Аудит расчетов с подотчетными лицами по оплате труда и прочим операциям

Как проходит аудит расчетов с подотчетными лицами

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

  1. Расчеты с подотчетными работниками: основные особенности
  2. Цели аудита расчетов с подотчетными лицами
  3. Нормативная база
  4. Документы, проверяемые в ходе аудита
  5. Порядок проведения аудита
  6. Методы обнаружения неверной организации расчетов
  7. Методы проведения аудита
  8. Главные контрольные процедуры
  9. Распространенные ошибки, выявляемые в процессе аудита

У компании в процессе деятельности возникает необходимость рассчитываться наличными за услуги, продукты. В этом случае средства выдаются сотруднику для того, чтобы он сделал все выплаты в соответствии с распоряжениями руководства. Наличные выдаются работнику под его личную ответственность. Соответственно, он становится подотчетным.

Расчеты с подотчетными работниками: основные особенности

Подотчетные средства – это наличные, которые выдаются работнику. Средства должны быть использованы в соответствии с распоряжениями руководителя. К примеру, это могут быть эти распоряжения:

  • Оплата расходов компании.
  • Проведение закупок.
  • Покрытие командировочных трат.
  • Оплата хозяйственных трат.
  • Покрытие трат, связанных с проведением оперативной деятельности.

Порядок предоставления наличных, сроки выдачи, объем аванса и прочие нюансы оговорены в Инструкции ЦБ. Как правило, расчет наличными производится в случае мелких трат. К примеру, это может быть:

  • Покупка запасных элементов, топлива, расходников.
  • Небольшие ремонтные работы (починка ТС, оргтехники).
  • Представительские траты.

Практически все рассматриваемые расходы предполагают выдачу наличных. Расчеты с подотчетными работниками – это постоянный процесс. Средства очень часто выдаются работникам, а потому соответствующие расчеты сложно поддаются аудиту.

К СВЕДЕНИЮ! Аудит проводится сплошным методом. Рекомендуется доверить эту работу ассистентам аудитора. В процессе анализируются отчеты, заявления на выдачу наличных.

Цели аудита расчетов с подотчетными лицами

Главная цель аудита расчетов – подтверждение верности содержимого проводимых операций. В процессе также устанавливается воздействие этих операций на отчетность. Аудит предполагает проверку не только самих расчетов, но и кассовых операций. По этой причине процедуры рекомендуется совмещать. Рассмотрим подробнее цели проведения аудита:

  • Проверка соответствия операций законам.
  • Установление верности организации бухучета.
  • Проверка достоверности содержимого документов.
  • Установление верности сформированного аналитического учета расчетов с подотчётными лицами.

Аудит позволяет вовремя обнаружить ошибки и исправить их.

Нормативная база

Аудит расчетов проводится на основании следующих нормативных актов:

  • НК РФ (часть 1 и 2).
  • ФЗ «О бухучете» №129.
  • Постановление «О командировочных» №729.
  • Постановление «О суточных» №812.
  • Положение по ведению бухучета №34.
  • ПБУ «Учет активов и пассивов в иностранной валюте» №154.
  • План счетов бухучета.
  • Письмо ЦБ «О кассовых операциях».

Это базовые нормативные акты, которые следует изучить перед проведением аудита.

Документы, проверяемые в ходе аудита

Рассмотрим документы, которые обязательно нужно проверить в ходе аудита:

  • Отчеты.
  • Журнал регистрации.
  • Приказы о том, что трудящийся отправлен в командировку.
  • Перечень сотрудников, которым можно выдавать наличные.
  • Сметы представительских трат и приказы об их утверждении.

Также информация по расчетам отображается еще в ряде документов: бухгалтерском балансе, отчете о движении наличных, главной книге, журнале-ордере №7.

Порядок проведения аудита

Проверка расчетов с подотчётными лицами проводится бухгалтером. Базируется она на приказах по учетной политике компании. В частности, имеются в виду следующие предметы приказов:

  • Назначение подотчетных лиц.
  • Направление сотрудников в командировки.
  • Журнал регистрации аванса.

При осуществлении проверки нужно сравнить сальдо по счету 71 на завершение отчетного периода и информацию, зафиксированную в главной книге. Также необходимо сравнить оборот по кредиту счета 71 и оборот по дебету по счетам учета МПЗ, трат, собственности предприятия. Рассматриваемые данные должны соответствовать друг другу. Затем нужно удостовериться в соответствии данных из чеков, квитанций и прочих документов, предоставляемых работником, данным из авансовых отчетов. В процессе проверки рассматривается документация, подтверждающая траты. К примеру, это могут быть:

  • счета-фактуры;
  • чеки;
  • акты приобретений;
  • накладные;
  • удостоверения по командировочным тратам;
  • проездные билеты.

Следующий шаг – сравнение информации из аналитического учета по каждому сотруднику с отчетами по авансам.

Аудит предполагает сбор различных доказательств правильности заполнения документации. Получить их можно путем проведения инвентаризации. В процессе ее подтверждается соответствие выдачи наличных правилам пункта 11 Положения о проведении кассовых операций.

ВАЖНО! Лицо, получившее наличные, должно в течение 3 суток после проведения платежа предъявить соответствующий отчет в бухгалтерию. Сотруднику запрещается передавать подотчетные средства третьим лицам.

Методы обнаружения неверной организации расчетов

Аудитор может обнаружить «пробелы» во внутреннем контроле расчетов, который проводится компанией. Устанавливаются эти «пробелы» в том случае, если организация не может предоставить следующие документы:

  • Список сотрудников, которым могут выдаваться наличные, утвержденные приказом.
  • Система предоставления заявлений на получение наличных.
  • Виза руководителя, которая нужна для утверждения отчетов.
  • Оправдательные бумаги, предлагающиеся к отчетам.

Свидетельством неправильной организации расчетов являются следующие признаки:

  • Несоответствие деятельности приказу об ограничении числа сотрудников, которым выдаются наличные.
  • Срыв сроков формирования отчетов.
  • Срыв сроков возврата остатка наличных, которые не были истрачены.
  • Наличие долгов у подотчетных лиц.
  • Выдача наличных людям, которые не входят в штат компании.

За правильность организации учета подотчетных сумм отвечает руководитель компании, а также главбух.

Методы проведения аудита

Основной метод сбора сведений – вопросник. На основании мнений сотрудников аудитор может составить первоначальное мнение о компании. На основании сформированного мнения предпринимаются эти действия:

  • Если расчеты с сотрудниками осуществляются редко, аудит их производится в стандартном порядке.
  • Если расчеты проводятся часто, аудитор может отказать в формировании своего мнения о правильности отчетности.

На основании результатов отчетов аудитор составляет план по дальнейшим проверкам.

ВАЖНО! Проверка может быть сплошной или выборочной. Второй вариант предполагает проверку не всей, а только части системы. Возможно это только в том случае, если учет расчетов в компании эффективен.

Читайте также:
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в 2021 году. Утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

Главные контрольные процедуры

Рассмотрим основные процедуры, которые выполняются в ходе аудита:

  • Сверка перечня лиц, получающих наличные, и перечня сотрудников, которые имеют на это право.
  • Проверка выдачи наличных сотрудникам, которые не отчитались по ранее предоставленным авансам.
  • Сверка суммы предоставленных средств и фактических трат.
  • Рассмотрение приказов о том, что трудящийся отправлен в командировку.
  • Установление верности возмещения командировочных трат.

Аудит позволяет компании не допустить лишних трат. Отчеты необходимы для того, чтобы сотрудники оплачивали только фактические траты, а все оставшиеся средства передавали обратно в кассу.

Распространенные ошибки, выявляемые в процессе аудита

Рассмотрим ошибки, которые часто обнаруживаются при аудите:

  • Предоставление наличных лицам, которых нет в перечне подотчетных сотрудников.
  • Выдача средств лицам, которые не являются работниками предприятия.
  • Предоставление наличных сотрудникам, которые не отчитались по авансам, выданным ранее.
  • Отсутствие подтверждающих документов: приказов, командировочных удостоверений, аналитического учета.

Также часто наблюдается неправильное налогообложение командировочных трат. Рассматриваемые ошибки могут привести к тому, что возникнет неразбериха касательно трат компании и учета средств, выделяемых на эти расходы. Сотрудники, наблюдая отсутствие системы отчетности, могут неправомерно пользоваться средствами компании.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

  • Кто считается подотчетным лицом
  • Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
  • Нюансы командировочных расходов
  • Проводки для ведения учета на счете 71
  • Итоги

Кто считается подотчетным лицом

Очень часто в ходе хозяйственной деятельности затраты на нужды предприятия приходится осуществлять работникам по указанию руководителя организации. В таком случае работнику дают деньги под отчет, т. е. за этим следует его обязанность представления отчета за полученные и потраченные суммы. Такой работник для бухгалтерии является подотчетным лицом.

Деньги подотчетникам могут быть выданы:

  • на хозяйственные и административные расходы — в размере, определенном производственной необходимостью, и на сроки, определенные производственной необходимостью;
  • на командировочные расходы — на срок, установленный приказом руководителя о направлении работника в командировку, и в сумме, в которую должны быть включены расходы на проезд, затраты на проживание и суточные.

Учет подотчетных сумм (их поступление, списание, отражение остатка или перерасхода) проводится на бухгалтерском активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

ВАЖНО! Аналитический учет бухгалтер должен вести по каждой сумме, выданной под отчет.

Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Выдаются средства под отчет согласно п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У на основании завизированного руководителем (или ИП) заявления работника с прописанными в нем суммой и сроком, на который берутся деньги. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) такое заявление не является обязательным, и выдача может быть осуществлена без заявления на основании распоряжения руководителя (или ИП). Выдачу наличных из кассы осуществляют по расходному кассовому ордеру.

О правилах оформления этого документа читайте в статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

За подотчетные деньги работник должен отчитаться. Для этого существует такой документ, как авансовый отчет, в котором отражается полученная сумма средств и то, на что она была потрачена. К отчету также необходимо также приложить документы, подтверждающие произведенные расходы. С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно, требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.

Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму и не предоставил авансовый отчет о расходах? Как отразить невозврат подотчетной суммы в бухгалтерском и налоговом учете? Ответы на эти и другие вопросы есть в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа, получите пробный онлайн-доступ к системе бесплатно.

Нюансы командировочных расходов

Служебная командировка — это выезд сотрудника в местность, отдаленную от его основного места работы, для выполнения служебных функций. Оформление документов, на основании которых нужно вести бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в этом случае, должно проводиться в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.

Выдача денег для поездки в командировку рассчитывается исходя из стоимости проезда туда и обратно, расходов на жилье и суточных.

При этом нужно учесть, что:

  • днем выезда и днем приезда считаются даты, зафиксированные в транспортных билетах;
  • расходы за проживание должны будут учитываться по факту на основании предоставленных подотчетником документов;
  • суточные могут быть установлены и выданы в соответствии с внутренними документами, регламентирующими их размер, например, положением о командировках (ст. 168 ТК РФ).

Для правильного расчета налогооблагаемой базы по НДФЛ суточные учитывают в пределах норм, установленных законом: 700 руб. по России и 2500 руб. — в загранкомандировке (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ), для расчета налога на прибыль в расходы включается сумма в пределах размера, оговоренного внутренними документами работодателя (трудовым договором, приказом, положением о командировках).

ВАЖНО! Та часть суточных, которая выплачена сверх нормы, установленной законодательством, считается доходом работника, и облагается НДФЛ и страховыми взносами.

О нюансах отражения суточных в налоговой отчетности вы можете узнать из статьи «Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ?».

Проводки для ведения учета на счете 71

Согласно разделу VI инструкции по применению плана счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:

  • дебетуется со счетами денежных средств 50 «Касса» (если подотчетнику выдаются наличные) или 51 (когда средства выданы в безналичной форме);
  • кредитуется со счетами, на которых учитываются расходы, связанные с хоздеятельностью работодателя, и счетами денежных средств в случае возврата неистраченных сумм.
Читайте также:
Приходный кассовый ордер: бланк, скачать бесплатно в форматах Word и Ecxel

Суммы, за которые работник не отчитался, он должен вернуть работодателю — такая операция будет записана по кредиту счета 71 и дебету денежных счетов 50, 51.

Если остаток денег числится в долгу у работника, то его следует учесть по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 71. Такая задолженность может быть удержана из зарплаты сотрудника, в этом случае будет проведена проводка Дт 70 Кт 94. Когда у работодателя нет возможности удержать долг из зарплаты, используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и проводка будет выглядеть так: Дт 73 Кт 94.

Обратите внимание! Если сотрудник потерял (или забыл взять) подтверждающие расход документы, то решение о возмещении расходов работнику принимает руководитель компании. Подтверждающим документом будет приложенная к авансовому отчету объяснительная записка от сотрудника, а основанием для принятия авансового отчета – приказ директора фирмы.

Обобщим информацию о том, с какими счетами может корреспондировать счет 71.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует:

Аудит расчетов с подотчетными лицами

Цель аудита расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.

При этом решаются следующие задачи:

  • • оценка системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;
  • • подтверждение достоверности выдачи и возврата подотчетных сумм;
  • • установление законности и полноты возврата подотчетных сумм;
  • • проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и взаимосвязи аналитического и синтетического учета;
  • • проверка соблюдения организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.

Результаты оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и документах, которые подвергаются исследованию (табл. 10.1).

На начальном этапе аудита необходимо убедиться в наличии распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Аудитору следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные под отчет, о сроках отчетности и командировочных расходах.

Далее осуществляется проверка документального оформления авансовых отчетов. В ходе проверки выявляются и отмечаются следующие замечания:

  • • по оформлению авансовых отчетов;
  • • по оформлению командировочных расходов (в том числе за рубеж):
    • — по передаче подотчетных сумм другому лицу;
    • — по несвоевременности возврата подотчетных сумм и сдаче авансовых отчетов в бухгалтерию;
  • • по существу отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

Документальная проверка авансовых отчетов осуществляется по двум направлениям: проверка по форме и по существу отраженных операций.

Порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами регулируется постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО-1 «Авансовый

Таблица 10.1. Вопросы и аудиторские доказательства проверки расчетов с подотчетными лицами

Имеется ли приказ руководителя об определении круга подотчетных лиц, сроках отчетности и подотчетных суммах

Приказы руководителя, учетная политика организации для целей бухгалтерского учета

Соответствует ли порядок расчетов с подотчетными лицами Порядку ведения кассовых операций в РФ и другим нормативным документам

Авансовые отчеты, приказы руководителя, учетная политика организации для целей бухгалтерского учета

Своевременно ли сдаются авансовые отчеты в бухгалтерию организации

Проверяются ли авансовые отчеты по формальным признакам и по существу отраженных операций, осуществляется ли арифметическая проверка авансовых отчетов и прилагаемых к ним документов

Учетная политика организации для целей бухгалтерского учета, положение о документах и документообороте организации, должностные инструкции работников бухгалтерии

Используются ли унифицированные формы первичных документов

Применяются ли компьютерные программы для расчетов с подотчетными лицами

Учетная политика организации, авансовые отчеты, ведомости аналитического учета расчетов с подотчетными лицами

Осуществляется ли контроль лимита расчетов наличными между юридическими лицами

Какие документы применяются для организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами

Ведомости, карточки аналитического учета расчетов с подотчетными лицами

Соблюдается ли своевременность расчетов с подотчетными лицами по выданным суммам

Авансовые отчеты, отчеты кассира

Правильно ли отражаются на счетах бухгалтерского учета операции с подотчетными лицами

Ведомости, карточки аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, журналы-ордера, анализы счетов, оборотно-сальдовые ведомости

Сверяются ли записи аналитического и синтетического учета по счету 71, а также записи в Главной книге

Ведомости, карточки аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, журналы-ордера, анализы счетов, оборотно-сальдовые ведомости, Главная книга организации

отчет»». На основании данного постановления утверждена унифицированная форма авансового отчета № АО-1.

При проверке авансовых отчетов по форме следует протестировать следующие элементы документов:

  • • соответствие типовой форме № АО-1 «Авансовый отчет»;
  • • наличие номера и даты составления;
  • • указание подотчетного лица;
  • • указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода;
  • • указание назначения аванса;
  • • наличие подписей;
  • • заполнение обратной стороны авансового отчета.

Методика документальной проверки авансовых отчетов по

существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

Читайте также:
Приобретение ГСМ по топливным картам в 2021 году. Бухучет ГСМ по топливным картам

При этом необходимо проконтролировать соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц аудитор проверяет путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах. Необходимо руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. Срок отчетности не может превышать 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки. При этом аудитор должен убедиться в наличии приказа руководителя организации об установлении подотчетных лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет и о сроках отчетности. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности за подотчетными лицами и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины не- погашения дебиторской задолженности.

Вместе с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в этом отчете.

При этом аудитор детальной проверке подвергает следующие операции.

При поступлении материально-производственных запасов (МПЗ) через подотчетных лиц к авансовому отчету должны быть приложены платежный и расчетный документ (товарный чек, накладная, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру). В товарных чеках и накладных должны быть приведены наименования приобретенных материально-производственных запасов. Аудитор отмечает производственный характер произведенных расходов.

В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При этом необходимо проконтролировать наличие документов, подтверждающих командировочные расходы: приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме № Т-9 и командировочное удостоверение по форме №Т-10. Данные документы должны составляться по установленным постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 унифицированным формам. Аудитор должен обратить внимание на наличие подписей и печатей в командировочном удостоверении.

Важным внутренним первичным документом является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а. Этот документ применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом, а затем передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме № Т-9.

Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом.

Особую важность имеет форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» с точки зрения определения источника финансирования расходов на командировку и признания данных расходов как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения.

Проверяется наличие оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы (счет, счет-фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы, железнодорожные, автобусные или авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, талоны об оплате стоянки автомобилей, талоны об оплате за право въезда на территорию города и др.).

Отдельной проверке подвергаются операции по приобретению горюче-смазочных материалов через подотчетных лиц. По данным кассовых чеков об оплате бензина, дизельного топлива и смазочных масел устанавливается производственный характер расходов на обслуживание автотранспорта, принадлежащего организации. Прямое отнесение стоимости приобретенных горюче-смазочных материалов на счета расходов в учете должно подтверждаться актами о расходе и путевыми листами автотранспорта.

Обращается внимание на правомерность и оформление представительских расходов. Они могут быть признаны оправданными, если имеются в наличии: приказ руководителя о представительских расходах, отчет о представительских расходах, перечень участников мероприятия, программа мероприятия, авансовый отчет с прилагаемыми документами (товарный чек, кассовый чек, закупочный акт и др.). Представительские расходы должны быть обоснованы сметой затрат с учетом нормативного значения, принимаемого для целей бухгалтерского и налогового учета. При этом к представительским расходам можно отнести следующие затраты:

  • • по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;
  • • по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;
  • • по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;
  • • по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т. е. юридического лица. Аудитору следует контролировать не только лимит суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но и платежные условия договоров. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц.

На заключительном этапе аудита осуществляется проверка организации синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.

Проверку аналитического учета расчетов с подотчетными лицами проводят по подотчетным лицам. При этом сверяются записи в ведомости аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по подотчетным лицам и оборотной ведомости или журнале-ордере.

Устанавливается наличие суммы сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по данным Главной книги. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на начало и конец месяца и обороты по счету в аналитическом и синтетическом учете сверяются с данными, указанными в Главной книге.

Планирование и применение методик аудита расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

После заключения договора на проведение аудита начинается процесс непосредственного планирования аудиторской проверки по заключенному договору определяет, что в основе разработки плана аудиторской проверки находится документ, который называется “Общая стратегия аудита”.

Читайте также:
Новогодние подарки в бухучете в 2021 году

Такая общая стратегия аудита устанавливает объем, время и направление аудита и помогает в разработке более детального плана аудита

Разработка общей стратегии аудита включает:

  • а) определение характеристик задачи, устанавливают его объем (например, применена концептуальная основа финансовой отчетности, специфические требования отрасли к отчетности и местонахождение подразделении ей предприятия
  • б) уточнение целей предоставления заключения по задачи для планирования времени аудита и характеристики необходимого информирования, например, конечных сроков представления промежуточной и конечной отчетности и ключевые данные ожидаемого информирования управленческого и аудируемого;
  • в) рассмотрение важных факторов, которые определят основные направления усилий группы с задания, например, определение соответствующих уровней существенности, предварительная идентификация зон с увеличенными рисками существенных в искажений, предварительная идентификация существенных составляющих и остатков на счетах, оценка, планирует аудитор получить доказательства эффективности внутреннего контроля и идентификация последних событий на предприятии хозяйствования, отрасли, финансовой отчетности и т ин.

Таким образом, в основе общей стратегии аудита находится меморандум предварительного планирования, который в процессе его дальнейшего уточнения является своеобразным организационным каркасом дальнейшей аудиторской проверки.

Важно то, что общая стратегия аудита и план аудита должны разрабатываться только после того, как аудитор исследует и задокументирует систему внутреннего контроля и даст оценку риска с существенных искажений на уровне финансовой отчетности и на уровне утверждений по классовым операциям, остаткам на счетах и на уровне раскрытия информации.

Итак, перед тем как составить подробный перечень работ и календарный план их выполнения, аудитор должен учесть все основные факторы, которые будут влиять на реализацию процедур сбора аудиторских доказательств

Во-первых, необходимо определиться необходимым количеством и уровнем профессионального опыта работников аудиторской фирмы, которые будут непосредственно проводить проверку При необходимости нужно продумать целесообразно привлечения экспертов или других специалистов, обладающих специальными знаниями.

Во-вторых, необходимо сделать распределение работников аудиторской фирмы между отдельными подразделениями предприятия с определением даты осуществления конкретных процедур и необходимого времени

В-третьих, необходимо учесть возможность координации и контроля за проведением проверки со стороны главных специалистов аудиторской фирмы

Определение всех вышеперечисленных обстоятельств и является процессом формирования общей стратегии аудита для данного клиента

Понятно, что практика разработки общей стратегии аудита предусматривает более широкий круг обстоятельств, которые могут влиять на результат конечного планирования аудиторской проверки МСА 300 “Планирование” имеет с специальное приложение, содержащее примеры вопросов, которые рассматривает аудитор, разрабатывая общую стратегию решения задачи с аудиту.

МСА 300 определяет обязательность документирования общей стратегии аудита. Это касается ключевых решений, необходимых для соответствующего планирования аудита Так, например, можно задокументировать общую стратегию аудита в виде меморандума, где описано ключевые решения относительно общего объема, времени и проведения аудиту.

После выбора общей стратегии аудита аудитор начинает разрабатывать детальный план аудита (Таблица 3.1), где рассматриваются вопросы, идентифицированы при выборе стратегии. При этом аудитор принимает во внимание необходимость достижения целей аудита при эффективном использовании своих ресурсов. Хотя, как правило, аудитор выбирает общую стратегию к разработке детального плана аудита, эти два вида планирования не является дискретным а потому последовательным процессом, а тесно связаны между собой, поскольку изменения в одном из них вызывают соответствующие изменения в другом.

Цель контроля и аудита расчетных операций определяется Законом Республики Беларусь Об аудиторской деятельности. Цель заключается в выражении мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчетности в части задолженности по расчетам с подотчетными лицами. Кроме того аудитор должен высказать мнение о соответствии порядка ведения бухгалтерского учета расчетных операций законодательству РБ.

В процессе аудита решаются следующие задачи:

  • 1) инспектирование документального оформления расчетных операций;
  • 2) проверка инвентаризационной работы и отражения в бухгалтерском учете результатов инвентаризаций;
  • 3) проверка организации аналитического учета расчетных операций по каждому работнику, по каждой сумме, выданной под отчет;
  • 4) контроль организации аналитического учета расчетов, своевременности выявления срочной и просроченной задолженности;
  • 5) сверка данных аналитического и синтетического учета по счетам расчетов;
  • 6) проверка организации синтетического учета в соответствии с инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета и рабочим планом счетов;
  • 7) сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе;
  • 8) анализ состояния дебиторской и кредиторской задолженности с целью принятия эффективных управленческих решений;
  • 9) проверка соблюдения расчетной дисциплины, дебиторской и кредиторской задолженности.

При проверке расчетов с подотчетными лицами решается комплекс задач, связанных с исследованием законности, целесообразности, полноты и своевременности осуществления расчетов для подтверждения достоверности и реальности задолженности на счетах бухгалтерского учета.

Результаты оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и объектов исследования, перечне аудиторских процедур и приводятся в виде тестов проверки.

Разработка общего плана и программы аудита основывается на предварительных данных об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур. Проведением аналитических процедур аудиторская организация должна выявить области, значимые для аудита. Аудиторская организация должна сформировать мнение о деятельности внутреннего аудита, необходимое для планирования предстоящей проверки.

Эффективность внутреннего аудита может оказаться важным фактором при оценке аудиторской организацией аудиторского риска и системы внутреннего контроля и тем самым существенно сократить объем процедур, которые предстоит выполнить аудиторской организацией, хотя и не может исключить необходимость проведения таких процедур полностью.

Читайте также:
Судебная практика по договору банковского счета: ответственность банка за неисполнение, неполное исполнение обязательств

Оценка внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и документах, которые подвергаются исследованию. По результатам опроса у аудитора, складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют ему сделать основной вывод – о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен или неудовлетворителен. В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами.

Содержание общего плана аудита оформляется в виде таблицы. В общем плане аудиторская организация определяет способ проведения аудита на основании результатов предварительного анализа, оценки надежности системы внутреннего контроля и рисков аудита. Содержание общего плана оформляется в виде таблицы.

Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии.

Разработка программы проведения аудита включает этапы, аналогичные тем, что и разработка и в общего плана аудита. Программа является развитием общего плана аудита и представляет собой детальный перечень аудиторских процедур.

Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетными лицами признаются все без исключения штатные работники организации (работающие по трудовому договору), получившие авансом денежные средства из кассы. Как правило, в подотчет выдаются наличные деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных канцелярских, почтовых расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.

Денежные средства в подотчет выдаются по расходным кассовым ордерам и должны расходоваться строго по назначению. Кроме того, подотчетные денежные средства не могут быть отнесены к доходам физического лица – работника общества. При этом расходы подотчетного лица, произведенные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ, установленному на дату утверждения авансового отчета.

Расчеты с подотчетными лицами предполагают, во-первых, незначительные по своему размеру денежные суммы, вверяемые работникам в целях реализации опосредующих функций организации, во-вторых, невозможность их осуществления в безналичном порядке. Все операции по расчетам с подотчетными лицами характеризуются ограниченным, заранее известным перечнем и довольно высокой степенью регулярности их совершения.

В числе внутриорганизационных документов, используемых в расчетах с подотчетными лицами, состоят утвержденные руководством предприятия списки подотчетных лиц, сметы представительских расходов, приказы об утверждении данных смет, авансовые отчеты, а также журналы регистрации отчетов. Кроме того, если на предприятии имели место факты направления работников в командировки, должны присутствовать в наличии и соответствующие приказы руководства. В свою очередь система внутреннего контроля, помимо всего прочего, в обязательном порядке должна включать в себя основополагающие начала, определяющие порядок совершения расчетов, формально закрепленные в учетной политике организации.

Кассовые операции здесь оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций. Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам унифицированной формы N КО-2 или надлежаще оформленным другим документам, в том числе платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и счетам, с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Документы на выдачу денег подписываются руководителем, главным бухгалтером предприятия или иными уполномоченными на это лицами. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан.

По полученным денежным средствам подотчетные лица должны составить авансовый отчет с приложением оправдательных документов за купленный товар. В число оправдательных документов входят товарные чеки и проездные билеты, которые представляются бухгалтеру. Если купленный товар не оприходован, подотчетную сумму зачитывают в совокупный годовой доход подотчетного лица. При этом сам порядок выдачи и отчетности в использовании подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя организации.

Работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Форма авансового отчета является унифицированной и приведена в Постановлении Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 “Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 “Авансовый отчет”. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Отчет проверяется бухгалтерией.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Система внутриорганизационного контроля над совершением расчетов предполагает наличие утвержденного руководителем списка работников, имеющих право на получение подотчетных денежных средств, утвержденного порядка подачи письменных заявлений на выдачу денежных средств с указанием причин такой выдачи и соблюдение работниками предприятия установленных сроков отчета по выданным суммам, а также сроков возврата оставшихся средств.

Кроме того, о каком-либо контроле можно говорить только в том случае, если на предприятии наблюдается отсутствие просроченной задолженности по подотчетным средствам, соблюдение запрета на выдачу денежных средств сотрудникам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам, аналитический учет командировочных и представительских расходов, оформление надлежащих оправдательных документов, прилагаемых к авансовым отчетам, а также визирование авансовых отчетов.

Читайте также:
Образец кассового чека: скачать в Word, шаблон на 2021 год

Теперь что касается командировок. Командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В случае, когда гражданин направляется в поездку предприятием, с которым он не состоит в трудовых отношениях и, следовательно, не находится в административном подчинении у руководителя этого предприятия, такая поездка не может считаться командировкой. Направление работника в командировку оформляется выдачей ему командировочного удостоверения, оформленного на основании приказа.

Расходы по командировкам признаются затратами, связанными с управлением производством и формируют расходы по обычным видам деятельности. Признание командировочных расходов расходами, произведенными организацией в соответствии с правилами формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций, осуществляется на основании Положения по бухгалтерскому учету “Расходы организации” (ПБУ 10/99), утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством. То есть, не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

При этом такой же порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации (при наличии трудового договора), а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

Следует помнить, что суммы расходов по проезду к месту командировки и обратно включаются в расходы организации без НДС. К командировочным расходам, в частности, относятся расходы по проезду к месту командировки и обратно воздушным, морским, железнодорожным, автомобильным транспортом, включая стоимость услуг по предварительной продаже билетов и плату за пользование постельными принадлежностями и расходы по найму жилого помещения. Налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров и услуг и подтверждающих фактическую уплату сумм налога. Кроме того, суммы налога подлежат возмещению в пределах установленных законодательством норм.

В рассматриваемом случае указанные вычеты производятся на основании проездных документов установленного образца. Проездной билет, в котором сумма налога выделена отдельной строкой, является основанием для принятия к вычету сумм НДС, уплаченных по услугам по проезду к месту служебной командировки и обратно, без наличия счета-фактуры. Авиакомпании здесь не должны выставлять счета-фактуры.

Суммы НДС, уплаченные при перевозке работников организации железнодорожным транспортом при вахтовом способе организации работ, принимаются к вычету на основании железнодорожных билетов, в которых сумма НДС выделена отдельной строкой. То же самое касается и электронных проездных билетов. Однако, здесь необходимо учесть, что вычет возможен лишь в том случае, если НДС именно выделен из общей стоимости билета и представлен в цифрах. В тех же случаях, когда об НДС в билете просто упоминается (включая НДС) с получением вычета могут возникнуть серьезные трудности.

Другим распространенным видом расчетов с подотчетными лицами являются расчеты по представительским расходам. К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров.

В состав представительских расходов относят расходы на проведение официального приема для указанных лиц, доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика. Не относятся сюда расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. При этом представительские расходы в течение отчетного периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный период.

Регистрами синтетического учета, где происходит отражение операций с подотчетными суммами, являются главная книга, отчет о движении денежных средств по форме № 4 и строка бухгалтерского баланса “прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев”, журнал-ордер № 7 и другие регистры учета по счету 71.

Согласно Приказу Минфина № 94н от 31октября 2000 года, утвердившему План счетов бухгалтерского учета и Инструкцию по его применению, аналитический учет расчетов с подотчетными лицами должен вестись по каждой сумме, выданной под отчет.

Для этого, в целях обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, организациями используется счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. На выданные под отчет суммы счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Читайте также:
Образец акта расхождения при приемке товара в 2021 году

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” и дебету счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. Их списание со счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” производится либо в дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” если они могут быть удержаны из оплаты труда работника, либо в дебет счета 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”, если возможность удержание из заработной платы работника отсутствует.

СРОЧНЫЙ МАСТЕР-КЛАСС ПО НДС

Только в эту пятницу (14 января) большой мастер-класс по НДС от Эльвиры Митюковой «Декларация за 4 квартал и работа в 2022 году». Цена для подписчиков «Клерк.Премиум» – 8 990₽, без подписки – 12 990₽. Посмотрите программу тут

Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

Автор: Галина Кардашян Главный бухгалтер-методолог 1С-WiseAdvice

Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

Автор: Галина Кардашян
Главный бухгалтер-методолог 1С-WiseAdvice

Многие организации сталкиваются с необходимостью выдавать деньги сотрудникам на те или иные цели. Наличные могут понадобиться, если сотруднику поручили приобрести какие-либо товары или материалы. Или – когда его отправили в командировку. Между тем, правила выдачи денег под отчет и их контроля строго регламентированы. Несоблюдение этих правил может привести к излишним тратам организации, а также претензиям со стороны контролирующих ведомств.

На что можно выдать деньги под отчет

Как правило, денежные средства выдают сотрудникам под отчет в следующих случаях:

  • если работник приобретает для организации товары, работы или услуги (на хозяйственные нужды);
  • если сотрудника направляют в командировку.

Как выдать деньги под отчет

Независимо от того, на какие цели выдается аванс, основанием для его выдачи служат:

  • либо приказ руководителя организации;
  • либо письменное заявление сотрудника.

На практике, как правило, составляют приказ руководителя организации. Его можно оформить, например, так:

Если есть приказ, требовать от работника заявление о выдаче подотчетных сумм необязательно.

На основании приказа руководителя (либо заявления работника) бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер. Документ составляют по унифицированной форме № КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). И по этому документу выдает работнику наличные средства. Такие правила установлены пунктом 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У

Законодательство не запрещает выдавать денежные средства под отчет путем их перечисления на банковскую карту такого работника. При этом не имеет значения, личная ли это карта работника, открытая им самостоятельно, или так называемая «зарплатная» карта, оформленная на работника в рамках соглашения работодателя с банком для перечисления на нее заработной платы.

Оформлять новый подотчет можно даже в том случае, ели сотрудник не отчитался по предыдущим подотчетным суммам.

Если речь идет о выдаче аванса на командировку, то здесь есть один нюанс. Сумма аванса должна быть выдана с тем расчетом, чтобы покрыть затраты:

  • на проезд в командировку;
  • на наем жилья во время командировки;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные).

Такой порядок предусмотрен статьей 168 ТК РФ.

Контроль подотчетных сумм на хозяйственные нужды

Выполнив задание организации, сотрудник обязан отчитаться о потраченных деньгах. Срок отчета – три дня с окончания срока, на который был выдан аванс. Работник представляет в бухгалтерию:

  • авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
  • первичные документы, подтверждающие расходы.

На лицевой стороне авансового отчета сотрудник указывает: фамилию и инициалы, должность, назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он перечисляет все расходы за счет аванса и указывает реквизиты подтверждающих документов. Подтверждающие документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету. Бухгалтер при поступлении авансового отчета заполняет в нем расписку (отрывную часть отчета) и передает ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке.

Проверка авансового отчета

Проверяют авансовый отчет по такому алгоритму.

Во-первых, проконтролировать целевое расходование денег. Для этого надо посмотреть, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем нужно сравнить цель с результатом по документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.

Во-вторых, необходимо проверить саму израсходованную сумму. Здесь возможны такие варианты:

  • работник потратил ровно столько, сколько ему было выдано;
  • сотрудник потратил меньше, чем ему было выдано;
  • сотрудник израсходовал денег больше, чем ему выдали.

Если работник не израсходовал всю сумму аванса, то остаток он должен вернуть. Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в этот срок. Сотрудник вносит их в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер по унифицированной форме № КО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).

Пробивать чек ККТ при возврате неизрасходованного аванса не нужно – это следует из статьи 1.1, пункта 1 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Читайте также:
Товарно-транспортная накладная: бланк 2021 года, скачать в формате Excel, форма 1-Т

Если сотрудник допустил перерасход средств, то его нужно возместить. Но лишь в том случае, когда перерасход обоснован.

Перерасход аванса считается обоснованным, если работник:

  • израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией (как правило, оно указывается в приказе руководителя о выдаче денег под отчет);
  • предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода (например, кассовые чеки).

Если хотя бы одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать.

Такие правила следуют из ст. 22 ТК РФ, пунктов 6–6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

Суммы, которые сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, ему выдают из кассы. Для этого оформляют расходный кассовый ордер.

Возместить подотчетнику сумму перерасхода по авансовому отчету можно в безналичном порядке, перечислив деньги на его банковский счет.

В-третьих, бухгалтер должен убедиться в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверить правильность их оформления и подсчет сумм.

Оправдательные документы такие:

  • чек ККТ или фискальный БСО – подтверждают расход денег. Суммы, которые сотрудник потратил согласно авансовому отчету, должны соответствовать суммам из этих платежных документов;
  • товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д. – они подтверждают сам факт покупки.

После того, как бухгалтер проверил авансовый отчет, его утверждает руководитель организации. Сделать это нужно в разумный срок, который также устанавливается руководителем. Так сказано в пункте 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

Контроль подотчетных сумм на командировку

Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Работник представляет в бухгалтерию:

  • авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
  • первичные документы, подтверждающие расходы.

В принципе, механизм проверки авансового отчета по командировке тот же, что и в случае закупок для хозяйственных нужд. Но есть ряд особенностей, на которые следует обратить внимание при контроле подтверждающих документов.

Расходы на проезд в командировку

Билет на проезд является бланком строгой отчетности, подтверждающим расходы. Важно помнить, что с 1 июля 2019 года изменились требования к БСО – типографские бланки применять нельзя. После этой даты бланки должны быть напечатаны только через онлайн-кассу в фискальном режиме (ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, в редакции от 03.06.2016). Это касается также авиакомпаний и железнодорожного транспорта.

Если работник приобрел электронный билет, при возвращении из командировки он прилагает к авансовому отчету его распечатку, а также подтверждает оплату билета.

Форма электронного билета зависит от вида транспорта:

  • маршрут/квитанция для авиатранспорта (п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134);
  • контрольный купон электронного билета для железнодорожного транспорта (п. 2 приказа Минтранса от 21.08.2012 № 322);
  • квитанция электронного многоцелевого документа для всех видов пассажирского транспорта (п. 2 приказа Минтранса от 18.05.2010 № 116).

Оплату билета подтверждает один из документов:

  • чек ККТ;
  • слипы, чеки электронных терминалов при оплате банковской картой, держателем которой является командированный сотрудник;
  • подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
  • другой документ об оплате поездки, который оформлен на утвержденном бланке строгой отчетности.

Если работник отправился в командировку на самолете, то в дополнение к билету необходимо потребовать с него посадочный талон с отметкой о досмотре для перелета.

Такой вывод следует из пункта 84 Правил, утвержденных приказом Минтранса от 28.06.2007 № 82, и писем Минфина от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214, от 01.09.2016 № 03-03-07/50992, от 19.06.2015 № 03-03-07/35548.

Расходы на проживание в командировке

С 1 июля 2019 года применять типографские БСО вместо кассового чека гостиницы не вправе. Они должны применять ККТ или автоматизированную систему БСО. Если гостиница применяет ККТ, то документом, подтверждающим расходы на проживание, будет кассовый чек. В него гостиница может включить часть реквизитов БСО (например, даты заезда и выезда).

Дополнительно к чеку гостиница может выдать и типографский БСО. Если гостиница использует бланки строгой отчетности, то они должны быть отпечатаны с помощью онлайн-ККТ или автоматизированной системы БСО в фискальном режиме (ст. 4, 4.2, абз. 3 п. 1 ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Таким образом, бухгалтер должен проконтролировать, чтобы документы гостиницы соответствовали новым требованиям законодательства.

Суточные

Порядок и размер (норматив) возмещения суточных коммерческая организация устанавливает самостоятельно, оформив это приказом руководителя или закрепив в коллективном (трудовом) договоре (ст. 168 ТК РФ). Каких-либо законодательных ограничений на размер суточных нет. Суточные – это дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства. Их командированный работник тратит по своему усмотрению, никаких требований и запретов нет. Чаще всего сотрудники тратят суточные на питание.

Суточные – не целевой расход, за который нужно отчитаться. Соответственно, работник не должен предъявлять никаких документов о том, на что он потратил суточные. Такой порядок следует из статьи 168 ТК и положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Читайте также:
Закон об аудите: понятие аудиторских проверок по федеральному законодательству, условия проведения обязательного аудита

Есть нормы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ и взносами: 700 руб. – для командировок по России и 2 500 руб. – для загранкомандировок (пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина от 16.06.2016 N 03-04-06/35135, ФСС от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).
Суточные сверх норм облагаются НДФЛ и взносами в части превышения.

Дополнительно отметим, что налоговые инспекторы при проверках уделяют авансовым отчетам по командировкам особо пристальное внимание.

Если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям (а необходимые приложения к нему отсутствуют или оформлены неверно), то выплаты по нему не будут признаны компенсацией командировочных расходов. А значит, инспекторы исключат их из состава расходов при расчете налога на прибыль. Кроме того, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ.

Вот какие требования налоговики предъявляют чаще всего:

  1. Авансовый отчет должен быть обязательно утвержден руководителем. Именно на дату утверждения отчета командировочные расходы признаются в составе налоговых затрат. Если отчет не утвержден, расходы признать нельзя.
  2. Если авансовый отчет разработан организацией самостоятельно, то в нем должны быть указаны все необходимые для «первички» реквизиты. Их перечень приведен в ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
  3. Чеки и другие подтверждающие документы должны быть оформлены таким образом, чтобы можно было идентифицировать расход. То есть одной суммы, например, в чеке гостиницы – недостаточно. Должно быть написано, к примеру «проживание за период…».
  4. Принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.

Как учитывают подотчетные суммы

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на одноименном счете 71.

По дебету этого счета отражаются:

  • выдача работнику денег под отчет (в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетный счет» или счета 50 «Касса» );
  • возмещение сотруднику перерасхода подотчетных сумм (в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетный счет» или счета 50 «Касса»).

По кредиту этого счета, в частности, учитывают:

  • стоимость приобретенных для организации материальных ценностей или подтвержденных командировочных расходов (в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов – например, 10 «Материалы» или 20 «Основное производство»);
  • входной НДС по приобретенным ценностям (в корреспонденции с дебетом счета 19);

Принимать НДС к вычету по товарам (работам, услугам), приобретенным подотчетным лицом, по кассовому чеку или бланку строгой отчетности без оформленного счета-фактуры опасно, даже если сумма налога выделена в них отдельной строкой.

  • возврат сотрудником неизрасходованной части аванса (в корреспонденции с дебетом счета 50 «Касса»).

Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами – один из самых важных и трудоемких участков бухгалтерии. Поэтому в крупных компаниях, особенно там, где имеют место постоянные командировки, на этот участок часто выделяют целый штат бухгалтеров. Между тем, работа на этом участке требует определенных качеств. В частности – предельной внимательности и ответственности.

Инструкция для подотчетников

Специалисты 1C-WiseAdvice разработали специально для наших клиентов наглядную и понятную инструкцию для подотчетных лиц. Скачать документ можно здесь >>>

Передача участка на аутсорсинг решает массу проблем. Мы не только возьмем на себя все рутинные операции, но и поможем вам убедить руководство в целесообразности такого шага.

Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии Текст научной статьи по специальности « Экономика и бизнес»

Аннотация научной статьи по экономике и бизнесу, автор научной работы — Юнусова Дженнет Абдулкадыровна

В данной статье рассматриваются теоретические аспекты проведения аудита расчетов с подотчетными лицами . Раскрываются основные цели, этапы и процессы проведения аудита операций, отражаемых на 71 счете. Также рассматриваются типичные ошибки расчетов с подотчетными лицами и способы их решения на данном этапе

Похожие темы научных работ по экономике и бизнесу , автор научной работы — Юнусова Дженнет Абдулкадыровна

AUDIT OF SETTLEMENTS WITH ACCOUNTABLE PERSONS IN THE ENTERPRISE

This article discusses the theoretical aspects of the audit of calculations with accountable persons . The main objectives, stages and processes of conducting an audit on a company with 71 accounts are considered. It also discusses the typical errors of calculations with accountable persons and how to solve them at this stage

Текст научной работы на тему «Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии»

бухгалтерский учет, статистика

УДК: 657.632 БКК: 65.052

Юнусова Дженнет Абдулкадыровна – кандидат экономических наук, доцент кафедры «Анализ хозяйственной деятельности и аудит», Дагестанский государственный университет народного хозяйства

Yunusova Jennet Abdulkadyrovna – Candidate of Economic Sciences, Associate Professor of the Department of Economic Analysis and Audit, Dagestan State University of National Economy

АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ

AUDIT OF SETTLEMENTS WITH ACCOUNTABLE PERSONS IN

В данной статье рассматриваются теоретические аспекты проведения аудита расчетов с подотчетными лицами. Раскрываются основные цели, этапы и процессы проведения аудита операций, отражаемых на 71 счете. Также рассматриваются типичные ошибки расчетов с подотчетными лицами и способы их решения на данном этапе.

Ключевые слова: подотчетные лица, аудит, аудиторская проверка, учет расчетов с подотчетными лицами.

This article discusses the theoretical aspects of the audit of calculations with accountable persons. The main objectives, stages and processes of conducting an audit on a company with 71 accounts are considered. It also discusses the typical errors of calculations with accountable persons and how to solve them at this stage.

Читайте также:
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в 2021 году. Утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

Keywords: accountable persons, audit, audit, accounting of settlements with accountable persons.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у предприятий часто возникает потребность приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению предприятия.

Правильное ведение и оформление учета расчетов с подотчетными лицами поможет избежать не только появления негативных моментов и ошибок при ведении своей хозяйственной деятельности, но и конфликтных ситуаций, способных возникнуть между руководителем предприятия и его работниками.

Именно по этой причине необходимо приглашать сторонние организации для проведения аудита с почетными лицами во избежание конфликтных ситуаций с законом и работниками предприятия. [4, с.87]

Под подотчетными суммами понимают денежные авансы, которые получает сотрудник предприятия из кассы или с расчетного счета с целью приобретения услуг или товаров, относимых на операционные

расходы, которые не могут быть оплачены безналичным способом, а также расходы на командировки и представительские расходы. Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится с целью подтверждения корректности отражения в бухгалтерском учете операций по расчетам с подотчетными лицами.

Аудит расчетов с подотчетными лицами представляет собой перечень процедур, которые необходимо провести аудитору, чтобы убедиться в корректности отражения фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете и отчетности предприятия.

Для проведения аудита расчетов с подотчетными лицами сопоставляется сальдо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с суммами в главной книге, а также кредитовые обороты по данному счету с дебетом счетов затрат, материалов и прибыли.

После того, как установлено соответствие сумм на вышеперечисленных счетах, проводится проверка сумм в авансовых отчетах и документах, подтверждающих расходы.

Подотчетные средства – это наличные, которые выдаются работнику. Средства должны быть использованы в соответствии с распоряжениями руководителя. К примеру, это могут быть распоряжения на:

– оплату расходов предприятия;

– покрытие командировочных расходов;

– оплату хозяйственных расходов;

– покрытие трат, связанных с проведением оперативной деятельности. [5]

Порядок предоставления наличных, сроки выдачи, объем аванса и прочие нюансы оговорены в Инструкции ЦБ. Как правило, расчет наличными производится в случае мелких трат. К примеру, это может быть:

– покупка запасных элементов, топлива, расходников;

– небольшие ремонтные работы (починка ТС, оргтехники);

Практически все рассматриваемые расходы предполагают выдачу наличных. Расчеты с подотчетными работниками – это постоянный процесс. Средства очень часто выдаются работникам, а потому соответствующие расчеты сложно поддаются аудиту.

Рассмотрим ошибки, которые часто обнаруживаются при аудите:

– предоставление наличных лицам, которых нет в перечне подотчетных сотрудников;

– выдача средств лицам, которые не являются работниками предприятия;

– предоставление наличных сотрудникам, которые не отчитались по авансам, выданным ранее;

– отсутствие подтверждающих документов: приказов, командировочных удостоверений, аналитического учета. [1]

Типовыми ошибками, совершаемыми при ведении расчетов с подотчетными лицами, не учитывая намеренного хищения и оформления несуществующих командировок для выдачи средств из кассы, являются некорректное оформление НДС, а также выдача подотчетных сумм сотрудникам, которые не входят в перечень лиц, уполномоченных получать данные суммы в соответствии с внутренними документами компании. Также часто наблюдается неправильное налогообложение команди-

ровочных расходов. Рассматриваемые ошибки могут привести к тому, что возникнет неразбериха касательно трат предприятия и учета средств, выделяемых на эти расходы. Сотрудники, наблюдая отсутствие системы отчетности, могут неправомерно пользоваться средствами предприятия. [3, с.59]

Для успешного проведения данной операции необходимо знать нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами. Эти знания необходимы для того, чтобы избежать штрафы и излишнее налогообложение. Огромное внимание необходимо уделить управлению дебиторской задолженности, которая возникла при расчетах с подотчетными лицами. При недостаточном контроле выдачи подотчетных сумм, правильности ведения учета и своевременного возврата в кассу неиспользованных денежных средств могут возникнуть проблемы с налогообложением и проверками.

Для успешного ведения учета и управления дебиторской задолженностью необходимо детально изучить порядок учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии. [2, с.25]

Таким образом, аудит расчетов с подотчетными лицами – это процедура, которую предприятия могут проводить как внепланово, так и согласно плана – ежегодно при проведении ежегодной инвентаризации перед составлением годовой отчетности. Данная проверка направлена на то, чтобы устранить возможные ошибки на данном участке учета, а также выявить возможные мошеннические схемы. Проводить аудит может как внутренний специалист компании, так и представитель аудиторской организации. С приглашенными аудиторами компания должна будет заключить договор на проведение аудита и оплатить определенную сумму за услуги.

1. Аудит расчетов с подотчетными лицами. URL: https://glavkniga.ru/situations/s504659 (дата обращения 08.03.2019)

2. Беленко, Е.М. Особенности расчета с подотчетными лицами // NOVAINFO.RU. – 2016. – С. 23-25

3. Гучигова, А. С.-М. Аудит расчетов с подотчетными лицами в 2016 году // Актуальные проблемы развития аудита и финансового консалтинга в России. – 2016. – С. 57-61

4. Еремина, Н.В. Актуальные вопросы учета расчетов с подотчетными лицами// Инновационная наука. – 2015. – С. 87-89

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: