Компенсация расходов дистанционному работнику в 2021 году

Закон об удаленной работе: что изменится в 2021 году

С 1 января 2021 года вступает в силу Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ, изменяющий порядок организации дистанционной занятости сотрудников. БУХ.1С рассказывает, как изменится жизнь удаленных работников и их работодателей.

Новые правила удаленной работы с 1 января 2021 года

Федеральный закон, вносящий поправки в главу 49.1 ТК РФ, дополняет существующие правила о дистанционной занятости, а также определяет особенности взаимодействия удаленных работников с работодателями. Под дистанционными работниками закон понимает работников, заключивших трудовой договор или дополнительное соглашение к нему, предусматривающие выполнение работ в удаленном режиме.

Закон устанавливает две формы дистанционной работы — временную и постоянную (в течение всего срока действия трудового договора). Конкретная продолжительность временной удаленной работы прописывается в договоре или дополнительном соглашении к трудовому договору. При этом временная дистанционная занятость может предусматривать чередование периодов выполнения сотрудником трудовой функции дистанционно и на стационарном рабочем месте (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

Договор о дистанционной работе может заключаться путем обмена между работником и работодателем электронными документами. Но если работник пожелает получить на руки надлежащим образом оформленный экземпляр трудового договора на бумажном носителе, он должен направить работодателю соответствующее заявление в письменном виде. В этом случае работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления обязан направить дистанционному работнику экземпляр договора на бумажном носителе (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).

Конкретный порядок взаимодействия работодателя и работника, в том числе в связи с передачей результатов работы и отчетов о выполненной работе, должен быть установлен в самом трудовом договоре либо в локальном акте работодателя.

В целях предоставления дистанционным сотрудникам дополнительных гарантий, закон отдельно оговаривает, что выполнение работником трудовой функции дистанционно не может являться основанием для снижения ему заработной платы (ст. 312.5 ТК РФ).

Что касается режима рабочего времени и отдыха, то при отсутствии в трудовом договоре специальных правил, режим труда и отдыха сможет устанавливаться дистанционным работником по своему усмотрению. При этом время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время (ч. 6 ст. 312.4 ТК РФ). Соответственно, если общение работодателя с работником станет выходить за пределы нормальной продолжительности рабочего дня, дополнительное время необходимо будет оплачивать как сверхурочную работу.

Компенсация расходов удаленных работников

По общему правилу работодатель должен обеспечивать дистанционного работника всем необходимым для выполнения работы оборудованием, средствами связи, программным обеспечением и средствами защиты информации.

При этом с согласия или ведома работодателя работник может использовать свое собственное оборудование, ПО и средства связи.

По новым правилам в этих случаях работодатель должен выплачивать дистанционному работнику денежную компенсацию за приобретенное оборудование и ПО, а также возмещать расходы, связанные с использованием такого оборудования (ст. 312.6 ТК РФ). В частности, оплачивать подтвержденные сотрудником расходы на интернет и мобильную связь.

Конкретный порядок, сроки и размеры компенсации и возмещения должны быть оговорены в коллективном договоре, в дополнительном соглашении к трудовому договору или другом локальном нормативном акте.

Кроме того, поправки устанавливают, что в случае направления дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность работодатель обязан возмещать работнику все расходы. В частности, возмещению подлежат (ст. 166 ТК РФ):

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

На время командировки дистанционному работнику гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка (ст. 167 ТК РФ).

Перевод на «удаленку» без согласия работников

Подписанный закон предусматривает ряд случаев, когда работодатель вправе перевести сотрудников на удаленный режим работы по собственной инициативе и без их на то согласия. Для этого ТК РФ дополняется новой статьей 312.9, регламентирующей временный перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя.

В соответствии с данной статьей согласие работников на перевод на дистанционный режим работы не требуется в случаях:

  • принятия органом государственной власти или местного самоуправления решения о переводе работников организаций и ИП на дистанционную работу;
  • катастрофы природного или техногенного характера;
  • производственной аварии или несчастного случая на производстве;
  • пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии, в любых других исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения.

Согласие работника на такой перевод не требуется. При этом работодатель должен обеспечить работников всем необходимым для выполнения дистанционной работы оборудованием и средствами связи. Как вариант — обеспечить выплату компенсации за использование работником своего или арендованного оборудования.

Читайте также:
Проводки по заработной плате: порядок начисления и удержания, выдачи, возврат в кассу

По окончании срока перевода работодатель обязан предоставить работнику прежнюю работу, предусмотренную трудовым договором, а работник обязан приступить к ее выполнению (ч. 5 ст. 312.9 ТК РФ).

Если работники по каким-либо причинам не могут быть переведены на дистанционную работу на период действия чрезвычайных обстоятельств, в отношении таких работников объявляется простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Простой в указанных случаях оплачивается в размере не менее 2/3 тарифной ставки или должностного оклада, рассчитанных пропорционально времени простоя (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

Все прочие работники, временно переводимые на дистанционную работу, должны быть ознакомлены с особенностями такого перевода и порядком осуществления своих трудовых функций в дистанционном режиме. Для этого работодатели обязаны принять специальный локальный нормативный акт о временном переводе работников на дистанционную работу, с которым знакомятся все переводимые на «удаленку» сотрудники.

Акт о временном переводе работников на дистанционную работу

При временном переводе сотрудников на дистанционную работу по инициативе работодателя внесение изменений в трудовые договоры не потребуется.

Но порядок перевода и выполнения удаленной работы необходимо будет прописать в одностороннем акте работодателя. Такой акт в обязательном порядке должен содержать (ч. 3 ст. 312.9 ТК РФ):

  • указание на обстоятельства, в связи с которыми работники переводятся на дистанционную работу;
  • список работников, переводимых на дистанционную работу;
  • срок, на который работники переводятся на работу в дистанционном режиме (не более чем на период наличия обстоятельства, послужившего основанием для перевода);
  • порядок обеспечения дистанционных работников оборудованием, ПО, средствами защиты информации;
  • порядок возмещения дистанционным работникам расходов, связанных с выполнением дистанционной работы;
  • режим рабочего времени;
  • периоды времени, в течение которых осуществляется взаимодействие работника и работодателя.

Кроме того, в акте должен быть прописан порядок и способ взаимодействия работника с работодателем, а также порядок и сроки представления работниками отчетов о выполненной работе.

Расторжение договора с удаленным сотрудником

Помимо всех прочих оснований для расторжения трудового договора, предусмотренных ТК РФ, закон предусматривает два дополнительных основания, по которым работодателям разрешается прекратить трудовые отношения с дистанционными работниками.

Такими дополнительными основаниями являются (ст. 312.8 ТК РФ):

  • невыход на связь с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя (по этому основанию можно уволить дистанционного работника, если договором с ним не предусмотрен более длительный срок для взаимодействия с работодателем);
  • изменение работником места выполнения трудовой функции (места жительства), если это влечет невозможность исполнения обязанностей по трудовому договору на прежних условиях (по этому основанию можно расторгнуть трудовой договор с работником, выполняющим дистанционную работу на постоянной основе, а на сотрудников, работающих в дистанционном режиме временно, данная норма не распространяется).

При этом работодатели уже не смогут прописывать в трудовых договорах дополнительные основания для увольнения дистанционных работников.

Одновременно закон устанавливает правило, согласно которому работодатель обязан в течение 3 рабочих дней со дня увольнения дистанционного работника направить ему по почте заказным письмом с уведомлением копию приказа об увольнении на бумажном носителе (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ). Это правило действует для тех случаев, когда ознакомление дистанционного работника с приказом о прекращении трудового договора осуществляется в форме электронного документа.

Еще полезные материалы на сайте БУХ.1С в разделах:

Компенсации дистанционному сотруднику: налоги, взносы, оформление

С 1 января 2021 года дистанционному сотруднику положено возмещать расходы на мобильную связь, интернет, покупку бумаги, расходных материалов к принтеру, канцтоваров, а также выплачивать компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях.

Особенности возмещения расходов и выплаты компенсаций дистанционному работнику

Работодатель возмещает дистанционному работнику расходы, связанные с использованием личного или арендованного оборудования работника.

При этом должно выполняться условие: сотрудник использует это имущество с ведома и согласия работодателя, а также в его интересах.

Перечень этих расходов Трудовой кодекс не устанавливает, значит, вы можете установить любые выплаты, которые посчитаете необходимыми.

Например, можно предусмотреть возмещение расходов на мобильную связь, интернет, электричество, покупку бумаги, расходных материалов к принтеру, канцтоваров, программного обеспечения. Помимо этого, следует выплатить компенсацию за использование личного компьютера или ноутбука в рабочих целях.

Читайте также:
Должностные обязанности финансового контролера, его функции и должностная инструкция

Срок и порядок выплаты компенсаций надо предусмотреть в локальном акте, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Обязанность компенсировать затраты дистанционного работника и предусмотреть порядок их выплаты теперь прямо следует из статьи 312.6 Трудового кодекса.

За отсутствие порядка компенсации расходов в локальном акте, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему организацию могут оштрафовать по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.

Если работника переводят на дистанционную работу в связи с эпидемией, то в таком случае перевод на «удаленку» является временным. Изменять трудовой договор с работником не требуется (ч. 5 ст. 312.9 Трудового кодекса). Значит, оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору в таком случае не надо.

Однако, при этом работодатель обязан принять локальный акт о переводе работников на временную дистанционную работу. Порядок возмещения расходов и выплат компенсаций работнику надо установить в этом акте и ознакомить с нам работников (ч. 3 ст. 312.9 Трудового кодекса).

Установить размер компенсации организация может самостоятельно. Для этого она может использовать любую разработанную ею методику. Ее следует утвердить локальным актом.

НДФЛ и страховые взносы с сумм компенсаций дистанционному работнику

Компенсации расходов дистанционных работников за использование своих личных ноутбуков либо компьютеров в служебных целях не облагают ни НДФЛ, ни страховыми взносами.

Однако, для этого:

  • размер компенсации должен соответствовать экономически обоснованным затратам на фактическое использование оборудования в рабочих целях;
  • у организации должны быть копии документов, которые подтвердят либо покупку имущества сотрудником, либо аренду этого имущества.

Поскольку закон разрешает компенсировать работнику затраты на использование либо его личного имущества, либо арендованного, налоговики посчитают необоснованными расходы работодателя в случае, если у работника нет документов, подтверждающих, что он использует либо собственное имущество, либо арендованное.

Помимо этого необходимы документы, которые подтвердят расходы сотрудника, понесенные им при использовании имущества в служебных целях и суммы этих расходов. Например, чеки на покупку расходных материалов, канцтоваров, квитанции об оплате мобильной связи, электроэнергии, на ремонт оборудования, т. д.

Об этом еще раз напомнила ФНС в письме от 12 февраля 2021 года № СД-4-11/1705@.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Новые правила дистанционной работы с 2021 года

  • 1 Почему главу 49.1 ТК РФ о дистанционной работе переписали заново
  • 2 Что меняется с 1 января 2021 года
  • 3 Формы дистанционной работы
  • 4 Когда для дистанционки нужна УКЭП
  • 5 Нюансы обмена документами
  • 6 Рабочее время дистанционного работника
  • 7 Порядок предоставления удаленщикам отпусков
  • 8 Дополнительные гарантии по оплате труда для дистанционного работника
  • 9 Компенсация за использование собственного оборудования
  • 10 Охрана труда дистанционного работника
  • 11 Основания для увольнения дистанционщика
  • 12 Исключительные случаи временной удаленки
  • 13 Подводим итоги

С 1 января 2021 года вступит в действие новая редакция главы 49.1 ТК РФ, посвященная дистанционной работе. Законодатели глобально переписали ее текст, дополнив новыми понятиями и правилами. Почему существующий порядок дистанционной работы потребовалось кардинально переписать? Что предусматривают новые правила? Узнайте об этом из нашего материала.

Почему главу 49.1 ТК РФ о дистанционной работе переписали заново

Законодатели решили серьезно откорректировать гл. 49.1 ТК РФ «Особенности регулирования труда дистанционных работников», чтобы устранить пробелы российского трудового права в этой сфере: недостаточную гибкость и ограниченные возможности применения информационно-коммуникационных технологий в трудовых отношениях (проект Федерального закона № 973264-7).

Власть признала, что действующая редакция гл. 49.1 ТК РФ сложна для применения, из-за этого ею пользуются минимальное количество работников и работодателей — по данным Росстата за прошлый год лишь 30 тысяч из 67,1 млн занятых граждан работали дистанционно на основе трудового договора. Эти цифры приведены в пояснительной записке к проекту закона.

Кроме того, в связи с пандемией Covid-19 и масштабным переводом сотрудников на удаленку обострились и потребовали немедленного решения проблемы, связанные с переводом штата на дистанционный режим работы и официальным оформлением этой процедуры.

Что меняется с 1 января 2021 года

В настоящее время гл. 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников» включает всего 5 статей 312.1-312.5. В ее новой редакции практически все эти статьи переписаны и к ним добавлены еще 4 (312.6-312.9 ТК РФ):

Читайте также:
Образец журнала учета и регистрации личных дел работника

Подробнее о том, что изменилось и какие новые положения появятся в гл. 49.1 ТК РФ с 01.01.2021, расскажем далее.

Формы дистанционной работы

Новые правила расширяют и детализируют привычное понятие дистанционной работы. Кроме традиционной дистанционки, которой была посвящена гл. 49.1 ТК РФ до 01.01.2021 (в новой редакции она называется постоянной дистанционной работой), появилось понятие «временная дистанционная работа». Эта форма удаленного труда подразделяется еще на два вида (ст. 312.1 ТК РФ):

Напомним, что дистанционной (удаленной) работой называется выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения, вне стационарного рабочего места (территории, объекта), прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования информационно-телекоммуникационных сетей (в том числе сети «Интернет») и сетей связи общего пользования (ст. 312.1 ТК РФ)

Когда для дистанционки нужна УКЭП

Новый порядок обязывает работодателя применять УКЭП (усиленную квалифицированную электронную подпись) при оформлении следующих документов с дистанционным работником (ст. 312.3 ТК РФ):

Работнику тоже позволено подписывать указанные документы УКЭП. Но в отличие от работодателя, закон предоставляет ему и альтернативный вариант — указанные договоры он вправе заверять усиленной неквалифицированной электронной подписью.

В остальных случаях при обмене электронными документами допускается использование других видов электронной подписи. Кроме того, взаимодействие работодателя и дистанционного работника допускается в иной форме, предусмотренной локальным актом, коллективным или трудовым договором. Важно, чтобы был зафиксирован факт получения работником и/или работодателем документов в электронном виде.

Нюансы обмена документами

С 2021 года у работодателя будет 3 рабочих дня для направления работнику бумажного экземпляра трудового договора, если договор заключен путем обмена электронными документами. До 01.01.2021 этот срок исчислялся в календарных днях.

Новый порядок предусматривает обязанность работодателя направить бумажный экземпляр трудового договора работнику, если от него получено соответствующее заявление (ст. 312.2. ТК РФ). В действующей редакции работодатель обязан это сделать в любом случае, даже если работник его об этом не просит.

Рабочее время дистанционного работника

Дистанционный работник вправе устанавливать режим рабочего времени по своему усмотрению, если иное не указано в трудовом договоре или локальных актах компании.

В этих же документах стороны трудового договора прописывают порядок передачи работодателю результатов труда и отчетов о проделанной работе.

В трудовом договоре с временным дистанционщиком следует зафиксировать порядок:

  • вызова работника работодателем для выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте;
  • выхода сотрудника на работу по своей инициативе для выполнения работы на стационарном рабочем месте (кроме исключительных случаев, указанных в ст. 312.9 ТК РФ).

Отражение в трудовом договоре/локальном акте четкого порядка взаимодействия работодателя с дистанционным работником в течение рабочего дня позволит урегулировать такие нюансы, как право сотрудника не быть круглосуточно на связи с работодателем и не отвечать на письма и звонки в определенные временные интервалы.

Порядок предоставления удаленщикам отпусков

Новые правила предусматривают следующий порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков дистанционному работнику (ст. 312.4 ТК РФ):

Таким образом, при временной удаленке работник отдыхает по общим правилам (гл. 19 ТК РФ), а порядок предоставления отпуска постоянному дистанционщику нужно прописать в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Дополнительные гарантии по оплате труда для дистанционного работника

В ст. 312.5 ТК РФ законодатели особо подчеркнули, что выполнение работы дистанционно не может являться основанием для снижения работнику заработной платы.

Законодатели не уточнили, но, скорее всего, речь идет от ситуации, когда сотрудник, работающий вне стационарного рабочего места, исполняет свои обязанности в полном объеме и с надлежащим качеством. Если же план не выполняется, а дистанционный работник халатно относится к своим обязанностям, вряд ли он может рассчитывать на выплату зарплаты в полном объеме.

Напомним, что заработная плата работнику, в том числе работающему удаленно, устанавливается в трудовом договоре (ст. 125 ТК РФ). Работодатель обязан извещать его о составных частях зарплаты при ее выплате (ст. 136 ТК РФ). Индексацию зарплаты дистанционного сотрудника работодатель должен проводить в общем порядке (Определение КС РФ от 17.07.2014 № 1707-О).

Компенсация за использование собственного оборудования

Работодатель должен обеспечить дистанционного работника:

  • оборудованием;
  • программно-техническими средствами;
  • средствами защиты информации;
  • иными средствами, необходимыми для выполнения трудовой функции.
Читайте также:
Как открыть адвокатский кабинет - пошаговая инструкция, формы, виды, может ли быть печать

Работник имеет право выполнять работу своими или арендованными средствами с согласия или ведома работодателя и в его интересах (ст. 312.6 ТК РФ). При этом работодатель обязан выплатить дистанционщику:

  • компенсацию за использование собственных/арендованных оборудования, средств защиты информации и иных средств;
  • расходы, связанные с их использованием.

Срок и порядок выплаты компенсаций и возмещений, а также суммы определяются трудовым договором или локальным нормативным актом.

Охрана труда дистанционного работника

В вопросах охраны труда дистанционных работников новые правила не привнесли ничего нового по сравнению с прежними нормами.

По-прежнему, работа сотрудника вне стен компании не избавляет работодателя от исполнения обязанностей по охране труда, хотя и существенно сокращает их перечень.

От работодателя требуется (ст. 312.7 ТК РФ):

  • знакомить дистанционных сотрудников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, предоставленными или рекомендованными им сотруднику;
  • исполнять нормы, предусмотренные абз. 17, 20 и 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ, а также иные обязанности по охране труда, предусмотренные трудовым договором или локальным актом.

Основания для увольнения дистанционщика

В прежних «дистанционных» правилах про основания увольнения дистанционного работника была сказана всего одна фраза: «Расторжение трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя производится по основаниям, предусмотренным трудовым договором».

Такая формулировка позволяла работодателям включать в трудовые договоры такие основания для увольнения, как отсутствие у работодателя достаточного объема работ, признание работы сотрудника неэффективной или решение руководителя о расторжении трудового договора.

С принятием новых правил такая дискриминация дистанционных работников невозможна. Правила допускают увольнение дистанционного работника по основаниям, предусмотренным ТК РФ, а также предусматривают два дополнительных основания увольнения по инициативе работодателя (ст. 312.8 ТК РФ):

  • Если дистанционный работник без уважительной причины не выходит с работодателем на связь более двух рабочих дней подряд со дня поступления от работодателя соответствующего запроса (более длительный срок может устанавливаться в трудовом договоре или локальном акте).
  • Если постоянный удаленщик не может трудиться на прежних условиях из-за переезда в другую местность.

Новые правила предусматривают, что на дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права (ст. 312.1 ТК РФ). В числе прочего это означает, что работодатель по своей инициативе не вправе увольнять находящихся в отпуске или на больничном дистанционных работников (ч. 6 ст. 81 ТК РФ), беременных женщин и некоторых работников с детьми (ч. 1 и 4 ст. 261 ТК РФ).

Исключительные случаи временной удаленки

Новый порядок предусматривает право работодателя по своей инициативе временно переводить работников на дистанционную работу в следующих случаях (ст. 312.9 ТК РФ):

Чтобы временный перевод работников на дистанционную работу происходил в рамках закона, работодателю придется принять локальный нормативный акт, в котором следует прописать:

  • причину перевода сотрудников на временную удаленку;
  • список работников, переводимых на дистанционную работу;
  • срок, на который сотрудники становятся удаленщиками;
  • порядок обеспечения работников необходимым оборудованием и иными средствами, необходимыми для работы;
  • порядок возмещения работникам расходов, связанных с удаленным исполнением трудовых функций;
  • порядок организации труда (режим рабочего времени, взаимодействие с работодателем, передача выполненной работы, необходимые отчеты и т. д.);
  • иные необходимые положения.

С этим документом ознакомьте всех переводимых на временную дистанционную работу сотрудников.

Подводим итоги

С 1 января 2021 года вступит в силу обновленная редакция гл. 49.1 с новыми правилами дистанционной работы:

  • Дистанционная работа может быть постоянной и временной, которая в свою очередь делится на два вида: непрерывную (со сроком не более полугода) и периодическую (с чередованием работы удаленно и в офисе).
  • Работодатель обязан использовать УКЭП при заключении отдельных видов договоров. Работник вправе выбирать между УКЭП и усиленной неквалифицированной ЭП.
  • Основные условия работы прописываются в трудовом договоре с дистанционщиком: режим рабочего времени, порядок взаимодействия сторон, алгоритм вызова временного удаленщика в офис и другие.
  • Оборудование и иные средства для удаленной работы выдает работодатель или работник использует собственные/арендованные средства, за что ему положены компенсация и возмещение расходов.
  • Уволить дистанционщика можно по основаниям, предусмотренным в ТК РФ, а также по дополнительные основаниям:
    • если он без уважительной причины не выходит на связь с работодателем более двух рабочих дней подряд;
    • если постоянный удаленщик переехал в другую местность и уже не может трудиться на прежних условиях.
  • Работодатель вправе переводить на временную удаленку сотрудников без получения их согласия и внесения изменений в трудовой договор в исключительных случаях: во время пандемии, землетрясения, наводнения и т. д. Для этого работодатель должен оформить отдельный локальный нормативный акт.
Читайте также:
Предупреждение об увольнении по инициативе работодателя: сроки сообщения, ответственность за увольнение без уведомления

Удаленная работа: кто платит за интернет? Разъяснения для кадровика

эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства

Посоветуем, как правильно оформить кадровые документы с работником

  • Обязан ли работодатель компенсировать дистанционным работникам расходы на интернет и электроэнергию? — один из самых популярных вопросов от слушателей Контур.Школы в сервисе «Вопросы».

Что нужно знать кадровику о компенсации расходов дистанционным работникам

В Трудовом кодексе РФ вопросы компенсации за использование личного имущества сотрудникам на «удаленке» регулируются ст. 312.6 и 312.9.

Одно из важнейших условий выполнения работы дистанционно — использование работником информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе интернета (ст. 312.1 ТК РФ). Без доступа к интернету сотрудник не сможет выполнять свои обязанности и общаться с работодателем.

Дистанционную работу можно оформить:

  1. По соглашению сторон — путем заключения нового или изменения заключенного ранее трудового договора.
  2. По инициативе работодателя — при наличии исключительных случаев, названных в ст. 312.9 ТК РФ.

Вариант 1. Перевод на «удаленку» по соглашению сторон

В этом случае работодатель обязан обеспечить работника необходимыми для выполнения работы программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами (ч. 1 ст. 312. 6 ТК РФ). Интернет и электроэнергия не относятся ни к одной из этих категорий. Интернет — это глобальная информационно-телекоммуникационная сеть, система объединенных компьютерных сетей для хранения и передачи информации.

Никакими нормативными правовыми актами не установлена обязанность работодателя компенсировать работнику такие затраты. Обратите внимание, что речь идет именно о случае, когда удаленная работа оформляется по соглашению сторон.

На практике стороны самостоятельно ищут решение. Если стороны не смогли договориться, то дистанционную работу оформить невозможно. Например, сотрудник отказывается оплачивать интернет и нести повышенные расходы на электроэнергию, а у работодателя нет возможности компенсировать затраты.

Как решить вопрос о компенсации

Если стороны пришли к соглашению о дистанционной работе, есть два варианта:

  1. Работник пользуется домашним интернетом и не требует компенсации. Работодатель не оплачивает расходы, а только предоставляет ноутбук, компьютер, телефон, принтер и другое необходимое оборудование и средства защиты информации.
  2. Работодатель готов компенсировать затраты на интернет и повышенный расход электроэнергии. Стороны обсуждают условия и прописывают их в трудовом договоре.

Об обосновании и документальном подтверждении расходов на использование интернета и электроэнергии Минфин России рассказал в Письме от 06.11.2020 № 03-04-06/96913.

Как компенсировать расходы на интернет и электроэнергию

Здесь тоже два варианта:

  1. Высчитывать стоимость компенсации с учетом количества дней и часов рабочего времени сотрудника.
  2. Закрепить условие о выплате компенсации в фиксированном размере. В этом случае будет исполнено требование налогового законодательства об экономической обоснованности и производственной необходимости расходов на компенсацию.

Если работник использует личное имущество

Работник может использовать личное оборудование для выполнения трудовой функции только с согласия или ведома работодателя. Это еще раз подтверждает, что решение о выплате компенсации принято исключительно по договоренности сторон. Однако если стороны договорились о таком формате работы, выплата компенсации становится обязанностью работодателя.

Правила выплаты компенсации зависят от варианта оформления дистанционной работы:

  1. В случае заключения трудового договора или допсоглашения к нему — руководствуйтесь
    ст. 312.6 ТК РФ.
  2. По инициативе работодателя в связи с наступлением исключительных обстоятельств, например на основании решения главы соответствующего субъекта в связи с режимом повышенной готовности, — руководствуйтесь ст. 312.9 ТК РФ.

Вариант 2. Перевод на «удаленку» по инициативе работодателя

Когда работодатель инициирует перевод на дистанционную работу в связи с исключительными обстоятельствами по ст. 312. 9 ТК РФ у него возникают обязанности:

  • обеспечить работника необходимым оборудованием, программно-техническими средствами, материалами и пр.;
  • компенсировать ему расходы за использование личных или арендованных программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств.

Отличия статей 312.9 и 312.6

В ст. 312.9 ТК РФ нет условия, что работник использует имущество с согласия или ведома работодателя. Но появляется обязанность работодателя возместить работнику «другие расходы, связанные с выполнением трудовой функции дистанционно».

Читайте также:
Срок действия медицинской справки для водителей в 2021 и 2021 годах

К таким расходам исходя из самого определения дистанционной работы могут относиться расходы на интернет и электроэнергию. Но Трудовой кодекс РФ не дает четкого указания. Поэтому если работник откажется работать дистанционно в связи отсутствием интернета, а работодатель не захочет или не сможет компенсировать ему такие расходы, в отношении такого работника нужно будет ввести простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя в соответствии с ч. 7 ст. 312. 9 ТК РФ.

Как оформить компенсацию за использование личного имущества, если дистанционная работа оформлена по инициативе работодателя

  1. Установите список работников, которых переводите на «удаленку», и закрепите его в локальном нормативном акте.
  2. Определите размер компенсации за использование принадлежащего работникам оборудования.
  3. Перечислите в локальном нормативном акте, за какое конкретно оборудование, программно-технические средства, иные средства и другие расходы будете выплачивать компенсацию. Это поможет предупредить налоговые риски, так как пока не появились практика и разъяснения финансовых ведомств.

Чтобы разобраться в порядке начисления компенсаций за интернет и электричество, посмотрите отрывок из вебинара «Новые правила оформления дистанционных работников с 2021 года»:

  • Запомните: у работодателей нет обязанности компенсировать работникам затраты на интернет и повышенный расход на электроэнергию.
  • Работник и работодатель самостоятельно трудовым договором, допсоглашением к нему или локальным нормативным актом при переводе на удаленку по инициативе работодателя определяют, какие расходы и в каком размере подлежат компенсации. Какой-либо практики по этому вопросу пока нет, рекомендуем прописывать все условия и договоренности.

О том, как вести бухгалтерский и налоговый учет компенсации за использование личного имущества, читайте в статье «Как компенсировать удаленному сотруднику использование личного имущества».

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Компенсация за использование имущества: основные положения, судебная практика и пример расчета 829.1 КБ

КОМПЕНСАЦИИ “ДИСТАНЦИОНЩИКУ”: ЧТО С НАЛОГАМИ И ВЗНОСАМИ?

С 1 января 2021 года дистанционному сотруднику положено возмещать расходы на мобильную связь, Интернет, покупку бумаги, расходных материалов к принтеру, канцтоваров, а также выплачивать компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях.

При переводе работников на “удаленку” их нужно обеспечить инструментами и ресурсами, которые необходимы для работы вне офиса. Организационно удаленная работа может быть устроена по-разному. Первый подход предполагает, что для работы из дома сотрудники используют собственную технику, программное обеспечение и расходные материалы, а также самостоятельно оплачивают Интернет и сотовую связь.

При втором подходе работодатель полностью обеспечивает сотрудников на “удаленке” всем необходимым для работы. Другими словами, всю материальную базу (ноутбуки, роутеры, телефоны, принтеры и другую технику; расходные материалы), а также программное обеспечение организация закупает за свой счет и на свое имя. А затем по мере необходимости выдает соответствующие ценности работникам.

На практике обычно происходит совмещение этих схем. Часть оборудования, расходников и ПО предоставляется работодателем, а другая часть является собственностью работника. Соответственно, бухгалтеру нужно знать особенности налогообложения при каждом их описанных способов обеспечения сотрудника ресурсами.

“На всем своем. “

Первый вариант реализовать значительно проще, так как снимаются вопросы поиска, приобретения и передачи работникам нужной техники.

Данный способ организации “удаленного офиса” имеет и ряд других преимуществ. Так, если работники используют свою технику, то перед работодателем в принципе не встает вопрос учета оборудования и обеспечения его сохранности. Также в этом случае не приходится говорить о материальной ответственности сотрудников и об ограничениях по использованию техники во внерабочее время. Следовательно, не может быть и претензий со стороны контролирующих органов в части непроизводственного характера тех или иных затрат.

Правовым основанием для применения данной модели организации дистанционной работы являются ст. 188 и 312.3 ТК РФ. В них прямо предусмотрена возможность использования сотрудниками личного имущества (в том числе технических средств и материалов) в интересах работодателя. А на организацию, в свою очередь, возлагается обязанность по выплате компенсации и возмещению расходов.

В части налогообложения данная модель удаленной работы тоже достаточно проста.

Компенсация, которая выплачивается работникам за использование личного имущества, не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Причем в том размере, который стороны согласовали в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (Письмо Минфина России от 30.04.2015 N 03-04-05/25434).

Читайте также:
Неполная рабочая неделя по инициативе работодателя: образец дополнительного соглашения, введение режима по соглашению сторон

Данная компенсация полностью учитывается в расходах. Ее можно включить в состав расходов на оплату труда и при ОСНО, и при УСН (ч. 1 ст. 255, подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ) либо в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 15.08.2005 N 03-03-02/61). Право выбора основания для учета расходов дано налогоплательщикам п. 4 ст. 252 НК РФ.

Также не надо удерживать НДФЛ с суммы возмещения расходов, которые понес сотрудник на “удаленке”. Речь идет об оплате доступа в Интернет, программного обеспечения и расходных материалов (картриджей, батареек, кабелей и т.п.). В этом случае работнику возмещаются суммы, которые он ранее потратил в связи с выполнением трудовых обязанностей. А обязанность по такому возмещению установлена ТК РФ. Следовательно, одновременно применимы положения ст. 41 НК РФ о том, что у работников не возникает дохода как экономической выгоды, и п. 1 ст. 217 НК РФ, который освобождает от НДФЛ законодательно установленные компенсационные выплаты (см. п. 3 Обзора судебной практики Верховного Суда РФ N 1 (2016), утв. Президиумом ВС РФ 13.04.2016). Такой подход позволяет не начислять на данные выплаты страховые взносы (основание – подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Не должно быть проблем и при учете возмещения расходов при налогообложении у самой организации, причем как на общей системе, так и на УСН (п. 2 ст. 346.16, п. 25 ст. 255 НК РФ). Ведь ст. 312.6 ТК РФ прямо указывает: порядок возмещения расходов, связанных с исполнением дистанционной работы, определяется трудовым договором. При этом компенсации подлежат в том числе расходы на программно-технические средства, используемые работником. Также в ст. 312.3 ТК РФ сказано, что основанием для компенсации является отчет о выполненной работе.

Таким образом, для учета затрат достаточно иметь допсоглашение о временном переводе на дистанционную работу, где зафиксированы порядок и условия возмещения затрат, утвержденный работодателем отчет сотрудника и соответствующие платежные документы. Отметим, что лучше включить в допсоглашение максимально полный перечень расходов, которые будут компенсироваться работодателем, и оставить этот список открытым. А чтобы избежать возможных злоупотреблений со стороны сотрудников, нужно прописать, что возмещению подлежат “иные согласованные с работодателем расходы”.

Кстати, в указанном порядке можно учитывать и возмещение каких-то чрезвычайных затрат сотрудника: на ремонт оборудования или срочную покупку нового (Письмо Минфина России от 08.12.2006 N 03-03-04/4/186). Но в этом случае могут дополнительно потребоваться документы, подтверждающие причины и обстоятельства, с которыми связаны соответствующие расходы. Например, это может быть объяснительная записка о причинах поломки или “служебка” о необходимости “апгрейда” техники для выполнения поставленной задачи. Данные документы сотрудник может приложить к регулярному отчету.

Вторая модель организации работы “на удаленке” потребует от работодателя гораздо большей вовлеченности. Напомним, в этом случае ресурсы, необходимые для работы из дома, закупаются организацией за свой счет и отражаются на ее балансе, а работники получат эти ценности для использования в служебных целях.

“Дистанционные” новации

С января 2021 года начали действовать новые нормы Трудового кодекса, посвященные дистанционному режиму работы (поправки внесены Федеральным законом от 08.12.2020 N 407-ФЗ).

Обязанность компенсировать затраты дистанционного работника установлена ст. 312.6 Трудового кодекса. Организация обязана описать порядок выплаты компенсаций в локальном акте, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Важно. Обязанность компенсировать затраты дистанционного работника и предусмотреть порядок их выплаты теперь прямо следует из ст. 312.6 Трудового кодекса. За отсутствие порядка компенсации расходов в локальном акте, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Дистанционному сотруднику организация обязана возмещать расходы на мобильную связь, Интернет, покупку бумаги, расходных материалов к принтеру, канцтоваров, а также выплачивать компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях.

Компенсации выплачиваются в связи с тем, что дистанционный работник использует в работе свое оборудование и свои расходные материалы.

Как разъяснила ФНС России в Письме от 12.02.2021 N СД-4-11/1705@, компенсационные выплаты “дистанционщикам” не подпадают под действие п. 1 ст. 217 и п. 1 ст. 422 НК РФ. Компенсации дистанционным работникам с момента внесения в ТК РФ ст. 312.6 относятся к компенсациям, связанным с выполнением трудовых обязанностей. И, стало быть, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Читайте также:
Платятся ли алименты с продажи квартиры в 2020: в каком размере берутся алименты с недвижимости

Но чтобы не платить налог и взносы, организация должна правильно оформить эти выплаты. В вышеупомянутом Письме ФНС России подчеркивается, что работодатель должен прописать обязанность по выплате компенсаций, их размеры и порядок выплаты в документах организации. Компенсации должны быть установлены в локальных документах компании, прописаны в трудовом договоре либо допсоглашении к нему.

Обратите внимание! Если работника переводят на дистанционную работу в связи с эпидемией, то в таком случае перевод на “удаленку” является временным. Изменять трудовой договор с работником не требуется (ч. 5 ст. 312.9 Трудового кодекса). Значит, оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору в таком случае не надо. Однако при этом работодатель обязан принять локальный акт о переводе работников на временную дистанционную работу. Порядок возмещения расходов и выплат компенсаций работнику надо установить в этом акте и ознакомить с ним работников (ч. 3 ст. 312.9 Трудового кодекса).

Как обосновать

Для учета компенсаций “дистанционщикам” эти расходы, как и любые другие, должны быть подтверждены документально. Поэтому бухгалтерии компании совместно с руководством нужно составить и утвердить перечень документов, которые будут подтверждать расходы сотрудников.

Как следует из Письма налоговиков, компания самостоятельно определяет порядок выплаты компенсаций дистанционным работника, но она должна установить и закрепить в документах компании:

– методику расчета компенсаций;

– перечень возмещаемых расходов;

– перечень документов, подтверждающих расходы;

– порядок и сроки выплаты компенсации.

Расчет компенсации составляется в произвольной форме и подписывается обеими сторонами: работником и организацией.

Дополнительным обоснованием для выплаты компенсации без уплаты НДФЛ и взносов является позиция Минфина России, изложенная в Письме от 04.02.2020 N 03-03-06/1/6672.

Перечень “обосновательных” документов компания вправе определить самостоятельно. В этом плане ФНС не ограничивает руководителей компаний.

Документы для подтверждения права собственности работника на используемое имущество – это, например:

– технический паспорт ноутбука;

– гарантийный талон производителя;

– чек, который многие сохраняют в коробках;

– регистрационные данные компьютера на сайте производителя, сейчас большинство производителей ноутбуков требуют от покупателя создать аккаунт и зарегистрировать свою технику у них на сайте;

– карта покупателя, выданная производителем;

– другие документы, которые подтвердят право собственности на ПК.

Компенсация расходов дистанционному работнику в 2021 году

Трудовой кодекс РФ с 01.01.2021 детально регулирует дистанционную (удаленную) работу. Соответствующие дополнения в гл. 49.1 внёс Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ.

Согласно ст. 312.6 ТК РФ, дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им:

  • оборудование;
  • программно-технические средства;
  • средства защиты информации;
  • иные средства (как видно, перечень открытый).

При этом работодатель:

  • выплачивает компенсацию за использование работником принадлежащих ему или арендованных им перечисленных средств;
  • возмещает расходы, связанные с их использованием.

Порядок, сроки и размеры указанных компенсаций и возмещений должны быть прописаны в:

  • коллективном договоре;
  • локальном нормативном акте работодателя, принятом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
  • трудовом договоре;
  • дополнительном соглашении к трудовому договору.

Соответственно, встаёт вопрос о налогообложении НДФЛ, страховыми взносами и налоге на прибыль при компенсации удалёнщикам затрат на использование оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств.

Подход в налоговом учете

Согласно письму ФНС России от 12.02.2021 № СД-4-11/1705, рассматриваемые компенсационные выплаты как полученные сотрудником доходы могут быть освобождены от обложения налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами, а также признаны в расходах при налогообложении прибыли организации.

Обязательное условие такого освобождения – наличие документов (их копий), подтверждающих 3 момента:

  • фактическое использование принадлежащего работнику или арендованного им имущества в интересах работодателя;
  • несение расходов на эти цели;
  • размеры сумм произведенных в этой связи расходов.

Таким образом, суммы компенсаций расходов дистанционных работников не облагаются НДФЛ и взносами в размере, определяемом коллективным договором, локальным актом, трудовым договором, допсоглашением к нему.

По мнению ФНС, организации следует самостоятельно разработать и утвердить локальный акт, в котором будут прописаны:

  • методика расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников;
  • перечень возмещаемых расходов;
  • документы, подтверждающие соответствующие затраты сотрудника на удалёнке.

Отметим, что Минфин России в письмах от 29.10.2020 № 03-04-06/94269 и от 06.11.2020 № 03-04-06/96913 придерживается аналогичных позиций – что основные вопросы компенсации затрат на удалёнке для налоговых целей работодатель должен урегулировать сам.

Читайте также:
Стенды по охране труда и технике безопасности (уголки, кабинеты) в организации, школе, ДОУ

При этом размер возмещения указанных расходов должен быть экономически обоснован.

То есть, максимально чётко привязан к фактическому использованию работником оборудования и средств для целей трудовой деятельности. Хотя в законодательстве нет ограничений в порядке расчета компенсации дистанционным работникам. И в том числе нет ограничения на возможность определения в фиксированном размере такой компенсации для обеспечения технической стороны выполнения трудовых обязанностей.

Фиксированный размер компенсации дистанционному работнику может быть определён на основании:

  • расчета амортизации средней рыночной стоимости оборудования и ПО;
  • рыночной стоимости необходимого размера трафика Интернет в месяц.

Компенсация за компьютер и интернет удаленному работнику

Если удаленный сотрудник использует в работе личное имущество — компьютер, принтер или сканер — ему положена денежная компенсация за естественный износ оборудования. Рассказываем, как руководителю рассчитать и оформить компенсацию, облагается ли она НДФЛ и взносами, и какой штраф заплатит работодатель за невыплату компенсации.

Какие расходы подлежат компенсации

Если работодатель переводит работников на удаленку, он обязан обеспечить их необходимым оборудованием, программным обеспечением и расходными материалами или возместить расходы на их покупку. В законе отсутствует конкретный перечень расходов, но существующая формулировка означает: работника необходимо обеспечить всем, что нужно для исполнения трудовых обязанностей. Исходя из трудовых функций сотрудника, работодатель самостоятельно определяет необходимый перечень.

Например, удаленному менеджеру по закупкам нужен компьютер с доступом в интернет. Если менеджер работает на домашнем компьютере — руководитель обязан возместить ему амортизацию личного оборудования, расходы на электроэнергию и связь.

Обычно удаленным офисным сотрудникам возмещают следующие затраты:

  • амортизацию личного компьютера, принтера, роутера, сканера;
  • расходы на сотовую связь, интернет и электроэнергию;
  • оплату за канцтовары и расходные материалы, например, за бумагу, файлы, скоросшиватели и картридж;
  • настройку программного обеспечения;
  • расходы на ремонт оборудования при его поломке.

Работодатель компенсирует удаленному сотруднику только те расходы, которые они согласовали. Например, удаленный менеджер должен вести клиентскую базу и первичную документацию в электронном формате. Однако менеджер самостоятельно решил распечатывать и хранить бумажные документы. Для этого он самовольно купил принтер, поэтому расходы на покупку принтера и амортизацию оборудования работодатель может не оплачивать.

Как рассчитать компенсацию за использование личного имущества

Трудовой кодекс не регламентирует, как рассчитывать компенсацию за использование личного имущества. В каждом конкретном случае работодателю придется самостоятельно определять размер возмещения и договариваться с сотрудником о сумме. Обычно используют один из приведенных ниже способов расчета компенсации.

Способ № 1. Рассчитать размер амортизации за месяц. Для удаленных работников амортизацию рассчитывают так же, как амортизацию офисного оборудования.

Офисная техника входит в группу оборудования со сроком полезного использования от двух до трех лет. Поэтому для расчета компенсации можно взять срок полезного использования от 24 до 36 месяцев.

Пример

Удаленный менеджер по продажам использует в работе личный ноутбук и принтер. Средняя стоимость ноутбука аналогичной модели — 50 000 ₽, стоимость лазерного принтера — 17 000 ₽. Компьютер и принтер относятся ко второй амортизационной группе, поэтому руководитель и менеджер договорились установить срок полезного использования — 36 месяцев.

Сначала необходимо рассчитать размер ежемесячной амортизации:

  • 50 000 ₽ ÷ 36 мес. = 1389 ₽ на ноутбук
  • 17 000 ₽ ÷ 36 мес. = 472 ₽ на принтер

Если бы менеджер работал на оборудовании весь календарный месяц, он бы получил компенсацию:

1389 + 472 = 1861 ₽

Однако менеджер использует ноутбук для работы только в рабочие дни, поэтому сумму компенсации следует скорректировать. По производственному календарю в апреле 2021 года — 22 рабочих дня. Рассчитаем размер компенсации с учетом рабочего времени:

  • 1389 ÷ 30 × 22 = 1018,6 ₽ за ноутбук
  • 472 ÷ 30 × 22 = 346,13 ₽ за принтер

Эти суммы можно еще скорректировать, если учесть почасовую амортизацию оборудования — компенсировать износ личного оборудования только за рабочие часы. Это немного усложняет расчет, но дает самые точные суммы.

В апреле 2021 года при 40-часовой рабочей неделе норма составила 175 часов, поэтому доля рабочего времени составляет:

175 часов ÷ (30 календарных дней × 24 часа) = 0,24

Почасовая компенсация менеджеру составляет:

  • 1389 ₽ × 0,24 = 333,36 ₽ за ноутбук
  • 472 ₽ × 0,24 = 113,28 ₽ за принтер

Способ №2. Проще установить фиксированную сумму. Этот вариант лучше подходит для компании, в которой работает много удаленных сотрудников. Чтобы не высчитывать компенсацию для каждого, руководитель устанавливает определенный размер компенсации в месяц. Например, 900 ₽ — за работу на личном компьютере и 200 ₽ — за пользование принтером.

Читайте также:
Должностные обязанности финансового контролера, его функции и должностная инструкция

Если человек трудился на удаленке не весь месяц, тогда придется пересчитать размер компенсации в зависимости от количества отработанных дней.

Бухгалтер работает удаленно и получает компенсацию за использование личного компьютера — 900 ₽ за полный месяц. В апреле бухгалтер заболела, поэтому отработала только 15 рабочих дней.

За апрель бухгалтеру начислят компенсацию:

900 ₽ ÷ 22 рабочих дней в апреле × 15 фактически отработанных дней = 613,64 ₽

Важно: согласованный размер компенсации работодатель выплачивает до тех пор, пока сотрудник использует в работе личное имущество.

Как компенсировать другие расходы

Оплата интернета. Самый простой способ рассчитать компенсацию — разделить абонплату на количество отработанных дней. Например, стоимость услуг провайдера составляет 500 ₽ в месяц. В апреле 2021 года удаленный сотрудник отработал 22 дня. Размер компенсации рассчитывают так:

500 ₽ ÷ 30 календарных дня × 22 рабочих дня = 367 ₽ получит сотрудник за апрель 2021 года.

Возмещение за канцтовары. Работодатель компенсирует полную сумму расходов при условии, что есть подтверждающие документы, например, товарный и кассовый чек или товарная накладная и счет на оплату. Такие расходы организация может списать как прочие.

Чтобы у налоговиков не возникало сомнений по поводу правомерности расходов, желательно, чтобы дата покупки совпадала с текущим месяцем.

Компенсация электроэнергии. Сумма компенсации на электроэнергию рассчитывается аналогично оплате интернета — по количеству отработанных дней.

Важно: работодатель компенсирует только фактические расходы. Если сотрудник получил квитанцию на оплату электроэнергии, но не оплатил ее — компенсировать нечего.

Компенсация затрат на оплату услуг по ремонту имущества. Если у работника сломался личный компьютер, который он использует для работы, — работодатель полностью возмещает расходы на ремонт. Или организация может выделить собственного специалиста для ремонта, если ей так выгоднее — в этом случае компенсировать расходы не нужно.

Если сотрудник оплатил ремонт, он предоставляет руководителю оплаченный счет, чеки и другие платежные документы. Они и являются основанием для компенсации.

Если работодатель не выплачивает компенсацию, и сотрудник пожалуется в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд — работодателя оштрафуют на сумму до 50 000 ₽. Помимо штрафа, ему придется выплатить компенсацию за все время задержки.

Как оформить компенсацию расходов

Порядок, сроки и размеры компенсации прописывают в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. В документе нужно указать:

  • наименование организации-работодателя и ФИО работника;
  • перечень используемого имущества — компьютер, сканер, принтер — и его технические характеристики;
  • порядок расчета компенсации — в твердой сумме или за фактическое рабочее время;
  • порядок выплаты.

Образец доп соглашения к трудовому договору о правилах выплаты компенсации
Соглашение составляют в двух экземплярах: один экземпляр хранится у работодателя, другой — у сотрудника.

На основании подписанного допсоглашения руководитель издает приказ.

Образец приказа о выплате компенсации работнику

Надо ли начислять НДФЛ и взносы на компенсацию

Денежная компенсация за использование личного имущества не входит в систему оплаты труда и не несет работнику экономической выгоды. Поэтому она не облагается подоходным налогом и страховыми взносами. Компенсацию расходов также не включают в доход сотрудника при расчете алиментов. Конституционный суд указал, что алименты можно удерживать только с реальных доходов.

Однако у налоговиков могут возникнуть сомнения, что выплаченные суммы действительно компенсация удаленному сотруднику. Поэтому необходимо соблюсти три условия:

  • размер компенсации необходимо прописать в трудовом договоре;
  • компенсировать можно только расходы, которые сотрудник несет для исполнения трудовых обязанностей;
  • подтверждающие документы — чеки на покупку материалов, квитанции об оплате электроэнергии, услуг по ремонту оборудования и прочее.

Важно: если нет подтверждающих документов или сотруднику выплатили больше, чем указано в трудовом договоре — безопаснее удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: