Как внедрить электронный документооборот в организации в 2021 году

Как работать по-новому ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете»

  • Нормативная основа для применения нового стандарта
  • Область применения ФСБУ о документах
  • Каким должен быть бухгалтерский документ
  • Можно ли исправлять документ и если да, то как?
  • Все этапы документооборота: от составления до хранения
  • Итоги

Нормативная основа для применения нового стандарта

В нашей статье рассмотрим новый стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете» (ФСБУ 27/2021 утвержден приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н). Из названия понятно, что посвящен он составлению, хранению, перемещению документов внутри организации, то есть порядку работы с документами. Проектом ФСБУ 27/2021 быть уже перестал — он вступает в силу в 2021 году и заменит действующие ранее:

В тексте стандарта ФСБУ 27/2021 указана дата, когда его применение становится обязательным. Это 1 января 2022 года. До этой даты применять стандарт можно, но тогда это следует отразить в учетной политике организации.

Такой шаг разумен и оправдан, он позволит постепенно подготовиться к ним к нововведениям и во всеоружии войти в 2022 год, когда применение ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот» станет уже обязательным.

Далее расскажем, что нового в ФСБУ 27/2021 и все ли обязаны его применять.

Наши статьи о других новых стандартах:

Область применения ФСБУ о документах

ФСБУ 27-21 применяют почти все экономические субъекты за небольшим исключением.

ВАЖНО! ФСБУ 27/2021 не применяют организации бюджетной сферы.

Некоторые пункты стандарта ФСБУ 27/2021 также не применяются финансовыми кредитными и некредитными организациями. К таковым относятся пункты 5, 6, 7, 22. Ниже по мере описания правил, установленных новым стандартом, отдельно будет указано, что именно это за пункты, то есть будет дано пояснение, что к финансовым организациям правило не относится.

Что подразумевает ФСБУ «Документы и документооборот» под этими понятиями? Что можно отнести к документам в контексте применения нового стандарта и что следует понимать под документооборотом? Ответы смотрите на схеме:

Далее стандарт описывает требования к бухгалтерским документам, бухгалтерским регистрам, порядку их коррекции и созданию архива.

Каким должен быть бухгалтерский документ

Отметим, что правила настоящего стандарта не отменяют правил, установленных для бухгалтерской первички федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а дополняют их.

К бухгалтерскому документу ФСБУ «Документы и документооборот» в 2022 году предъявляет следующие требования:

Эти требования не применяют финансовые организации.

Первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты (ст. 9 закона № 402-ФЗ):

Новый стандарт уточняет некоторые реквизиты:

Помимо обязательных реквизитов первичный документ может содержать и дополнительные. Учетный документ может быть как бумажным, так и электронным. Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью. Если федеральное законодательство не устанавливает определенного вида ЭЦП для подписания документа, то это может быть любой вид ЭЦП, согласованный экономическими субъектами, подписывающими документ. Электронный документ должен предусматривать возможность изготовления его бумажной копии.

Об организации электронного документооборота мы писали в статьях:

Какие допущения можно себе позволить при составлении первичных учетных документов, покажем на схеме:

Стандарт предъявляет следующие требования к регистрам бухгалтерского учета:

Можно ли исправлять документ и если да, то как?

Документы бухучета должны быть составлены таким образом, чтобы можно было обеспечить его долгосрочную сохранность. Поэтому заполнять первичку, например, простым карандашом недопустимо. Таким образом, такой вариант исправления документа, как стереть надпись и вписать заново верные данные, не годится. Также нельзя применять средства механической коррекции — коррекционные карандаши, стирательные резинки, замазки и прочее. Как же можно исправить документ при необходимости?

ВАЖНО! Не каждый документ можно исправлять! Не допускается вносить корректировки в кассовые и банковские документы.

В прочие документы бухучета могут быть внесены правки.

Ниже представлен порядок внесения исправлений в бумажный документ бухучета, в электронный документ и в бухгалтерский регистр:

Все этапы документооборота: от составления до хранения

Порядок документооборота в организации утверждается руководителем.

Основные требования к документообороту на предприятии выглядят так:

Согласно ФСБУ 27/2021 бухгалтерский архив ведется организацией в том виде, в котором бухгалтерские документы были составлены изначально. Электронные документы хранят в электронном виде, бумажные документы — в бумажном. Перевод бумажных документов в электронный вид с целью хранения не допускается.

Храниться документы должны на территории РФ. Если деятельность ведется на других территориях и законодательство тех стран требует хранить документы там, то такое хранение следует обеспечить.

Утрата (порча, гибель) документа бухучета обязывает организацию приложить все усилия для его восстановления.

Как организовать документооборот с учетом новых требований? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и ознакомьтесь с алгоритмом действий с нуля по организации документооборота, составленный экспертами с учетом нового стандарта.

Все изменения, привнесенные новым стандартом, представлены на итоговой схеме:

Итоги

Новый стандарт о документах и документообороте придется применять с 2022 года в обязательном порядке. По сравнению с предыдущими правилами внесено не слишком много изменений. Многие их них касаются отмены устаревших правил, другие уточняют существующие.

Как внедрить электронный документооборот в организации в 2021 году

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации”

Комментарий

С 22 ноября 2021 года действуют изменения в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее – ТК РФ), которым определены основные положения и порядок ведения кадрового ЭДО.

Читайте также:
Должностная инструкция секретаря делопроизводителя предприятия и школы, образец

Расскажем основные положения о его ведении.

Что представляет собой электронный кадровый документооборот (КЭДО)?

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО, кадровый ЭДО) – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде. При этом электронные документы не дублируются на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТK РФ).

КЭДО может применяться:

  • при заключении трудовых договоров;
  • договоров о материальной ответственности;
  • ученических договоров;
  • оформлении других кадровых документов.

При этом КЭДО нельзя применять при оформлении (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):

  • трудовых книжек;
  • сведений о трудовой деятельности работников, формируемых в электронном виде;
  • акта о несчастном случае на производстве (по формам Н-1 и Н-1ПС, утв. постановлением Минтруда России от 24.10.2002 № 73);
  • приказа (распоряжения) об увольнении работника (может составляться по унифицированным формам № Т-8 или Т-8а, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем);
  • документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда (в т. ч. тех, которые лично подписываются работником).
Порядок введения КЭДО

Работодатель самостоятельно принимает решение о необходимости введения КЭДО. То есть переходить на КЭДО не обязательно (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ). Если работодателю удобно оформлять кадровые документы в бумажном виде, то можно продолжать вести их привычным способом.

Работодатель должен уведомить о введении КЭДО работников (соискателей), которые в свою очередь вправе согласиться на ведение их кадровых документов в электронном виде или отказаться от этого (ч. 4 и ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ).

Если письменное согласие не получено, то работодатель не вправе применять КЭДО в отношении работников (лиц, поступающих на работу). Кадровые документы несогласных работников нужно продолжать вести в бумажном виде. Однако работник вправе передумать и впоследствии согласиться на переход на КЭДО.

Согласие на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО не нужно получать у работников, которые принимаются на работу после 31 декабря 2021 года и не имеют трудового стажа по состоянию на эту дату (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). В отношении таких работников КЭДО можно вести по умолчанию в случае его применения работодателем.

Работодатель не вправе отказывать в приеме на работу либо увольнять работника в следующих случаях:

  • работник или лицо, принимаемое на работу, отказывается от взаимодействия с работодателем посредством КЭДО (за исключением случая, указанного в ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ);
  • у работника или лица, принимаемого на работу, отсутствует электронная подпись.

При приеме на работу работник может предъявить документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, в форме, которая согласована с работодателем (в том числе в электронной форме). Другие правила (например, представление документов только в бумажном виде) могут быть предусмотрены законодательством РФ.

Кроме того, работодатель может в электронной форме ознакомить работника при приеме на работу с Правилами внутреннего трудового распорядка, другими локальными нормативными актами (ЛНА), непосредственно связанными с будущей трудовой деятельностью, коллективным договором (при наличии) (ч. 11 ст. 22.2 ТК РФ).

Если работодатель принял решение о введении КЭДО, он должен разработать и утвердить локальный нормативный акт, который определяет:

  • информационную систему (системы) для ведения электронного документооборота;
  • порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
  • перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых ведется электронный документооборот;
  • срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота;
  • сведения о дате введения электронного документооборота (не ранее дня истечения срока указанного уведомления).

Такой ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).

Работодатель может вести электронный документооборот с работником (лицом, поступающим на работу) посредством следующих информационных систем:

  • Федеральной государственной информационной системы “Работа в России” (далее – цифровая платформа “Работа в России”). Доступ к ней можно получить, в том числе и через Федеральную государственную информационную систему “Единый портал государственных и муниципальных услуг”;
  • информационной системы работодателя. Такая система должна обеспечить подписание электронного документа, его хранение, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений (работником и работодателем).

Это следует из норм https://its.1c.ru/db/garant#content:12025268:1:221004″>ч. 4 и https://its.1c.ru/db/garant#content:12025268:1:221006″>ч. 6 ст. 22.1, ч. 8 ст. 22.3 ТК РФ.

Порядок взаимодействия сторон посредством КЭДО

Порядок взаимодействия сторон при ведении КЭДО работодатель определяет самостоятельно. Здесь необходимо учитывать специфику деятельности работодателя, его организационные и технические возможности.

Работодателю необходимо локальным нормативным актом утвердить порядок ведения электронного документооборота (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ). Этот ЛНА может предусматривать:

  • сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
  • порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
  • исключительные случаи, при которых допускается оформление определенных кадровых документов на бумажном носителе;
  • процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Такой ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии).

Работодатель вправе распространить действующие у него правила электронного документооборота на взаимодействие с дистанционными работниками (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Читайте также:
Штраф за отсутствие медицинской книжки у работника в 2021 году

Стороны трудовых отношений подписывают электронные документы своей электронной подписью. Конкретный вид электронной подписи зависит от используемой работодателем информационной системы и подписываемых документов (ст. 22.3 ТК РФ).

При этом расходы на получение работником электронной подписи (если она отсутствует) и ее использование несет работодатель. При наличии у работника или лица, поступающего на работу, усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), полученной им ранее, он вправе использовать эту подпись (ч. 12 и ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).

Для удобства информация о подписании электронных документов представлена в форме таблицы.

Информационная система работодателя

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Все виды документов

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора

Все документы, кроме:

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Простая электронная подпись в информационной системе работодателя

Цифровая платформа “Работа в России”

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке за получением услуг в электронной форме.

Работник, а также лицо, поступающее на работу, может направлять в адрес работодателя заявления, уведомления и сообщения посредством применяемой работодателем системы КЭДО. Это может быть информационная система работодателя или цифровая платформа “Работа в России”. Направленные такими способами электронные документы считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления (ч. 8 и ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ).

Если работнику необходимо подать заявление о выдаче документов, связанных с работой, или заверенных копий таких документов, то работник может это сделать одним из следующих способов (ч. 10 ст. 22.3 ТК РФ):

  • подать письменное заявление;
  • направить заявление в порядке, установленном работодателем:
    • через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя;
    • через цифровую платформу “Работа в России”.

Запрошенные работником документы выдаются в течение трех дней со дня подачи заявления способом, который указан в заявлении работника (ч. 11 ст. 22.3 ТК РФ):

  • в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом;
  • в форме электронного документа. Такой документ работодатель может разместить одним из следующих способов:
    • на Едином портале государственных и муниципальных услуг (если при ведении КЭДО налажено взаимодействие информационной системы работодателя с данной Федеральной государственной информационной системой);
    • в личном кабинете работника на цифровой платформе “Работа в России” (если работодатель использует эту платформу при КЭДО).

При возникновении чрезвычайных ситуаций (катастрофа, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия или эпизоотия, и др.) работодатель и работник, которые не взаимодействует посредством КЭДО, вправе временно обмениваться документами, в том числе документами, связанными с работой, в форме электронного документа или электронного образа документа (документа на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов) с последующим представлением таких документов на бумажном носителе. Порядок взаимодействия сторон в таких ситуациях регулируется локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (ч. 13 ст. 22.3 ТК РФ).

Хранение электронных документов

Работодатель обязан хранить электронные документы в течение сроков, которые установлены законодательством РФ об архивном деле. Это касается и ситуации, когда электронный документооборот ведется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы “Работа в России” (ч. 14 ст. 22.3 ТК РФ).

При определении сроков хранения документов работодателю необходимо руководствоваться:

  • Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;
  • Инструкцией по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.
Как быть, если работодатель участвовал в проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой?

Напомним, что в Российской Федерации по 15 ноября 2021 года включительно проводился эксперимент по использованию электронных документов, связанных с работой. Сейчас этот эксперимент завершен.

Эксперимент по электронному кадровому документообороту проводился на основании:

  • Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ “О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой” (далее – Федеральный закон № 122-ФЗ);
  • Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утв. Приказом Минтруда России от 14.05.2020 № 240н.

Участие работодателей, работников и лиц, поступающих на работу, в эксперименте по КЭДО было добровольным (ст. 3 Федерального закона № 122-ФЗ).

Если работодатель принимал участие в эксперименте по электронному кадровому документообороту и решил продолжать вести КЭДО после окончания эксперимента, он может применять новые правила к возникшим с 16 ноября 2021 года правам и обязанностям. В этом случае работодателю необходимо завершить переход на электронный кадровый документооборот до 1 июля 2022 года (ч. 4 ст. 2 Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ).

Не пропускайте последние новости – подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

  • десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
  • рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС;
  • ваш e-mail не передается третьим лицам;
Читайте также:
Образец дополнительного соглашения об изменении цены договора в 2021 году

Как внедрить электронный документооборот в организации в 2021 году

Типовые сценарии введения электронного документооборота позволяют понимать основные этапы внедрения ЭДО в организации и соблюдать их последовательность. Они помогают компании комфортно перейти на электронный документооборот с учетом особенностей своих внутренних бизнес-процессов.

В 2021 году ФНС России предложила 2 сценария внедрения электронного документооборота:

НАЗВАНИЕ СЦЕНАРИЯ КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА
«Первые шаги и быстрый результат» Предполагает быстрое подключение к системе оператора ЭДО и оперативную настройку обмена электронными документами с контрагентами
«Комплексный подход и дальнейшее развитие» Предполагает цифровизацию всех бизнес-процессов при переходе на электронный документооборот и полную интеграцию системы оператора ЭДО с текущей IT-архитектурой компании

С чего начать

Первые действия должны быть такими:

  • ознакомиться с типовыми сценариями проектов внедрения электронного документооборота в компании;
  • проанализировать основные этапы внедрения проекта;
  • определить их последовательность в рамках конкретного проекта в компании.

Сценарий № 1: «Первые шаги и быстрый результат»

Он позволяет компании быстро перейти на электронный документооборот независимо от отрасли ее деятельности.

Срок перехода ‒ не более 4-х недель.

Этот сценарий предназначен в основном для компаний малого и среднего бизнеса (МСП) с объемом менее 10 000 документов в год. Также его можно рассматривать в качестве первого шага при внедрении ЭДО для крупного бизнеса.

В рамках этого сценария предполагается внедрение типового решения оператора электронного документооборота без доработок.

ШАГ 0. ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ ПОДГОТОВКА И АНАЛИЗ

  1. Сформировать перечень документов для перевода на обмен в электронной форме.
  2. Определить круг лиц, уполномоченных подписывать документы.
  3. Проанализировать подключенных к электронному документообороту контрагентов компании (статус их перехода на ЭДО).
  4. Предварительно определить тип подходящего ИТ-решения.

Этот документ содержит перечень факторов, по которым компания может предварительно определить подходящий тип IT-решения при внедрении электронного документооборота. Это может быть внедрение:

  • типового коробочного решения;
  • комплексного решения, включающего интеграцию решения оператора ЭДО с учетными системами компании.

Типовое решение по электронному документообороту — это типовое (коробочное) решение по ЭДО от оператора либо модуль к учетной системе компании, предусматривающий обмен электронными документами с контрагентами.

Комплексное решение предполагает комплексную цифровизацию бизнес-процессов при переходе на ЭДО и расширенную интеграцию системы оператора электронного документооборота с текущей ИТ-архитектурой компании.

ШАГ 1. ПОДКЛЮЧЕНИЕ К ОПЕРАТОРУ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

  1. Выбрать оператора электронного документооборота.
  2. Выбрать подходящий тариф по обмену документами.
  3. Оформить заявку на подключение к оператору.
  4. Заключить лицензионное соглашение с оператором электронного документооборота.

Приведённый документ содержит основные критерии выбора оператора электронного документооборота ‒ требования к базовой функциональности решения, безопасности, а также вопросы технической поддержки решения.

Этот инструмент позволит оценить предлагаемые решения операторов ЭДО по перечню критериев, сгруппированных по следующим направлениям оценки:

  • функциональность решения и технологии;
  • техническая поддержка;
  • безопасность использования решения;
  • регламентация деятельности оператора электронного документооборота.

Информация может быть получена из открытых источников, а также в результате запроса коммерческого предложения у операторов электронного документооборота.

ШАГ 2. ТЕХНИЧЕСКАЯ ПОДГОТОВКА И ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

  1. Получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре и приобрести средство криптографической защиты информации.
  2. Настроить доступ пользователей в систему оператора ЭДО (авторизацию и аутентификацию).
  3. Настроить процессы обмена документами в системе ЭДО ‒ их типы, маршруты согласования и подписания.

ШАГ 3. ТЕСТИРОВАНИЕ И ОБУЧЕНИЕ

Включает проведение тестового обмена документами с контрагентами и обучение сотрудников.

ШАГ 4. СТАРТ ОБМЕНА ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ С КОНТРАГЕНТАМИ

1. Известить контрагентов о переходе на электронный документооборот.

Этот документ нужен для извещения контрагентов о переходе компании на электронный документооборот и уточнения их готовности взаимодействовать в рамках ЭДО.

Письмо оформляют на официальном бланке компании и направляют в адрес контрагентов в индивидуальном порядке либо посредством массовой рассылки.

2. Заключить с контрагентами Соглашение об использовании электронного документооборота.

Соглашение заключают с контрагентами, с которыми предполагается осуществление электронного документооборота.

Соглашение может быть заключено как в виде отдельного документа, так и в виде дополнительного соглашения к действующему договору или раздела основного договора, содержащего соответствующие положения.

Документ может быть составлен как на бумаге, так и в электронной форме.

Соглашение об обмене электронными документами может предусматривать:

  • перечень форматов электронных документов, подлежащих обмену;
  • способ направления и получения электронных документов;
  • виды электронных подписей, используемых при создании электронных документов;
  • порядок проверки электронных подписей, используемых при создании электронных документов;
  • порядок уведомления о результатах проведенных проверок электронной подписи и электронного документа;
  • перечень лиц, ответственных за организацию направления и получения электронных документов;
  • способ подтверждения отправления и получения электронного документа;
  • требования к обеспечению конфиденциальности передаваемых электронных документов;
  • факт доставки электронных документов.

3. Направить приглашения контрагентам в системе электронного документооборота для начала обмена документами.

4. Оформить заявку на настройку роуминга для поддержания документооборота с контрагентами, взаимодействующими с другими операторами ЭДО.

5. Внести изменения в учетную политику в части положений по переходу на электронный документооборот.

Носит опциональный характер. В учетной политике могут быть указаны следующие положения:

  • каким образом составляют первичные учетные документы (например, как на бумажном носителе, так и в электронном виде с подписанием электронной подписью);
  • указание типов и видов документов, которые могут быть выставлены в электронном виде, перечень бизнес-процессов, покрываемых электронным документооборотом;
  • перечень форматов электронных документов, подлежащих электронному обмену;
  • положения о типе используемой электронной подписи при обмене электронными документами;
  • условия о начале обмена электронными документами (например, наличие соглашения и др.)
Читайте также:
Образец заполнения акта освидетельствования скрытых работ в 2021 году

При внесении изменений в учетную политику могут быть также добавлены положения, основанные на сложившейся практике по первичным документам/документообороту в целом.

6. Начать обмен документами с контрагентами.

Сценарий № 2: «Комплексный подход и дальнейшее развитие»

Комплексный подход по развитию и внедрению электронного документооборота предназначен для компаний среднего и крупного бизнеса, у которых:

  • большой объем документов для перевода на электронный документооборот (в основном более 10 000 документов год);
  • есть определенный процесс согласования и подписания документов (утвержденные маршруты согласования);
  • много ответственных исполнителей;
  • есть необходимость интегрировать систему оператора ЭДО с учетными системами компании;
  • есть необходимость перевода внутренних документов организации на электронный документооборот.

ФАЗА 1. АНАЛИЗ ТЕКУЩЕЙ СИТУАЦИИ

Предполагает диагностику текущего состояния документооборота в компании, ее бизнес-процессов и IT-ландшафта, а также определение периметра проекта и направления электронного документооборота.

Для диагностики текущего состояния и определения периметра проекта нужно:

  • сформировать проектную команду (определить роли ее членов и их зоны ответственности);
  • собрать информацию по текущим бизнес-процессам и ИТ-ландшафту компании;
  • определить организационный и процессный периметр проекта;
  • оценить текущий уровень автоматизации бизнес-процессов;
  • разработать ключевые направления по оптимизации процессов документооборота;
  • провести верхнеуровневую оценку бюджета проекта.

Далее для разработки концепции нужно:

  • определить перечень форм документов для перевода в электронный вид;
  • выбрать IT-решения по электронному документообороту;

Выбор IT-решения по ЭДО включает:

  • выбор оператора электронного документооборота (см. выше шаг 1 сценария № 1);
  • выбор подходящего тарифа по обмену электронными документами;
  • оформление заявки на подключение к оператору;
  • заключение лицензионного соглашения с оператором.
  • сделать технико-экономическое обоснование проекта (бизнес-кейс), вкл. оценку эффектов и необходимых инвестиций (в этом поможет Калькулятор расчета эффективности внедрения ЭДО в компании на сайте ФНС);
  • разработать верхнеуровневую целевую ИТ-архитектуру;
  • проанализировать налогово-юридические барьеры и риски перехода на электронный документооборот;
  • согласовать целевую модель электронного документооборота;
  • принять решение о дизайне и внедрении целевого решения.

ФАЗА 2. ДИЗАЙН И ВНЕДРЕНИЕ ДОЛГОСРОЧНЫХ РЕШЕНИЙ

Она предполагает реализацию комплексных решений по цифровизации бизнес-процессов и полную интеграцию системы электронного документооборота с текущим ИТ-ландшафтом компании.

В рамках проекта возможна разработка нового ИТ-продукта (например, при переводе на электронный документооборот внутренних документов компании, т. к. нужна разработка нового программного обеспечения либо существенная доработка существующих ИТ-систем).

Данная фаза включает:

  1. Дизайн целевого решения.
  2. Внедрение целевого решения.

Дизайн целевого решения

  1. Разработать функционально-технические требования к ИТ-архитектуре и информационной безопасности.
  2. Создать детальный дизайн целевых бизнес-процессов и ИТ-архитектуры.
  3. Разработать необходимую нормативно-методическую документацию электронного взаимодействия (положения, регламенты, соглашения и др.) и внести изменения в существующие локальные нормативные акты в связи с внедрением электронного документооборота (см. выше в п. 5 шага 4 Сценария № 1 про опциональные изменения в учётную политику).
  4. Подготовить обучающие материалы, тренинги для пользователей.

Внедрение целевого решения

  1. Построить целевую модель (в т. ч. внедрить целевые процессы и ИТ-архитектуру).
  2. Интегрировать электронный документооборот с ИТ-системами компании.
  3. Протестировать системы и предоставить доступ пользователям.
  4. Известить контрагентов о переходе на электронный документооборот (см. выше п. 1 шага 4 сценария № 1).
  5. Заключить с контрагентами Соглашение об использовании электронного документооборота (см. выше п. 2 шага 4 сценария № 1).
  6. Перевести документооборот в электронную форму и начать обмен документами.
  7. Сформировать центр компетенций по поддержке процессов электронного документооборота и пользователей его систем.
  8. Построить процесс коммуникации с регуляторами через электронный документооборот.

Как перейти на электронный кадровый документооборот

юрист, эксперт-консультант по кадровому учету и трудовым спорам, научный редактор журнала «Кадровые решения»

Принятый в ноябре закон о кадровом ЭДО позволяет работать с большей частью документов только в электронном виде, без дублирования на бумаге. Расскажем, какие права и обязанности появились у работодателей и как подготовиться к изменениям

Что изменилось

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377 ввел в Трудовой кодекс три новые статьи, которые определяют порядок перехода на кадровый ЭДО, правила создания, обмена и хранения электронных документов. Изменения касаются:

  • работодателей,
  • работников,
  • соискателей.

Обратите внимание: переход на электронный кадровый документооборот — это не обязанность всех участников трудовых отношений, а право.

Какие документы переходят в цифровой формат

Согласно Закону № 377-ФЗ исключительно в электронном виде можно оформлять не все кадровые документы, некоторые оформляются в том виде, в котором пожелал работник, а какие-то остаются только на бумаге.

Только на бумаге

На бумаге или электронно — по желанию работника

Можно только электронно — по решению работодателя

Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)

Ознакомление с локальными нормативными актами и коллективным договором перед подписанием трудовых договоров

Акты о несчастных случаях на производстве по форме № Н1

Заявление о выдаче документов, связанных с работой

Электронно — при условии, что работодатель применяет ЭКДО

Локальные нормативные акты

Приказы (распоряжения) о увольнении работника

Документы, связанные с работой, предоставляемые работнику по его заявлению

Трудовые договоры, приказы (за исключением приказа об увольнении), уведомления для работников и другие документы

Журналы и ведомости инструктажей по охране труда

Заявления работников, служебные и объяснительные записки и другие документы

Читайте также:
Случаи обязательного заключения договора в 2021 году

Форматы и состав электронных документов еще не определены. Минтруд, Минцифры и Росархив должны разработать формы к 1 марта 2023 года. Пока вы можете использовать собственные шаблоны.

Каковы права и обязанности работодателей
и работников

Переход на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) — это свободное решение работодателя. Если он принял его, то обязан информировать об этом работников и соискателей, а с действующих работников взять еще и согласие.

Со своей стороны, работник может не согласиться или попросить время на раздумье — это его право. Если человек отказывается от ЭДО, это не основание для увольнения или отказа в трудоустройстве. Если нет согласия, кадровая служба обязана выдавать и оформлять документы только в бумажном виде.

  • Брать согласие с работников, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2021 года, не надо. Вы обязаны только проинформировать их, что используете систему электронного кадрового документооборота.

Как обмениваться документами

Для обмена электронными документами участники могут использовать информационные системы (ИС):

  1. ЕЦП «Работа в России» — дорабатывается, будет запущена в полном объеме до 1 сентября 2022 года.
  2. ИС работодателя, если она позволяет:
  • подписывать и хранить электронные документы;
  • фиксировать факт получения электронных документов сторонами трудовых отношений.

Работники вправе выбирать способы подачи некоторых документов. К примеру, заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий может быть подано:

  • письменно,
  • через ИС работодателя,
  • по электронной почте,
  • через ЕЦП «Работа в России».

Электронные сообщения считаются полученными работодателем на следующий день после их направления (ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ). Если работодатель вовремя не открыл заявление об увольнении, то это проблемы работодателя (ч. 1 ст. 165.1 ГК РФ) — отсчет двухнедельного срока начался.

Как перейти на электронный кадровый документооборот

Организация, которая примет решение о переходе на кадровый ЭДО, должна создать локальный нормативный акт. Можно сделать отдельное положение, а можно ввести раздел в правила трудового распорядка.

В этом документе надо указать:

  • сведения об используемых ИС;
  • порядок доступа к ИС работодателя;
  • перечень документов, которые работодатель переводит в электронный формат;
  • перечень категорий работников, с которыми ведется электронный кадровый документооборот;
  • срок уведомления работников о переходе на ЭКДО и о праве дать согласие на электронное взаимодействие;
  • сведения о дате введения ЭКДО — не ранее дня истечения срока указанного уведомления;
  • сроки и периодичность подписания работником электронных документов или ознакомления с ними;
  • порядок проведения инструктажа работников по вопросам кадрового ЭДО;
  • исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
  • процедуры взаимодействия с профсоюзом, комиссией по трудовым спорам (при наличии и необходимости).

В положении о кадровом ЭДО или в ПВТР укажите сроки в рабочих, а не календарных днях. В выходные дни, праздники или в отпуске работник свободен от выполнения трудовых обязанностей, в том числе от подписания документов.

Как подписывать электронные документы

Для работы с электронными документами у работодателя и работника должна быть электронная подпись. До принятия закона существовало три вида подписей:

  • усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);
  • усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
  • простая электронная подпись.

Закон № 377-ФЗ ввел два дополнительных вида:

  • усиленную неквалифицированную подпись, полученную через электронное правительство (УНЭПгос);
  • простую электронную подпись, полученную для обращения за государственными и муниципальными услугами в электронном виде (ПЭПгос).

Памятка по видам подписей — в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Для подписания документов работодатель может использовать:

  • УКЭП;
  • УНЭП, если такой порядок утвержден внутренним документом;
  • УНЭП, полученную через электронное правительство.

Работник дополнительно может использовать ПЭП, если внутренним документом работодателя утвержден такой порядок подписания и требования к безопасности.

Особый порядок разработан для подписания наиболее важных кадровых документов.

Работодатель обязан использовать только УКЭП и УНЭПгос для:

  • договорных документов: трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования с отрывом или без отрыва от производства;
  • дополнительных соглашений к договору;
  • приказов о дисциплинарных взысканиях,
  • уведомлений об изменении условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ, то есть по организационным и технологическим причинам.

Работник с помощью УКЭП, УНЭП и УНЭПгос может подписывать:

  • договорные документы: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом или без отрыва от производства и допсоглашения к ним;
  • дополнительное соглашение о переводе на другую работу.
  • заявление об увольнении и заявление об отзыве такого заявления;
  • ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора (по ст. 74 ТК РФ).
  • ознакомление с приказом о взыскании в ИС работодателя.

Все иные документы работник может подписывать любой подписью, включая ПЭП, если работает в информационной системе своей организации.

ПЭП — это сочетание «логин + пароль». Значит, если через личный кабинет на сайте работодателя или с адреса корпоративной электронной почты работника вы получили документ из тех, что не вошел в особый список, значит, он подписан простой электронной подписью. И это не просто сообщение, а именно документ.

Как подписывать документы через ЕЦП «Работа в России»

С 1 сентября 2022 года можно будет подписывать документы через единый информационный центр «Работа в России». Работодатели могут использовать УКЭП и УНЭПгос, а работники и соискатели УКЭП, УНЭПгос и ПЭПгос.

Читайте также:
Договор новации - что это такое в 2021 году

Для наглядности все эти правила сведены в таблицу.

Сторона ТД Вид документов ИС работодателя ИС ЕЦП «Работа в России»
Работодатель Документы из особого списка УКЭП УКЭП, УНЭПгос
Иные документы УКЭП, УНЭП, УНЭПгос
Работник Документы из особого списка УКЭП, УНЭП, УНЭПгос УКЭП, УНЭП, ПЭПгос
Иные документы УКЭП, УНЭП, УНЭПгос, ПЭП

ЭКДО при форс-мажоре

В исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения, например во время пандемии, работодатель вправе обязать работников перейти на кадровый электронный документооборот. В этот период работник и работодатель смогут временно обмениваться документами в электронной форме или в виде электронного образа документа с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

Электронный образ документа — это фотография или скан-копия бумажного документа с сохранением всех реквизитов.Для временного перехода на ЭКДО необходимо разработать и утвердить локальным нормативным актом порядок действий при форс-мажоре, права и обязанности работодателя и работников, порядок и сроки перехода на ЭКДО.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Памятка по видам электронных подписей 640.4 КБ

Электронный документооборот по ТК РФ: новые правила

22 ноября 2021 года президент Владимир Путин подписал закон № 377-ФЗ, который внес в Трудовой кодекс три новые статьи (ст. 22.1 — 22.3). Они регулируют правила электронного документооборота в организации. Давайте разберемся, что стало причиной их принятия и как теперь организации и индивидуальные предприниматели обязаны будут вести кадровое делопроизводство в цифровом виде.

Зачем вообще понадобилось принимать эти изменения?

Дело в том, что долгое время вопрос о законности применения электронных документов в вопросах кадрового делопроизводства вызывал самые противоречивые мнения как у специалистов, так и у органов власти. До начала пандемии, например, даже Минтруда России в своем письме указывало, что право работодателя, какую форму ведения документации ему выбирать — бумажную или электронную — не распространяется на те документы, которые либо предоставляются под роспись работнику, либо прямо предусмотрены ТК: такие документы могут быть исключительно бумажными (письмо от 06.03.2020 N 14-2/ООГ-1773). Подобная же точка зрения имела место быть и у многих региональных судов — в Белгороде, Екатеринбурге, Омске и других городах.

Во время весеннего локдауна позиция министерства начала постепенно меняться. Чиновники начали допускать возможность обмена электронными документами между работодателем и работником, при условии того, что потом они будут оформлены нормативно в надлежащем порядке (см. например, п. 3 письма Минтруда РФ от 27.03.2020 N 14-4/10/П-2741, информацию Роструда от 27.04.2020 (п. 12) и т.д.)

При этом многие суды признавали, что электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, все же могут применяться (см. определение Седьмого КСОЮ от 10.09.2020 N 8Г-11673/2020[88-12944/2020, решения Амурского областного суда от 14.07.2021 N 7-286/2021, от 20.05.2021 N 7-205/2021, определение Кемеровского областного суда от 04.09.2018 N 33-8864/2018 и др.). Эта позиция базировалась на законе «Об электронной цифровой подписи», согласно которому электронный документ юридически равнозначен любому аналогичному документу на бумаге, если сам закон не требует предоставления исключительно последних.

В чем заключаются новые правила кадрового документооборота в электронном виде?

Во-первых, законом вводится само понятие электронного документооборота (ЭДО). Это создание, использование, подписание и хранение электронных документов без использования бумажных аналогов (статья 22.1 ТК РФ). Причем эта норма распространяется не только на уже числящихся в штате работников, но и тех соискателей, которые ищут работу впервые: они теперь тоже могут, согласно статье 65 ТК РФ, подавать работодателю все нужные ему документы “в цифре”.

Само собой разумеется, обмен электронными документами в сфере трудоотношений в первую очередь коснется дистанционных работников — для них это вообще форма коммуникации с работодателем, что называется, по умолчанию.

При этом, использовать или нет в своей организации ЭДО, каждый работодатель может решить самостоятельно. Обязанность внедрять электронный документооборот законодателем не установлена (часть первая статьи 22.2 Трудового кодекса). Но если все-таки подобное решение уже принято, то нужно обязательно выпустить соответствующий приказ, с которым ознакомить всех без исключения ваших сотрудников.

Учтите, что согласие работника на переход к электронному кадровому документообороту должно быть получено только письменно, и никак иначе. Исключением может стать только случай, если вы принимаете на работу соискателя после 31.12.2021, и при этом человек на указанную дату не имеет вообще никакого трудового стажа. Такого сотрудника можно перевести на электронный документооборот и без письменного согласия.

Если работник отказался переходить на ЭДО, то все документы, связанные с ним, необходимо продолжать предоставлять в бумажном виде. Но это не отнимает у вашего сотрудника право впоследствии все же согласиться на электронный оборот документов.

Важный момент: согласно закону, некоторые документы в организации должны храниться, обращаться и использоваться по-прежнему только в бумажной форме. Речь, в частности, идет об актах о несчастных случаях и происшествиях или сведениях о том, что работники прошли инструктаж по охране труда и соблюдению ТБ.

Минтруд России позднее должен утвердить документ, которым будут установлены требования к формам, содержанию и форматам тех электронных документов, которые начнут применять с 1 марта 2023 года.

Эксперты считают, что в будущем работодатели, которые станут использовать для электронного документооборота платформу «Работа в России» или доработавшие свои инфосистемы для соответствия требованиям Минтруда РФ, смогут рассчитывать на снижение категории риска и периодичности проведения в отношении себя плановых проверок (вплоть до полной их отмены).

Как технически должен быть организован электронный документооборот в компании?

В первую очередь, каждый работодатель должен определиться, какую информационную систему (ИС) он будет для этого использовать. Самый простой вариант — это специально запущенная для этих целей за счет федерального бюджета интернет-платформа, которая называется «Работа в России». И работодатели, и соискатели, и действующие работники смогут использовать ее бесплатно, в том числе и авторизовавшись через сервис «Госуслуги»

Работодатель может создать для этих целей и собственную ИС, но все расходы по ее созданию, эксплуатации, распространению и хранению электронных документов при этом будет нести уже только он сам.

По мнению экспертов, те бизнесмены, которые станут в своей деятельности в области кадрового оборота использовать платформу «Работа в России», через пару лет смогут всерьез рассчитывать на уменьшение или полную отмену госпроверок в отношении своих компаний.

По умолчанию, при оформлении электронных документов в трудовых отношениях стороны должны будут использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Но есть важное различие в статусе сторон при заключении целого ряда документов. Например, использование УКЭП при заключении трудового договора, договора о матответственности или вынесении приказа о взыскании является строгой обязанностью для работодателя, и только лишь правом — для вашего сотрудника.

Отдельно стоит упомянуть ситуацию, когда происходит какой-либо форс-мажор (техногенная или природная катастрофа, авария на производстве, массовые беспорядки, эпидемии и т.д.). Тогда, согласно заранее принятому в организации локальному акту, стороны вправе при решении каких-то трудовых вопросов временно обменяться электронными документами или их образами (сканы, фото, копии и т.д., и т.п.). Но при прекращении подобной ситуации они обязаны будут обменяться соответствующими экземплярами “в бумаге”.

Какие преимущества дает работодателям и работникам переход на ЭДО?

Принятие закона № 377-ФЗ создает для всех сторон трудоотношений целый ряд преимуществ в области кадров и делопроизводства, переведенных на электронный оборот документов.

В первую очередь речь идет о значительном упрощении и ускорении устройства на работу: ведь теперь соискателю совсем не обязательно приезжать в ваш офис для заключения трудового договора — достаточно прислать все нужные документы в электронном виде

Далее, быстрый доступ ко всем необходимым документам приведет к тому, что у отечественного бизнеса будет в разы меньше проблем с Рострудом, налоговой, КТС и прочими инстанциями — просто за счет увеличения прозрачности всех кадровых процедур.

Наконец, это очередной шаг в сторону увеличения процента дистанционных работников, что в условиях пандемии (с непрогнозируемыми сроками окончания последней) является одним из главных факторов обеспечения стабильности рынка труда. Ведь именно благодаря “удаленке” работодатель может сократить значительную часть своих расходов, не теряя при этом в эффективности труда своих работников. А последние, в свою очередь, могут быть уверены в том, что, скорее всего, сохранят свои рабочие места — поскольку резко снижается количество прогулов, опозданий, дисциплинарных взысканий и т.п.

ЭДО 2021: к чему готовиться бизнесу или Ключевые изменения в электронном документообороте

Кто не спрятался — мы не виноваты! Зачем прятаться? Только так у вас есть шанс не слышать про ЭДО и электронную отчетность. А послушать стоит, ведь с 2021 года многое изменится.

Главная новость — с 1 января всем-всем придется сдавать бухгалтерскую отчетность в электронном виде . Даже у малого бизнеса забрали право на бумажный вариант. А еще заставили понервничать из-за обязательного аудита — то включали изменения в закон, то исключали, но потом все же внесли правки.

Ждем окончательного принятия законопроекта, но надеемся, что текущая редакция сохранится: обязательному аудиту не будут подлежать организации, у которых в 2020 году доходы не превысили 800 млн рублей или сумма активов баланса на конец года не превысила 400 млн рублей.

Напомним, что бухотчетность подается только в ФНС, в статистику ее больше отправлять не нужно.

Саму статотчетность теперь тоже придется подавать электронно, правда тут «малышам» сделали уступку, в переходный период — 2021 год — еще можно отчитаться на бумаге. В 2021 году малый бизнес ждет сплошное статистическое наблюдение, которое проводится раз в пять лет, возможно поэтому сделана поблажка.

Для того, чтоб сдавать отчеты в электронном виде, понадобится электронная подпись. Вот здесь можно начинать стенать о том, что ЭЦП это роскошь, а из предпринимателей только вытягивают деньги. Но давайте посмотрим правде в глаза — все меняется. Когда-то мы жили в пещерах и ели мамонтов, а сейчас вот пришла пора цифровизации. Можно сопротивляться и осуждать, а можно найти плюсы и упростить себе жизнь.

Согласитесь, что на подачу отчетности на бумаге нужно потратиться не меньше, а то и больше: распечатать, отвезти в налоговую или на почту, постоять в очереди вместе с другими налогоплательщиками, услуги по отправке оплатить. И так каждый раз.

Для сравнения процесс с электронной отчетностью — сформировали и отправили нажатием одной кнопки (да, вот где она пряталась все эти годы). И можно хоть десять штук корректировок отправить, потому что их количество оператором не ограничивается (если есть злыдни с ограничениями — расскажите, нам интересно).

В 2020 году появилась еще одна проблема с передачей отчетности лично в инспекцию — закрытая дверь. В этом году многие отделения ФНС были закрыты для приема посетителей из-за риска коронавирусной инфекции или находились на карантине. Декларации приходилось просто опускать в ящик — уверены, мы еще услышим о потерянных отчетах и возмущенных этим предпринимателях.

Кто сдает отчеты по работникам, знает — электронка просто спасение. Один ежемесячный СЗВ-М чего стоит.

Что пригодится вам для подачи отчетов электронно:

  • Астрал-ЭТ — быстрый выпуск электронной подписи для работы не только с отчетностью, но и с различными госпорталами, торговыми площадками и т.д.;
  • Астрал Отчет 5.0 — система сдачи отчетности во все контролирующие органы — ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и т.д., можно формировать отчеты прямо в системе, ведь здесь всегда актуальные формы. Гибкая система тарифов позволяет подобрать оптимальный вариант для ИП или организации.

О маркировке, Меркурии и tax free

Для тех, кто продает маркированные товары, ЭДО — требование закона. С 1 января торговать одеждой, бельем и некоторым другим текстилем, подпадающим под действие маркировки, без нанесенных кодов нельзя. Для того, чтобы торговать спокойно и без штрафов, нужно не только ставить коды на товар, но и обмениваться с контрагентами электронными документами, например, поставщик обязан направить вам УПД через оператора.

Электронные документы позволяют не только быстро подгрузить в товароучетную систему, с ними легче сверять коды на товаре и в накладной, Сверка необходима т.к. если коды не совпадут, то продавать такой товар законно вы не сможете.

Чтобы упростить вам работу, мы собрали весь комплекс решений для маркировки различных товаров в одном сервисе — Астрал.Маркировка . Тут все — от заказа КЭП и регистрации в Честном ЗНАКе до настройки оборудования.

В электронном виде ведется обмен документами и в системе Меркурий . Она предназначена для прослеживаемости пути продукции, подлежащей ветеринарному контролю, это — мясо, рыба, колбасы и т.д. В июне 2020 года правила гашения ВСД (ветеринарно-сопроводительных документов) ужесточились, погасить их необходимо в течение 24 часов после приемки товара. Чтобы работать в этой системе вам тоже понадобится ЭЦП. Никаких поблажек в сроках передачи документов в 2021 году не планируется.

П-с-с, по секрету — у нас есть сервис для массового гашения ВСД — Астрал.Меркурий . Вы можете подключить неограниченное количество предприятий в рамках одного тарифа и проводить, в том числе, частичное гашение ВСД или возврат некачественной продукции поставщику.

2021 год принесет и еще один вид товаров, которые будут находится под бдительным оком правительства. С 1 июля 2021 года ряд товаров, перечисленных в Постановление от 25.06.2019 № 807 станут прослеживаемыми , по ним тоже необходимо будет выписывать исключительно электронные счета-фактуры. В списке товаров:

  • Холодильники и морозильники;
  • Стиральные машины и машины для сушки;
  • Мониторы и проекторы;
  • Детские коляски;
  • Мебель металлическая для офисов и другие товары, в т.ч. спецтехника.

Еще одна напасть на голову большого и малого бизнеса.

Если вы продаете товары иностранцам, то знаете о системе tax free — это возможность вернуть НДС, если товары, приобретенные на территории России, вывезены за границу стран ЕАЭС. С 1 января 2021 года заработает система электронных чеков системы tax free . Также будет налажен электронный документооборот между участниками, что позволит быстрее проводить возмещение.

Подключиться к электронному документообороту — проще некуда. Астрал.ЭДО позволяет работать с одной или сразу несколькими компаниями без необходимости переключаться между аккаунтами. Главное — не забудьте про электронную подпись !

Ну, что там еще?!

В системе госзакупок тоже запланированы изменения. До 1 апреля 2021 года участники торгов могут выбирать способ обмена документами — электронный или бумажный. С 1 апреля ЭДО станет обязательным. Это позволит ускорить передачу договоров и актов, упростит заполнение (частично документы будут заполняться автоматически), можно будет отслеживать изменение статуса документов онлайн.

В кадрах тоже стоит ждать изменений и это не наши фантазии. Сейчас любая организация может принять участие в эксперименте по электронному ведению кадровых документов, который продлится до 31 марта 2021 года. Ранее в нем уже поучаствовали такие гиганты как ОАО «Российские железные дороги», ПАО «Ростелеком», ПАО «АвтоВАЗ» и другие компании.

В рамках эксперимента можно оформлять любые документы, касающиеся работников: расчетные листки, заявления на отпуск, трудовые договора и т.д. Прямые выплаты тоже до сих пор проходят в виде проекта и тем не менее с 1 января они будут действовать на всей территории России, поэтому можно говорить о том, что и с ЭДО в кадровом учете эксперимент проводится неспроста.

Массовый переход на удаленную работу способствовал использованию электронных документов, а законодатели даже внесли изменения в ТК в части удаленки , теперь ее решили регламентировать. Сейчас многие компании, даже при отсутствии формальных запретов работы в офисах, оставляют часть сотрудников работать из дома, поэтому важно, чтобы такие сотрудники не были ущемлены как-то в своих правах.

Между прочим, организация удаленной работы — обязанность работодателя . С нового года он должен самостоятельно предоставить все необходимое оборудование и программное обеспечение, необходимое для удаленки или возместить работнику соответствующие расходы. По совести и раньше надо было это делать, но законодательно такое правило закреплено не было.

Часто удаленщиками становятся бухгалтера, а для них своевременное и полное получение документов это идея фикс. Поэтому мы обращаемся к руководителям, которые пока не решились перейти на ЭДО хотя бы частично — поверьте ваши бухгалтеры будут вам благодарны за заботу, а освободившееся время смогут потратить на реальную оптимизацию налогообложения, а не на борьбу с контрагентами.

Напомним, что подключиться к электронному документообороту нетрудно с помощью Астрал.ЭДО . А если ваши поставщики или покупатели работают с другими операторами — не волнуйтесь, есть такая штука как роуминг . Он позволяет обмениваться документами пользователям совершенно разных систем ЭДО. Настраивается совершенно бесплатно ;)

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений: что нужно знать компаниям о нововведениях

pressmaster / Depositphotos.com

Понимание государством важности развития института кадрового электронного документооборота демонстрирует отражение соответствующего запроса в Стратегии развития информационного образа в РФ (Указ Президента РФ от 9 мая 2017 г. № 203 “О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 – 2030 годы”). Она содержит положение о задачах применения информационных технологий в сфере взаимодействия государства и бизнеса, среди которых значится продвижение проектов по внедрению электронного документооборота в организациях. Среди прочих задач в Стратегии обозначены создание условий для повышения доверия к электронным документам, а также осуществление в электронной форме идентификации и аутентификации участников правоотношений.

Эксперимент Минтруда РФ по использованию электронных документов

Во исполнение положений Стратегии одной из наиболее существенных государственных инициатив в сфере реформы электронного документооборота в сфере кадрового делопроизводства стало принятие Федерального закона от 24 апреля 2020 г. № 122-ФЗ “О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой”, который проводился до 15 ноября текущего года. Эксперимент, проводимый Минтрудом России, поставил основной целью определение и создание условий для использования документов в электронном виде в трудовых отношениях. Он затрагивал документы, связанные с работой, для которых законодательно предусмотрено оформление на бумажном носителе или ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись. К ним относятся, например, трудовой договор, локальные нормативные акты, например, график отпусков. Как отметила адвокат, советник, КА “Ковалев, Тугуши и партнеры” Ксения Степанищева на XV Профессиональной конференции “Трудовое право: актуальные вопросы и лучшие практики”, подводя начальные итоги эксперимента, работодатели отметили ряд существенных проблем. Так, например, затрудняло переход на дистанционный документооборот отсутствие единых требований к формату, хранению и обмену документов в электронном виде. Другая проблема затрагивает отсутствие правил работы с документами по истечении срока электронной подписи.

Еще одним важным этапом развития электронного документооборота стало принятие Публичной декларации целей и задач – 2021 (утв. Минтрудом России) 1 . В списках задач указана реализация возможности осуществления электронного документооборота для всех заинтересованных работодателей. Введение и применение документов возможно без дублирования на бумажном носителе. При этом важно обеспечить повышение надежности хранения кадровых документов. Предусмотрена также необходимость сокращения затрат как государства, так и работодателей на ведение документооборота, связанного с работой. При этом работодатель самостоятельно выбирает форму ведения кадровых документов – в электронном или бумажном виде. В отличии от эксперимента, в данное исключение попадают документы, оформление которых законодательно регламентировано только на бумажном варианте или тех, ознакомление которых осуществляется под роспись (в соответствии с Письмом Минтруда России от 6 марта 2020 № 14-2/ООГ-1773).

Поправки в Трудовой кодекс РФ

Наиболее важным этапом цифровой трансформации кадрового документооборота стало принятие Федерального закона от 22 ноября 2021 г. № 377-ФЗ “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации” (далее – Закон № 377), который вступил в силу 22 ноября (за исключением положения, о котором будет сказано далее). Согласно пояснительной записке к законопроекту, на основе которого принят Закон № 377, предлагается оптимизировать взаимодействие работодателя с сотрудниками в части кадрового документооборота, закрепляется возможность и механизмы ведения и использования кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе. При этом при оформлении ряда документов должны дублироваться на бумажном носителе, если в соответствии с трудовым законодательством их оформление возможно в письменном виде или ознакомление с которыми может происходить только под роспись работника – например, трудовой договор.

Анализируя нововведения, Ксения Степанищева выделила следующие ключевые нововведения:
право работодателя на переход на электронный документооборот;

  • обязанность по созданию локального акта с информацией о дате перехода на систему электронного документооборота;
  • обязанность работодателя заблаговременно уведомить сотрудников о переходе на новую систему документооборота;
  • сохранение права работника получения бумажной копии документов по его заявлению;
  • работодатель должен использовать усиленную электронную подпись, работник – простую;
  • прием на работу осуществляется только на основании трудового договора (приказ о приеме на работу не требуется с 22 ноября);
  • сотрудники могут отправлять работодателю кадровые документы (например, заявления или уведомления) через систему “Работа в России”.

Закон дополнил ТК РФ новыми ст. 22.1-22.3. Согласно Закону № 377, электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. При этом работодатель может выбрать информационную систему для электронного документооборота. Помимо использования собственной системы (она должна соответствовать трудовому законодательству) предусмотрена возможность осуществлять электронный документооборот посредством Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений “Работа в России”, включая взаимодействие через портал госуслуг. Путем использования системы электронного документооборота осуществляется взаимодействие работодателя и работника – создание, подписание и предоставление работодателю документов, получение от работодателя документов и ознакомление с ними.

Примечательно, что проведенный эксперимент Минтруда РФ выявил избыточность нормы об оформлении приказа о приеме на работу, содержание которого посчитали аналогичным некоторым положениям трудового договора, в связи с чем авторы законопроекта предложили исключить данную норму из ТК РФ. Прием на работу может осуществляться только на основании трудового договора. Однако сохраняется право оформления приказа при желании.

Также важно обратить внимание, что поправки в ТК РФ вносят пояснения в отношении применения единых требований к составу и форматам электронных документов. Так, Закон № 377 закрепляет обязанность по установлению таких требований за Минтрудом РФ, Роскомнадзором и Росархивом (в соответствии с абз. 13 п. 1 ст. 1 Закона № 377) – данное положение вступит в силу с 1 марта 2023 года.

Анализируя нововведения, Ксения Степанищева выделила как положительный момент возможность применения новых норм только к документам, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено их оформление на бумаге или ознакомление с ними в письменном виде. Также важным моментом выступает возможность ознакомления сотрудников с локальными актами, которая после принятия закона может проходить в электронном виде. Также эксперт обратила внимание на то, что планируется уменьшение количества проверок работодателя, что также является очевидным плюсом реформы.

При этом она отметила ряд моментов, которые так и остались не урегулированы новыми поправками в трудовое законодательство. Так, закон не регулирует последствия отказа работника от перехода на электронный документооборот. Действительно, Закон № 377 устанавливает только условие, согласно которому такой отказ не может являться основанием для увольнения сотрудника (ст. 22.2 Закона № 377), однако других разъяснений по данному вопросу нет. Эксперта также обеспокоила возможность доступа персональных данных работников для межведомственного действия. И, наконец, прослеживается непосредственная зависимость сотрудников от нормального функционирования электронного документооборота и добросовестность оператора информационной системы.

Рекомендации для организаций при переходе на систему электронного документооборота

Для перехода на электронный документооборот компании следует учитывать ряд важных нюансов. Следует заранее подготовиться к возможности такого перехода, оценив текущие кадровые процессы в компании. Также необходимо юридически оформить переход на данную систему. Рекомендуется обеспокоиться вопросами, которые могут возникать уже после внедрения системы – например, взаимодействие с сотрудниками в рамках споров по вопросам использования системы электронного документооборота.

Как оформить приказ о внедрении системы электронного документооборота? Ознакомьтесь со справкой ГАРАНТ: Примерная форма приказа о внедрении системы электронного документооборота

Ключевые моменты, которые следует учитывать работодателю при переходе на систему электронного документооборота, выделил руководитель направления методологии кадрового администрирования управления вознаграждения и кадровой экспертизы “Сбербанк” Алексей Юдин. По мнению эксперта, чек-лист по внедрению кадрового электронного документооборота выглядит следующим образом:

  1. Анализ и подготовка решений для соответствия требованиям и процессам;
  2. Разработка юридической обвязки внедрения системы;
  3. Проработка договора с вендром – лицом, предоставляющим услуги по эксплуатации системы электронного документооборота;
  4. Выбор схемы хранения документов;
  5. Планирование действий по эксплуатации системы;
  6. Обучение сотрудников;
  7. Поиск путей работы со спорами по вопросу использованию системы.

Эксперт считает, что в первую очередь следует оценить соответствие компании юридическим и функциональным требованиям и процессам, в том числе выбрать электронную подпись. Еще до внедрения систему следует юридически урегулировать использование системы – составить локальный акт, уведомить работников, конкретизировать и закрепить правила использования системы, сделать правки к стандартным шаблонам трудового договора, а также не забыть о составлении согласия на обработку персональных данных при использовании системы. Отдельное внимание стоит уделить договору с вендором системы электронного документооборота, включая гарантии по доработке, внедрению, поддержке, учитывая обработку персональных данных сотрудников.

Уже после этого Алексей Юдин посоветовал выбирать схему хранения и архивирования документов – у провайдера или компании. Важно также озаботиться планированием действий по тестированию и развертыванию решения, определения владельца. Уже после внедрения системы важно озаботиться обучением сотрудников работе с ней, а также подготовке алгоритма работы с претензиями и спорами, которые касаются кадрового электронного документооборота.

***
Применение электронного документооборота в России не является неким новшеством, так как он уже применялся некоторыми работодателями не только в рамках эксперимента Минтруда РФ, но и самостоятельно, заметила Ксения Степанищева. Проведенный в 2020-2021 годах эксперимент Минтруда РФ в целом продемонстрировал положительные результаты перехода компаний на систему кадрового электронного документооборота. Эксперимент стал важным этапом формирования новых поправок в ТК РФ, так как он позволил выявить ряд критически важных моментов при переходе компаний на систему электронного документооборота.

1 С текстом Публичной декларации целей и задач на 2021 и материалами к ней можно ознакомиться на официальном сайте Минтруда России.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: