Компенсация за использование личного автомобиля в 2021 году. Компенсация ГСМ

Компенсация ГСМ в 2020 году: кому, что и как компенсировать

Компенсация ГСМ — это возмещение затрат, которые возникли у работника из-за использования личного транспорта в служебных целях. Рассказываем, как оформляются и возмещаются сотруднику расходы на горюче-смазочные материалы.

Обязательно ли компенсировать ГСМ

Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).

Если служащий имеет разъездной характер работы, но при этом в учреждении отсутствуют собственные автосредства, он вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей.

Компенсация расходов на бензин сотруднику производится при соблюдении следующих условий:

  1. Руководитель согласовал факт использования личного транспорта.
  2. Расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены надлежащими документами (путевые листы, чеки с заправочных станций и проч.).
  3. Возмещение издержек может получить только штатный работник предприятия.

Как оформлять

Для корректного ведения учета компенсация за бензин сотруднику должна быть оформлена документально. Все детали возмещения надлежит закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору работника.

Далее в учреждении создается приказ руководства, в котором отражаются работы или должностные обязанности, в соответствии с которыми производится компенсация бензина сотрудникам, причины использования личного автотранспортного средства, а также виды издержек, возмещаемых служащим.

После согласования компенсирования издержек работник оформляет и передает в бухгалтерию заявление на соответствующее возмещение.

Бухгалтерский учет и проводки

Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.

Компенсация ГСМ, проводки:

  • Дт 20, 25, 26, 44 Кт 73 — начисление и принятие к учету расходов по суммам возмещения на ГСМ;
  • Дт 73 Кт 50, 51 — сотруднику возмещены суммы затрат на ГСМ наличными (на расчетный счет).

Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:

  • для двигателя объемом до 2000 см³ — 1200 рублей;
  • для двигателя объемом, превышающим 2000 см³, — 1500 рублей.

Если служащий использует грузовое транспортное средство, компенсация производится в полном размере величины издержек.

Налогообложение

Согласно действующим нормативно-правовым актам, на возмещение расходов ГСМ, произведенных с целью исполнения сотрудником служебных обязанностей, не начисляются ни налог на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Компенсация ГСМ сотруднику. Как сэкономить на налогах и бензине

Курьер на автомобиле быстрее доставляет пиццу, ремонтник объезжает больше клиентов, а менеджер по продажам скорее возвращается из командировки. Поэтому фирмы доплачивают сотрудникам за использование личного авто и бензин.

Но директор хочет платить меньше налогов и не тратить время на оформление бумажек. Бухгалтер — контролировать расход ГСМ. Юрист с кадровиком — исключить споры с работником в случае аварии.

В статье разбираем, как не тратить время, деньги и соблюсти закон.

Расходы при разных схемах

Использование личного автомобиля в служебных целях работнику можно компенсировать по ст. 188 Трудового кодекса РФ. Компенсация не облагается НДФЛ, страховыми взносами. Но в расходы по налогу на прибыль или УСН можно принять только 1 200 рублей.

Некоторые бухгалтеры оформляют договор аренды автомобиля между работодателем и работником. И тогда в расходы по налогу на прибыль полностью принимают затраты на бензин арендованного автомобиля. Но если автомобиль украдут, его стоимость будет возмещать работодатель.

Можно взять авто в аренду с экипажем. Тогда за машину отвечает работник. Но есть налоговые риски. Выплаты по аренде могут переквалифицировать в компенсацию по ст. 188 ТК РФ и доначислить налог на прибыль.

«Черный нал» может быть и удобнее для расчетов, но его нужно где-то брать и на него нельзя уменьшить налоги.

Прикинем экономию налогов на 1 человека при разных схемах оформления. Во всех случаях работник получает 3 000 рублей на оплату бензина и 500 рублей. При аренде с экипажем 500 рублей разделим пополам на аренду и услуги экипажа.

Наличка от дивидендов

Компенсация

Аренда

Аренда с экипажем

Страховые взносы с услуг экипажа

ГСМ (компенсация работнику по чекам)

Возьмем в расходы

Экономия по налогу на прибыль

Заплатили государству налоги и СВ

-240

-640

-657

*здесь НДФЛ считаем расходами работодателя, т.к. работник должен получить сумму на руки 3 500 независимо от выбранной схемы.

Способ 1. Черный нал

Компенсировать затраты работнику можно и в конверте. Это до сих пор популярно в организациях, но рискованно.

Какие налоги. С выплат работнику фирма не платит НДФЛ, страховые взносы. Выплаты нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль. Но чтобы получить наличные средства, фирма рискует и несет расходы. Кто-то получает наличные от выплат дивидендов, и это дополнительные 13 или 15 % налога. Кто-то сотрудничает с фирмами-однодневками, что чревато налоговыми претензиями и блокировкой расчетного счета службой банка по 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов. »

При этой схеме работы документы с работником часто не оформляют. А если оформляют, то не упоминают в официальных документах фирмы разъездной характер работы сотрудника и его автомобиль. Чтобы работник, получив наличку, не пошел потом в суд с требованием о выплате ему официальной компенсации за использование личного авто.

Способ 2. Компенсация

Этот способ возмещения затрат работникам признает налоговая и фонд социального страхования. Он прямо предусмотрен ст. 188 ТК РФ.

Какие налоги. В расходы по налогу на прибыль можно взять не больше 1 200 рублей. С суммы компенсации не нужно удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. Это прямо разрешает п. 3 ст. 217 НК РФ и подтверждают госорганы: письма Минфина от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, Минтруда от 26.02.2014 № 17-3/В-92, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985, ПФР РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260.

Как оформить. Потребуются документы:

1. Соглашение с работником.

По ст. 188 ТК РФ нужно письменное соглашение с работником. Но порядок компенсации не является обязательным условием трудового договора по ст. 57 ТК РФ. Поэтому его можно оформить не только в виде Соглашения к Трудовому договору, но и сделать в формате Приказа руководителя.

Минфин формат приказа признает: «основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности — соответствующие документы)». Письмо Минфина РФ от 16.05.05 № 03-03-01-02/140.

Читайте также:
Форма ОС-1: образец заполнения, скачать бланк акта приема-передачи объектов основных средств, инструкция

2. Локальный нормативный акт о разъездном характере работы.

Это может быть и пункт в коллективном договоре. Обычно указывают перечни должностей, которые имеют разъездной характер, и их право на получение компенсации.

3. Приказ об утверждении норм расхода топлива.

для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей.

4. Ежемесячные отчеты об использовании авто.

Нужны, чтобы подтвердить объем расходов на топливо и пройденный путь. Обычно это Путевые листы, но чтобы не тратить время на их оформление применяют Отчеты электронной системы. Минфин такие отчеты признает в письме от 16.06.11 № 03-03-06/1/354: «По мнению Департамента, при составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь».

Как проверить, ездил ли работник по нужному адресу? Какой путь проехал и действительно ли потратил столько бензина? Автоматизируйте это. Вы пишете адрес клиента и время, сотрудник включает мобильное приложение «СБИС Курьер» и едет к клиенту. Система проверит маршрут по GPS и сформирует отчет для руководителя.

Способ 3. Аренда автомобиля

Этот способ подходит для небольших компаний, когда работодатель полностью доверяет сотруднику.

Работодатель берет в аренду автомобиль работника по договору аренды. Такой договор предусмотрен ст. 642 ГК РФ. Для начала аренды подписывает с сотрудником акт приема-передачи автомобиля в аренду. После окончания — акт о возврате авто из аренды. Это сложно, когда авто реально не передается фирме и работник ездит на автомобиле то к клиентам, то домой, то в садик за ребенком. В случае аварии, кражи или поломки авто ущерб возмещает работодатель. Поэтому придется либо доверять работнику, либо подписывать по 2 акта приема-передачи в день. Некоторые просто не отдают сотруднику его экземпляр договора.

Какие налоги. В расходы по налогу на прибыль можно взять: плату за аренду, расходы на бензин, на текущий и капитальный ремонт авто (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). С суммы арендной платы надо удержать НДФЛ.

Как оформить. Потребуются документы:

1. Договор аренды авто.

2. Акт приема-передачи автомобиля.

3. Приказ об утверждении норм расхода топлива.

Нужен для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей. Не обязателен, эту информацию можно указать в договоре аренды.

4. Ежемесячные отчеты об использовании авто.

Нужны для подтверждения объема расходов на топливо и пройденный путь.

Способ 4. Аренда автомобиля с экипажем

Этот способ применяют как альтернативу компенсации. По договору аренды автомобиля с экипажем работодатель платит за аренду автомобиля и услуги водителя. Такой вид договора предусмотрен ст. 632 ГК РФ.

Какие налоги. НДФЛ с сумм аренды и услуг водителя. Страховые взносы с сумм услуг водителя. В расходы по налогу на прибыль можно взять: плату за аренду и услуги водителя, страховые взносы, расходы на бензин.

Как оформить. Потребуются документы:

1. Договор аренды авто с экипажем.

2. Приказ об утверждении норм расхода топлива.

Нужен для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей. Не обязателен, эту информацию можно указать в договоре аренды.

3. Ежемесячный акт оказанных услуг.

Нужен для подтверждения стоимости оказанных услуг, объема расходов на топливо и пройденный путь.

Подведем итог

При любой схеме работы придется считать километраж, чтобы не переплачивать за бензин и подтвердить обоснованность расходов ГСМ при налоговой проверке.

Удобно это делать в СБИС Курьер. Работник включает приложение и едет. Система рассчитает расстояния по GPS, учтет время в пути, сформирует отчет и отправит его на согласование руководителю.

Использование личного транспорта в служебных целях

Автор: Шадрина Т., эксперт журнала

В предыдущих номерах нашего журнала тема использования личного имущества работника в служебных целях освещалась на раз. В этой статье более подробно рассмотрим эксплуатацию личного автомобиля. Необходимость его использования может возникнуть уже в процессе работы, а может оговариваться при приеме на работу. В любом случае использование личного автомобиля в служебных целях должно быть оформлено надлежащим образом. Кроме того, работник вправе рассчитывать на компенсацию за использование, износ (амортизацию) автомобиля. Расскажем, какие документы нужно оформить и в каком случае работнику полагается компенсация.

Есть два способа оформления использования личного автомобиля работником в служебных целях:

1. В трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему предусматривается возможность использования имущества работника и определяется размер компенсации за использование, износ, амортизацию.

Рассмотрим эти варианты подробнее.

Трудовой договор или дополнительное соглашение.

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником в служебных целях личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Однако выплата данной компенсации возможна при соблюдении следующих условий:

работник использует транспортное средство в интересах работодателя;

работодатель знает об этом или согласен на это;

размер компенсации установлен соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме.

Суды, рассматривая иски работников о возмещении расходов за использование личного имущества, говорят, что обязательным условием для возникновения у работодателя такой обязанности является использование работником автомобиля с согласия (ведома) работодателя и в его интересах. А это подтверждается письменным соглашением. Например, Пермский краевой суд в Апелляционном определении от 16.08.2017 по делу № 33-8949/2017 указывал, что соглашение о размере компенсации и возмещения расходов, связанных с использованием имущества работника в интересах работодателя, должно быть выражено в письменной форме, может быть достигнуто как при заключении трудового договора, так и позднее в качестве дополнительного условия трудового договора. Письменная форма названного соглашения является обязательной. Поскольку подобное соглашение работник представить не смог, во взыскании расходов и компенсации было отказано. Аналогичное решение было вынесено Санкт-Петербургским городским судом в Апелляционном определении от 05.04.2018 № 33-7704/2018 по делу № 2-2512/2017.

Нужно ли компенсировать расходы сотруднику, который использует для работы автомобиль и управляет им на основании доверенности?

Да, нужно. Однако спорным в такой ситуации является вопрос обложения страховыми взносами этой компенсации. В частности, Минтруд в Письме от 13.11.2015 № 17-3/В-542 и ФСС в Информационном письме от 14.03.2016 № 02-09-05/06-06-4615 считают, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом работника. Трудовым кодексом не предусмотрено возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества. Следовательно, суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Читайте также:
Счетная ошибка при начислении заработной платы в 2021 году. Удержание излишне выплаченной заработной платы

Однако есть иное мнение, высказанное судами: транспортное средство, полученное по доверенности, принадлежит работнику на законных основаниях, поэтому относится к личному имуществу. Следовательно, компенсация за его использование выплачивается в соответствии с Трудовым кодексом и не облагается страховыми взносами. Об этом говорится в определениях ВС РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 и ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14.

Определяем размер компенсации.

Повторимся, что размер компенсации расходов работника на использование личного имущества устанавливается соглашением сторон.

При определении размера работодатели руководствуются:

1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:

легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;

легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб.;

мотоциклы – 600 руб.

2. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563.
Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:

легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;

легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 2 400 руб.;

мотоциклы – 1 200 руб.

необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;

времени использования личного транспорта в служебных целях;

объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.

Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства. При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Оформляем условие о компенсации за использование автомобиля и возмещении расходов, связанных с его использованием

Допустим, при заключении трудового договора стороны договорились, что работник будет использовать свой автомобиль в служебных целях. В таком случае условия о компенсации за его использование и возмещении расходов, связанных с использованием автомобиля, должны быть прописаны в трудовом договоре.

Выглядеть это может следующим образом.

5.2. При использовании личного имущества Работника Работодатель обязан выплачивать ему компенсацию. Ее размер определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом руководителя учреждения.

В процессе работы заключается дополнительное соглашение, в котором фиксируются точное наименование и марка автомобиля, реквизиты документов, подтверждающих право владения этим автомобилем (ПТС, свидетельство о государственной регистрации и т. д.), а также размер и порядок выплаты компенсации и виды расходов, которые будут компенсироваться. Приведем выдержку из дополнительного соглашения.

1. В соответствии со ст. 188 ТК РФ дополнить трудовой договор пунктами следующего содержания:

«5.3. С 01.09.2018 Работник при исполнении своих должностных обязанностей согласно должностной инструкции, связанных с разъездами для служебных целей, использует принадлежащее ему на праве собственности транспортное средство (свидетельство о государственной регистрации 52ОХ 123456) – легковой автомобиль марки «Форд Фокус» (Ford Focus) 1.4 МТ, год изготовления ТС 2013, рабочий объем двигателя 1 388 куб. см, государственный регистрационный знак Х110ТТ152RUS, идентификационный номер (VIN) ASNB22123U9A003789, цвет белый.

5.4. С 01.09.2018 Работнику выплачивается ежемесячная компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях в размере 1 200 (одна тысяча двести) руб., а также возмещаются расходы:

  • на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива и смазочных материалов, указанным в методических рекомендациях (утверждены Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р), на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов;
  • на техническое обслуживание и текущий ремонт с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов на основании дополнительного соглашения Сторон в каждом конкретном случае.

5.5. Работник в течение трех рабочих дней после окончания месяца использования автомобиля в служебных целях представляет отчет с отражением общей информации о времени использования и пробеге транспортного средства в служебных целях, а также расходов на приобретение горюче-смазочных материалов с приложением путевых листов и чеков ККТ АЗС. Работодатель утверждает отчет Работника в течение двух рабочих дней.

5.6. Компенсация за использование транспортного средства в служебных целях выплачивается в последний день месяца за текущий месяц использования, а возмещение расходов производится не позднее трех рабочих дней с даты утверждения Работодателем отчета Работника».

Для того чтобы работник смог получить компенсацию, издается приказ.

Муниципальное бюджетное учреждение
дополнительного образования «Специализированная
детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва № 16

по художественной гимнастике»

(МБУ ДО СДЮСШОР № 16)

14 августа 2018 г. г. Н. Новгород

На основании ст. 188 ТК РФ и дополнительного соглашения от 14.08.2018 к трудовому договору от 11.09.2017 № 12

1. Установить с 01.09.2018 водителю И. И. Иванову ежемесячную компенсацию в размере 1 200 (одна тысяча двести) рублей за использование в служебных целях его личного транспортного средства марки «Форд Фокус» (Ford Focus) 1.4 МТ, год изготовления ТС 2013, рабочий объем двигателя 1 388 куб. см, государственный регистрационный знак Х110ТТ152RUS, идентификационный номер (VIN) ASNB22123U9A003789, цвет белый.

2. Возмещать водителю И. И. Иванову следующие расходы, возникающие при использовании в служебных целях личного транспортного средства:

– на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов;

– на техническое обслуживание и текущий ремонт с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов, на основании дополнительного соглашения в каждом конкретном случае.

3. Главному бухгалтеру Е. Е. Петровой производить выплаты И. И. Иванову за использование личного транспортного средства в следующие сроки:

– ежемесячную компенсацию – в последний день месяца;

– выплату, связанную с возмещением расходов, – не позднее трех рабочих дней с даты утверждения предоставленного И. И. Ивановым отчета, в котором отражена информация о времени использования и пробеге транспортного средства в служебных целях, а также расходах на приобретение горюче-смазочных материалов.

Директор Сидоров С. С. Сидоров

С приказом ознакомлены:

главный бухгалтер Петрова, 15.08.2018 Е. Е. Петрова

Читайте также:
94 счет бухгалтерского учета: это активный или пассивый, проводки, как закрывается

водитель Иванов, 14.08.2018 И. И. Иванов

Страховые взносы и НДФЛ.

В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Таким образом, суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.

При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ в учреждении должны иметься документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое его использование в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.

На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных согласно законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это значит, что оплата учреждением расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

Минфин в Письме от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 пояснял, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспортного средства для целей трудовой деятельности. Иными словами, организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании названного имущества в служебных целях.

Заключаем договор аренды.

В данном случае руководству спортивного учреждения нужно обратиться к нормам ГК РФ. Статьями 632 и 642 предусмотрена возможность заключения договора аренды транспортного средства с экипажем (то есть с водителем) и без такового. В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и проводить его техническое обслуживание сам работник, во втором это делают иные лица.

При таком варианте за использование автомобиля работника учреждение не платит компенсацию, а вносит арендную плату.

Договор аренды транспортного средства, вне зависимости от того, арендуется он с экипажем или без такового, должен быть заключен в письменной форме.

В договоре обязательно указываются:

транспортное средство (марка, документы-основания владения им работником и т. д.);

размер, порядок, условия и сроки внесения арендной платы;

иные условия, согласованные сторонами.

При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, несет арендатор, то есть учреждение (ст. 646 ГК РФ).

В полисе ОСАГО необходимо учесть количество лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (если предполагается, что помимо собственника автомобиля им будет управлять иное лицо).

Отметим, что спортивное учреждение при каждом внесении арендной платы сотруднику, у которого арендует транспортное средство, должно удерживать НДФЛ в размере 13 %.

А вот страховые взносы на арендную плату не начисляются (ст. 420 НК РФ).

При расчете налога на прибыль учреждение может уменьшить сумму дохода на величину арендной платы и иных произведенных в соответствии с договором аренды расходов. Главное, чтобы такие расходы были документально подтверждены.

Отметим, что нередко возникает путаница: учреждение арендует у работника автомобиль, но выплачивает ему компенсацию, а не арендную плату. Некоторые сотрудники пытаются воспользоваться этим и обращаются в суд с требованием о взыскании арендной платы по договору. Суды, рассматривая такие споры, тщательно исследуют все материалы дела.

Например, работодатель взял в аренду автомобиль сотрудника. В договоре определен размер арендной платы, но работник данных выплат не получал и обратился в суд с требованием об их взыскании. Суд первой инстанции удовлетворил требования работника. Однако апелляционная инстанция отменила это решение. Рассматривая жалобу, суд установил, что между сторонами фактически сложились правоотношения по использованию личного имущества в служебных целях, компенсация за использование имущества истца (автомобиля) выплачена ему в полном объеме. Согласно расчетным листкам и справкам по форме 2-НДФЛ работнику ежемесячно выплачивались заработная плата и компенсация за использование автомобиля. Кроме того, выяснилось, что автомобиль на протяжении всего времени находился у работника, он единолично осуществлял пользование транспортным средством, то есть фактически автомобиль ответчику не передавался. В полисе ОСАГО значится только работник, сведения об иных сотрудниках организации в страховой полис не вносились. Значит, фактически автомобиль в аренду не передавался. Следовательно, и арендная плата взыскана быть не может (Апелляционное определение Омского областного суда от 14.02.2018 по делу № 33-107/2018).

В заключение.

Подводя итог, скажем, что использование работником личного автомобиля в служебных целях может быть оформлено как в рамках трудовых отношений, так и в рамках гражданского законодательства. В первом случае заключается письменное соглашение, в котором определяются размеры компенсации за использование транспортного средства и расходов, связанных с его использованием. Во втором случае спортивное учреждение может заключить с работником договор аренды транспортного средства с экипажем или без такового.

Как компенсировать удаленному сотруднику использование личного имущества

эксперт в сфере налогообложения, член Палаты налоговых консультантов

С 2021 года работодатели обязаны обеспечить дистанционщика всем необходимым для работы или компенсировать использование личного имущества. Читайте, как отразить компенсацию в кадровом, бухгалтерском и налоговом учете

Кадровое оформление компенсации за использование личного имущества

Ситуации, когда сотрудники используют личное имущество в служебных целях, возникали задолго до узаконивания дистанционного формата работы:

  • автомобиль, личный сотовый телефон, компьютер — все можно задействовать при решении рабочих задач. И работодатель обязан компенсировать содержание и износ личного имущества.

С введением понятия дистанционная работа в ТК РФ появилась ст. 312.6, которая регулирует этот вопрос:

  • работодатель или предоставляет необходимое оборудование и расходные материалы, или выплачивает компенсацию;
  • размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.

Предусмотреть выплату и размер компенсации за использование личного имущества можно в отдельном пункте трудового договора с новым сотрудником или в дополнительном соглашении, если на удаленку переходит кто-то из давно работающих.

В договоре или допсоглашении необходимо определить и условия выплаты компенсации. Обязательно пропишите четкое наименование имущества, за которое назначаете компенсацию, размер и сроки выплаты (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). Укажите способ расчета суммы. Это может быть фиксированная сумма или расчет пропорционально времени фактической работы, тогда за периоды отпуска, больничного, командировки компенсация не выплачивается.

  • Должен ли работодатель компенсировать сотруднику затраты на интернет и повышенный расход электричества? — подробно вы узнаете из статьи «Удаленная работа: кто платит за интернет? Разъяснения для кадровика».
Читайте также:
Путевой лист легкового автомобиля: бланк 2021 года скачать бесплатно в Word, образец заполнения формы №3, правила заполнения для такси и индивидуального предпринимателя, расчет и код заказчика, инструкция, для чего нужен

Налогообложение компенсации

При правильном оформлении компенсация за использование личного имущества принимается в расходах по налогу на прибыль и не облагается зарплатными налогами: НДФЛ, страховыми взносами. Работодатель обязан указать факт назначения компенсации, порядок расчетов и сроки выплат в трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Налог на прибыль

Компенсация за использование работником личного имущества учитывается в расходах по налогу на прибыль организаций на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).

Работник может использовать в служебных целях разные виды личного имущества, но налоговое законодательство содержит предельные нормы только для компенсаций за использование личных автомобилей и мотоциклов. Для других видов имущества размер выплат неограничен.

Предельные нормы компенсаций за транспорт, принимаемые в расходах по налогу на прибыль, приведены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют:

  • 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
  • 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

В них уже заложены износ, горюче-смазочные материалы и ремонт, поэтому сумму, возмещаемую сверх нормативов, в налоговые расходы включать нельзя (Письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Размер компенсации за использование иного имущества для налога на прибыль не установлен, в расходы включается сумма, определенная соглашением между работником и работодателем (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672)

Помните про ст. 252 НК РФ:

  • организация должна экономически обосновать и документально подтвердить произведенные расходы: составить соглашения с работниками, определяющие размер и порядок выплаты компенсации. Если сумма явно завышена, то будут претензии со стороны налоговых органов (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672).

Для обоснования можно воспользоваться рекомендациями Минфина России из Письма от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194. Ведомство предлагает рассчитывать компенсацию за износ по аналогии с амортизацией:

  • взять стоимость имущества и поделить на срок полезного использования, опираясь на классификацию основных средств, включаемых в амортизационные группы (Постановление Правительства РФ от 01.01.2002 № 1);
  • для инструментов и механизмов, не указанных в амортизационных группах, исходить из срока их полезного использования согласно техническим условиям или рекомендациям организаций-изготовителей.

Пример. Менеджер работает на своем ноутбуке, и организация выплачивает ему компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях. Сумма определена соглашением сторон в размере 10 000 руб. в месяц.

Компьютеры и ноутбуки входят во вторую амортизационную группу. Рыночная стоимость ноутбука приблизительно равна 60 000 руб. Сумма износа составит от 1 667 до 2 400 руб. в месяц. Получается, что размер выплачиваемой менеджеру компенсации превышает сумму износа в четыре раза. В такой ситуации велика вероятность, что налоговые органы посчитают эти расходы экономически необоснованными. Оптимальной будет компенсация 2 000–2 500 руб. в месяц.

Для обоснованного включения затрат в расходы у организации должны быть документы, подтверждающие, что работнику для выполнения его служебных обязанностей действительно требуется соответствующие оборудование или материалы. Это могут быть должностные инструкции, трудовой договор, допсоглашение к трудовому договору.

ФНС также считает, что для получения компенсации работник должен представить организации документы, которые подтверждают его право собственности на используемое имущество (Письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Пример. При использовании автомобиля нужно представить ПТС. Если в документе указан не сотрудник, а супруг или супруга, для учета компенсации в расходах необходимо представить свидетельство о браке, а сама машина должна быть куплена в браке (Письмо Минфина России от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1004).

Возникает вопрос: какие документы могут подтвердить право собственности на компьютер, принтер или мобильный телефон? Минфин и ФНС молчат, скорее всего, потому что такого требования нет ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексах.

Налоговая в Письме от 27.01.2010 № МН-17-3/15@ разъяснила, что должны быть документы, доказывающие принадлежность имущества работнику, но опять без конкретики. Поэтому подтверждением может стать четкое указание имущества, по которому выплачивается компенсация, например «компенсация за ноутбук Xiaomi Mi Notebook Pro 15».

Минфин в Письме от 06.11.2020 № 03-04-06/96913 пошел дальше и заявил, что работодатель должен располагать копиями документов, которые доказывают приобретение или аренду оборудования работником, а также расходы, понесенные при использовании оборудования в служебных целях. То есть если платим за телефон, то должны быть документы, свидетельствующие о служебных разговорах, если платим за авто — маршрутные (путевые) листы, чеки АЗС.

  • Резюмируем. Для учета компенсации в расходах кроме соглашения работодатель должен подтвердить:
  • Необходимость использовать личное имущество сотрудника. Например, в должностной инструкции указать, что у работника разъездной характер работы или что он трудится удаленно.
  • Право собственности работника на имущество. Например, копию паспорта транспортного средства или договор аренды ТС.
  • Факт использования техники или транспорта в служебных целях: путевые листы, авансовые отчеты, кассовые чеки, приказы руководителя, акты выполненных работ с расшифровкой вида работы.
  • Размер компенсации — порядок расчета и величину выплат можно указать в соглашении или трудовом договоре.

Как учитывать компенсацию за использование личного имущества тем, кто на УСН, читайте в шпаргалке. Она размещена в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Выплаты за использование личного имущества работника в служебных целях, а также возмещение связанных с этим расходов не облагаются НДФЛ.

Правила такие же, как при учете налога на прибыль:

  • не облагается налогом вся сумма компенсации, указанная в соглашении (ст. 188 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ).

Важно: для расчета НДФЛ нет нормирования даже для личного транспорта (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Работодатель должен обосновать размер компенсации, потому что чрезмерно большую сумму могут посчитать схемой экономии на зарплатных налогах. Поэтому не платите заведомо большие суммы, которые вы не сможете экономически обосновать.

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях в 6-НДФЛ не отражается (ст. 217 НК РФ, Письмо ФНС России от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@).

Страховые взносы

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское страхование и страхование по временной нетрудоспособности и материнству. Как и при НДФЛ, размер компенсации не нормируется (ст. 188 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина России от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). Размер возмещения должен соответствовать экономически обоснованным затратам работника.

Этот вид компенсации работодатель должен отразить в форме РСВ в составе выплат, не подлежащих обложению по ст. 422 НК РФ:

  • в строке 040 подраздела 1.1;
  • в строке 040 подраздела 1.2;
  • в строке 030 подраздела 1.3.1;
  • в строке 030 подраздела 1.3.2 Приложения 1;
  • в строке 030 Приложения 1.1;
  • в строке 030 Приложения 2 к разд. 1 расчета (пп. 6.6, 7.5, 8.7, 8.16, 9.6, 10.7 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).
Читайте также:
Что включают в себя операционные расходы: отношение к операционным доходам, формула для чистого дохода

Также ее нужно указать в персонифицированных сведениях о сотруднике, получающем компенсацию (разд. 3 РСВ). В частности, общую сумму выплат, как облагаемых, так и необлагаемых, следует включить в показатель графы 140 подраздела 3.2.1 (пп. 20.22, 20.23 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Если в трудовом договоре (соглашении к нему) выплата компенсации и ее размер не определены, на нее придется начислить страховые взносы.

Бухгалтерский учет компенсаций

Чтобы учесть суммы выплат, бухгалтер должен сделать следующие проводки:

Компенсация за использование личного автомобиля в 2021 году. Компенсация ГСМ

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Работники организации (генеральный директор, служба безопасности) используют личные транспортные средства в служебных целях. При этом сотрудники сами управляют транспортным средством и самостоятельно оплачивают расходы на бензин. По итогам месяца организация оплачивает работникам фактические расходы на приобретение ГСМ. Выплата компенсации за использование личных транспортных средств в служебных целях не планируется, только компенсация фактически понесенных расходов на приобретение ГСМ. В трудовых договорах данных работников нет указания на разъездной характер работы.
Как лучше оформить отношения с работниками в данной ситуации: как договор безвозмездного использования транспортного средства или как компенсацию за использование личного транспортного средства?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Делая выбор способа оформления отношений, организации следует учитывать следующие особенности налогообложения.
1. В случае оформления отношений способом компенсации за использование личного имущества суммы компенсации организацией работникам расходов на приобретение ГСМ, связанных с использованием личного транспорта, не подлежат обложению страховыми взносами и НДФЛ, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей, в размере, определяемом соглашением между организацией и такими сотрудниками. При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам и быть документально подтвержден.
Однако организация вправе учесть в целях налогообложения прибыли затраты работника на приобретение ГСМ только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.
2. Возмещение расходов работникам на приобретение ГСМ по договору безвозмездного использования транспортного средства не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Однако существует риск переквалификации договора безвозмездного использования ТС, например, в договор аренды с экипажем, вследствие чего могут быть доначислены страховые взносы, НДФЛ, пени и санкции за их несвоевременную уплату.
При этом расходы на ГСМ могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией в фактическом размере.
К минусам такого способа оформления отношений относится обязанность организации, получающей по договору в безвозмездное пользование ТС, включить в состав доходов доход в виде безвозмездно полученного права пользования ТС, определяемый исходя из рыночных цен на аренду идентичного транспортного средства.

Обоснование позиции:
Работники организации могут использовать свое личное транспортное средство (далее – ТС) в служебных целях, как передав его работодателю в безвозмездное пользование, так и без заключения такого договора, но с согласия или ведома работодателя и в его интересах, исходя из тех функций, которые они должны выполнять в соответствии с трудовым договором и должностной инструкцией.
Рассмотрим каждый из вариантов применительно к рассматриваемой ситуации.

1. Компенсация за использование личного ТС

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, в том числе ТС, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) ТС, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
НДФЛ. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Поскольку глава 23 “Налог на доходы физических лиц” НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ.
Таким образом, освобождению от обложения НДФЛ подлежат, в том числе, и суммы возмещения ГСМ в связи с использованием личного ТС работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора (смотрите, например, письма Минфина России от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 05.12.2017 N 03-04-06/80616, от 24.11.2017 N 03-04-05/78097, от 26.09.2017 N 03-04-06/62152 и др.).
При этом должны иметься документы, подтверждающие нахождение в собственности налогоплательщика используемого имущества*(1), а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина России от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 05.12.2017 N 03-04-06/80616, от 20.04.2015 N 03-04-06/22274 и др.). Например, к документам, подтверждающим произведенные плательщиком расходы на ГСМ, можно отнести путевые (маршрутные) листы, авансовые отчёты с приложением чеков автозаправочной станции и др. (письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).
Страховые взносы. Все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами, установленными НК РФ (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Таким образом, не подлежит обложению страховыми взносами установленная ст. 188 ТК РФ компенсация, выплачиваемая организацией работнику за использование им личного автотранспорта в служебных целях, в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником (письмо Минфина России от 23.10.2017 N 03-15-06/69146, постановление ФАС УО от 29.05.2014 N Ф09-2371/14 по делу N А76-15717/2013).
Полагаем, что данные положения распространяются и на возмещение расходов работников на приобретение ГСМ, связанных с использованием личного ТС, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником (смотрите также письмо Минтруда России от 25.07.2014 N 17-3/В-347). При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности (письма Минфина России от 12.09.2018 N 03-04-06/65168, N 03-04-06/65170 и от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, ФНС от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).
Налог на прибыль. В целях главы 25 “Налог на прибыль организаций” НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).
При этом в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
На основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ*(2).
Суммы компенсаций сверх этих лимитов не могут уменьшать облагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ)*(3).

Читайте также:
71 счет бухгалтерского учета: это расчеты с подотчетными лицами, какие проводки необходимы, субсчета и корреспонденция, оборотно-сальдовая ведомость

2. Договор безвозмездного использование ТС

В соответствии с п. 1 ст. 689 ГК РФ по договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором. При этом в безвозмездное пользование могут быть переданы, в том числе, и ТС (п. 2 ст. 689, ст. 607 ГК РФ).
Глава 36 ГК РФ, регулирующая отношения по безвозмездному пользованию имуществом, не содержит норм, запрещающих работникам передавать своему работодателю ТС по договору безвозмездного пользования. Таким образом, работники организации могут использовать свое ТС в служебных целях, в том числе передав его работодателю в безвозмездное пользование.
НДФЛ и страховые взносы. Статьей 695 ГК РФ предусмотрено, что ссудополучатель обязан поддерживать ТС, полученное в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и нести все расходы на его содержание, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования. Иными словами, обязанность по несению затрат по эксплуатации автомобиля будет определяться договором.
При этом то обстоятельство, что управление ТС осуществляется их владельцами – работниками общества и что они же оплачивают расходы по содержанию ТС, не может служить достаточным основанием для изменения юридической квалификация сделок (постановление Одиннадцатого ААС от 11.01.2008 N 11АП-5909/2007). Так, например, в постановлении Первого ААС от 22.05.2007 N 01АП-640/07 указано, что если ссудополучатель не осуществляет необходимый ремонт полученного имущества, но компенсирует ссудодателю стоимость этого ремонта, сумма такой компенсации не может рассматриваться как плата за пользование имуществом, которая позволила бы квалифицировать отношения сторон как регулируемые нормами ГК РФ об аренде.
Полагаем, что данные выводы судов применимы и к рассматриваемой ситуации. Таким образом, в рассматриваемой ситуации возмещение расходов работникам на приобретение ГСМ по договору безвозмездного использования ТС не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Однако существуют определенные риски, которые могут привести к переквалификации договора безвозмездного использования ТС, например, в договор аренды с экипажем, вследствие чего ФНС могут быть доначислены страховые взносы, НДФЛ, пени и санкции за их несвоевременную уплату.
Налог на прибыль. Согласно п. 8 ст. 250 НК РФ к внереализационным доходам отнесены доходы в виде безвозмездно полученного имущества (работ, услуг) или имущественных прав, за исключением случаев, указанных в ст. 251 НК РФ.
При получении имущества безвозмездно оценка доходов осуществляется исходя из рыночных цен, определяемых с учетом положений ст. 105.3 НК РФ, но не ниже рыночной цены аренды за аналогичное имущество. Информация о ценах должна быть подтверждена налогоплательщиком – получателем имущества документально.
Таким образом, организация, получающая по договору в безвозмездное пользование ТС, включает в состав доходов доход в виде безвозмездно полученного права пользования ТС, определяемый исходя из рыночных цен на аренду идентичного ТС (письма Минфина России от 14.06.2017 N 03-03-07/36870, от 17.02.2016 N 03-03-06/1/8746, от 07.03.2014 N 03-03-06/1/9966, письмо ФНС от 20.03.2015 N ГД-4-3/4430@, п. 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.2005 N 98).
При этом расходы на ГСМ могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), при условии, что расходы экономически оправданны и документально подтверждены (письмо Минфина России от 04.04.2007 N 03-03-06/4/37).
В заключение хотелось бы отметить, что в рассматриваемой ситуации для возмещения сотрудникам расходов на приобретение ГСМ при использовании личных автомобилей в служебных целях, по нашему мнению, самым безопасным вариантом с точки зрения налоговых рисков является выплата компенсации работникам за использование личного транспорта (в том числе ГСМ) в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора. Однако какой из вариантов оформления отношений выбрать в данном случае, предприятию необходимо определить самостоятельно исходя из специфики деятельности и приоритета налоговой экономии организации.

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
– Энциклопедия решений. Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях;
– Энциклопедия решений. НДФЛ с компенсации за использование личного имущества работника;
– Энциклопедия решений. Договор безвозмездного пользования;
– Энциклопедия решений. Безвозмездное пользование транспортным средством;
– Энциклопедия решений. Налогообложение при безвозмездном пользовании. Учет у ссудополучателя;
– Вопрос: Облагаются ли НДФЛ и страховыми взносами суммы компенсации стоимости ГСМ и ремонта, выплачиваемые работникам помимо компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2018 г.);
– Вопрос: Учредитель и генеральный директор организации (в одном лице) планируют использовать свой личный автомобиль для нужд организации. При этом на автомобиле будет ездить другой сотрудник. При каких условиях можно будет затраты, связанные с содержанием автомобиля, максимально включать в расходы организации для целей налогообложения? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2016 г.);
– Вопрос: Организация ежемесячно заправляет по топливной карте личные транспортные средства сотрудников (главный инженер, прораб, инженер по охране труда и т.д.). Сотрудники используют личный транспорт в производственных целях (несколько строительных объектов), не в рамках командировок. Организация не является автотранспортной. Использование личного транспорта в служебных целях планируется оформить договором аренды или договором безвозмездного пользования. Можно ли списать ГСМ на затраты в целях налогообложения (налог на прибыль) с учетом возможных последствий по НДФЛ и страховым взносам? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2018 г.);
– Вопрос: Каковы способы оформления отношений организации с сотрудником при использовании им личного автомобиля в служебных целях? Как правильно компенсировать сотруднику затраты на топливо (бухгалтерский и налоговый учет)? Возможно ли учесть расходы на ГСМ, если отношения с сотрудником по использованию личного автомобиля в служебных целях не оформлены или имеется только приказ по организации по использованию автомобиля сотрудника? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2015 г.);
– Компенсация за использование личного транспорта: налоги, взносы, учёт (В. Федорович, журнал “Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии (720 часов)”, N 1, январь 2019 г.);
– Личный транспорт – в служебных целях (Д. Кислов, журнал “Практическая бухгалтерия”, N 10, октябрь 2018 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Шашкова Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

20 февраля 2019 г.

Читайте также:
Счет 03 "Доходные вложения в материальные ценности" в балансе: что это такое и что к ним относится, учет, ПБУ, пример проводок

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Обращаем Ваше внимание, что если ТС, управляемое работником по доверенности, не является его личным имуществом, положения п. 3 ст. 217 НК РФ в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению НДФЛ (письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@). Кроме того, возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности ТС, управляемого им на основании доверенности, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке. Однако, по мнению судов, управление автомобилем по доверенности не лишает работника права на необлагаемую НДФЛ компенсацию (смотрите, например, постановления АС Северо-Западного округа от 28.08.2014 N Ф07-6326/14, ФАС Уральского округа от 22.04.2014 N Ф09-1388/14).
*(2) Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.
*(3) По мнению контролирующих органов, в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей, в том числе и стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, и не может быть повторно включена в состав расходов, т.е. помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях (письма Минфина России от 23.03.2018 N 03-03-06/1/18366, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 14.08.2017 N 03-03-06/1/52036, определение ВАС РФ от 29.01.2009 N 495/09).

Компенсация использования личного транспорта в служебных целях

В минувшем году вышел ряд важных писем, посвященных компенсации за использование личного авто в служебных целях. Чиновники, увы, настаивают: в «прибыльные» расходы – сущий мизер, без путевых листов никуда, доверенность на машину порождает НДФЛ и страховые взносы. Есть ли контраргументы?

Про компенсацию сотруднику за использование его личного имущества сказано в статье 188 ТК РФ. Причем машину специалист должен использовать с согласия (ведома) работодателя и в интересах последнего. Договоренность же надо закрепить письменно, например, в допсоглашении к трудовому договору. Иначе претендовать на компенсацию работник не сможет. Обращаться за помощью к служителям Фемиды бесполезно (апелляционные определения Санкт-Петербургского городского суда от 05.04.2018 № 33-7704/2018, Пермского краевого суда от 16.08.2017 № 33-8949/2017 и Московского городского суда от 14.11.2014 № 33-23925/2014).

Более того, работодатель вправе запретить сотрудникам использовать личный транспорт при выполнении трудовых обязанностей. Если физлицо при этом обеспечено всем необходимым для работы, о компенсации точно можно забыть (Апелляционное определение Московского городского суда от 08.04.2015 № 33-11579/2015).

Другое дело, если нужные условия специалисту созданы не были, в связи с чем ему пришлось потратиться. В таком случае суд может обязать работодателя выплатить сотруднику компенсацию, причем даже при отсутствии письменного соглашения о ней (Апелляционное определение Волгоградского областного суда от 11.07.2013 № 33-7602/2013).

«Прибыльная» издевка

В статье 188 Трудового кодекса РФ речь идет о выплате компенсации работнику «за использование, износ (амортизацию)» имущества. Но что именно кроется за этим самым «использованием» – непонятно. Пробел постарались восполнить чиновники.

Так, недавно в письме от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366 Минфин указал: в компенсации уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации машин (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Данная позиция является устоявшейся (см. письма от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050 и от 23.09.2013 № 03-03-06/1/ 39239). Причем в более ранних разъяснениях финансисты подчеркивали: в компенсацию входят вообще любые издержки, появляющиеся при использовании транспорта, в том числе расходы на его техобслуживание (письмо от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140 и др.). Вторят им и столичные налоговики (письмо УФНС РФ по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776).

Приведенная позиция имеет определяющее значение в первую очередь в целях налогообложения прибыли. Дело в том, что расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых машин и мотоциклов учитываются лишь в пределах норм, установленных древним постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Эти лимиты просто смехотворны: для авто с объемом двигателя до 2000 куб. см – 1200 рублей в месяц, свыше 2000 куб. см – 1500 рублей, а для мотоциклов – 600 рублей.

Если же в компенсации сидит и износ, и ГСМ, и ремонт, и техобслуживание машины, то можно представить, сколь малую ее частичку фирме удастся списать на налоговые расходы. При таком раскладе 1200 (1500) руб. в месяц – это просто ни о чем. А по мотоциклам – вообще без комментариев…

Поспорить с чиновниками, увы, будет сложно. Арбитры их поддерживают. Взять хотя бы Определение Высшего Арбитражного суда РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09 и Решение от 14.09.2009 № ВАС-10278/09. Высшие арбитры также считают, что в «личную» компенсацию включаются все затраты, возникающие у работника при эксплуатации машины, в том числе и на горюче-смазочные материалы.

Учитывать стоимость бензина отдельно, то есть в дополнение к компенсации, в подобной ситуации неправомерно.

Плюс ко всему, «прибыльные» нормы установлены исходя из того, что авто используют по полной. Если в течение месяца из-за отпуска, командировки, болезни сотрудника и т. д. машина для служебных нужд простаивала, компенсация за это время не выплачивается (письмо УФНС РФ по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776). А если ее за данный период все же выдали, на расходы эту сумму не спишешь – Минфин против (письмо от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87).

Допустим, в месяце 21 рабочий день. Работник же использовал свой автомобиль (норма по которому – 1500 руб.) в служебных целях лишь 15 дней. В таком случае сумма компенсации, уменьшающая облагаемую прибыль предприятия, составит 1071,43 руб. (1500 руб. × 15 дн. / 21 дн.).

Кстати, компенсацию работникам за грузовой транспорт глава 25 главного налогового документа не лимитирует. Стало быть, ее можно списать на расходы в полном объеме на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Естественно, если соблюдены требования статьи 252 Кодекса (письмо Минфина России от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150).

НДФЛ и взносы: не без нюансов

Картина в части страховых взносов и НДФЛ более оптимистичная. В 2018 году чиновники неоднократно отмечали: автокомпенсация свободна от этих платежей в размере, определяемом соглашением между компанией и сотрудником. При этом использование машины должно быть связано с исполнением работником трудовых обязанностей.

Такой вывод следует из пункта 3 статьи 217 и абзаца 10 подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса РФ (письма Минфина России от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170 и от 23.01.2018 № 03-04-05/3235, ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Читайте также:
Счет 01 в бухгалтерском учете: проводки и характеристика счета "Основные средства", оборотно-сальдовая ведомость

На наш взгляд, интенсивность использования транспорта здесь также нужно принимать во внимание (по аналогии с налогом на прибыль). Ведь ревизоры, скорее всего, посчитают, что характер выплат за дни, когда машина простаивала для служебных целей, не компенсационный. Как результат – доначисление НДФЛ и взносов, штрафы и пени.

Компенсация за легковые авто и мотоциклы признается в налоговом учете на дату ее выплаты работнику (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). На наш взгляд, эта норма применима и к компенсациям за грузовики. Аналогичную точку зрения не раз высказывали в частных разъяснениях и чиновники.

Еще один нюанс. Раньше чиновники утверждали, что «прибыльные» нормы надо брать и для целей налога на доходы. То есть с сумм компенсации, превышающих эти смехотворные лимиты, НДФЛ необходимо платить (см. письма Минфина России от 01.06.2007 № 03-04-06-01/171, УФНС РФ по г. Москве от 21.01.2008 № 28-11/4115). Однако арбитры с этой странной позицией не соглашались, совершенно логично указывая: постановление Правительства от 08.02.2002 № 92 выпущено именно для целей налога на прибыль. И установленные им нормы к НДФЛ никакого отношения не имеют (постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 № 10627/06). В итоге чиновники сменили гнев на милость, указав: от налога на доходы свободна компенсация в размере, зафиксированном сторонами (письмо Минфина России от 23.12.2009 № 03-04-07-01/387, направленное для сведения и использования в работе письмом ФНС от 27.01.2010 № МН-17-3/15@). Ведомственная точка зрения, к счастью, до сих пор все та же, что подтверждают в том числе и упомянутые нами разъяснения 2018 года.

Не обходится без нюансов и в части страховых взносов. Например, иногда ревизоры настаивают на обложении ими всей суммы автокомпенсации. Однако, по мнению арбитров, такая компенсация в пределах размера, установленного соглашением между предприятием и работником, оплатой труда не является. Она не относится ни к вознаграждению за выполнение трудовых или иных обязанностей, ни к материальной выгоде. А значит, подобные выплаты свободны от страховых взносов (Определение ВС РФ от 25.04.2016 № 302-КГ16-3855).

Что касается взносов по травме, то «личные» компенсации также от них освобождаются в размере, определенном компанией и сотрудником (письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985, постановление АС Западно-Сибирского округа от 24.08.2015 № Ф04-21805/2015). При этом служители Фемиды подчеркивают – нормативными актами в области «травматического» страхования лимиты компенсации за использование личного авто не установлены (постановление ФАС Уральского округа от 03.03.2011 № Ф09-133/11-С2, оставленное в силе Определением ВАС РФ от 05.08.2011 № ВАС-8118/11). Однако есть и примеры вердиктов с выводом, что автокомпенсация, выплаченная сверх «прибыльных» норм, облагается взносами по травме (постановление ФАС Уральского округа от 22.03.2004 № Ф09-1001/04-АК). Так что вероятность спора с контролерами по этому вопросу полностью исключать нельзя. Но в случае разбирательства шансы на успех у компании весьма высоки. А теперь – самое важное. Во избежание неприятностей с налогами и взносами размер компенсации необходимо экономически обосновать.

Как обезопасить компенсацию

Размер компенсации нужно четко обосновать. Для этого надо сделать ее детальный расчет с учетом всех затрат для каждой конкретной машины (износ, расходы на ГСМ, техобслуживание и т. д.). Следует принимать во внимание и интенсивность использования авто в служебных целях (письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140). О том, что без расчета компенсаций не обойтись, финансисты упоминали неоднократно (см., например, письма от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/ 65170).

Если сумма компенсации не будет должным образом обоснована, обвинений в скрытой зарплате, скорее всего, не избежать. Со всеми вытекающими в части НДФЛ и взносов. Могут возникнуть проблемы и с «прибыльными» расходами, поскольку не будет соблюдаться одно из требований статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Оформлять путевой лист надо максимально внимательно! Ведь при отсутствии в нем данных о конкретном месте следования невозможно судить о факте использования авто в служебных целях (письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129). В итоге организацию ждут негативные последствия, например, доначисление налога на прибыль (постановление АС Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015).

Кстати, следует обосновать и саму необходимость использования авто сотрудника (например, его работа связана с постоянными разъездами, что явствует из должностной инструкции). И еще – ревизоры наверняка захотят ознакомиться с копиями документов, подтверждающих принадлежность используемого имущества работнику (письма Минфина России от 23.01.2018 № 03-04-05/3235, от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328).

Основание для выплаты компенсации работникам – приказ руководителя организации, в котором предусмотрены ее размеры (письмо УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@). От специалиста же потребуется заявление, в котором изложены как его согласие на использование своей машины в служебных целях, так и просьба о компенсации понесенных в этой связи затрат (постановление ФАС Московского округа от 25.09.2012 № А40-104646/11-119-902).

Безусловно, расходы, понесенные сотрудником в связи с эксплуатацией машины на благо компании, необходимо документально подтвердить. Например, авансовыми отчетами с приложением чеков, квитанций на приобретение ГСМ, расходных материалов и т. д., актами выполненных работ (с расшифровкой их конкретных видов) по техобслуживанию, ремонту и др. Это подчеркнуто, в частности, в письмах ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@ и Минфина России от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170.

В путь – с путевым листом?

А нужны ли при использовании личного авто в служебных целях путевые листы? Как показывает практика, этот вопрос – один из самых дискуссионных.

С одной стороны, такие листы предназначены для учета работы транспорта предприятия, а не личных машин его сотрудников. Следовательно, можно обойтись и без них, тем более если специалист не является водителем компании (постановления ФАС Центрального округа от 25.05.2009 № А62-5333/2008, от 10.04.2006 № А48-6436/05-8, Московского округа от 19.12.2011 № А40-152815/10-116-694).

Некоторые чиновники в частных консультациях высказывали мнение: для списания автокомпенсации на налоговые расходы достаточно приказа руководителя с ее размерами, а также должностной инструкции, говорящей о разъездном характере работы сотрудника. Но с другой стороны, как именно подтвердить фактическое использование имущества физлица в интересах фирмы? Как раз с помощью путевого листа, содержащего дату, цель поездки, конкретный маршрут, пройденный километраж, расход топлива и т. д. Ведь, например, чек АЗС говорит о том, что топливо было куплено, но для чьих нужд – компании или самого работника – непонятно. Поэтому без путевого листа никак (см. письма ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@, Минфина России от 27.06.2013 № 03-04-05/24421 и др.). Отдельно отмечено, что служебная записка использование личной машины на благо компании не подтверждает (письмо финансового ведомства от 20.04.2015 № 03-03-06/ 22368).

При отсутствии путевого листа ревизоры наверняка посчитают, что сотрудник получил экономическую выгоду (в той мере, в которой ее можно оценить), а расходы экономически не обоснованы. Как результат – доначисление НДФЛ, страховых взносов и налога на прибыль, штрафы и пени.

Читайте также:
Обязательный аудит для ООО в 2021 году критерии, какие организации подлежат, особенности проверки, субъекты и ответственность

С тем, что использование личного авто на благо фирмы подтверждают путевыми листами, согласны и многие судьи (см. постановления АС Уральского округа от 18.10.2018 № А71-312/2018 и от 16.05.2016 № Ф09-4056/16, АС Северо-Западного округа от 16.03.2015 № А05-6484/2008 и ФАС того же округа от 17.02.2006 № А66-7112/2005).

Отсюда вывод – лучше подобные документы не игнорировать, а оформлять их четко и внимательно. Конечно, это определенная морока, но оно того стоит. В противном случае претензий от ревизоров, скорее всего, не избежать. Шанс отстоять свою позицию в суде у фирмы, в принципе, есть, однако терять время, силы и испытывать судьбу – занятие, подходящее далеко не для всех.

Кроме того, некоторые, вполне вероятно, смогут отделаться малой кровью. По мнению финансистов, путевые листы следует составлять с периодичностью, позволяющей судить об обоснованности расходов. Допустим, это можно делать раз в месяц, если учет отработанного времени и расхода ГСМ не пострадает (письмо от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129). А значит, допнагрузку на работников и бухгалтерию в ряде случаев удастся снизить до минимума.

И еще. Имейте в виду – путевой лист не признается первичным документом, который сам по себе удостоверяет хозоперацию (постановление ФАС Уральского округа от 12.03.2014 № А07-11574/2013). Так что без чеков, квитанций, актов и других бумаг, свидетельствующих о понесенных расходах, никак не обойтись.

Для полноты картины рекомендуем вести еще и журнал учета служебных поездок.

Особенности бухучета, или «Любимое» ПБУ 18

Что касается бухучета, то согласно ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) компенсацию включают в расходы в полном объеме на дату начисления. В налоговом же учете ее относят на расходы (в пределах «прибыльных» норм) на дату выплаты. Нередко компании начисляют компенсацию в одном месяце, а выплачивают в следующем. Это ведет к появлению вычитаемой временной разницы (ВВР) и, как следствие, отложенного налогового актива (ОНА). Эти ВВР и ОНА погашаются на момент выплаты компенсации (п. 17 ПБУ 18/02, утв. приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н).

Кроме того, если компенсация превысит «прибыльный» лимит (что случается почти у всех), образуется постоянная разница и, соответственно, постоянное налоговое обязательство (ПНО).

Напомним, что приказом Минфина России от 20.11.2018 № 236н в ПБУ 18/02 внесены существенные изменения. Поправки применяются начиная с отчетности за 2020 год. Однако фирма вправе начать делать это и раньше, раскрыв свое решение в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

При начислении компенсации лучше использовать те же счета учета затрат, где отражается и зарплата сотрудника (20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.).

Авто по доверенности: хорошего не жди

Отдельного внимания заслуживает ситуация, когда сотрудник управляет машиной по доверенности.

ФНС России выстраивает такую логическую цепочку. В статье 188 Трудового кодекса РФ речь идет о компенсации за использование работником личного транспорта в служебных целях. В данном же случае машину нельзя считать личным имуществом доверенного лица. А раз так, то нормы пункта 3 статьи 217 и подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса РФ к компенсациям за такое авто неприменимы, значит, они облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке (письмо от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Отметим, что фискалы в обоснование своей позиции в части налога на доходы дополнительно ссылаются на письмо финансового ведомства от 02.10.2012 № 03-04-08/9-327. Точка зрения Минфина по этому вопросу действительно всегда была негативной для организаций (см. также письма от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42 и от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228). Послабление чиновники делают лишь для ситуации, когда авто находится в совместной собственности супругов (то есть это имущество нажито во время брака). Тогда компенсация по такой машине, управляемой по доверенности от супруга (супруги), свободна от НДФЛ (письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49).

Что касается страховых взносов, то налоговики продублировали позицию Минтруда (письма от 13.11.2015 № 17-3/В-542 и от 26.02.2014 № 17-3/В-92) и ФСС России (информационное письмо от 14.03.2016 № 02-09-05/06-06-4615).

В части налога на прибыль тоже грустно – компенсацию не спишешь даже в пределах мизерных правительственных норм. Аргумент тот же – машина в данном случае не принадлежит работнику на праве собственности, как того требует статья 188 Трудового кодекса. Это подчеркнуто в письме финансового ведомства от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49.

Хотя раньше настрой у Минфина был более лояльный: чиновники давали зеленый свет учету в расходах компенсации работнику, управляющему машиной по доверенности. Само собой, в рамках лимитов (письмо от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812).

Ситуация невеселая, что и говорить. Однако с чиновниками вполне можно поспорить, и арбитры, весьма вероятно, встанут на сторону организации. Судьи указывают, что переданный по доверенности транспорт не может восприниматься иначе как находящийся во владении и пользовании получателя такого документа. Это позволяет физлицу использовать авто в служебных целях, а работодателю – компенсировать ему затраты.

Личным признается имущество сотрудника, принадлежащее ему на любом законном основании (в том числе по доверенности). Поэтому причин для обложения автокомпенсации страховыми взносами в данном случае нет (см. определения Верховного суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 и ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14, постановление ФАС Поволжского округа от 09.10.2012 № А12-2881/2012).

Аналогичные выводы в части НДФЛ содержатся в постановлениях АС Северо-Западного округа от 28.08.2014 № А56-50900/2013 и ФАС Уральского округа от 22.04.2014 № Ф09-1388/14. Некоторые полезные мысли можно подсмотреть и в постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 06.09.2010 № А45-15160/2009, Уральского округа от 08.10.2008 № Ф09-7167/ 08-С2.

На наш взгляд, аргументы из приведенных вердиктов можно использовать и в «прибыльных» целях. Ведь доводы конеролеров, в общем-то, везде идентичны, а значит, и к «противоядию» требования единые.

Андрей Веселов, кандидат экономических наук, аудитор

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.

Порядок возмещения транспортных расходов сотрудников

  • Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?
  • Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов
  • Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам
  • Итоги

Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?

В штате большинства компаний работают сотрудники, функционал которых связан с поездками. Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники. Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру – представлять документы в инспекцию. Такие издержки должны компенсироваться работодателем.

Читайте также:
Депозитный счет в банке: что это такое и как узнать, разница с текущим

Компенсация – денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:

  • Компенсации за использование личного автотранспорта.
  • Оплата арендуемой собственности (например, автомобиля или компьютера работника) и затраты на его содержание.
  • Компенсации за билеты общественного и иного транспорта, а также услуги такси и т. д.

Работодатель вправе компенсировать сотрудникам стоимость проезда к месту работы. О нюансах, сроках и рисках таких выплат узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Если же работа сотрудника имеет разъездной характер, то работодатель должен возместить и затраты на аренду жилого помещения, и затраты на проезд, суточные и иные издержки, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ.

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Все расходы компании, в том числе и транспортные, подлежащие возмещению сотруднику, должны удовлетворять условиям ст. 252 НК РФ: быть экономически оправданными и подтверждаться корректно оформленными документами. При этом работодатель может их компенсировать лишь при условии, что они осуществлены с его ведома и разрешения (письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-07/52139). Рассмотрим, какие документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.

  1. Локальные акты компании

Размеры и алгоритм возмещения расходов разъездным сотрудникам нужно прописать в коллективном договоре и соответствующих дополнительных соглашениях с ними (ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работы также необходимо зафиксировать в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Для обоснования служебных поездок как офисных, так и разъездных работников можно оформить единый нормативный акт компании, например, положение о компенсации транспортных затрат сотрудникам, в котором прописать все должности и порядок выплаты возмещений. Такой документ позволит оправдать разъезды как кассира, так и торгового агента и др.

  1. Документы для оформления и выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.

Размер данной выплаты указывается в дополнительном соглашении с работником. А основанием для включения этих затрат при исчислении налога на прибыль служит приказ руководителя (письмо УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@). При этом в расходы по прибыли можно включить сумму возмещений в пределах норм, предусмотренных постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92: не более 1 200 руб. в месяц за авто с объемом двигателя до 2 000 м 3 и 1 500 руб. – свыше 2 000 м 3 .

Если сумма компенсации больше нормы, то в состав расходов, уменьшающих базу по прибыли, разница не включается (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), а между бухгалтерским и налоговым учетом возникает расхождение.

ВАЖНО! Если работнику не принадлежит транспортное средство на праве собственности, то налоговики могут потребовать рассчитать с сумм компенсации НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42).

Если сотрудник использует собственный автомобиль в рабочих целях, то для оправдания затрат на ГСМ налоговики требуют оформить путевой лист (письмо ФНС от 02.06.2004 № 04-2-06/419@).

Однако Минфин считает, что налоговики не вправе обязать налогоплательщиков использовать какие-либо формы для налогового учета (письмо Минфина от 01.11.2013 № 03-03-06/1/46664).

  1. Документы при аренде авто у работника

Компания-работодатель также может заключить с сотрудником договор аренды авто и установить определенную сумму ее стоимости. Такие затраты включаются в состав прочих на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. Расходы на содержание автомобиля, такие как ГСМ, страхование, ремонт, техобслуживание и проч., по договору аренды несет арендатор, то есть работодатель (ст. 646 ГК РФ). В данном случае Минфин считает все расходы, при условии оформленных надлежащим образом первичных документов, обоснованными и подлежащими учету при расчете прибыли (письмо Минфина от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649).

О нюансах учета при аренде авто у сотрудника читайте в статье «Нужно ли удерживать страховые взносы с аренды автомобиля?».

  1. Возмещение транспортных затрат на такси

Такую компенсацию можно учесть только в том случае, если ее возможность прописана в коллективном договоре или положении о компенсации транспортных издержек. Кроме этого, обязательно наличие подтверждающих первичных документов, а для обоснования – заявления сотрудника о компенсации с детальным пояснением причин использования такси (например, ранний вылет самолета и т. п.). Если все вышеперечисленные условия выполнены, то такие издержки можно учесть при подсчете налога на прибыль (письмо Минфина от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).

Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам

В целях бухгалтерского учета компенсации, связанные с возмещением работникам затрат, понесенных при исполнении трудовых обязанностей согласно ст. 164 ТК РФ, собираются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с затратными счетами. Проводки:

Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 – отражена компенсация;

Дт 73 Кт 50 (51) – компенсация выплачена.

К налоговому учету при исчислении прибыли принимаются все компенсационные выплаты, за исключением сумм, превышающих нормы подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Какие расходы на проезд к месту командировки возмещаются работнику, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Менеджер отдела продаж ООО «Деметра» Петров В. В. использует собственный автомобиль в рабочих разъездах. Объем двигателя – более 2 000 м 3. Сумма компенсации равна 6 900 руб. Блок проводок будет выглядеть следующим образом:

Дт 26 Кт 73 – 1 500 руб. – начислена компенсация в пределах норм;

Дт 91.2 Кт 73 – 5 400 руб. (6 900 – 1 500) – компенсация, не принимаемая в налоговом учете.

Таким образом, сумма расходов в бухгалтерском учете превышает затраты в налоговом, и образуется постоянное налоговое обязательство, регулируемое нормами ПБУ 18/02.

Дт 99 Кт 68 – 1 080 руб. (5 400 × 20%) – начислен условный расход.

НДФЛ с компенсационных выплат работнику удерживать не нужно (письмо Минфина от 11.04.2013 № 04-03-06/11996).

Итоги

Компенсация транспортных расходов должна быть подтверждена корректно заполненной первичкой и экономически обоснована. Суммы затрат на выплату компенсаций учитываются при расчете прибыли в полном объеме, за исключением тех, что превышают установленные законом нормы.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: