Как сшивать кассовую книгу за год: образец того, как правильно подшить

Как правильно сшить кассовую книгу — образец?

  • Как правильно подшить кассовую книгу
  • Как прошнуровать кассовую книгу: инструкция
  • Как прошить кассовую книгу: фото
  • Итоги

Как правильно подшить кассовую книгу

Несмотря на то, что большая часть привычных ранее кассовых документов отменена после введения онлайн-касс, кассовая книга по-прежнему остается обязательным для оформления документом.

Подробнее о том, какие кассовые документы сейчас можно не оформлять и почему, узнайте из материала «Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы?».

Существует ряд способов ведения кассовой книги, есть и несколько вариантов того, как подшивается кассовая книга. Опишем все известные способы сшивания книги.

Как известно, кассовая книга должна вестись на предприятии в одном экземпляре. Ведут ее и обособленные подразделения. Но если ОП не осуществляет хранение наличных денег и по окончании проведения кассовых операций сдает наличные деньги в кассу юрлица с 30.11.2020 кассовую книгу оно может не вести.

Обычно книга заводится на год, но возможны и другие периоды пользования одной кассовой книгой, например на протяжении квартала или месяца. Все зависит от количества оборотов по кассе у организации или индивидуального предпринимателя.

Прежде чем узнать, как подшить кассовую книгу, разберемся, зачем это надо делать. Это связано с необходимостью обеспечить сохранность внесенных в регистр сведений. То есть сшитые и пронумерованные страницы кассовой книги исключают возможность манипуляций с записями, которые может допустить кассир. Сшитые и подсчитанные листы нельзя вырвать и заменить на сфальсифицированные.

Допустимы ли в кассовой книге исправления, узнайте из Готового решения от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Рассмотрим, как подшивать кассовую книгу.

1. Если кассовая книга представляет собой типовой журнал, отпечатанный по форме КО-4 (в соответствии с постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88, далее — постановление № 88), в котором все страницы расположены горизонтально, следует действовать по нашей инструкции о том, как подшить кассовую книгу (образец на фото и сама инструкция представлены ниже).

Особенностью ведения такой книги является то, что каждый лист внутри журнала состоит из 2 частей, одна из которых остается в книге, а вторая отрывается и прикладывается к отчету кассира. Записи на обеих половинках листа делаются идентичными через копировальную бумагу. Соответственно, и нумерация страниц на каждой из половин листа дублируется.

В этом случае сшивается та часть листов, которые располагаются в переплете (скреплены скрепляющей скобой или проклеены). При заполнении такой книги обычно используется ручной способ занесения данных. Страницы в ней нумеруются, а сама она сшивается и пропечатывается в самом начале ее заведения.

2. В том случае, если кассовая книга заполняется машинописным способом, т. е. ежедневно все сведения заносятся кассиром сразу в бухгалтерскую программу, например в «1С:Предприятие» или другую (либо если книга ведется в офисной программе по типу Excel), следует поступить так.

В конце дня, когда имели место операции по кассе, занесенные в кассовую книгу на основании приходных и расходных кассовых ордеров, кассир распечатывает заполненную страницу/страницы, которые были сформированы при помощи программного обеспечения. Страницы распечатываются в 2 экземплярах: 1 — вкладной лист кассовой книги, 2 — отчет кассира.

Вкладные листы и отчеты кассира должны быть пронумерованы. При этом нумерация начинается с начала года (или месяца/квартала — в зависимости от объема операций по кассе). Кроме того, вкладные листы и дублирующие их отчеты кассира, заполняемые на отдельных несшитых листах, могут вестись не только машинописным способом, но и от руки. В этом случае между листами следует класть копирку.

ВАЖНО! По традиции книга должна вестись с начала года. Все принятые в компании способы ведения и заполнения кассовой книги должны быть в обязательном порядке отражены в учетной политике, утвержденной отдельным приказом.

Нюансы документального оформления кассовых операций раскрыты в этой статье.

По итогам месяца/квартала кассир должен на последнем за этот период вкладном листе указать, сколько всего в этом месяце/квартале было составлено листов из кассовой книги. Все вкладные листы, подписанные и проверенные кассиром, должны сохраняться у него в течение года. По мере накопления (либо в конце года) листы брошюруются и прошиваются.

Какой штраф предусмотрен за отсутствие кассовой книги, узнайте по ссылке.

На последнем листе сзади нитка, которой были прошиты листы, заклеивается пломбой с указанием количества сшитых листов. Все это заверяется подписями руководителя и главбуха компании. Ставится оттиск печати, который частично перекрывает пломбу, а частично остается на последнем сшитом листе.

Читайте также:
Пересортица товаров: что это такое, образец акта, особенности учета и основные проводки

3. Изготовленная в электронной форме кассовая книга не требует распечатывания и сшивания. Ее оформляют при помощи техсредств, исключающих несанкционированный доступ к ней. В итоге она подписывается электронными цифровыми подписями (руководителя, главбуха).

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы сшили кассовую книгу. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

О том, как прошить кассовую книгу, детально будет рассказано в следующей части статьи.

Как прошнуровать кассовую книгу: инструкция

Разберем пошагово, как сшивать кассовую книгу. Описываемый пример прошивки данного бухгалтерского регистра подходит для книг, оформленных в виде журнала с горизонтально расположенными страницами, у которых одна часть листа отрывная.

  1. Перед тем как сшить кассовую книгу, необходимо пронумеровать все страницы. Делать это следует шариковой ручкой. Нумерация страниц сквозная, начиная с 1 страницы. Номер каждой страницы должен дублироваться на отрывном и сшиваемом листе.
  2. Сшивается чистая книга, в которой еще нет записей. Для сшивания обычно используется толстая игла или шило, заправленные суровой нитью.
  3. Книга раскрывается, и прошиваются лишь те листы, на которых будут вестись записи, т.е. за исключением обложки и титульного листа.
  4. Сшивать надо так, чтобы петля (двойная) была свободной. Узелок завязывается так, чтобы страницы книги могли свободно раскрываться.
  5. Два конца нити после узелка накладываются на картонную обложку и приклеиваются к ней с помощью небольшого листа белой бумаги (обычно размером 5 × 10 см). Этот лист и является пломбой.
  6. Пломбировочный лист должен быть хорошо проклеен, чтобы концы нити плотно прикрепились к нему и их нельзя было потом вытянуть для подмены листов в кассовой книге.
  7. На пломбе делается надпись от руки (либо заранее пропечатывается) такого типа: «В этой кассовой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов» (в соответствии с постановлением № 88). От руки прописывается и количество сшитых листов. Ниже должны стоять подписи директора и главного бухгалтера предприятия.
  8. Оттиск печати на пломбе должен лишь частично перекрывать ее. Это необходимо для того, чтобы не было возможности отклеить пломбу и сфальсифицировать страницы из кассовой книги. Частичный оттиск печати тяжело подделать и практически невозможно вставить на старое место, не повредив границы оставшегося на обложке частичного оттиска. Обратите внимание, что с 07.04.2015 ООО и АО могут не иметь печать, если она не предусмотрена уставом общества (п. 7 ст. 2 закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ). В этом случае оттиск печати на пломбе кассовой книги не проставляется. Но если организация имеет печать, то целесообразнее проставить ее оттиск на пломбе и кассовой книге, так как все-таки сама форма кассовой книги наличие печати (штампа) предусматривает.

Как прошить кассовую книгу: фото

На представленном ниже фото наглядно показано, как сшивается кассовая книга (образец способа сшивания, который был подробно описан выше).

Как заполнить титульный лист кассовой книги, узнайте здесь.

Итоги

Кассовую книгу обязаны вести компании и ИП (не важно, применяют они ККТ старого образца или онлайн-кассы).

Кассовую книгу, оформляемую в бумажной форме (в виде готового журнала), необходимо до начала ее заполнения пронумеровать и правильно сшить, произведя запись о количестве сшитых листов и заверив ее подписями руководителя и главбуха.

Если кассовая книга ведется на компьютере (например, в программе «1С:Предприятие»), ее листы распечатываются в конце дня, в котором производились записи в кассовой книге, и сшиваются по мере накопления или в конце года.

Заверенная ЭЦП изготовленная в электронной форме кассовая книга не требует распечатывания и сшивания.

Как правильно заполнить кассовую книгу

Ведение кассовой книги — это обязанность любой организации, которая получает или расходует наличные деньги.

Вопреки распространенному заблуждению, это требование не относится к торговым организациям и не касается расчетов с клиентами. Ведение кассовой книги в 2020 году относится больше к внутренним операциям, таким как выдача денег под отчет или выплата заработной платы. Мы расскажем, как оформить этот важный документ без ошибок.

Что такое кассовая книга

Кассовая книга (форма N КО-4) применяется всеми юридическими лицами для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе. Ее бланк утвержден постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 , однако, в настоящее время его использование для ведения бизнеса не является обязательным с 1 января 2013 года, как формы первичного учетного документа, содержащегося в альбомах унифицированных форм. Поэтому, каждый предприниматель может самостоятельно разработать и применять свой бланк такого документа, соблюдая при этом установленные требования к его заполнению. Мы расскажем о требованиях и бланке, которые разработаны для этих целей, поскольку их применение позволяет сделать учет наличных операций по кассе более простым и удобным.

Читайте также:
Пример списания ГСМ по путевым листам и без них: как списать бензин

Как правильно вести кассовую книгу в 2020 году

На каждом предприятии, приказом руководителя должен быть назначен специальный работник, ответственный за кассу. Если штат позволяет, то это отдельный кассир, если нет, то, как правило, это главный бухгалтер. Именно это лицо должно вести учет всех операций и кассовую книгу. Контролирует процесс, в любом случае, главный бухгалтер. Сама кассовая книга представляет собой журнал, если ведется в бумажном виде, или отдельный раздел бухгалтерской программы, если ведется в электронном. И тот и другой способ разрешен, поэтому остановимся на каждом из способов ведения кассовой книги подробнее.

Для начала рассмотрим обязанности кассира, поскольку они не зависят от способа ведения кассовой книги и имеют определенный алгоритм, который выглядит так:

  1. В начале новой смены кассир должен открыть день, то есть внести запись с датой и суммой остатка средств в кассе. Эта сумма должна быть всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня. Такие операции могут быть не ежедневными, поэтому открывать смену и делать запись в кассовой книге необходимо только в тот день, когда происходило движение средств. В остальные дни остаток просто переносится.
  2. Каждая операция по выдаче или приему наличных средств должна быть оформлена приходным кассовым ордером (ПКО) или расходным кассовым ордером (РКО). Кассир оформляет эти документы, присваивает им номера и делает запись о каждом из них.
  3. В конце смены кассир подводит итоги дня по приходу и расходу, о чем делает соответствующие записи в кассовой книге и выводит остаток. Записи, сделанные за день, заверяет подписью исполнитель с расшифровкой фамилии, имени и отчества. После чего кассовая книга передается на проверку и утверждение главному бухгалтеру.

Такой порядок действий предусмотрен для каждой смены. Это только общие требования к ведению книги, основной порядок работы несколько отличается, в зависимости от организации процесса.

Отдельно нужно отметить требования к хранению кассовой книги. Все РКО, ПКО, отрывные листы, различные чеки и сам журнал должны храниться в компании 5 лет. После истечения этого срока документацию следует уничтожить в установленном порядке.

Как заполнять кассовую книгу: образец электронного бланка

Проще всего организовать ведение кассовой книги в бухгалтерской программе, в которой отражается весь учет в организации. Эта функция, например, есть в 1С и других программах. В этом случае бланк формируется и заполняется прямо на компьютере, порядок внесения записи при этом не меняется: необходимо вносить сведения о каждом ПКО или РКО. В конце дня кассир должен подвести итог, вывести остаток по счету и распечатать листы кассовой книги за день в двух экземплярах. Все документы обязательно поступают на проверку главного бухгалтера, который сверяет данные первичных документов с данными в регистрах и заверяет их своей подписью. Исправления и правки недопустимы.

Ежегодно, а если обороты по кассе в организации ежедневные, то и ежеквартально, распечатанные листы кассовой книги необходимо сформировать в журнал и прошить. На последней странице должно указываться общее количество листов и стоять подпись руководителя организации, главного бухгалтера и оттиск круглой печати компании, при ее наличии. Кроме того, можно вести кассовую книгу полностью в электронном виде. В этом случае все записи обязательно должны быть заверены электронными подписями уполномоченных лиц, а информация и ее редактирование должны быть защищены от несанкционированного доступа с помощью дополнительных технических средств

Кассовая книга: образец заполнения вручную и требования к заполнению

Ведение кассовой книги в 2020 году начинается с нумерации и прошивки ее листов. Концы шнуровки сзади журнала нужно заклеить бумажной полосой, на которой нужно указать количество листов, дату начала ведения кассовой книги и дату ее окончания. Для заверения записи должны расписаться главный бухгалтер и руководитель организации, а также поставлена печать, при ее наличии. Выглядеть это должно так:

На титульном листе кассовой книги нужно указать наименование организации и период, на который открыт документ. Все записи нужно делать только синей или черной шариковой ручкой или чернилами.

Каждый лист делится на две части:

  • одна остается в книге;
  • вторая является отрывной и хранится вместе с реестрами РКО и ПКО.
Читайте также:
09 счет бухгалтерского учета: что это такое, примеры отложенных налоговых активов, как закрыть на конец месяца, проводки по убытку текущего периода

Для заполнения листа кассир подкладывает копировальную бумагу таким образом, чтобы запись ручкой была на том листе, который остается в документе. Записи должны быть полностью идентичными, а вот подпись под копирку ставить нельзя. Поэтому расписаться в конце дня кассир должен на каждом экземпляре кассовой книги. Все записи о РКО и ПКО вносятся построчно в соответсвующие графы, с указанием данных лица, которое внесло или получило деньги. Приход и расход проставляются в разных колонках. Если одного листа не хватает для отражения всех операций за один день, кассир должен заполнить строку «перенос», в которой записывается общая сумма прихода и расхода денег на этот момент. Следующий лист кассовой книги начинается с этих же сумм.

В конце дня следует подвести итоги и указать общий оборот по кассе за день и вывести остаток наличных средств на конец дня. Если в кассе фигурировали суммы, предназначенные для выдачи заработной платы или пособия по платежной или расчетно-платежной ведомости, кассир обязательно выделяет их в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии». После того как все записи внесены, их сверяет с первичными документами и заверяет главный бухгалтер.

Правильно заполненный лист кассовой книги за день выглядит так:

Административная ответственность

Нарушение правил ведения кассовой книги или ее отсутствие является административным правонарушением, ответственность за него предусмотрена статьей 15.1 КоАП РФ, как за нарушение обращения с денежной наличностью. За такой проступок органы ФНС могут наложить административный штраф:

  • в размере от 40 тысяч до 50 тысяч рублей на саму организацию;
  • в размере от 4 тысяч до 5 тысяч рублей на руководителя или главного бухгалтера.

Как правильно заполнить кассовую книгу

Кассовая книга — это внутренний документ, который иллюстрирует совокупность всех операций в организации за конкретный рабочий день. Она бережет от штрафных санкций, которые могут достигать 50 000 рублей. Узнайте, как правильно ее оформить и заполнить.

Унифицированный бланк кассовой книги указывается как КО-4 (Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88). Применять кассовую книгу как в бумажном, так и в электронном виде могут как предприятия бизнеса, так и бюджетные и некоммерческие организации.

С 2013 года ведение кассовой книги не является обязательным, теперь это решение принимается учреждением самостоятельно. Бланк документа может быть разработан и закреплен локальными нормативно-правовыми актами организации. В статье вы найдете инструкцию, как заполнять кассовую книгу, образец также прилагается.

Как заполняется кассовая книга

Итак, у вас есть кассовая книга, как правильно вести 2020 годом? Процесс происходит по такой схеме. За кассу должен отвечать кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указаний № 3210-У). При отсутствии должности кассира в учреждении за ведение кассовой книги отвечает иной сотрудник бухгалтерии, которого указывает непосредственно руководитель в соответствующем приказе. Контролирующая функция остается за главным бухгалтером. Каждая организация по факту сама регламентирует процесс движения наличных денежных средств. В бюджетных учреждениях, где идет постоянное движение денежных средств, обязательно должна присутствовать кассовая книга. Ведение кассовой книги в 2020 году можно отразить в следующей обобщенной схеме:

  1. Кассир ежедневно сводит остатки на начало и конец рабочего дня. Суммы эти должны быть равны. Если же за какой-либо день операции не производились, свод можно не формировать. Остаток автоматически перенесется на следующий день.
  2. Приход (поступление) денежных средств оформляется приходным кассовым ордером, выдача наличных денег проводится через расходные ордера. Номера каждому из этих документов присваиваются по порядку, а информация о них отражается в кассовой книге.
  3. В дни, когда осуществлялось движение наличных денег, завершать работу кассир будет подведением итогов расчетного периода. В книге отражаются все дневные операции и заверяются подписью ответственного работника. Все движения и их записи в кассовой книге должны поступить на проверку главному бухгалтеру.

Перед вами печатный вид кассовой книги. Код формы по ОКУД — 0310004. По сути это пустая кассовая книга, образец заполнения вручную можно найти в конце статьи.

Вот так выглядит бланк кассовой книги, скачать word можете бесплатно.

Заполнение кассовой книги

Если говорить об оформлении КО-4, то необходимо соблюдать следующие требования:

  • на титульном листе кассовой книги отражаются реквизиты организации и ответственное подразделение (при наличии);
  • бланк соответствует одному финансовому году;
  • каждая страница должна быть пронумерована.

Заполнять можно как вручную, так и в бухгалтерских программах.

Некоторые учреждения ведут бланк вручную. На первом листе открывается порядковая нумерация. Записи делаются шариковой ручкой с черными и синими чернилами. При внесении информации в графы кассир использует копирку, чтобы продублировать вносимую запись. Отрывной частью служит та, на которой нанесена «живая» запись. Дублированная часть остается в кассовой книге. Подпись на каждой части ставится отдельно. Информация о РКО и ПКО вписывается в каждую строку. Она должна быть одинаковой в каждой из двух частей кассовой книги. Если в отчетный день совершается множество операций с денежными средствами, и одной страницы для их внесения не хватает, то маркируется «перенос». В этом столбце отражаются приходная и расходная величина на момент переноса. Записи на следующем листе начинаются этой же цифрой.

Читайте также:
Счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты" в бухгалтерском учете: проводки

Конец периода фиксируется итогами по ПКО и РКО, и выводится наличный остаток на конец дня. Главный бухгалтер производит сверку с первичными приходными и расходными документами и заверяет кассовую книгу.

Сшивается журнал по итогам года, период — с 01 января по 31 декабря финансового года. Каждый лист должен быть пронумерован, прошит и закреплен печатью на последней странице. Также необходимо указывать количество прошитых листов. Обязательна запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов». Заверяется сшив подписями руководителя и главного бухгалтера организации (Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88).

Как исправлять ошибки

Исправления ошибок в КО-4 допустимы (п. 4.7 Указания ЦБ РФ № 3210-У). Если недочет не влияет на кассовый итог, то неправильное значение аккуратно зачеркивается поперек, а сверху обозначается правильная надпись. Исправление заверяется подписями ответственных лиц.

Если погрешность затронула итоговый результат, то страница с ошибкой полностью аннулируется, а верные данные отражаются на новом листе. По факту исправления составляется специальная справка с указаниями измененных значений. Исправления вносит кассир или другой ответственный за ведение.

Образец заполнения кассовой книги

Ответственность и штрафные санкции

Если учреждение оперирует денежными средствами, но при этом не ведет кассовую книгу или же заполняет ее с грубыми нарушениями, то такие действия признаются административным правонарушением. Следовательно, административная ответственность ляжет на плечи руководителя (или главного бухгалтера) организации. Действующим законодательством предусматриваются штрафные санкции:

  • в отношении юридического лица — в размере от 40 000 до 50 000 рублей;
  • в отношении руководящего должностного лица или главного бухгалтера (их ИФНС рассматривает как физлицо) — в размере до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Подшивать ли второй лист кассовой книги?

Отправим материал вам на:

О порядке брошюрования кассовой книги, а также о том, требуется ли передавать в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист, рассказывают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Ираида Башкирова и Елена Королева.

Верно ли утверждение, что с 01.01.2012 отменено требование для кассовой книги, формируемой с применением технических средств, по оформлению в виде машинограммы “Вкладной лист кассовой книги” и “Отчет кассира”, то есть теперь не нужно распечатывать и подшивать вкладной лист? В каком порядке подшивать листы кассовой книги, оформляемые с применением технических средств?

Листы кассовой книги, оформляемые с применением технических средств, распечатываются на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах и подшиваются в хронологической последовательности, по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

В каком порядке брошюровать листы кассовой книги организация вправе определить самостоятельно.

Обоснование вывода. Согласно п. 5.1 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П “О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации” (далее – Положение), действующего с 1 января 2012 года, для учета поступающих в кассу наличных денег и выдаваемых из кассы юридическое лицо, индивидуальный предприниматель ведут кассовую книгу.

Кассовая книга может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее – технические средства).

Указания по заполнению кассовой книги (форма N КО-4) на бумажном носителе утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88, согласно которым каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая – заполняется кассиром как второй экземпляр. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира.

Лист кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах (абзац пятый п. 2.5 Положения).

Читайте также:
Форма М-29 "Списание материалов" и акт: образец заполнения

При этом распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

До 1 января 2012 года действовал Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (признан утратившим силу Указанием ЦБР от 13.12.2011 N 2750-У). Пунктом 24 указанного Порядка было предусмотрено, что ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

В действующем с 1 января 2012 года Положении требование о передаче в бухгалтерию в качестве отчета кассира второго листа кассовой книги отсутствует.

Такое требование предусмотрено только для обособленных подразделений пунктом 5.6 Положения, согласно которому обособленным подразделением передается отрывной второй экземпляр листа кассовой книги (в случае оформления кассовой книги на бумажном носителе) или второй экземпляр листа кассовой книги, распечатанный на бумажном носителе (в случае оформления кассовой книги с применением технических средств) головному предприятию.

Напомним, что в соответствии с ПБУ 1/2008 “Учетная политика организации” (далее – ПБУ 1/2008) совокупность способов ведения бухгалтерского учета организации является ее учетной политикой. Одним из способов ведения учета является организация документооборота (п. 2 ПБУ 1/2008 “Учетная политика организации”).

Согласно п. 4 ПБУ 1/2008 учетной политикой организации утверждаются в том числе правила документооборота и технология обработки учетной информации.

Согласно п. 7 ПБУ 1/2008 при формировании учетной политики организации по конкретному вопросу организации и ведения бухгалтерского учета осуществляется выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательством РФ и (или) нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету. Организация может самостоятельно разработать способ ведения бухгалтерского учета, если по конкретному вопросу в нормативных правовых актах не установлены способы ведения бухгалтерского учета исходя из настоящего и иных положений по бухгалтерскому учету, а также Международных стандартов финансовой отчетности.

Следовательно, организация вправе самостоятельно решить, в каком порядке подшивать листы кассовой книги, сформированные с применением технических средств и распечатанные на бумажном носителе и утвердить его в учетной политике организации в целях бухгалтерского учета.

По нашему мнению, первые листы кассовой книги, сброшюрованные не реже одного раза в календарный год, формируют непосредственно кассовую книгу.

Вторые экземпляры кассовой книги, оформленные с применением технических средств, распечатанные на бумажном носителе, могут служить отчетом кассира, который сдается кассиром в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами в порядке, предусмотренном организацией.

Как прошить кассовую книгу распечатанную из 1с

Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.
Попробовать

Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают. Это занятие требует аккуратности и внимательности. Как сшивать документы и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.

Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:

  • Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;
  • ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;
  • Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.

Документы, подвергающиеся прошивке

Прошивать приходится документы и копии документов, которые состоят из двух и более листов:

  • штатное расписание;
  • приказы личного и общего состава;
  • накладные;
  • счета — фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовая книга;
  • авансовые отчеты;
  • путевые листы;
  • ведомости по заработной плате;
  • другие документы.

К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами. Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг.

Кассовая книга для онлайн-кассы

04.09.2019 Вместе со вступлением 54-ФЗ “О применении ККТ” в силу в прошлое ушло много первичных документов, которые ранее приходилось оформлять на кассе (например, журнал кассира-операциониста, некоторые акты и пр.). Новые возможности онлайн-касс существенно сократили бумажную работу. Нужно ли оформлять кассовую книгу при работе на онлайн-кассе?

Что такое кассовая книга

Кассовая книга — это регистр, в котором фиксируются все поступления наличных и их выдача. Любое перемещение денег должно быть записано и учтено. Кассовая книга относится к первичным кассовым документам. Ее форма — КО-4 — утверждена на законодательном уровне и регулируется постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.98 г. После перехода большинства российских предпринимателей на использование онлайн-касс, Минфин разрешил вести первичные кассовые документы в электронном виде. Однако ведение кассовой книги в обычном (бумажном) виде тоже не возбраняется. Сведения, которые содержатся в кассовой книге, позволяют контролировать лимит кассы, который устанавливается на предприятии (например, не более 100 тысяч рублей). Записи в книгу вносятся на основании приходных и расходных ордеров.

Читайте также:
Как найти и в чем измеряется фондовооруженность труда: формула, анализ уровня
Как вести кассовую книгу

Стоит сразу отметить, что индивидуальные предприниматели могут не вести кассовую книгу, так как у них нет лимита кассы. Юрлица же, не имеющие лимита кассы, все же должны заполнять кассовую книгу. В 54-ФЗ нет информации о том, что после внедрения онлайн-касс кассовые книги отменяются. Это значит, что кассовая книга — серьезный документ, игнорирование которого может привести к серьезным штрафам.

Ведение кассовой книги происходит по унифицированной форме № КО-4. Если предприниматели ведут книгу в электронной форме, она заверяется электронной подписью. Если же в бумажной форме — необходимо пронумеровать документ и прошить его. Ведением кассовой книги в зависимости от масштаба предприятия занимается либо сам предприниматель, либо ответственный сотрудник (чаще всего бухгалтер). Минфин в 2015 году выпустил специальные рекомендации по ведению кассовой книги, которые отражены в Приказе от 30.03.2015 № 52н. Можно выделить некоторые общие правила ведения книги:

  1. ежедневное заполнение (кроме дней, когда не было перемещения денежных средств);
  2. записи о движении налички и денежных документов нужно вести раздельно;
  3. запись вносится на основании ПКО и РКО;
  4. книгу заверяет главный бухгалтер.

Книга заводится каждый год. Книги за истекший период должны храниться в течение 5 лет. Электронную кассовую книгу можно не распечатывать и не прошивать, но также хранить в течение указанного времени на отдельном носителе.

Каков алгоритм ведения кассовой книги? Он довольно прост:

  • кассир торговой точки закрывает смену и выбивает на ККТ отчет о закрытии смены;
  • отчет о закрытии смены автоматически (при наличии интернета) отправляется в ОФД и оттуда — в налоговую;
  • кассир сверяет выручку с данными отчета и сдает деньги. Если есть инкассация, то необходимо составить документы для инкассации;
  • кассир передает оформленные документы в бухгалтерию;
  • бухгалтер заполняет кассовую книгу на основании предоставленных данных;
  • бухгалтер заверяет день кассовой книги.

За отсутствие или незаполнение кассовой книги предусмотрены штрафы. Согласно ст.15.1 КоАП это от 40 до 50 тысяч рублей для организации и до 5 тысяч рублей для должностного лица.

Исправления в кассовой книге

Если предприниматель ведет кассовую книгу в бумажном виде, то в ней допускаются исправления. Неверную информацию нужно аккуратно перечеркнуть и рядом написать верную (максимально разборчиво). Если ошибку заметили спустя несколько дней, подобным способом необходимо исправить всю неверную информацию. Рядом с исправлением нужна дата и подпись с расшифровкой лица, внесшего исправление. Как правило, вносит исправление тот, кто заполнял кассовую книгу (например, бухгалтер или кассир).

При ведении книги в электронном формате вносить исправления запрещено. Для исправления ошибки необходимо заново формировать документ и подписывать его.

Возврат к списку

Порядок оформления

Документы, подлежащие прошиванию, сначала сортируют по дате, нумеруют каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы. Опись не нумеруется. Для обложки обычно берут специальную бумажную папку «Дело». Для сшивания документов стандартного вида используют скоросшиватель формата А4. Если в документации есть конверты, они также нумеруются, причем это происходит в первую очередь, а затем нумеруется содержимое в нем. Если в документе есть приклеенные листы, этот документ нумеруется как один, после чего на обратной стороне этого листа помещается опись прикрепленных дополнений.

Если в нумерации допущена ошибка, она аккуратно зачеркивается тонкой чертой и исправляется. Рядом прописывается «Исправленному верить», заверяется подписью ответственного лица и ставится печать.

Слишком большой объем документации (больше 250 листов) следует делить на тома. Для каждого из них используется своя отдельная нумерация. Перед процессом подшивания все скобы и скрепки от степлера нужно убрать.

Как правильно сшить кассовую книгу за год

А вот юридические лица должны четко придерживаться установленного порядка ведения кассовой книги. То есть контролирующие органы не должны штрафовать индивидуального предпринимателя за отсутствие книги, но он вправе вести ее самостоятельно, если ему это удобно.

Книга имеет стандартный вид, поэтому заполнение тоже должно быть стандартным.

Читайте также:
Коэффициент финансирования: формула по балансу в 2021 году

Порядок ведения кассовой книги обязывает указать на титульном листе реквизиты предпринимателя или ООО и период, когда книга будет вестись.

Но в течение года можно использовать не больше года. Вам потребуется пронумеровать все страницы, у казать в ее конце их количество, а также прошить кассовую книгу.

Для заполнения книги предусмотрены разные порядки в соответствии с формой предпринимательства. Так, обычный порядок соблюдают юридические лица, не включая банки. А малые предприятия и индивидуальные предприниматели ведут ее по упрощенному порядку (УСН). Книга должна быть подписана кассиром и бухгалтером.

Способы сшивания и необходимые инструменты

Есть следующие способы сшивания документов:

  • классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
  • с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
  • посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
  • с использованием переплетного станка — применяется в типографии.

Для подшивания документации потребуются следующие инструменты:

  • иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
  • плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
  • обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
  • бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
  • канцелярский клей;
  • ножницы.

Как правильно сшивать документы

Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов). На последней странице концы нити связываются узелком.

Сшив документы нитками, на их концы наклейте бумагу-заверитель так, чтобы кончики нити выглядывали из-под него. На бумаге проставляется надпись «Прошито и пронумеровано» с указанием количества страниц. После этого ставится дата, подпись должностного лица и печать. Во всех способах будет меняться только схема сшивания. Сам порядок действий одинаков.

Как подготовить кассовую книгу к подшивке

Так как не существует единых требований к ведению данного документа, на практике используется несколько способов его подшивания.

Кассовая книга в компании или организации ведется в единственном экземпляре. Как правило, бухгалтеры заводят ее на один календарный год, однако в некоторых случаях ею могут пользоваться на протяжении всего лишь одного месяца или квартала. Это определяется интенсивностью использования документа и количеством записей об оборотах по кассе, вносимых в книгу.

Требование о подшивании книги обусловлено необходимостью сохранения в ней всех вносимых сведений и исключения манипуляций с информацией. После прошивки книги и пронумерования ее листов удалить их незаметно или заменить другими уже будет невозможно.

В зависимости от того, как ведется этот журнал, существует и несколько способов его прошивки. Рассмотрим их подробнее.

Особенности сдачи документов в архив

Подготовка документации состоит из:

  • систематизации документов;
  • нумерации;
  • сшивания документации в одну папку;
  • заполнения описи;
  • оформления обложки документа.

Такой порядок подшивания документации считается обычным и предусматривает ее хранение не менее 25 лет. Если бумаги будут храниться больше 25 лет, на комплект документов накладывается картонная обложка, защищающая дело. На обложке указывается: название организации, наименование дела (приказы, накладные, акты), структурное подразделение, срок хранения. Если организация по какой — либо причине сменила свое название, на обложке документа нужно отразить оба наименования, причем прежнее указывается в скобках.

Прошивая архивные дела, следите за читаемостью текста. Дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Лист форматом А3 нумеруется как один, слева прошивается и сворачивается. В случае подшивания листа посередине, он нумеруется как 2 листа. Картинки, фотографии, схемы, карты пронумеровываются с обратной стороны сверху в левом углу.

Сроки хранения документов в архиве

Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:

  • 75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
  • 20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
  • 15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
  • 5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
  • 5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;
  • 3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.

На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным.

Автор статьи: Екатерина Могучая

Чтобы сократить число бумажных документов и меньше думать об их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия. Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы. В нашем сервисе — простой учет, уплата налогов, зарплаты и взносов, отправка отчетности через интернет. Первые 14 дней работы — бесплатно.

Читайте также:
71 счет бухгалтерского учета: это расчеты с подотчетными лицами, какие проводки необходимы, субсчета и корреспонденция, оборотно-сальдовая ведомость

Как сшить кассовую книгу

Наш бизнес-портал оказывает консультативную помощь начинающему предпринимателю. В данной статье мы расскажем об обязательном документе строгой отчетности, установленном законом, – книге кассира. Как сшивать кассовую книгу, читайте далее.

Что такое кассовая книга

Это документ для внутреннего использования субъектом хозяйствования, где ведется ежедневный учет финансовых операций с наличностью. Закон требует ведения кассового журнала во всех структурах, работающих с наличными денежными средствами, независимо от формы собственности и вида уплачиваемого налога.

Необходимость ведения документа

Возникает закономерный вопрос – какова роль данного журнала? Благодаря сведениям, имеющимся в нем, представители администрации могут оперативно:

  1. Проконтролировать финансовые потоки, так как формат книги упорядочивает и систематизирует отчетность по финансам ежедневно и за определенный период.
  2. Выявить ошибки при осуществлении кассовых операций.

Кто ведет кассовую книгу

На практике эта работа возлагается на лицо, исполняющее обязанности кассира. Но в случае, когда коллектив немногочисленный, данную функцию исполняет бухгалтер или даже сам руководитель.

На предприятии заводится данный документ в единственном экземпляре. Только при наличии у крупных компаний дочерних структур в иных регионах в них также допускается ведение книги кассира. Причем со строгой отчетностью перед главным офисом. Копии отчетов в подшитом виде периодически направляются в вышестоящую бухгалтерию.

Правила оформления

Документ оформляется по установленным правилам:

  • на титульной странице записываются сведения о субъекте хозяйствования;
  • в рабочие страницы установленного образца вносятся записи об исполненных операциях с наличностью;
  • журнал можно вести на компьютере и на бумажном носителе, заполняя шариковой рукой;
  • документ рекомендуется заводить на один год. Локальным актом можно установить и другие сроки ведения документа (месяц, квартал). Это зависит от оборота наличности;
  • типовая кассовая книга перед использованием должна быть пронумерована, прошита и опломбирована.

Запрещено делать в ней помарки и исправления, вырывать страницы либо подменять их. В случае ошибочной записи она перечеркивается, вносится правильная и заверяется подписями ответственных лиц.

Не исключена ситуация, что при большой нагрузке одного журнала может не хватить на целый год. Тогда заводится второй экземпляр, но при этом хронология нумерации и записей не нарушается и заполняется далее.

Как сшивать книгу

Разберемся более детально, как прошить кассовую книгу за год формата КО-4 (установлен Государственным статистическим комитетом, Пост. №88 за 1998 год). Подобные журналы приобретаются в торговой сети или заказываются в типографии. Они имеют свою особенность – горизонтальное расположение листов. Это удобно для работы, так как лист состоит из двух частей, одна из них отрывная.

Книга датируется первым рабочим днем в наступившем году. Заполняются реквизиты на титульной странице, нумеруются листы. Затем шилом прокалываются все рабочие страницы (без обложки и титула), протягивается прочная нитка, завязываются концы ее с обратной стороны завершающего счет листа. Узелок делаем свободный, чтобы странички легко перелистывались.

Следующий важный момент. Готовим пломбу из бумаги либо картона, записываем цифрами и прописью количество листов, дату. Подписываются генеральный директор и руководитель бухгалтерской службы. Пломбой плотно приклеиваются к странице оба конца нитей и ставится печать. Оттиск ее должен захватывать часть пломбы и листа. Таким образом удалить пломбу, не испортив печать, невозможно.

Фото как прошить кассовую книгу см. ниже.

При заполнении журнала электронным способом по программе 1С или иной, выполненные на компьютере операции за день распечатываются в двух экземплярах – вкладной лист кассовой книги и отчет. Нумеруются они также в сквозном порядке с 1 января отчетного года. Вкладные страницы находятся на хранении у кассира. Отчет вместе с другими кассовыми документами подшивается в бухгалтерии.

Ежемесячно либо ежеквартально (по распоряжению администрации) на последнем листе подводится итог о количестве исполненных финансовых операций. По окончании года они также прошиваются в брошюру, подписываются по требуемым правилам (см. выше).

Ведение и заполнение документа

Каждое утро рабочего дня кассир проставляет в верхней строке страницы остаток денег в кассе. При идеальной ситуации он должен соответствовать отчету дня предыдущего. Далее производятся записи финансовых операций по приходу и расходу наличности. См. образец из 1С, файл 2.

Читайте также:
25 счет бухгалтерского учета: что это, описание и проводки

Порядок ведения рабочих записей следующий:

  • в книге страница имеет горизонтальный формат с разлинованной частью для заполнения ручкой и нелинованная частью, которая заполняется под копирку (смотрите место сгиба). Оба экземпляра идут под одним номером;
  • если в этот день с наличкой не работали, лист не заполняется;
  • в конце трудового дня журнал проверяется и подписывается главбухом;
  • завершая год, работник кассы на последней странице делает итоговые записи и книга оправляется на хранение.

Итак, вы получили информацию, как правильно прошивать кассовую книгу и отчет кассира – эти важные внутренние документы всех субъектов хозяйствования. Безответственное отношение и ошибки в процессе оформления здесь чреваты высокими штрафными санкциями со стороны налоговой инспекции, а недостача либо излишки в кассе могут повлечь за собой вмешательство правоохранительных органов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как сшивать кассовую книгу за год? Ведение и срок хранения кассовой книги

Ведение кассовой документации при работе с наличными – обязательное требование для юридических лиц и частных предпринимателей. Кассовая книга представляет собой сводный бухгалтерский документ, в котором фиксируется движение денег в кассе компании. В пределах небольшого предприятия ее заводят в одном экземпляре. Рассмотрим подробнее особенности ведения и хранения документа. В частности, как сшивать кассовую книгу за год.

Для чего нужен документ?

Кассовая книга оформляется для всех лиц, имеющих кассу. Данное требование касается индивидуальных предпринимателей, в том числе работающих по УСН. Форма КО-04 утверждена в 1998 году Постановлением Госкомстата РФ. Допускается бумажная форма и электронная кассовая книга, бланк электронной версии можно вести в Word и Excel с обязательной защитой от несанкционированного доступа. Ведет ее кассир (операционист), но контроль правильности заполнения осуществляет главный бухгалтер. Корректность ведения систематически проверяется контролирующими органами.

В крупных компаниях ведение кассовой книги необходимо в каждом подразделении при условии, что каждое из них числятся на отдельном балансе. У одного подразделения заводится один экземпляр документа. В главный офис (управляющую компанию) предоставляются копии книги и оригиналы первичных документов к ней. Информация об оставшихся деньгах учитывается при составлении баланса и отчетности по предприятию в целом. Рассмотрим ниже, как сшивать кассовую книгу за год.

Порядок оформления рукописного документа

Бумажная версия представляет собой брошюру формата А4, которая распечатана на принтере или в типографии и ведется рукописью. Листы обязательно нумеруются и прошиваются. Она должна соответствовать форме КО-04. Необходимо знать, как сшивать кассовую книгу за год. Процесс нумерации и ведения электронного и бумажного формата отличается от классического варианта, используемого в делопроизводстве.

Важно! Страницы нумеруют, дублируя номер в двух экземплярах. Первая страница является оригиналом, вторая – копией. Копия заполняется под копировальную бумагу и передается в бухгалтерию для отчетности. Для отсоединения второй страницы предусматривают линию для отреза.

Удобнее прошив выполнять в нижней части страницы. Края нити выводятся сзади на последний лист, скрепляются узлом, бумажной пломбой и печатью. Печать ставят таким образом, чтобы она частично захватывала страницу книги и пломбу. Рядом указывают количество страниц, ставят подпись руководителя либо главного бухгалтера.

Порядок оформление электронной версии

При оформлении электронного формата кассовой книги бланк условно делят на две части линией, которая отделяет четные и нечетные страницы. Отрез напечатанного листа выполняют по горизонтали по данной линии. Верхняя часть страницы является оригиналом, нижняя отделяется для передачи в бухгалтерию для отчетности.

Важно! Документ ведется ежедневно за исключением ситуаций, когда расчеты не проводились. Кассир на начало и конец дня вносит информацию об остатке в кассе. Это обязательная запись!

Рассмотрим, как оформить кассовую книгу за год. Операционист вносит записи по движению средств в документ по мере проведения финансовых операций. Обязательно заполняется информация по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. На конец смены обязательно подбивается итоговая сумма по расходу, приходу, вычисляется остаток по кассе. Первичные документы прикрепляют к отрезанной копии книги и передают в бухгалтерию. Бухгалтер заверяет оригинал страницы и ее копию собственной подписью.

Оформление титульной страницы. Нюансы

Титульный лист кассовой книги заполняется в соответствии с унифицированной формой КО-4. На нем присутствует полное наименование компании, структурное подразделение и ОКПО. Частные предприниматели указываю Ф.И.О., если название у фирмы отсутствует. Следует прописать, на какой период (месяцы и год) заводится документ.

Первый лист: особенности переноса остатка денег

Перед тем как сшивать кассовую книгу за год, необходимо знать тонкости ее заполнения. В верхней части страницы прописывают дату, называя текущий день, месяц и год. Обязательно указывают сумму денежных средств остатка в кассе на начало дня. Она переносится из остатка, прописанного на конец предыдущего дня. Если заведена новая книга, остаток берут из предудыщей. На первой странице, заполняемой в первый день календарного года, прописывают остатки по кассе, подсчитанные на конец последнего дня прошлого года.

Читайте также:
Форма КМ-6 "Отчет кассира-операциониста": образец заполнения, как правильно заполнить, скачать форму

Заполнение бланка листов книги

Столбцы 1-5 заполняют из бланков РКО и ПКО. В ячейке «Номер документа» прописывают текущий номер из регистрируемого ордера. В графе 3 следует указать Ф.И.О. получателя либо лица, сдавшего деньги. Номер корреспондирующего счета обязателен для заполнения только юридическим лицам, индивидуальные предприниматели в ячейке ставят прочерк либо оставляют пустой. Суммы расхода/прихода указывают цифрами, прописывая копейки. В строчке переноса подвивают отдельно суммы прихода и расхода. Графы и строки, которые не заполняются, обязательно отмечают прочерком в форме буквы Z.

Как рассчитать остаточную сумму в кассе?

Остатки на конец дня вычисляют по формуле: к остатку денег на начало дня прибавляют суммы прихода и вычитают расход. В приходе учитывают все средства, поступившие в кассу. Если в остатке на конец смены остались деньги, предназначенные для выдачи зарплаты, стипендии и других социальных выплат, указывают ниже под подбитой суммой. Расчет позволяет выявить избытки и недостачу. Как сшивать кассовую книгу за год, рассмотрим ниже.

Нюансы ведения документа

Лицом, отвечающим за выдачу и прием денег, может быть любой сотрудник, назначенный руководителем компании посредством выдачи соответствующего приказа. В фирмах с небольшой численностью сотрудников вести кассовую книгу руководитель может собственноручно. Основанием для внесения записей в документ являются хозяйственные операции, которые отражаются в приходных и расходных ордерах. Учет осуществляют в день проведения расчетов. Если в течение дня движение денег отсутствовало, этот день в книге не отражают.

Допускается внесение корректировок в документ. Изменения записывают с расшифровкой и указанием даты исправления. Информация заверяется лицом, внесшим корректировку. После сверки записи на конец дня с количеством наличности по факту информацию заверяют подписями операционист и главный бухгалтер. Многие интересуются, сколько лет хранить кассовую книгу. Ответ прост. Ее хранят на предприятии не менее 5 лет. Отсутствие кассовой книги и ведение ее с нарушениями законодательства карается штрафными санкциями в размере 40-50 тысяч рублей – для предприятий и 4-5 тысяч рублей – для должностного лица, отвечающего за ведение документа.

Как прошить документ в конце года?

Стандартная книга имеет 50-100 листов. В крупных компаниях, где активно ведутся хозяйственные операции, страниц может не хватить. В такой ситуации заводят новый документ, продолжающий старый. В нем указывают временной промежуток, в течение которого он ведется. Бумажный вариант, который заполняется вручную, прошивают перед первым заполнением.

Копии бумаг для бухгалтерии представляют собой комплект РКО и ПКО, оформленных за день, листы книги, заполненные под копирку с оригинальной подписью должностных лиц. Главный бухгалтер сверяет записи с бланками ордеров, а количество переданной первичной документации указывает в кассовой книге. Данная запись является распиской о получении первичной документации кассира. Все операции по книге вносятся в виде проводок на соответствующие бухгалтерские счета.

Важно! Помимо ордеров, к копии подшивают всю первичную документацию. К ней относят расписки, доверенности, заявления на аванс, выписки из приказов и прочие документы, связанные с движением денег по кассе.

Электронную версию ведут на компьютере иначе. Для этого используют специальное программное обеспечение. При формировании проводок по кассе бланк создается автоматически. Но важно выяснить другое. Как прошивается кассовая книга в конце года? Ее можно распечатывать в конце дня и оформлять в двух экземплярах таким же способом, как и бумажную версию. Хранят распечатанный вариант в кассе компании.

Листы оригинала прошивают в единую книгу в конце года, а копии передают ежедневно в бухгалтерию. При наличии электронного документооборота распечатка необязательна. Электронные страницы подписывают ЭЦП кассира и главного бухгалтера. Необходимо предусмотреть защиту от внесения изменений после подписания книги и несанкционированного доступа. Следует помнить, что при выявленных неточностях на бухгалтерских счетах кассовая книга является документом, показывающим общую картину по движению наличности и подтверждающим правомерность операций.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: