциплинарных взысканий, объяснительные сотрудника, акты служебных расследований;
    • заявления об увольнении или переводе;
    • договор о материальной ответственности;
    • должностные инструкции.
    Читайте также:
    Приказ о внутреннем совместительстве: образец

    При начале оформления папки заводят также внутреннюю опись, которая входит в список документов в личном деле работника. В нее добавляют новые строки по мере поступления в дело новых документов. После увольнения работника её тоже подшивают в папку.

    Включение в состав дела персональных сведений о работнике

    Под персональными данными понимают любую информацию, относящуюся к определенному или определяемому лицу. Для ее сбора и обработки необходимо получить письменное согласие от работника (п. 1 и п. 5 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

    В части того, что входит в личное дело работника, это требование касается:

    • медкнижки работника;
    • документов об образовании;
    • справки об отсутствии (наличии) судимости;
    • характеристики и рекомендательных писем.

    При этом важно соблюдать ряд принципов хранения и обработки персональных данных:

    • цель их использования – трудоустройство работника, обеспечение его продвижения по службе, контроль качества выполняемой им работы;
    • строгое соблюдение норм Конституции и ТК РФ при их обработке;
    • сотрудник должен быть под роспись ознакомлен с локальными актами, регламентирующими порядок работы с персональными данными.

    Определяя список документов в личном деле работника, в него обязательно нужно добавить письменное согласие на обработку персональных данных. Срок действия такого разрешения можно ограничивать окончанием действия трудового договора или моментом достижения цели использования персональной информации. Оно может быть письменно отозвано работником в любой момент. Однако нужно понимать, что отсутствие согласия на использование персональной информации может сделать фактически невозможным продолжение трудовых отношений.

    Письменное разрешение на обработку персональных данных хранят в течение 3-х лет с момента окончания его действия.

    Порядок формирования и состав личного дела работника — когда оформляется?

    Законодательством РФ оговорено, что в обязательном порядке личные дела нужно составлять только для госслужащих. Однако большинство российских работодателей также считают нужным оформлять их на всех своих сотрудников, что, конечно, требует определенных усилий, но приносит ощутимую пользу.

    Обязательно ли работодателю заводить личные дела на своих работников, какие документы входят в его состав, как оформляется, ведется и хранится соответствующая документация.

    1. Когда на работника нужно заводить личное дело?
    2. Какие документы входят в состав?
    3. Порядок формирования и ведения
    4. Что делать при увольнении сотрудника?
    5. Порядок и сроки хранения
    6. Выводы

    Когда на работника нужно заводить личное дело?

    Целым рядом нормативно-правовых актов РФ установлено, что личные дела необходимо заводить на граждан, трудящихся в государственных (муниципальных) официальных структурах.

    Такая обязанность имеется у их работодателей. Соответствующие требования предусматриваются законом № 125-ФЗ от 22.10.2004 (регулирует сферу архивного дела в РФ), законом № 152-ФЗ от 27.07.2006 (регламентирует использование персональных данных), законом № 79-ФЗ от 27.07.2004 (устанавливает правила гражданской госслужбы РФ) и, конечно, отдельными нормами Трудового кодекса РФ.

    Что касается организаций, относящихся к коммерческой (негосударственной) сфере, то они не обязаны заводить личные дела в отношении своих наемных работников.

    Однако многие организации-работодатели, действующие на праве частной собственности, также считают нужным формировать личные дела сотрудников. Такая практика обеспечивает систематизацию кадрового делопроизводства, упрощает поиск нужных сведений о работниках, улучшает работу с персоналом и повышает эффективность управления человеческими ресурсами на предприятии.

    Самому работнику также интересно, чтобы работодатель вел и хранил его личное дело. Это благоприятствует карьерному развитию сотрудника, его продвижению по служебной лестнице в организации.

    В личном (персональном) деле трудящегося гражданина отражаются все важные сведения:

    1. Характеристика личности сотрудника.
    2. Трудовые заслуги данного работника.
    3. Информация о его карьере (смена видов деятельности, переводы в другие подразделения организации-работодателя, назначения на новые должности, повышения по службе, прочие сведения).
    4. Информация о поощрениях и санкциях (выговорах).
    5. Другие сведения о трудовой деятельности у данного работодателя (как позитивные, так и негативные).

    Примечательно, что в личном (персональном) деле трудящегося могут отражаться как положительные, так и отрицательные сведения о его работе. Данное обстоятельство дисциплинирует наемного сотрудника, мотивирует его регулярно улучшать свои трудовые показатели.

    Личное дело открывается работодателем на работника при его трудоустройстве – после надлежащего оформления сторонами трудовых отношений.

    В дальнейшем досье сотрудника пополняется новыми сведениями и дополнительными документами, если, конечно, возникает такая необходимость.

    Читайте также:
    Дополнительный отпуск по уходу за ребенком-инвалидом согласно ТК РФ

    Какие документы входят в состав?

    Список документов, обычно включаемых в личное дело госслужащего (или муниципального служащего), строго регулируется законодательством РФ. Для сотрудников негосударственных компаний указанный перечень может определяться внутренними актами самих работодателей.

    В дело трудящегося гражданина могут входить следующие документы:

    1. Заявление физлица о трудоустройстве к данному работодателю.
    2. Копия гражданского паспорта трудящегося гражданина, которая содержит его личные сведения, информацию о месте жительства и семейном положении.
    3. Трудовой договор, заключенный сторонами (экземпляр, который остался у работодателя).
    4. Анкета, заполненная сотрудником при трудоустройстве к данному работодателю.
    5. Трудовая книжка физлица-работника.
    6. Документация, доказывающая наличие у физлица образования.
    7. Справка из медучреждения о прохождении физлицом осмотра (плюс результаты этого медосмотра).
    8. Обязательное медицинское страхование наемного сотрудника (справка).
    9. Постановка физлица-налогоплательщика на учет в налоговой службе (справка).
    10. Сведения о постановке физлица на воинский учет (документ).
    11. Привлечение трудящегося к уголовной или административной ответственности (бумага, подтверждающая наличие/отсутствие соответствующих фактов).
    12. Наличие у трудящегося особых прав, относящихся к выполнению работы (документальные подтверждения). Например, это могут быть право вождения автотранспорта, работа со взрывоопасными веществами.
    13. Результаты проверки трудящегося лица, проведенной службой безопасности работодателя (акт такой проверки).
    14. Автобиография трудящегося.
    15. Налоговая декларация трудящегося (заполненный документ).
    16. Приказ директора компании о приеме данного гражданина на работу.
    17. Распоряжения руководства о переводе трудящегося лица на иные должности в этой же организации.
    18. Трудовые поощрения, награды, благодарности, выговоры и т.п.
    19. Личное фото трудящегося.
    20. Прочая информация, подтвержденная документами.

    Документация для личного дела обычно передается работником в виде копий, подлежащих заверению. Все оригиналы представленных бумаг возвращаются сотруднику (после надлежащего подтверждения у работодателя).

    Нельзя вносить в личное (персональное) дело работника документы, не относящиеся к его трудовой деятельности, имеющие противоправное содержание или несущие личные сведения физлица.

    Порядок формирования и ведения

    Формирование личного дела трудящегося гражданина осуществляется на предприятии в соответствии с приказом директора.

    Обязанности по ведению и хранению такого досье возлагаются обычно на специалиста кадровой службы компании-работодателя (как вариант, бухгалтерского отдела организации).

    За сохранность отвечает его работодатель (уполномоченный специалист работодателя).

    Персональное дело сотрудника представляет собой комплект документов, скомпонованных в одной папке (или в одном файле). Оно ведется работодателем по следующим правилам:

    1. Папка имеет обложку – титульный лист, на котором отображаются номер папки (согласно номенклатуре, установленной работодателем), ФИО работника, название компании и место её нахождения (город), а также год, с которого началось ведение этого дела. Ошибки и неточности не допускаются.
    2. Все листы персонального дела обязательно нумеруются (в том числе обложка).
    3. Вкладываются листы (документы) в порядке, установленном по усмотрению лица, отвечающего за ведение дела. Как правило, сначала вкладывается анкета, собственноручно заполненная работником (это первый лист), а затем – все остальные бумаги. Рекомендуется следовать хронологическому порядку – от ранних к новым.
    4. Завершенное дело всегда прошивается шнуровкой, дополняется описью, а затем скрепляется подтверждающим документальным актом с подписью директора.

    Предпочтительный подход к хранению дел – алфавитный порядок. Это облегчает поиск нужной папки.

    Что делать при увольнении сотрудника?

    Если сотрудник увольняется, его личное дело завершается кадровым специалистом предприятия-работодателя.

    При этом нужно проверить наличие всех документов, убедиться в соблюдении хронологии листов, сверить нумерацию страниц.

    После этого составляются опись листов дела, которая подшивается первой страницей, и так называемый лист-заверитель, который содержит описание данного дела и подшивается последней страницей.

    На обложке – титульном листе – прописываются дата завершения данного дела (согласно приказу директора) и срок его дальнейшего хранения.

    Порядок и сроки хранения

    Персональное дело трудящегося хранится у его работодателя в особом месте. Таким местом может стать сейф или, как вариант, специально отведенное помещение, доступ в которое тщательно контролируется.

    Если дело завершено до 01.01.2003, его следует хранить минимум 75 лет. Если дело завершено после 01.01.2003, оно хранится минимум 50 лет.

    Выводы

    Принимая сотрудника на работу, работодатель запрашивает у него определенные сведения. Достоверность и правдивость получаемой информации должны подтверждаться пакетом конкретных документов, в обязательном порядке предоставляемых трудоустраиваемым лицом.

    Данные сведения нужны работодателю не только при трудоустройстве гражданина, но и на протяжении всего времени работы этого человека в организации.

    По факту подписания трудового договора документация, предоставленная работодателю, передается в кадровую службу организации с целью оформления и хранения личного дела трудоустроенного работника.

    Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: