Должностная инструкция и обязанности делопроизводителя: образец

Должностная инструкция делопроизводителя

Должностная инструкция делопроизводителя определяет спектр функциональных обязанностей специалиста, ответственного за ведение документооборота в организации.

Образец должностной инструкции делопроизводителя

Общие положения

  1. Делопроизводитель входит в категорию специалистов.
  2. Делопроизводитель назначается на должность и увольняется с неё приказом директора компании, по согласованию с его непосредственным начальником.
  3. Делопроизводитель находится в подчинении заместителя директора компании или иного руководящего лица в соответствии с действующим штатным расписанием.
  4. Лицо, которое принимается на должность делопроизводителя, обязано иметь законченное среднее образование и иметь документы об успешном прохождении соответствующих профессиональных курсов; требования по стажу работы по специальности к нему не предъявляются.
  5. Лицо, принятое на должность делопроизводителя, обязано обладать знаниями:
    • актуальных нормативов, определяющих процесс документооборота в компании;
    • законодательства, которое регулирует доступ к персональной информации и конфиденциальным данным;
    • внутренних правил компании, регулирующих процесс документооборота;
    • принципов составления аналитических документов по документообороту;
    • должностной структуры компании;
    • действующих системы электронного оборота документов в компании;
    • ведения базы данных документов компании;
    • типовых сроков и принципов обращения с документами;
    • требований к сохранности и хранению документации;
    • требований, предъявляемых законодательством и другими актами, к грамотному оформлению юридически значимых документов;
    • норм архивирования документов;
    • нормативов составления описи документов по заданным критериям;
    • правил функционирования офисного оборудования и используемого программного обеспечения.
  6. В своей деятельности делопроизводитель должен руководствоваться:
    • действующими законами;
    • положениями данной инструкции;
    • документами компании, относящимися к сфере своей компетенции.
  7. Во время отсутствия делопроизводителя (болезнь, командировка и пр.) его обязанности исполняет сотрудник, назначенный директором по согласованию с заместителем директора.
  8. Для обеспечения процесса бесперебойного функционирования системы оборота документов делопроизводителю дается право подписи в пределах его компетенции.

Обязанности делопроизводителя

  1. Обрабатывает входящую корреспонденцию, регистрируя её и направляя в соответствующие подразделения компании.
  2. После получения соответствующих руководящих распоряжений отдает для исполнения необходимые документы.
  3. Ведет внутреннюю базу документов компании.
  4. Обеспечивает комплекс мер по сохранности документов.
  5. Обеспечивает ведение текущей документации компании.
  6. Осуществляет первичную сортировку и отбор документов.
  7. Контролирует доведение документов до их адресатов.
  8. Дает справки по документам компании.
  9. Занимается описью документов в соответствии с распоряжениями руководства.
  10. Контролирует корректность ведения документации подразделениями компании.
  11. Следит за актуальностью номенклатуры документации компании.
  12. Выполняет распоряжения руководителя в сфере своей компетенции.
  13. Соблюдает внутренние нормы компании в части безопасности, трудового распорядка и обращения с документами.

Права

Делопроизводитель обладает правами:

  1. На знакомство с проектами распоряжений, касающихся своей сферы деятельности.
  2. Вносить предложения по модернизации процессов документооборота.
  3. Получать от коллег и руководителей информацию, необходимую для нормального функционирования системы обработки документов.
  4. Сообщать руководителям и коллегам о выявленных недоработках в системах документооборота компании.
  5. Требовать от непосредственных руководителей соблюдения трудовых норм в соответствии с действующим законодательством и данной инструкцией.

Ответственность

Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:

  1. За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства.
  2. За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства.
  3. За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства.
  4. За нарушение внутренних норм по трудовому распорядку, безопасности и хранению документов — в соответствии с положениями законодательства и соответствующих положений компании.

Необходимость должностной инструкции делопроизводителя

Данный документ регулирует основные моменты взаимоотношений специалиста с руководителями и коллегами. Для самого делопроизводителя документ служит основой выполнения им своих функциональных обязанностей. Для руководителей инструкция дает ориентир по взаимодействию со специалистом в рабочем процессе. Для обеих сторон инструкция выполняет важную профилактическую роль, позволяя на ранних подступах гасить потенциальные конфликтные ситуации.

Принципы должностной инструкции

Единая форма этого документа как в целом, так и для делопроизводителя отсутствует. Есть рекомендованные профессиональным стандартом № 276н, утвержденным в 2015 году, требования к навыкам делопроизводителя, но большая часть содержания инструкции дается на усмотрение работодателя. Поэтому организации обладают большими возможностями подстраивать положения данного документа под себя, в соответствии с отраслевой спецификой, размерами и другими моментами. Тем не менее существуют определенные стандарты составления данного документа. Считается, что в него должны в обязательном порядке входить 4 раздела:

  • Общие положения — тут дается целостная характеристика положения специалиста.
  • Обязанности — тут прописывают функции делопроизводителя.
  • Права — дается перечень прав специалиста.
  • Ответственность — в общем виде дается перечень основания для привлечения к ответственности.
Читайте также:
Таблицы льготного стажа для выхода на пенсию по вредности: список 1 и 2, оформление, расчет

К данным разделам руководители могут добавлять и некоторые другие. Обычно добавляют пункт об условиях труда. Можно добавить и пункт, где детально описаны должностные связи.

Сама инструкция составляется по принципу: один экземпляр для одного специалиста. Каждая инструкция должна для вступления в силу быть заверена собственноручной подписью делопроизводителя, а также руководителя и ответственного служащего.

Составление должностной инструкции

Документ желательно печатать на стандартном бланке компании. Соответственно, правая часть сверху отводится для данных о компании и руководителе. Далее по центру пишется наименование документа. Что касается самого содержания разделов, то оно расписано ниже.

Общие положения

В первую очередь, здесь прописывают:

  • категорию, к которой относится делопроизводитель;
  • требования по квалификации;
  • кому он подчиняется;
  • кто его должен заменить в случае необходимости.

Обязательным является перечень навыков и знаний, набором которых должен обладать делопроизводитель.

Важно! Перечень знаний соответствует потребностям каждой конкретной организации и не является стандартным.

Обязанности

Именно на основании данного раздела и строится повседневная деятельность делопроизводителя. Поэтому необходимо четко прописать функции сотрудника, не обременяя его и, с другой стороны, не забывая включать сюда ключевые рабочие обязанности.

Важно! Если делопроизводителей несколько, то рекомендуется не дублировать обязанности, а четко их прописать для каждого работника.

Права

В разделе даётся перечень прав, которым наделяется делопроизводитель для эффективного выполнения им своих обязанностей.

Важно! Необходимо четко соотносить объем прав с функциональными обязанностями делопроизводителя.

Ответственность

Здесь дается перечень причин, на основании которых работник может быть привлечен к ответственности. Принципы ответственности даются в общем виде, поскольку конкретная ответственность может наступить после юридических разбирательств.

После составления инструкция дается для ознакомления самому сотруднику. Если замечаний нет и сотрудник согласен с содержимым, то остается лишь подписать документ. Для этого в левом нижнем углу даётся подпись делопроизводителя и её расшифровка. При необходимости она дополняется подписью ответственного лица, например, начальника кадрового отдела. Печать компании не требуется.

Должностная инструкция и обязанности делопроизводителя

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Минтруда России от 06.05.2014 г. № 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности делопроизводителя: должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Делопроизводитель относится к категории специалистов.
1.3. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Делопроизводитель подчиняется непосредственно руководителю канцелярии.
1.5. Во время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности возлагаются на других сотрудников канцелярии, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование либо среднее общее образование и закончившее программы профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программы переподготовки рабочих, служащих, программы повышения квалификации рабочих, служащих без предъявления требований к опыту работы.
1.7. Делопроизводитель должен знать:
• Законодательство Российской Федерации
– гражданское,
– трудовое.
• Правила речевого этикета.
• Этику делового общения.
• Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления.
• Структуру компании, руководство подразделений и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами.
• Схемы документооборота.
• Порядок и правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами.
• Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации.
• Типовые сроки исполнения документов.
• Принципы работы со сроковой картотекой.
• Назначение и технологию текущего и предупредительного контроля.
• Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов.
• Правила документационного обеспечения деятельности организации.
• Виды документов, их назначение.
• Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами.
• Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных управленческих документов.
• Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации.
• Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления.
• Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией.
• Порядок формирования и оформления дел, специфику формирования отдельных категорий дел.
• Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа.
• Правила выдачи и использования документов из сформированных дел.
• Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них.
• Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов.
• Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению.
• Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения.
• Правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.
• Правила передачи дел в архив организации.
• Оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов.
• Производить хронологически-структурную систематизацию дел.
• Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения.
• Составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.
• Современные информационные технологии работы с документами.
• Системы электронного документооборота.
• Порядок обмена информацией по телекоммуникационным каналам связи.
• Внутренние организационно-распорядительные документы организации.
• Правила защиты конфиденциальной служебной информации.
• Требования охраны труда.
1.8. Делопроизводитель должен уметь:
• Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации.
• Пользоваться справочно-правовыми системами, базами данных (в том числе удаленными), автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации.
• Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности.
• Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства.
• Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив.
• Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения.
• Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел.
• Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.
• Правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики.
• Систематизировать документы внутри дела.
• Обеспечивать сохранность и защиту документов организации.
• Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками.
1.9. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.

Читайте также:
ОКПД 2 и ОКВЭД 2: предрейсовый медосмотр водителей, работников и сотрудников, коды вредности для медкомиссии

II. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. ведение документооборота компании;
2.2. учет, регистрация и распределение входящей и исходящей документации;
2.3. проверка, редактирование исходящих документов, регистрация документов, распределение документов по подразделениям;
2.4. определение контрольных сроков исполнения документов, контроль исполнения;
2.5. подготовка документов к архивному хранению;
2.6. ведение электронной базы документов, составление картотек;
2.7. коммуникации с курьерскими службами.

III. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

3.1. Запрашивать у руководителя канцелярии информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать у руководителя канцелярии и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающихся исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.5. Информировать руководителя о нарушениях ответственных лиц в ведении документации.
3.6. Разрабатывать и вносить на рассмотрение руководителя канцелярии предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению деятельности канцелярии.
3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.

IV. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность:

4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

V. Взаимоотношения и связи по должности

5.1. Делопроизводитель работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели и утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством руководителя канцелярии планирует свою работу на отчетный период.
5.3. Представляет руководителю канцелярии отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от руководителя канцелярии и знакомится под роспись с нормативно-правовой информацией.
5.5. Доводит до сведения руководителя канцелярии информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Исполняет должностные обязанности сотрудников канцелярии во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.

Читайте также:
Как можно использовать материнский капитал в 2020: на что потратить, что купить, возможности использования маткапитала

VI. Заключительные положения

6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.

С инструкцией ознакомлен:

подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (2021)

  • Задачи, решаемые с помощью должностной инструкции
  • Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция ДИС
  • Нюансы квалификационных требований: секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка
  • Итоги

Задачи, решаемые с помощью должностной инструкции

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (ДИС) играет далеко не последнюю роль с точки зрения правильности построения организационного процесса в компании.

Будучи проводником информационных и документальных потоков между руководством и исполнителями, а также первым лицом, с которым имеют дело посещающие офис контрагенты и иные гости, секретарь может как способствовать укреплению дисциплины и авторитета предприятия, так и наоборот.

Составление ДИС позволит:

  • избежать перегибов со стороны руководства в вопросах квалификационных и иных требований к соискателю на данную должность;
  • ограничить неадекватные и непомерные запросы администрации к выполняемым секретарем обязанностям;
  • претенденту на должность оценить уровень своей осведомленности в вопросах делопроизводства, машинописи, архивного дела и иных предполагаемых к выполнению задач;
  • сделать вывод о сбалансированности предоставленных работнику прав и налагаемых на него обязанностей.

Нюанс ДИС — наличие в ней особых требований к внешнему виду секретаря и культуре его поведения. Включение этих параметров в ДИС не обязательно, но встречается чаще, чем в инструкциях для других категорий сотрудников.

С должностными инструкциями разных категорий работников знакомьтесь с помощью материалов нашего сайта:

Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция ДИС

Руководство компании нередко злоупотребляет своими полномочиями и налагает на секретаря непомерно широкий спектр обязанностей. При этом его права описываются в ДИС скупыми стандартными фразами, не позволяющими работнику понять их и реализовать в полной мере.

Читайте также:
Профстандарт заместителя директора: перечень нормативных документов для замов по ахч, социальной и учебной работе

ВАЖНО! Для полноценности ДИС важно добиться равновесия прав и обязанностей, избегая при этом шаблонных формулировок.

Например, если в обязанности секретаря входит обработка больших объемов информации (контактов, списков и др.), то в разделе «Права секретаря» должно упоминаться, что работник имеет право использовать технические средства компании.

Такой подход позволит работнику выполнять свои трудовые функции качественно и с оптимальными затратами времени.

При этом секретарь должен осознавать, что, работая с техническими средствами компании, он несет ответственность за их правильное использование, а в случае порчи или утраты ими технологических свойств из-за его ошибочных действий неминуемо последует наказание. Об этом повествует отдельный раздел ДИС, посвященный видам ответственности секретаря.

К примеру, возлагая на секретаря ответственность за неразглашение коммерческой тайны (что должно быть указано в ДИС), администрация должна обеспечить защиту от несанкционированного доступа к компьютеру и иным носителям информации, с которыми работает секретарь. В противном случае администрация нарушает свои обязанности в части обеспечения условий для выполнения секретарем перечисленных в ДИС трудовых функций.

Какие еще обязанности по обеспечению соответствующих условий труда есть у работодателя, читайте в статье «Инструкция по охране труда для офисных работников (2021)».

Как составить должностную инструкцию? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите инструкцию по формированию этого документа, составленную экспертами системы, основанную на последних разъяснениях Роструда и ГИТ.

Нюансы квалификационных требований: секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка

Требования к уровню образования и стажу — неотъемлемый атрибут любой должностной инструкции, в том числе ДИС. Из этих требований складывается понятие «уровень квалификации».

ВАЖНО! Минимальные требования к уровню квалификации работника, отражаемые в ДИС, не могут быть ниже установленных профстандартами для данной категории сотрудников.

К примеру, профстандарт для специалистов по организационному и документационному обеспечению управления организацией утвержден приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н. Указанная категория специалистов включает широкий спектр должностей — от секретаря до помощника руководителя.

Разнообразны в профстандарте и квалификационные требования. Чем сложнее по составу и объему выполняемые работником функции, тем выше требования к его квалификации.

  • секретарям-администраторам достаточно окончить 11 классов в среднем образовательном учреждении;
  • секретарю-делопроизводителю необходимо среднее профессиональное образование (по программам подготовки специалистов среднего звена) или непрофильное среднее профобразование по соответствующим программам, дополненное профобразованием по дополнительным программам переподготовки;
  • секретари — помощники руководителя должны окончить вуз (бакалавриат или непрофильный бакалавриат с дополнительным профобразованием по программам переподготовки) и иметь стаж практической деятельности по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя не менее трех лет.

К примеру, если функции секретаря-машинистки ограничиваются ответами на звонки, набором рукописных или устных распоряжений директора и приготовлением ему кофе и в ДИС перечислены именно эти действия, для их исполнения претенденту на должность достаточно:

  • окончить среднюю школу;
  • обладать элементарной грамотностью;
  • иметь практический опыт владения компьютерной и оргтехникой.

Иное дело — помощник руководителя, в чьи задачи входит не только организационно-документационное обеспечение деятельности компании, но и информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка работы руководителя. В этом случае и образование понадобится серьезное, и без практического опыта не обойтись.

Итоги

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя содержит информацию о его правах, обязанностях и ответственности.

Читайте также:
Ведение и постановка кадрового учета с нуля в организации и для микропредприятий

Из содержания этого внутрифирменного документа работнику становятся ясными требования работодателя к его уровню квалификации и иные важные аспекты (кому подчиняется, как назначается на должность, какими знаниями и навыками должен обладать и др.).

Что делает делопроизводитель в организации?

Любое крупное предприятие работает с множеством документов. Их нужно не только напечатать, но и должным образом оформить, подшить и запротоколировать.

Постепенно компании переходят на электронный документооборот, но до завершения этого процесса еще далеко. Из этой статьи вы узнаете, кто это — делопроизводитель, и чем он занимается.

Должностные обязанности делопроизводителя в организации

Все, что делает делопроизводитель, связано с обработкой входящей и исходящей корреспонденции предприятия, оформлением документов и обработкой других важных бумаг.

Что еще делает делопроизводитель:

  1. Прием и регистрация корреспонденции (писем, приказов и т. д.).
  2. Передача документов на исполнение.
  3. Выдача справок по зарегистрированным документам.
  4. Ведение банка данных документов и составление учетных карточек.
  5. Контроль за неразглашением данных.
  6. Сдача в архив исполненных материалов, составление описей.

Также в должностные обязанности делопроизводителя в организации входит личная ответственность за сохранение документации. Делопроизводитель, проходящий обучение для приема на работу, дополнительно сдает тест по защите персональных данных.

Эта профессия отличается неопределенным кругом задач. То что делает производитель, может быть связано с обязанностями других специалистов, например, бухгалтеров или экономистов.

Деятельность такого специалиста пересекается с иными профессиями: секретаря-референта, сотрудника справочной службы, архивариуса, документоведа, помощника судьи.

Делопроизводитель — кто это и чем занимается

По стандарту профессии делопроизводитель должен ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов и правил по оформлению документов. То, чем занимается делопроизводитель, регламентируется Единой государственной системой документооборота, поэтому специалисту требуется знать ее общие положения.

В число его умений также входит:

  1. знание правил составления различных бумаг;
  2. порядок их оформления перед сдачей в архив;
  3. навыки деловой переписки и ведения переговоров;
  4. отличное владение компьютером (базы данных, текстовые редакторы и т. д.);
  5. приветствуются навыки «слепой» печати.

Условия работы сказываются и на характере специалиста.

Чтобы успешно справляться со своими обязанностями, делопроизводитель должен:

  • обладать хорошими аналитическими способностями;
  • уметь планировать свое время и решать поставленные задачи;
  • иметь хорошую память и усидчивость;
  • быть многозадачным и собранным.

Также большую роль играет стрессоустойчивость и умение находить общий язык в коллективе.

Источник фото freepik

Обучение на делопроизводителя

Согласно законодательству, чтобы претендовать на работу делопроизводителя необходим диплом о высшем образовании. Опыт для трудоустройства не всегда обязателен.

Во многих вузах есть отдельное направление «Делопроизводство», но на самом деле подойдет и юридическая, и экономическая специальность. В России есть 25 вузов, в которых можно получить профессию делопроизводителя.

5 популярных вузов России, имеющих программу обучения на делопроизводителя (код специальности — 7.46.01.03):

Также профессиональное обучение на делопроизводителя можно пройти в 56 ссузах.

5 популярных колледжей для получения специальности:

Обучение на делопроизводителя дистанционно

Если у вас нет возможности обучаться очно в предложенных учебных заведениях, то можно пройти курсы делопроизводителя дистанционно.

В обучении используется система вебинаров, онлайн-тестирования и консультации с преподавателями через компьютерные программы, например, Skype.

Если специальность уже есть, то можно пройти курсы повышения квалификации для делопроизводителей.

По итогам обучения выдается документ о профессиональной переподготовке.

Сколько зарабатывает делопроизводитель

По данным интернет-сервисов по поиску сотрудников, минимальная зарплата делопроизводителя составляет менее 12 тысяч рублей.

Максимальная зарплата — более 80 тысяч рублей.

Часто делопроизводителей с опытом работы берут на иные позиции, например, помощником директора или личным секретарем.

Плюсы и минусы профессии делопроизводителя

Плюсы:

  • официальное оформление на работу;
  • множество вузов, где можно получить специальность;
  • стабильный оклад.

Минусы:

  • рутинная работа;
  • невысокая зарплата;
  • большой и расплывчатый круг обязанностей.
Читайте также:
Правила заполнения и оформления больничного листа работодателем в 2021 и 2021 годах: пример и образец

Prom-Nadzor.ru

Вы здесь

Должностная инструкция делопроизводителя

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]

[число, месяц, год]

Должностная инструкция делопроизводителя
(ответственного за входящую корреспонденцию) [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению [заведующего канцелярией, начальника отдела документационного обеспечения].

1.4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, должен знать:

– нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

– основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

– структуру предприятия и его подразделений;

– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

– основы организации труда;

– правила эксплуатации вычислительной техники;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– правила и нормы охраны труда.

1.5. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, в своей деятельности руководствуется:

– положением о [канцелярии, отделе документационного обеспечения, ином структурном подразделении];

– инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;

– настоящей должностной инструкцией;

1.6. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, непосредственно подчиняется [заведующему канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения].

1.7. Во время отсутствия делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное руководством предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.8. [Вписать нужное].

2. Должностные обязанности

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию:

2.1. Выполняет работы по учету и регистрации корреспонденции, поступившей на предприятие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, банков и других организаций.

2.2. Обеспечивает контроль за передачей указанных документов руководству и исполнителям.

2.3. Передает заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) корреспонденцию, требующую предварительного просмотра.

2.4. Направляет документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

2.5. Ведет картотеку прохождения документов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документальным материалам.

2.6. Осуществляет контроль (с проставлением необходимых отметок на карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в канцелярию (отдел документационного обеспечения), со всеми материалами по их исполнению.

2.7. Формирует документы и дела по закрепленному участку работы и в соответствии с утвержденной номенклатурой.

2.8. Осуществляет подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив предприятия.

2.9. Принимает участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

2.10. Выполняет отдельные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).

2.11. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

2.12. [Вписать нужное].

3. Права

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, имеет право:

3.1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.

3.2. Запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать [заведующему канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения] о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

Читайте также:
Доплата за работу в сельской местности: закон, регулирующий выплаты, кому платят

3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

3.6. [Вписать нужное].

4. Ответственность

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет персональную ответственность за:

– состояние учета и регистрации документов, указанных в п.1 раздела 2 настоящей должностной инструкции;

– формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию;

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Должностная инструкция делопроизводителя

Автор: admin · Опубликовано 10.01.2020 · Обновлено 27.07.2020

I. Общие положения

1. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена («Документационное обеспечение управления и архивоведение») или среднее профессиональное образование (непрофильное) по программе подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

2. Без требования к опыту практической работы.

3. Назначение на должность делопроизводителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4. Делопроизводитель должен знать:

4.1. Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления

4.2. Структуру организации, руководство структурных подразделений

4.3. Современные информационные технологии работы с документами

4.4. Порядок работы с документами

4.5. Схемы документооборота

4.6.Системы скоростного письма

4.7. Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами

4.8. Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации

4.9. Типовые сроки исполнения документов

4.10. Принципы работы со сроковой картотекой

4.11. Назначение и технология текущего и предупредительного контроля

4.12. Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов

4.13. Правила документационного обеспечения деятельности организации

4.14. Виды документов, их назначение

4.15. Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами

4.16. Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов

4.17. Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации

4.18. Системы электронного документооборота

4.19. Правила и сроки отправки исходящих документов

4.20. Требования охраны труда

4.21. Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления

4.22. Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией

4.23. Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел

4.24. Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа

4.25. Правила выдачи и использования документов из сформированных дел

4.26. Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них

4.27. Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов

4.28. Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии

4.29. Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии

4.30. Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению

4.31. Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения

4.32. Правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами

4.33. Правила передачи дел в архив организации

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ________________________.

Читайте также:
Специальный трудовой стаж: что это, профессиональный, для назначения пенсии, выслуга

6. На время отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

II. Должностные обязанности

В обязанности делопроизводителя входит:

1. Организация работы с документами:

— Прием и первичная обработка входящих документов

— Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые

— Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем

— Регистрация входящих документов

— Организация доставки документов исполнителям

— Ведение базы данных документов организации

— Ведение информационно-справочной работы

— Обработка и отправка исходящих документов

— Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

— Контроль исполнения документов в организации

2. Организация текущего хранения документов:

— Разработка номенклатуры дел организации

— Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения

— Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения

— Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела

3. Организация обработки дел для последующего хранения:

— Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

— Составление внутренней описи дел для особо ценных документов

— Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения

— Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения

— Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения

— Передача дел в архив организации

III. Права

Делопроизводитель имеет право:

1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями

IV. Ответственность

Делопроизводитель несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020г. №333н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Должностная инструкция

Делопроизводитель

Образец должностной инструкции делопроизводителя

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории специалистов.

1.2. На должность делопроизводителя принимается лицо, имеющее:

1) среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование по специальным программам;

1.3. Делопроизводитель должен знать:

1) структуру организации, руководство структурных подразделений;

2) современные информационные технологии работы с документами;

3) порядок работы с документами;

4) схемы документооборота;

5) правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

6) правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;

7) типовые сроки исполнения документов;

8) принципы работы со сроковой картотекой;

9) назначение и технология текущего и предупредительного контроля;

10) правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;

Читайте также:
Квалификационные категории врачей: что это, порядок присвоения и аттестации

11) правила документационного обеспечения деятельности организации;

12) виды документов, их назначение;

13) требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;

14) правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;

15) правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;

16) системы электронного документооборота;

17) правила и сроки отправки исходящих документов;

18) требования охраны труда;

19) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;

20) виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;

21) правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;

22) порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;

23) правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;

24) правила выдачи и использования документов из сформированных дел;

25) критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;

26) порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов;

27) порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;

28) правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;

29) правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;

30) правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;

31) правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;

32) правила передачи дел в архив организации;

33) ……… (другие документы, материалы и т.д.)

1.4. Делопроизводитель должен уметь:

1) работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;

2) пользоваться базами данных, в том числе удаленными;

3) пользоваться справочно-правовыми системами;

4) пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации;

5) применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;

6) организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;

7) осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;

8) разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения;

9) использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;

10) организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;

11) правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;

12) систематизировать документы внутри дела;

13) обеспечивать сохранность и защиту документов организации;

14) пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;

15) оформлять документы экспертной комиссии;

16) оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;

17) производить хронологически-структурную систематизацию дел;

18) осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;

19) составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;

20) ……… (другие навыки и умения)

1.5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

1) ……… (наименование учредительного документа)

2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

3) настоящей должностной инструкцией;

4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

1.6. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

1.7. ……… (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Документационное обеспечение деятельности организации:

1) организация работы с документами;

2) организация текущего хранения документов;

3) организация обработки дел для последующего хранения.

2.2. ……… (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Делопроизводитель исполняет следующие обязанности:

3.1.1. В рамках трудовой функции организация работы с документами:

Читайте также:
Доплата за работу в сельской местности: закон, регулирующий выплаты, кому платят

1) осуществляет прием и первичную обработку входящих документов;

2) осуществляет предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;

3) осуществляет подготовку входящих документов для рассмотрения руководителем;

4) производит регистрацию входящих документов;

5) осуществляет организацию доставки документов исполнителям;

6) выполняет ведение базы данных документов организации;

7) выполняет ведение информационно-справочной работы;

8) производит обработку и отправку исходящих документов;

9) организацию работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

10) осуществляет контроль исполнения документов в организации;

3.1.2. В рамках трудовой функции организация текущего хранения документов:

1) осуществляет разработку номенклатуры дел организации;

2) проводит проверку правильности оформления документов и производит отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;

3) осуществляет формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;

4) производит формирование дел;

5) выполняет контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела;

3.1.3. В рамках трудовой функции организация обработки дел для последующего хранения:

1) проводит проверку сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

2) составляет внутреннюю опись дел для особо ценных документов;

3) производит оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;

4) производит оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;

5) составляет опись дел постоянного, долговременного сроков хранения;

6) осуществляет передачу дел в архив организации;

3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

3.1.5. ……… (другие обязанности)

3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

Делопроизводитель имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Делопроизводитель привлекается к ответственности:

– за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

– за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, – в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;

– за причинение ущерба организации – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта “Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией”, утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. ……… (другие заключительные положения).

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: