«Копия верна» на документах: образец, фото надписи, как правильно заверить и поставить печать и штамп организации

Как правильно заверить копию документа

В современной бухгалтерской жизни копии документов требуются буквально на каждом шагу. Благодаря повсеместному распространению сканеров, копиров и принтеров, изготовление копий перестало быть проблемой. Однако зачастую нужна не простая, а заверенная копия документа. В настоящей статье мы расскажем, что понимается под этим термином, как правильно следует заверять копии, и приведем образцы правильного заверения.

  1. Зачем нужно заверять копии
  2. Чем руководствоваться при заверении
  3. Кто вправе заверять документы
  4. Образец правильного заверения копии документов
  5. Как заверить копии уставных документов
  6. Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»

Зачем нужно заверять копии

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст) делит все копии, которые снимаются с документов, на обычные и заверенные. При этом копией признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной — такая копия, на которой имеются реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Получать требования из ИФНС и отправлять запрошенные документы через интернет

Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.

В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также придется заверить копии бумажных документов, представляемые в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Внимание

Облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса « Коннектор Контур.Экстерн ». Он дает возможность подготовить и отправить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно, при этом в час уходит примерно 9 тысяч документов. Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.

Бесплатно подключиться к «Контур.Экстерну» со своей электронной подписью

Чем руководствоваться при заверении

Заверение копий документов регулируется другим госстандартом, а именно: ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст; далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016 ).

Также рекомендации по оформлению копий документов приведены в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ , в письмах Минфина от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142 и от 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336 .

Совет

Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.

Кто вправе заверять документы

Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо.

Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.

Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@; далее — Требования). Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии.

Проверить контрагента на признаки фирмы‑однодневки и наличие дисквалифицированных лиц

Образец правильного заверения копии документов

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметку о заверении копии нужно проставить под реквизитом «подпись». Госстандарт умалчивает, что надо делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку нужно разместить под последним текстовым элементом документа.

Вид этой отметки зависит от того, для каких целей изготовлена копия. Если она будет использована исключительно для нужд того лица, которое ее заверяет (т.е. внутри организации), то достаточно написать слово «Верно» или поставить соответствующий штамп, обозначить дату заверения, должность лица, заверившего копию (или отметить, что заверительную надпись сделал ИП), а также его фамилию и инициалы. Эти записи удостоверяются собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП есть печать, то по желанию можно проставить ее оттиск.

Читайте также:
Расторжение трудового договора по соглашению сторон: образец на 2021 год согласно статьям 77 и 78 ТК РФ, выплата компенсации

Если же копия выдается для предъявления третьим лицам, то помимо названных выше реквизитов, надо указать место хранения документа, с которого изготовлена копия. А подпись должностного лица нужно дополнительно заверить печатью организации (если таковая есть в компании). Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 ). Нужна ли на копиях для «внешнего» использования печать ИП (если она у него имеется)? В госстандарте нет ответа на этот вопрос. Следовательно, формально, ИП может не ставить свою печать.

Внимание

При заверении «внешних» копий нельзя использовать печати подразделений (отдела кадров, канцелярии и т.п.). Такой запрет установлен в ГОСТ Р 7.0.97-2016 .

Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой.

При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований. Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью. И вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист. Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов.

Приведем примеры правильного заверения копий.

1. Копия для «внутреннего» использования без печати

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

2. Копия для «внутреннего» использования с печатью

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

3. Копия для «внешнего» использования

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-НДФЛ за 2018 г.

4. Копия для «внешнего» использования, если документ хранится не в деле или не в папке

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019».

5. Заверение многостраничного документа для «внешнего» использования

Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-с/ф за 2018 г.

Бесплатно сдавать налоговую отчетность и отвечать на требования ИФНС через интернет

Как заверить копии уставных документов

Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.

Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований).

Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.

Определить вероятность выездной налоговой проверки и получить рекомендации по налоговой нагрузке

Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»

ГОСТ Р 7.0.97-2016 не предусматривает проставление штампа «Копия верна». В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии.

Совет

Не рекомендуем использовать штамп «Копия верна» для заверения документов. Особенно, если копии будут использоваться за пределами организации.

В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС.

Читайте также:
Как рассчитывается больничный лист в 2021 году: формулы с примерами расчета

«Копия верна», или Как правильно заверять документы

Штамп «Копия верна» — это отметка о том, что изготовление дубликата в точности соответствует оригиналу и в него не внесены никакие дополнения. Повторный документ обладает законной силой, если он правильно заверен этой надписью (в виде печати или от руки).

Зачем заверять копии

Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ).

Организации заверяют копии в следующих ситуациях:

  • для предоставления контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельства о праве собственности и др. сторонним компаниям и государственным органам;
  • для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
  • для предоставления справок и выписок сотрудникам в связи с их трудовой деятельностью.

Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).

Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:

  • налоговые инспекции;
  • Пенсионный фонд;
  • Фонд социального страхования;
  • банки и микрофинансовые организации;
  • надзорные органы (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Трудовая инспекция и т.д.);
  • судебные инстанции.

Кто вправе заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.

Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:

  • руководитель (или индивидуальный предприниматель);
  • главный бухгалтер;
  • начальник или специалист кадровой службы;
  • иные уполномоченные должностные лица, входящие в штат организации.

Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.

Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копии документов для налоговой инспекции. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какими НПА руководствоваться

Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:

  • Указ Президиума Верховного Совета СССР № 9779-X от 04.08.83 (ред. от 08.12.2003), этот акт действует до сих пор в качестве закона;
  • ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ;
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт» ;
  • положения специальных законодательных актов (например, НК РФ , ГК РФ , АПК РФ ).

Процедура заверения в организации

При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:

  1. Подготовка дублирующего документа (обычно с использованием копировальной техники).
  2. После текста и слова «Подпись» при помощи печати или от руки ставится отметка «Верно» (на практике часто применяют и надпись «Копия верна»).
  3. Затем указывают реквизиты должностного лица, заверившего ксерокопию: ФИО, должность, личная подпись, ее расшифровка.
  4. Указывается дата.
  5. Ксерокопия заверяется оттиском печати организации или ИП. Если организация работает с гербовой печатью, то копии, кроме нотариальных, гербовыми печатями не заверяются. Для этой цели необходимо подготовить иные виды печати — например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или печати по назначению.
Читайте также:
Должностные обязанности электромеханика: кто это такой, образец инструкции

С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала. Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется. Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год». Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.

Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:

  1. Следует поставить отметку «Верно» и остальные реквизиты на каждой из них.
  2. Прошить листы, пронумеровать, в конце указать их количество и заверить.

Как заверить документ штампом «Копия верна»

Чтобы удостоверить документацию, допускается два вида отметки — оттиск печати и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но учтите, что ГОСТом не указано применение оттиска «Копия верна». Есть возможность сделать два вида штампа: «Копия» и «Верно». Первый укажет на дублирование документа. Второй — на его заверение.

Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:

  • штамп проставляют в конце текста под всеми подписями;
  • ставят в свободном месте, обычно в нижнем правом углу;
  • запрещено перекрывать им текст;
  • применять его допустимо при согласовании с органами, в которые направляете акты (не все госорганы это позволяют).

Вот пример, как это выглядит:

ВЕРНО

Подлинник находится в организации ООО «Ppt.ru» в деле № 77-007 за 2021 год.

Начальник отдела кадров Степанов Степанов С.С.

27 июля 2021 года

Образец

Посмотрите на образец «Копия верна» на документах фото трудовой книжки.

Можно ли заверить документ надписью от руки

Законодательство не содержит запрета делать от руки отметки с надписью «Верно» на откопированных материалах. Этот метод используют достаточно часто. В то время как штампы применяют не всегда: чаще всего изготавливают их на крупных предприятиях, которым необходимо ежедневно заверять большое количество документации, при помощи штампа это делать удобнее.

Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.

Как заверить электронный документ

Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства. Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях. Их изготавливают специализированные компании. Обычно в печать «Копия верна» для цифровых документов включают несколько элементов:

  • слова о подписании документа цифровой подписью;
  • номер сертификата ключа подписи;
  • фамилию, имя и отчество собственника сертификата;
  • период годности сертификата.

Иногда в штамп добавляют эмблему компании или торговую марку.

Как правильно заверять копии документов в 2022 году

Штамп «Копия верна» указывает на то, что дублирование было четко в соответствии с тем, что было в оригинале, без каких-либо дополнений. Дубликат документа имеет юридическую силу, если он правильно заверен (заверение может производиться в виде оттиска печати или от руки).

“Копия верна” – как правильно заверить документы

Штамп «Копия верна» указывает на то, что дублирование было выполнено точно так же, как и оригинал, без каких-либо дополнений. Дубликат документа имеет юридическую силу, если он правильно заверен этой надписью (в виде печати или от руки). Если акт, полностью повторяя сведения оригинала, удостоверен надлежащим образом, он имеет такую ​​же юридическую силу, как и оригинал ( пп. 23 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ).

Организации заверяют копии в следующих случаях:

  • требуется предоставить контракты, счета-фактуры, учредительные документы, свидетельства о собственности и т. д. сторонним компаниям и государственным органам;
  • для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
  • когда нужно предоставлять справки и выписки работникам в связи с их работой.

Работники компании (в том числе бывшие работники) вправе написать заявление о выдаче любых ксерокопий документов, касающихся их работы (трудовые книжки, приказы о приеме на работу, переводы, увольнения, справки и выписки и т.п.). Работодатель обязан выдать их бесплатно в течение 3 рабочих дней ( ст. 62 ТК РФ и п. 7 Правил ведения и сохранности трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).

Читайте также:
Государственные закупки в единой информационной системе госзаказа: что это, правила, как участвовать

Заверенные дубликаты также требуются различными организациями:

  • налоговые инспекции;
  • Пенсионные фонды;
  • Фонд социального обеспечения;
  • банки и микрофинансовые организации;
  • контролирующий орган (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Инспекция труда и др);
  • судебные инстанции.

Кто имеет право заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяются у нотариуса. Особые ситуации предусмотрены законом. Например, доверенность на зарубежные сделки, наследство, свидетельства о праве собственности, исправление учредительных документов организаций и так далее, но всякий раз, когда вы делаете копии и выписки из кадрового делопроизводства, обращаться к нотариусу нецелесообразно. В большинстве случаев работодатель вправе заверить их самостоятельно.

Данную процедуру может проводить ограниченное количество людей:

  • менеджер (или индивидуальный предприниматель);
  • главный бухгалтер;
  • начальник или специалист по кадрам;
  • иные уполномоченные должностные лица в штате организации.

Без дополнительных действий заверить ксерокопии важных документов может только руководитель компании или ИП. Для остальных сотрудников потребуются дополнительные бумаги для наделения их такими полномочиями (расписка в должностной инструкции или доверенность). Руководитель компании издает приказ, в котором отмечает, кто и на каком основании проводит данную процедуру.

Важно! Фотокопия заверяется только теми, кто подготовил и сравнил ее с оригиналом. Вы не можете брать на себя ответственность за нанесение сертификационного знака, если не видели оригинал.

Юридические лица вправе заверять только дубликаты своих протоколов и документов. Копирование чужих документов допускается только при наличии разрешения этих организаций. Не требуется, если карточки необходимы для трудоустройства граждан или касаются личной практики действующих сотрудников компании.

Какими правовыми актами следует руководствоваться

Единого законодательного акта, регламентирующего порядок воспроизведения документов, не существует. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года . Но он используется как ориентир. И становится обязательным в случае утверждения во внутренних нормативных документах компании.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании необходимо руководствоваться судебной практикой, приказами, письмами государственных органов, а также следующими нормативными актами:

  • Указ Президиума Верховного Совета СССР № № 9779-Х от 08.04.83 (с изменениями от 12.08.2003) , акт действует как закон;
  • ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ;
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт» ;
  • положения специальных законодательных актов (например, Налогового кодекса Российской Федерации, Гражданского кодекса Российской Федерации, Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации).

Процедура сертификации организации

При выполнении дубликатов важных документов необходимо руководствоваться установленным законодательством порядком заверения копий документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 . Включает обязательные шаги:

  1. Изготовление дубликата документа (обычно с использованием копировальной техники).
  2. После текста и слова «Подпись», как печатной, так и собственноручной, проставляется знак «Верно» (на практике также часто используется формулировка «Копия верна»).
  3. Затем указать данные должностного лица, заверившего фотокопию: Ф.И.О., должность, личную подпись, его расшифровку.
  4. Проставить дату.

Ксерокопия заверяется печатью организации или индивидуального предпринимателя. Если организация работает с гербовой печатью, копии, кроме нотариальных, гербовыми печатями не заверяются. Для этого необходимо подготовить другие виды печатей, например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или печати по назначению.

С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты – надо указывать местонахождение оригинала. Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного отдела в другой, требование не меняется. Если он выдан сторонней организации, под словом «Верно» необходимо указать «Оригинал находится в … организации в … № … в течение … одного года». Вы имеете право написать этот реквизит от руки или в виде почтовой марки.

Если в дубликате несколько страниц, есть два пути:

  1. На каждом из них следует поставить отметку «Верно» и остальные реквизиты.
  2. Листы сшить, пронумеровать, в конце указать номер и заверить его.

Важно! Как правило, заверенный документ действителен в течение 30 дней. Хотя этот срок в законодательстве не указан, государственные органы и банковские учреждения не принимают заранее подготовленные документы. В банках этот срок зачастую еще короче, от нескольких дней до двух недель.

Как заверить документ штампом “Копия верна»

Для заверения документации допускается два вида отметок: оттиск штампа и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но имейте в виду, что ГОСТ не указывает на использование оттиска «копия верна». Есть возможность создания двух типов штампов: «Копия» и «Истина». В первом будет указан дубликат документа. Во-вторых, для его безопасности.

Читайте также:
Что входит в трудовой стаж: общий период для начисления пенсии в России в 2021 году, входят ли учеба в техникуме и вузе, служба в армии, декретный отпуск, практика, больничный и аспирантура, получение ветерана труда

Вот принципы заверения копий документов по новым правилам с помощью отпечатка пальца:

  • в конце текста под всеми подписями ставится печать;
  • поставить на свободное место, обычно в правый нижний угол;
  • запрещено их наложение на текст;
  • допускается его использование по согласованию с органами, в которые направляются документы (не все государственные органы разрешают).

Вот пример того, как это выглядит:

Образец

Посмотрите пример “Копия верна” на документах фото трудовой книжки.

Можно ли заверять вручную

Законодательством не запрещается проставление рукописных знаков с формулировкой «Верно» на копируемых материалах. Этот метод используется достаточно часто. Хотя штампы используются не всегда – чаще всего их изготавливают в крупных компаниях, которым необходимо ежедневно заверять большой объем документации, удобнее это делать штампом.

Вот пример того, как вручную заверить фотокопию приказа:

Как заверить электронный документ

Заверение цифрового документа требуется в зависимости от получателя и законодательства. Существуют различные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом от 63-ФЗ (простой, неквалифицированный усиленный, квалифицированный усиленный), которые нужны в разных ситуациях. Их производят специализированные компании. Как правило, копировальная печать для цифровых документов включает в себя несколько элементов:

  • слова о подписании документа с цифровой подписью;
  • номер сертификата ключа подписи;
  • фамилия, имя и отчество владельца сертификата;
  • срок действия сертификата.

Иногда к марке добавляется логотип компании или брендинг.

Как заверить документы и их копии

«Копия верна» — это штамп или надпись, которые удостоверяют, что копирование произведено с подлинника без внесения изменений в документ. Допускается создание штампа с этой фразой или заверение от руки.

  • Как заполнить декларацию госслужащих за 2021 год
  • Как составить заявление на материальную помощь к отпуску
  • Пособие по безработице в 2022 году: размер и порядок оформления выплаты
  • Убыток в декларации по налогу на прибыль
  • Каким будет прожиточный минимум в 2022 году

Нормативная база

Только заверенная надлежащим образом копия имеет юридическую силу. Это документ, воспроизводящий подлинник в полном объеме, без изъятий и дополнений, что подтверждается предусмотренными законодательством реквизитами. Чтобы правильно расставить эти реквизиты, необходимо знать их состав, требования к ним или использовать образцы для налоговой, суда и т. д.

Самое надежное заверение — нотариальное, но оно требуется далеко не всегда, случаи, когда оно необходимо, перечислены в законе. Обращаться для копирования каждого документа к нотариусу и тратить на это дополнительные средства необходимости нет, юридическое лицо вправе заверить ксерокопии самостоятельно.

Когда понадобится

Организации может потребоваться копирование в следующих случаях:

  • для предоставления документов (ксерокопий учредительных документов, лицензий, договоров, накладных, первичных бухгалтерских документов и т. д.) сторонним коммерческим организациям и государственным органам (налоговой инспекции, Пенсионному фонду, Роспотребнадзору и т. д.);
  • во внутреннем документообороте между отделами, сотрудниками;
  • для предоставления доказательств в суд;
  • при ответе на запросы заявителей-граждан, работников.

Во внутреннем документообороте допускается использование реквизитов, утвержденных в локальных нормативных актах. При заверении копий, направляемых в сторонние организации, а особенно в суд или госорганы, следует руководствоваться действующим законодательством и судебной практикой.

Судебная практика исходит из позиции, что надлежащим образом заверенная копия — это ксерокопия, заверенная нотариально или организацией, ИП с использованием печати.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копии документов для налоговой инспекции. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какими НПА руководствоваться

Единого законодательного акта, регламентирующего процесс копирования, нет. ГОСТ Р 7.0.97-2016, действующий с 01.07.2018, носит рекомендательный характер.

При разработке правил копирования и заверения ксерокопий следует руководствоваться судебной практикой, разъяснениями госорганов и следующими актами:

Организации вправе утверждать положения ГОСТов в своей учетной политике по документообороту, в этом случае они становятся обязательными для них. Разъяснения государственных органов следует учесть при взаимодействии с их представителями, при проверках и т. д. Например, в письмах Минфина содержатся особые указания, как сделать сшивы копий документации: включать не более 150 листов со сквозной нумерацией страниц арабскими цифрами, сделать 2-4 прокола, вывести концы прошивки и скрепить их наклейкой размером не более 60 на 50 мм с заверительной надписью (допускается поставить просто слово «Верно») и печатью.

Кто вправе заверять

В соответствии с вышеуказанными законодательными актами заверение вправе осуществлять только руководитель или уполномоченное должностное лицо организации, штатный работник. Обычно такое полномочие указывается в должностной инструкции или доверенности. На практике суды и государственные органы редко обращают внимание на такие нюансы и принимают в качестве надлежащим образом заверенных копий документы с подписью не состоящего в штате сотрудника при наличии печати с наименованием компании.

Читайте также:
Проверка кандидатов при приеме на работу: что проверяет СБ, ФСБ и работодатель, тестирование кандидатов

Процедура заверения в организации

Состоит из следующих этапов:

  • изготовление ксерокопии;
  • применение штампа «Верно» (на практике часто используется «Копия верна») или написание этой фразы от руки после текста и подписей, обычно в правом нижнем углу или там, где нет текста (надпись или оттиск не должны перекрывать текст);
  • в надписи указываются должность, фамилия сотрудника с инициалами, ставятся дата и подпись;
  • с 2018 года рекомендуется указывать место хранения подлинника;
  • на надпись или оттиск ставится печать с наименованием организации;
  • при наличии нескольких листов надпись ставится на каждом из них или на прошивке.

Допускается изготовление штампа для конкретного сотрудника с указанием должности, фамилии и инициалов.

Как заверить документ штампом «Копия верна»

Для этого изготавливается специальный штамп, с помощью которого заверяется документация. Штамп, как и надпись, ставится на свободное место под текстом и подписями. Использование факсимиле (оттиска печати) допускается не всегда, им можно подписывать договор, если стороны это отдельно согласовали, заверять документацию для суда. ФНС при предоставлении бланков для производства проверки и в других случаях использование факсимиле не позволяет, подпись на ксерокопиях в обязательном порядке ставится собственноручно руководителем или уполномоченным лицом.

Образец

Можно ли заверить документ надписью от руки

В законодательных актах запрета на использование надписи от руки на копиях нет. Это самый распространенный способ удостоверения. Штампы и оттиски используются при большом объеме документации для удобства.

Образец

Надпись от руки выглядит следующим образом.

подлинник находится в ______________ (краткое наименование организации)

_________ ______________ ______________

(должность) (расшифровка подписи) (фамилия и инициалы лица, заверившего документ)

Как заверить электронный документ

Способ зависит от адресата и нормативной базы. Например, формы в налоговую электронным способом передаются в установленном приказами ФНС порядке и заверяются усиленной квалифицированной подписью. Существует простая электронная подпись и усиленная неквалифицированная. Такие подписи изготавливаются специализированными организациями.

Как правильно заверить копию документа: штамп “Копия верна”

С лета 2018 года действует новый порядок проставления визы «копия верна». Как правильно заверить копию документа по обновлённым стандартам и не нарушить законный порядок делопроизводства? Рассказываем, что нужно знать о копиях и выписках, кто вправе их визировать и когда нужен нотариус.

Чем копия отличается от оригинала

Некоторые документы разрабатываются только в одном экземпляре, а создание второго оригинала не представляется возможным. К ним относятся трудовая книжка, договор работника и работодателя (существует в 2 экземплярах), договор купли-продажи, приказ о приёме на работу. Однако данные из этих бумаг нужны банкам, налоговой службе и некоторым другим учреждениям. Например, для выдачи кредита или оформлении ипотеки. Предоставить им оригинал невозможно, поэтому оформляется копия.

Заверенная копия документа — это завизированная подписью руководителя и печатью организации (при наличии) бумажная ксерокопия документа. Цель визы — гарантировать достоверность.

Копия — скопированная версия оригинального документа, чаще всего выполняется на простом копировальном аппарате. Но чтобы предупредить мошенничество, принимающие копии учреждения просят заверять их в особенном порядке. Рассмотрим, по каким правилам проходит заверение копий документов в организации и как написать всё корректно с первого раза.

Почему может потребоваться заверение копии

Копии, заверенные правильным образом, требуются гражданам и предпринимателям во множестве ситуаций:

  • получение кредита или оформление ипотеки;
  • оформление социальных пособий или материальной помощи;
  • заключение сделок с недвижимостью (в отдельных ситуациях);
  • получение наследства;
  • оформление лицензии.

Порядок заверения копий документов

Порядок заверения копий документов в действительности довольно прост, хотя и регулируется одновременно несколькими законодательными актами, один из которых и вовсе действует с 1983 года:

  • Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 № 9779-X;
  • Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-200 от 3 марта 2003 № 65-ст.

Законодательство предусматривает 2 основных варианта заверения:

  • простое;
  • нотариальное.

Нотариальное чаще всего требуется бизнесу, а работникам достаточно простого — подписи работодателя. В отдалённых сельских поселениях, где нет нотариуса, эту функцию исполняет глава муниципалитета или его уполномоченный заместитель. Самостоятельно заверяются те акты, которые подготовлены в самой компании: приказы и договоры. Визировать документы, которые созданы другим учреждением, правомерно только тогда, когда подлинники находятся на хранении в самой компании. Это правило чаще всего касается трудовой книжки.

Читайте также:
Больничный с последующим увольнением: как уйти во время или перед отпуском

Подготовка документов

Рассмотрим общие правила заверения копий документов. Для получения заверенной копии, работник в устной или письменной форме обращается напрямую к работодателю или в отдел кадров. Письменное заявление готовится в свободной форме. Обычно проблема решается в течение одного рабочего дня, но в ряде случаев требует 2-3 дней. Для заверения нужен оригинал и его копия.

Если оригинал хранится у работодателя, он сам снимает копию, заверяет её и передаёт работнику. Подпись гражданина не требуется.

Проверьте качество подлинника. Если часть надписей стёрлась, есть подчистки или трудно читаемые фрагменты, простого ксерокопирования будет недостаточно. Копия получится некачественной, и её не примут. Как поступить в такой ситуации? Попробуйте отсканировать подлинник, а затем распечатать скан. Качество будет лучше, а для принимающих учреждений не имеет значения, каким именно образом изготовлена копия.

Кто имеет право заверить копию

Право заверения внутри компании есть у:

  • руководителя/директора;
  • заместителя начальника;
  • начальника отдела кадров;
  • уполномоченного лица, если это право зафиксировано в уставных документах организации.

В случае, если у организации есть печать, подпись нужно закрепить ею. Штамп ставится таким образом, чтобы не перекрывать визу, должность и расшифровку фамилии. Образец штампа «Копия верна» представлен на изображениях к материалу. Если юридическое лицо работает без печати, бумаги заверяются только подписью. Учреждение, принимающее копии, должно учитывать этот нюанс и не имеет права отказывать в приёме из-за отсутствия печати.

Удостоверительная надпись

Достоверность копии подтверждается формулировкой «Верно». Если копия готовится для другой организации — например, для банка — по новым требованиям необходимо к этой надписи добавить место хранения оригинала. Таким образом, надписи на копиях одного и того же документа будут такими:

  1. Внутри своей компании: «Верно», должность и подпись лица, визирующего документ.
  2. Для другого учреждения: «Верно», «Подлинник приказа о приёме на работу/другого акта хранится в ООО «Техника», дело №03-1861 за 20.. год», а также должность и подпись ответственного составителя.

Иногда возникает вопрос: «копия верна» или «верно» — как правильно? Обновлённый ГОСТ предполагает написание «Верно», лучше использовать её. Однако другая формулировка не сделает копию недействительной. Образец, как правильно заверить документ, представлен на изображениях к материалу.

Нотариальное заверение

Нотариальное заверение копии требуется только тогда, когда об этом прямо заявлено в описании комплекта бумаг. С нотариальным заверением чаще сталкиваются предприниматели и юридические лица, например, при регистрации ООО. Но в отдельных случаях такими услугами вынуждены пользоваться и простые граждане. Например:

  • брачные контракты;
  • принятие наследства;
  • переводы документов с иностранных языков;
  • доверенности с передачей прав;
  • договоры купли-продажи недвижимости, если число собственников больше одного.

Услуги нотариуса платные, заверение одной страницы обойдётся в 1-2 тысячи рублей. Для визирования нотариусу обязательно потребуется подлинник.

В каких случаях нотариус откажет

Нотариус может отказаться заверять документы. Причин довольно много, к самым распространённым относятся:

  1. Заявитель предоставляет документы с ламинированными поверхностями. Специалист не может проверить их подлинность, следовательно, откажется заверять.
  2. Бумаги иностранного происхождения, не легализован в соответствии с российским законодательством, написан на иностранном языке.
  3. Акты на нескольких листах, но не сшитые и не пронумерованные (проблема решается очень легко: сосчитать и сшить листы, на последнем листе наклеить ярлык с количеством листов).
  4. На подлиннике есть повреждённые фрагменты, которые трудно или невозможно прочесть. Также не заверяются бумаги с пометками и исправлениями, законность которых не подтверждена отметкой «Исправленному верить».
  5. Часть текста написана карандашом.

Если есть сомнения по поводу состояния документа и возможности завизировать его в должном порядке, лучше изначально проконсультироваться у специалиста и попробовать найти решение проблемы совместно. После проверки нотариус ставит свою печать: образец печати представлен на изображении выше.

Особенности заверения выписок из документов

В ряде случаев требуется завизировать не копию, а только отдельную выписку. Например, из устава организации, договора или постановления. Как это сделать правильно? К выпискам не предъявляется строгих требований, большая часть их выполняется в свободной форме и даже не требует подписи руководителя. Чтобы выписка считалась действительной, достаточно следующих рекомендаций:

  • указываются дата и регистрационный номер оригинального документа;
  • если у документа есть преамбула, она указывается в выписке без сокращений и изменений;
  • в тексте оставляют только те пункты и строки, которые имеют значение в данной ситуации, пункты указываются с оригинальными номерами;
  • указывают должность и имя лица, подписавшего основной документ.
Читайте также:
Коэффициент трудового участия (КТУ): расчет и формула, что распределяется

Затем выписку заверяют штампом «Верно» и подписью составителя. В отличие от заверенных копий, визировать выписки могут не только руководители. Например, поставить штамп и свою подпись вправе секретарь, составивший выписку.

Заверение переводов

Право заверять переводные документы имеют специализированные бюро переводов. Такие есть почти в каждом регионе и работают с большинством языков. Перевод вправе осуществлять только дипломированные переводчики. Сам заявитель и нотариус не уполномочены на это. Большинство нотариусов имеют право работать с бумагами только на русском языке.

Обратите внимание, иногда требуется только перевод документа, а иногда — перевод и нотариальное заявление. Всегда уточняйте в месте предъявления, какой именно вариант им требуется.

Заключение

Новые правила заверения документов не изменили порядок визирования копий радикальным образом. В отдельных случаях — когда копию предъявляют в другую организацию — нужно указать место хранения подлинника (если это возможно сделать). Право заверения есть у руководителя, его заместителя и начальника отдела кадров. Процедура простая и не требует серьёзной предварительной подготовки.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как заверить копию трудовой книжки

Порядок формирования личного дела работника

Образец доверенности на право подписи документов

Перечень учредительных документов юридического лица

Доверенность на представление интересов физического лица

«Копия верна», или Как правильно заверять документы

Штамп «Копия верна» — это отметка о том, что изготовление дубликата в точности соответствует оригиналу и в него не внесены никакие дополнения. Повторный документ обладает законной силой, если он правильно заверен этой надписью (в виде печати или от руки).

Зачем заверять копии

Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ).

Организации заверяют копии в следующих ситуациях:

  • для предоставления контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельства о праве собственности и др. сторонним компаниям и государственным органам;
  • для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
  • для предоставления справок и выписок сотрудникам в связи с их трудовой деятельностью.

Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).

Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:

  • налоговые инспекции;
  • Пенсионный фонд;
  • Фонд социального страхования ;
  • банки и микрофинансовые организации;
  • надзорные органы (Гостехнадзор, Роспотребнадзор , Ростехнадзор , Трудовая инспекция и т.д.);
  • судебные инстанции.

Кто вправе заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.

Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:

  • руководитель (или индивидуальный предприниматель);
  • главный бухгалтер;
  • начальник или специалист кадровой службы;
  • иные уполномоченные должностные лица, входящие в штат организации.

Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.

Ксерокопию заверяет только тот человек, который ее подготовил или сравнил с подлинником. Нельзя брать на себя ответственность проставлять отметку о заверении, если вы не видели оригинала.

Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копии документов для налоговой инспекции. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какими НПА руководствоваться

Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.

Читайте также:
График проведения инструктажей по пожарной безопасности: образец составления графика и плана занятий по охране труда

При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:

  • Указ Президиума Верховного Совета СССР № 9779-X от 04.08.83 (ред. от 08.12.2003), этот акт действует до сих пор в качестве закона;
  • ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ;
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт» ;
  • положения специальных законодательных актов (например, НК РФ , ГК РФ , АПК РФ ).

Процедура заверения в организации

При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:

  1. Подготовка дублирующего документа (обычно с использованием копировальной техники).
  2. После текста и слова «Подпись» при помощи печати или от руки ставится отметка «Верно» (на практике часто применяют и надпись «Копия верна»).
  3. Затем указывают реквизиты должностного лица, заверившего ксерокопию: ФИО, должность, личная подпись, ее расшифровка.
  4. Указывается дата.
  5. Ксерокопия заверяется оттиском печати организации или ИП. Если организация работает с гербовой печатью, то копии, кроме нотариальных, гербовыми печатями не заверяются. Для этой цели необходимо подготовить иные виды печати — например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или печати по назначению.

С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала. Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется. Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год». Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.

Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:

  1. Следует поставить отметку «Верно» и остальные реквизиты на каждой из них.
  2. Прошить листы, пронумеровать, в конце указать их количество и заверить.

Обычно заверенный документ действителен 30 дней. Хотя в законодательстве этот срок не указан, госорганы и банковские учреждения не принимают акты, изготовленные раньше. В банках этот срок часто еще меньше — от нескольких дней до двух недель.

Как заверить документ штампом «Копия верна»

Чтобы удостоверить документацию, допускается два вида отметки — оттиск печати и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но учтите, что ГОСТом не указано применение оттиска «Копия верна». Есть возможность сделать два вида штампа: «Копия» и «Верно». Первый укажет на дублирование документа. Второй — на его заверение.

Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:

  • штамп проставляют в конце текста под всеми подписями;
  • ставят в свободном месте, обычно в нижнем правом углу;
  • запрещено перекрывать им текст;
  • применять его допустимо при согласовании с органами, в которые направляете акты (не все госорганы это позволяют).

Вот пример, как это выглядит:

ВЕРНО

Подлинник находится в организации ООО « Ppt.ru » в деле № 77-007 за 2021 год.

Начальник отдела кадров Степанов Степанов С.С.

27 июля 2021 года

Образец

Посмотрите на образец «Копия верна» на документах фото трудовой книжки.

Можно ли заверить документ надписью от руки

Законодательство не содержит запрета делать от руки отметки с надписью «Верно» на откопированных материалах. Этот метод используют достаточно часто. В то время как штампы применяют не всегда: чаще всего изготавливают их на крупных предприятиях, которым необходимо ежедневно заверять большое количество документации, при помощи штампа это делать удобнее.

Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.

Как заверить электронный документ

Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства. Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях. Их изготавливают специализированные компании. Обычно в печать «Копия верна» для цифровых документов включают несколько элементов:

  • слова о подписании документа цифровой подписью;
  • номер сертификата ключа подписи;
  • фамилию, имя и отчество собственника сертификата;
  • период годности сертификата.

Иногда в штамп добавляют эмблему компании или торговую марку.

Как правильно заверить копию документа?

Казалось бы, чего проще – скопировать информацию с бумажного носителя. Всё, что для этого необходимо – это немного времени и устройство типа сканера или ксерокса. В повседневной жизни люди таким способом и поступают. Если эти данные носят информационный, ознакомительный, развлекательный или любой иной характер, то никаких проблем здесь не возникает.

Читайте также:
Акт проверки состояния охраны труда: образец заполнения формы о проведении проверки по охране труда на предприятии

Никому не придёт в голову сверять информацию, например, на ксерокопии какого-нибудь рецепта с данными оригинала. Но ситуация выглядит совсем по-другому, когда речь заходит о копиях документов.

Очень часто в различных инстанциях требуют предоставления какого-либо документа, справки, подтверждения в нескольких экземплярах. Но ведь оригинальный вариант любого документа существует в единственном числе и поэтому изготовление копий является безальтернативным способом в этом случае.

Иногда будет вполне достаточно просто изготовить ксерокопию документа или отсканировать его. Но иногда могут потребоваться заверенные копии. Первое, что приходит на ум, это использование услуг нотариуса. Но не всегда это рационально. Во-первых, из-за высокой стоимости подобной операции и, во-вторых, может быть достаточно и упрощённого варианта заверения.

Именно поэтому в организациях, где оформляются документы, существует ещё один вариант подтверждения идентичности копий документов без использования услуг нотариуса. Имеется в виду проставление на бумажной копии документа печати с текстом «копия верна».

Печать с подобным текстом придаёт документу юридическую значимость. Любая справка, акт, любой другой документ получают полную законную силу и могут рассматриваться, как полноценный заменитель оригинала.

Понятно, что заверенных копий можно сделать сколько угодно, и каждая такая копия будет, во-первых, полностью идентичной оригиналу и, во-вторых, иметь точно такую же значимость.

Печать, которой заверяют документы, в большинстве случаев имеет текст «копия верна». Хотя это не является обязательным требованием, и текст может быть другим, например, «верно» или «копия». Юридический портал bukva-zakona.com акцентирует ваше внимание на том, что сама по себе печать на любом документе не будет значить ничего. Для того чтобы документ (точнее копия документа) обрёл юридическую силу, кроме того что на нём нужно проставить штамп, необходимо наличие подписи того лица, которое имеет полномочия на заверение. Обычно в организациях, такими полномочиями обладают работники кадровой службы, секретари, делопроизводители.

Для подтверждения идентичности копий официальных бумаг с помощью печати «копия верна» существуют определённые правила, соблюдение которых не позволит никому усомниться в юридической значимости этих официальных бумаг.

1. Текст должен быть читаем, понятен и не допускать двояких толкований.

2. На копии не должно быть следов подчисток, исправлений или других отметок, способных заподозрить внесение изменений по сравнению с оригиналом.

3. Оттиск должен быть проставлен на каждом листе. Если листов в копии много, то разрешается поступать следующим образом. Все листы прошиваются и нумеруются. На последнем листе проставляется оттиск штампа и делается запись о количестве пронумерованных и прошнурованных листов и ставится одна печать «копия верна».

4. Кроме оттиска необходимо наличие подписи и расшифровки этой подписи того лица, которое заверяло документ.

5. Заверять копию может только то лицо, которое имеет соответствующие полномочия.

6. Рядом со штампом должна быть информация о месте нахождения оригинала того документа, копию которого заверяют.

Каким способом должна быть заверена копия необходимо заранее уточнить в той инстанции, куда она будет представляться. Например, рассмотрение гражданских дел в судах требует множества подтвердительных документов и их копий. Но практически никогда эти копии не нуждаются в нотариальном заверении. Печать «копия верна» проставляет секретарь суда при приёме пакета документов и этим свидетельствует, что копия полностью идентична оригиналу.

Копии некоторых документов, например, завещания, требуют однозначного нотариального заверения и проставление штампа «копия верна», даже с соблюдением всех правил, не сделает эту копию хоть сколько значимой с юридической точки зрения. Тем более что ни одно уполномоченное на подпись лицо, не будет проставлять штамп со своей росписью на копиях, если знает, что эти документы следует заверять другим способом.

Таким образом, в заверении документов с использованием штампа «копия верна» нет ничего сложного. Обычным гражданам достаточно знать общие правила этого. А все нюансы и тонкости должны быть известны тем лицам, которые непосредственно имеют полномочия на заверение документов.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: